uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd ... · PDF fileArhivarea documentelor, o afacere tot mai...

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty

SUCCINTE ELEMENTE DE

ORIENTARE IN

ANTREPRENORIATUL ARHIVISTIC (S.E.S. ARHIVARE)

Pag. 2 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

CUPRINS:

CUPRINS: ........................................................................................................................................................................................................... 2 Arhivare documente ............................................................................................................................................................................................ 3

Arhivarea documentelor, o afacere tot mai prospera ..................................................................................................................................... 3

Etapele si detaliile procesului de arhivare a documentelor ............................................................................................................................ 4

Arhivare documente contabile ............................................................................................................................................................................ 6 Servicii de arhivare documente contabile ...................................................................................................................................................... 7

Avantajele externalizarii serviciilor de arhivare documente contabile catre o SES (Arhivare) de specialitate ............................................... 8

De ce este profitabil sa lasati depozitarea arhivei in seama SES (Arhivare) a proiectului nostru? ............................................................... 8

Depozitul pentru arhiva SES (Arhivare) al proiectului nostru beneficiaza de: ............................................................................................... 8

De Ce este utila Externalizarea arhivei ............................................................................................................................................................... 9 Management documente .................................................................................................................................................................................. 10

Managementul documentelor din perspectiva Dvs. ..................................................................................................................................... 10

Managementul documentelor in cadrul SES (Arhivare) al proiectului nostru .............................................................................................. 10

Management documente – Etapa I: Arhivarea documentelor ..................................................................................................................... 10

Management documente – Etapa II: Accesarea documentelor ................................................................................................................... 11

Certificari Managementul Documentelor...................................................................................................................................................... 11

Dimensiuni cutii arhivare .............................................................................................................................................................................. 11

Accesul la cutiile de arhivare din depozit ..................................................................................................................................................... 12

Arhivare electronica .......................................................................................................................................................................................... 12 Cand se opteaza pentru arhivare electronica? ............................................................................................................................................ 12

Arhivare electronica sau arhivare fizica? ..................................................................................................................................................... 13

Beneficiile externalizarii arhivei fizice ............................................................................................................................................................... 13 Etapele serviciului de arhivare fizica ............................................................................................................................................................ 13

Etape serviciu „arhivare electronica” (crearea oglinzii electronice a arhivei fizice) ...................................................................................... 14

Legatorie documente ........................................................................................................................................................................................ 14 Cand apelam la servicii de legatorie? .......................................................................................................................................................... 14

Standarde de legatorie ................................................................................................................................................................................. 15

Nomenclator Arhivistic ...................................................................................................................................................................................... 15 Analiza costuri arhivare..................................................................................................................................................................................... 15 Distrugere confidentiala .................................................................................................................................................................................... 16 Legislatie Conexa Activitatii de Arhivare a Documentelor ................................................................................................................................ 17

Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale. Legea 16/1996 consolidata, actualizata 2013 ............................................................................ 18

Legea 138/2013 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996. Lege nr. 138/2013 ......................................... 29

Legea nr. 135 din 15 mai 2007, privind arhivarea documentelor in forma electronica ................................................................................ 34

Legislatie conexa: ........................................................................................................................................................................................ 41

Terminologie arhivistică .................................................................................................................................................................................... 42 Recomandari SES Arhivare .............................................................................................................................................................................. 43

***

Pag. 3 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Arhivare documente

Arhivarea documentelor, o afacere tot mai prospera Legislatia curenta din Romania obliga companiile sa isi pastreze in format original si chiar pentru perioade de 50 – 100 de ani, multe din documentele oficiale. Lipsa de spatiu pentru depozitarea actelor este astfel rezolvata de firmele specializate in arhivarea fizica a documentelor, fie ele multinationale sau autohtone. Piata de arhivistica din Romania Numarul companiilor din Romania care apeleaza la solutii de arhivare pentru documentele lor a crescut semnificativ in ultimi ani, astfel, inregistrandu-se o dezvoltare pe piata firmelor de arhivare. Pe acest segment exista un lider si cativa follow-eri, respectiv companii mici care ofera solutii de arhivare, dar nu solutii complete. Firmele de arhivare reprezinta un mod de a satisface o nevoie stringenta, solicitata de beneficiari. Arhivarea fizica a documentelor este reglementata atat prin Legea arhivelor (16/1996), cat si prin Codul fiscal, in organizarea fluxului informational si arhivarea documentelor un rol important avandu-l si confidentialitatea si accesul la informatii. In, in ultimii ani, numarul firmelor cu acest obiect de activitate a crescut exponential, dezvoltandu-se in consecinta si concurenta neloiala (de la pensionari si persoane fizice care fac legatorie simpla de documente, la preturi derizorii si fara raspunderea juridica implicita, asigurata de semnarea unui contract, pana la persoane juridice care beneficiaza de diverse avantaje competitive simulate (angajare fictiva de persoane cu handicap sau organizatii nonprofit,....) Piata reala, stabila, evolueaza insa incet, din cauza faptului ca activitatea este reglementata de Legea 16, care se afla in subordinea Legii Arhivelor Nationale, in subordinea Ministerului de Interne, lege care abia acum a fost modificata si asteapta aprobarea. Legea mentioneaza ca documentele au o perioada fixa de pastrare. De exemplu, cartile de munca, statele de plata si dosarele de personal trebuie sa fie pastrate timp de 50 - 70 ani, titulurile de proprietate se pastreaza 100 de ani, la fel si autorizatiile de constructie. Alte acte ce trebuie pastrate si documentele interne sau de serviciu legate de clienti (faxuri, scrisori, notificari, cereri), care se pastreaza timp de doi ani. Pentru bordero-uri, inventare, registre de evidenta, perioada de pastrare poate varia. Practic, fiecare companie trebuie sa isi faca un nomenclator pentru documente si sa stabileasca perioada de pastrare a actelor, in functie de propriile criterii si in conformitate cu Legea Arhivelor Nationale, care este forul competent in aprobarea nomenclatorului Timpul de pastrare al documentelor se hotaraste de consiliile de administratie ale firmelor, in functie de valoarea practica si istorica a acestora, arhiva fiind o gestiune pentru care se raspunde penal, nu pecuniar. Armonizarea legislativa, in contextul Uniunii Europene va conduce la scurtarea duratei de pastrare a documentelor. Arhivarea fizica este obligatorie, insa, majoritatea institutiilor ar trebui sa aiba si o oglinda electronica a arhivei fizice pentru facilitarea accesului ca timp si cost. In general, costurile pentru arhivarea documentelor se calculeaza personalizat, pentru fiecare companie in parte, in functie de volumul de arhiva, de modul si de locul in care este aceasta pastrata, de perioada de arhivare, de gama serviciilor solicitata si de gradul de complexitate al organizarii arhivei existente. In general costul serviciilor complete (indosariere documente, ordonare arhiva, creare baze de date, ...) include salariile personalului, consumabilele aferente, costurile variabile si fixe corespunzatoare si un profit de maximum 15%. In situatia in care se realizeaza contractualizarea serviciilor pe o perioada de 2 ani valoarea unui contract nu este mare numarul de documente acumulate fiind mai redus. Clientii firmelor de arhivare pot fi atat, companii private, cat si companii de stat.

Pag. 4 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Ponderea mare a clientilor potentiali (ca si structura a pietei) fiind ata de Bucresti ~75÷80% si de marile orase ~20÷25, existand si un potential legat de firme multinationale care insa au exigente sporite legate de sistemul de management, securitate si asigurari. In principiu toate companiile sunt creatoare de documente care trebuie sortate, inventariate si pastrate in spatii special amenajate. Marii generatori de documente sunt:

• Bancile • companiile de asigurari • companiile de leasing • companiile farmaceutice • companiile din industria energetica sau de distributie a energiei • companiile de utilitati publice

Presante pot fi solicitarile firmelor cu foarte multe documente contabile, care au termene de pastrare de 10 ani, si cele din partea companiilor care detin sedii cu costuri foarte ridicate (chirii si intretinere).

Arhivarea documentelor inseamna mult mai mult decat simpla pastrare a lor.

Serviciul de arhivare documente trebuie sa satisfaca in orice moment urmatoarelor cerinte:

• Accesul imediat la documente;

• Depozitarea documentelor in spatii autorizate;

• Evidenta accesarii arhivei atat din partea beneficiarului cat si din partea proprilor angajati;

• Securitatea documentelor garantata prin sistemul de management si prin dotarile tehnice;

• Trasabilitatea documentarea si garantarea distrugerii documentelor al caror termen de pastrare a

expirat (conform nomenclatorului arhivistic al clientului);

Etapele si detaliile procesului de arhivare a documentelor

Serviciul de arhivare documente presupune mai multe etape:

Procesul de arhivare:

1. Fondarea arhivei:

Pag. 5 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

a. Ordonarea dosarelor si a bibliorafturilor pe problematica si compartimente, iar in cadrul acestora, cronologic.

b. Analiza continutului dosarelor, stabilirea indicativului dupa nomenclator si a termenului de pastrare, retinerea perioadei de timp cand au fost create documentele.

Arhiva clientului este organizata inca din faza de constituire, dosarele fiind clasificate dupa termene legale de pastrare si alte criterii relevante, cum ar fi punctul de lucru, departamentul, tipul de document etc.

