Transcript of GHIDUL DECONTURILOR DE CHELTUIELI PENTRU ANUL 2021
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
PENTRU ANUL 2021
CAPITOLUL II. REGULI PRIVIND DERULAREA CONTRACTULUI DE
FINANARE
A. ETAPA I - ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANARE
NERAMBURSABIL.
Solicitanii ale cror oferte culturale au fost selectate în vederea
finanrii vor încheia contractul de finanare cu instituia
finanatoare Consiliul Judeean Timi prin Centrul de Cultur i Art al
Judeului Timis.
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
Prile contractului de finanare nerambursabil au obligaia de a semna
contractul de finanare înainte de începerea etapei de desfurare a
proiectului/aciunii culturale, conform datelor din cererea de
finanare nerambursabil pentru oferte culturale. Pentru sesiunea I,
contractele de finanare vor fi încheiate în termen de maxim 60 de
zile calendaristice de la data aprobrii programului de finanri.
Depirea termenului de 60 de zile atrage dup sine pierderea finanrii
proiectului. Pentru sesiunea a II-a, contractele de finanare vor fi
încheiate în termen de maxim 15 zile lucrtoare de la data aprobrii
programului de finanri. Depirea termenului de 15 zile atrage dup
sine pierderea finanrii proiectului.
1. Documentele prezentate în vederea semnrii Contractului de
finanare:
a. Contractul de finanare (Anexa 1f - Ghid) - se descarc de pe
site-ul CCAJT –www.ccajt.ro - TIM CULTURA - 2021, în format PDF (nu
se modific sub nici o forma coninutul i formatul acestuia decât în
spaiile prevzute pentru completarea datelor cu caracter propriu);
b. Declaraie de imparialitate (Anexa 1 b – Ghid); c. Descrierea
proiectului cultural (Anexa 1 la Contract); d. Buget form final i
graficul de finanare (Anexa 2 la Contract);
Formularul de ”Buget Form Final i Graficul de finanare”(Anexa 2 la
contractul de finanare) se descarc de pe site-ul CCAJT -
www.ccajt.ro – TIM CULTURA - 2021 - se completeaz prin
tehnoredactare computerizat de ctre beneficiarul finanrii, în dou
exemplare, obligatoriu la toate rubricile prevzute de formular. Se
va respecta cu strictee formatul formularului fr a se aduga/terge
rânduri sau coloane i va conine doar cheltuieli eligibile,
solicitate iniial în bugetul cererii de finanare; La punctul
1.1”Cheltuielile proiectului cultural” se vor înscrie cumulat
(contribuia proprie + subvenia primit de la Consiliul Judeean Timi)
sumele propuse cu realizarea evenimentului, pe categorii de
cheltuieli, conform formularului, cu respectarea Anexei 1a la Ghid
(Formular – Tip de propunere a proiectelor depus la CJ Timi pentru
obinerea finanrii). La punctul 1.2 ”Veniturile proiectului
cultural” se înscriu toate veniturile proiectului, separat pe sursa
de venit (contribuia solicitantului + finanarea nerambursabil
alocat de Consiliul Judeean Timi) i cumulat conform tabelului (atât
valoric, cât i procentual). Atenie! Totalul Cheltuielilor
proiectului trebuie s fie egal cu totalul Veniturilor proiectului.
În cazul în care s-a aprobat o finanare în cuantum mai mic decât
cel solicitat, operatorii culturali au obligaia de a depune un nou
buget în limita sumei aprobate, fr a depi procentele maximale
impuse de prevederile legale, în original, întocmit în detaliu
(noua structur a bugetului nu poate s depeasc valorile pe
categoriile de cheltuieli solicitate în bugetul iniial). Bugetul
rmâne ferm pe toat durata de îndeplinire a contractului de finanare
nerambursabil!
