Sistemul Informational Contabil Al Intreprinderii Moderne Mioara

INSTITUTUL DE STUDII EUROPENE „” – IAŞIDEPARTAMENTUL DE ŞTIINŢE ALE ACŢIUNII

ŞTIINŢE ECONOMICE

SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL AL ÎNTREPRINDERII

MODERNE

LUCRARE DE DIPLOMĂ PENTRU OBŢINEREA LICENŢEI ÎN CONTABILITATE ŞI INFORMATICĂ DE GESTIUNE

COORDONATOR:Conf.dr.

AUTOR:

IAŞI, 2007

CUPRINS

INTRODUCERE…………………………………………………………………………… 3

1. SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL AL ÎNTREPRINDERII MODERNE….. 5

1.1. Întreprinderea modernă şi tehnologiile informaţionale…………………………........ 5

1.1.1. Tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii din întreprinderea modernă……... 7

1.1.2. Întreprinderea virtuală şi viitorul ei…………………………………………........ 10

1.2. Sistemul informaţional al întreprinderii moderne……………………………………. 11

1.2.1. Structura sistemului informaţional al unei întreprinderi…………………………. 13

1.2.2 .Evoluţia sistemelor informatice din întreprindere……………………………...... 17

1.3. S.I.C. parte componentă a sistemului informaţional al întreprinderii moderne……… 18

1.3.1. Structura sistemului informaţional contabil în cadrul întreprinderii…………….. 19

1.3.2. Elementele de bază în cadrul S.I.C………………………………………………. 21

1.3.3. Principalele circuite contabile……………………………………………………. 22

1.3.4. Arhitectura sistemului informaţional contabil informatizat……………………… 25

1.4. Caracteristicile viitoarei contabilităţi………………………………………………… 26

1.4.1. S.I.C. al întreprinderii virtuale…………………………………………………… 27

1.4.2. Externalizarea serviciilor din domeniul financiar-contabil………………………. 28

2. UTILIZAREA PRODUSULUI INFORMATIC ÎN DOMENIUL CONTABILITĂŢII........ 29

2.1. Concepte specifice produselor informatice…………………………………………... 29

2.2. Tipuri de aplicaţii informatice în cadrul S.I.C……………………………………….. 32

2.3. Cerinţe şi criterii ale Ministerului de Finanţe………………………………………... 39

3. EVALUAREA PRODUSELOR INFORMATICE……………………………………… 45

3.1. Modele de elaborare a produselor informatice……………………………………… 45

3.2. Activităţi specifice elaborării produselor informatice……………………………….. 47

3.3. Calitatea produselor informatice……………………………………………………... 49

4. STUDIU DE CAZ PRIVIND EVALUAREA PRODUSULUI INFORMATIC PENTRU CONTABILITATE ŞI GESTIUNE, WinMENTOR……………………………. 53

4.1. Prezentare generală WinMENTOR……………………………………………………. 54

4.2. Studiu de caz privind evaluarea produsului informatic în bază MENTOR……………. 61

4.3. Diagnosticul rezultat în urma analizei produsului informatic…………………………. 62

CONCLUZII………………………………………………………………………………... 68

BIBLIOGRAFIE……………………………………………………………………………. 69

2

INTRODUCERE

Din totdeauna a existat şi va exista o discrepanţă între teorie şi practică. Astfel

teoreticienii sunt aspru criticaţi de practicieni că nu se apleacă asupra practicii, în timp

ce practicienii nu “văd” mai încolo de domeniul lor de competenţă, chiar dacă ei sunt

şi experţi. În ceea ce priveşte contabilitatea, i se reproşează că nu este flexibilă, că nu

este receptivă la nou, că nu oferă informaţii credibile şi la momente oportune etc.

La fel ca în oricare alt domeniu şi în cazul contabilităţii adevărul este undeva la

mijloc; atât teoreticienii cât şi practicienii se caută unii pe alţii şi toate acestea datorită

banilor şi a respectului în cadrul profesiei.

Avalanşa informaţională la care suntem astăzi martori nu ocoleşte sistemul

informaţional contabil al întreprinderii moderne. Acesta este motivul pentru care

am considerat să prezentăm pe parcursul primului capitol care sunt tendinţele în planul

tehnologiilor informaţionale şi de comunicaţii, care sunt influenţele asupra profesiei

contabile şi asupra sistemului informaţional contabil, precum şi viitorul profesiei într-o

societate global informaţională.

La începutul anilor ’70, după scăderea considerabilă a preţurilor la

echipamentele electronice, contabilitatea a construit un domeniu deosebit de receptiv

la aplicarea informaticii în întreprinderi. Avem în vedere chiar denumirea EAM-urilor

(Electronical Accounting Machine) special concepute pentru contabilitatea

întreprinderii. Astăzi nu exista organizaţie care să nu folosească un produs informatic

pentru contabilitate, datorită multitudinii de probleme de rezolvat, a preţurilor

accesibile şi nu în ultimul rând a interesului manifestat pentru o informaţie contabilă

de calitate şi la timp. De aceea, având în vedere actualitatea acestui subiect, utilizarea

produselor informatice în domeniul contabilităţii constituie cel de-al doilea capitol

al lucrării.

Evaluarea tehnică şi profesională a produselor informatice constituie cel de-

al treilea capitol, în care analizăm problemele structurii interne a unui sistem

informatic, a evaluării calităţii şi evaluării profesionale a produselor informatice ca

active necorporale. La prima vedere, acest capitol pare să nu aibă legătură cu profesia

contabilă. Totuşi, există o legătură indirectă deosebit de evidentă, deoarece majoritatea

profesioniştilor contabili au calitatea de evaluatori, ceea ce înseamnă că ei trebuie să

fie pregătiţi şi pentru evaluarea activelor necorporale de natura produselor informatice

şi a modului de organizare a sistemelor informaţionale contabile.

Conţinutul acestui capitol este cu atât mai important, cu cât întreprinderea

dezvolta produse informatice pentru utilizatori interni şi externi, sprijinindu-i pe cei

3

care vor să se familiarizeze cu antecalculaţiile utilizate de întreprinderi pentru

dezvoltarea de produse informatice pentru nevoi proprii şi pentru alţi beneficiari.

Aceste trei capitole constituie prima parte a lucrării, intitulate Teoria

produselor informatice şi, după cum se observă, oferă o imagine de ansamblu asupra

celor ce se întâmplă în sistemul informaţional contabil al întreprinderii moderne,

asupra utilizării produselor informatice în domeniul contabilităţii şi asupra evaluării

sistemelor şi produselor informatice.

Partea a doua a lucrării reprezentând capitolul al IV-lea este rezervată practicii

privind studiul calităţii exploatării produsului informatic în bază MENTOR.

Pentru aceasta am ales sa dezvoltăm mai mult atât modulele principale ale

programului WinMENTOR, cât şi pe cele secundare (unele dintre ele fiind în stadiul

de dezvoltare), făcând un studiu la 32 de entităţi economice, pentru a afla gradul de

satisfacere a fiecărei entităţi în parte privind produsul informatic.

În ceea ce priveşte componenţa programului WinMENTOR am constatat că

acesta a evoluat şi s-a extins tot mai mult în ultimul timp, acesta constituind un aspect

favorabil atât pentru utilizatorii programului, cât şi pentru deţinătorii acestui program.

Cu alte cuvinte, în încheiere, o caracterizare rapidă a acestui program, făcută în

câteva cuvinte, este următoarea: complet, corect, prietenos şi facil.

Mulţumim pe această cale firmei TH Junior SRL Iaşi, realizatoare a

programului WinMENTOR.

4

CAPITOLUL 1.SISTEMUL INFORMAŢIONAL CONTABIL

AL ÎNTREPRINDERII MODERNE

Întreprinderea modernă şi sistemul său informaţional contabil constituie

subiecte care sunt dezbătute deosebit de aprins în literatura de specialitate actuală, ca

urmare a faptului că exista două direcţii opuse de acţiune, şi anume: dorinţa

întreprinderii de a se ralia curentului globalizării informaţionale pe de o parte, iar pe

alta, cerinţele restrictive impuse de ştiinţa şi practică contabilă în domeniu.

Aparent, se poate crede că multe din sarcinile şi funcţiile contabilităţii clasice au

fost transferate sistemului informatic, ajungându-se în final la un aşa-numit sistem

informaţional contabil modern.

Totuşi, abia acum se poate face o deosebire clară între partea de tehnică

contabilă şi cea de ştiinţă a contabilităţii, datorită întreprinderii sistemului informatic

între acestea. De asemenea, acum se pot lăsa pe seama calculatorului toate aspectele ce

fac din contabilitate o tehnicş, prin dezvoltarea unor programe informatice care să

cuprindă toate regulile, procedurile, metodologiile şi tehnicile necesare obţinerii

conturilor anuale şi a informaţiilor financiar-economice despre o entitate economică,

pentru ca un grup restrâns de persoane să se poată ocupa de latura ştiinţifica a acesteia.

1.1. Întreprinderea moderna şi tehnologiile informaţionale

În contextul evoluţiilor tehnologice analizate anterior, întreprinderea, verigă de

baza în lanţul valoric, trebuie să-şi desfăşoare activitatea astfel încât să-şi atingă

obiectivele şi să obţină şi profit sub diferite forme. O astfel de întreprindere nu poate fi

decât modernă.

Caracteristicile întreprinderii moderne

În momentul de faţa exista o multitudine de factori importanţi pentru

supravieţuirea economică. Între aceşti factori, cei mai importanţi sunt: tehnologiile

informaţionale, schimbările politice, schimbările din mentalitatea clienţilor, interesele

diferitelor organisme profesionale şi sindicale, terorismul internaţional etc.

Dacă întreprinderile existente trebuie să accepte să supravieţuiască în acest

mediu global informaţional ele trebuie să satisfacă următorul set de caracteristici:

flexibilitate, deschidere, receptivitate la integrare şi la globalizare şi inteligism.

5

Lansat la începutul anilor ’80, conceptul de flexibilitate organizaţională1 se

întemeiază pe noţiunile de vulnerabilitate şi adaptabilitate a acesteia. Astfel, prin

uşurarea accesului la noile tehnologii informaţionale se constată că întreprinderile

devin mai puţin vulnerabile şi mai uşor adaptabile la schimbările mediului economic în

care îşi desfăşoară activitatea.

Receptivitatea la integrare şi la globalizare trebuie să fie caracteristica unei

întreprinderi ce doreşte să se impună prin produse şi prin rezultate. Tendinţa

actuala o reprezintă integrarea întreprinderii în structuri de producere şi promovare

de noi produse tot mai complexe. Globalizarea este tendinţa actualei societăţi ce se

manifestă prin intermediul schimbului rapid de informaţii realizat prin tehnologii tot

mai avansate, între care se numără Internetul, Intranetul şi Extranetul.

În aceste condiţii, consecinţa principală, din punctul de vedere al întreprinderii,

constă în globalizarea pieţelor la care are aceasta acces. Prin urmare, singura soluţie

care îi rămâne unei întreprinderi, pentru a putea crea valoare si profit, este adaptarea

la globalizare.

Receptivitatea la globalizare impune întreprinderilor să-şi redefinească

obiectivele şi sistemul de priorităţi prin prisma următoarelor aspecte:

mărirea responsabilităţii întreprinderilor în privinţa problemelor de mediu,

atât prin prisma indicatorilor de performanţă, cât şi prin cea a echilibrului ce

trebuie păstrat;

conducerea întreprinderilor moderne trebuie să se realizeze etic şi

transparent, cu respectarea drepturilor umane, a libertăţilor politice şi

economice, toate pe fondul asigurării conservării planetei;

asigurarea unui echilibru între interesele pe termen lung şi cele pe termen

scurt ale acţionarilor, ale întreprinderii şi ale partenerilor de afaceri;

folosirea unui management profesional, a inovaţiei tehnologice în domeniu

şi a competitivităţii;

implicarea întreprinderilor în rezolvarea problemelor cheie ale societăţii prin

cooperarea cu diferite organisme guvernamentale sau non-guvernamentale.

În urma celor prezentate mai sus, rezultă că întreprinderea reprezintă un sistem

deosebit de complex, cu componente funcţionale diverse, aflate într-o interdependenţă

continuă, reprezentate în mod unitar în raport de mediul economic.

1.1.1. Tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii

din întreprinderea modernă

1 Malone, T., Smith, S., Tradeoffs in designing organisations: implications for new forms of human organizations and computer systems, Center for Information Systems Reaserch, Mussachusset Institute of Technologies, march, 1984.

6

INTERNET-ul reprezintă principala tehnologie informaţională a viitoarei

societăţi. Definit ca o reţea a tuturor reţelelor, acesta a revoluţionat şi a dinamizat toate

activităţile economice dintr-o întreprindere, a stat şi stă în continuare la baza tuturor

tehnologiilor informatice. Acesta are la baza reţele de calculatoare dispersate la nivel

mondial în toate colturile lumii, care comunică între ele prin intermediul unui protocol

(Internet Protocols - IP) uşor de recunoscut, indiferent de tipul echipamentelor

(calculatoare) şi al sistemului de operare utilizat.

Iată câteva aplicaţii care s-au dezvoltat pe baza Internet-ului: Intranet-ul,

Extranet-ul, groupware-ul2, EDI3 internet, poştă electronică, e_marketing, e_learning,

discuţii pe Internet, comerţ electronic, conectări la distanţă, telefonie, videoconferinţe,

universuri virtuale, captare de programe radio-tv etc.

Recunoaşterea optică a caracterelor (Optical Character Recognition).

Această tehnologie este utilizată în operaţiile de digitizare a datelor de tip text. În scop

comercial, aceasta tehnologie se foloseşte pe scară largă în magazine pentru citirea

codurilor de bare de pe diferite produse. În felul acesta se află informaţii cu privire la

denumire, preţ, raion de vânzare, taxe aferente (TVA, accize), termen de valabilitate,

producător etc. Dacă la aceste informaţii adăugăm data vânzării, casa şi vânzătorul,

precum şi cumpărătorul, atunci obţinem o imagine completă asupra actului de vânzare-

cumpărare. Toate aceste informaţii se transfera serverului central pentru înregistrarea

contabilă, pentru luarea unor decizii etc.

Bancomatele (Automat Teller Machine - ATM) reprezintă tehnologia

informatică şi de comunicaţii prin care cadrul bancar este identificat şi poate fi folosit

pentru retragerea unei sume de bani sau efectuarea unor plăţi în conturi predefinite.

Sistemele electronice de realizare a întâlnirilor. Prin intermediul acestei

tehnologii se facilitează întâlnirea virtuală a membrilor unei comunităţi sau ai unei

echipe cu diferite prilejuri, cum ar fi: conferinţe, luarea unei decizii, simple discuţii

video etc. Această tehnologie constă în digitizarea secvenţelor audio şi video,

compresia, criptarea, transmiterea, decriptarea, decompresia şi vizualizarea acestora cu

o viteza foarte mare folosind infrastructura de baza – INTERNET-ul.

Gestiunea electronică a documentelor şi lucrul în medii colaboraţioniste

(groupware). Prezentăm cele două tehnologii informatice şi de comunicaţii în acelaşi

grup, deoarece lucrul în medii colaboraţioniste presupune lucrul cu documente în

format electronic folosind un soft special care conţine absolut toate componentele

pentru lucrul de birou la care se adaugă şi componenta de transmitere a coechipierilor.

2 Lucrul colaborativ3 Electronic Data Interchange ( Schimbul de date in mediul informatizat). Pentru detalii privind EDI vezi Dumitru, F., Op., pp. 70 – 71. şi Georgescu, M., Piaţa în tranziţie. Tranzacţia în piaţă, Sedcom Libris, Iaşi, 2002, pp 235 – 236.

7

Inteligenţa artificială şi aplicaţiile ei. Această tehnologie reuneşte un

mănunchi de aplicaţii ce vor cunoaşte o extindere deosebit de mare în viitorul apropiat.

În categoria aplicaţiilor specifice inteligenţei artificiale sunt incluse: sistemele

inteligente, recunoaşterea formelor, recunoaşterea şi înţelegerea vorbirii, robotica,

rezolvatoarele generale de probleme, învăţământul asistat de calculator şi prelucrarea

limbajului natural.

Calitatea unui sistem inteligent depinde în cea mai mare măsura da calitate a

cunoaşterii înmagazinate şi de modul în care se fac raţionamentele.

Pentru domeniul economic, trăsătura esenţiala o constituie faptul că majoritatea

activităţilor pe care le desfăşoară un entitate economică au caracter rutinier şi sunt

realizate de calculatoare prin intermediul produselor informatice generalizate.

Principalele avantaje ale utilizării sistemelor inteligente în aceste condiţii sunt

următoarele:

Ajutorul oferit echipei manageriale în luarea şi justificarea unor decizii;

Experienţa structurată şi reprezentată pe care o conţin aceste produse în baze

de cunoştinţe

Depozitarea şi accesul imediat la cunoaşterea acumulată;

Disponibilitatea acestor sisteme de a rezolva orice problema în oricare

moment;

Însoţirea unor experţi umani sau chiar înlocuirea acestora;

Costuri mai mici pentru entitate economică etc.

În categoria sistemelor inteligente sunt incluse: sisteme neuronale artificiale,

sisteme inteligente bazate pe algoritmi genetici, sistemele fuzzy, sistemele expert şi

sistemele inteligente hibride. După cum se constată, sistemele expert reprezintă o

categorie aparte de sisteme inteligente şi sunt cele mai utilizate în domeniul financiar

contabil.4

Sistemele expert reprezintă “programe concepute pentru a raţiona în scopul

rezolvării problemelor pentru care, în mod obişnuit, se cere expertiză umana

considerabilă”5. Structura unui sistem expert constă într-o baza de cunoştinţe, un

motor de inferenţe şi o interfaţă de dialog cu utilizatorul. La rândul său, o baza de

cunoştinţe este formată dintr-o baza de reguli şi o baza de fapte, care vor fi parcurse de

către motorul de inferenţe în etapa realizării raţionamentelor.