2. Intocmirea nomenclatorului arhivei create de societetea comerciala si stabilirea termenelor de pastrare pentru dosare (documentatia tehnica).

3. Ordonarea si gruparea documentelor conform criteriilor stabilite impreuna cu beneficiarul, indepartarea capselor si constituirea/legarea unitatiilor arhivistice.

4. Completare coperti fata (etichete) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor. 5. Completare manseta cotor dosare/cutie arhivare cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor

(etichete). 6. Numerotarea filelor din dosare. 7. Completarea foii titlu fata (eticheta) cu inscrisurile necesare identificarii dosarelor si a foii spate cu

numarului de pagini din dosar. 8. Furnizare cutii de arhivare si transportul acestora la client

Documentele trebuie sa fie in perfecta siguranta, cutiile de arhivare furnizate respectand standardele internationale in domeniu. Se elimina astfel orice risc de deterioare! Transportarea cutiilor de arhivare la sediul clientului, ajutandul astfel sa economiseasca timp si resurse.

9. Sigilarea (parafarea) unitatilor arhivistice. 10. Inventarierea unitatilor arhivistice constituite. 11. Opisarea dosarelor deosebite. 12. Ordonarea Depozitului de Arhiva pe ani si compartimente,depozitarea dosarelor/balotilor/cutiilor

colectoare. 13. Preluarea in custodie si transportul arhivei

Odata cu dosarele de documente, preluam toate grijile clientului legate de arhiva! Pe baza de proces verbal, cutiile sunt transportate la depozitul de arhivare cu masini monitorizate online prin GPS. Cutiile sunt asigurate pe toata durata transportului.

14. Receptia cutiilor in centru si intocmirea bazei de date

Centralizarea informatiilor pentru a fi in masura sa oferim acces rapid la orice informatie si /sau document din arhiva predata Dupa receptia cutiilor de arhivare in centru, pentru fiecare cutie in parte se inregistreaza informatiile in baza de date, coroborand codul de bare de pe cutie si datele inscrise pe cotorul/coperta dosarelor.

15. Organizarea evidentelor specifice Depozitului de Arhiva (registre,fise) si completarea acestora. 16. Selectionarea dosarelor, documentelor, registrelor cu termene de pastrare expirate si considerate ca

nefolositoare. Intocmirea procesului - verbal de selectionare si a listelor inventar cu documentele/dosarele ce se elimina ca nefolositoare.

Reducem costurile destinate depozitarii arhivei, deoarece stim inca din aceasta etapa care sunt documentele ce pot fi distruse si cand vor putea fi eliminate din arhiva alte dosare ce vor ajunge la termen.

17. Depozitare arhivei indexate

Arhiva clientului este in siguranta in spatiul special conceput pentru depozitare arhiva! Clientul are acces rapid si simplu la orice cutie / dosar / document.

Pag. 6 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Arhivare documente contabile • Persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 au obligatia pastrarii în arhiva lor a

registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care

stau la baza înregistrarii în contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile

secundare, dupa caz.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, pe baza unor contracte de prestari de

servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice române care dispun de conditii corespunzatoare.

Si în acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului,

ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înstiinta

organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate la cerere, sa

prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Finantelor Publice pot interzice arhivarea registrelor si documentelor

justificative si contabile si în alte locatii decât domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca

acestea nu sunt pastrate corespunzator.

• Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a

documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului

financiar în cursul caruia au fost întocmite, cu exceptia celor prevazute în alineatele urmatoare.

• Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei

pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si pentru cele partial

impozabile, se vor pastra conform termenului prevazut în Codul fiscal, cu începere din momentul la care

taxa aferenta achizitiei devine exigibila si se încheie la 5 ani dupa expirarea perioadei în care se poate

solicita ajustarea deducerii.

Urmatoarele documente se vor pastra o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu

impun pastrarea lor pe o perioada mai mare de timp: nota de receptie si constatare diferente; bon de

primire în consignatie; bon de predare, transfer si restituire; bon de consum; dispozitie de livrare; fisa

de magazie; lista de inventariere; chitanta; dispozitie de plata/încasare catre casierie; decont pentru

operatiuni în participatie; ordin de deplasare; decont de cheltuieli; nota de debitare-creditare; extras de

cont; borderou de primire a obiectelor în consignatie; borderou de iesire a bunurilor din consignatie;

jurnal privind operatiuni diverse; fisa de cont pentru operatiuni diverse; document cumulativ; decizie de

imputare; angajament de plata.

• Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10

ani se pastreaza, de regula, pe o perioada mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

• În caz de încetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991,

documentele contabile ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati vor fi depuse la asociatul desemnat

de majoritate în cazul societatii în nume colectiv, în comandita simpla sau cu raspundere limitata,

respectiv la Registrul comertului în cazul societatilor pe actiuni si în comandita pe actiuni.

• Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale si cu

urmatoarele reguli generale:

Pag. 7 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

a. documentele se grupeaza în dosare, numerotate, snuruite si parafate;

b. gruparea documentelor în dosare se face cronologic si sistematic, în cadrul fiecarui

exercitiu financiar la care se refera acestea. În cazul fuziunii sau al lichidarii societatii,

documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

c. dosarele cuprinzând documentele justificative si contabile se pastreaza în spatii special

amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii,

dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

d. evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii,

în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhiva, precum si miscarea

acestora în decursul timpului.

• Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o

comisie, sub conducerea administratorului sau al ordonatorului de credite. În aceasta situatie se

întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de

evidenta al arhivei.

SES (Arhivare) ofera servicii de arhivare documente contabile la cele mai avantajoase costuri atat

firmelor de contabilitate, cat si tuturor companiilor si institutiilor publice ce au un rulaj de documente

contabile.

Legea Arhivelor Nationale (nr.16/1996) prevede conditii clare privind organizarea si arhivarea documentelor,

precum si pastrarea si depozitarea acestora.

Pentru arhivarea documentelor contabile exista un interes sporit datorita faptului ca volumul actelor

contabile in orice SES (Arhivare) este in general net superior altor tipuri de documente. De asemenea,

documentele contabile trebuie sa fie riguros organizate si pastrate intr-o stare impecabila pentru a putea fi

accesate rapid in cazul bilanturilor contabile, reorganizarilor administrative, inspectiilor fiscale etc.

Avand in vedere cele doua aspecte, faptul ca mai mult de 50% din totalul documentelor stocate in Arhive

sunt documente contabile nu este deloc intamplator.

Servicii de arhivare documente contabile

Prin intermediul specialistilor in domeniul arhivistic, SES (Arhivare) ofera servicii de arhivare documente

contabile la cele mai inalte standarde calitative. Astfel, SES (Arhivare) al proiectului nostru va garanteaza

arhivarea corecta a documentelor contabile in cutii de arhivare standardizate, respectand criterii foarte

importante:

• Tipul documentelor contabile si financiar-contabile

• Anul calendaristic in care a fost creat dosarul/biblioraftul

• Punctul de lucru/sucursala de care apartine dosarul respectiv.

Cele trei elemente ajuta la pastrarea cutiilor pe durata prevazuta de lege, permitand clientilor nostri sa

plateasca si sa pastreze arhiva de documente contabile fara a depasi termenele legale.

Pag. 8 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Avantajele externalizarii serviciilor de arhivare documente contabile catre o SES (Arhivare) de specialitate

Arhivarea documentelor contabile este o responsabilitate pe care este indicat sa o lasati in seama

specialistilor, iar colaborarea cu o astfel de SES (Arhivare) va ofera beneficii foarte importante.

Acces rapid la documente

Intotdeauna accesul la cutiile de arhivare depozitate se face rapid, fara niciun efort pentru client Trebuie

doar sa ne comunicati informatia de pe coperta/cotorul dosarului, informatie pe care SES (Arhivare) de

arhivare o are deja inregistrata in sistemul informatic ca urmare a realizarii raportului de continut si codul de

bare alocat de aceasta fiecarei cutii intrate in depozit.

Costuri optimizate

Pastrand actele contabile strict pe perioadele cerute de lege, SES (Arhivare) de arhivare ajuta la optimizarea

costurilor bugetate pentru pastrarea acestora.

Siguranta documentelor depozitate

Oferim siguranta in depozitarea arhivelor contabile, in cadrul singurei cladiri din Romania construite in scopul

pastrarii si conservarii arhivei.

Concluzionand, SES (Arhivare) SES (Arhivare) al proiectului nostru va ofera servicii profesionale de arhivare

documente contabile si depozitare arhiva contabila, ajutandu-va sa eficientizati activitatea

departamentului de contabilitate si, implicit, a intregii Dvs. companii.

Cereti acum o oferta de arhivare documente contabile, completand formularul alaturat si va vom

raspunde in cel mai scurt timp!

De ce este profitabil sa lasati depozitarea arhivei in seama SES (Arhivare) a proiectului nostru?

• Banii dumneavoastra au valoare – Costurile noastre sunt garantat mai mici decat cele interne!

• Timpul dumneavoastra este pretios - Nu exista investitii in amenajare si autorizarea unui spatiu

intern pentru depozitare ! Platiti doar cat utilizati, iar oamenii dvs. lucreaza pentru profit!

