Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 1 din 21
Proiect co-finanțat din Programul Operațional Capital Uman 2014-2020
Axa prioritară 3: Locuri de muncă pentru toți
Obiectivul tematic 8: Promovarea unor locuri de muncă durabile și de calitate și sprijinirea mobilității
lucrătorilor
Prioritatea de investiții 8.iii: Activități independente, antreprenoriat și înființare de întreprinderi, inclusiv a unor
microîntreprinderi și a unor întreprinderi mici și mijlocii inovatoare
Obiectivul specific 3.7: Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil nonagricol din zona urbană
Denumire Proiect: Cre terea ocupării prin susținerea i dezvoltarea antreprenoriatului inovativ în regiunea Sud -
Muntenia
Aprobat,
Manager de proiect,
Costel Emil COTEŢ
Instrucțiune de lucru
COMUNICAREA CU GRUPUL ȚINTĂ
COD: IL-3
Proiect BIZZSMART - POCU/82/3/7/105944
Ediția: 1
Revizia: 0
Exemplar ținut sub control DA NU
Exemplar nr.
Întocmit: Radu Constantin Parpală
Nicoleta Căruțașu
Laurențiu Popa
Luminița Georgescu
Verificat: Diana Popescu
Cristiana Cazacu
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 2 din 21
Indicatorul reviziilor
Identificare document
Denumire: Instrucțiune de lucru – COMUNICAREA CU GRUPUL ȚINTĂ
Cod: IL - 3
Ediția: 1
Revizia: 0
Pag / para-
graf revizuit
Conținutul reviziei Autor
revizie
Semnătura /
dată
LISTA DE DISTRIBUŢIE
Nume și prenume
Funcția în proiect
Scopul
distribuirii
Costel Emil Coteț Aprobare
Diana Popescu Verificare
Cristiana Cazacu Verificare
Experții BIZZSMART Aplicare
Data distribuirii către echipă prin Google Drive 28.02.2018
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 3 din 21
CUPRINS
1. Scopul instrucțiunii de lucru
2. Domeniul de aplicare a instrucțiunii de lucru
3. Abrevieri
4. Documente de referință
5. Descrierea proceselor
5.1. Recrutarea, înscrierea în proiect și selecția GT
5.2. Participarea la cursurile de formare antreprenorială
5.3. Evaluarea planurilor de afacere
5.4. Demararea afacerii, organizarea stagiilor de practică, consultanță și mentorat,
monitorizarea afacerii
6. Documente și înregistrări
7. Responsabilități
Anexa 1 – Mesaj 1 – Mesaj de confirmare (pentru formularul online)
Anexa 2 – Email 1 – Email de confirmare a înscrierii în GT inițial
Anexa 3 – Email 2 – Invitație la sesiune de recrutare și consiliere vocațională
Anexa 4 – Email 3 – Comunicare rezultate consiliere vocațională
Anexa 5 – Email 4 – Invitație înscriere la cursuri de formare antreprenorială
Anexa 6 – Email 5 – Rezultate evaluare proces de formare antreprenorială
Anexa 7 – Email 6 – Premierea rezultatelor formării
Anexa 8 – Email 7 – Evaluare plan de afacere
Anexa 9 – Email 8 – Rezultat evaluare plan de afacere
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 4 din 21
1. Scopul instrucțiunii de lucru
Instrucțiunea de lucru IL-3 – Comunicarea cu grupul țintă are în vedere descrierea
modului în care se va realiza comunicarea dintre membrii grupului țintă (GT) și experții
BIZZSMART pe întreaga perioadă de desfășurare a proiectului.
Un aspect foarte important, pe lângă participarea propriu-zisă a membrilor GT la
activitățile de testare, formare și mentorat oferite în cadrul proiectului, este capacitatea
proiectului de a urmări circuitul membrilor GT și de a le furniza acestora informațiile
esențiale conform etapei în care se află. În acest sens, au fost concepute o serie de diagrame
care evidențiază etapele importante ale proiectului, precum și mesajele personalizate pe care
membrii GT trebuie să le primească.