4 Pentru amănunte referitoare la celelalte categorii de sisteme inteligente vezi And one, I., Op. cit., p. 16-23, And one, I., Tugui, Al., Sisteme inteligente în management, contabilitate, finanţe-bănci şi marketing, Editura Economică, Bucureşti, 1999, p. 25-31, And one, I., Tugui, Al., Baze de date inteligente în managementul firmei, Ed. Dosoftei, Iaşi, 1997, p. 29 şi urm.5 Faigenbaum, E.A., Buchanan, B.B., Lenderberg, J., - On generality and problem solving: A case study using the DENTRAL program, În Meltzer, B., Michie, D., Editors, Machine Intelligence, 6, 1771, Edinburgh University Press, Edinburgh, U.K., p. 18, conf. And one, I., Tugui, Al., Sisteme inteligente în management, contabilitate, Finanţe-bănci şi marketing, Editura Economică, Bucureşti, 1999, p. 37.

8

Avantajul principal al acestor sisteme este acela că tehnologia lor este cea mai

utilizată şi cea mai dezvoltată comparativ cu celelalte categorii de sisteme inteligente.

Aşa cum rezultă şi din figura 1.3., o asemenea structură oferă posibilitatea

cuplării sistemelor inteligente cu sistemele de baze de date sau cu componenta

hipermedie în scopul obţinerii unor sisteme de sprijinire a deciziei de mare

performanţă. Strategia actuală de integrare se referă la cuplarea tehnologiei hipermedia

şi a tehnologiei sistemelor expert într-o interfaţă pentru aplicaţiile cu baza de date şi

programele de calcul tabelar, pentru obţinerea unor rezultate mai bune în management,

deoarece componenta hipermedia oferă cel mai rapid acces la informaţie şi, implicit,

cea mai buna eficienţă pentru utilizator.

Figura 1.1. Arhitectura generala şi interfeţele unui sistem expert

Calculatoare Web

Utilizând internetul, WWW a stipulat apariţia altor generaţii de calculatoare de

reţea pentru utilizatori, telecalculatoarele, calculatoarele TV ataşate telefonului şi

televizoarelor. Aceste calculatoare utilizează reţele şi interfeţe deja existente pentru a

spori capacitatea telefoanelor şi a televiziunii. Pe termen lung, acestea vor fi echipate

cu toate dispozitivele de comunicaţii, incluzând calculatoarele şi telefoanele mobile.

Ţinând seama de situaţia actuală, când există sisteme de operare şi aplicaţii care

permit adresarea verbala, credem că, până în 2010, intrările şi ieşirile de date realizate

pe cale vocala vor fi omniprezente şi disponibile pentru orice sistem electronic.

1.1.2. Întreprinderea virtuală şi viitorul ei

9

Prin întreprinderea virtuală înţelegem un grup de întreprinderi care decide să

formeze o comunitate virtuală, adică platforme ce permit partajarea în comun a

informaţiilor despre membrii grupului. Există şi situaţii de întreprinderi care se

adresează clienţilor prin intermediul Internet-ului, ceea ce face din ea tot o

întreprindere virtuală.

Un exemplu concret de grupuri întreprinderi care formează comunităţi virtuale îl

constituie piaţa extrabursieră RASDAQ, în care se întâlnesc toate societăţile de valori

mobiliare pentru a tranzacţiona titluri de valori.

De regula, o asemenea întreprindere virtuală se constituie pe lanţul valoric:

furnizori – producători - clienţi. Schema unei asemenea întreprinderi virtuale se

prezintă in figura 1.2.

Figura 1.2. Modul de organizare a mai multor întreprinderi într-o întreprindere

virtuală.

Într-o întreprindere virtuală delimităm: întreprinderea celulă, adică

întreprinderea care întra în grup şi care îşi pun la dispoziţia reţelei virtuale o parte sau

întreg sistemul informaţional propriu, reţeaua virtuală, care nu este proprietatea nici

unei întreprinderi-celule şi drepturi de acces în reţea.

Principalele particularităţi ale unei asemenea întreprinderi virtuale

constau din:

10

un raport important la realizarea activităţii din partea tehnologiilor

informaţionale;

lucrul în comun la distanţe foarte mari;

modalitatea de organizare pe proiect, sub forma unei reţele în care

structurile orizontale sunt evitate;

mare încredere din partea întreprinderilor participante;

partajare şi o exploatare eficientă a informaţiilor;

lipsa unor frontiere fizice în lanţul valoric;

derularea unor servicii de calitate sporită;

reducerea unor costuri;

eliminarea intermediarilor dintre producător şi consumator, cu obţinerea în

final a prosumatorului;

păstrarea interdependenţei fiecărui participant în reţea;

de cele mai multe ori, asemenea întreprinderi dispun de active necorporale

la valori mari, în comparaţie cu cele corporale care pot fi nesemnificative;

gradul de lichiditate trebuie să fie ridicat;

clienţii întreprinderii virtuale pot să nu se întâlnească niciodată cu angajaţii

acesteia;

viteza de circulaţie a valorilor tranzacţionate este foarte mare.

1.2. Sistemul informaţional al întreprinderii moderne

În condiţiile societăţii informatizate, o întreprindere modernă nu poate

supravieţui fără să dispună de informaţii în timp real, provenite atât din interiorul, cât

şi din exteriorul său. Sarcina de colectare, prelucrare, stocare şi furnizare a

informaţiilor şi cunoştinţelor revine sistemului informaţional al unei întreprinderi.

Drept urmare, din punct de vedere informaţional, o întreprindere modernă trebuie să

fie cuplată la cele mai moderne tehnologii informaţionale şi de comunicare ale

momentului la care ne raportăm.

Aspecte de ordin conceptual

Prin sistem informaţional înţelegem un ansamblu de resurse materiale şi

financiare care utilizează tehnologiile informaţionale pentru a culege, prelucra, stoca,

regăsi, transmite şi vizualiza informaţiile utilizate în procesele ce au loc în perimetrul

unei întreprinderi. Atunci când ne referim la procesele economice care au loc într-o

întreprindere, vorbim de sistem informaţional economic.

11

Din punct de vedere economic, întreprinderea reprezintă entitatea de baza

creatoare de valori în cadrul unei economii naţionale. În concepţie sistemică,

întreprinderea este considerată ca fiind un sistem deschis de intrări, cu

procese/prelucrări, cu ieşiri şi cu un sistem propriu de autocontrol. Specialistul francez,

J.-G. Merigot caracterizează întreprinderea ca fiind:

realitate ce se prezintă sub forme diferite şi în continuă mişcare, care

este influenţată de domeniul de activitate, de mărimea acesteia, de forma

juridică etc.;

realitate vie, datorată faptului că este creată, menţinută în viaţă prin

funcţiile sale fundamentale, că se dezvoltă şi cunoaşte dificultăţi ce pot să o

ducă la faliment;

realitate multidimensională, prin faptul că este un centru de producţie şi

de repartiţie a veniturilor, un loc de muncă şi de acţiune în comun şi o reţea

de relaţii complexe cu mediul său;

realitate unitară, adică un întreg cu propria sa identitate.6

Alţi autori francezi, P. Lauzel si R. Teller, definesc întreprinderea ca fiind “o

grupare umană ierarhizată, care pune în operă mijloace intelectuale, fizice şi

financiare pentru extragerea, transformarea, transportarea şi distribuirea bogăţiei

sau producerea de servicii, în conformitate cu obiectivele definite de o echipă de

conducere ce face să se intervină în vederea motivării profitului şi utilităţii sociale.

În literatura de specialitate7 se consideră noţiunea de sistem informaţional ca

fiind de dată recenta (sfârşitul anilor ’60 – începutul anilor ‘70) şi ca rezultat al

dezvoltării informaticii de gestiune şi a construirii sistemelor automatizate. De aceea,

în ultimul timp se discută despre sisteme informaţionale de gestiune/administrare.

În acest sens, este necesar să se definească conceptul de proces de

gestiune/administrare, care presupune un ansamblu de activităţi ordonate în timp, în

scopul asigurării unei bune funcţionări a întreprinderii.

Structura unui sistem informaţional presupune existenţa unei baze materiale , a

unor proceduri/aplicaţii specializate şi a unui personal specializat.

Funcţiile sistemului informaţional sunt analizate din punct de vedere al activităţilor

derulate pentru crearea, depozitarea, tratarea datelor şi transmiterea informaţiilor.

Finalitatea unui sistem de informare constă în faptul că membrii unei

organizaţii sunt ajutaţi în realizarea şi evaluarea sarcinilor lor. Cu alte cuvinte, se obţin

informaţii care sunt necesare pentru realizarea activităţilor operaţionale şi

administrarea eficientă a resurselor.

6 Merigot, J.-G., Qu’est-ce-que l’entreprise? , Encyclopédie du management, Tome I, Vuibert, 1992, conf. Greniei, C., Bonnebouche, J., Systéme d’information comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 13.7 Grenier, C., Bonnebouche, J., Systéme d’informations comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 21.

12

În conceperea şi realizarea unui sistem informaţional se disting două niveluri:

nivelul conceptual şi nivelul operaţional. La nivel conceptual se urmăreşte înţelegerea

a ceea ce este de făcut, în timp ce la nivel operaţional trebuie să se urmărească

aspectele tehnice de realizare a obiectivelor stabilite la nivel conceptual.

1.2.1. Structura sistemului informaţional al

unei întreprinderi

Din punct de vedere organizaţional, o întreprindere poate fi structurată după

una din următoarele logici: ierarhic-piramidală. ierarhic-funcţională, funcţională, pe

centre de venituri, geografic, matricială, în reţea8 şi conglomerat.9

Cu alte cuvinte, un sistem informaţional este definit ca o combinaţie organizată

de oameni, echipamente, programe, reţele de comunicaţii şi resurse de date care

colectează, transformă şi distribuie informaţii într-o organizaţie.10

În acelaşi sens, Daniel Boussard (şi colab) consideră întreprinderea ca fiind

rezultatul interacţiunii a trei subsisteme : operaţional, de conducere şi informaţional ..

(vezi figura 1.3.)

Figura 1.3. Viziunea sistematică asupra întreprinderii (Prelucrare după Boussard, D.,

Eglem, J.Y., ş.a., Les mécanismes de l’entreprise, Montchrestien, Paris, 1990, p. 10)

Cu alte cuvinte, sistemul informaţional al întreprinderii reprezintă acel

ansamblu de mijloace tehnice şi informaţionale orientate/specializate în colectarea,

8 Labourdette, A., Les économistes face â la théorie des organisations, RFG, nr. 96/93, Nov-Dec., p. 23; Oprean V. ş.a., Structuri organizatorice de piaţă, în Tribuna Economică, nr. 34/1992, p. 8; Bratu, I., Structurile organizatorice – tipologii vechi, noi, şi … adaptate, în Tribuna Economică nr. 28/1993, p. 27.9 Nica, P., Prodan, A., Iftimescu, A., Management, Editura Sanvialy, Iaşi, 1996, p. 247.10 O’Brien, J.A., Op. cit., P. 9.

13

procesarea, stocarea, accesarea şi transmiterea datelor şi informaţiilor despre procesele

ce au loc în perimetrul unei întreprinderi.

Definirea unui sistem informaţional este strâns legată de conceptul de proces şi,

în mod direct, de cel de activitate. C. Grenier şi J. Bonnebouche11 definesc procesul ca

fiind un ansamblu de activităţi care se derulează succesiv sau simultan pentru a

produce un rezultat cu o anumită valoare pentru un client.

Figura 1.4. Structura funcţională a sistemului informaţional din întreprindere

Organizaţiile pot fi considerate ca un sistem care tratează fluxuri materiale şi

fluxuri informaţionale, în vederea atingerii obiectivelor impuse de obiectul de

activitate.

Am văzut că prin sistem informaţional înţelegem un ansamblu de fluxuri

informaţionale, de operaţii care le presupun şi de mijloace puse în operă pentru a le

obţine, prelucra, stoca sau transmite, oricare ar fi natura acestor mijloace.

În condiţiile în care mijloacele şi instrumentele de tratare sunt de natura

calculatoarelor, iar resursele umane au cunoştinţe limitate sau în acest domeniu, atunci

avem un sistem informatic ce este inclus sistemului informaţional.

Natura precisă a fluxurilor schimbate cu mediul depinde de finalitatea acţiunilor

desfăşurate în organizaţie şi de opţiunile sale strategice luate, cum ar fi: gama de

11 Grenier, C., Bonnebouche, J., Systéme d’information comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 16-17.

14

produse, piaţa servită, canale de distribuţie, alegeri/variante tehnologice, structuri

financiare, surse de finanţare etc.

Fiecare din fluxurile de natură materială sunt preluate în interiorul sistemului

informaţional al organizaţiei de către subsistemele care asigură funcţiuni specifice.

Fiecare dintre ele pot, la rândul lor, să fie descompuse în alte subsisteme. Acesta este

motivul pentru care vom folosi, în cele ce urmează, pentru subsistem notaţia de sistem.

Sistemul logistic şi de producţie

Acest sistem stă la baza dezvoltării continue a activităţii dintr-o organizaţie. În

acest sens, sistemul logistic şi de producţie are ca obiectiv asigurarea continuă în

prelucrarea fluxurilor de stocuri care vin de la furnizori şi până la distribuirea lor către

clienţii întreprinderii. Sistemul logistic propriu-zis asigură aprovizionarea unităţilor de

producţie, logistica producţiei, depozitarea în depozite de produse finite şi

semifabricate şi distribuţia fizică până clienţi.

Principalele operaţii desfăşurate în cadrul sistemului logistic şi de producţie pot

fi structurate astfel:

primirea comenzilor;

centralizarea şi prelucrarea comenzilor;

dispozitive de livrare – livrarea produselor/prestarea serviciilor;

pregătirea documentelor de transport;

facturarea;

gestiunea stocurilor de produse finite;

calculul necesarului de produse, subansamble, piese, materii prime ş.a.;

elaborarea planului de producţie pe unităţi de producţie;

lansarea în fabricaţie;

gestiunea stocurilor de materii prime şi materiale;

comenzi date furnizorilor;

raportări către sistemul de marketing;

raportări către contabilitate;

statistica vânzărilor etc.

Sistemele informaţionale asociate acestei funcţii privesc execuţia operaţiilor,

gestiunea lor şi crearea de mijloace logistice şi de producţie.

Sistemul de marketing

Acest sistem asigură mai multe funcţii, după cum urmează:

studiul pieţelor;

conceperea produselor;

stabilirea politicii de comercializare a produselor;

desfacerea produselor pe o piaţă;

stabilirea canalelor de distribuţie.

15

Sistemul financiar – contabil

În cadrul acestui sistem se pot distinge trei categorii de operaţii, şi anume:

operaţii ce caracterizează activitatea de exploatare, operaţii cu caracter financiar şi

operaţii cu caracter excepţional. De asemenea, în cadrul sistemului financiar-contabil

distingem două componente informaţionale: sistemul de prelucrări şi sistemul de

analiză financiară.

C1. Prelucrări contabile

Sistemul informaţional contabil se raportează la operaţiuni specifice celor două

categorii de operaţii care, în final, se orientează spre fluxuri şi stocuri de bani, de

creanţe şi datorii. Se pot delimita aici:

operaţiuni cu conturi clienţi: apariţie, decontare, regularizare;

operaţiuni cu conturi furnizori: apariţie, decontare, regularizare;

contabilitatea generală: stabilirea contului de rezultat şi a bilanţului pe baza

informaţiilor preluate de la alte sisteme;

contabilitatea analitică, care permite determinarea costului, a modului de

realizare a încasărilor şi a plăţilor pe fiecare centru de venit şi cheltuială.

C2. Analiza financiară

Sistemul de analiză financiară este cel ce pune la dispoziţia sistemului de

control şi gestiune strategică informaţii de natură contabilă prelucrate în vederea

obţinerii de indicatori economico-financiari necesari în realizarea diagnosticului

financiar.

Tot acest sistem furnizează analize necesare luării unor decizii de natură

financiară, cum sunt:

realizarea de investiţii prin analiza şi evaluarea proiectelor de investiţii din

punct de vedere financiar (rata internă de rentabilitate – RIR, valoarea

actuală netă - VAN);

evaluarea financiară a partenerilor de afaceri prin diagnostic financiar

adecvat;

realizarea de analiză şi simulări prin analiza factorială a indicatorilor

aferenţi;

colaborarea la realizarea de studii de caz (planuri de afaceri, studii de piaţă

etc.).

Din punct de vedere al analizai financiare, interesează, în acest scop,

următoarele categorii de indicatori:

INDICATORI DE ANALIZĂ

INDICATORI DE STRUCTURĂ

INDICATORI DE ECHILIBRU

- Indicatori ai fondului de rulment

16

- Indicatori ai trezoreriei

INDICATORI DE GESTIUNE

- Viteza de rotaţie a capitalurilor;

- Viteza de rotaţie a stocurilor;

- Viteza de rotaţie a creanţelor şi datoriilor de exploatare.

INDICATORI DE RENTABILITĂŢI

EVALUAREA RENTABILITĂŢII

Sistemul de gestiune a personalului

Gestiunea personalului implică, pe de o parte, prelucrarea receptivă pentru

efectuarea plăţilor şi, pe de altă parte, stabilirea bazei de date privind personalul şi

posturile de lucru care să permită facilitarea viitoarelor prelucrări, efectuarea de

cercetări sau de simulări cu privire la posibilele influenţe.