• Siguranta arhivei dvs. este prioritatea noastra – Cu SES (Arhivare) al proiectului nostru, arhiva

dvs. va fi depozitata la cel mai inalt grad de securitate si siguranta! Niciodata documentele dvs., care

va protejeaza interesele, nu vor fi in pericol!

• Spatiul dvs. va putea fi valorificat pentru scopul initial pentru care a fost creat, reusind cu

succes sa va adaptati biroul in functie de necesitati!

Depozitul pentru arhiva SES (Arhivare) al proiectului nostru beneficiaza de:

• Temperatura si umiditate monitorizate si controlate 24/7

Pag. 9 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

• Rafturi metalice proiectate pentru a rezista la miscari seismice cu o magnitudine de peste 8 grade pe

scara Richter

• Sisteme de alarma, paza permanenta, monitorizare CCTV 24/7

• Autorizatie PSI pentru depozitare arhiva si toate certificarile ISO

• Planificarea logistica efectuata de specialisti

• Confidentialitate garantata

• Personal calificat pentru managementul arhivei.

De Ce este utila Externalizarea arhivei De ce sa externalizati serviciile de arhivare, gestionare de arhiva si depozitare de documente catre noi?

1. Pentru ca va oferim siguranta si profesionalism.

SES (Arhivare) al proiectului nostru detine spatiu construit in mod special pentru depozitare arhiva,

avizat de Arhivele Nationale si receptionata cu nota 10 de catre I.S.U.

2. Pentru ca economisiti bani.

Pastram arhiva conform termenelor legale si va anuntam in timp util ca o puteti distruge securizat,

fara a irosi timp si bani cu depozitarea cutiilor expirate. Astfel, platiti pentru cat folositi si nu o taxa

tip abonament, totul fiind foarte transparent

3. Pentru ca salvati timp si spatiu.

Angajatii dumneavoastra lucreaza pentru profit, iar dumneavoastra va puteti utiliza spatiul pentru a

mai amenaja un birou si nu pentru extinderea arhivei

4. Pentru ca aveti control total asupra documentelor dumneavoastra.

Autorizati angajati in relatia cu noi pentru a accesa arhiva companiei rapid, stiind in orice moment

istoricul solicitarilor si nivelul de confidentialitate asigurat.

5. Pentru ca asiguram prioritar costuri cat mai avantajoase pentru clientii nostri.

Experienta in domeniu si profesionistii nostri ne permit sa eficientizam serviciile si sa tinem

intotdeauna costurile sub control

6. Pentru ca arhiva dumneavoastra este asigurata.

Atat in depozit, cat si in tranzit, cutiile cu documente sunt in siguranta, intrucat dispunem de cele

mai mari valori asigurate in piata.

7. Pentru ca poate fi cosultata online daca se realizeaza si o oglinda electronica a arhivei

fizice.

Pe baza unor drepturi de acces definite si acordate de client (in sistem securizat) documentele pot fi

consultate de angajatii firmei instantaneu, fara timpi morti si consum inutil de resurse.

Putem concluziona ca externalizarea arhivei este o solutie de eficientizare a activitatii pentru companiile

creatoare si detinatoare de documente.

Pag. 10 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Management documente Managementul documentelor din perspectiva Dvs.

Orice institutie sau companie care opereaza cu cantitati mari de documente se confrunta mai devreme sau

mai tarziu cu necesitatea crearii unui sistem coerent si eficient de managementul documentelor.

In astfel de situatii, ajutorul echipei noastre de specialisti in arhivistica este de nepretuit. Acestia detin

know-how-ul necesar pentru o clasificare eficienta, care sa faciliteze accesul rapid la documente si informatii

si va pot garanta caarhivarea documentelor respecta intocmai cerintele legislatiei in vigoare.

Concret, echipa noastra de experti in arhivistica va poate oferi consultanta in cel putin una din urmatoarele

directii:

• Organizare arhiva existenta la sediul companiei

procesul permite gestionarea optima a arhivei, cu costuri minime

• Constituire arhiva

obiectivele pricipale vor fi facilitarea accesului la documente si securitatea documentelor

• Depozitare arhiva

stocarea dosarelor de arhiva se realizeaza, in conditii de siguranta maxima, in depozitul SES

(Arhivare) al proiectului nostru, singura cladire din Romania special construita in scopul depozitarii

arhivelor

• Accesare rapida a arhivei

sistemul nostru de management al inregistrarilor permite furnizarea documentelor solicitate intr-un

timp foarte scurt

Managementul documentelor in cadrul SES (Arhivare) al proiectului nostru

Fluxul intern al documentelor perfectionat de-a lungul timpului de SES (Arhivare) al proiectului nostru se

desfasoara astfel:

Management documente – Etapa I: Arhivarea documentelor

Arhivarea corecta, dupa criterii relevante pentru specificul activitatii clientului, este un proces de importanta

capitala pentru implementarea unui sistem eficient de management al documentelor. Etapele acestui

proces sunt urmatoarele:

• Transport cutii de arhivare standardizate la sediul clientului

Pag. 11 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

• Impachetare si clasificare dosare pe termene de pastrare

• Transportul cutiilor la depozitul SES (Arhivare) al proiectului nostru cu masini monitorizate online

prin GPS

• Receptia cutiilor si centralizarea informatiilor in baza de date

Management documente – Etapa II: Accesarea documentelor

Reprezentantii autorizati ai Clientului pot solicita cutiile / documentele pe baza furnizarii codului de bare unic

al cutiei prin intermediul aplicatiei online sau via email.

Modalitatile de accesare a documentelor pentru care se poate opta sunt urmatoarele:

• primire document scanat pe email/fax;

• primire fizica a cutiilor / dosarelor la sediu;

• acces in camera vizitatorului din depozitul nostru.

Sistemul de management al documentelor perfectionat de SES (Arhivare) al proiectului nostru este in

masura sa optimizeze circuitul documentelor in orice SES (Arhivare) / institutie dispusa sa externalizeze

serviciile de arhivare.

Certificari Managementul Documentelor

Apeland la serviciile SES (Arhivare) al proiectului nostru, beneficiati nu numai de rodul experientei unei

echipe de profesionisti, dar si de garantiile oferite de certificarile de calitate obtinute in urma procedurilor de

auditare. Astfel, pentru domeniul depozitare arhiva simanagement documente, compania noastra detine

certificari pentru implementarea urmatoarelor sisteme: Sistem de Management al Calitatii, Sistem de

Management al Securitatii Informatiei si Sistem de Management al Serviciilor.

SES (Arhivare) al proiectului nostru foloseste doar cutii de arhivare standardizate, pentru ca riscul

deteriorarii documentelor dvs. sa fie zero.

Le livram impreuna cu sfaturile specialistilor, pentru arhivarea corecta a documentelor, la costuri cu

adevarat avantajoase.

Folosim standardul international pentru cutii de arhivare documente, cu o capacitate de 4-5 bibliorafturi

cu grosime de 7-8 cm.

Dimensiuni cutii arhivare

SES (Arhivare) al proiectului nostru foloseste cutii cu dimensiunile interioare:

• Lungime=370mm (L)

• Latime=310mm (l)

• Inaltime=250mm (H)

Pag. 12 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Accesul la cutiile de arhivare din depozit

Accesul la cutiile de arhivare depozitate se face rapid, fara niciun efort din partea clientului.

Nu trebuie decat sa ne comunicati informatia de pe coperta/cotor (aceasta fiind deja inregistrata in sistemul

informatic ca urmare a realizarii raportului de continut) si/ codul de bare alocat de SES (Arhivare) al

proiectului nostru fiecarei cutii de arhivare intrate in depozit.

Arhivare electronica Pentru clientii firmei, se ofera o mare varietate de servicii arhivare. Daca clientul a efectuat deja o analiza

pentru a demonstra si sustine necesitatea serviciului de arhivare electronica?

Adesea se confunda notiunea de arhivare electronica cu imaginea electronica a unei arhive fizice.

- arhiva electronica = nu necesita existenta unei arhive fizice intrucat documentele arhivate

provin dintr-un circuit de aprobare si validare electronic (redactorul,

avizarea, si validarea se face de catre persoane diferite pe baza de

proceduri interne cu semnaturi electronice si timbru de timp avand

inregistrate validarile respective cronologic pentru fiecare validator in parte

cu certificarile si trasabilitatea de riguare). Asigurandu-se astfel

opozabilitatea legala a documentelor electronice respective.

- imaginea electronica a unei arhive fizice =reprezinta doar o copie electronica a unei arhive

fizice cu indexarea aferenta nomenclatorului arhivistic respectiv. Intogmirea

acesteia avand numai ratiuni de facilitare a accesului la informatie in locatii

diferite si de catre persoane diferite. Documentele listate nefiind opozabile

legal decat cu certificare de „Conform cu originalul” asumata de proprietarul

arhivei sau certificata notarial.

Se va analiza impreuna cu clientul nevoile implementarii unei solutii de arhivare, iar impreuna cu alti

partenerii specializati in servicii de arhivare electronica, putem integra un serviciu cu un grad de

complexitate mult mai ridicat.

Cand se opteaza pentru arhivare electronica?

Constituirea arhivei electronice aduce beneficii importante companiilor care au o rata mare de interogare a

arhivei, interogarea fiin facuta de personae diferite si din locatii diferite, ajutandu-le astfel sa:

• Identifice si vizualizeze rapid orice document stocat electronic

• Acceseze diferentiat datele, in functie de profilul de utilizator

Pag. 13 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

• Lucreze in retea

• Reduca costurile de deplasare si multiplicare

• Reducerea timpilor de accesare

Arhivare electronica sau arhivare fizica?