Pentru buna desfășurare a proiectului vor fi folosite mai multe metode de comunicare
cu grupul țintă:
comunicare formală prin folosirea email-urilor standard personalizate;
comunicarea informală folosind platforma de e-learning dedicată proiectului;
formularul online pentru întrebări, disponibil pe site-ul proiectului.
Comunicarea cu GT trebuie să fie transparentă și eficientă. Timpul maxim de răspuns
este de 48h. Este de dorit ca răspunsurile să fie transmise în scris (email).
Această instrucțiune de lucru reglementează comunicarea standard cu membrii GT.
Comunicarea personalizată, specifică în special etapelor de după finanțarea planului de
afacere, este descrisă în proceduri sau instrucțiuni de lucru dedicate activităților respective.
2. Domeniul de aplicare a instrucțiunii de lucru
Instrucțiunea de lucru este aplicabilă activităților de înscriere în proiect a membrilor
GT, consiliere vocațională, formare și mentorat, adresându-se tuturor experților direct
responsabili cu GT: experților de recrutare și selecție GT, experților responsabili cu
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 5 din 21
consilierea vocațională, experților cu formarea antreprenorială, responsabililor tehnici și
expertului comunicare cu GT, experților cu activitățile de mentorat și monitorizare afacere.
3. Abrevieri
AJOFM Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă
ANAF Agenția Națională de Administrare Fiscală
CV Consiliere Vocațională
EN Standard European
EDC Expert în domeniul calității
EM Echipa de Management
FSE Fondul Social European
GT Grup Țintă
IL Instrucțiune de Lucru
ISO Organizația Internațională de Standardizare
MC Manualul Calității
PA Plan de Afacere
PC Planul Calității
PO Procedură Operațională
PS Procedură de Sistem
RSM Regiunea Sud - Muntenia
SpMC Specialist în Managementul Calității
SMC Sistem de Management al Calității
SR Standard Român
4. Documente de referință
Prezenta instrucțiune de lucru utilizează următoarele documente de referință:
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 6 din 21
Manualul calității BIZZSMART MC-01;
Planul calității BIZZSMART PC-01;
SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calității. Principii fundamentale
și vocabular;
SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calității. Cerințe;
SR EN ISO 9004:2010 – Conducerea unei organizații către un succes durabil. O
abordare bazată pe managementul calității;
SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentația sistemului de
management al calității;
Instrucțiunea de lucru IL-2 – Recrutarea și selectarea grupului țintă;
Instrucțiunea de lucru IL-4 – Consilierea și orientarea vocațională a grupului țintă;
Instrucțiunea de lucru IL-8 – Premierea grupului țintă;
Instrucțiunea de lucru IL-9 – Evaluare plan de afacere;
Instrucțiunea de lucru IL-10 – Desfășurarea concursului pentru planuri de afacere;
Instrucțiunea de lucru IL-11 – Consiliere demarare și implementare afacere;
Instrucțiunea de lucru IL-12 – Monitorizare activități start-up;
Procedura operațională PO-7 – Managementul activității de formare antreprenorială.
5. Descrierea proceselor
5.1. Recrutarea, înscrierea în proiect și selecția GT
În această etapă, atribuții de comunicare directă cu membrii GT le au următoarele
categorii de experți: experți recrutare și selecție grup țintă, expert comunicare cu grupul țintă,
responsabilii tehnici și consilierii vocaționali (v. și IL-2 – Recrutarea și selectarea grupului
țintă, IL-4 – Consilierea și orientarea vocațională a grupului țintă).
Modalitatea de înscriere și selecție în GT este detaliată în diagrama de mai jos, cu
evidențierea momentelor în care membrilor GT li se transmit emailuri de informare.
