Instrucțiune de lucru COMUNICAREA CU GRUPUL ȚINTĂbizzsmart.ro/IL-6_Com_GT.pdf · SR ISO/TR...

Comunicarea cu grupul țintă

BIZZSMART IL-3, Ediția: 1

Revizuire: Data elaborării:

Februarie 2018

Pag. 1 din 21

Proiect co-finanțat din Programul Operațional Capital Uman 2014-2020

Axa prioritară 3: Locuri de muncă pentru toți

Obiectivul tematic 8: Promovarea unor locuri de muncă durabile și de calitate și sprijinirea mobilității

lucrătorilor

Prioritatea de investiții 8.iii: Activități independente, antreprenoriat și înființare de întreprinderi, inclusiv a unor

microîntreprinderi și a unor întreprinderi mici și mijlocii inovatoare

Obiectivul specific 3.7: Creșterea ocupării prin susținerea întreprinderilor cu profil nonagricol din zona urbană

Denumire Proiect: Cre terea ocupării prin susținerea i dezvoltarea antreprenoriatului inovativ în regiunea Sud -

Muntenia

Aprobat,

Manager de proiect,

Costel Emil COTEŢ

Instrucțiune de lucru

COMUNICAREA CU GRUPUL ȚINTĂ

COD: IL-3

Proiect BIZZSMART - POCU/82/3/7/105944

Ediția: 1

Revizia: 0

Exemplar ținut sub control DA NU

Exemplar nr.

Întocmit: Radu Constantin Parpală

Nicoleta Căruțașu

Laurențiu Popa

Luminița Georgescu

Verificat: Diana Popescu

Cristiana Cazacu




Februarie 2018

Pag. 2 din 21

Indicatorul reviziilor

Identificare document

Denumire: Instrucțiune de lucru – COMUNICAREA CU GRUPUL ȚINTĂ

Cod: IL - 3

Ediția: 1

Revizia: 0

Pag / para-

graf revizuit

Conținutul reviziei Autor

revizie

Semnătura /

dată

LISTA DE DISTRIBUŢIE

Nume și prenume

Funcția în proiect

Scopul

distribuirii

Costel Emil Coteț Aprobare

Diana Popescu Verificare

Cristiana Cazacu Verificare

Experții BIZZSMART Aplicare

Data distribuirii către echipă prin Google Drive 28.02.2018




Februarie 2018

Pag. 3 din 21

CUPRINS

1. Scopul instrucțiunii de lucru

2. Domeniul de aplicare a instrucțiunii de lucru

3. Abrevieri

4. Documente de referință

5. Descrierea proceselor

5.1. Recrutarea, înscrierea în proiect și selecția GT

5.2. Participarea la cursurile de formare antreprenorială

5.3. Evaluarea planurilor de afacere

5.4. Demararea afacerii, organizarea stagiilor de practică, consultanță și mentorat,

monitorizarea afacerii

6. Documente și înregistrări

7. Responsabilități

Anexa 1 – Mesaj 1 – Mesaj de confirmare (pentru formularul online)

Anexa 2 – Email 1 – Email de confirmare a înscrierii în GT inițial

Anexa 3 – Email 2 – Invitație la sesiune de recrutare și consiliere vocațională

Anexa 4 – Email 3 – Comunicare rezultate consiliere vocațională

Anexa 5 – Email 4 – Invitație înscriere la cursuri de formare antreprenorială

Anexa 6 – Email 5 – Rezultate evaluare proces de formare antreprenorială

Anexa 7 – Email 6 – Premierea rezultatelor formării

Anexa 8 – Email 7 – Evaluare plan de afacere

Anexa 9 – Email 8 – Rezultat evaluare plan de afacere




Februarie 2018

Pag. 4 din 21

1. Scopul instrucțiunii de lucru

Instrucțiunea de lucru IL-3 – Comunicarea cu grupul țintă are în vedere descrierea

modului în care se va realiza comunicarea dintre membrii grupului țintă (GT) și experții

BIZZSMART pe întreaga perioadă de desfășurare a proiectului.