Constituirea unei arhive este indispensabila oricarei companii, intrucat fiecare creator de documente este

sub incidenta legilor arhivarii si are obligatia de a asigura conditii optime de organizare si pastrare a

documentelor fizice.

Companiile care emit documente oficiale au obligatia de constituire a unei arhive pe suport fizic (hartie),

independent de optiunea constituirii sau nu a arhivei electronice, astfel ca aceasta ultima solutie ofera

doar un ajutor suplimentar.

Beneficiile externalizarii arhivei fizice • Securitatea arhivei – Detinem singura cladire din Romania, construita special pentru depozitare

arhiva!

• Control total asupra arhivei – Autorizand un angajat in relatia cu noi, veti putea accesa arhiva

companiei rapid. Totodata, veti cunoaste in orice moment istoricul solicitarilor si nivelul de

confidentialitate asigurat, la fel ca in cazul accesarii unei arhive electronice.

• Optimizarea costurilor – Specialistii nostri in arhivistica va anunta in timp util cu privire la

expirarea termenelor legale de pastrare a arhivelor, in vederea distrugerii securizate. Economisiti

astfel banii alocati depozitarii cutiilor expirate!

• Optimizarea timpului de lucru – Un studiu realizat in SUA arata ca angajatii pierd intre 20 si 40%

din timpul petrecut la serviciu pentru a cauta diferite acte si documente.

• Asigurarea documentelor arhivate – Dispunem de cele mai mari valori asigurate in piata, astfel

incat, documentele Dvs. sunt in siguranta atat in depozit, cat si in tranzit.

Etapele serviciului de arhivare fizica

• Furnizare cutii de arhiva si transportul la beneficiar

• Impachetare si clasificare dosare pe termene legale de pastrare

• Preluarea in custodie si transportul arhivei la depozitul SES (Arhivare) al proiectului nostru

• Receptia cutiilor in centru si intocmirea bazei de date in conformitate cu „Nomenclatorul arhivistic al

clientului dar si cu elementele de identificare precizate in plus de catre client.

• Depozitare si accesare arhiva

Pag. 14 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Etape serviciu „arhivare electronica” (crearea oglinzii electronice a arhivei fizice)

• Evaluarea arhivei fizice si stabilirea regulilor de scanare si indexare

• Transportul documentelor – cand conversia in format electronic se efectueaza la sediul prestatorului

• Scanarea documentelor sau dupa caz preluarea arhivelor cu documentele semnate electronic

impreuna cu codurile de Semnatura electronic si timbre de timp corroborate cu cronologia

individuala a acordarii validarilor aferente.

• Indexarea multicriteriala a documentelor electronice (Tip document, Emitent, Semnatar, Redactor,

Data, …)

• Stocarea imaginilor pe suport electronic

• Toate etapele procesului de arhivare documente sunt indeplinite la standarde calitative ridicate, atat

in ceea ce priveste constituirea si depozitarea arhivei fizice, prin specialistii nostri, cat si constituirea

arhivei electronice, prin parteneri.

Arhivarea electronic poate fi facuta:

• in scopul facilitarii accesului si reducerii costurilor de accesare a informatiei, situatie in care

documentele sursa continua sa existe fizic, arhiva electronic reprezentand doar o oglinda a

documentelor fizice

• cu dematerializarea complete a arhivei fizice, atunci cand legislatia o permite, dar presupune

administrarea unor baze de date cu drepturi specific de acces, generare si validare a documentelor

pe baza de semnaturi electronice si timbre de timp,

Daca se doresc servicii de arhivare si depozitare clasice sau servicii de arhivare electronica sau in situatia

in care nu se cunoaste care este cea mai buna solutie de arhivare pentru compania clientului, evaluarea

poate fi facuta in comun.

Legatorie documente SES (Arhivare) al proiectului nostru ofera servicii de legatorie a documentelor, puse la dispozitie de

catre client respectand legislatia in vigoare si cerintele clientului.

Se asigura o analiza personalizata a nevoilor clientului. si raspundem cu promptitudine, tuturor solicitarilor

de prelucrare documente, conform prevederilor Legii Arhivelor Nationale Nr. 16/1996 si ale Normelor tehnice

privind desfasurarea activitatilor in Arhivele Nationale.

Cand apelam la servicii de legatorie?

Daca SES (Arhivare) client are obligatia depunerii arhivei la Arhivele Nationale, atunci aveti si obligatia

legarii documentelor in coperti de carton, urmand o serie de reguli stricte.

In cazul in care compania client. nu se incadreaza in aceasta categorie, NU exista obligatia legarii

documentelor din arhiva. Cu alte cuvinte, serviciul de legatorie documente nu este imperativ dar se poate

dovedi a fi totusi util!

Pag. 15 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Atunci cand clientul nu stie exact in ce categorie se incadreaza compania sa si are neclaritati cu privire la

regimul diferitelor categorii de documente cu care opereaza, SES (Arhivare) vine in intampinare satisfacerii

acestor nevoi, oferindu, dupa caz:

• Consultanta arhivistica, pentru intelegerea corecta a obligatiilor legale ce revin clientului in calitate

de detinator de arhiva si/sau manipulator de documente

• servicii de legatorie, odata identificata necesitatea serviciului Propunem analizarea in comun a

nevoii implementarii legatoriei de documente pentru ca sa existe premisele luarii celei mai bune

decizii pentru compania clientului.

Standarde de legatorie

Serviciile de legatorie documente oferite de SES (Arhivare) al proiectului nostru, prin parteneri, respecta

standardele impuse de legislatia in vigoare: documentele sunt legate cu sfoara de canepa in coperti de

carton si sunt grupate cronologic in dosare ce contin maximum 250 – 300 de pagini etc.

In afara respectarii stricte a standardelor de legatorie, SES (Arhivare) al proiectului nostru garanteaza o

atentie maxima la detalii si rigoare in aplicarea cerintelor specifice ale companiei client.

Nomenclator Arhivistic SES (Arhivare) se angajeaza sa ofere servicii complete de consultanta in privinta legislatiei in vigoare, cu

privire la termenele de pastrare ale documentelor in arhiva.

De la o companie la alta, termenele si conditiile difera in functie de specificul activitatii si complexitatea

organigramei. De exemplu, termenele de pastrare a documentelor contabile difera de termenele de pastrare

a documentelor de resurse umane, al documentelor notariale s.a.m.d.

Este necesara si o scurta discutie cu reprezentantii fiecarui departament in parte pentru a ne asigura ca vom

cuprinde in Nomenclatorul arhivistic toate tipurile de documente create.

Specialistii in arhivistica sunt singurii in masura sa ofere consultanta si o analiza de costuri pentru ca

Nomenclatorul arhivistic sa fie realizat corect, indiferent daca clientul, reprezinta o companie privata sau

o institutie publica.

Analiza costuri arhivare Stiti cati bani pierdeti in fiecare luna in care nu externalizati serviciile de arhivare, depozitare si

gestiune arhiva?

Este o prima analiza pe care specialistii nostri o vor realiza impreuna cu clientul!

Pentru a asigura aceleasi standarde de calitate si eficienta, managementul intern al arhivei implica costuri

chiar si de 4 ori mai mari decat costurile necesare pentru externalizarea acestor servicii.

Pag. 16 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Chiar si neluand in calcul costul chiriei pentru spatiul utilizat, costul este de cel putin 2 ori mai mare fata de

cel de externalizare, unde eficienta vine din tehnologie, know-how si spatii destinate special depozitarii de

arhiva.

SES (Arhivare) al proiectului nostru va ofera mai mult decat un simplu spatiu de depozitare. Oferim servicii

de arhivare complete pentru arhiva clientului si livrarea, in orice moment, la cerere, a documentelor de care

acesta are nevoie.

Distrugere confidentiala SES (Arhivare) al proiectului nostru se angajeaza sa puna la dispozitia clientului consultanti cu experienta

solida in domeniul distrugerii de arhiva.

Tinand cont de legislatia in vigoare si de regulile interne de pastrare a documentelor, arhivistii SES

(Arhivare) al proiectului nostru vor anunta periodic clientul cu privire la cutiile de arhivare care ajung la

maturitate si pot fi distruse.

NU recomandam pastrarea inutila a documentelor dupa expirare pentru a nu genera costuri suplimentare si

pentru ca dorim sa protejam mediul inconjurator. Din acest considerent, reciclam materia pe care o

distrugem.

Potrivit prevederilor pct. 56 din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-

contabile aprobata prin OMEF 3512/2008, arhivarea documentelor justificative si contabile se face in

conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu

financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele

aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in

acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de

prevenire a incendiilor;

- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in

care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea

acestora in decursul timpului.

Potrivit prevederilor pct. 57 din acelasi act normativ, eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen

legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului

de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea

documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996 si, in baza

aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie.