Sistemul de planificare, control şi gestiune strategică

Ideea principală ce stă la baza fiecărei activităţi şi sistem de informare aferent

constă în faptul că aceasta presupun activităţi de planificare şi de control.

Instrumentele principale de lucru sunt bugetele şi planificările activităţilor pe

termen mijlociu şi lung elaborate de celelalte sisteme şi coroborate într-un buget

general la nivelul entităţii economice. Pe baza acestor informaţii se realizează controlul

încadrării subsistemelor în termenele şi cheltuielile prevăzute, precumm şi analiza

abaterilor de la aceste prevederi.

Acest sistem primeşte informaţii şi rapoarte de la toate celelalte subsisteme şi le

stabileşte strategia şi obiectivele de atins.

1.2.2. Evoluţia sistemelor informatice din întreprinderi

Tendinţe posibile în informatica de gestiune

Se desprind, în principiu, următoarele tendinţe principale în informatica de

gestiune pentru viitorii ani:

Într-o primă perioadă se va constata o extindere a domeniului aplicativ specific

informaticii de gestiune, prin acoperirea a 90-95% din sarcinile posibile de

informatizat, în timp ce un procent de 4-4,5% vor fi activităţi susţinute de procesoarele

de texte. Diferenţa de 0,5-1% vor fi activităţi greu de formalizat şi vor consta în luarea

de notiţe, anumite înregistrări statistice pentru gestiunea proceselor industriale,

expertize ultra-specializate în care factorul uman are o pondere însemnată, anumite

activităţi artistice, domenii în care există o reticenţă a specialiştilor în utilizarea

calculatorului etc.;

Dotarea proceselor industriale cu senzori ultra-specializaţi va duce la

17

informatica de gestiune în timp real, care să ofere informaţii oportune altor

sisteme din cadrul organizaţiei;

Utilizarea pe scară largă a aplicaţiilor inteligente;

Dezvoltarea bazelor de cunoştinţe ale întreprinderii inteligente;

Integrarea pe verticală şi orizontală a aplicaţiilor specifice domeniului

gestiunii cu domeniul tehnic, organizatoric şi de conducere.

1.3. Sistemul informaţional contabil parte componentă a

sistemului informaţional al întreprinderii moderne

Atunci când se discută despre sistemul informaţional al unei întreprinderi, de

fapt, se vorbeşte despre un ansamblu de sisteme informaţionale. După cum am

prezentat şi în paragraful precedent, sistemul informaţional contabil (SIC) este unul

dintre cele cinci sisteme ale unei întreprinderi. Putem spune că SIC este cel mai extins

din toate subsistemele informaţionale ale întreprinderii, ca urmare a volumului mare de

informaţii de natură contabilă (peste 40%), iar în plus SIC ocupă un loc central în

cadrul sistemului informaţional. Astfel, literatura de specialitate relevă faptul că peste

80% din informaţia care circula în cadrul sistemului informaţional al unei organizaţii

este de natură economică, iar din acesta 47% este de natură contabilă.12

Sistemul informaţional contabil se defineşte ca fiind “un set de resurse umane şi

de capital dintr-o organizaţie, care se ocupă cu pregătirea informaţiilor contabile şi,

de asemenea, de informaţiile obţinute prin colectarea şi prelucrarea tranzacţiilor

economice. Aceste informaţii sunt făcute disponibile tuturor nivelurilor conducerii

pentru realizarea planificării şi a controlului activităţilor organizaţiilor economice”.13

În consens cu definiţia dată sistemelor informaţionale, definim ca fiind un

ansamblu de mijloace tehnice şi informaţionale orientate/specializate în colectarea,

procesarea, stocarea, accesarea şi transmiterea datelor şi informaţiilor despre

procesele contabile ce au loc în perimetrul unei întreprinderi.

Locul SIC în cadrul sistemului informaţional al unei întreprinderi este prezentat

în figura 1.5. în care legăturile între componente reprezintă:

Prelucrarea informaţiilor din exteriorul şi din interiorul întreprinderii pe baza

de documente;

Prelucrarea şi stocarea informaţiilor prin operaţii specifice ce au la baza documentele

12 Oprea, D., Premisele şi consecinţele informatizării contabilitaţii, Editura Graphix, Iaşi, 1995, p. 14.13 Oprea, D., Oprea, D., p. 31.

18

Figura 1.5. Locul contabilităţii în cadrul sistemului informaţional al unei

întreprinderi14

contabile pe parcursul unei perioade de gestiune, obţinându-se în final situaţiile de

sinteză financiar-contabile;

În timpul perioadei de gestiune au loc schimburi de informaţii între

componentele contabilitate-financiar, între contabilitate-alte compartimente şi între

contabilitate-exterior;

În orice moment organele de control financiar-contabil pot controla şi îndruma

activitatea ce se desfăşoară în SIC;

La sfârşitul perioadei se elaborează situaţiile financiar contabile, care vor

constitui viitoarele ieşiri informaţionale, cu condiţia ca acestea să capete acordul

organelor de control şi decizionale.

1.3.1. Structura sistemului informaţional contabil în

cadrul întreprinderii

Urmare a rolului deosebit de important pa care îl are SIC în cadrul sistemului

informaţional al întreprinderii, în organizarea acestuia este recomandabil să se

14 Ţubui, Al., Locul contabilităţii în cadrul sistemului informaţional economic al întreprinderii, în Tribuna Economică, nr. 17/1993.

19

cunoască principalele componente şi circuite informaţionale specifice, pentru a se

ajunge la obţinerea unor informaţii clare, complete, relevante şi la costuri eficiente.

În cadrul SIC există posibilitatea structurării acestuia folosind diferite criterii.

Un prim criteriu îl reprezintă structura pe cele doua paliere specifice

contabilităţii, caz în care avem:

subsistemul contabilităţii de manageriale/gestiune, care oferă informaţii

contabile utilizatorilor interni;

subsistemul contabilităţii financiare, care oferă informaţii contabile

utilizatorilor externi;

Acest criteriu de structurare este susţinut din punct de vedere teoretic ca în cazul

sistemelor moniste cele două sisteme nu există.15

După criteriul circuitelor contabile ce se pot configura în cadrul SIC vom avea:

componenta cumpărări – vânzării;

componenta încasări – plăţi;

componenta producţie – stocuri – imobilizări;

componenta operaţii diverse.

Dacă avem în vedere criteriul etapelor procesului de producţie, componentele

sunt:

aprovizionare;

producţie;

stocuri;

desfacere;

terţi;

trezorerie.

Putem considera drept criteriu de delimitare în cadrul SIC natura elementelor

patrimoniale, caz în care vom avea:

componenta capitaluri;

componenta imobilizări;

componenta stocuri;

componenta terţi;

componenta trezorerie;

componenta venituri şi cheltuieli;

componenta extra-bilanţieră.

Daca avem în vedere tipul activităţii desfăşurate în cadrul SIC delimităm:

componenta activităţii de exploatare;

15 Facem precizarea că sistemele moniste de contabilitate nu pun la dispoziţie conturi separate pentru contabilitatea de gestiune.

20

componenta activităţii financiare;

componenta activităţii excepţionale.

Desigur că, din toate aceste criterii, multe au caracter teoretic; totuşi considerăm

ca un rol deosebit de important în structura sistemului informaţional contabil pentru o

întreprindere îl are şi mărimea întreprinderii,16 la care adăugăm metoda de tehnică

contabilă practică, precum şi folosirea sau nu a unui produs informatic pentru

contabilitate. În cazul in care se foloseşte un asemenea produs informatic, trebuie să se

ţine cont şi de facilităţile pe care acesta le pune la dispoziţia întreprinderii.

1.3.2. Elemente de bază în cadrul SIC

Din punct de vedere structural, în sistemul contabilităţii delimităm două cadre:

conceptual şi aplicativ.

Cadrul conceptual stă la baza subsistemelor din interiorul cadrului aplicativ şi

cunoaşte la rândul său o împărţire în: subsistemul conceptual cognitiv, care cuprinde

teoriile, principiile, tehnicile şi metodele contabilităţii; subsistemul conceptual

normativ, care cuprinde normele, regulile cu caracter general adoptate de organismul

profesional în contabilitate.

La rândul său, cadrul aplicativ reprezintă o aplicare în practică a cadrului

conceptual ţinând cont de normele specifice fiecărui domeniu.

Cadrul conceptual stă la baza subsistemelor din interiorul cadrului aplicativ. La

rândul său, cadrul aplicativ cunoaşte următoarea descompunere:

Contabilitatea generală sau financiară permite înregistrarea activităţii

economice a unui agent economic în vederea obţinerii conturilor anuale. Contabilitatea

generala constituie un instrument de informare a beneficiarilor externi de informaţii

financiar-contabile. În categoria beneficiarilor externi sunt incluşi: statul, organismele

sociale, partenerii, concurenţa, instituţiile financiar-bancare, investitorii independenţi,

organizaţiile sindicale etc.;

Contabilitatea de gestiune constituie o tehnică de înregistrare şi de tratare prin

intermediul căreia se realizează o analiză şi un control al costurilor în cadrul unei

întreprinderi. Operaţiile de bază constau în reclasări, în regrupări şi în calcule de

repartizare şi sunt aplicate informaţiilor contabile elementare.

Contabilitatea de inflaţie permite retratarea informaţiilor contabilităţii

exprimate în costuri istorice, în costuri curente sau actuale;

Contabilitatea evenimenţială sau a evenimentelor. Acest subsistem vizează

stocarea informaţiilor brute dintr-un anumit domeniu ce se referă la anumite

16 Există multe cazuri când de toate aceste componente ala sistemului informaţional contabil se ocupă un singur om, care rezolvă toate problemele ce pot să apară pe linie contabilă.

21

evenimente din viaţa întreprinderii folosind calculatorul. Cu ajutorul principiilor

contabilităţii se poate obţine un bilanţ pe baza informaţiilor colectate şi prelucrate, fără

intenţia de a le utiliza decât ca sursă de informare adiţională în vederea estimării unor

posibile evenimente viitoare. Contabilitatea previzională sau bugetară se ocupă de

obţinerea unor documente contabile previzionale (cont de rezultat previzional. Bilanţ

previzional) şi a unor planuri şi bugete pornind de la previziuni (trezorerie,

aprovizionare, vânzări etc.). Acest subsistem lucrează cu o “carte-mare previzională”,

în care se înregistrează evenimentele viitoare la data lor de evaluare unde previziunea

le situează.

Contabilitatea ecologică (green accounting) are ca scop obţinerea unui bilanţ

ecologic. Corespunzător celor două părţi bilanţiere vom avea: pentru ACTIV INTRĂRI, iar pentru PASIV IEŞIRI.

Contabilitatea naţională se ocupă de colectarea şi prelucrarea datelor la nivel

macroeconomic în vederea obţinerii indicatorilor macroeconomici.

Pentru o întreprindere, dintre toate aceste subsisteme specializate ale

contabilităţii, interesează în mod deosebit subsistemul informaţional al contabilităţii

financiare şi cel al contabilităţii de gestiune. Primul dintre aceste subsisteme are ca

finalitate publicarea informaţiilor destinate terţilor, inclusiv statul, iar cel de-al doilea

este orientat spre obţinerea de informaţii necesare beneficiarilor interni din

întreprindere. Aceste două sisteme au ca punct de plecare înregistrările aferente

operaţiunilor economice, pe care le interpretează de o manieră complementară.

O caracteristică importantă a SIC constă în faptul că acesta este supus unor

restricţii de natură juridică şi socială, ca urmare a faptului că o parte din informaţiile

contabile stau la baza evaluărilor fiscale în relaţiile cu statul, iar o alta parte din aceste

informaţii se publică pentru utilizatorii externi de informaţii.

Din punct de vedere economic, SIC are ca finalitate o reprezentare valorică a

averii unei întreprinderi, deoarece toate instrumentele contabilităţii au ca singur

obiectiv de a arăta şi de a face vizibile aspecte majore cu privire la realitatea

economică din aceasta. SIC are un caracter normativ şi reglementat, deoarece

contabilitatea are rolul de a asigura desfăşurarea normală a tranzacţiilor, de a produce

informaţii destinate a fi făcute publice pentru acţionari, creditori, salariaţi, furnizori,

clienţi şi organisme fiscale.

1.3.3.Principalele circuite contabile

Organizarea şi funcţionarea normală a SIC constă în parcurgerea, perioadă de

perioadă, a următorului plan cadru de acţiune, care reprezintă, în esenţă, un model de

tratare a datelor contabile.

22

Figura 1.6. Model de prelucrare a datelor contabile

Modul de prelucrare a datelor în cadrul SIC se aplică pentru toate categoriile de

operaţiuni specifice contabilităţii financiare şi de gestiune. Ansamblul de operaţiuni

din cadrul unei perioade de gestiune se grupează în trei circuite principale: de

exploatare, de investiţii şi de finanţare. Fiecărui circuit în parte îi corespund operaţii cu

un grad mai mare sau mai mic de repetabilitate. Schema de lucru pentru aceste operaţii

cu corespondenţă de categorii de elemente patrimoniale.

Circuite contabile specifice operaţiilor de exploatare

În categoria operaţiilor de exploatare sunt incluse cumpărările, vânzările, terţii,

veniturile şi cheltuielile. În cadrul acestor operaţii delimităm următoarele circuite

contabile:

stocuri: achiziţie, transfer, consum, obţinere, vânzare, operaţii speciale;

terţi – furnizori: recepţie, plăţi, compensări, transferări;

terţi – clienţi: facturare, încasare, compensări, transferări;

terţi – personal şi organisme sociale: înregistrări datorii, compensări, plăţi,

operaţii speciale;

terţi – bugetul statului: înregistrări de datorii, compensări, plăţi, operaţii

speciale;

alţi terţi: creare datorie-creanţă, compensări-regularizări, plăţi-încasări,

operaţii speciale;

23

venituri şi cheltuieli: cea mai mare parte apar în contrapartidă la circuitele

contabile de mai sus, iar altele în circuitele contabile de investiţii sau

finanţare.

Circuite contabile specifice operaţiilor de investiţii

Circuitul investiţional se referă la ansamblul de operaţii ce privesc imobilizările

corporale, imobilizările necorporale şi cele financiare. Astfel, operaţiile de investiţii se

referă la acele fapte economico-juridice ce afectează fie în sensul majorării, fie în

sensul diminuării, activele imobilizate ale întreprinderii. În cadrul acestor circuite

delimităm operaţii referitoare la:

active imobilizate: investiţii, cedare, stocare din folosinţă, vânzare, transferuri;

amortizările şi provizioanele aferente activelor imobilizate: constituire,

diminuare, suplimentare, anulare, scoatere din evidenţă.

Circuite contabile specifice operaţiilor de finanţare

Operaţiile de finanţare privesc în mod special structura capitalurilor

întreprinderii prin prisma echilibrului dintre capitalurile proprii şi cele împrumutate,

politica de dividende şi deciziile de finanţare. În aceste condiţii trezoreria este afectată

în mod direct:

de aportul acţionarilor;

de datoriile financiare contractate.

Circuitele contabile avute în vedere sunt cele ce rezultă din analiza surselor de

finanţare, care pot fi din:

capitaluri proprii: Capital, Rezerve, Subvenţii şi Provizioane reglementate;

datorii financiare: împrumuturi obligatare, împrumuturi de la instituţiile

financiar-bancare şi alte împrumuturi.

Pentru fiecare din componentele de mai sus există operaţii specifice ce

formează circuitul capitalurilor proprii, după cum urmează:

Capitaluri proprii: Capital (majorare, diminuare, operaţii speciale), Rezerve

(constituire, diminuare, transfer), Subvenţii (obţinere, transfer), şi Provizioane

reglementate (constituire, diminuare, anulare, suplimentare).

Datorii financiare: împrumuturi obligatare (contractare, rambursare,

răscumpărare, conversie), împrumuturi de la instituţii financiar-bancare (contractare,

rambursare, conversie) şi alte împrumuturi (contractare, rambursare, conversie).

Circuitul contabil specific operaţiilor de trezorerie

După cum am văzut deja în circuitele analizate anterior, constatăm că activităţile

de exploatare, de investiţii şi cele de finanţare care au loc în cadrul unei întreprinderi

24

determină influenţe asupra nivelului de trezorerie. Corespunzător celor trei tipuri de

circuite, există fluxuri de intrare şi fluxuri de ieşire de disponibilităţi, ceea ce va

conduce, în final, la obţinerea unui flux de disponibilităţi net pe total întreprindere şi

care poartă numele de cash-flow.

Astfel, delimităm circuitele contabile pentru:

mijloace băneşti necesare finanţării unor activităţi financiare, pentru

obţinerea cărora se apelează la proprietari şi/sau instituţii financiare pentru

perioade mai lungi de timp;

realizarea unor investiţii corporale/necorporale, pentru care se apelează în

primul rând la furnizori, la parteneri şi la surse specifice activităţilor de

investiţii;

derularea activităţilor specifice de exploatare, pentru care se poate apele la

furnizori, la creditori şi la credite pe termen scurt.

1.3.4. Arhitectura sistemului informaţional contabil informatizat

În principiu, arhitectura unui SIC se referă la arhitectura sa propriu-zisă şi la

nivelul de organizare contabilă, şi, de aceea, se pot distinge mai multe tipuri de

arhitecturi.17

1. SIC autonom: schema de ansamblu a unui asemenea sistem este

următoarea:

Figura 1.7. Modelul unui SIC autohton

17 Preluate şi prelucrate după Grenier, C., Bonnebouche, J., Sistéme d’information comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 336 ş.u.