Un aspect foarte important, pe lângă participarea propriu-zisă a membrilor GT la

activitățile de testare, formare și mentorat oferite în cadrul proiectului, este capacitatea

proiectului de a urmări circuitul membrilor GT și de a le furniza acestora informațiile

esențiale conform etapei în care se află. În acest sens, au fost concepute o serie de diagrame

care evidențiază etapele importante ale proiectului, precum și mesajele personalizate pe care

membrii GT trebuie să le primească.

Pentru buna desfășurare a proiectului vor fi folosite mai multe metode de comunicare

cu grupul țintă:

comunicare formală prin folosirea email-urilor standard personalizate;

comunicarea informală folosind platforma de e-learning dedicată proiectului;

formularul online pentru întrebări, disponibil pe site-ul proiectului.

Comunicarea cu GT trebuie să fie transparentă și eficientă. Timpul maxim de răspuns

este de 48h. Este de dorit ca răspunsurile să fie transmise în scris (email).

Această instrucțiune de lucru reglementează comunicarea standard cu membrii GT.

Comunicarea personalizată, specifică în special etapelor de după finanțarea planului de

afacere, este descrisă în proceduri sau instrucțiuni de lucru dedicate activităților respective.

2. Domeniul de aplicare a instrucțiunii de lucru

Instrucțiunea de lucru este aplicabilă activităților de înscriere în proiect a membrilor

GT, consiliere vocațională, formare și mentorat, adresându-se tuturor experților direct

responsabili cu GT: experților de recrutare și selecție GT, experților responsabili cu




Februarie 2018

Pag. 5 din 21

consilierea vocațională, experților cu formarea antreprenorială, responsabililor tehnici și

expertului comunicare cu GT, experților cu activitățile de mentorat și monitorizare afacere.

3. Abrevieri

AJOFM Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă

ANAF Agenția Națională de Administrare Fiscală

CV Consiliere Vocațională

EN Standard European

EDC Expert în domeniul calității

EM Echipa de Management

FSE Fondul Social European

GT Grup Țintă

IL Instrucțiune de Lucru

ISO Organizația Internațională de Standardizare

MC Manualul Calității

PA Plan de Afacere

PC Planul Calității

PO Procedură Operațională

PS Procedură de Sistem

RSM Regiunea Sud - Muntenia

SpMC Specialist în Managementul Calității

SMC Sistem de Management al Calității

SR Standard Român

4. Documente de referință

Prezenta instrucțiune de lucru utilizează următoarele documente de referință:




Februarie 2018

Pag. 6 din 21

Manualul calității BIZZSMART MC-01;

Planul calității BIZZSMART PC-01;

SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calității. Principii fundamentale

și vocabular;

SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calității. Cerințe;

SR EN ISO 9004:2010 – Conducerea unei organizații către un succes durabil. O

abordare bazată pe managementul calității;

SR ISO/TR 10013:2003 – Linii directoare pentru documentația sistemului de

management al calității;

Instrucțiunea de lucru IL-2 – Recrutarea și selectarea grupului țintă;

Instrucțiunea de lucru IL-4 – Consilierea și orientarea vocațională a grupului țintă;

Instrucțiunea de lucru IL-8 – Premierea grupului țintă;

Instrucțiunea de lucru IL-9 – Evaluare plan de afacere;

Instrucțiunea de lucru IL-10 – Desfășurarea concursului pentru planuri de afacere;

Instrucțiunea de lucru IL-11 – Consiliere demarare și implementare afacere;

Instrucțiunea de lucru IL-12 – Monitorizare activități start-up;

Procedura operațională PO-7 – Managementul activității de formare antreprenorială.

5. Descrierea proceselor

5.1. Recrutarea, înscrierea în proiect și selecția GT

În această etapă, atribuții de comunicare directă cu membrii GT le au următoarele

categorii de experți: experți recrutare și selecție grup țintă, expert comunicare cu grupul țintă,

responsabilii tehnici și consilierii vocaționali (v. și IL-2 – Recrutarea și selectarea grupului

țintă, IL-4 – Consilierea și orientarea vocațională a grupului țintă).

Modalitatea de înscriere și selecție în GT este detaliată în diagrama de mai jos, cu

evidențierea momentelor în care membrilor GT li se transmit emailuri de informare.