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 7 din 21
Înscriere în GT și evaluarea spiritului antreprenorial, consiliere vocațională
Un candidat se poate înscrie în GT (înscrierea inițială) prin una din metodele
următoare:
candidații completează formularul online de pe site-ul proiectului www.bizzsmart.ro
și vor fi contactați pentru a li se oferi informații suplimentare despre etapele pe care
le vor parcurge în continuare;
candidații trimit email direct pe adresa [email protected] cu solicitarea de a fi
contactați, pentru informații generale sau pentru a li se răspunde la întrebări
specifice, sau trimit direct formularul de înscriere completat;
candidații iau legătura cu experții proiectului în cadrul întâlnirilor planificate în
principalele orașe din regiunea Sud Muntenia.
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 8 din 21
Oricare dintre experții BIZZSMART contactați direct de candidați trebuie să îi
îndrume pe aceștia să ia legătura cu experții cu GT din proiect.
Înscrierea în GT este confirmată prin două tipuri de mesaje:
un mesaj general, nepersonalizat, afișat pe ultima pagină a formularului de înscriere
online (doar pentru înscrierile validate pe site-ul web al proiectului), prin care
solicitantul își dă acordul pentru procesarea informațiilor personale de către
Universitatea POLITEHNICA din București, (Mesaj 1 - Anexa)
un email personalizat de confirmare a înscrierii inițiale în GT (Email 1 - Anexa).
Rezultatele participării la prima etapă a desfășurării proiectului, consiliere vocațională
și testarea spiritului antreprenorial, sunt comunicate GT prin intermediul a două email-uri
standard:
email de invitație pentru participarea la întâlnirile desfășurate în teritoriu (Email 2 –
Anexa, v. și IL-2 – Recrutarea și selectarea grupului țintă);
email de notificare (rezultat evaluare spirit antreprenorial/consiliere vocațională +
accept pentru participarea la următoarele etape ale proiectului – Email 3 – Anexa, v.
și IL-4 – Consilierea și orientarea vocațională a grupului țintă).
5.2. Participarea la cursurile de formare antreprenorială
În această etapă, membrii GT care nu au participat încă la cursurile de formare sunt
informați prin email de fiecare dată când se organizează o nouă serie de curs (Email 4 –
Anexa).
După participarea la cursurile de formare participanții sunt anunțați prin intermediul
unui mesaj personalizat când sunt disponibile rezultatele evaluării formării pe platforma de e-
learning (Email 5 – Anexa, v. și PO-7 – Managementul activității de formare antreprenorială).
Participanții la cursurile de formare care vor fi premiați primesc un email suplimentar
prin care sunt anunțați că s-au clasat în primii 10 participanți la seria de curs și ca urmare vor
fi premiați (Email 6 – Anexa, v. și IL-8 – Premierea grupului țintă).
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 9 din 21
Organizarea seriilor de cursuri de formare antreprenorială
5.3. Evaluarea planurilor de afacere
În această etapă sunt evaluate planurile de afacere propuse pentru finanțare. După
primirea unui plan de afacere solicitantul este notificat printr-un email (Email 7 – Anexa, v. și
IL-9 – Evaluare plan de afacere) că planul de afacere a fost primit, înscris la concurs și se află
în faza de evaluare.
După finalizarea evaluărilor individuale și a evaluării în panel (v. și IL-10 –
Desfășurarea concursului pentru planuri de afacere), membrul GT primește prin email fișa de
evaluare (Email 8 – Anexa).
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 10 din 21
Evaluarea planurilor de afacere
5.4. Demararea afacerii, organizarea stagiilor de practică, consultanță și mentorat,
monitorizarea afacerii
În această etapă a proiectului, comunicarea cu GT se face de către consilierii demarare
și implementare afacere (v. și IL-11 – Consiliere demarare și implementare afacere) și de
către experții mentorat și monitorizare afacere (v. și IL-12 – Monitorizare activități start-up).
Aceste activități fiind personalizate pe tip de afacere, nu sunt reglementate prin
emailuri standard. Dar i pentru aceste activități, se recomandă ca activitatea de comunicare
cu GT să se desfășoare, pe cât de mult posibil în scris, prin email.