Graficul de finanare (Anexa nr.2 – Contract – Buget Form Final i
Graficul de finanare)- cuantumul i ealonarea tranelor se fac în
baza unui grafic de finanare, în funcie de etapele de realizare,
raportate la costurile organizatorice i/sau durata i evoluia în
timp a activitilor cuprinse în oferta cultural evaluat, i se prevd
în contractul de finanare. Conform Ordonanei 51/1998 actualizat i
Procedurii operaionale CCAJT, acordarea finanrii se realizeaz
într-o tran unic la finalizarea proiectului sau în funcie de
etapele de realizare ale proiectului, beneficiarul poate opta
pentru acordarea a cel mult trei trane. Prima tran se acord dup
semnarea contractului de finanare, dar nu poate fi mai mult de 30%
din valoarea finanrii acordate. Pentru acordarea primei trane,
respectiv celei de-a doua trane, se vor prezenta urmtoarele
documente: cerere prin care beneficiarul finanrii solicit acordarea
acesteia, factura fiscal (Art. 6 pct. (2) din Ordonanta Guvernului
nr. 51/1998 – EX.: Contravaloare trana nr. ___, reprezentând
finanare nerambursabil conform Contractului de finanare
nerambursabil nr.___), întocmit cu suma aferent tranei, copia
contractului de finanare i copia bugetului în form final, ambele cu
meniunea ”conform cu originalul”. Ultima tran nu poate fi mai mic
de 15% din totalul finanrii, conform art. 6 alin. 1 pct.(5) din
Ordonana Guvernului nr. 51/1998 privind îmbuntirea sistemului de
finanare a proiectelor culturale.
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
Trana a II-a i a III-a se acord numai dup justificarea utilizrii
tranei anterioare prin depunerea raportului narativ intermediar, a
raportului financiar intermediar i a documentelor justificative. e.
Dovada existenei contribuiei beneficiarului pentru aportul propriu
de min. 10%, 20% sau 30%; f. Certificat de atestare fiscal la zi;
g.Împuternicire notarial (din care s rezulte calitatea persoanelor
cu drept de semntur, pentru organizaiile non- profit (asociaii,
fundaii, etc), numai pentru situaiile în care contractul de
finanare este semnat de ctre o alt persoan decât cea care, potrivit
Statutului, are acest drept.
Asociaiile non profit vor depune în plus: Statutul, Sentina i Codul
de înregistrare fiscal. B. ETAPA A II - A DECONTAREA
CHELTUIELILOR
1. Obligaiile beneficiarului:
- s prezinte la sediul Centrului de Cultur i Art al Judeului Timi,
în termen de cel mult 30 de zile de la finalizarea proiectului,
documentele justificative pentru bugetul aprobat al proiectului
(atât pentru suma alocat de Consiliul Judeean Timi, cât i pentru
suma reprezentând contribuia proprie de minim 10%, 20% sau 30%); -
s utilizeze finanarea nerambursabil numai în scopul realizrii
proiectului; - s nu comunice date, informaii, înscrisuri false sau
eronate; - s implementeze proiectul pe proprie rspundere i în
concordan cu descrierea din cererea de finanare, cu scopul de a
atinge obiectivele menionate; - s nu utilizeze finanarea
nerambursabil pentru activiti generatoare de profit; - s reflecte
corect i la zi, în evidenele sale contabile, toate operaiunile
economico-financiare ale proiectului i s le prezinte Consiliului
Judeean Timi sau/i Centrului de Cultur i Art al Judeului Timi prin
intermediul creia se desfoar finanarea ori de câte ori îi sunt
solicitate; - s întocmeasc i s prezinte autoritii finanatoare
rapoartele solicitate i orice alte date privitoare la derularea
proiectului; - s pstreze, conform prevederilor legale, toate
documentele financiare care atest desfurarea proiectului i s
accepte controlul i verificrile Consiliului Judeean Timi în legtur
cu modul de utilizare a fondurilor ce constituie subvenia primit; -
s notifice autoritatea finanatoare (Beneficiarul se oblig s
transmit Finanatorului un numr de 20 invitaii la evenimentele din
cadrul proiectului cultural) înainte cu 10 zile lucrtoare, cu
privire la perioada de desfurare a evenimentului, precum i cu
privire la o posibil decalare sau anulare a
evenimentului/proiectului cultural i, de asemenea, dup caz, un numr
de 5 cri; - s realizeze decontul de cheltuieli financiar-contabile
pentru: a) suma alocat de ctre Consiliul Judeean Timi; b) suma
reprezentând contribuia proprie de minim 10%, 20% sau 30% din
cheltuielile eligibile. - s realizeze decontul de imagine al
proiectului care va conine: dosar de monitorizare a presei,
fotografii relevante, afie, cataloage, caiet program, CD-uri, cri,
albume sau orice alte tiprituri ale proiectului, precum i, dup caz,
înregistrri video ale evenimentelor i orice alte materiale ce relev
efectul pe care l-a avut proiectul. De asemenea, în faza de
promovare a evenimentului, s insereze sigla i numele finanatorului
pe absolut orice materiale de promovare, atât pe invitaii, afie,
bannere publicitare, etc., cât i în mediul on-line, pe pagina
proprie etc., iar în interviurile sau articolele din pres s
precizeze numele finanatorului; - s permit Curii de Conturi s
exercite controlul financiar asupra derulrii activitii nonprofit
finanat din fonduri publice; - s respecte în totalitate legislaia
din domeniul dreptului de autor, a mrcii înregistrate sau a altor
drepturi de proprietate intelectual, s suporte toate taxele
ocazionate de vânzarea biletelor, de drepturi de autor i drepturi
conexe de autor. În acest sens, beneficiarul va exonera pe
finanator de orice prejudicii, reclamaii sau aciuni în justiie ce
au ca obiect înclcarea drepturilor de proprietate intelectual, a
mrcii înregistrate, a drepturilor de autor i drepturilor conexe
drepturilor de autor ce au legatur cu proiectul cultural
finanat;
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
.
