Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare în Sănătate Bucureşti

Curs RegionalInstruire în colectarea datelor clinicela nivel de pacient

MAI 2003

Program

09.30-11: Rolul spitalelor 11.00-11.15: Pauză 11.15-13.00: Concepte şi utilizare DRG 13.00-14.00: Pauză 14.00-15.30: Paşii următori 15.30-15.45: Pauză 15.45-17.00: Discuţii

Conţinutul prezentării

ROLUL SPITALELOR

CONCEPTE ŞI UTILIZARE DRG

ConceptSemnificaţiiImportanţa

Situaţia raportăriiValidare şi Grupare

(INCDS)Rapoarte activitateclinică pe secţii,

medic, etc.Rapoarte calitate

PAŞII URMĂTORI INFORMAŢII

UTILE

Pagini webMaterialeContacte

Ce s-a propus şi realizat în 2002Planuri pentru 2003

Completare FOCGColectare dateCodificare dateCriptare şi trimitere

De ce colectarea de date?

Evaluarea activităţii spitalelor

Finanţarea spitalelor

Istoric colectare şi utilizare date

2002: date agregate Rapoarte la nivel naţional pentru urmărirea indicatorilor agregaţi

2003: date la nivel de pacient Indicatori la orice nivel şi finanţare

Setul minim de date la nivel de pacient

1. Numărul de identificare a cazului externat2. Numărul de identificare a spitalului3. Numărul de identificare a secţiei4. Numărul foii de observaţie clinică generală5. Numele pacientului6. Prenumele pacientului7. Localitatea8. Judeţul9. Data naşterii10. Sexul

Setul minim de date la nivel de pacient

11. Codul numeric personal12. Tipul asigurării de sănătate13. Casa de asigurări de sănătate14. Data internării15. Ora internării16. Tipul internării17. Diagnostic la internare18. Data externării19. Ora externării20. Tipul externării

Setul minim de date la nivel de pacient

21. Starea la externare22. Diagnosticul principal şi diagnosticele secundare, la

externare23. Intervenţiile chirurgicale efectuate24. Data intervenţiei chirurgicale principale25. Explorările funcţionale efectuate26. Investigaţiile radiologice efectuate27. Greutatea la naştere (doar pentru nou-născuţi)28. Transferurile intraspitaliceşti (secţia; data)29. Medicul curant30. Medicul operator

ROLUL SPITALELOR

Activităţi: Completarea FOCG

• Ordinul MSF 798/2002 privind introducerea în spitale a

formularului Foaia de Observaţie Clinică Generală

• Ordinul MSF 457/2001 privind reglementarea denumirii

şi codificării structurilor organizatorice (secţii,

compartimente, laboratoare, cabinete) ale unităţilor

sanitare

Datele din FOCG conform Ord. MSF 798/2002:- pentru diagnostice (principal, secundare- comorbidităţi şi complicaţii) lista extinsă a CIM-10 folosită oficial în toate spitalele de la 1 ian 2003- şi pentru proceduri (intervenţii chirurgicale, explorări funcţionale, unele investigaţii radiologice) lista CCSSDMConform reglementărilor CCSSDM, începând cu 2004 se va introduce o lista imbunătăţită a procedurilor

Activităţi: Codificarea datelor (I)

Cine codifică?

a. Fiecare medic codifică cazurile propriib. Un medic responsabil în fiecare secţiec. Echipa de codificatori la nivel de spital

Activităţi: Codificarea datelor (II)

Anexa 1 din Ordinul MSF nr. 29 / 2003 privind introducerea colectării electronice a Setului Minim de Date la nivel de Pacient (SMDP) în spitalele din România

• cuprinde datele din FOCG care formează SMDP

Activităţi: Colectarea datelor

Cine înregistrează electronic datele?

• Operator computer

• Nominalizarea unui cadru medical - supravegherea colectării şi prelucrării datelor despre pacienţi în format electronic

Spitalele mai puţin informatizate nu au nevoie de specialişti în computere!