Pag. 17 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Legislatie Conexa Activitatii de Arhivare a Documentelor Prin realizarea oglinzii electronice a arhivei fizice a documentelor dumneavoastra, echipa realizeaza scanarea initiala si periodica a documentelor, realizand digitalizarea (stocarea acestora in format electronic) acestora prin scanare. Scanarea se realizeaza cu echipamente performante – ca si viteza si calitate a scanarii. Odata realizata arhiva electronica a documentelor, veti beneficia de urmatoarele avantaje:

• regasirea imediata a oricarui document prin cautari indexate optimizate • realizarea cerintelor legale in ceea ce priveste reglementarile privind pastrarea arhivei de

documente • organizarea logica a documentelor pe dosare, clienti, furnizori, contracte, proiecte, lucrari etc • vizualizarea on-line imediata a documentelor • transmiterea pe email a documentelor • salvarea locala a documentelor scanate • realizarea dosarelor logice de documente – documente principale si documente anexate • integrarea documentelor in sistemul de Document Management si in sistemul ERP • cautari full-text / OCR • cautari pe baza de metadate • realizarea legaturii cu locatorul fizic (cutie, rand, raft, locatie) al documentului • backup garantat pe perioade de pana la 100 de ani la aceste documente scanate

Formatele documentelor scanate acoperind toata plaja de la A5 la A0

Pag. 18 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Legea nr. 16/1996 a Arhivelor Nationale. Legea 16/1996 consolidata, actualizata 2013

Prezentul text reprezinta o versiune neoficiala, consolidata si actualizata pana in luna mai 2013, continand modificarile aduse Legii 16/1996 la: • - Legea 358/2002 • - OUG 39/2006 • - Legea 329/2009 • - Legea 138/2013

Parlamentul Romaniei adopta prezenta lege. 4. Capitolul I - Dispozitii generale Art. 1 Constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Romaniei documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare si religioase, de catre persoane fizice autorizate, profesionisti care isi desfasoara activitatea in baza unei legi speciale si persoane fizice. Acestor documente statul le asigura protectie speciala, in conditiile prezentei legi.

Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in sensul prezentei legi, se intelege: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si informatice, cu valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatori romani in strainatate.

Art. 3 Administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei se realizeaza de catre Arhivele Nationale, care se infiinteaza prin hotarare a Guvernului, la nivel de directie, in subordinea Ministerului Administratiei si Internelor. Arhivele Nationale isi exercita atributiile prin compartimentele sale specializate si prin directiile judetene ale Arhivelor Nationale. Protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei se realizeaza in conditii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar in caz de razboi sau de calamitati naturale, de catre creatori si detinatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atributii speciale in asemenea situatii si cu asistenta de specialitate a Arhivelor Nationale.

Art. 4 Persoanele fizice si persoanele juridice, creatoare si detinatoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, denumite in continuare creatori si detinatori de documente, raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor in conditiile prevederilor prezentei legi.

Pag. 19 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Capitolul II - Atributiile Arhivelor Nationale in administrarea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei Art. 5 Arhivele Nationale acorda asistenta de specialitate si asigura desfasurarea unitara a operatiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor si detinatorilor de documente, indeplinind urmatoarele atributii:

• a) elaboreaza, in conformitate cu prevederile prezentei legi, norme si metodologii de lucru pentru organizarea si desfasurarea intregii activitati arhivistice, inclusiv pentru clasificarea si includerea in Fondul Arhivistic National al Romaniei a documentelor prevazute la art. 2, care se dau publicitatii, dupa caz;

• b) controleaza aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare pe linia muncii de arhiva si stabileste masurile ce se impun potrivit legii;

• c) preia de la creatorii si detinatorii de arhiva documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in conditiile si la termenele prevazute in prezenta lege;

• d) asigura evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor pe care le detine;

• e) asigura documentele pe baza de microfilme si alte forme de reproducere adecvate;

• f) constituie si dezvolta banca de date a Arhivelor Nationale si reteaua automatizata de informare si documentare arhivistica, stabileste masuri pentru corelarea tehnica si metodologica si pentru colaborarea serviciilor de informare si documentare arhivistica si a compartimentelor similare din cadrul Sistemului national de informare si documentare;

• g) elaboreaza si editeaza "Revista Arhivelor" si alte publicatii de specialitate, destinate informarii si sprijinirii cercetarii stiintifice, precum si punerii in valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei;

• h) asigura, prin Facultatea de Arhivistica si Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica, pregatirea si specializarea personalului necesar desfasurarii activitatilor arhivistice;

• i) la cerere sau din oficiu atesta daca un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei;

• j) autorizeaza scoaterea temporara peste granita a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in scopul expunerii sau documentarii cu ocazia unor manifestari stiintifice sau culturale internationale;

• k) intretine si dezvolta relatii cu organele si institutiile similare din strainatate, in vederea informarii reciproce in domeniul arhivistic si al schimbului de documente si de reproduceri de pe acestea; asigura aplicarea conventiilor si acordurilor internationale privind domeniul arhivistic si participa la congrese, conferinte, reuniuni si consfatuiri arhivistice internationale;

• l) asigura aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare in realizarea protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, respectiv in apararea secretului de stat, paza si conservarea acestor documente, atat in timp de pace, cat si la mobilizare sau razboi.

Art. 6 In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza un consiliu stiintific, format din specialisti ai Arhivelor Nationale, cercetatori, cadre didactice universitare si specialisti din ministerele interesate, care analizeaza, dezbate si face propuneri in probleme privind normele si metodologiile specifice de lucru, publicatiile de specialitate, precum si dezvoltarea intregii activitati arhivistice. Modul de organizare si functionare, precum si componenta consiliului stiintific se stabilesc prin regulament de organizare si functionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Nationale.

Pag. 20 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

5. Capitolul III - Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente 6. Sectiunea I - Evidenta documentelor Art. 7 Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern, precum si a celor iesite, potrivit legii.

Art. 8 Anual, documentele se grupeaza in unitati arhivistice, potrivit problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhiva, care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de catre Arhivele Nationale, iar cele ale celorlalti creatori, de catre directiile judetene ale Arhivelor Nationale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire, intocmite potrivit anexelor nr. 2 si 3. Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din depozit se tine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in functie de creatorii la nivel central sau local, in urma selectionarii, transferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlaturat.

7. Sectiunea II - Selectionarea documentelor Art. 10 In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza comisia centrala de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de creatorii la nivel central, iar in cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaza cate o comisie de selectionare a documentelor, care coordoneaza activitatea de selectionare a documentelor intocmite si detinute de ceilalti creatori. Modul de organizare si atributiile comisiilor prevazute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistica, aprobate de directorul general al Arhivelor Nationale.

Art. 11 In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizia sau ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte, stabilindu-i valoarea practica sau istorica; hotararea luata se consemneaza intr-un procesverbal, intocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selectionare, insotit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum si de inventarele documentelor ce se pastreaza permanent, se inainteaza spre aprobare Comisiei centrale de selectionare, in cazul creatorilor si detinatorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente. Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin. 2. In

Pag. 21 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

8. Sectiunea III - Pastrarea documentelor Art. 12 Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege. Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor. Arhivele Nationale si directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinatori pana la asigurarea spatiilor necesare preluarii lor. Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor. Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului poate prelua toate sau o parte din documentele aflate in arhiva societatilor comerciale la care detine cel putin 50% plus o actiune din capitalul social.

9. Sectiunea IV - Depunerea documentelor la Arhivele Nationale Art. 13 Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente depun spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:

• a) documentele fotografice, precum si peliculele cinematografice, dupa 20 de ani de la crearea lor;

• b) documentele scrise, cu exceptia actelor de stare civila si a documentelor tehnice, dupa 30 de ani de la crearea lor;

• c) documentele tehnice, dupa 50 de ani de la crearea lor;

• d) actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;

• e) matricele sigilare confectionate din metal, avand inscrise toate insemnele legale si denumirea completa a unitatii, dupa scoaterea lor din uz.

Documentele create si detinute de Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului pot fi duse spre pastrare permanenta la Arhivele Nationale din momentul in care, prin ordin al presedintelui Autoritatii pentru Valorificarea Activelor Statului, se constata ca nu mai sunt necesare pentru desfasurarea activitatii curente. Art. 14 Creatorii si detinatorii de arhiva pot detine documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si dupa expirarea termenului de depunere, daca sunt necesare in desfasurarea activitatii lor, pe baza aprobarii directorului general al Arhivelor Nationale, in cazul creatorilor si detinatorilor la nivel central, si a directorilor directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, pentru ceilalti creatori si detinatori, in conditiile respectarii prevederilor prezentei legi. Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Roman de Informatii, Serviciul de Informatii Externe, Serviciul de Protectie si Paza, alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale, precum si Academia Romana isi pastreaza documentele proprii in conditiile prezentei legi si dupa expirarea termenelor prevazute la art. 13.

Art. 15 Organizatiile particulare si persoanele fizice care detin documente din Fondul Arhivistic National al Romaniei le pot depune la Arhivele Nationale sub forma de custodie sau donatie, scutite de taxe si impozite. Detinatorul care doreste sa vanda documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei este obligat sa

Pag. 22 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

comunice aceasta Arhivelor Nationale sau, dupa caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care au prioritate la cumpararea oricaror documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si care trebuie sa se pronunte in termen de 60 de zile de la data inregistrarii comunicarii.

Art. 16 Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente.