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 11 din 21
6. Documente și înregistrări
Email-urile standard prezentate în anexa la această instrucțiune de lucru
Email-uri de răspuns la întrebări specifice ale GT
Baza de date cu persoanele înscrise în GT inițial
7. Responsabilități
Responsabilitățile expertului recrutare și selecție GT:
comunică cu GT în ceea ce privește activitățile de înscriere inițială în GT, întâlnirile
organizate în cadrul proiectului, selecția în GT al proiectului;
oferă consultanță grupului țintă cu privire la modul de completare a documentelor specifice
de recrutare și selecție GT stabilite prin intermediul procedurii de selecție și recrutare în
cadrul proiectului.
Responsabilitățile expertului comunicare GT:
răspunde de comunicare cu GT prin transmiterea de mesaje de tip email sau prin
intermediul platformei proiectului.
Responsabilitățile specialistului în managementul calității și ale expertului în
domeniul calității:
înregistrează eventualele disfuncționalități în sistemul de comunicare internă și informează
echipa de management a proiectului;
propune, dacă este cazul, acțiuni de îmbunătățire a comunicării interne.
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 12 din 21
Anexa 1
Mesaj 1 – Mesaj de confirmare (pentru formularul online)
Mesaj de confirmare
Pentru validarea înscrierii în proiectul BIZZSMART este necesară urmărirea pașilor
din email-ul de confirmare trimis automat pe adresa de email specificată în formular
(verificați inclusiv fi ierul SPAM).
Prin completarea și expedierea acestui formular vă exprimați consimțământul cu
privire la utilizarea și prelucrarea datelor cu caracter personal.
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 13 din 21
Anexa 2
Email 1 – Email de confirmare a înscrierii în GT inițial
Email de confirmare a înscrierii în GT inițial
Stimate Domn ..../Stimată Doamnă ...,
Vă mulțumim pentru înscrierea în cadrul proiectului “Creșterea ocupării prin
susținerea și dezvoltarea antreprenoriatului inovativ în regiunea Sud - Muntenia -
BIZZSMART”, proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional
Capital Uman 2014-2020.
Vă reamintim criteriile de eligibilitate pentru participarea la activitățile derulate în
cadrul proiectului: o persoană este considerată eligibilă în cazul în care îndeplinește cumulativ
următoarele condiții:
intenționează să înființeze o afacere non-agricolă în mediul urban;
are reședința sau domiciliul în mediul rural sau în cel urban în regiunea Sud-Muntenia;
are reședința sau domiciliul în regiunea în care se implementează proiectul (RSM).
Vă vom ține la curent cu următorii pași ce trebuiesc urmați.
Cu deosebită considerație,
Experți recrutare și selecție grup țintă
Lidia Parpală - 0727 720 767
Florina Chiscop - 0770 494 247
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 14 din 21
Anexa 3
Email 2 – Invitație la sesiune de recrutare și consiliere vocațională
Invitație la sesiune de recrutare și consiliere vocațională
Stimată doamnă .../Stimate domn...,
Vă invităm să participați la sesiunea de informare și consiliere vocațională organizată
la data de ............., în ..................., adresa: ............................................., începând cu ora .........
Pentru înscrierea în GT este obligatorie completarea unui dosar care să conțină
următoarele documente:
CI/BI – copie și original;
formular de înregistrare GT (Anexa 2 – reprezentând Anexa 8 din Manualul
Beneficiarului);
cerere de solicitare a serviciilor (Anexa 3);
declarație acord de prelucrare a datelor cu caracter personal (Anexa 4);
declarație privind dubla finanțare (Anexa 5);
certificat de căsătorie (unde este cazul);
acte studii (diplome și certificate);
CV-ul semnat în original pe fiecare pagină;
adeverința de student, în original (unde este cazul);
carnetul de șomer sau Cardul Profesional European (copie cu mențiunea conform cu
originalul și semnează sau adeverință/recomandare de la compartimentul de consiliere al
Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă (AJOFM), cu numărul de
înregistrare de șomer de lungă durată (pentru categoria tânăr șomer, 16 - 24 ani, după
șase luni de la intrarea în șomaj, sau adult șomer, 25 - 64 ani, după o perioadă de peste
12 luni de la intrarea în șomaj) (unde este cazul);
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 15 din 21
acte eliberate de organele financiare teritoriale din care să rezulte că realizează/nu
realizează venituri (Adeverință de venit eliberata de Agenția Națională de Administrare
Fiscală (ANAF) (dacă este cazul);
extras de cont bancar pentru cont IBAN al solicitantului.
