SC CLAR SRL. IASI

PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL AL COMPARTIMENTULUI VANZARI

CapI. Identificarea beneficiarului proiectului1.1Misiunea, obiectivele şi strategia informatională a firmei1.2Scurtă descriere a organizării firmei. Descrierea activităţii în

cadrul compartimentului vanzari1.3Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei1.4Necesitatea reproiectarii sistemului informaţional

Cap.II Determinarea cerinţelor informaţionale ale noului sistem

2.1 Diagnosticarea sistemului informaţional existent în cadrul compartimentului examinat

2.1.1 Culegerea informaţiilor despre sistemul informaţional existent

2.1.2 Construirea diagramei de relaţii a compartimentului în situaţia actuală

2.1.3 Analiza critică a situaţiei existente2.1.4 Propuneri de îmbunatăţire a structurii, funcţionării şi

controlului sistemului informaţional. 2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului

informaţional

Cap. III Proiectarea noului sistem informaţional 3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului.

3.2. Stabilirea deciziilor specifice fiecărui centru de decizie .3.3. Stabilirea listei informaţiilor finale, pe baza cărora se iau

deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicităţii. 3.4.Eliminarea informaţiilor ce se repetă, şI a disfuncţionalităţilor

stabilite în analiza diagnostic.3.5 Stabilirea informaţiilor primare ce stau la baza informaţiilor finale,

eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.

3.6.Stabilirea prelucrărilor la care sunt supuse informaţiile primare, eliminînd

disfuncţionalităţile semnalate.3.7.Stabilirea circuitelor informaţionale, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.3.8.Stabilirea suporţilor de informaţii, eliminînd disfuncţionalităţile semnalate.3.9. Stabilirea fişierelor în funcţie de natura informaţiilor de stocat, eliminînd

disfuncţionalităţile semnalate.

Cap. IV Implementarea noului sistem informaţional 4.1 Stabilirea etapelor de implementare

Cap. I Identificarea beneficiarului proiectului

1.1 Misiunea, obiectivele şi strategia informaţională a firmei

Misiunea companiei Furnizarea de produse de înaltă calitate si performanta conform cerinţelor clienţilor în timpul cerut pe piaţa interna şi mărirea satisfacţiei clienţilor.

Obiective: Creşterea capaciţăţii de producţie Asigurarea informaţiilor necesare în cel mai scurt timp posibil de la

solicitarea lor; Creşterea cifrei de afaceri Modernizarea utilajelor Satisfacerea tuturor clientilor Completarea gamei de produse în funcţie de cererea clienţilor Îmbunătăţirea salariilor personalului Îmbunătăţirea calităţii produselor

Strategia informationala a firmei:La nivelul conducerii sunt stabilite obiectivele strategice cum ar fi: promovarea de noi produse, penetrarea pe noi pieţe cât şi cele de ordin inferior cum ar fi: creşterea profitului, creşterea calităţii produselor şi sunt analizate modalităţile de rezolvare., Sistemul informaţional oferă următoarele categorii de informaţii:

informaţii despre starea financiară curentă, prognozarea evoluţiei viitoare, în vederea angajării unităţii în investiţii de valori mari şi pe perioade lungi de timp;

informaţii despre vânzările de produse pe zone geografice. informaţii despre produsele pe care concurenţa le are în fabricaţie

sau intenţionează să le introducă în fabricaţie;

informaţii legate de legislaţia privind activitatea de desfacere şi măsuri de stimulare şi susţinere a acesteia (subvenţii, împrumuturi);

1.2 Scurtă descriere a organizării firmei Descrierea activităţii în cadrul compartimentului contabilitate Adresa: Str. Holboca nr 4 Telefon: 0232 264 693 Fax: 0232 264 693Firma ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC srl a fost infiintata in anul 2008 si proiecteaza, executa si monteaza o gama diversa de elemente de tamplarie, atat de PVC cat si de aluminiu, respectiv: ferestre, vitrine, usi, balcoane, terase si compartimentari interioare. TAMPLARIA DIN PVC realizata de ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC este conforma cu standardele si normativele in vigoare. Utilizeaza profilele ALUPLAST seriile IDEAL 1000 - 4000, provenite exclusiv din Uniunea Europeana, fabricate la cele inalte standarde calitative si certificate de organisme specializate de prestigiu din intreaga lume.Cod fiscal: 14251614Capitalul social anual este de 20 000 RonObiectul de activitate:Obiectul de activitate al firmei CLAR GRUP SRL il reprezinta confectiile de tamplarie din aluminiu si pvc (interioare si exterioare),Firma SC.CLAR SRL executa o gama larga de produse din aluminiu. Principalele confectii din aluminiu pe care le realizeaza firma sunt:- ferestre din aluminiu;- usi din aluminiu de interior;- usi din aluminiu de exterior;- inchideri de balcoane;- compartimentari interioare;- vitrine;- fatade-pereti cortina;- luminatoare;- copertine;- orice alte constructii din aluminiu.Cifra de afaceri: 80 000 Ron Structura organizatorică are în vedere următoarele principii generale:

- unitatea de comandă;- competenţa profesională;- delegarea de atribuţii;- dirijarea activităţii pe compartimente operaţionale şi funcţionale;

- eficienţa maximă.Structura organizatorică a firmei este de tip funcţiune – proces, fiind

compusă din patru compartimente: administrativ, comercial (ce cuprinde marketing şi vânzări), financiar-contabil şi tehnic (proiectare, producţie şi montaj).

Firma SC. CLAR SRL are în prezent în dotare un sediu, spaţii de producţie şi depozitare, utilaje moderne, mijloace de transport proprii şi patru calculatoare, programe de personal – salarizare şi contabilitate.

1.3. Rolul jucat de sistemul informaţional în cadrul firmei (operaţional, decizional, strategic)

Sistemul informaţinal poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor societăţii.Funcţiile sistemului informaţional sunt:

Funcţia decizională-exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura elementele informaţionale necesare luării deciziilor.

Funcţia operaţională- sitemul informaţional are menirea de a declanşa acţiuni pentru realizarea obiectivelor organizaţiei.

o -sistemul informaţional asigură operaţionalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse în strategia firmei.

Funcţia de documentare-are menirea gnoseologică a sistemului informaţional, se înregistreză o serie de informaţii ce servesc îmbogăţirii cunştinţelor personalului.

Sistemul informaţional din unitate trebuie să permită cunoaşterea situaţiei existente, a celei trecute, dar şi anticipări ale evoluţiei viitoare, contribuind la elaborarea şi îndeplinirea obiectivelor stabilite (obiectivele organizaţionale). Prin intermediul său se obţin informaţii necesare fundamentării deciziilor, implementării acestora, precum şi cele necesare adaptării sistemului firmei la modificările interne şi externe lui.

În cadrul sistemului informaţional din această unitate, locul cel mai important îl ocupă sistemul informaţional Financiar Contabil, unde se concentrează toate datele referitoare la intrări, prelucrări şi ieşiri şi se obţin

rezultatele financiare ale activităţii întreprinderii. Sistemul informaţional Financiar Contabil realizează evidenţa centralizată la nivel de unităţi a celorlalte componente ale sistemului informaţional referitoare la personal, clienţi, furnizori, stocuri, mijloace imobilizate, etc.

Sistemul informaţional oferă şefilor de compartiment informaţii pentru observarea tendinţelor, pentru înţelegerea abaterilor de la calitate, pentru a sugera soluţii. Sunt oferite atât informaţii interne, sub forma bugetelor de venituri şi cheltuieli, bugetelor de investiţii, cât şi informaţii externe cum ar fi: indici de cost, informaţii privind laturile competitive. Şefii compartimentelor funcţionale, inginerii şefi, pe baza rezultatelor înregistrate, analizează: vânzările, planul de producţie, bugetul anual, profitul, selecţiile şi angajările în funcţie de necesităţile şi de deciziile primite de la nivelul strategic.

1.4. Necesitatea reproiectării sistemului informaţional, factori ce pot influenţa realizarea proiectului: evenimente economice, manageriale, tehnologice, etc

Sistemele informaţionale sunt destinate să ofere, la timp şi cu exactitate informaţia de bază necesară pentru conducerea unei firme. Reproiectarea sistemului informaţional este necesară pentru că acesta este într-o permanentă schimbare şi pentru a asigura o bună comunicare a informaţiilor între toate nivelurile ierarhice şi o rezolvare a sarcinilor cât mai corect, promt şi la termenul la care e necesară informaţia în cauză. Numai asa informaţia ajunsa la timp îl va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.