Activităţi: Criptarea şi transmiterea datelor (I)

Conform anexei 2 a Ord. MSF 29/2003:

• Înfiinţarea unui departament de statistică-informatică pt. generarea şi transmiterea SMDP

• Organizarea codificării şi documentării FOCG conform regulilor CCSSDM

• Transmiterea lunară a datelor către INCDS şi DJSP• Nominalizarea unui cadru medical - supravegherea

colectării şi prelucrării datelor despre pacienţi în format electronic

• Asigurarea condiţiilor minime obligatorii de securitate a informaţiilor colectate şi stocate în format electronic

Activităţi: Criptarea şi transmiterea datelor (II)

Activităţi: Criptarea şi transmiterea datelor (III)Legea 677 / 2001 – pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestora“Prelucrarea CNP sau a altor date cu caracter personal având funcţie de identificare poate fi efectuată numai dacă:

- Persoana vizată şi-a dat în mod expres

consimţământul;

- Prelucrarea este prevăzută în mod expres de o

dispoziţie legală”

Activităţi: Criptarea şi transmiterea datelor (IV)

• Ordinul Avocatului Poporului 52 / 2002 privind

aprobarea cerinţelor minime de securitate a

prelucrărilor de date cu caracter personal

Sistemul informatic – componente şi funcţii

SPITALCulegere de date

Rapoarte de management şi calitate

Stocare şi gestiune date

CENTRAL

Centralizare date

Rapoarte de management şi calitate

Stocare şi gestiune dateGrupare date

Transmitere date

SPITAL CENTRAL

FAZA I

PACIENT – Date CliniceSecţia 1

PACIENT – Date CliniceSecţia 2

PACIENT – Date CliniceSecţia n

PACIENT – Date CliniceServiciul de Statistică/ Informatică

…PACIENT…

Grouper

DRG

Aplicaţie proprie de spital Interfaţa software

e-mailcriptare

e-mailcriptare

Sistemul informatic – fluxul datelor

reţea/disk

Volumul de munca pt codificare şi colectare date clinice

1. Codificare cazuri: 1 caz = 5 mina. Spital mic: 1000 cazuri/luna = 11 zileb. Spital mare: 4000 cazuri/luna = 44 zile

2. Introducere date în calculator: 1 caz = 3 mina. Spital mic: = 7 zileb. Spital mare: = 28 zile

3. Analiza/Corecţie date (rapoarte predefinite): 2-4 zile4. Transmitere date către centru: 1 ora5. Analiza cazuri grupate în DRG-uri: 2-4 zile

TOTAL Spital mic: = 22 zileSpital mare: = 80 zile

RESURSE NECESARE BENEFICII

Spital mic: 1000 cazuri/luna 22 zile/luna = “1

persoana” 1 calculator* Legatura la Internet

1. Date reale si verificabile 2. Date primare, nu agregate,

din care se poate ulterior extrage orice alt raport necesar analizei

3. Rapoarte pt Calitate/Management

4. Toate/Oricare rapoarte de morbiditate/mortalitate necesare Spitalului, Sistemului Sanitar din Romania, OMS

Spital mare: 4000 cazuri/luna80 zile/luna = “4 persoane”2 calculatoareLegatura la Internet

*spital monopavilionar

Resurse necesare pt codificare şi colectare date clinice

Activităţile altor instituţii

DSP Judeţene Centrul de Calcul, Statistică Sanitară şi

Documentare Medicală (CCSSDM) Institutul Naţional de Cercetare-Dezvoltare în

Sănătate (INCDS)

Activităţile DSP Judeţene

• Sprijinirea spitalelor in procesul de generare, colectare si transmitere a SMDP

• Participarea la cursurile de instruire organizate de CCSSDM şi INCDS

• Instruirea spitalelor privind gestionarea informaţiilor din FOCG, colectarea si transmiterea datelor

• Distribuirea către spitale a aplicaţiei electronice “DRG Naţional” şi sprijinirea în procesul de instalare

• Transmiterea datelor colectate de la spitale către CCSSDM în formatul solicitat