Februarie 2018

Pag. 7 din 21

Înscriere în GT și evaluarea spiritului antreprenorial, consiliere vocațională

Un candidat se poate înscrie în GT (înscrierea inițială) prin una din metodele

următoare:

candidații completează formularul online de pe site-ul proiectului www.bizzsmart.ro

și vor fi contactați pentru a li se oferi informații suplimentare despre etapele pe care

le vor parcurge în continuare;

candidații trimit email direct pe adresa [email protected] cu solicitarea de a fi

contactați, pentru informații generale sau pentru a li se răspunde la întrebări

specifice, sau trimit direct formularul de înscriere completat;

candidații iau legătura cu experții proiectului în cadrul întâlnirilor planificate în

principalele orașe din regiunea Sud Muntenia.

http://www.bizzsmart.ro/

mailto:[email protected]




Februarie 2018

Pag. 8 din 21

Oricare dintre experții BIZZSMART contactați direct de candidați trebuie să îi

îndrume pe aceștia să ia legătura cu experții cu GT din proiect.

Înscrierea în GT este confirmată prin două tipuri de mesaje:

un mesaj general, nepersonalizat, afișat pe ultima pagină a formularului de înscriere

online (doar pentru înscrierile validate pe site-ul web al proiectului), prin care

solicitantul își dă acordul pentru procesarea informațiilor personale de către

Universitatea POLITEHNICA din București, (Mesaj 1 - Anexa)

un email personalizat de confirmare a înscrierii inițiale în GT (Email 1 - Anexa).

Rezultatele participării la prima etapă a desfășurării proiectului, consiliere vocațională

și testarea spiritului antreprenorial, sunt comunicate GT prin intermediul a două email-uri

standard:

email de invitație pentru participarea la întâlnirile desfășurate în teritoriu (Email 2 –

Anexa, v. și IL-2 – Recrutarea și selectarea grupului țintă);

email de notificare (rezultat evaluare spirit antreprenorial/consiliere vocațională +

accept pentru participarea la următoarele etape ale proiectului – Email 3 – Anexa, v.

și IL-4 – Consilierea și orientarea vocațională a grupului țintă).

5.2. Participarea la cursurile de formare antreprenorială

În această etapă, membrii GT care nu au participat încă la cursurile de formare sunt

informați prin email de fiecare dată când se organizează o nouă serie de curs (Email 4 –

Anexa).

După participarea la cursurile de formare participanții sunt anunțați prin intermediul

unui mesaj personalizat când sunt disponibile rezultatele evaluării formării pe platforma de e-

learning (Email 5 – Anexa, v. și PO-7 – Managementul activității de formare antreprenorială).

Participanții la cursurile de formare care vor fi premiați primesc un email suplimentar

prin care sunt anunțați că s-au clasat în primii 10 participanți la seria de curs și ca urmare vor

fi premiați (Email 6 – Anexa, v. și IL-8 – Premierea grupului țintă).




Februarie 2018

Pag. 9 din 21

Organizarea seriilor de cursuri de formare antreprenorială

5.3. Evaluarea planurilor de afacere

În această etapă sunt evaluate planurile de afacere propuse pentru finanțare. După

primirea unui plan de afacere solicitantul este notificat printr-un email (Email 7 – Anexa, v. și

IL-9 – Evaluare plan de afacere) că planul de afacere a fost primit, înscris la concurs și se află

în faza de evaluare.

După finalizarea evaluărilor individuale și a evaluării în panel (v. și IL-10 –

Desfășurarea concursului pentru planuri de afacere), membrul GT primește prin email fișa de

evaluare (Email 8 – Anexa).




Februarie 2018

Pag. 10 din 21

Evaluarea planurilor de afacere

5.4. Demararea afacerii, organizarea stagiilor de practică, consultanță și mentorat,

monitorizarea afacerii

În această etapă a proiectului, comunicarea cu GT se face de către consilierii demarare

și implementare afacere (v. și IL-11 – Consiliere demarare și implementare afacere) și de

către experții mentorat și monitorizare afacere (v. și IL-12 – Monitorizare activități start-up).

Aceste activități fiind personalizate pe tip de afacere, nu sunt reglementate prin

emailuri standard. Dar i pentru aceste activități, se recomandă ca activitatea de comunicare

cu GT să se desfășoare, pe cât de mult posibil în scris, prin email.