II. DETERMINAREA CERINŢELOR INFORMAŢIONALE ALE NOULUI SISTEM

2.1. Diagnosticarea sistemului informaţional existent în cadrul compartimentului analizat

2.1.1.Culegerea informaţiilor despre sistemul informaţional existent

Pentru realizarea acestei etape se pot folosi diferite metode, printre cele mai uzuale fiind:

Interviuri cu persoane implicate în activitatea firmei; Consultarea evidenţelor financiar-contabile şi economice; Studierea documentelor vehiculate în cadrul firmei şi spre

exteriorul acesteia; Studierea documentaţiei ce reglementează, conceperea,

funcţionarea şi controlul sistemului informaţional;

Noi am ales metoda interviurilor si pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare , unul pentru manageri si unul pentru persoanele implicate in activitatea informational-decizional. Culegerea informaţiilor despre situaţia existentă în cadrul unităţii a avut loc pe data de 25 noiembrie 2007, la sediul firmei .

Chestionar Pentru manager

1. Aveti un sistem informational care sa permita transmiterea usoara a informatiilor?

2. Sistemul Informational permite managerilor să aprecieze situaţia actuală a întreprinderii?

3. Pentru raspandirea informatiilor alegeti discutia fata in fata , telefonul sau un delegat?

4. Sistemul informational permite managerilor să constate în timp util punctele slabe si tari ale firmei?

5. Prin ce modalitati luati in evidenta clientii si furnizorii dvs?6. Informaţia ajunge la timp acolo unde e nevoie de ea?7. Aveti un sistem structurat de evidentiere a informatiilor?8. Informaţiile emise sunt în cantitate mai mare decât e nevoie?9. Sunteti multumit de rapiditatea transmiterii informatiilor?

10.considerati ca este necesar sa aduceti imbunatatiri sistemului informational?

11.Ce imbunatatiri?

ChestionarPentru angajat

1. Cunoasteti existenta unui sistem informational in firma?2. Care sunt căile de transmitere a informaţiilor către angajaţi?3. In ce masura participati la transmiterea informatiilor?4. Cum ajung informatiile la dvs?5. Ce informaţii elaborate nu sunt necesare nimănui?6. Primiti informatii corecte la momentul potrivit?7. Ce informaţii de care aveţi nevoie nu ajung la timp în sctorul dv de

activitate?8. Informatiile primite sunt intotdeauna pe intelesul dvs ?9. Ce aţi dori să modificaţi la sistemul informaţional existent?

10.Enumerati cateva metode de accesare a informatiilor

Concluzii:

nu există o strategie informaţional-decizională de sine stătătoare sistemul informaţional nu permite managerilor să sesizeze la timp

şansele şi riscurile datorate strategiei firmei managerul nu ştie şi nu dă importanţa necesară prelucrării corecte a

informaţiilor in vederea elaborării deciziilor nu se exercită un control propriu-zis asupra activitătii informaţionale angajatii întreprinderii nu sunt implicati in activitatea de perfecţionare

a sistemului informational. Informaţiile nu ajung in timp util la angajati

2.1.2 Construirea diagramei de relaţii a compartimentului în situaţia actuală

2.1.2. Construirea diagramei de context a fluxurilor de date

Directorul analizează cererile clienţilor externi, după care transmite concluziile directorului tehnic care va hotărî condiţiile de fabricaţie. Urmează apoi ciclul propriu-zis de fabricaţie după care produsul ajunge la beneficiari prin intermediul serviciului de vânzări.

2.1.3. Analiza critică a situaţiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte şi evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare şi a coeficientului de importanţă, precum şi prin evaluarea în funcţie de criteriile de calitate ale sistemului informaţional.

Nr. crt.

Puncte slabe si puncte tari Nivel evaluare

Coeficient de importanţă

CoeficientPonderat

1 Sursele de informaţie nu sunt controlate riguros

1 0.05 0.1

2 Degradări ale informaţiei în timpul circulaţiei

1 0.05 0.05

3 Uneori dotare insuficientă pentru prelucrarea informaţiilor primare

2 0.1 0.02

4 Manageri insuficient instruiţi în domeniul informaţiilor

1 0.1 0.1

5 Uneori informaţii incomplete sau eronate

1 0.1 0.1

6 Deciziile privind politica salarială sunt uneori greşite

1 0.05 0.05

7 Metode învechite pentru stocarea informaţiilor

2 0.05 0.1

Beneficiari Director Dir. tehnic Fabricaţie Vânzări

Produs

8 Există preocupări privind conceperea şi structura bazelor de date acolo unde este informatizare în unele domenii sau perspective spre informatizare