2. Eligibilitatea cheltuielilor Categoriile de cheltuieli
eligibile, stabilite pentru proiectele culturale în conformitate cu
prevederile Ordonanei Guvernului nr. 51/1998 privind îmbuntirea
sistemului de finanare a proiectelor culturale, aprobat cu
modificri i completri prin Legea nr. 245/ 2001, cu modificrile i
completrile ulterioare sunt urmtoarele: a) cheltuieli de realizare
a aciunii/proiectului cultural, precum costuri materiale i
servicii, costuri de producie, închirieri de spaii i aparatur,
onorarii, prestri servicii, premii i altele asemenea; b)
achiziionarea de dotri (altele decât mijloacele fixe) necesare
derulrii programului sau proiectului cultural; c) cheltuieli
ocazionate de cazarea i transportul intern i internaional ale
participanilor/ invitailor; d) alte cheltuieli specifice, precum
realizarea de studii i cercetri, consultan de specialitate,
tiprituri, seminarii, conferine, ateliere de lucru, aciuni
promoionale i de publicitate; e) cheltuieli de mas ale
participanilor i/sau invitailor, în limita maxim aprobat, potrivit
prevederilor legale, pentru invitatii secretarilor generali ai
ministerelor; f) diurn pentru participani, în aceleai condiii
precum cele stabilite pentru salariaii instituiilor publice,
acordat în situaia în care nu se asigur cheltuieli prevzute la
lit.e); g)cheltuieli de personal i cheltuieli administrative,
aferente perioadei de realizare aciunii/ proiectului/programului
cultural; Cheltuielile prevzute la lit. b) se acoper în limita unui
procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate.
Cheltuielile prevzute la lit. e) i g) se acoper, cumulat, în limita
unui procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile
acordate.
3. Regulile de prezentare a dosarului de decont de ctre
beneficiarii finanrilor nerambursabile De la începutul dosarului
spre finalul acestuia, documentele justificative vor avea urmtoarea
ordine:
ORIGINAL:
I. Cererea de decontare a proiectului – Anexa 5 – (Aceasta trebuie
s fie redactat în original, cu numr de înregistrare de la
beneficiar i cuprinde obligatoriu enumerarea tuturor documentelor
prezentate la decont (OPIS) inclusiv cele referitoare la contribuia
proprie, respectând ordinea de pe buget i raportul
financiar).
II. Factura emisa de beneficiar/ contractant ( eliberat cu 1 zi
înainte de depunerea decontului) - (original), întocmit în
conformitate cu prevederile Codului fiscal (Legea 227/2015),
art.319 i va cuprinde enunul:„Cheltuieli privind manifestarea
................. conf.contr.nr.../....”; Factura fiscal (Decont
final - Exemplu: 1.„Cheltuieli privind manifestarea
................. conf.contr.nr.../....” suma de 10.000 lei, 2.
Storno Trana I conf. FF.nr. /…… -3.000 lei, 3.Storno Trana a II-a
conf.FF.nr…./…. -5.500 lei, TOTAL:1.500 LEI.
III. Contractul de finanare încheiat între Centrul de Cultur i Art
al Judeului Timi i beneficiar – Anexa 1f Ghid – în original, numele
i prenumele, semntura i viza (viza CFP/contabil) reprezentanilor
legali ai operatorilor culturali;
IV. Declaraia de imparialitate – Anexa 1b - Ghid; V. Buget Form
Final i Graficul de finanare – Anexa nr.2 Contract , refcut cu suma
aprobat prin Hotrârea
CJT NR./.07.2021. Se întocmete de ctre beneficiar i se depune în
original.