Februarie 2018

Pag. 11 din 21

6. Documente și înregistrări

Email-urile standard prezentate în anexa la această instrucțiune de lucru

Email-uri de răspuns la întrebări specifice ale GT

Baza de date cu persoanele înscrise în GT inițial

7. Responsabilități

Responsabilitățile expertului recrutare și selecție GT:

comunică cu GT în ceea ce privește activitățile de înscriere inițială în GT, întâlnirile

organizate în cadrul proiectului, selecția în GT al proiectului;

oferă consultanță grupului țintă cu privire la modul de completare a documentelor specifice

de recrutare și selecție GT stabilite prin intermediul procedurii de selecție și recrutare în

cadrul proiectului.

Responsabilitățile expertului comunicare GT:

răspunde de comunicare cu GT prin transmiterea de mesaje de tip email sau prin

intermediul platformei proiectului.

Responsabilitățile specialistului în managementul calității și ale expertului în

domeniul calității:

înregistrează eventualele disfuncționalități în sistemul de comunicare internă și informează

echipa de management a proiectului;

propune, dacă este cazul, acțiuni de îmbunătățire a comunicării interne.




Februarie 2018

Pag. 12 din 21

Anexa 1

Mesaj 1 – Mesaj de confirmare (pentru formularul online)

Mesaj de confirmare

Pentru validarea înscrierii în proiectul BIZZSMART este necesară urmărirea pașilor

din email-ul de confirmare trimis automat pe adresa de email specificată în formular

(verificați inclusiv fi ierul SPAM).

Prin completarea și expedierea acestui formular vă exprimați consimțământul cu

privire la utilizarea și prelucrarea datelor cu caracter personal.




Februarie 2018

Pag. 13 din 21

Anexa 2

Email 1 – Email de confirmare a înscrierii în GT inițial

Email de confirmare a înscrierii în GT inițial

Stimate Domn ..../Stimată Doamnă ...,

Vă mulțumim pentru înscrierea în cadrul proiectului “Creșterea ocupării prin

susținerea și dezvoltarea antreprenoriatului inovativ în regiunea Sud - Muntenia -

BIZZSMART”, proiect cofinanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional

Capital Uman 2014-2020.

Vă reamintim criteriile de eligibilitate pentru participarea la activitățile derulate în

cadrul proiectului: o persoană este considerată eligibilă în cazul în care îndeplinește cumulativ

următoarele condiții:

intenționează să înființeze o afacere non-agricolă în mediul urban;

are reședința sau domiciliul în mediul rural sau în cel urban în regiunea Sud-Muntenia;

are reședința sau domiciliul în regiunea în care se implementează proiectul (RSM).

Vă vom ține la curent cu următorii pași ce trebuiesc urmați.

Cu deosebită considerație,

Experți recrutare și selecție grup țintă

Lidia Parpală - 0727 720 767

Florina Chiscop - 0770 494 247




Februarie 2018

Pag. 14 din 21

Anexa 3

Email 2 – Invitație la sesiune de recrutare și consiliere vocațională

Invitație la sesiune de recrutare și consiliere vocațională

Stimată doamnă .../Stimate domn...,

Vă invităm să participați la sesiunea de informare și consiliere vocațională organizată

la data de ............., în ..................., adresa: ............................................., începând cu ora .........

Pentru înscrierea în GT este obligatorie completarea unui dosar care să conțină

următoarele documente:

CI/BI – copie și original;

formular de înregistrare GT (Anexa 2 – reprezentând Anexa 8 din Manualul

Beneficiarului);

cerere de solicitare a serviciilor (Anexa 3);

declarație acord de prelucrare a datelor cu caracter personal (Anexa 4);

declarație privind dubla finanțare (Anexa 5);

certificat de căsătorie (unde este cazul);

acte studii (diplome și certificate);

CV-ul semnat în original pe fiecare pagină;

adeverința de student, în original (unde este cazul);

carnetul de șomer sau Cardul Profesional European (copie cu mențiunea conform cu

originalul și semnează sau adeverință/recomandare de la compartimentul de consiliere al

Agenției Județene pentru Ocuparea Forței de Muncă (AJOFM), cu numărul de

înregistrare de șomer de lungă durată (pentru categoria tânăr șomer, 16 - 24 ani, după

șase luni de la intrarea în șomaj, sau adult șomer, 25 - 64 ani, după o perioadă de peste

12 luni de la intrarea în șomaj) (unde este cazul);




Februarie 2018

Pag. 15 din 21

acte eliberate de organele financiare teritoriale din care să rezulte că realizează/nu

realizează venituri (Adeverință de venit eliberata de Agenția Națională de Administrare

Fiscală (ANAF) (dacă este cazul);

extras de cont bancar pentru cont IBAN al solicitantului.