Art. 17 Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 14 si 15, sunt obligati sa depuna la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, cate un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

Art. 18 • (1) In cazul declararii falimentului, in conditiile legii, a unui creator de documente, fara ca activitatea

acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

• (2) In cazul incetarii, in conditiile legii, a activitatii unei persoane fizice autorizate sau a activitaatii unui profesionist care isi desfasoara activiatea in baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau in cazul in care acestia solicita, in mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcatuiesc arhiva se pot prelua de catre persoana fizica asociata, de catre profesionistul asociat sau de catre organizatia profesionala din care acestia fac parte, la solicitarea expresa a acestora.

• (3) Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile cetatenilor referitoare la stagiile de cotizare in sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se preau cu prioritate, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.

• (4) In cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finantarea transferului arhivei catre un operator economic autorizat sa presteze servicii arhivstice se va face, cu prioritate, de catre lichidator, din fondul de lichidare, in conditiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei, cu modificarile si completarile ulterioare, sau, dupa caz, din averea debitorului.

• (5) In vederea realizarii activitatilor prevazute la alin. (1)-(4) se instituie obligatia notificarii Arhivelor Nationale sau, dupa caz, a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:

• a) de catre lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolventei a unui creator sau detinator de documente si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati;

• b) de catre operatorii economici prevazuti la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1) cu privire la documentele preluate in baza contractelor prevazute la alin. (1);

• c) de catre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au in pastrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiintati cu privire la predarea arhivei si, in termen de 15 zile d ela incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati.

Pag. 23 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

• (6) In scopul informarii publice se instituie obligatia de a publica informatii relevante privind situatia documentelor preluate de la creatorii dizolvati, astfel:

• a) pentru operatorii economici prevazuti la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;

• b) pentru Arhivele Nationale, ca urmare a notificarii prevazute la alin. (5), prin pagina proprie de internet.

Art. 18^1 o (1) Operatorii economici pot presta servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie,

prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor cu valoare practica pe care le detin, denumite in continuare servicii arhivistice, numai dupa obtinerea autorizatiei de functionare din partea Arhivelor Nationale sau a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.

o (2) Autorizatia de functionare se elibereaza, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, daca sunt indeplinite cumulativ conditiile referitoare la:

o a) competenta profesionala - operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de munca, avand pregatirea profesionala necesara prestarii serviciilor arhivistice;

o b) baza materiala - operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spatii, dotari pentru personal in vederea inceperii si desfasurarii activitatilor prevazute la alin. (1);

o c) existenta unor reglementari interne de practica arhivistica, in conformitate cu prevederile legii.

o (3) Autorizatia de functionare se elibereaza pentru o perioada de 3 ani si poate fi reinnoita pentru aceeasi perioada.

o (4) Autorizatia de functionare se reinnoieste obligatoriu, inainte de implinirea perioadei prevazute la alin. (3), in cazul schimbarii sediului principal, fuziunii sau divizarii operatorului economic autorizat sa presteze servicii arhivistice.

o (5) Pentru reinnoirea autorizatiei de functionare, operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, documentatia actualizata care face dovada indeplinirii conditiilor prevazute la alin. (2).

Art. 18^2 o (1) Autorizatia de functionare se suspenda de Arhivele Nationale sau de serviciile

judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, pentru o periada care nu va putea depasi 3 luni, in urmatoarele situatii:

o a) cand se constata ca operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu mai indeplineste conditiile care au stat la baza eliberarii acesteia, conform art. 18^1 alin. (2);

o b) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivstice desfasoara alte servicii arhivistice decat cele pentru care s-a eliberat autorizatia de functionare;

o c) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice a fost sanctionat contraventional de cel putin 3 ori intr-un an, pentru fapte prevazute de prezenta lege.

o (2) Suspendarea autorizatiei de functionare intra in vigoare in termen de 5 zile de la data notificarii de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.

o (3) Suspendarea autorizatiei de functionare consta in interzicerea dreptului operatorului economic care presteaza servicii arhivstice de a incheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice.

Pag. 24 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Pe perioada suspendarii si pana la data stabilita in notificarea prevazuta la alin. (2), operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice are obligatia de a dispune masurile necesare pentru inlaturarea sau incetarea situatiilor care au stat la baza suspendarii.

o (4) Contractele prevazute la alin. (3), incheiate pe perioada suspendarii, sunt lovite de nulitate absoluta.

Art. 18^3 o (1) Autorizatia de functionare se retrage de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile

judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, in urmatoarele situatii:

o a) la cererea operatorului economic autorizat sa presteze servicii arhivistice;

o b) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice a furnizat documente continand informatii eronate cu ocazia solicitarii eliberarii/reinnoirii autorizatiei de functionare;

o c) cand, la implinirea perioadei de suspendare a autorizatiei de functionare dispuse potrivit art. 18^2 alin. (1) lit. a), operatorul economic nu indeplineste conditiile care au stat la baza eliberarii acesteia;

o d) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu respecta interdictia stabilita la art. 18^2 alin. (3) sau nu isi indeplineste obligatiile ce ii revin pana la data stabilita in notificarea comunicata de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz;

o e) in cazul suspendarii autorizatiei de functionare, de doua ori intr-un interval de un an;

o f) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu a desfasurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberarii autorizatiei de functionare.

o (2) Autorizatia de functionare se retrage:

o a) de la data solicitata de operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice;

o b) in termen de 30 de zile de la data notificarii de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, in situatiile prevazute la alin. (1) lit. b)-f).

Art. 18^4 o (1) Contractele avand ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie sa contina clauze

exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice, in cazul incetarii activitatii acestuia, catre un alt operator autorizat sa presteze servici arhivistice.

o 2) Contractele incheiate cu nerespectarea obligatiei prevazute la alin. (1) sunt lovite de nulitate absoluta.

Art. 18^5 o Procedura de notificare si continutul notificarii prevazute la art. 18 alin. (5), datele care se

introduc in registrul prevazute la art. 18^7 alin. (1) si conditiile privind gestionarea acestuia, precum si procedurile de eliberare, reinnoire, suspendare sau retragere a autorizatiei se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Art. 18^6 o (1) Creatorii si/sau detinatorii de documente, persoane juridice, care isi schimba regimul de

proprietate sau isi modifica obiectul de activitate, precum si noii detinatori care preiau patrimoniul au

Pag. 25 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de lege.

o (2) Creatorii si/sau detinatorii de documente prevazuti la alin. (1), precum si operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice sunt obligati sa ia masuri impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii fara drept a documentelor din arhiva.

o (3) Depozitarea documentelor prevazute la alin. (2) se face in spatii si in conditii corespunzatoare, avizate de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.

o (4) Carnetele de munca se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dupa caz.

Art. 18^7 o (1) Arhivele Nationale asigura evidenta generala a operatorilor economici autorizati sa presteze

servici arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.

o (2) Registrul prevazut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informatii se realizeaza cu respectarea termenelor si procedurilor prevazute de reglementarile legale privind liberul acces la informatiile de interes public.

Art. 18^8 o (1) Prin exceptie de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor publici si

Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, dupa caz, sunt singurele entitati care detin, administreaza, conserva si protejeaza arhivele notariale. Aceste entitati isi exercita atributiile prevazute de prezentul alineat, fara indeplinirea vreunei conditii prealabile de autorizare.

o (2) Birourile notariale, camerele notarilor publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici, dupa caz, pot detine, administra, conserva si proteja si alte arhive decat cele notariale, cu indeplinirea tuturor conditiilor prevazute de prezenta lege.

Art. 19 o Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei o data intrate, potrivit

legii, in depozitele Arhivelor Nationale si/sau ale directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu exceptia celor predate in custodie.

Capitolul IV - Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei pot fi folosite pentru: cercetare stiintifica, rezolvarea unor lucrari administrative, informari, actiuni educative, elaborarea de publicatii si eliberarea de copii, extrase si certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei pot fi consultate, la cerere, de catre cetateni romani si straini, dupa 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a implinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitatii creatoare sau detinatoare. Documentele de valoare deosebita nu se expun public, in original, ci sub forma de reproduceri.

Art. 21 o (1) Creatorii ori detinatorii de documente sau, dupa caz, succesorii in drepturi ai acestora sunt

obligati sa elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice si a persoanelor juridice, certificate, adeverinte, copii si extrase de pe documentele pe care le creeaza ori le detin, inclusiv de pe cele pentru

Pag. 26 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

care nu s-a implinit termenul prevazut la art. 13, daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant.

o (2) Serviciile prestate de catre Arhivele Natioale pentru rezolvarea solicitarilor persoanelor fizice si ale persoanelor juridice se efectueaza, contra cost, in conditiile prevazute de lege.

o (3) Serviciile arhivistice prestate in conditiile alin. (1) de catre operatorii economici autorizati in prestarea serviciilor arhivistice se efectueaza contra cost, pe baza unor tarife ale caror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Nationala a Practicienilor in Insolventa din Romania, cu avizul Arhivelor Nationale.

Art. 22 Documentele a caror cercetare poate afecta interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor, prin datele si informatiile pe care le contin, sau cele a caror integritate fizica este in pericol nu se dau in cercetare. Fac parte din aceasta categorie documentele care:

o a) privesc siguranta, integritatea teritoriala si independenta statului roman, potrivit prevederilor constitutionale si ale legislatiei in vigoare;

o b) pot leza drepturile si libertatile individuale ale cetateanului;

o

o c) sunt intr-o stare necorespunzatoare de conservare, situatie stabilita de comisia de specialitate si consemnata intr-un proces-verbal;

o d) nu sunt prelucrate arhivistic.

o Stabilirea documentelor respective se face de catre detinatorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.