3 0.1 0.3

9 Se înregistrează o orientare spre un personal tânăr cu pregătire informatică

4 0.2 0.8

10 Se înregistrează creşterea nr. deciziilor performante

4 0.1 0.8

11. Beneficiarii informaţiilor sunt bine precizaţi, accesul lor la informaţii fiind limitat

3 0.1 0.3

Total 23 1 2.72

1-foarte slab 3-bun

2-slab 4-foarte bun

După calculele efectuate, am obţinut 2.72 ceea ce reprezintă o putere informaţională ridicată.

Pentru aceasta se sugerează perfecţionarea sistemului informaţional .Grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului

informaţionalNr Crt

CriteriiPunctaj Teoretic

Punctaj Realizat

1.

Criteriul privind sursele; emiterea; transferul şi prelucrarea datelor primare

50

8

a) Diversitatea, controlul şi organizarea surselor de informaţii

10

b) Importanta calitatii informatiilor, a tehnicilor si procedurilor de prelucrare

25 15

c) Echilibrarea fluxurilor, circuitelor şi procedurilor informaţionale

5 3

d) Selecţia informaţiilor în raport cu necesităţile sitemului informaţional

10 6

2.

Criteriul de stocare, regăsire, emitere şi transfer de informaţii finale

50

20

a) Deschiderea mangerului spre perfecţionarea sistemului informaţional prin informatizare

25

b) Operativitatea funcţionării sistemului informaţional

10 9

c) Organizarea sistemului informaţional

15 10

3.

Criteriul privind personalul implicat în activitatea informaţională

20

5

a) Preocuparea pentru perfecţionare şi autoperfecţionare

10

b) Reorientarea managementului în politica de personal

10 6

4.

Criteriul calităţii documentelor 30

12

a) Respectarea formei şi structurii documentelor reglementate

13

b) Volumul documentelor 5 5c) Adaptarea documentelor la cerinţe

12 11

Total 150 110

Nivelul calităţii: foarte scăzut: 80scăzut: 80-100ridicat: 100-120foarte ridicat: 120-130

Diagnosticarea sistemului informaţionalSoluţii:

1. Analiza amănunţită cu privire la politica salarială2. Achiziţionarea mai multor calculatoare în vederea reducerii timpului

de introducere corectă a datelor3. Organizarea de training-uri pentru perfecţionarea angajaţilor4. Sistematizarea informaţiilor în cadrul compartimentului contabilitate

2.1.4 Propuneri de imbunătăţire a structurii, funcţionării şi controlului sistemului informaţional

În urma culegerilor de informaţii la sediul firmei, am ajuns la concluzia că aceasta ar avea nevoie de următoarele:

pregătirea în domeniul informaţional a personalului şi managerului

organizare mai atentă şi un control riguros asupra surselor de

informaţii;

2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaţional

Varianta optimă aleasă de noi este : achiziţionarea de calculatoare mai performante instruirea personalului implicat în procesul informaţional.

Cap. III Proiectarea noului sistem informaţional

3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului

Serviciul Vânzări asigură îndeplinirea sarcinilor contractuale şi necontractuale ale societăţii prin care produsele firmei ajung la beneficiarul lor.

În activitatea de Vânzări se urmăreşte:

- distribuţia bunurilor sa se realizeze cu siguranţă şi eficienţă- finalizarea obligaţiilor contractuale ale firmei şi urmărire facturi

În departamentul Vânzări au fost descoperite următoarele probleme:

- întocmirea şi înaintarea rapoartelor statistice se realizeaza cu intarzieri

- mici scăpări în evidenţa contractelor economice 3.2. Stabilirea deciziilor necesare rezolvării fiecărei probleme

- îmbunătăţirea comunicării intre departamente - verificarea mai atentă a suporţilor de informaţii

3.3 Stabilirea listei informaţiilor finale pe baza cărora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicităţii

- prezintă oferte pentru desfacerea produselor- răspunde de executarea contractelor economice, de livrarea la

termen pe fiecare beneficiar extern, cantitativ şi calitativ; asigură respectarea condiţiilor tehnice cerute de beneficiar

