1
UNITATEAProcedura Sistemului de
Control Managerial
GESTIONAREA ABATERILOREdiia : INr. de ex. 1
Control internCod: PO-39Revizia 0Nr. de ex. 1
Pag. 1 / 6
Exemplar nr. 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii:
Nr.
crt.Elemente privind
responsabilii /
operaiuneaNumele si prenumeleFunciaDataSemntura
1.1. ElaboratSecretar comisie
1.2. VerificatPreedinte Comisie
1.3. Aprobat Director
2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
Nr.
crt.Ediia sau, dup caz,
revizia n cadrul
ediieiComponent
revizuitModalitatea
revizieiData la care se aplic prevederile sau reviziei ediiei
2.1. Ediia IElaborarea ediiei iniialeConform OMFP 946/2005 cu modificrile i completrile ulterioareData aprobrii prin decizia Directorului
3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii
Nr.
crt.Scopul
DifuzriiExemplarnr.Compartiment
FunciaNume i
prenumeData
primiriiSemntura
3.1. Aplicare 1Resurse Umane
AuditPersonal resurse umane
Auditor public intern
3.2. Informare 2Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerialPreedinte
comisie
3.3. Arhivare 3ArhivArhivar
3.4. Aprobare 4DirectorDirector
4. Scopul procedurii
Procedura descrie modul n care Instituia colar se asigura ca, pentru toate situaiile in care, datorita unor circumstane deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.
5. Domeniul de aplicare
Procedura se aplic n cadrul Instituiei colare.
6. Documente de referin 6.1. O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificrile i completrile ulterioare.
6.2. Regulament de Organizare i Funcionare;6.3. OMFP 1649/2011 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.6.4. Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1389/2006 pentru modificarea si completarea - Ordin nr. 946/2005.
6.5. PO-25 - Atribuii, funcii, sarcini;6.6. PO-26 - Delegarea;
6.7. PO-29 - Structura organizatoric;
6.8. PS-04 - Competen, performan;
6.9. PO-27 - Comunicarea;
6.10. PO-30 - Informarea;
6.11. PS-03 - Managementul riscului;6.12. PS-02 - Audit intern;6.13. PO-32 - Verificarea i evaluarea controlului.7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai Definiii:
Nr.
crt.TermenulDefiniia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
7.1. ProcedurPrezentare n scris a pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat necesare ndeplinirii atribuiilor i sarcinilor, avnd n vedere asumarea responsabilitilor;
PS (Procedur de sistem) = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul Instituiei colare;
Compartiment = compartiment, etc.;
Conductorul compartimentului = Director, etc.;
PO (Procedur Operaional) = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul Instituiei colare;
PL (Procedur de lucru) = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unui singur compartiment din cadrul Instituiei colare;
7.2. Sistem de control managerialAnsamblu de structuri organizatorice, responsabiliti, proceduri, procese i resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial
7.3. NeconformitateNendeplinirea unei cerine
7.4. AnalizActivitate de a determina potrivirea, adecvarea i eficacitatea subiectului n cauz, n ceea ce privete ndeplinirea obiectivelor stabilite
7.5. Pri interesateElevii, prinii, furnizorii, comunitatea, proprietarii de procese, organizaiile cu care instituia interacioneaz
Abrevieri:
Nr. crt.AbreviereaTermenul abreviat
1.POProcedura operaional
2.E.Elaborare
3.V.Verificare
4.A.Aprobare
5.Ap.Aplicare
6.Ah.Arhivare
7.PSProcedur de sistem
8.PLProcedur de lucru
9.RUResurse Umane
8. Descrierea procedurii 8.1. Generaliti: In derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente;
Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentrii spre aprobare;
Este necesara analiza periodica a circumstanelor si a modului cum au fost gestionate aciunile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaz a fi formalizate.
8.2. Modul de lucru: Desfurarea activitilor n cadrul Instituiei se face n conformitatea cu politicile, programele i procedurile aprobate i implementate. Orice abatere de la acestea se consemneaz n scris de ctre auditorul intern i se prezint spre analiz i aprobare Directorului. Directorul respinge sau aprob abaterile de la procedurile existente, n msura n care justificarea acestora dovedete existena abaterilor ca urmare a unor circumstane ce nu au putut fi anticipate la momentul elaborrii politicilor i programelor adoptate.
n vederea gestionrii corespunztoare a abaterilor, se vor ntocmi noi programe, politici i proceduri, care vor cuprinde obiective, resurse, termene i responsabiliti pentru implementarea adecvat a acestora.
Abaterile disciplinare sunt tratate conform legislaiei aplicabile.
Auditorul intern, mpreun cu Responsabilul Resurse Umane, face o analiz anual referitoare la numrul abaterilor dintr-un an i la modul n care acestea au fost gestionate i implementate.
8.3. Resurse necesare:8.3.1. Resurse materiale birotic, computere;
reea internet;
copiator;
imprimant
telefoane, fax-uri pentru legturi operative cu alte compartimente i cu structuri din afara instituiei;
papetrie i tipizate.
8.3.2. Resurse umane
efi compartimente,
Compartiment Resurse Umane, Salarizare
Auditorul intern,
Compartiment Administrativ, Achiziii,
Consilier juridic,
Comisia de etic;
efi compartimente;
Director.
8.3.3. Resurse financiare
Conform bugetului aprobat pentru anul n curs.
9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
Responsabil
Activiti
DirectorAuditor internefi comp.RUComisia de eticConsilier juridic
Semnaleaz abaterile identificateAEApEE, ApV
ntocmete noile programe i obiectiveAE, ArhApEE, ApV
Verific pentru legalitatea obiectivelor i a intelor cuprinse n noile programe i obiectiveV
Aloc resursele necesare implementrii noilor programeE
Aprob implementarea programelorAEEEV
ntocmete analiza anual referitoare la numrul abaterilor dintr-un an i la modul n care acestea au fost gestionate i implementateAE, ArhE, ArhVV
10. Anexe, nregistrri, arhivri
Nr.
anex/
cod formularDenumirea anexei/
formularuluiElaboratorAprobNr. de exemplareDifuzareArhivareAlte elemente
locperioad
F/PS-01/01Pagin de gardElaborator
Director1ComisiaArhivConform Nomenclator
Arhivistic
------------Programe, politici, strategii, etc.Elaborator
Auditor intern
Responsabil RU
efi compartimente, dup cazDirector1ElaboratorArhivConform Nomenclator
Arhivistic
------------Analiza anual referitoare la numrul abaterilor dintr-un an i la modul n care acestea au fost gestionate i implementateElaborator
Auditor intern
Responsabil RUDirector1DirectorArhivConform Nomenclator
Arhivistic
11. Cuprins
Numrul componentei
n cadrul procedurii
Denumirea componentei din cadrul proceduriiPagina
0Pagin de gard0
1Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii1/6
2Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii 1/6
3Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii 1/6
4Scopul procedurii 2/6
5Domeniul de aplicare 2/6
6Documente de referin 2/6
7Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai2/6
8Descrierea procedurii 3/6
9Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii5/6
10Anexe, nregistrri, arhivri5/6
11Cuprins 6/6
Top Related