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
VI. Raportul de activitate - Anexa nr.3 la Contract (în 3
exemplare: 1 pt. decont la Centrul de Cultur, 1 ex. pt. Serviciul
Cultur din cadrul CJT i 1 ex. rmâne beneficiarului) – semnat de
ctre reprezentantul legal al beneficiarului finanrii i va cuprinde
date referitoare la perioada i locul de desfurare a proiectului,
numr participani/ beneficiari, raportul narativ, activitile
/aciunile desfurate în cadrul proiectului, dovada publicitii: afie,
invitaii – în care s apare c programul a fost realizat din fonduri
publice – Consiliul Judeean Timi, rezultate obinute, indicatori
precii de performan i de eficien, gradul de îndeplinire al
obiectivelor propuse, contractele încheiate în vederea realizrii
evenimentului, partenerii, imagini de la eveniment, impactul i
posibiliti de continuare a activitii, confirmarea realizrii
evenimentului de ctre Serviciul Cultur, Învmânt, Minoriti, Sport i
Culte din cadrul Consiliului Judeean Timi (”Confirmm c evenimentul
a avut loc” numele i prenumele i semntura persoanei
delegate).
VII. Raportul financiar intermediar sau final - Anexa nr.4 Contract
- Urmând structura bugetului de venituri i cheltuieli, Raportul
financiar intermediar/final trebuie s menioneze, pe categorii de
cheltuieli, toate informaiile cuprinse în documentele
justificative, respectiv tipul, numrul, data, valoarea
cheltuielilor efectuate i explicaii cu referire la ceea ce
reprezint. Finanarea nerambursabil nu se acord pentru activiti
generatoare de profit (Art. 4 pct. (5) din Ordonana Guvernului nr.
51/1998). În cazul în care din activitile proiectului se obin
venituri, acestea se vor folosi obligatoriu, integral, în
implementarea proiectului i se vor regsi în cheltuielile i plile
aferente contribuiei proprii.
VIII. Declaraia pe proprie rspundere conform creia proiectul nu a
fost generator de profit (doar pentru decont final) Anexa
nr.6.
COPII XEROX :
IX. Documentele contabile justificative propuse spre
decontare:
Fiecare document justificativ din cadrul dosarului de decont va fi
prezentat în copie xerox lizibil certificat
„Conform cu originalul”, alturi de semntura beneficiarului finanrii
înscris pe fiecare pagin; Documentele financiare justificative vor
avea aplicate (pe documentul original i dup aceea se face copia
xerox)
urmtoarele tampile: - ”Bun de plat” data i semntura - aplicat i
semnat de reprezentantul legal - pe facturile de achiziie de
produse sau servicii în original, bonurile fiscale de achiziii (se
deconteaz doar acele bonuri cu valoare de pân la 100 euro care
conin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus
electronic de furnizor);
- ”Certificat în privina realitii, legalitii i regularitii” -
aplicat i semnat de ctre responsabilul de proiect sau o alt persoan
desemnat de acesta – pe facturile de achiziie de produse sau
servicii în original, pe statul de plat, pe ordinul de deplasare,
pe bonuri fiscale de achiziii.;
- „Vizat pentru control financiar preventiv”(în funcie de forma de
organizare a beneficiarului finanrii – entitile publice i alte
instituii care, potrivit legii, au obligaia de a organiza
activitatea de control financiar preventiv) data i semntura -
aplicat i semnat de persoana desemnat s exercite controlul
financiar preventiv - pe contracte, comenzi, facturile de achiziie
de produse sau servicii în original, Statul de plat, tabelul de
diurn, bonurile fiscale de achiziii (se deconteaz doar acele bonuri
cu valoare de pân la 100 euro care conin obligatoriu codul fiscal
al beneficiarului introdus electronic de furnizor).
ACHIZIII PUBLICE Conform Legii 98/2016 privind Achiziiile Publice,
toate instituiile au obligaia de a face achiziii prin Sistemul
Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfaurare a
achiziiilor publice - SICAP. În cazul în care autoritatea
contractant nu identific în cadrul catalogului electronic produsul,
serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau
constat c preul postat de operatorii economici pentru obiectul
achiziiei este mai mare decât preul pieei sau din motive tehnice
imputabile SICAP nu este posibil accesul la catalogul electronic,
atunci autoritatea contractant poate realiza achiziia de la orice
operator economic, cu respectarea prevederilor Art.43 din
Hot.395/2016, astfel: a) 100.000 lei pentru produse i servicii,
respectiv 280.000 lei pentru lucrri, autoritatea contractant
poate
achiziiona direct, fr a utiliza catalogul electronic sau anunul
prealabil, prin consultarea a minimum trei
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
candidai; b) 70.000 de lei, autoritatea contractant poate
achiziiona direct pe baza unei singure oferte; c) 4.500 lei,
autoritatea contractant are dreptul de a plti direct, pe baza
angajamentului legal, fr acceptarea prealabil a unei oferte.