- ţine evidenţa obligaţiilor contractuale de desfacere, organizează evidenţa portofoliului de comenzi, întocmeşte şi urmăreşte graficele de livrare

- urmăreşte introducerea în fabricaţie a comenzilor primite, contribuie la realizarea programului de fabricaţie

- evidenţiază şi raportează conducerii societăţii situaţia contractelor şi stadiul livrărilor

3.4. Eliminare informaţiilor care se repetă şi a disfuncţionalităţilor stabilite în analiza diagnostic

Din analiza putem observa ca aceste disfuncţionalităţi nu sunt majore, însă cele existente pot fi eliminate sau mult restrânse prin gruparea, verificarea, sortarea şi cuplarea informaţiilor mai eficient.

3.5. Stabilirea informaţiilor primare ce stau la baza informaţiilor finale

Informaţiile primare culese atât din mediul intern cât şi din mediul extern care stau la baza informaţiilor finale sunt:

- produsele cerute de clienti;- condiţii de livrare;- termene de livrare;- evidenţa producţiei;- volum de materii prime şi semifabricate;- cicluri de fabricaţie;- situaţia stocurilor de mărfuri;

3.6. Stabilirea prelucrărilor la care sunt supuse informaţiile primarePrin această activitate evidentiemtoate actiunile si timpul alocat fiecarei actiuni. Trebuie determinate repere de execuţie a sistemului pentru a se exercita controlul în stadiile viitoare de dezvoltare a analizei şi proiectării lui. Controlul activităţii de proiectare a sistemului informaţional se realizează cu ajutorul graficului gantt.

3.7. Stabilirea circuitelor informaţionale

VÂNZĂRI

Documente interne- evidenţa

contractelor economice

Conducere

Minister Finanţe

Direcţia Judeţeană

de Statistică

Oficiu Juridic

Beneficiari

MContractMMMMM

Act adiţionalConfirmare comandaChemare conciliere

Soluţionare refuzuriPlată – posibilităţi plată

MComandă comercială

Contracte

Obiecţiuni contracte

Acceptare preţ

Acte adiţionale

Adrese

Documentaţii

M

M

M

M

M

M

M

DirecţiaProducţie

Răspuns condiţii calitateFişă avizare comenziSituaţie contractări produse

Termene livrare

MM

AA

Secţiiproducţie

Note predare

Condiţii contractuale

Comandă internă

M

A

A

Asigurarea

Calităţii

Situaţia contractări produse

M

A

Instrucţiuni-raporturi statisticeRaport statistic M

Prevederi legale M

Dosar contract

Penalităţi

Răspuns condiţiide calitateRefuzuri

Condiţii contractuale

Termene de livrareA

MM

M

M

M

TransportDepozite

Financiar

Costuri, Preţuri Analiză

economică

Facturi

Dispoziţii livrare

A

M

Refuzuri la facturiM

Liste preţuri

Preţuri negociate

Refuzuri

M

M

M

Diagrama de relaţii a serviciului de vânzări cu compartimentele societăţii

VânzăriIntrări

Nr.Crt.

Activităţi specifice compartimentului

Informaţii intrări Sursă Periodicitate Propunere modalităţi

intrări0 1 2 3 4 51. A) Contractarea şi

urmărirea realizării contractelor

- comandă comercială pentru execuţie produse şi servicii

Beneficiar Zilnic Manual

2. - contracte comerciale avizate

Beneficiar Când este cazul

Manual

3. - obiecţiuni la contractele economice formulate

Beneficiar Când este cazul

Manual

4. - prevederi legale emise de Ministerul Finanţelor

Ministerul Finanţelor

Când este cazul

Manual

5. - comunicare privind acceptarea preţului propus

Beneficiar Când este cazul

Manual

6. - răspuns la condiţiile de calitate impuse de beneficiar

Asigurarea Calităţii + Direcţia Producţie

Când este cazul

Manual

7. - instrucţiuni pentru întocmirea raportărilor statistice

Direcţia Judeţeană Statistică

Anual Manual

8. - fişă de avizare comenzi Direcţia Producţie

Când este cazul

Manual

9. - acte adiţionale semnate sau neacceptate

Beneficiar Când este cazul

Manual

10. - adrese de modificare a contractelor

Beneficiar Când este cazul

Manual

11. - liste cu preţuri aprobate pentru produsele din profit

Preţuri Când este cazul

Manual

12. - preţuri negociate la comenzi diverse

Preţuri Când este cazul

Manual

13. - documentaţia de execuţie pentru produsele executate la cererea beneficiarului

Beneficiar Când este cazul

Manual

14. - adrese privind refuzurile de calitate, cantitate, etc.