Activităţile CCSSDM

• Intreţinerea şi dezvoltarea continuă a listelor privind sistemul de codificare a diagnosticelor şi procedurilor, precum şi a listelor de codificare a unităţilor şi structurilor sanitare

• Stabilirea reglementărilor privind codificarea diagnosticelor şi procedurilor

• Elaborarea regulilor privind completarea şi documentarea FOCG

• Monitorizarea continuă a proceselor de codificare, completare şi documentare a FOCG

• Organizarea unui sistem de instruire a spitalelor şi a Direcţiilor de Sănătate Publică Judeţene privind codificarea, completarea şi documentarea FOCG

• Recepţionarea datelor transmise de spitale

• Validarea datelor primite în conformitate cu reglementările în vigoare si transmiterea lor către spitale

• Gestionarea si arhivarea datelor

• Analiza datelor si generarea lunară către MSF de rapoarte privind performanţa spitalelor plecând de la SMDP

Activităţile INCDS (I)

• Furnizarea lunară a bazei de date conţinând SMDP către MSF

• Dezvoltarea unor analize şi rapoarte privind pacienţii

externaţi din spitale, pentru finanţarea bazată pe caz

• Organizarea unui sistem de instruire a DSP judeţene şi a

spitalelor privind colectarea electronică si transmiterea

SMDP

Activităţile INCDS (II)

Situaţia transmiterii datelor la 07.05.2003

CONCEPTE ŞI UTILIZARE DRG

Ce sunt grupele de diagnostice?

Grupele de diagnostice (DRG) sunt o schemă de clasificare a pacienţilor externaţi (în funcţie de diagnostic), care asigură o modalitate de a asocia tipurile de pacienţi cu cheltuielile spitaliceşti efectuate

Grupele de diagnostice (DRG) realizează o “fotografie” a rezultatelor spitalului.

Caracteristicile DRG

Omogenitatea clinică – într-un anume DRG, cazurile sunt similare din punct de vedere clinic, dar nu identice

Omogenitatea costurilor – fiecare DRG conţine cazuri pentru care există un consum asemănător de resurse

Caracteristicile DRG

Realizează o “standardizare” a rezultatelor spitalului (pacienţii externaţi)

Fiecare pacient externat este repartizat într-o grupă de diagnostice

Pacientii sunt “omogenizaţi” în fiecare grupă de diagnostice

Premisele clasificării DRG

1. Existenţa datelor clinice despre pacienţi: vârsta, sex, durată de spitalizare, diagnostic principal, diagnostice secundare, proceduri, starea la externare, greutatea la naştere (în cazul n-n).

Premisele clasificării DRG

2. Codificarea datelor necesare diagnostice (principal, secundare – comorbidităţi şi

complicaţii) proceduri (intervenţii chirurgicale, explorări

funcţionale, unele investigaţii radiologice) Datele necesare sunt colectate din FOCG

Dacă nu se realizează corect, apar erori în repartizarea pacienţilor în DRG!

Premisele clasificării DRG

3. Colectarea datelor de la nivelul fiecărui pacient externat sub formă electronică

Informaţiile culese trebuie trimise folosind aplicaţia (gratuită) “DRG Naţional 3.1”(pot fi colectate cu orice aplicaţie, dar trimise în formatul cerut de DRG Naţional 3.1)

Atenţie: Importanţa gestionării informaţiilor şi a confidenţialităţii pacienţilor !!!

Premisele clasificării DRG

4. Clasificarea automată a fiecărui pacient într-un grup de diagnostice, folosind un “grouper”.

Grouperul este o aplicaţie informatică ce trimite automat fiecare pacient externat (în funcţie de coordonatele din fişa sa electronică) într-o singură grupă de diagnostice.