25

Se observă că cele patru componente ce fac obiectul contabilităţii primare trimit

informaţiile sub format electronic sau sub formă de liste la Compartimentul

Contabilitate, unde, împreuna cu operaţiile diverse ale perioadei, sunt prelucrate şi

stocate în baza de date a compartimentului contabilităţii, din care, la cerere, se pot

extrage informaţiile solicitate de utilizatori.

2. SIC parţial-integrat

Un asemenea sistem parţial-integrat este specific tuturor întreprinderilor care au

pornit pe drumul informatizării şi care, din motive financiare şi/sau organizaţionale, nu

au reuşit să ajungă la stadiul de prelucrare integrată a datelor şi informaţiilor. Trebuie

să remarcăm faptul că majoritatea întreprinderilor din România (peste 60%) se

încadrează în acest caz.

3. SIC integrat

Într-un SIC integrat, modulele contabile sunt dificil de localizat, deoarece ele

devin componente alături de alte module specifice sistemului informaţional al

întreprinderii. Cu alte cuvinte, într-un asemenea produs informatic descrierea

multidimensională a evenimentului o singură dată asigură date pentru toate sistemele

informaţionale ale întreprinderii, inclusiv cel contabil, ceea ce înseamnă, în fapt,

existenţa unei contabilităţi multi - criteriale şi evenimenţiale.

1.4. Caracteristicile viitoarei contabilităţi

Temeiul documentar este oferit de lucrarea lui Henning Kirkegaard, numită

Improving Accounting Reliability. Solvency, Insolvendy, and Future Cash Flows care,

într-un capitol întreg, analizează din punct de vedere filozofic acest viitor al

contabilităţii. Iată, în sinteză, care ar trebui să fie caracteristicile unei asemenea

contabilităţi:18

un sistem informaţional contabil trebuie să fie în acelaşi timp un sistem complex

şi dinamic,19 adică un sistem cu componente multiple, cu ieşiri specifice fiecărui

utilizator de informaţii, cu interfeţe de lucru şi comunicare cu sistemele informaţionale

complementare dintr-o întreprindere. Altfel spus, este un sistem complex care

înregistrează schimbări în permanenţă. Toate acestea susţin ideea unui sistem complex

în continuă mişcare;

18 Aceste idei sunt preluate (şi în acelaşi timp completate şi comentate de noi) după Kirkegaard, H., Improving Accounting Realiability. Solvency, Insolvency, and Future Cash Flows, Quorum Books, Westport, 1997, p. 295 ş.u.19 Autorul foloseşte denumirea de contabilitate în partidă dublă. Noi o să folosim conceptul de SIC, deoarece în întreprinderi se foloseşte numai contabilitatea in partidă dublă, iar în acest moment contabilitatea se comportă din ce în ce mai mult ca un sistem informaţional, pentru că primeşte, prelucrează, colectează, stochează şi transmite informaţii.

26

SIC trebuie să fie un sistem deschis şi interactiv. Aceste două caracteristici vin

în completarea dinamicii şi complexităţii prezentate anterior. Prin faptul că SIC

înregistrează fapte din realitatea zilnică a întreprinderii se poate susţine ideea de sistem

deschis, pentru că, dacă ar fi altfel, atunci nimeni nu ar folosi rezultatele sistemului

informaţional. Caracterul interactiv se justifică prin faptul că SIC se află la graniţa

dintre interiorul şi exteriorul întreprinderii. În condiţiile tehnologiilor informaţionale şi

de comunicaţii moderne această caracteristică va deveni din ce în ce mai evidentă;

SIC trebuie să fie un sistem în timp-real, ceea ce presupune că atât contabilitatea

de gestiune, cât şi cea financiară trebuie să se cupleze conceptual şi practic la toate

tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii moderne. Numai astfel se poate atinge

acest scop. Lucrul presupune că, în viitor, tehnologiile informaţionale moderne sa fie

folosite pe scară largă în economie, ceea ce va conduce la înlocuirea luării deciziilor

bazate pe cunoştinţe reale.

În încheierea acestor caracteristici ale viitorului SIC, H. Kirkegaard formulează

câteva întrebări legate de neputinţa contabilităţii şi anume: Va putea viitorul SIC să

descrie în termeni proprii frumuseţea? Este posibil ca printr-un model matematic

contabilitatea să recupereze din pierderea legăturii cu realitatea? Este posibil ca un

viitor SIC să poarte acum viitoarele plăţi în bilanţ?

1.4.1. Sistemul informaţional contabil al unei întreprinderi virtuale

Actuala neteconomie20 spre care ne îndreptam cu toţii pune accentul pe

întreprinderea virtuală şi pe organizarea actorilor în aşa zise reţele de prosumatori, în

care intermediarii dispar, în care se elimină barierele de timp şi spaţiu în care va

rămâne doar problema fluidizării fluxurilor de valori şi de materiale.

Sistemul informaţional al întreprinderii virtuale va fi constituit dintr-un

ansamblu de sisteme informaţionale ale întreprinderii-celulă, ca parte componentă a

întreprinderii virtuale.

Sistemul informaţional al întreprinderii-celule se va extinde cu o interfaţă a

utilizatorilor şi cu sistemul de servicii globale.

Ambele componente vor fi preluate fie într-un sistem informaţional de

comunicaţii separat de sistemele informaţionale existente, fie că se vor include în

cadrul sistemului informaţional al întreprinderii.

În aceste condiţii, sistemul informaţional contabil al întreprinderii-celule din

cadrul întreprinderii virtuale va fi cuplat la cele două noi componente ca oricare alt

sistem informaţional.

20 Pentru amănunte, vezi Georgescu, M., Op. cit., p. 125.

27

Cum sistemul informaţional contabil al întreprinderii-celula vor fi parţial-

integrate sau integrate, nu rămâne de rezolvat decât construirea de proceduri pentru

SIC care să aibă implementate toate mutaţiile discutate mai înainte Credem că în toate

aceste discuţii un rol important îl va avea proprietatea, deoarece în acest moment

cunoaştem cu toţii că prima tentativă de întreprindere virtuală ar putea să fie

considerate grupurile de societăţi cu sisteme informaţionale contabile integrate şi cu o

reţea de comunicaţii privată de tip Extranet. În măsura în care ele îşi facturează

reciproc servicii şi produse, deja discutăm despre o reţea de întreprinderi.

1.4.2. Externalizarea serviciilor din domeniul financiar-contabil

În limba română pentru conceptul de “outsourcing” se foloseşte

“externalizarea serviciilor”. Extinderea reţelei Internet, globalizarea mediului

economic şi creşterea performanţelor tehnice ale echipamentelor va conduce şi în ţările

cu un nivel economic de dezvoltare mai redus la o creştere progresivă a fenomenului

de externalizare a serviciilor de către organizaţii. Outsourcing-ul a devenit o

modalitate cunoscută de rezolvare a unor subprobleme specifice sistemului

informaţional al unei organizării, deoarece a condus la reducerea a doi parametri

deosebit de importanţi pentru acestea: timpul de rezolvare şi fondurile alocate.

Literatura de specialitate defineşte outsourcing-ul ca reprezentând acea practică,

prin care organizaţiile contractează centre specializate în prestarea de servicii

informatice, în reţele de telecomunicaţii sau dezvoltări de aplicaţii cu scopul de a

transforma o parte/funcţiune din propriu sistem informaţional.21

Principalele avantaje ale externalizării serviciilor sunt:

se cunosc mai exact costurile pe fiecare componentă a sistemului informaţional;

se reduce numărul de licenţe, precum şi cheltuielile de întreţinere;

beneficiarii acestor servicii se concentrează spre afacerea lor propriu-zisă;

are loc diminuarea ciclului de implementări pentru diverse componente

informaţionale;

se reduc personalul şi cheltuielile fixe;

există o mai mare accesibilitate la know-how;

cresc posibilităţile de implementare a standardelor.

Pentru comparaţia cu avantajele prezentate mai sus, reţinem trei dezavantaje

majore:

pierderea controlului asupra unor operaţiuni;

pierderea experienţei propriilor angajaţi;

21 Laudon, K.C., Laudon, J.P., Management Information Systems. Organization and Technology in the Networked Enterprise, Prentice Hall, New Jersey, 2000, p. 381.

28

există riscul pierderii avantajelor competitive.

CAPITOLUL 2UTILIZAREA PRODUSELOR INFORMATICE

ÎN DOMENIUL CONTABILITĂŢII

2.1. Concepte specifice produselor informatice

Din punct de vedere practic, produsele informatice (softul) reprezintă o suită de

instrucţiuni prin care se controlează operaţiile realizate de calculator.

S. Donaldson şi S. Siegel, în lucrarea “Successful Software Development”22,

înţeleg prin produs informatic o entitate informaţională care se distinge prin

următoarele trei caracteristici:

este structurată cu proprietăţi logice şi funcţionale;

este creată şi menţinută sub diferite formate şi reprezentări pe toată durata

ciclului de viaţă al sistemului informatic;

este creată prin procesarea informatică în cel mai dezvoltat stadiu.

În sens larg, conceptul de produs informatic se referă la programul informatic

propriu-zis care rezolvă o problemă, o sarcină concretă, precum şi la documentaţia

care însoţeşte un asemenea produs informatic.

Principalele funcţii ale softului sunt: de a gestiona resursele informatice ale

organizaţiilor, de a procura instrumente oamenilor pentru a dispune de avantajele

deţinerii resurselor informatice şi de a acţiona ca un intermediar între organizaţii şi

arhivele informaţionale.

Literatura de specialitate pune în evidenţă două grupe de soft: softul sistemului

şi softul pentru aplicaţii. Soft-ul sistemului reprezintă un set de programe generalizate

care gestionează resursele sistemului electronic de calcul, cum sunt procesorul

central, legăturile de comunicaţii şi perifericele.

Softul pentru aplicaţii descrie programe care sunt scrise pentru utilizatori prin

care aceştia cer calculatorului să execute o sarcină concretă.

Softul sistemului

Acesta coordonează diferitele părţi ale calculatorului şi mediază între softul

pentru aplicaţii şi partea hard a calculatorului. Softul care gestionează şi controlează

22 Donaldson, S., Siegel, s., Successful Software Development, Pretince Hall PTR, 2nd

edition, 2000 la http://search.safaribooksonline.com. Vezi şi Bersoff, E. H., Henderson, V. D., Siegel, S. G., Software Configuration Management: An Investment in Product Integrity, Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall, 1980, p. 10., Bryan, W. L., Siegel, S.G., Software Product Assurance: Techniques for Reducing Software Risk, Englewood Cliffs, NJ: Prentice Hall PTR, 1988, pp. 36 ş.u.

29

activităţile calculatorului poartă numele de sistem de operare. Tot în categoria

softului de sistem intră şi translatoarele şi programele utilitare.

Sistemele de operare

Funcţiile sistemului de operare sunt:

alocare şi asigurare;

planificare (scheduling);

monitorizare.

Tipuri de sisteme de operare

În categoria sistemelor de operare sunt incluse:

DOS ,

Windows ,

OS/2,

Unix ,

Mac Os.

Softul pentru aplicaţii

Softul pentru aplicaţii vizează în primul rând realizarea sarcinilor utilizatorilor

finali. În acest scop, se pot folosi multe limbaje pentru dezvoltarea de aplicaţii

utilizator.

Generaţiile limbajelor de programare

Din punct de vedere evolutiv, limbajele de programare au cunoscut patru stadii

de dezvoltare:

limbajul maşină este un limbaj de nivel redus, situându-se pe nivelul

elementar al limbajelor de programare şi presupune utilizarea în scrierea

unei instrucţiuni a unor serii de secvenţe de cifre binare (0 şi 1). Un mare

dezavantaj al acestor limbaje îl constituia faptul că programele scrise

pentru un calculator nu puteau fi executate şi de un alt calculator.

limbajele de asamblare au fost cele care au contribuit la reducerea

substanţială a efortului depus în activitatea de programare. Ele au permis

utilizarea de coduri simbolice pentru adrese, date şi operaţii, ceea ce a

oferit o mai mare independenţă a programului faţă de calculator. Noutatea

acestor limbaje a constat în utilizarea unor asambloare care permiteau

traducerea instrucţiunilor din limbaj de asamblare în limbaj maşină. Astfel,

pentru a se executa un program scris într-un asemenea limbaj era necesar

să se parcurgă două etape: asamblarea şi execuţia.

limbajele de nivel înalt sunt foarte apropiate de limbajul natural şi sunt

utilizate pentru exprimarea problemelor şi a algoritmilor. Un program scris

într-un asemenea limbaj asigura o independenţă totală faţă de echipament.

Astfel, fiecare instrucţiune dintr-un limbaj de programare de nivel înalt

30

poate fi echivalentă mai multor instrucţiuni într-un limbaj de programare

de nivel redus.

Cele mai populare limbaje de programare sunt:

FORTRAN:

COBOL

Basic:

PASCAL:

C: a fost folosit de către programatori pentru a scrie sisteme deoperare si

soft pentru aplicaţii;

C++.

Limbajele de programare la nivel foarte înalt se mai numesc şi limbaje de

programare de generaţia a IV-a (“4GL”). Majoritatea dintre aceste limbaje sunt

neprocedurale, în sensul că programatorul indica rezultatul la care trebuie ajuns, iar

calculatorul generează automat procedurile corespunzătoare. prin această performanţă

s-a reuşit uşurarea substanţială a muncii de programe.

În prezent s-a ajuns la o a V –a generaţie de limbaje de programare în care sunt

incluse şi limbajele de inteligenţă artificială.

Conceptul de produs informatic generalizat desemnează un sistem de aplicaţii

informatice destinat să satisfacă cerinţele de prelucrare a datelor dintr-un domeniu cu

grad mare de omogenitate şi destinate unui grup mare de utilizatori.

Un produs informatic generalizat se caracterizează prin:

este rezultatul unei munci intelectuale intense;

este dezvoltat de firme specializate şi (auto)documentat;

este complet parametrizabil şi uşor de adaptat;

este adresabil unui grup mare de utilizatori;

rezolvă o sarcină din cadrul sistemului informaţional economic;

comunică cu alte produse informatice prin interfeţe specializate;

este dotat cu proceduri pentru întreţinerea automată, salvarea şi restaurarea

datelor şi informaţiilor;

este modularizat în vederea actualizării rapide, fără a necesita o

reproiectare de proporţii.

Caracteristicile principale ale unui produs informatic se prezintă astfel:

generalitatea – adică un caracter universal într-un domeniu dat şi pentru o

anumită gamă de utilizatori;

flexibilitatea – este asigurată prin posibilitatea de configurare a

specificului propriu al agentului economic;

31

parametrizarea – presupune utilizarea de variabile specifice unui utilizator

pentru a da posibilitatea produsului de a comunica datele necesare

prelucrărilor altor aplicaţii, inclusiv prin interfeţele specializate;

eficienţa şi eficacitatea;

adaptabilitatea – constă în posibilitatea integrării produsului în cadrul

sistemului informaţional corespunzător;

portabilitatea pe diferite echipamente;

interactivitatea prin interfeţe prietenoase;

configurarea şi reconfigurarea;

extensibilitatea;

fiabilitatea şi mentenabilitatea.

Metodologia de realizare a produselor informatice generalizate pune în

evidenţă parcurgerea unui set de etape ce se declanşează în mod gradat şi succesiv şi

care presupun activităţi specifice.

Pentru lucrul efectiv cu un produs informatic generalizat este necesar să avem

în vedere faptul că trebuie respectate următoarele etape.

În etapa de proiectare a produselor informatice generalizabile echipa de

dezvoltători ţine seama de următoarele principii generale:

existenţa unei pieţe mari pentru produsul-program de dezvoltat;

fundamentarea dezvoltării produselor informatice pe criterii de natură

tehnico-economică;

respectarea cadrului normativ şi a celui legislativ ale domeniului pentru

care se dezvoltă produsul-program;

abstractizarea şi generalizarea problemei de rezolvat;

parametrizarea prelucrărilor;

aplicarea de soluţii tehnice cu caracter plurianual.

2.2. Tipuri de aplicaţii informatice în cadrul SIC

Sistemul informaţional contabil acoperă cu informaţii toate celelalte

componente ale sistemului informaţional. Lipsa unor informaţii contabile în celelalte

subsisteme ale întreprinderii atrage după sine un dezechilibru informaţional.

În ceea ce priveşte dezvoltarea de aplicaţii informatice pe cele trei subdomenii

ale SIC vom avea:

Contabilitatea generală – contabilitate intrări (parteneri, gestiuni),

contabilitate ieşiri (parteneri, gestiuni), contabilitate încasări-plăţi

(gestiune lichidităţi), contabilitate operaţii diverse (salarii, imobilizări,

operaţii diverse de închidere perioadă);

32

Contabilitate de gestiune – parteneri, gestiuni stocuri, gestiune lichidităţi,

salarii – fişe fiscale, imobilizări, calculaţie costuri, inventariere, bugetele

întreprinderii;

Analiză financiară – analiza factoriale, analiză pe baza bilanţului.

Aceste aplicaţii pot să existe individual, ceea ce va constitui un SIC

autonom, pot să existe parţial integrate, ceea ce va constitui un SIC parţial-

integrat, sau pot să fie integrate şi vor constitui un SIC integrat ca parte a

unui ERP.

Principalele cerinţe funcţionale pentru produsele informatice de contabilitate

CERINŢE GENERALE

La modul general, un produs informatic trebuie să asigure un set de funcţii

generale şi un set de funcţii speciale domeniului de activitate pentru care a fist

dezvoltat acel produs.

În categoria funcţiilor generale sunt incluse operaţiile de:

Introducere date – se permite încărcarea cu date zilnice a bazei de date

specifice aplicaţiei, spre exemplu, precum aplicaţia salarii - introducerea zilnica a

pontajelor;

Actualizarea – se referă la adăugarea de înregistrări, la modificarea sau

ştergerea acesteia.