Fac excepie de la utilizarea SICAP , Anexa 1 i 2 din Legea 98/2016.
Dovada SICAP (Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu
performant de desfurare a achiziiilor publice) certificat de
responsabilul din cadrul unitii i aprobat de reprezentanul legal.
ACHIZIIILE SE VOR REALIZA DUP VALIDAREA CONTRACTULUI DE FINANARE
NERAMBURSABIL (SEMNAREA ACESTUIA DE CTRE TOATE PRILE IMPLICATE)!!!
Nerespectarea legislaiei referitoare la achiziiile publice va
determina stabilirea ca neeligibil a respectivei cheltuieli.
ATENIE! Operatorii cuturali, beneficiari ai contractelor de
finanare prin PROGRAMUL DE FINANRI ”TIM CULTURA 2021” au dreptul s
achite pli în avans doar conf. HOTRÂRII NR. 264/2003.
1.1. Costuri de producie (totalitatea costurilor legate de
asigurarea logistic a produciei i a desfurrii evenimentului)
Documente justificative:
În cazul în care prestatorul este persoan juridic/PFA: a. Dovada
procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal de
evaluare oferte; - dovada SEAP sau oferte; b. Contract/comand, dup
caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se
menioneaz clar obiectul
contractului............pentru proiectul cultural........ cofinanat
de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat,
termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie
(NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul;
e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de
plat prin casierie; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin
banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; g. Proces
verbal de recepie a serviciului prestat.
În cazul persoanelor fizice:
a. Contract de prestri servicii încheiat în baza Codului civil, cu
respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul
contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat
de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat,
termenul de livrare;
b. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea
la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor (dac este cazul) i
a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul
contractului;
c. Dovada plii colaboratorului/obligaiilor - ordin de plat/
dispoziie de plat prin casierie; d. Extras de cont, dac plata s-a
fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
e.Proces verbal de recepie a serviciilor prestate aferent perioadei
de realizare a proiectului;
1.2. Închirieri de spaii i aparatur
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota
justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau
oferte;
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
b. Contract - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care
se menioneaz clar obiectul contractului............ pentru
proiectul cultural ...... cofinanat de CJ Timi, durata determinat a
contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e.
Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac
plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de predare –
primire.
1.3. Cheltuieli cu onorarii (Drept de autor Legea nr.8/1996)
Documente justificative: a. Contractul de drept de autor/drepturi
conexe, cu respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz
clar
obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........
cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea
de plat, termenul de livrare.
b. CI – copie xerox; c. Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea
clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i
a
sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de
autor/conexe; d. Dovada plii titularului/obligaiilor - ordin de
plat/dispoziie de plat prin casierie; Factur, chitan sau OP (pentru
PERSOAN JURIDIC); e. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/
registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal
de recepie a operei; g. La decont va fi depus, în format electronic
i opera de creaie intelectual ce face obiectul contractului
de
drepturi de autor/conexe, acolo unde este cazul. 1.4. Premii Premii
în bani
Documente justificative: a. Regulamentul de desfurare a concursului
i acordare a premiilor; b. Proces verbal de acordare a premiilor,
semnat de toi componenii comisiei de jurizare; c. Statul de plat a
premiilor cu înscrierea clar a sumelor brute, a impozitului pe
premii (ce depete suma de
600 lei conform codului fiscal) i a sumei nete care urmeaz a fi
încasat de titularul premiului; d. Copie C.I. sau Certificat de
natere (Împuternicire notarial); e. Dovada plii titularului
premiului /obligaiilor - ordin de plat/ dispoziie de plat prin
casierie sau
semntura de primire a titularului premiului pe statul de plat,
ordin de plat-impozit f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin
banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; Not: Nu se
acord premii persoanelor juridice!
Premii în obiecte specifice manifestrii
Documente justificative: a. Regulamentul de desfurare a concursului
i acordare a premiilor; b. Proces verbal de acordare a premiilor,
semnat de toi componenii comisiei de jurizare(unde e cazul); c.
Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces verbal
de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; d. Contract/comand,
dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se
menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........
cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea
de plat, termenul de livrare;
e. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea produselor
achiziionate cantitativ i valoric; f. Nota de recepie (NIR), bonul
de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul;
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
g. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan/dispoziie de
plat prin casierie; h. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin
banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; i.Tabel
semnat cu distribuia premiilor.
1.5. Tiprituri (cri, reviste, albume, cataloage)
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota
justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3
oferte; b. Contract - încheiat cu respectarea prevederilor legale,
în care se menioneaz clar obiectul contractului............
proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat
a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de
recepie(NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este
cazul; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; f.
Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac
plata s-a fcut prin casierie; g. 1 Exemplar Carte, Album, Catalog
(Obligatoriu textul „Proiect cofinanat de Consiliului Judeean
Timi); h. Tabel cu distribuia crii, cataloagelor, albumelor,
revistelor.
1.6. Realizare de studii i cercetri
Documente justificative: a. Contractul de drept de autor/ drepturi
conexe/prestri-servicii, cu respectarea prevederilor legale, în
care se
menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul
cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a
contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare.
b. CI – copie xerox; c. Statul de plat a onorariilor, cu înscrierea
clar a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit i
a
sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul dreptului de
autor; d. Factur fiscal; e. Dovada plii/Dovada plii obligaiilor -
ordin de plat/dispoziie de plat/chitan; f. Extras de cont, dac
plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin
casierie; g. Proces verbal de recepie a operei/serviciilor
prestate; h. La decont va fi depus, în format electronic i opera de
creaie intelectual ce face obiectul contractului de
drepturi de autor/conexe, acolo unde este cazul. 1.7. Transport
intern sau internaional
Serviciile de transport prestate de ctre o firm specializat
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie: - nota
justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3
oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea
prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........
cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea
de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Dovada plii -
ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e. Extras de cont, dac plata s-a
fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie;
f. Tabel nominal cu persoanele transportate.
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
Transportul cu autoturismul proprietate personal (consumul stabilit
prin HG 714/2018)
Documente justificative: a. Ordinul de deplasare completat i vizat
în conformitate cu prevederile ORDIN nr.2634/2015 privind
documentele financiar contabile (se detaliaz pe verso, dup caz,
numele persoanelor însoitoare) b. Dispoziie de plat; c. Copie C.I.;
d. Bonul de combustibil din ziua deplasrii/ ziua precedent
deplasrii.
Decontarea transportului efectuat cu mijloace auto proprii se face
pe baza consumului de combustibil de 7,5 litri pentru 100 km pe
distana cea mai scurt. În condiiile în care transportul extern se
face cu mijloace proprii i nu rezult din nici un document data
trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declaraie pe proprie
rspundere privind activitatea desfurat, numrul de persoane care au
fcut deplasarea, traseul parcurs cu menionarea punctelor
importante, numrul de zile petrecute în strintate pentru desfurarea
proiectului, care trebuie semnat de ctre acesta.
Transportul cu un autoturism aflat în proprietatea sau în folosina
beneficiarului
a. Ordinul de deplasare completat i vizat în conformitate cu
prevederile ORDIN nr.2634/2015 privind documentele financiar
contabile (se detaliaz pe verso, dup caz, numele persoanelor
însoitoare) b. Dispoziie de plat; c. Talonul mainii; d. Bonul de
combustibil; e. Copie dup foaia de parcurs.
Cheltuieli conexe transportului
Cheltuielile cu taxe de autostrad, de parcare, de trecere a
podurilor, etc. a. Factura fiscal (intern sau extern); b. Dovada
plii - ordin de plat/ bon fiscal/ tichete/ bonuri/ vouchere pentru
taxele de drum/ autostrad, vignete,
taloane de parcare/chitan/dispoziie de plat prin casierie
1.8. Cazare Se pot deconta 230/lei/zi/persoan pentru acoperirea
cheltuielilor de cazare.
Documente justificative:
a. Dovada procedurilor de selecie:
- nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP
sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea
prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........
cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea
de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e.
Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac
plata s-a fcut prin casierie;
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
1.9. Masa/Diurna
Documente justificative:
În cazul cheltuielilor de mas
a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces
verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b.
Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor
legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........
cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea
de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) reprezentând contravaloarea
mesei servite (maxim 45 lei/zi/persoan) cu detalierea cantitativ i
valoric a meniurilor consumate (nr.persoane x nr.zile x
valoare/zi); d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e.
Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac
plata s-a fcut prin casierie; f. Pontajul de mas cu numele
persoanelor/invitailor care au servit masa vizat de restaurant;
Contractul va preciza c nu vor fi servite buturi alcoolice, cafea
(sau va fi ataat meniul zilnic, din care va rezulta acest lucru).
Persoanele cu domiciliul în locul de desfurare al evenimentului, nu
pot beneficia de cheltuieli de masa.
În cazul acordrii diurnei a. Ordin de deplasare; b. Tabel diurn
confirmat la locul evenimentului; c. Dispoziie de plat; d. Registru
de cas
Diurna se acord în condiiile legii, pentru persoanele participante
la proiect (artiti sau invitai), cu prezentarea listei nominale a
beneficiarilor de diurn, tabel de diurn cu semnturile
beneficiarilor (dac diurna se pltete în numerar) întocmit de
organizaia care implementeaz proiectul pentru care a obinut
finanare):
- la nivelul maxim de 20 lei/zi/persoan pentru deplasrile interne,
conform Hot.nr.714/2018; - la nivelul maxim prevzut de HG 518/1995
pentru deplasrile în strintate; În condiiile în care nu rezult din
nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi
o declaraie pe proprie rspundere privind activitatea desfurat,
numrul de persoane care au fcut deplasarea, numrul de zile
petrecute în strintate pentru desfurarea proiectului, care trebuie
semnat de ctre acesta.
1.10. Achiziionarea de dotri necesare derulrii proiectului
cultural
Documente justificative: a. Dovada procedurilor de selecie:
- nota justificativ/proces verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP
sau 3 oferte; b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea
prevederilor legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ proiectul cultural........
cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea
de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric– valoare maxim 2.500
lei/dotare (altele decât mijloacele fixe); d. Nota de
receptie(NIR),Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de
inventar în folosin; e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/
chitan/dispoziie de plat pr in casierie;
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas
dac plata s-a fcut prin casierie; 1.11. Prestri servicii (altele)
Documente justificative:
În cazul în care prestatorul este persoan juridic/PFA
a. Dovada procedurilor de selecie: - nota justificativ/proces
verbal de evaluare oferte; - dovada SEAP sau 3 oferte; b.
Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor
legale, în care se menioneaz clar
obiectul contractului............ pentru proiectul cultural ......
cofinanat de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea
de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate; d. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; e.
Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac
plata s-a fcut prin casierie; f. Proces verbal de recepie a
serviciului prestat;
În cazul persoanelor fizice:
a. Contract de prestri servicii încheiat în baza Codului civil, cu
respectarea prevederilor legale, în care se menioneaz clar obiectul
contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanat
de CJ Timi, durata determinat a contractului, modalitatea de plat,
termenul de livrare;
b. Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea
la surs a impozitului pe venit, a contribuiilor (dac este cazul) i
a sumei nete care urmeaz a fi încasat de titularul
contractului;
c. Dovada plii colaboratorului/obligaiilor - ordin de plat/
dispoziie de plat prin casierie; d. Extras de cont, dac plata s-a
fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie.
e.Proces verbal de recepie a serviciilor prestate, aferente
perioadei de realizare a proiectului;
În cazul persoanelor fizice (Contract de munc)
a.Contract de munc încheiat în baza Codului Muncii, cu respectarea
prevederilor legale, în care se
menioneaz clar obiectul contractului......... pentru proiectul
cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat a
contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
b. Fia postului a angajatului; c. Pontajul pentru angajat; d.
Statul de plat cu înscrierea clar a sumelor brute, cu reinerea la
surs a impozitului pe venit, a contribuiilor
(atât a angajatului, cât i a angajatorului) i a sumei nete care
urmeaz a fi încasat de titularul contractului; e. Dovada plii
angajatului i a obligaiilor - ordine de plat/ dispoziie de plat
prin casierie; f. Extras de cont, dac plata s-a fcut prin banc/
registru de cas dac plata s-a fcut prin casierie; e. Raport de
activitate aferent perioadei de realizare a proiectului.
Cheltuielile prevzute la 1.9.(CHELTUIELI DE MAS) i 1.11.(PERSOANE
FIZICE CU CONTRACT DE MUNC) se acoper, cumulat, în limita unui
procent de 20% din totalul finanrii nerambursabile acordate.