Procesul formării grupelor de diagnostice

I. Gruparea tuturor codurilor de diagnostic posibile în 25 Categorii Majore de Diagnostic bazate pe sisteme anatomice şi funcţionale Exemple: Bolile şi tulburările Aparatului respirator Bolile şi tulburările Aparatului vizualBolile şi tulburările Aparatului digestiv

(vezi anexa 10 din Normele CoCa pe 2003)

II. Împărţirea Categoriilor Majore de Diagnostice (CMD) în grupuri medicale şi grupuri chirurgicale, în funcţie de prezenţa sau nu a unei intervenţii chirurgicale la nivelul pacientului

Procesul formării grupelor de diagnostice

III. Divizarea grupurilor medicale şi chirurgicale în funcţie de vârstă, prezenţa complicaţiilor şi/sau a comorbidităţilor

Exemple: - DRG 89 - Pneumonie simplă sau pleurezie cu

complicaţii/comorbidităţi > 17 ani- DRG 90 - Pneumonie simplă sau pleurezie fără

complicaţii /comorbidităţi > 17 ani

Procesul formării grupelor de diagnostice

Ulcer Peptic

Bolile şi tulburările sistemului digestiv

Intervenţie

chirurgicală?

C/C C/C

DRG 154

DRG 155

DRG 178

NU DA

NU

DA

DRG 177

Tipul

Procesul formării grupelor de diagnostice

Premisele finanţării prin DRG

1. Clasificarea tuturor pacienţilor externaţi în grupe DRG.

2. Stabilirea de tarife pentru fiecare grupă DRG (generarea de costuri relative sau valori relative). Se pot calcula local sau se importă şi se ajustează local.

3. Bugetul asistenţei spitaliceşti.

Rezultatul clasificării DRG

1. “Case-mixul” pentru spital, adică tipurile de pacienti tratati in spital, în funcţie de diagnostic si gravitate. (def. conform CoCa-2003)

2. Indicele de case-mix (complexitatea cazurilor), numar (fara unitate) care exprima resursele necesare spitalului în concordanţă cu pacienţii tratati. (def. conform CoCa-2003)

Utilizarea DRG pentru finanţarea spitalelor

• Valorile relative ale DRG

• Complexitatea cazurilor tratate (Case -Mix)

• Plata de bază/Preţul DRG

• Ajustările

Valorile relative (VR) pentru DRG

• Valorile relative – Număr fără unitate care exprimă raportul între tariful unui DRG şi tariful mediu al tuturor DRG –urilor.

• Coeficient atribuit in funcţie de cantitatea relativă de muncă, consumabile si resursele de capital necesare pentru tratamentul complet al bolnavului cu afecţiunea respectivă.

(def. conform CoCa-2003)

Case-mixul

• Case-mixul reprezintă tipurile de pacienţi trataţi într-un spital, în funcţie de diagnostic şi gravitate.

(def. conform CoCa-2003)

• Metodă optimă pentru a măsura complexitatea activitatii spitalului

Indicele de case-mix (ICM)

• Indicele de case-mix evidenţiază resursele necesare spitalului pentru tratarea pacienţilor

• ICM ne permite compararea activităţii unui spital cu activitatea altui spital

• Spitalele cu un indice de case-mix mai mare vor primi bugete mai mari

Scopuri de atins prin clasificarea si finanţarea tip DRG

1. Evaluarea activităţii furnizorilor

2. Alocarea mai obiectivă şi transparentă a resurselor

spre spitale

3. Creşterea eficienţei tehnice la nivelul spitalelor

Poate fi făcută atât de spitale (statistician, conducerea spitalului, comisia de calitate), cât şi de INCDS

Exemple de rapoarte utile spitalelor:

• rapoarte de activitate pe sectii, medici etc.

• rapoarte de calitate

Prelucrarea si analiza datelor

59%

25%12%

22%

9%

20%

24%

23%

25%

48%53%

43%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Institut Spitaleuniversitare

Spitalejudeţene

Spitaleorăşeneşti

% Pac. internaţi ca"urgenţă"

% Pac. internaţi cutrimitere medic spec.

% Pac. internaţi cutrimitere medic fam.