Consultarea – intră operaţiile de listare a unor situaţii centralizatoare, a unor

fişe, a unor liste particularizate, şi operaţii de interogare a bazelor de date din

compunerea aplicaţiei.

Controlul aplicaţiei – din această categorie fac parte operaţii cum sunt:

iniţializarea datelor de lucru din perioada de gestiune, parametrizarea aplicaţiei,

directorul de lucru al aplicaţiei, operaţii de salvare, operaţii de compresie, operaţii de

restaurare, operaţii de securizare a accesului la date, operaţii de import-export de date

etc.;

În categoria funcţiilor specifice aplicaţiilor intră diferitele facilităţi de lucru

care se rezolvă tot prin utilizarea funcţiilor generale.

La aceste funcţii generale si specifice aplicaţiei, utilizatorii mai urmăresc o

serie de cerinţe de utilizare, între care enumerăm:

posibilitatea obţinerii de informaţii după criterii simple şi multiple prin

interogări după logica contabilă a datelor din bazele de date.

prezenţa unor interfeţe de lucru prietenoase, cu care să reproducă cât mai

mult documentele originale şi să respecte circuitul logic al documentelor

primare şi sau contabile;

33

prezenţa unor interfeţe de transfer/preluare informaţii. Dacă produsul

informatic este autonom, atunci nu sunt necesare interfeţele de transfer-

preluare informaţii. Dacă produsul este integrat sau parţial, atunci este

necesar să dispună de interfeţe de transfer/preluare informaţii (date);

existenţa unui help interactiv şi help contextual;

existenţa unei documentaţii cu studii de caz concrete.

În urma celor prezentate, structura cadru de organizare a unei aplicaţii trebuie

să cuprindă următoarele opţiuni: Setări, Nomenclatoare, Tranzacţii, Liste şi Ajutor.

Cerinţele funcţionale de tipuri de aplicaţii informatice în cadrul SIC

Pentru aplicaţii de Contabilitate generală:

contabilitate intrări trebuie să cuprindă următoarele funcţiuni minime:

recepţii stocuri;

recepţii servicii;

creare jurnal de cumpărături;

creare registru jurnal;

rapoarte de tipuri de stocuri.

Facilităţi informatice solicitate:

diferenţa între “Furnizori” şi “Furnizori de imobilizări”;

posibilitatea realizării de recepţii şi aporturi în natură, pentru donaţiile

primite, pentru intrările de la creditori diverşi şi alţi terţi;

creare de diferite categorii de jurnale de cumpărături, ca de exemplu de

investiţii;

lucrul cu analiticele la conturi de stocuri şi parteneri;

vizualizări de liste pe ecran.

Logica de lucru:

I. Se introduc intrările

Se primeşte factura însoţită de NIR de la gestionar(sau Borderou de

achiziţii, Aviz de însoţire a mărfii, Notă de predare-recepţie)

se vede ce fel de stoc este şi se apelează recepţii cantitative sau recepţii

servicii;

se introduc datele de identificare ale facturii şi ale NIR-ului;

se selectează contul debitor şi contul creditor. Se introduc eventualele

analitice;

se introduc sumele aferente conturilor;

se validează înregistrarea

Se vizualizează diferite situaţii;

34

Se listează diferite rapoarte.

Contabilitate ieşiri trebuie să cuprindă următoarele funcţiuni minime:

consumuri de stocuri;

transferuri de stocuri;

vânzări de stocuri;

prestări/facturări de servicii;

creare jurnal de vânzări;


rapoarte de tipuri de stocuri ieşite.

Logica de lucru:

Se introduc ieşirile

se primeşte documentul de ieşire a stocului de la gestionar (Bon de

consum, Factură, Notă de transfer, Aviz de însoţire a mărfii);

se încasează în tipul de ieşire, una din următoarele: consumuri, transferuri,

vânzări;

se introduc datele de identificare ale documentului justificativ;

se selectează conturile debitoare şi contul creditor. Se introduc eventualele

analitice;


se validează înregistrarea

Se vizualizează diferite situaţii.


Contabilitatea încasări-plăţi trebuie să cuprindă următoarele funcţiuni minime:

încasări;

plăţi;

justificări de avansuri;

creare jurnal de bancă şi registru de casă;


diverse rapoarte.

Logica de lucru:

Se introduc –încasările şi plăţile:

se primeşte documentul de efectuare a plăţii/încasării;

se selectează plăţi sau încasări;

se introduc datele de identificare ale documentului justificativ;


analitice;


se validează înregistrarea.

35

Se vizualizează diferite situaţii.


Contabilitatea operaţii diverse trebuie să cuprindă următoarele funcţiuni

minime:

salarii;

imobilizări;

operaţii de închidere perioadă de gestiune;


creare fişe de cont;

creare balanţă de verificare;

diverse alte rapoarte.

Logica de lucru:

Se introduc operaţii diverse

se întocmeşte nota contabilă pentru operaţii diverse pe baza documentelor

primare justificative sau a situaţiilor contabile;

se selectează operaţii diverse;

se introduc datele de identificare ale notei contabile;


analitice;


se validează înregistrarea (se trimite articolul contabil in registrul Jurnal).

Se vizualizează diferite situaţii;


În practică se întâlnesc produse informatice care integrează toate cele patru

componente analizate mai sus. Din punctul de vedere al contabilităţii, sunt obligatorii

Registrul Jurnal şi Registrul Carte-mare; alte jurnale, cum sunt cele de vânzări, de

cumpărări şi de plăţi-încasări, se pot rezolva separat prin alte aplicaţii. Cu cât se

înregistrează mai multe module cu facilităţi sporite cu atât se obţine un sistem

informaţional contabil autonom complex.

Oricât de mult s-ar complica un produs-informatic pentru contabilitatea

financiară, in final orice utilizator parcurge un număr de etape şi anume:

preluarea soldurilor iniţiale;

înregistrarea operaţiunilor specifice unei perioade de gestiune pentru

cumpărări-intrări, vânzări-ieşiri, plăţi-încasări şi operaţii diverse,

realizarea operaţiilor de închidere de gestiune;

obţinerea situaţiilor de sinteză, inclusiv a declaraţiilor fiscale;

listarea registrelor obligatorii;

36

realizarea bilanţului cantabil

Contabilitatea de gestiune presupune, în principiu, un set de aplicaţii care

întregesc informaţiile contabilităţii financiare. Ba mai mult, aplicaţiile sunt integrate

cu cele ale contabilităţii financiare, multe asemenea produse informatice numindu-se

produs informatic pentru gestiune şi contabilitate.

În ceea ce priveşte contabilitatea de gestiune a partenerilor, a stocurilor şi a

gestiunilor este necesar ca produsul informatic să permită:

declararea şi actualizarea unui partener, unui tip de stoc şi a unei gestiuni

sau purtător de costuri;

ataşarea acestor informaţii de documentul intrare/ieşire în cazul

partenerilor;

detalierea pe fiecare poziţie a stocului intrat/ieşit cu ataşarea gestiunii

în/din intră/iese;

obţinerea de balanţe analitice pe parteneri, pe tipuri de stoc şi pe gestiuni;

obţinerea de situaţii centralizatoare de tipuri de operaţiuni şi situaţii

scriptice.

Aceste module pot exista separat în cazul unei contabilităţi autonome cu

denumiri specifice, cum sunt: aprovizionări, vânzări, consumuri.

Referitor la contabilitatea de gestiune a lichidităţilor, modulul specializat

trebuie să permită:

adăugarea şi actualizarea unui cont de trezorerie;

la efectuarea unei încasări/plăţi să se poată ataşa/selecta contul de

trezorerie şi partenerul corespondent sau alt cont;

obţinerea de jurnale zilnice sau periodice pentru operaţiile care au loc;

obţinerea de balanţe analitice pentru conturile de trezorerie;

posibilităţi de generare a unor liste speciale.

În mod similar modulelor de gestiune prezentate anterior, putem spune că şi

acest modul poate exista autonom sau integrat contabilităţii financiare.

Totuşi, trebuie să remarcăm faptul că în cazul contabilităţii de gestiune a

lichidităţilor pot exista module specializate şi integrate acesteia pentru încasări cu

case de marcat, prin intermediu căreia se diminuează cantitativ stocurile şi se

majorează disponibilul, concomitent cu înregistrarea fiecărui client în parte.

Contabilitatea de gestiune a salariilor are corespondent în setul de operaţii

diverse ale contabilităţii financiare. Principalele cerinţe funcţionale ale unui asemenea

modul sunt:

adăugare şi actualizare date despre salarii;

ataşare formaţie de lucru;

37

setare parametrii de lucru (inclusiv cote procentuale pentru cheltuieli

salariale);

descrierea fiscală a angajaţilor;

introducerea pontajelor/prezenţelor;

obţinerea listelor de avans;

introducerea de date privind realizarea sarcinilor de serviciu;

introducerea reţinerilor faţă de terţi;

obţinerea statelor de plată;

obţinerea fluturaşilor;

obţinerea de situaţii centralizatoare diverse;

generarea fişelor fiscale.

Logica de lucru cu modulul salarii este următoarea

se actualizează baza de date pentru salarii;

se actualizează cotele procentuale;

se obţin listele de avans;

se introduc pontajele linii şi alte date;

se introduc reţinerile din salarii;

se listează statele de salarii şi fluturaşii;

se generează nota de contabilitate;

se verifică corectitudinea datelor;

se realizează eventualele corecţii;

se trece la luna următoare.

Datele din modulul salarii se transferă modulului contabilitate financiară, care

preia înregistrările contabile în Registrul Jurnal.

Contabilitatea calculaţiei de costuri este specifică doar întreprinderilor de

producţie sau celor care doresc să obţină informaţii despre costul unei anumite

funcţiuni din cadrul întreprinderii.

Cerinţele funcţionale minime pentru un asemenea produs informatic sunt:

declararea purtătorilor de costuri;

stabilire metodă de calculaţie;

colectare cheltuieli directe şi indirecte şi cheltuieli generale ale

întreprinderii;

colectare cheltuieli auxiliare;

colectare cheltuieli de desfacere;

înregistrare producţie neterminată;

repartizare cheltuieli indirecte;

determinare cost efectiv şi abateri de la cost efectiv;

diferite liste şi situaţii centralizatoare.

38

În cazul unei contabilităţi de gestiune integrate în cadrul SIC, costul efectiv

este transferat în contabilitatea financiară, unde se înregistrează diferenţele de preţ şi

se repartizează pe seama ieşirilor din timpul lunii.

Analiza financiară pe baza datelor contabile este de două tipuri: cea factorială

şi cea pe baza datelor din bilanţ.

Pentru analiza factorială sunt avute în vedere următoarele cerinţe funcţionale:

încărcarea bazei de date cu indicatorii de analiză şi cu relaţiile de calcul;

descifrarea factorilor calitativi şi a celor cantitativi;

descompunerea factorială a indicatorilor;

încărcarea cu date pentru indicatori de analizat;

obţinerea influenţelor pe fiecare factori.

Pentru analiza financiară pe baza datelor din bilanţul contabil sunt necesare

următoarele cerinţe funcţionale:

preluarea datelor din balanţa de verificare;

preluarea datelor cu privire la termenele de scadenţă la datorii şi la creanţe;

întocmirea bilanţului financiar;

analiza echilibrului financiar;

analiza formării rezultatelor şi repartizării rezultatelor;

realizarea tabloului cu indicatori financiari;

realizarea diagnosticului şi interpretarea rezultatelor;

liste şi rapoarte speciale.

2.3. Cerinţe şi criterii ale Ministerului de Finanţe

Cerinţele şi criteriile minime pentru produsele informatice sunt formulate de

Ministerul Finanţelor prin Norme Metodologice pentru întocmirea şi utilizarea

formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind

activitatea financiară şi contabilă, precum şi modelele acestora23. Conţinutul acestora

este:

“Sistemul de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi

patrimoniale trebuie să asigure condiţiile necesare efectuării controlului legal. La

elaborarea şi adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere următoarele:

în privinţa controlului intern:

23 *** Ministerul Finantelor, Norme Metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor tipizate, commune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiara si contabila, precum si modelele acestora, Monitorul Oficial nr. 391 bis, din 3 martie 1998.

39

cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor în vigoare şi a

posibilităţilor de actualizare a acestora în funcţie de modificările

intervenite în legislaţie;

cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare a datelor de către

personalul implicat şi respectarea acestora;

gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor

împotriva unor accesări neautorizate, realizarea confidenţialităţii datelor

din sistemul informatic;

stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare

sau de ieşire;

soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea sistemului.

în privinţa controlului extern:

verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcţionare a

procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;

verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-financiare

înregistrare în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în

concordanţă strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;

verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

Sistemele de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-

contabil trebuie să răspundă la următoarele criterii minimale:

să asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu

prevederile actelor normative care le reglementează;

să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiţii de

siguranţă;

să precizeze cu claritate sursa, conţinutul şi apartenenţa fiecărei date;

să asigure listele operaţiunilor efectuale în evidenţa contabilă pe baza de

documente justificative care să fie numerotate în ordine cronologică,

interzicându-se inserări, intercalari, precum şi orice eliminări sau adăugiri

ulterioare;

să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obţinute

anterior;

să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte

prevederile art. 25 din Legea contabilităţii nr. 82/1991;

să precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a

produselor informatice, a situaţiilor financiare sau a altor documente, cu

posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;

să nu permită înserări, modificări sau eliminări de date pe o perioadă

închisă;

40

să asigure urătoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile:

data efectuării înregistrării contabile a operaţiunii;

jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;

numărul paginii sau numărul curent al înregistrării în jurnalul de origine;

numărul documentului justificativ sau contabil.

să asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor prin

parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de siguranţă

pentru programe şi informaţii;

să asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină următoarele

elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:

tipul documentului sau al situaţiei;

denumirea unităţii patrimoniale;

perioada la care se referă informaţia;

datarea listărilor;

paginarea cronologică;

precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate.

să asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de

sinteză necesare conducerii operative a unităţii;

să asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut în machetele

formularelor aprobate de Ministerul Finanţelor, în cazul editării acestora

cu ajutorul tehnicii de calcul;

să permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor, listelor

şi informaţiilor supuse verificării. Toate soldurile conturilor trebuie să fie

rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al acelui cont.

Fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a

datelor supuse prelucrării;

să nu permită:

deschiderea a două conturi cu acelaşi număr;

modificarea numărului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în

acel cont;

suprimarea unui cont în cursul exerciţiului curent sau aferent exerciţiului

precedent, dacă acesta conţine înregistrări sau sold;

editarea a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi

număr şi conţinut diferit de informaţii;

să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel

puţin doi ani, în mod automat sau manual;

să prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare şi

tipul sistemului de prelucrare:

41

monopost sau multipost;

monosocietate sau multisocietate;

reţea de calculatoare;

portabilitatea fişierelor de date;

să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor;

preluări pe loturi cu control ulterior;

preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat;

combinarea celor două tipuri;

să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru

operaţiunile contabile;

să posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice

necesare exploatării optime a acestora;

să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor şi

fiabilitatea sistemului de prelucrare.

Propunere de model de evaluare a produselor informatice din domeniul contabilităţii

Tabel 2.1. Cerinţe şi criterii ale M.F. pentru produse informatice din domeniul financiar contabil

I. CONTROL INTERN

1. ACTUALIZAREA LA MODIFICĂRILE LEGISLATIVE:

a. parametrizare

b. abonament

c. modificare internă

2. CUNOAŞTEREA FUNCŢIUNII DE CĂTRE UTILIZATORI

3. ACCES LA DATE

- confidenţialitate date

- prin parola-program

- parola sistem-informatic

4. OPŢIUNI PENTRU ALEGEREA TIPULUI DE SUPORT MAGNETIC

5. POSIBILITĂŢI DE DEPISTARE ŞI REZOLVARE ERORI

II. CONTROL EXTERN

1. Posibilităţi de verificare completă sau prin sondaj a procedurilor de prelucrare

2. Posibilităţi de verificare completă sau prin sondaj a operaţiunilor înregistrate în

contabilitate

3. Posibilităţi de verificare a fluxului de prelucrări contabile prin teste de control

III. CRITERII MINIME

a. concordanţa cu legislaţia în vigoare

42

b. precizare tip de suport care să asigure prelucrarea în siguranţă a datelor

c. identificarea completă a fiecărei date înregistrate

d. respectarea criteriului cronologic în liste cu imposibilitatea actualizării

ulterioare a listei

e. transferabilitatea automată a soldurilor precedente pentru perioada curentă

f. conservarea datelor (arhivarea) conform legii contabilităţii nr. 82/1991

g. să ofere posibilitatea restaurării unor date arhivate

h. imposibilitatea actualizării unor date pentru perioade de gestiune precedente

g. să permită preluarea informaţiilor esenţiale pentru identificarea operaţiunilor:

dată, denumire jurnal, număr pagină sau număr înregistrare, număr document

j. acces parolat

k. identificarea în liste a unităţii patrimoniale, a paginării cronologice, a tipului de

document, a perioadei de gestiune, a datei de listare şi a versiunii de produs

program

l. să permită listarea documentelor de sinteză necesare conducerii întreprinderii

m. respectarea conţinutului informaţional pentru formularele cu regim special

n. existenţa corespondenţei între cartea mare a fiecărui cont şi jurnalul de

înregistrare

o. respectarea cerinţelor de normalizare a bazelor de date cu privire la conturi,

documente

p. posibilitatea actualizării conturilor fără afectarea situaţiei patrimoniale şi a celei

de gestiune

r. documentaţie corespunzătoare produsului-program:

- mono / multi – post

- mono / multi – societate

- portabilitatea fişierelor

- versiune în reţea

s. stabilirea tipului de organizare pentru culegerea datelor

- pe loturi cu control ulterior

- în timp real cu control imediat

- combinat

t. să permită un număr nelimitat de înregistrări pentru operaţii contabile

u. să posede documentaţie tehnică care să permită utilizarea optimă

v. securitatea datelor şi fiabilitatea

x. clauze de actualizare a procedurilor de prelucrare a informaţiilor financiar-

contabile

z. să asigure continuitatea (conversia) datelor şi a documentaţiei în caz de încetare

43

a activităţii de dezvoltare a soft-ului, inclusiv arhivarea şi restaurarea datelor

w. gestiunea versiunilor

Din cele prezentate rezultă că un produs informatic pentru domeniul financiar-

contabil trebuie să îndeplinească cumulative toate criteriile şi cerinţele controlului

intern şi ale celui extern. Totuşi, considerăm că există criterii care nu pot fi evaluate

simplu prin Da/Nu, ceea ce ne îndreptăţeşte să propunem o scală de evaluare pe un

anumit interval, astfel încât evaluarea finală a produsului informatic să fie

edificatoare.