10. Capitolul V - Personalul arhivelor Art. 23 Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art. 2, persoane juridice, au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva, in functie de valoarea si cantitatea acestora. Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, structura si competenta acestor compartimente de arhiva vor fi stabilite de catre conducerea unitatii creatoare si detinatoare de documente, cu avizul Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale.

Art. 24 Formarea, atestarea si perfectionarea personalului de specialitate din Arhivele Nationale, cat si din celelalte unitati creatoare si detinatoare de documente de arhiva se realizeaza prin Facultatea de Arhivistica si prin Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica.

Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi dimensionat in functie de calitatea si specificul materialului documentar aflat in administrare si face parte din categoria functionarilor publici.

11. Capitolul VI - Raspunderi si sanctiunilor Art. 26 Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage, dupa caz, raspunderea contraventionala, civila sau penala.

Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea in stare de neintrebuintare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei constituie infractiune si se pedepseste conform prevederilor Codului penal.

Pag. 27 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Art. 28 Scoaterea peste granita a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei sau instrainarea acestora catre persoane fizice sau persoane juridice straine, fara autorizarea Arhivelor Nationale, constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 3 la 7 ani, daca fapta nu constituie o infractiune mai grava. Tentativa se pedepseste.

Art. 29 Constituie contraventii la prevederile prezentei legi urmatoarele fapte, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii penale, sa fie considerate infractiuni:

o a) neinventarierea documentelor sau neintocmirea de catre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin. 2;

o b) nepredarea de catre compartimentele unitatii creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de pastrare permanent, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9;

o c) neselectionarea documentelor create si detinute de catre persoane juridice, la termenele prevazute in nomenclatorul propriu, de catre comisia de selectionare a documentelor, in conditiile prevazute la art. 11;

o d) neasigurarea conditiilor corespunzatoare de pastrare si protejare a documentelor create si detinute de catre creatorii si detinatorii de arhiva, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;

o e) nepredarea, la Arhivele Nationale si, dupa caz, la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei de catre creatorii si detinatorii de documente de arhiva, la expirarea termenelor prevazute la art. 13;

o f) oferta de vanzare sau vanzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei de catre persoane fizice sau persoane juridice, fara respectarea prioritatii Arhivelor Nationale de a le cumpara, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;

o g) nedepunerea la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, de catre creatorii si detinatorii de documente de arhiva, a inventarelor pe care le detin la expirarea termenelor de depunere, in conditiile prevazute la art. 17.

o h) nerespectarea obligatiilor prevazute la art. 18 alin. (4) si alin. (5) lit. a), art. 18^1 alin. (1) si (4), art. 18^6 si art. 21 alin. (1), precum si practicarea de servicii arhivistice cu depasirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 31 alin. (3);

o i) nerespectarea de catre toti creatorii si detinatorii de documente a conditiilor de pastrare, conservare, punere in valoare, publicitate, precum si a celor de acces la documente, in conditiile legii.

Art. 30 Contraventiile prevazute la art. 29 se sanctioneaza cu amenda de la 1.000 lei (RON) la 25.000 lei (RON). Amenda se aplica si persoanei juridice. In cazul contraventiilor prevazute la art. 29 lit. f), Arhivele Nationale pot solicita instantei judecatoresti anularea actului de vanzare, chiar si dupa expirarea termenului de prescriptie a raspunderii contraventionale, in conditiile legii civile.

Art. 31 Constatarea contraventiilor prevazute la art. 29 si aplicarea sanctiunilor se fac de catre imputernicitii Arhivelor Nationale si, dupa caz, ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale.

Art. 32 Impotriva procesului-verbal de constatare a contraventiei se poate face plangere, in termen de 15 zile de la comunicare, la judecatoria in a carei raza teritoriala a fost savarsita contraventia.

Pag. 28 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Art. 33 Contraventiilor prevazute in prezenta lege le sunt aplicabile dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, cu modificarile si completarile ulterioare.

12. Capitolul VII - Dispozitii finale si tranzitorii Art. 34 Creatorii si/sau detinatorii de documente sunt obligati sa comunice in scris, in termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale sau, dupa caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale documentele care le atesta infiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, in conditiile legii, precum si masurile dispuse in vederea arhivarii documentelor create sau detinute de acestia.

Art. 35 Denumirile Directia Generala a Arhivelor Statului si Arhivele Statului, folosite in actele normative in vigoare, se inlocuiesc cu denumirea Arhivele Nationale.

Art. 36 Dispozitiile din prezenta lege referitoare la directiile judetene ale Arhivelor Nationale se aplica, in mod corespunzator, si Directiei Municipiului Bucuresti a Arhivelor Nationale.

Art. 37 Anexele nr. 1 - 6 fac parte integranta din prezenta lege.

Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic National al Republicii Socialiste Romania, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte dispozitii contrare prevederilor prezentei legi se abroga. Aceasta lege a fost adoptata de Senat in sedinta din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constitutia Romaniei. Aceasta lege a fost adoptata de Camera Deputatilor in sedinta din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constitutia Romaniei.

Pag. 29 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Legea 138/2013 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996. Lege nr. 138/2013

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 253 din 7 mai 2013 Parlamentul Romaniei adopta prezenta lege.

Art. I Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996, cu modificarile si completarile ulterioare, se modifica si se completeaza dupa cum urmeaza:

1. Articolul 1 se modifica si va avea urmatorul cuprins: "Art. 1 Constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Romaniei documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare si religioase, de catre persoane fizice autorizate, profesionisti care isi desfasoara activitatea in baza unei legi speciale si persoane fizice. Acestor documente statul le asigura protectie speciala, in conditiile prezentei legi."

2. Articolul 18 se modifica si va avea urmatorul cuprins: "Art. 18

(1) In cazul declararii falimentului, in conditiile legii, a unui creator de documente, fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de altul, documentele cu valoare istorica, in sensul prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

(2) In cazul incetarii, in conditiile legii, a activitatii unei persoane fizice autorizate sau a activitaatii unui profesionist care isi desfasoara activiatea in baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau in cazul in care acestia solicita, in mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcatuiesc arhiva se pot prelua de catre persoana fizica asociata, de catre profesionistul asociat sau de catre organizatia profesionala din care acestia fac parte, la solicitarea expresa a acestora.

(3) Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile cetatenilor referitoare la stagiile de cotizare in sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se preau cu prioritate, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.

(4) In cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finantarea transferului arhivei catre un operator economic autorizat sa presteze servicii arhivstice se va face, cu prioritate, de catre lichidator, din fondul de lichidare, in conditiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei, cu modificarile si completarile ulterioare, sau, dupa caz, din averea debitorului.

(5) In vederea realizarii activitatilor prevazute la alin. (1)-(4) se instituie obligatia notificarii Arhivelor Nationale sau, dupa caz, a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:

• a) de catre lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolventei a unui creator sau detinator de documente si, in termen de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati;

Pag. 30 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

• b) de catre operatorii economici prevazuti la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la incheierea contractelor prevazute la alin. (1) cu privire la documentele preluate in baza contractelor prevazute la alin. (1);

• c) de catre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au in pastrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desfiintati cu privire la predarea arhivei si, in termen de 15 zile d ela incheierea contractelor prevazute la alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice carora le-au fost predate spre pastrare si administrare documentele creatorilor dizolvati.

(6) In scopul informarii publice se instituie obligatia de a publica informatii relevante privind situatia documentelor preluate de la creatorii dizolvati, astfel:

• a) pentru operatorii economici prevazuti la alin. (1), prin orice mijloace accesibile publicului;

• b) pentru Arhivele Nationale, ca urmare a notificarii prevazute la alin. (5), prin pagina proprie de internet."

3. Articolul 18^1 se modifica si va avea urmatorul cuprins: "Art. 18^1

(1) Operatorii economici pot presta servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor cu valoare practica pe care le detin, denumite in continuare servicii arhivistice, numai dupa obtinerea autorizatiei de functionare din partea Arhivelor Nationale sau a serviciilor judetene/Serviciului Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.

(2) Autorizatia de functionare se elibereaza, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, daca sunt indeplinite cumulativ conditiile referitoare la:

• a) competenta profesionala – operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de munca, avand pregatirea profesionala necesara prestarii serviciilor arhivistice;

• b) baza materiala – operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spatii, dotari pentru personal in vederea inceperii si desfasurarii activitatilor prevazute la alin. (1);

• c) existenta unor reglementari interne de practica arhivistica, in conformitate cu prevederile legii.

(3) Autorizatia de functionare se elibereaza pentru o perioada de 3 ani si poate fi reinnoita pentru aceeasi perioada.

(4) Autorizatia de functionare se reinnoieste obligatoriu, inainte de implinirea perioadei prevazute la alin. (3), in cazul schimbarii sediului principal, fuziunii sau divizarii operatorului economic autorizat sa presteze servicii arhivistice.

(5) Pentru reinnoirea autorizatiei de functionare, operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice depune la Arhivele Nationale sau la serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, documentatia actualizata care face dovada indeplinirii conditiilor prevazute la alin. (2)."