Corelaţia cu medicina primară şi ambulatoriul de specialitate

0%

1%

2%

3%

4%

5%

6%

Hip

erte

nsiu

nea

arte

riala

Nas

tere

a va

gina

lafa

ra d

iagn

ostic

com

plic

atO

tita

med

ie s

iin

fect

ii re

sp. s

up.

vars

ta 0

-17

ani

Pro

blem

em

edic

ale

ale

spat

elui

Nou

-nas

cutu

lno

rmal

Insu

ficie

nta

card

iaca

si s

ocul

Bol

i ale

fica

tulu

icu

exc

eptia

tum

orilo

r, ci

roze

i,A

lte i

nter

vent

ii ch

irurg

ical

eas

upra

sis

t.A

pend

icec

tom

iefa

ra d

iagn

ostic

prin

cipa

l

Ang

ina

pect

oral

a

Sp. Universitare Sp. Judetene Sp. Orasenesti

Patologia (primele 10 DRG)

% Cazuri după tipul acestora şi ICM total pe tipuri de spitale

Indicatorii de bază: DMS şi ICM

5

5,5

6

6,5

7

7,5

8

Ian2002

Feb2003

Mar2002

Apr2002

Mai2002

Iun2002

Iul2002

Aug2002

Sep2002

Oct2002

Nov2002

Dec2002

0,6

0,65

0,7

0,75

0,8

DMS ICM Liniară (ICM) Liniară (DMS)

Reinternări în primele 10 luni 2002Spitalul/ numar zile 24h 2-7zile 8-15 zile 16-30 zile TOTAL

Spitalul Judetean Alba Iulia 1 3 3 1 8Spitalul Clinic de Urgenta Floreasca, Bucuresti 3 4 2 0 9Institutul de Cardiologie Prof.Dr.C.Iliescu   0 0 0 0Spitalul de Urgenta Sf.Pantelimon, Bucuresti   0 2 2 4Spitalul Clinic Coltea Bucuresti   2 4 3 9Spitalul de Urgenta Universitar Bucuresti   0 2 0 2Spitalul Judetean Botosani "Mavromati" 4 11 16 23 54Spitalul Municipal Turda   0 0 1 1Spitalul Judetean Calarasi 3 0 1 1 5Spitalul Orasenesc Oltenita   1 1 0 2Spitalul Orasenesc Caransebes 1 0 2 0 3Spitalul Judetean Sf.Gheorghe   0 7 1 8Spitalul Judetean Craiova 1 3 4 5 13Spitalul Judetean Miercurea Ciuc   0 0 0 0Spitalul Clinic de Urgenta "Sf.Spiridon" Iasi   0 0 0 0Spitalul Municipal Pascani   0 0 0 0Spitalul Judetean Baia Mare   4 3 5 12Spitalul Judetean Tg.Mures 3 2 4 5 14Spitalul Judetean Ploiesti   2 0 3 5Spitalul Municipal Campina   0 0 3 3Spitalul Judetean Sibiu 7 10 6 10 33Spitalul Municipal Cimpulung Moldovenesc   0 0 0 0Spitalul Judetean Timisoara 2 5 4 9 20

TOTAL 25 52 61 72 205

Adecvarea îngrijirilor%Pac chirurgicali în secţii chirurgicale

SJ T

g. M

ures

SJ S

f Spi

ridon

Iasi

SJ T

imis

oara

SU F

lore

asca

, Buc

SU U

niv,

Buc

SC C

olte

a, B

uc

SJ C

raio

va

SJ S

ibiu

SU S

f. Pa

ntel

imon

, Buc

SJ M

ierc

urea

Ciu

c

SJ A

lba

Iulia

SJ S

f. G

heor

ghe

SJ B

aia

Mar

e

SJ P

loie

sti

SJ B

otos

ani M

avro

mat

i

SJ C

alar

asi

SM C

ampi

na

SM T

urda

SO O

lteni

ta

SO C

aran

sebe

s

SM P

asca

ni

SM C

ampu

lung

Mol

dov

Inst

de

Car

diol

D

r.C.Il

iesc

u

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Toate spitalele

Durata medie de spitalizare pentru cele mai frecvente 10 DRG/ Comparaţie între România şi Italia

PAŞII URMĂTORI

Finanţarea spitalelor în România

Metoda actuală:pe zi de spitalizare pe tip de secţie şi de spitalpe caz rezolvat – DRG (în cele 23 de spitale din Proiectul

Naţional DRG)alte mecanisme (plată pe serviciu, tipuri de cheltuieli etc.)Colectarea si raportarea datelor in aplicaţia DRG in 2003

constituie baza formării TCP pentru spitale in 2004 !!!