În capitolul IV denumit "Studiu de caz privind evaluarea produsului informatic

pentru contabilitate şi gestiune, WinMENTOR" se va prezenta o grilă propusă pentru

evaluarea comparativă a produselor informatice.

44

CAPITOLUL 3EVALUAREA PRODUSELOR INFORMATICE

Elaborarea produselor informatice

Elaborarea unui produs informatic constituie o activitate deosebit de complexă,

care necesită utilizarea unei metodologii clare şi unitare.

Literatura de specialitate relevă o multitudine de probleme legate de metodologia

elaborării produselor informatice şi subliniază în mod deosebit necesitatea existenţei unei

metodologii unitare. Totuşi, putem afirma că, în forma sa finală, orice produs informatic

poate fi privit ca un sistem cu funcţii şi componente proprii, cu intrări, ieşiri, prelucrări

specifice şi bucla de autoreglare şi cu un scop bine stabilit.

3.1. Modele de elaborare a produselor informatice

Din punct de vedere practic, elaborarea unui produs informatic presupune

parcurgerea unui anumit număr de activităţi specifice obţinerii acestuia. Există un

număr însemnat de modele24 pentru elaborarea unui produs informatic, dintre care cele

mai importante sunt:

Modelul în cascadă

Dintre toate modelele, acesta este cel mai des utilizat în practică (waterfall

method)25. Activităţile avute în vedere la elaborarea produselor informatice în cazul

modelului în cascadă sunt:

definirea problemei;

analiza;

proiectarea;

dezvoltarea;

testarea;

implementarea;

întreţinerea.

Modelul în V

Acesta poate fi considerat ca un caz particular al modelului în cascadă datorită

faptului că activităţile necesare elaborării produsului-program sunt prezentate grafic

sub forma literei „V”.

24 Literatura românească în domeniu utilizează denumirea de model, în timp ce literature străină îi atribuie denumirea de metodă.25 În multe sense bibliografice acesta nici nu apare cu această denumire, ci doar simplu ca model de dezvoltare.

45

Esenţa modelului constă în separarea primelor etape ale procesului de

dezvoltare în sub-activităţi ce au legătura cu construcţia sistemului. Această organizare

sub forma literei „V” este dată de faptul că se pun în relaţie directă de dependenţă

primele etape cu cele aflate în partea de jos din modelul în cascadă. În acest model se

delimitează următoarele activităţi26:

Analiza cerinţelor şi studiul de fezabilitate (2, 9);

Specificarea globală (3, 8, 9);

Proiectarea pe ansamblu (4, 7);

Proiectarea pe detaliu (5, 6);

Programarea (6);

Testarea unitară (7);

Integrarea şi testul de integrare (8);

Testul de acceptare (9);

Implementarea şi testul sistem.

Nota: Cifrele din paranteze ataşate fiecărei etape indică legătura etapei curente cu

celelalte etape. Spre exemplu, etapa 1 intră în legătură cu etapa a doua şi etapa a noua.

Modelul în spirală

Modelul în spirală a fost propus în 1998 de către B. W. Boehm. Este un model

complex, în care se regăsesc etape specifice celorlalte metode la care se adaugă analiza

riscurilor. El poate fi considerat un super-model sau un model generalizat prin faptul

că încorporează aspecte specifice celorlalte modele. Acest model nu a fost utilizat din

motive organizaţionale şi financiare27.

Modelul liniar

Modelul liniar de elaborare a produselor informatice pune accent pe următoarele

activităţi:

analiza problemei;

stabilirea algoritmului de rezolvat;

stabilirea resurselor necesare rezolvării;

scrierea programului;

dezvoltarea programului;

corectarea şi testarea;

elaborarea documentaţiei;

exploatarea curentă;

întreţinerea.

26 Grama, A., Filip, M., Medii de programare in economie, Editura Sedcom Libris, Iasi, 2000, p. 55.27 Pentru amanunte vezi http:/sunset.usc.edu

46

Caracteristica principală a acestui model constă în faptul că nu sunt avute în

vedere posibilele reveniri la etapele precedente.

3.2. Activităţile specifice elaborării produselor informatice

Scopul acestei activităţi constă în a reuşi să se formuleze pe înţelesul echipei de

lucru problema de rezolvat şi de a descrie o strategie de rezolvare a problemei.

În aceasta etapa se are în vedere extragerea de informaţii cu privire la cerinţele,

restricţiile şi obiectivele avute în vedere pentru asigurarea funcţionalităţii produselor

informatice. Metoda cea mai des utilizată în această activitate o constituie interviul, la

care se pot adăuga informaţii extrase din diferite surse.

Verificarea şi validarea are loc pe tot parcursul acestei activităţi prin faptul că

atât utilizatorii, cât şi echipa de lucru colaborează foarte strâns la obţinerea acestor

informaţii.

Analiza

După obţinerea unei definiţii clare a problemei de rezolvat se procedează la

analizarea problemei. Scopul analizei constă în a determina cu exactitate ce trebuie

făcut pentru rezolvarea problemei. De regulă, elementele logice ale sistemului sunt

definite în cursul analizei, având în vedere cerinţele formulate în etapa precedentă.

Rezultatul obţinut de către membrii echipei de lucru este supus verificării

corespondentelor cu cerinţele din etapa precedentă. Validarea se realizează de către

beneficiar într-o întâlnire în care i se poate prezenta sub forma unei informaţii

rezultatul analizei echipei de lucru.

Proiectarea

Proiectarea produsului-program este procesul prin care se reprezintă funcţiile

fiecărei componente în maniera în care se relevă concret una sau mai multe unităţi

funcţionale, module etc.

Scopul activităţii de proiectare constă în a determina modul în care va fi

rezolvată problema. În cursul proiectării, atenţia analistului se deplasează de la latura

logică la cea fizică. Procesele sunt convertite în proceduri manuale sau programe de

calculator.

În etapa de proiectare a produsului-program se parcurg următoarele faze:

proiectarea arhitecturală;

specificaţia produsului-program;

proiectarea de ansamblu;

proiectarea detaliată.

47

Dezvoltarea

Crearea propriu-zisa a produsului program are loc în cadrul activităţi de

dezvoltare. Astfel, în cadrul acestei etape au loc următoarele sub-activităţi:

se codifică şi se corectează algoritmii de lucru pentru fiecare modul al

arhitecturii produsului-program;

se documentează şi se testează fiecare componentă arhitecturală;

se pregăteşte documentaţia pentru utilizatorul final;

se iniţializează bazele de date şi fişierele;

se pot instrui şi serii de utilizatori.

Procesul dezvoltării produselor informatice de la stadiul de proiect la stadiul de

aplicaţie se poate realiza pe două căi:

dezvoltarea top-down (descendentă);

dezvoltarea bottom-up (ascendentă).

În practică, de cele mai multe ori, se acceptă o combinaţie a celor doua tehnici

de dezvoltare pentru a se câştiga timp şi bani.

În activitatea de dezvoltare, verificarea are loc prin compararea fiecărui modul

cu cerinţele iniţiale şi specificaţia produsului-program, precum şi cu ocazia testării

funcţionalităţii fiecărui modul codificat chiar de către echipa de programatori.

Verificarea se realizează în colaborare cu specialiştii şi utilizatorii desemnaţi de către

beneficiar.

Testarea

Integrarea şi testarea produsului-program este faza în care unităţile de program,

testate anterior separat, sunt integrate şi testate ca un sistem, pentru ca echipa de

proiectare să se convingă împreuna cu beneficiarii de asigurarea funcţionalităţii

produsului-program în ansamblu. Această etapă presupune şi validarea funcţionalităţii

produsului program cu date de teste stabilite de viitorul beneficiar.

Implementarea

După ce sistemul trece şi ultimul test şi sunt corectate eventualele probleme

rămase, sistemul poate fi implementat direct la beneficiar. Această activitate presupune

următoarele acţiuni: instalare, parametrizare, iniţializare cu datele beneficiarului. De

cele mai multe ori dezvoltătorul se implică şi în acţiuni de formare a personalului ce va

utiliza produsul-program. Eventualele anomalii constatate la implementare pot atrage

reluarea unor activităţi precedente.

48

Exploatarea şi întreţinerea

Utilizarea şi întreţinerea este faza cea mai îndelungată a ciclului de viaţă.

Produsul-program este instalat şi pus în stare de funcţionare la utilizator. Întreţinerea

implică descoperirea şi eliminarea tuturor eventualelor erori care nu au putut fi

descoperite în fazele precedente, îmbunătăţirea implementării unor unităţi de program

astfel încât să încorporeze noi funcţii cerute de beneficiari.

După trimiterea sistemului, încep lucrările de întreţinere. Obiectivul întreţinerii

este menţinerea funcţionării sistemului la un nivel acceptabil.

3.3. Calitatea produselor informatice

Orientarea de bază a tuturor sistemelor dintr-o organizaţie constă în a furniza

produse de calitate. În funcţie de sistemul la care ne referim, produsele pot îmbrăca

forme diferite, cum sunt: semifabricate, produse finite, servicii, lucrări, produse

informatice, rapoarte, informaţii, cunoştinţe, proceduri de control, decizii, strategii etc.

Tabel 3.1. Aprecierea gradului de satisfacere a utilizării unei aplicaţii

Ben

efic

iile

pen

tru

gest

iune

Beneficii Calitatea programelor Calitatea exploatării echipamentelor

Economie de timpAutomatizarea procedurilorAmeliorarea calităţii schimburilor client-serverCalitatea documentelorCalitatea rezultatelor munciiApariţia de noi serviciiAtuuri în faţa concurenţei

Rezistenţa la utilizări periculoaseControlul salvărilorInterfeţe prietenoaseLipsa erorilor afişate

Conformitate cu caietele de sarciniProceduri de reluareInstrumente de control şi reluare

Fiabilitate

SecuritateOrarul de exploatareTimpi de răspuns

Respectarea priorităţilor în lansarea cererilor

Numărul personalului format

Eficienţa formării

Ajutorul posibil de acordat la cerereImplicaţii organizaţionale ca urmare a formării personaluluiPlanificarea activităţii de formareControlul regulat al competenţelor

Redactarea orientată către aplicaţie-problemă

Coerenţa şi corespondenţa cu programulCompletitudinea

Integrarea în program

Actualizarea în conformitate cu versiunea curentă

49

Beneficii Calitatea activităţii de formare a utilizatorilor

Documentaţia

Prelucrare după Arborele de satisfacere a utilizatorilor a lui Ishikawa28

Tabelul 3.1. pune în evidenţă, sub forma relaţiei cauză-efect, aspecte ce pot sta la

baza evaluării descriptive a calităţii exploatării unui produs informatic de către utilizatori.

În tabel se prezintă o serie de indicatori de evaluare a calităţii exploatării

echipamentelor. Considerăm că aceşti indicatori pot fi extinşi şi folosiţi pentru

obţinerea unor imagini de ansamblul asupra calităţii exploatării aplicaţiei. În această

serie de indicatori încadrăm:

- Timpul de răspuns pe tranzacţie - aceasta depinde de o serie de factori ce ţin

de calitatea aplicaţiei, de numărul de aplicaţii cu care se lucrează la un

moment dat, de performanţele echipamentului de lucru, de calitatea

echipamentelor, de procedurile de detectare a unor date introduse

necorespunzător etc. Puţin timpul de răspuns la acţiunile unui utilizator

înţelegem timpul în care utilizatorul tastează Enter şi momentul în care

primeşte un răspuns pe ecran, la imprimantă sau pe suportul de memorie.

- Numărul de incidente în exploatarea aplicaţiei - prin incident înţelegem

acele erori apărute în afişarea şi imprimarea rezultatelor, întreruperea

programului, blocarea programului, resetări de funcţii şi de stări şi alte

comportamente neprevăzute în exploatare. Acest indicator ne relevă

eficienţa măsurilor de întreţinere şi de corectare după implementare a

produsului-program. Contorizarea acestor incidente se face pentru a calcula

o rată a indicelor (Ri) prin raportarea numărului de incidente la numărul de

ore de funcţionare sau la numărul de tranzacţii efectuate.

- Numărul erorilor în exploatarea aplicaţiei - acestea sunt semnalele cu

ajutorul programelor de control şi sunt colectate într-o bază de date. În

această categorie intră erori ce pot să apară la scriere, erori de calcul, erori

ce pot să apară în prelucrări de date şi informaţii. Un rol important îl au în

acest sens programele de detectare, restricţiile ataşate datelor şi modul de

prezentare a interfeţei faţă de utilizator. Acest indicator se poate calcula

raportând numărul erorilor la numărul cazurilor. Aceste erori pot fi

analizate pe surse de origine, pe tranzacţii sau în ansamblul lor, dar în toate

cazurile ele pun în evidenţă probleme de organizare, de concepere şi

programare.

Evaluarea produselor informatice

28 Vezi Peaucelle, J-L, La gestion de l'informatique, Les Editions des Organisations, Paris, 1990, p. 87.

50

Într-o organizaţie există, în principal, trei căi de procurare a unui produs

informatic şi anume: cumpărarea, crearea de produse-program în logica utilizatorului

final şi proiectarea de aplicaţii specifice. În cele ce urmează prezentăm o tabelă a

efortului necesar şi a sarcinilor pe care trebuie să şi le asume o organizaţie în etapa de

procurare şi utilizate a produsului-program.

Tabel 3.2. Sarcini specifice celor trei căi de procurare a produselor informatice

Sarcini Efort la:

Cumpărare Creare de

utilizatorul final

Proiectare de

aplicaţii specifice

Costuri Mici la început

Mici în timp

Nesemnificative Cheltuieli mari

specifice oricărei

investiţii.

Întreţinere Abonament

actualizare

versiuni

Realizare de

operaţii zilnice de

actualizare

(cheltuieli

nesemnificative)

Operaţie foarte

importantă impusă

de respectarea

etapelor de

dezvoltare a

aplicaţiilor.

Timp de realizare a

aplicaţiei şi a

actualizărilor

Relativ rapid Foarte repede Timp îndelungat

Răspuns la specificul

organizaţiei

Cereri

suplimentare

datorate

standardizării

Adaptare la

condiţiile concrete

de lucru

Acoperă toate

aspectele specifice

ale organizaţiei.

Calitatea Bună şi foarte

bună

Depinde de

utilizator

Bună

Alte aspecte Testarea

produsului-

program.

Negocieri cu

producătorii sau

organizarea de

licitaţii.

Formarea

utilizatorilor

Număr mare de

calculatoare

Utilizatori cu

cunoştinţe minime

în munca de

programare

Activitate

complexă de

gestiune a

proiectului.

51

În funcţie de interesele şi resursele de care dispune o organizaţie se poate opta

pentru una din cele trei variante. Iată o grilă de evaluare a modului în care o

organizaţie poate proceda pentru a procura un produs informatic.

Tabel 3.3. Sfaturi pentru evaluarea variantei optime de procurare a unui produs informatic.

Caracteristicile organizaţiei Variante de procurare

Există mulţi utilizatori ce folosesc date

comune

Nu se recomandă calea dezvoltării în

logica utilizatorului final

Există puţini utilizatori cu aplicaţii

specifice

Se recomandă calea dezvoltării în logica

utilizatorului final

Aplicaţiile sunt standard Produse informatice la cheie

Aplicaţiile sunt specifice Nu se recomandă produse informatice la

cheie

Se folosesc aplicaţii specifice structurii

organizaţionale

Se recomandă proiectarea de aplicaţii

specifice

Utilizarea de microcalculatoare şi de

programe de calcul tabelar

Se recomandă calea dezvoltării în logica

utilizatorului final

Existenţa unei reţele şi a unor sarcini cu

grad mare de repetabilitate, fără

schimbări în timp

Nu se recomandă calea dezvoltării în

logica utilizatorului final.

Pentru a defini calitatea unui produs program este necesară definirea

noncalităţii, prin realizarea de bucle de control şi construirea de instrumente necesare

evaluării globale a calităţii. La aceste două aspecte trebuie să adăugăm şi aspecte ce ţin

de autocontrol şi corectare în timp real, precum şi de un sistem de analiză şi remediere

a erorilor cu frecvenţă mai mare.

Primele studii de evaluare a calităţii produselor informatice au fist realizate în

1978 de B.W. Boehm, J.R. Brown, M. Lipow, G.J. Mac-Leod, M.J. Merit29, î, 1977 de

J.A. Mc Call, P.K. Richards, G.F. Walters30, în 1983 de J.M. Goguie, R. Fey31 şi de J.

Forse32 în 1989.

