7.1) ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORI

O scrisoare de afaceri presupune nu numai o form grafic corect i o prezentare estetic, dar i o structur adecvat. Antetul cuprinde urmtoarele elemente: denumirea ntreprinderii sau numele expeditorului; statutul juridic al unitii comerciale; adresa; cutia potal; adresa fiierului; numrul de telefon; numrul de fax; marca de producie; emblema firmei.

dat i numrul scrisorii: determin identitatea scrisorii. Ordinea recomandabil pentru aceste meniuni este: data (n cifre), luna (n litere), cu punctuaie liber.

referinele: in corespondena comercial practicat ntre firme cu activitate important, respectiv cu un numr mare de dosare n derulare, pe scrisoarea comercial se trece un numr de cod sau de dosar, urmat de dat, necesar pentru a individualiza cazul n spe.

adresa destinatarului: cuprinde: numele i funcia destinatarului; denumirea unitii economice; denumirea biroului; adresa firmei.

formula de adresare: indiferent cui i se expediaz scrisoarea adresarea trebuie formulat n mod corect. Dac cineva i nsoete numele cu abrevierea unui titlu de profesie, adresarea trebuie s fie scris exact n acelai mod. Cnd este folosit un titlu de profesie i numele este utilizat la cazul Nominativ, nu se mai folosete i domnul, doamna, domnioara. Dac numele este urmat de titlul de funcie, pus la cazul Dativ, cuvntul domnulse plaseaz naintea numelui. Dac titlul de funcie este plasat naintea numelui, cuvntul domnul nu se utilizeaz.

obiectul scrisorii: se plaseaz sub adresa destinatarului, spre mijlocul paginii sau, eventual, sub formula de apel. Se menioneaz folosindu-se cuvntul abreviat Ref..

coninutul scrisorii: Textul unei scrisori, indiferent de volum, trebuie s cuprind urmtoarele paragrafe: partea introductiv poate consta dintr-o fraz de iniiere n tem a destinatarului, care justific sau enun problema ce urmeaz a fi tratat; tratarea subiectului- coninutul principal al scrisorii, poate fi divizat ntr-un numr corespunztor de paragrafe, care cuprind explicarea problemelor respective; paragraful final al scrisorii se exprim sperana de a primi un rspuns, o confirmare, de a ncheia afaceri reciproc avantajoase etc.

formula de ncheiere: Regula de a se relua exact titlul persoanei respective n formula de politee este respectat n scrisori. Succesul scrisorii de afaceri depinde, n mare msur, de gsirea cuvntului i tonului potrivit, de exprimarea prin construcii concise, pertinente, de evitarea construciilor interminabile, greu de urmrit.

formula de salut: toate scrisorile de afaceri adresate societii n cauz trebuie s nceap cu Stimai domni sau Stimate() domnule (doamn). Dac se cunoate funcia interlocutorului. i doar n scrisorile adresate unor case comerciale, servicii, autoriti etc. sau n situaia n care interlocutorul nu este cunoscut, se va utiliza un plural impersonal.

semnturile: in funcie de tipul corespondenei, pot fi puse una, dou sau mai multe semnturi. Semntura este precedat de titulatura exact i complet a autorului, dup care urmeaz prenumele i numele.

referirile la anexe: semnalizeaz persoanei care citete c va gsi documente ce nsoesc scrisoarea (certificate, schie, mostre, prospecte, facturi etc.). Subsolul cuprinde informaii suplimentare despre firm, dac ele nu au fost specificate n antet.