În cadrul acestei sesiuni consilierii vocaționali și experții tehnici vor completa o fișă
de evaluare. Criteriile de evaluare precum și punctajele minimale sunt disponibile pe site-ul
web al proiectului www.bizsmart.ro împreună cu criteriile de eligibilitate.
Cu stimă,
Echipa proiectului BIZZSMART
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 16 din 21
Anexa 4
Email 3 – Comunicare rezultate consiliere vocațională
Comunicare rezultate consiliere vocațională
Stimată doamnă .../Stimate domn...,
Vă informăm că în urma participării la sesiunea ........, din data de ........., a fost
elaborată fișa de evaluare a ....... Punctajul obținut de dumneavoastră este de .....
Rezultatele obținute vă permit/nu vă permit sa participați în etapele următoare ale
proiectului BIZZSMART.
Cu stimă,
Echipa proiectului BIZZSMART
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 17 din 21
Anexa 5
Email 4 - Invitație înscriere la cursuri de formare antreprenorială
Invitație înscriere la cursuri de formare antreprenorială
Stimată doamnă .../Stimate domn...,
Vă informăm că începând cu data de ...... se organizează o nouă serie de formare în
domeniul antreprenorial. Cursurile se vor desfășura în orașul Urziceni, județul Ialomița, în
fiecare weekend timp de 4 săptămâni după următorul program:
Sâmbătă de la ........ la .......
Duminică de la ........ la ........
Atașat acestui email puteţi regăsi programa cursurilor de formare.
Vă rugăm să confirmați participarea la această serie de curs până la data de ..... printr-
un email transmis pe adresa [email protected] .
Va reamintim ca pe parcursul desfășurării cursurilor de formare veți beneficia de
cazare și masă.
Pentru decontarea cheltuielilor de deplasare trebuie prezentate următoarele documente:
.......................................................................................................................................................
Cu stimă,
Echipa proiectului BIZZSMART
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 18 din 21
Anexa 6
Email 5 – Rezultate evaluare proces de formare antreprenorială
Rezultate evaluare proces de formare antreprenorială
Stimată doamnă .../Stimate domn...,
Vă anunțăm că s-a finalizat procesul de evaluare pentru cursul de formare în domeniul
antreprenorial. Rezultatele sunt disponibile pe platforma de e-learning a proiectului în
categoria Note (Grade).
Cu stimă,
Echipa proiectului BIZZSMART
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 19 din 21
Anexa 7
Email 6 – Premierea rezultatelor formării
Premierea rezultatelor formării
Stimată doamnă .../Stimate domn...,
Având în vedere punctajul obținut la evaluarea rezultatelor formării, vă informăm că
sunteți premiat/premiată cu suma de 1000 de lei.
Cu stimă,
Echipa proiectului BIZZSMART
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 20 din 21
Anexa 8
Email 7 – Evaluare plan de afacere
Evaluare plan de afacere
Stimată doamnă .../Stimate domn...,
Confirmăm primirea planului de afacere trimis de dumneavoastră și vă informăm că
acesta va fi trimis către evaluare.
Cu stimă,
Echipa proiectului BIZZSMART
Comunicarea cu grupul țintă
BIZZSMART IL-3, Ediția: 1
Revizuire: Data elaborării:
Februarie 2018
Pag. 21 din 21
Anexa 9
Email 8 – Rezultat evaluare plan de afacere
Rezultat evaluare plan de afacere
Stimată doamnă .../Stimate domn...,
Planul de afacere trimis de dumneavoastră spre evaluare a obținut punctajul de ....
puncte și a fost/nu a fost selectat pentru finanțare.
Fișa de evaluare împreună cu observațiile evaluatorilor sunt atașate acestui email.
Cu stimă,
Echipa proiectului BIZZSMART
Top Related