29 Boehm, B.W., Brown, J.R., Lipow, M., Mac-Leod, G.J., Merit, M.J., Caracteristics of Software Quality, Ed. North Holland Publishing Company, 1978.30 Mc Call, J.A., Richards, P.K., Walters, G.F., Factors in Software Quality, Volume I, II and III, US Rome Air Development Center, Reports NTIS AD/A-049 014, 015, 055, National Tehnical Information Services, US Department, 1977.31 Goguie, J.M., Fey, R., La gestion de la qualite administrative rt informatique, Les Editions d'Organisation, 1983.32 Forse, J., Qualimetrie des Systemes Complexes. Mesure de la Qualite du Logiciel, Les Edition d'Organisation, 1989.

52

La aceste studii se adaugă standardele de calitate şi diferitele modele pentru

calitatea produselor informatice. Calitatea produselor informatice şi a procesului de

obţinere a acestora priveşte două aspecte: conformitatea şi îmbunătăţirea calităţii.

Organizarea internaţională de Standarde a emis o serie de standarde în domeniul

gestiunii calităţii. Pentru domeniul dezvoltării şi întreţinerii produselor informatice cel

mai aplicat standard este ISO 9001. IEEE dispune de propriul Standard de Asigurare a

Calităţii (SQA). CMM este cel mai cunoscut model de îmbunătăţire a calităţii

produselor, prin utilizarea a cinci niveluri. SPICE şi Bootstrap reprezintă de asemenea

modele de îmbunătăţire a calităţii produselor.

În IEEE Glossary of Engineering Terminology, calitatea produselor informatice

este definită ca fiind gradul în care un sistem, o componentă sau un proces Întâlneşte

clientul sau necesităţile utilizatorului sau aşteptărilor acestuia.

53

CAPITOLUL IVSTUDIU DE CAZ PRIVIND EVALUAREA PRODUSULUI INFORMATIC

PENTRU CONTABILITATE ŞI GESTIUNE, WinMENTOR

4.1. PREZENTARE GENERALĂ WinMENTOR

Pachetul de programe WinMENTOR, realizat în mediul de programare

vizuală Delphi, a fost creat special pentru lucrul în reţea şi poate fi instalat pe

calculatoare cu sistem de operare Windows '95/'98/ME/NT/2000/XP.

Clienţii WinMENTOR beneficiază de certificate de licenţă care atestă dreptul

de utilizare a programelor achiziţionate.

Utilizatorului i se asigură instalare, consultanţă în vederea configurării conform

domeniului specific de activitate al firmei şi instruirea unui operator la cumpărarea

programului. Toate acestea sunt incluse în preţul de livrare.

Asistenţa tehnică permanentă post-instalare, cu personal specializat, oferă

certitudinea utilizării pachetului de programe la întreaga sa capacitate.

Protejarea programului prin cheie de protecţie hard asigură independenţă

totală, deoarece programele nu mai sunt legate prin protecţie software de sistemul de

calcul.

Compact-discul sau dischetele de instalare pot fi folosite fără restricţie.

Versiunea demonstrativă se instalează gratuit şi este însoţită de ghidul de

utilizare în format electronic. Această variantă poate fi utilizată nelimitat şi foloseşte

ca date de intrare notele contabile.

WinMENTOR este destinat utilizării de către firme cu profil de comerţ en-

gros şi en-detail, producţie industrială şi agricolă, construcţii, audit financiar-contabil,

alimentaţie publică, servicii, etc.

Pachetul de programe este astfel conceput încât poate fi folosit şi de către

persoane neiniţiate în contabilitate, odată ce configurarea iniţiată a fost definitivată

sub îndrumarea coordonatorului compartimentului economic. În momentul

introducerii datelor din documentele în machete, programul generează automat

înregistrările contabile aferente, acestea putând fi vizualizate imediat.

WinMENTOR poate ţine evidenţa pentru un număr nelimitat de firme. Pentru

fiecare firmă în parte se poate configura modul de realizare a înregistrărilor contabile,

astfel încât acestea să fie conforme cu activitatea sa specifică.

Nu este necesară o conexiune fizică între calculatoarele utilizatorului. În cazul

în care activitatea sa se desfăşoară în mai multe puncte de lucru, pachetul de

programe permite introducerea datelor în fiecare dintre ele şi apoi transferul pe un

54

calculator central (aflat, de obicei, la sediul firmei, la serviciul de contabilitate).

Datele transferate sunt cuplate logic, după cuplare având aceleaşi proprietăţi ca şi cele

introduse pe calculatorul central.

Baza de date în format Paradox este interogată prin fraze SQL, iar arhivarea

datelor de lucru prin algoritmi Unix este deosebit de compactă.

Cerinţe hardware / software

Evidenţa contabilă

WinMENTOR asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific

fiecărui tip de firmă. Cu aceste adaptări putem folosi analitice pe un număr nelimitat

de niveluri. Programul calculează automat coeficientul diferenţelor de preţ la mărfuri,

închide automat conturile de venituri şi cele de cheltuieli, conturile de TVA. Pentru

firmele asociate în participaţiune, programul asigură distribuirea procentuală a

veniturilor şi cheltuielilor. Întrucât înregistrările contabile sunt efectuate automat,

programul compune şi explicaţiile acestora, detaliate conform opţiunii utilizatorului.

Înregistrările contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu

note contabile diverse (ex: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului,

impozit pe dividende). Este posibilă şi obţinerea unei balanţe cumulate pentru firmele

din cadrul unui grup.

Mijloace fixe

Modul permite calculul automat al amortizării mijloacelor fixe şi obiectelor de

inventar, aflate în gestiunea societăţii utilizatorului în regim liniar, accelerat sau

degresiv. Facilităţi de calcul: posibilitatea modificării duratei de utilizare a mijlocului

fix în timpul ciclului de amortizare, posibilitatea reevaluării amortizării mijloacelor

fixe şi a valorii de inventar, etc.

Stocuri

WinMENTOR rezolvă integral problema stocurilor, în strânsă legătură cu

aspectul contabil. Iată câteva caracteristici:

evidenţa multi-gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică;

55

descărcarea automată din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute:

FIFO, LIFO, CMP, identificarea specifică;

nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrări cu preţuri

diferite la acelaşi articol nu se creează posturi noi în nomenclator);

posibilitatea înregistrării automate a patru taxe asociate pentru fiecare

articol de stoc în parte;

identificarea rapidă a articolelor din stoc prin folosirea claselor de

încadrare şi a atributelor de caracterizare;

folosirea de unităţi de măsură multiple, cu transformarea automată a

cantităţii şi a preţului de bază parităţilor specificate;

evidenţa de serii, termene de garanţie şi date de expirare;

calculul coeficientului de diferenţe de preţ în cazul evidenţei global-

valorice.

Rezolvarea documentelor legate de înregistrarea stocurilor şi a serviciilor se

face pe machete specializate, cu aspect asemănător cu cel al formularelor tipizate.

Posibilităţi:

intrări de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediţie, bonuri de

achiziţie, cu evidenţierea diferenţelor constatate la recepţie şi tipărirea de note

de recepţie corespunzătoare;

intrări din import (DVI) şi calcul automat al preţului de import, cu toate

componentele acestuia (transport, asigurare, taxe şi comisioane vamale, accize,

etc.);

intrări din producţia proprie;

ieşiri spre consum, cu preluare automată a consumurilor specifice aferente

comenzilor interne lansate în producţia şi tipărirea de bonuri de consum;

vânzări de mărfuri sau produse din stoc sau vânzări de servicii evidenţiate

de agenţii de vânzări, cu tipărirea facturilor sau avizelor de expediţie;

vânzări la export, cu tipărirea de invoice;

transfer de articole din stoc între gestiuni, modificări de stoc (modificarea

preţului de înregistrare, măriri sau diminuări de stoc), cu tipărirea de note de

transfer sau avize de expediţie;

evidenţa comenzilor emise de către furnizori şi a comenzilor de la clienţi,

cu tipărire de facturi proformă;

evidenţa facturilor nesosite, aferente intrărilor pe avize de la furnizori şi a

facturilor de întocmit, posibilitatea tipăririi facturilor corespunzătoare avizelor

emise.

WinMENTOR înregistrează orice tip de discount, cu posibilitatea de

distribuire la preţuri a discounturilor de la furnizori şi generarea automată de

56

discounturi pentru vânzări în funcţie de valoarea facturii, volumul tranzacţiilor

încheiate cu clientul, cantitatea facturată către un client sau termenul de plată a

facturii. Pentru toate tipurile de documente de vânzare se pot urmări termene de plată

şi majorări de întârziere la plată.

Furnizori şi clienţi

WinMENTOR dă posibilitatea împărţirii în clase de încadrare, în funcţie de

necesităţile curente de operare, pentru identificarea rapidă a partenerilor.

Pachetul de programe păstrează în nomenclatorul de parteneri o singură

înregistrare, indiferent de moneda tranzacţiei sau tipul contabil al partenerilor

(furnizori, furnizori de imobilizări, furnizori plătiţi în avans, furnizori-facturi nesosite,

clienţi, încasări în avans de la clienţi, clienţi-facturi de întocmit); în funcţie de

macheta în care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul

identifică tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.

Pe baza creditelor acordate clienţilor, WinMENTOR semnalează situaţiile în

care pe un document de ieşire este depăşit plafonul de creditare acordat unui client.

Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din

stoc sau serviciu vândut în funcţie de volumul tranzacţiilor înregistrat în decursul

timpului cu un client.

Se pot consulta în orice moment fişe lunare sau anuale de clienţi şi furnizori în

lei sau valută, balanţe de furnizori sau clienţi, situaţia furnizorilor neachitaţi sau a

clienţilor datornici.

WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectuează

tranzacţii în valută), precum şi efectuarea operaţiunilor de compensare cu terţii, pe

bază de proces verbal de compensare.

Stingerea obligaţiilor de plată sau încasare pentru parteneri poate fi făcută şi

într-o monedă diferită de cea care a generat obligaţia respectivă.

Lista încasărilor lunare de la clienţi, permite evidenţa stingerii obligaţiilor de

încasare pe clase de parteneri sau pe agenţi de vânzări care au intermediat vânzările.

Încasări şi plăţi

WinMENTOR permite legarea plăţilor şi încasărilor de documente primare

care au generat obligaţia de plată sau încasare. Problema plăţilor şi încasărilor în

valută este rezolvată complet, cu înregistrarea automată a diferenţelor de curs valutar.

57

De asemenea, programul permite:

- evidenţierea operaţiunile bancare aflate in curs (cambie, cec, bilet la ordin etc.);

- gestionează complet avansurile de trezorerie prin plăţi, restituiri si justificarea

sumelor cheltuite;

- tipăreşte registre de casa şi de bancă în lei sau valută, sumele în curs de decontare

pot fi tipărite separat pentru încasări sau plăţi în curs, cu evidenţierea datei reale sau

probabile de decontare.

Producţia

Creat pentru a veni în întimpinarea utilizatorilor ce şi-au dezvoltat activitatea

de producţie, modulul oferă posibilitatea asistării utilizatorului în următoarele etape:

pregătirea fabricaţiei-încărcarea consumului de materiale şi de manopera

pe produs;

lansarea în producţie-elaborarea comenzilor interne de producţie şi

generarea programului lunar de fabricaţie;

urmărirea consumurilor de materiale şi manopera, a producţiei realizate;

transmiterea realizărilor lunare ale angajaţilor în modului SALARII în

vederea furnizării indicatorilor impliciţi de realizare a salariilor în acord;

postcalculul producţiei lunare realizate conform programului de fabricaţie

(cu preluarea datelor din modulul SALARII în ceea ce priveşte consumurile de

manoperă);

evidenţa realizării producţiei-abateri realizate la nivel de comanda internă

în ceea ce priveşte consumurile de materiale şi manoperă, stadiul realizării

programului de fabricaţie lunar, situaţia realizării comenzilor de la clienţi, etc.

SALARII

Oferă posibilitatea calculului salariilor angajaţilor, lăsând utilizatorului să

opteze între înregistrarea lor contabilă direct în modulul de bază WinMENTOR şi

includerea lor manuală prin note contabile.

În afară de această posibilitate, care permite funcţionarea modulului

independent de produsul de baza WinMENTOR, acest modul are facilităţi de

configurare a contribuţiilor, indemnizaţiilor, sporurilor şi reţinerilor, ce ii conferă un

grad ridicat de adaptabilitate la cerinţele utilizatorului şi la modificările de legislaţie.

Adăugând gradul ridicat de configurare a listelor specifice, rezultă un instrument

ideal pentru optimizarea activităţii de evidenţă a personalului şi calcul al salariilor.

58

Integrat în produsul de baza WinMENTOR, modulul permite preluarea

realizărilor din producţie pentru angajaţii salarizaţi în acord, calculând automat

indicele de realizare a salariului şi oferind date pentru calculul costurilor pe produs

realizat.

Există, de asemenea, posibilitatea de a exporta fişele fiscale şi declaraţiile către

CAS în format electronic, în fişiere de tip txt.

CASA DE MARCAT

Modulul se adresează utilizatorilor de case de marcat "OPTIMA" (off-line,

emulare tastatură), "HIT" (off-line), "OPTIMUS" (off-line) şi "SAPEL" (off-line pe

memoria extinsă, emulare tastatură). Funcţii principale:

preluarea stocurilor gestiunilor pe care le deserveste (directing stoc la

început sau ulterior de pe tranzacţiile de recepţie sau transfer intern);

editarea raportului "Z", împreuna cu generarea monetarului şi modificarea

efectiva a stocului din WinMENTOR;

furnizarea raportului privind vânzările din casa în orice moment al zilei

fără să întrerupă funcţionarea casei de marcat sau să influenţeze în vreun fel

funcţionarea ei;

înregistrarea automată în contabilitate a monetarelor operate.

LISTE ŞI RAPOARTE

Pentru a rezolva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe

piaţa de produse hardware, programul permite listare în mod grafic (imprimante laser

sau cu jet) sau mod text (imprimante cu ace). Astfel, pentru cei ce deţin imprimante

care nu pot tipări în mod text liste în format landscape, modul grafic permite

imprimarea pe formate A4 pentru orice listă, indiferent de lăţime.

Ordonarea după valorile crescătoare din oricare coloană, gruparea liniilor după

valori comune din coloane, impunerea de condiţii de filtrare a liniilor din listă,

centralizarea automată si alte operaţii asemănătoare pot fi configurate de utilizator în

funcţie de necesităţile apărute în exploatarea pachetului de programe.

Foarte important este faptul că, în situaţia în care aceeaşi listă necesită grupări,

filtrări şi configurări diferite pentru a răspunde unor cerinţe diverse, utilizatorul poate

salva variante ale listei originale, astfel încât denumirea specificată apare în meniul

modului de liste la acelaşi nivel cu lista originală livrată odată cu WinMENTOR.

Câteva dintre listele ce pot fi obţinute:

59

liste contabile: balanţa de verificare în lei sau valută, registrul jurnal de

înregistrări contabile, fişe analitice de cont, fişe şah de cont, cartea mare,

realizări pe activităţi în lei sau valută, deconturi de asociere în participaţiune,

declaraţii privind obligaţii de plată la bugetul de stat, ş.a.;

liste de TVA: jurnal de cumpărături, jurnal de vânzări, registrul de încasări

din magazin, declaraţiile de TVA;

liste pentru casă şi bancă: registre de casă şi bancă (lei sau valută), liste

de plăţi şi încasări în curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc.;

stocuri: liste de intrări de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea

modului de calcul a preţului de import) sau din producţie proprie, liste de

consumuri, liste de vânzări, fişe de magazie, balanţa stocurilor, raport de

gestiune, ş.a.;

liste de furnizori/ clienţi/avansuri de trezorerie : fişa de furnizori/clienţi,

balanţa de furnizori/clienţi, fişa de avans spre decontare, balanţa avansurilor

spre decontare, lista furnizori neachitaţi, clienţi datornici, lista încasărilor de la

clienţi.

Variante WinMENTOR

Varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR oferă posibilitatea evidenţierii

stocurilor atât valoric cât şi cantitativ. Pentru a avea accesul la toate facilităţile pe

care WinMENTOR le poate oferi, se recomandă varianta "Extins".

În afară de evidenţa contabilă (prezentată în ambele variante WinMENTOR),

evidenţa global-valorică şi de cea cantitativ-valorică (în varianta "Standard"), varianta

"Extins" dă accesul la: generarea de rapoarte noi (cu integrare automată în meniul de

liste), rapoarte manageriale în valută, termene de plată şi majorări de întârziere,

evidenţa vânzărilor pe agenţi, evidenţa profitului pe activităţi, comenzi către

furnizori, comenzi de la clienţi, comenzi interne de fabricaţie, consumuri specifice,

discounturi automate la facturare, limitarea vânzărilor pe bază de credite acordate

clienţilor, evidenţa stocurilor cu serii, termene de expirare, certificate de calitate,

împărţirea articolelor din stoc, parteneri, gestiuni pe clase de caracterizare,

diferenţierea articolelor din stoc după atribute specifice, facturarea abonamentelor,

raportarea datoriilor la bugetul de stat, accesul la modulul de bugete şi proiecte

obiective, grafice, etc.

Module suplimentare

MIFIX- mijloace fixe;

CASA DE MARCAT (OPTIMA, HIT, OPTIMUS, EURO, DATECS ş.a.);

SALARII;

60

PRODUCTIE;

EXPERT (modul de analiză economică şi bugetare previzională);

COMERCIAL;

STOCURI-COMENZI ON-LINE (pe fiecare locaţie);

RESTAURANTE (pe fiecare locaţie);

DOC-IMP-SERVER (import documente - pe fiecare locaţie).