1.12. Costuri materiale (altele)
Email: ccajt@ccajt.ro, www.ccajt.ro
b. Contract/comand, dup caz - încheiat cu respectarea prevederilor
legale, în care se menioneaz clar obiectul contractului............
proiectul cultural........ cofinanat de CJ Timi, durata determinat
a contractului, modalitatea de plat, termenul de livrare;
c. Factura fiscal (intern sau extern) cu detalierea serviciilor
prestate/prod. achizit. cantitativ i valoric; d. Nota de recepie
(NIR), bonul de consum, avizul de însoire a mrfii - dac este cazul;
e. Dovada plii - ordin de plat/ bon fiscal/ chitan; f. Extras de
cont, dac plata s-a fcut prin banc/ registru de cas dac plata s-a
fcut prin casierie; g. Un exemplar din materialele promoionale
(afie, pliante, brouri, diplome, invitaii, în cazul
panourilor
outdoor se vor depune fotografii ale acestora), Obligatoriu Sigla
Consiliului Judeean Timi i „Aciune/Proiect/Program cofinanat() de
Consiliului Judeean Timi”);
h. Declaraie pe proprie rspundere c materialele promoionale s-au
distribuit gratuit în cadrul evenimentului.
Dosarul se depune la secretariatul Centrului de Cultur, etaj I,
cam.18 de luni pân joi între orele 9-15, vineri între orele 9-13.
În momentul depunerii dosarelor de decont, acestea vor primi un
numr de intrare în CCAJT, aplicat pe adresa de înaintare a
documentaiei (cererea de decontare a proiectului Anexa 5), emis de
beneficiar. La finalizarea verificrii dosarului de decont,
beneficiarii vor fi notificai în legtur cu rezultatul verificrii
prin pota electronic. Astfel, beneficiarii sunt rugai ca, în
cererea de decontare – Anexa 5, s comunice o adres de email
valabil, ce va fi folosit pe tot parcursul procesului de evaluare i
decontare a finanrii nerambursabile. Verificarea dosarului se face
în termen de cel mult 30 zile de la depunere. În cazul în care
dosarul este incomplet, beneficiarii au obligaia de a depune
documentele lips sau eronat întocmite în cel mult 10 zile
calendaristice. Atenie! Nerespectarea ordinii documentelor în
dosarul de decont poate atrage returnarea documentaiei ca urmare a
nerespectrii condiiilor de întocmirea menionate în instructiuni
(Aranjarea documentelor se face în ordinea cheltuielilor eligibile
dup formularul Bugetul Form Final Anexa nr.2 Contract).
Nota:
1. Documentele justificative care stau la baza înregistrrilor în
contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le- au întocmit,
vizat i aprobat, precum i a celor care le-au înregistrat în
contabilitate. Instrumentele de plat trebuie s fie însoite de
documentele justificative. Aceste documente trebuie s certifice
exactitatea sumelor de plat, recepia bunurilor, executarea
serviciilor, conform angajamentelor legale încheiate.
2. Angajarea cheltuielilor planificate pentru realizarea
proiectului/aciunii ÎNCEPE ÎN MOD OBLIGATORIU DUP DATA SEMNRII
CONTRACTULUI DE FINANARE NERAMBURSABIL (Consiliul Judeean Timi), cu
excepia fondurilor financiare cheltuite de beneficiar pentru
continuarea programului, în limita plafonului de cofinanare de
minim 10%, 20% sau 30% I SE ÎNCHEIE CEL MAI TÂRZIU ÎN ULTIMA ZI A
EVENIMENTULUI.
3. Formularul de “CONTRACT DE FINANARE” (Anexa 1e - Ghid), se
descarc de pe site-ul CCAJT –www.ccajt.ro – TIM CULTURA- 2021, în
format PDF (nu se modific sub nici o form coninutul i formatul
acestuia decât în spaiile prevzute pentru completarea datelor cu
caracter propriu). 4. Formularele standard de întocmit sunt afiate
pe site-ul CCAJT, www.ccajt.ro, în format Word se tehnoredacteaz
computerizat cu ARIAL 12, în limba român, semnate de ctre
reprezentantul legal al solicitantului. 5.Documentele justificative
emise de furnizorii bunurilor i serviciilor din afara granielor
României, pe numele beneficiarului/ partenerilor finanrii sau ctre
participanii la proiect, vor fi prezentate în dosarul de decont
împreun cu dovada plii lor, dar însoite de traducerea în limba
român, efectuat de un traductor autorizat, semnate i tampilate de
acesta, nefiind necesar legalizarea lor de ctre un notar public. 6.
La depunerea decontului, autoritatea finanatoare, prin Centrul de
Cultur i Art al Judeului Timi, poate solicita orice alte documente
justificative fa de cele prevzute iniial în Ghid, dac consider c
este necesar.