În cadrul acestei sesiuni consilierii vocaționali și experții tehnici vor completa o fișă

de evaluare. Criteriile de evaluare precum și punctajele minimale sunt disponibile pe site-ul

web al proiectului www.bizsmart.ro împreună cu criteriile de eligibilitate.

Cu stimă,

Echipa proiectului BIZZSMART

http://www.bizsmart.ro/




Februarie 2018

Pag. 16 din 21

Anexa 4

Email 3 – Comunicare rezultate consiliere vocațională

Comunicare rezultate consiliere vocațională


Vă informăm că în urma participării la sesiunea ........, din data de ........., a fost

elaborată fișa de evaluare a ....... Punctajul obținut de dumneavoastră este de .....

Rezultatele obținute vă permit/nu vă permit sa participați în etapele următoare ale

proiectului BIZZSMART.

Cu stimă,





Februarie 2018

Pag. 17 din 21

Anexa 5

Email 4 - Invitație înscriere la cursuri de formare antreprenorială

Invitație înscriere la cursuri de formare antreprenorială


Vă informăm că începând cu data de ...... se organizează o nouă serie de formare în

domeniul antreprenorial. Cursurile se vor desfășura în orașul Urziceni, județul Ialomița, în

fiecare weekend timp de 4 săptămâni după următorul program:

Sâmbătă de la ........ la .......

Duminică de la ........ la ........

Atașat acestui email puteţi regăsi programa cursurilor de formare.

Vă rugăm să confirmați participarea la această serie de curs până la data de ..... printr-

un email transmis pe adresa [email protected] .

Va reamintim ca pe parcursul desfășurării cursurilor de formare veți beneficia de

cazare și masă.

Pentru decontarea cheltuielilor de deplasare trebuie prezentate următoarele documente:

.......................................................................................................................................................

Cu stimă,


mailto:[email protected]




Februarie 2018

Pag. 18 din 21

Anexa 6

Email 5 – Rezultate evaluare proces de formare antreprenorială

Rezultate evaluare proces de formare antreprenorială


Vă anunțăm că s-a finalizat procesul de evaluare pentru cursul de formare în domeniul

antreprenorial. Rezultatele sunt disponibile pe platforma de e-learning a proiectului în

categoria Note (Grade).

Cu stimă,





Februarie 2018

Pag. 19 din 21

Anexa 7

Email 6 – Premierea rezultatelor formării

Premierea rezultatelor formării


Având în vedere punctajul obținut la evaluarea rezultatelor formării, vă informăm că

sunteți premiat/premiată cu suma de 1000 de lei.

Cu stimă,





Februarie 2018

Pag. 20 din 21

Anexa 8

Email 7 – Evaluare plan de afacere

Evaluare plan de afacere


Confirmăm primirea planului de afacere trimis de dumneavoastră și vă informăm că

acesta va fi trimis către evaluare.

Cu stimă,





Februarie 2018

Pag. 21 din 21

Anexa 9

Email 8 – Rezultat evaluare plan de afacere

Rezultat evaluare plan de afacere


Planul de afacere trimis de dumneavoastră spre evaluare a obținut punctajul de ....

puncte și a fost/nu a fost selectat pentru finanțare.

Fișa de evaluare împreună cu observațiile evaluatorilor sunt atașate acestui email.

Cu stimă,


Instrucțiune de lucru COMUNICAREA CU GRUPUL ȚINTĂbizzsmart.ro/IL-6_Com_GT.pdf · SR ISO/TR...

Documents

Transcript of Instrucțiune de lucru COMUNICAREA CU GRUPUL ȚINTĂbizzsmart.ro/IL-6_Com_GT.pdf · SR ISO/TR...