Asigurarea Calităţii +Preţuri

Când este cazul

Manual

15. - cerere de penalităţi pentru nelivrare sau întârzierea livrărilor

Oficiul Juridic

Când este cazul

Manual

16. B) Livrarea produselor, urmăriri facturi

- facturi pentru livrarea produselor

TransportDepozite

Zilnic AutomatModul

facturări17. - note predare (produse,

piese de schimb, diverse)Secţie producţie

Lunar Manual

18. - situaţia refuzurilor la facturi apărute la plată

Financiar Ocazional Manual

VânzăriIeşiri

Nr.Crt.

Activităţi specifice compartimentului

Informaţii intrări Sursă Periodicitate

Propunere modalităţi

intrări0 1 2 3 4 51. A) Contractarea şi

urmărirea contractelor

- raport statistic pentru contractele existente la producţia industrială

Direcţia Judeţeană de

Statistică

Lunar Manual

2. - contract economic, proiect în vederea semnării

Beneficiar Când este cazul

Manual

3. - act adiţional Beneficiar Când este cazul

Manual

4. - situaţia contractării produselor şi a termenelor de livrare

Conducere Plan,

Prognoză Direcţia

Producţie

Lunar Automat Modul

comenzi de vânzări

5. - confirmare comandă Beneficiar Lunar Manual

6. - condiţii contractuale speciale cerute beneficiarului privind calitatea

Asigurarea Calităţii Secţii

Producţie

Când este cazul

Manual

7. - dosarul contractului neconciliat pentru concilieri la nivel superior

Oficiu Juridic Când este cazul

Manual

8. - chemare pentru conciliere

Beneficiar Când este cazul

Manual

9. - comandă internă pentru programarea în fabricaţie a produselor contractate

Plan, Prognoză

Secţii producţie

Zilnic Automat Modul

prelucrare centralizat

ă de vânzări

10. - evidenţa contractelor economice

Rămâne în compartiment

Zilnic Manual

11. B) Livrarea produselor, urmărire facturi

- dispoziţii de livrare Transport Depozite

Când este cazul

Manual

12. - situaţia executării şi livrării produselor pe sortimente

Conducere Plan,

Prognoză

Lunar Automat Modul analiză vânzări

13. - datele privind termenele de livrare a produselor contractate sau comandate

Aprovizionare Direcţia Producţie

LunarCând este

cazul

Automat Modul

programare clienţi

14. - intervenţii pentru soluţionarea refuzurilor de plată

Beneficiar Când este cazul

Manual

15. - solicitarea de la beneficiar a posibilităţilor de plată

Beneficiar Când este cazul

Manual

3.8. Stabilirea suporţilor de informaţii

Suporţii informaţionali utilizaţi în această firmă sunt:- hârtia (pentru toate documentele care implică obligatoriu acest tip

de suport – formulare, facturi, bonuri, etc.)- suporţi magnetici (ficşi – hard disk-uri – şi mobili - dischete)- suporţi optici (compact disc-uri)

Cap. IV Implemenatarea noului sistem informaţional

4.1 Stabilirea etapelor de implementare

Implimentarea noului sistemului informaţional înseamnă crearea ordinii fluxului informaţional în cadrul sistemului flexibil de prelucrare.Abordarea pas cu pas a implementării noului sistemul informaţional, va aduce cele mai bune rezultate.

Noul sistem informaţional este avizat de conducerea firmei după care este transmis compartimentului respectiv pentru a fi pus în practică.

Compartimentul vânzări va lua la cunoştinţă cele menţionate, urmând să pună în aplicare aceste decizii luate de conducere.

Etapele implementării sunt:

Conştientizarea conducerii de necesitatea implementării unui SI

Pregătirea personalului Efectuarea unui studiu pentru determinarea cerinţelor noului soft

Planificarea implementării, alocare de resurse

Evaluarea implementării la fiecare pas Stabilirea deficienţelor semnalate Comandarea softului la o firma specializată

Testarea softului în paralel cu celălalt

Dacă rezultatele sunt pozitive se va trece la instruirea personalului pentru folosirea

programului