Planul implementării finanţării bazate pe caz

Cadrul legislativ:

Programul de Guvernare 2001- 2004

HG 826/2002 pentru aprobarea strategiei naţionale privind reforma în unităţile sanitare cu paturi

Ord. MSF/CNAS nr. 102/34 din 2002 privind aprobarea strategiei pentru implementarea finanţării bazate pe caz în spitalele din România

Implementarea finanţării bazate pe caz (I)

Ordinul 1021/113 din 2002 stabileşte:

Transformarea IMSS în INCDS care va gestiona implementarea sistemului DRG până la 31 dec 2002

Introducerea unei noi FOCG utilizată în toate spitalele de la 1 ian 2003; introducerea codificării diagnosticelor folosing CIM-10 cu 4 caractere de la 1 ian 2003

Elaborarea cadrului legal privind modalitatea de utilizare de către CNAS a datelor colectate în vederea contractării şi decontării până la 31 dec 2002

Emiterea unui ordin al MSF privind colectarea electronică a SMDP de către toate spitalele şi trimiterea datelor la INCDS şi DSP judeţene

Distribuirea aplicaţiei “DRG Naţional” şi pregătirea DSP-urilor şi a spitalelor pentru utilizarea acesteia până la 31 dec 2002

Reglementarea continuării finanţării bazate pe caz a celor 23 de spitale

Implementarea finanţării bazate pe caz (II)

Comunicarea instituţiilor centrale şi locale cu spitalele, monitorizarea şi sprijinirea introducerii şi utilizării noii FOCG, a CIM-10 cu 4 caractere şi colectării SMDP până la 31 dec 2002 şi continuu în 2003

Negocierea posibilităţii de utilizare a procedurilor, sistemul de clasificare în DRG şi mecanismului de grupare din Australia până la 30 martie 2003

Implementarea finanţării bazate pe caz (III)

Definirea tipurilor de servicii, a structurilor şi elaborarea unor propuneri privind cuantificarea tipurilor de servicii medicale şi a modalităţii de plată a acestora în 2004, până la 30 iunie 2003

Simularea de bugete ale spitalelor având la bază tipurile de cazuri rezolvate, până la 30 sept. 2003

Dezvoltarea unui organism naţional de monitorizare a calităţii serviciilor spitaliceşti, până la 30 sept. 2003

Implementarea finanţării bazate pe caz (IV)

Elaborarea metodelor de plată a serviciilor medicale spitaliceşti în cadrul CoCa pe anul 2004 şi a normelor acestuia, până la 31 oct., respectiv 15 dec. 2004

Colectarea datelor privind costurile la nivel de spital şi de secţie pentru toate spitalele conform aplicaţiei Exbuget 2.1 a CNAS şi calcularea costurilor pe DRG

Analiza continuă a datelor clinice şi de costuri pentru evidenţierea activităţii spitalelor şi prevenirea abuzurilor sau fraudelor

Implementarea finanţării bazate pe caz (V)

INFORMAŢII UTILECONTACTE

Informatii utile

www.ms.ro (legătura cu site-ul CCSSDM)www.cnas.ro

www.incds.ro

www.drg.ro

Revista “Management în Sănătate” a INCDS

Contacte

Sectiunea “intreaba/comenteaza” din pagina www.drg.ro

Echipa DRG: pcradu@incds.ro

aurelian@digi.ro

sharaga@incds.ro

Codificare: tionescu@ms.ro

DISCUŢII