4.2. Studiu de caz privind evaluarea produsului informatic în bază MENTOR

Studiul de caz privind evaluarea produsului informatic pentru contabilitate şi

gestiune a fost realizat prin efectuarea unui eşantion de prezentare a gradului de

satisfacere a utilizatorilor privind produsul informatic în bază MENTOR.

Pentru aceasta, am ales la întâmplare un număr de 32 de firme care utilizează

programul WinMENTOR, la care am efectuat o grilă de evaluare a produsului informatic.

Acest studiu a fost efectuat pe o perioada de 7 luni (respectiv octombrie 2006 –

aprilie 2007) pe toate modulele oferite de acest program.

Grila de evaluare a fost completată prin oferirea de note pentru fiecare modul

în parte pe luni, acest lucru fiind evidenţiat într-un grafic care va fi prezentat spre

sfârşitul acestui capitol.

În continuare vom prezenta lista de firme la care s-a efectuat analiza produsului

informatic “MENTOR”.

Tabel 4.1. Lista firmelor la care s-a efectuat studiul privind produsul informatic în bază MENTOR.

Nr

.

crt

.

DENUMIRE FIRMĂ LOCALITATE

DOMENIUL

PRINCIPAL DE

ACTIVITATE

1 SC.NERACOMPUTERS. SRL IAŞI Import-export

2 SC.TAREK COMP SRL. IAŞI Producţie

3 SC. DAFORA MEDIAŞ SA.MEDIAŞ-

SIBIUConstrucţii

4 SC. MARY LUX SRL. BRAŞOV Transport intern

5 SC. FERSATEX SRL. IAŞI Producţie

6 SC. WIEBRAEXIM SRL. BRAŞOV Fabrică de betoniere

7 SC. ALPIN 2003 SRL. BRAŞOV Hotel

8 SC. DORIPESCO SRLHĂLCIU-

BRAŞOVExtracţie pietriş-nisip

61

9 SC. PHEONIX STAR SRL.MEDIAŞ-

SIBIUFlorărie

10 SC. IRCON SRL. IAŞI Restaurant

11 SC. R&G OPTIM SRL IAŞI Amanet

12SC. GENERAL NUMERIC

SRLBRAŞOV

Fabrica de calculatoare şi

alte echipamente

electronice

13 SC POSITIV MEDIA SRL IAŞI Magazin telefoane mobile

14GRĂDINIŢA CU PROGRAM

NORMAL NR.1IAŞI

15 SC. ALMAX CONT SRL IAŞI Comerţ

16SC. TAVI&FLORI PROD

COM SRL

MEDIAŞ-

SIBIUProducţie de panificaţie

17 SC. AEROTRAVEL SRL. SIBIU Transport persoane

18 SC. A.T.R. ŞERBAN SRL BRAŞOV Transport rutier de mărfuri

19SC. HAEFFLER ROMANIA

SRLBRAŞOV

Producţie piese accesorii

auto

20 SC. MARISPUC SRL BRAŞOV Producţie de patiserie

21 SC. BRIGHT DENTIS SRL IAŞI Producţie dentară

22 SC. COMPOSIT SRL IAŞI Producţie

23 SC. MASSIVBAU SRL IAŞI Producţie

24 SC. DIAMANTUL SRL BRAŞOVFabr. bijuterii şi art.

similare-metale preţioase

25SC. CONSTRUCŢII

HIDROTEHNICE SRLIAŞI Construcţii hidrotehnice

26SC. ZAHARIA FELIX

GHEORGHIŢĂ SRLIAŞI Notariat

27 SC. MEDIA COMERŢ SRL AŢEL-SIBIU Magazin alimentar

28 SC. TENI PROD SRL AŢEL-SIBIU Magazin alimentar+ bar

29SC. AUTOMECANICA

MEDIAŞ SRL

MEDIAŞ-

SIBIUProducţie automobile

30SC. VOLKSBANK ROMANIA

SA

MEDIAŞ-

SIBIUBancă

31 SC. JOB CONSULTIBG SRL IAŞI Relaţii cu publicul

32 SC LUX TAXI SRLMEDIAŞ-

SIBIUTaximetrie

62

4.3. Diagnosticul pe baza analizei produsului-program pentru contabilitate şi

gestiune WinMENTOR

Pentru a evidenţia maniera de lucru a produsului-program WinMENTOR în

cele ce urmează forma finală în care pot fi expuse datele generate.

63

Tabel 4.2. Aprecierea lunară a modulelor produsului WinMENTOR

Evidenta

contabila

Mjloace

fixeStocuri

Furnizori

si clienţi

Încasări si

plaţiProducţie Salarii

Casa de

marcat

Liste si

rapoarteExpert Comercial

Stocuri

comenzi

on-line

RestauranteDOC-IMP-

SERVER

Oct.

200692.81 91.25 93 91.25 92.97 93.12 91.94 85 88.93 100 89.29 91.25 92.5 90

Nov.

200693.75 90.94 91.8 90.93 92.97 88.75 88.71 89 88.57 100 87.14 86.25 92.5 86.67

Dec.

200690.31 90.31 92.1 88.44 91.1 91.25 87.74 86 92.5 100 90 88.75 90 83.33

Ian.

200792.81 89.38 92.9 90 91.86 92.5 88.44 76 90 95 78.57 85 95 90

Febr.

200793.44 90.94 91.4 90.63 90.63 81.88 90 82 88.21 95 78.57 92.5 97.5 80

Mart.

200793.75 92.19 90.4 90 92.5 91.25 91.56 82 88.21 100 76.43 87.5 100 96.97

Apr.

200793.44 92.81 92.5 91.56 87.5 90.63 91.25 82 88.93 100 78.57 91.25 100 90

Media pe

modul92.9 91.12 92 90.4 91.36 89.91 89.95 83.14 89.34 98.57 82.65 88.93 95.36 88.14

64

Din analiza efectuata la cele 32 de firme participante la acest studiu efectuat de

noi, rezultă că, produsul informatic analizat este cotat favorabil pe piaţa românească

într-un procent de 90,27%.

Având în vedere ca grila noastră de evaluare punctează produsul informatic cu

100 pentru satisfacere foarte bună, cu 70 pentru bine, cu 40 pentru satisfăcător, un

procent de 90,27% indică un grad destul de mare de apreciere a utilizatorului,

apropiindu-se de 100%. Această situaţie determină plasarea pachetului de programe

WinMENTOR în fruntea clasamentului programelor informatice pentru contabilitate

şi gestiune, făcând abstracţie de la programele realizate prin efort propriu în cadrul

firmelor privind evidenţa contabilă, de către specialişti.

Aşadar:

în luna octombrie 2006 cel mai slab cotat modul a fost “Casa de

marcat ” cu un procent de 85%, iar cel mai bun a fost “Producţia” cu 93,12%;

în noiembrie 2006 cel mai mic procent s-a înregistrat la modulul

“DOC-IMP-SERVER” cu 86,67%, iar cel mai bun procent, satisfăcând utilizatorii

100% a fost modulul “Expert”;

în decembrie 2006 de asemenea cel mai slab procent a fost înregistrat

tot la modulul“DOC-IMP-SERVER”, iar cel mai bun la modulul “Expert” cu

100% satisfacere;

în ianuarie 2007 spre surprinderea tuturor, în această lună, s-a

înregistrat cel mai mic procentaj din toată această analiză. “Casa de marcat” a

fost cea mai slab cotată cu un procentaj de 76%. De asemenea în această lună, s-

au înregistrat cele mai mici procentaje pe total. Nici un modul dintre cele 14

oferite de acest program nu a fost apreciat 100% de utilizatori;

în februarie 2007 cel mai slab cotat modul a fost “DOC-IMP-

SERVER” cu 80%, iar cel mai bine cotat cu un punctaj de 97,50% a fost modulul

“Restaurante”;

în martie 2007 la fel, şi în această lună s-a înregistrat un record minum

de 76,43% obţinut de modulul “Comercial”, dar acordul general de 100% a fost

dat pentru modulul “Expert”, care de altfel a înregistrat cele mai bune procente pe

tot parcursul studiului;

în aprilie 2007 ultima lună în care s-a efectuat acest studiu, cel mai mic

procent a fost de 78,57% a modulului “Comercial”, dar în această lună, s-au

înregistrat cele mai mari punctaje pe total, majoritatea fiind de peste 90%.

Dacă efectuăm un clasament pe module, pe locul I s-ar afla modulul Expert cu

un procentaj de 98,57%;

locul II – Restaurante;

locul III - Evidenţă contabilă;

66

locul IV - Stocuri;

locul V - Încasări şi plăţi;

locul VI – Mijloace fixe;

locul VII – Furnizori şi clienţi;

locul VIII – Salarii;

locul IX – Producţie;

locul X – Liste şi rapoarte;

locul XI – Stocuri comenzi on-line;

locul XII - DOC-IMP-SERVER;

locul XIII – Casa de marcat;

locul XIV – Comercial.

Sintetizând aceste concluzii rezultă o tendinţă clară şi constantă de evoluţie

privind:

Casa de marcat a avut o evoluţie nesatisfăcătoare ceea ce a condus la

ideea ca acest modul a fost slab apreciat de către utilizatori;

DOC-IMP-SERVER la fel şi acest modul a fost slab apreciat de către

utilizatori având o evoluţie aproape constantă în fiecare lună;

Expert a fost, pe tot parcursul studiului cel mai bine apreciat de către

utilizatori cu un procent de 100%, excepţie făcând lunile ianuarie şi februarie

când a obţinut doar 95%.

Această analiză a fost pusă la înştiinţarea firmei MENTOR din judeţul Iaşi,

care a fost mulţumită de aceste rezultate şi le-a apreciat ca fiind pertinente.

Reprezentantul firmei WinMENTOR ne-a oferit şi câteva cauze care au dus la

funcţionarea defectuoasă a acestui produs-program, şi anume:

tehnologie (calculatoare neactualizate, vechi);

lipsa sistemului de împământare a instalaţiei electrice la firmele

utilizatoare;

lipsa personalului neinstruit, etc.

Pe lângă acest studiu care a constat în completarea grilei de evaluare, am

mai solicitat şi câteva argumente pro şi contra produsului-program

WinMENTOR şi anume:

Argumente pro:

interfaţa de lucru a pachetului de programe pentru gestiune şi

contabilitate este prietenoasă şi particulară;

în urma salvării se pot vizualiza articolele completate anterior;

nu permite introducerea datelor eronat;

este un program complet.

67

Argumente contra:

Singurul lucru care încă nu a fost realizat de WinMENTOR este acela de

salvare automată a datelor în cazul întreruperii curentului electric.

În concluzie, WinMENTOR - produsul-program- pentru contabilitate şi

gestiune poate fi utilizat de orice societate mică şi mijlocie cu orice obiect de

activitate. Acesta acoperă toate funcţiile contabilităţii şi chiar face legătura spre

domeniul managementului financiar, prin informaţiile pe care le poate furniza. Se

poate folosi în evidenţa operativă primară şi gestionară, în calculaţia costurilor prin

diferite metode, în contabilitatea sintetică şi cea analitică, în domeniul analizei

economico-financiară, în gestiunea resurselor umane, în gestiunea fluxurilor de

trezorerie, în analiza pe bază de bilanţ şi în gestiunea firmei.

Grupul de utilizatori specifici produsului WinMENTOR este foarte numeros.

Intră în categoria utilizatorilor personalul care se ocupă de evidenţa operativ-

contabilă (gestionari, casieri, şefi de formaţii de lucru, normatori, economişti de

secţie, etc.), personalul implicat în evidenţa contabilă la nivel sintetic şi analitic,

managerii de pe diferite niveluri, specialişti în gestiunea formei. La toţi aceşti

utilizatori se adaugă utilizatorii educaţiei din instituţii de învăţământ de stat şi privat.

68

CONCLUZII

Lucrarea şi-a propus să ofere o imagine de ansamblu asupra sistemului

informaţional contabil al întreprinderii moderne, asupra utilizării produselor

informatice în domeniul contabilităţii şi a evaluării sistemelor şi produselor

informatice.

În acest scop, lucrarea este structurată pe patru capitole, ce se referă sintetic

la sistemul informaţional contabil al întreprinderii moderne, utilizarea produselor

informatice în domeniul contabilităţii, evaluarea produsului informatic şi, în final, pe

baza celor studiate, realizarea unui studiu de caz privind evaluarea produsului

informatic WinMENTOR.

Pentru realizarea studiului de impact a acestui produs informatic complex am ales la

întâmplare un număr de 32 de firme care utilizează programul WinMENTOR, la care am

efectuat o grilă de evaluare a produsului informatic. Acest studiu a fost efectuat pe o

perioada de 7 luni (respectiv octombrie 2006 –aprilie 2007), pentru toate modulele

oferite de acest program.

Sintetizând observaţiile efectuate asupra impactului suitei de programe

WinMENTOR, putem concluziona că există o tendinţă clară şi constantă privind:

modulul Casa de marcat a avut o evoluţie nesatisfăcătoare ceea ce a condus la

ideea ca acest modul a fost slab apreciat de către utilizatori şi că firma

proiectantă poate îmbunătăţi produsul sub acest aspect;

modulul DOC-IMP-SERVER acest modul a fost, de asemenea, slab apreciat

de către utilizatori având o evoluţie aproape constantă în fiecare lună;

modulul Expert a fost, pe tot parcursul studiului cel mai bine apreciat de către

utilizatori cu un procent de 100%, excepţie făcând lunile ianuarie şi

februarie când a obţinut doar 95%.

În urma acestui studiu putem concluziona că există aspecte pozitive (interfaţa

de lucru a pachetului de programe pentru gestiune şi contabilitate este prietenoasă şi

particulară; în urma salvării se pot vizualiza articolele completate anterior; nu permite

introducerea datelor eronat; este un program complet), dar şi negative (salvare

automată a datelor) ale programului WinMENTOR.

Trebuie specificat că per-ansamblu programul respectiv a fost apreciat

favorabil, obţinând o medie de 90,27 puncte din 100 posibile.

În concluzie, WinMENTOR - produsul-program- pentru contabilitate şi

gestiune poate fi utilizat cu succes şi pe deplin satisfăcător de orice societate mică şi

mijlocie, oricare ar fi obiectul de activitate al acesteia.

69

BIBLIOGRAFIE

1. Airinei, D. ş.a., Medii de programare, Editura Sedcom Libris, Iaşi, 2002;2. Andone, I. (coord), Dezvoltarea sistemelor inteligente în economie. Metodologie şi

studii de caz, Editura Economică, Bucureşti, 2001;3. Andone, I., Sisteme inteligente hibride. Teorie. Studii de caz pentru aplicaţii

economice. Ghidul dezvoltatorul, Editura Economică, Bucureşti, 2002;4. Boar, B., H., The Art of Strategic Planning for Information Technologies, 2nd edition,

John Wiley & Sons, Inc., New York, 2001;5. Davidescu, N. D., Tratat de contabilitate informatizată, Tribuna economică,

Bucureşti, 2001;6. Donaldson, S., Siegel, S, Successful Software Development, Pretince Hall PTR 2nd

edition, 2000 la http://search.safaribooksonline.com .; 7. Dumitru, F., Sistemul informaţional contabil în întreprinderea modernă, Editura

Junimea, Iaşi, 2001;8. Georgescu, M., Piaţa în tranzacţie. Tranziţia în piaţă, Sedcom Libris, Iaşi, 2002;9. Ivan, I., strategii pentru informatizarea societăţii româneşti,` în Sisteme

informaţionale. Edicaţie. Cercetare. Arhitecturi. Instrumente, la Conferinţa internaţională Globalizarea şi educaţia economică universitară, Iaşi, 24-26 octombrie 2002;

10. Laudon, C. K, Laudon, P. J., Management information systems. Organization and Technology in the Networked Enterprise, 6th edition, Pretince Hall, 2000;

11. Meşniţă, G. Sisteme informaţionale contabile în contextul globalizării, Editura Junimea, Iaşi, 2002;

12. Niţchi, Şt. I., Niţchi-Avram, R., Rolul agentului într-o lume digitală, în Sisteme informaţionale. Educaţie. Cercetare. Arhitecturi. Instrumente, la Conferinţa internaţională Globalizarea şi educaţia economică universitară, Iaşi, 24-26 octombrie 2002;

13. Roşca, Gh. I., Bodea, C., Apostol, C., Zamfir, G., Integrarea aplicaţiilor în indistria asistată, Editura Economică, Bucureşti, 2001;

14. Tabără, N., Contabilitate naşională, Edişia a II-a, Editura Moldova, Iaşi, 2001;15. Ţugui, A., Necesitatea utilizării tehnologiilor informaţionale în acticităţile

profesionoştilor contabili din România, în volumul Congresul al XII-lea al CECCAR, Bucureşti, septembrie, 2002;

16. Alexandru Al. Ţugui Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Corpul experţilor contabili şi contabililor autorizaţi din România, Editura CECCAR, Bucureşti, 2003;

17. Rusu I., Sisteme informaţionale de gestiune, Editura Funda]iei Ştefan Lupaşcu, Iaşi, 2007;

18. www.ciel.ro 19. http://sunset.usc.edu ;20. http://sunset.usc.edu/research/cocomosuite/index.html .;21. http://cauxroundtable.org/PP_ROLE.htm ;22. http://www.anu.edu.au.

70

http://cauxroundtable.org/PP_ROLE.htm

http://sunset.usc.edu/research/cocomosuite/index.html

http://sunset.usc.edu/

http://www.ciel.ro/

http://search.safaribooksonline.com/

Sistemul Informational Contabil Al Intreprinderii Moderne Mioara

Documents

Transcript of Sistemul Informational Contabil Al Intreprinderii Moderne Mioara