4. Dupa articolul 18^1 se introduc sapte noi articole, articolele 18^2-18^8, cu urmatorul cuprins: "Art. 18^2

(1) Autorizatia de functionare se suspenda de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, pentru o periada care nu va putea depasi 3 luni, in urmatoarele situatii:

• a) cand se constata ca operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu mai indeplineste conditiile care au stat la baza eliberarii acesteia, conform art. 18^1 alin. (2);

Pag. 31 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

• b) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivstice desfasoara alte servicii arhivistice decat cele pentru care s-a eliberat autorizatia de functionare;

• c) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice a fost sanctionat contraventional de cel putin 3 ori intr-un an, pentru fapte prevazute de prezenta lege.

(2) Suspendarea autorizatiei de functionare intra in vigoare in termen de 5 zile de la data notificarii de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.

(3) Suspendarea autorizatiei de functionare consta in interzicerea dreptului operatorului economic care presteaza servicii arhivstice de a incheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe perioada suspendarii si pana la data stabilita in notificarea prevazuta la alin. (2), operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice are obligatia de a dispune masurile necesare pentru inlaturarea sau incetarea situatiilor care au stat la baza suspendarii.

(4) Contractele prevazute la alin. (3), incheiate pe perioada suspendarii, sunt lovite de nulitate absoluta.

Art. 18^3

(1) Autorizatia de functionare se retrage de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, in urmatoarele situatii:

• a) la cererea operatorului economic autorizat sa presteze servicii arhivistice;

• b) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice a furnizat documente continand informatii eronate cu ocazia solicitarii eliberarii/reinnoirii autorizatiei de functionare;

• c) cand, la implinirea perioadei de suspendare a autorizatiei de functionare dispuse potrivit art. 18^2 alin. (1) lit. a), operatorul economic nu indeplineste conditiile care au stat la baza eliberarii acesteia;

• d) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu respecta interdictia stabilita la art. 18^2 alin. (3) sau nu isi indeplineste obligatiile ce ii revin pana la data stabilita in notificarea comunicata de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz;

• e) in cazul suspendarii autorizatiei de functionare, de doua ori intr-un interval de un an;

• f) cand operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice nu a desfasurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la data eliberarii autorizatiei de functionare.

(2) Autorizatia de functionare se retrage:

• a) de la data solicitata de operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice;

• b) in termen de 30 de zile de la data notificarii de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, in situatiile prevazute la alin. (1) lit. b)-f).

Art. 18^4

(1) Contractele avand ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie sa contina clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat sa presteze servicii arhivistice, in cazul incetarii activitatii acestuia, catre un alt operator autorizat sa presteze servici arhivistice.

2) Contractele incheiate cu nerespectarea obligatiei prevazute la alin. (1) sunt lovite de nulitate absoluta.

Art. 18^5 Procedura de notificare si continutul notificarii prevazute la art. 18 alin. (5), datele care se introduc in registrul prevazute la art. 18^7 alin. (1) si conditiile privind gestionarea acestuia, precum si procedurile de eliberare,

Pag. 32 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

reinnoire, suspendare sau retragere a autorizatiei se stabilesc prin norme metodologice, aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

Art. 18^6 (1) Creatorii si/sau detinatorii de documente, persoane juridice, care isi schimba regimul de proprietate sau isi modifica obiectul de activitate, precum si noii detinatori care preiau patrimoniul au obligatia sa dispuna masuri pentru pastrarea, conservarea si evidenta arhivei, in conditiile prevazute de lege.

(2) Creatorii si/sau detinatorii de documente prevazuti la alin. (1), precum si operatorii economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice sunt obligati sa ia masuri impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii fara drept a documentelor din arhiva.

(3) Depozitarea documentelor prevazute la alin. (2) se face in spatii si in conditii corespunzatoare, avizate de Arhivele Nationale sau de serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz.

(4) Carnetele de munca se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai acestora, dupa caz.

Art. 18^7

(1) Arhivele Nationale asigura evidenta generala a operatorilor economici autorizati sa presteze servici arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.

(2) Registrul prevazut la alin. (1) are caracter de document public. Accesul persoanelor la aceste informatii se realizeaza cu respectarea termenelor si procedurilor prevazute de reglementarile legale privind liberul acces la informatiile de interes public.

Art. 18^8

(1) Prin exceptie de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania, dupa caz, sunt singurele entitati care detin, administreaza, conserva si protejeaza arhivele notariale. Aceste entitati isi exercita atributiile prevazute de prezentul alineat, fara indeplinirea vreunei conditii prealabile de autorizare.

(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici si Uniunea Nationala a Notarilor Publici, dupa caz, pot detine, administra, conserva si proteja si alte arhive decat cele notariale, cu indeplinirea tuturor conditiilor prevazute de prezenta lege."

5. Articolul 21 se modifica si va avea urmatorul cuprins: "Art. 21

(1) Creatorii ori detinatorii de documente sau, dupa caz, succesorii in drepturi ai acestora sunt obligati sa elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice si a persoanelor juridice, certificate, adeverinte, copii si extrase de pe documentele pe care le creeaza ori le detin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a implinit termenul prevazut la art. 13, daca acestea se refera la drepturi care il privesc pe solicitant.

(2) Serviciile prestate de catre Arhivele Natioale pentru rezolvarea solicitarilor persoanelor fizice si ale persoanelor juridice se efectueaza, contra cost, in conditiile prevazute de lege.

(3) Serviciile arhivistice prestate in conditiile alin. (1) de catre operatorii economici autorizati in prestarea serviciilor arhivistice se efectueaza contra cost, pe baza unor tarife ale caror limite maxime sunt stabilite de Uniunea Nationala a Practicienilor in Insolventa din Romania, cu avizul Arhivelor Nationale."

6. La articolul 29, litera h) se modifica si va avea urmatorul cuprins: "h) nerespectarea obligatiilor prevazute la art. 18 alin. (4) si alin. (5) lit. a), art. 18^1 alin. (1) si (4), art. 18^6 si art. 21 alin. (1), precum si practicarea de servicii arhivistice cu depasirea limitelor maxime stabilite potrivit art. 31 alin. (3);"

Pag. 33 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

7. La articolul 29, dupa litera h) se introduce o noua litera, litera i), cu urmatorul cuprins: "i) nerespectarea de catre toti creatorii si detinatorii de documente a conditiilor de pastrare, conservare, punere in valoare, publicitate, precum si a celor de acces la documente, in conditiile legii." Art. II

(1) Operatorii economici care, la data intrarii in vigoare a prezentei legi, presteaza servicii arhivistice au obligatia ca in termen de un an de la data intrarii in vigoare a prezentei legi sa solicite eliberarea autorizatiei de functionare, in conditiile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege.

(2) Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice care, la dcata implinirii termenului prevazut la alin. (1), nu indeplinesc conditiile stabilite de Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, isi inceteaza activitatea in domeniul serviciilor arhivistice.

(3) Sanctiunea prevazute la art. 18^4 ALIn. (2) din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si cOmpleTarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, opereaza si in cazul contractelor incheiate anterior intrarii in vigoare a prezentei legi, daca la data implinirii termenului prevazut la alin. (1) nu respecta prevederile Legii nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege.

Art. III Arhivele create de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, si preluate in custodie de catre persoane juridice, pe baza acordului Arhivelor Nationale, pana la data intrarii in vigoare a prezentei legi, raman in custodia acelor persoane juridice.

Art. IV (1) In cazul creatorilor de documente desfiintati la data intrarii in vigoare a prezentei legi si a caror arhiva exista, documentele cu valoare istorica in sensul prevederilor art. 2 din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, se preiau de catre Arhivele Nationale sau de catre serviciile judetene/Serviciul Municipiului Bucuresti ale/al Arhivelor Nationale, dupa caz, iar documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

(2) In cazul creatorilor de documente desfiintati la data intrarii in vigoare a prezentei legi, ale caror documente se afla in pastrare sau in custodie la persoane fizice si juridice, inclusiv la casele teritoriale de pensii, finantarea transferului arhivei catre un operator economic autorizat sa presteze servicii arhivistice se va face din bugetul operatorului autorizat de servicii arhivistice.

(3) Pentru situatia prevazuta la alin. (1), prevederile art. 18 alin. (5) si (6) din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, se aplica in mod corespunzator.

Art. V In termen de 60 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei legi se aproba, prin ordin al ministrului afacerilor interne, normele metodologice prevazute la art. 18^5 din Legea nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege.

Art. VI Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si cu cele aduse prin prezenta lege, se vor republica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, dandu-se textelor o noua numerotare. Aceasta lege a fost adoptata de Parlamentul Romaniei in conditiile art. 147 alin. (2), cu respectarea prevederilor art. 75 si ale art. 76 alin. (2) din Constitutia Romaniei, republicata.

Pag. 34 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Legea nr. 135 din 15 mai 2007, privind arhivarea documentelor in forma electronica

Text preluat de la: Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica - Discret Arhivare

Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din 22 mai 2007

Parlamentul României adoptă prezenta lege.

CAPITOLUL I: Dispoziţii generale Art. 1 Prezenta lege stabileşte regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică. Art. 2 Operaţiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică se fac cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr.16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat. CAPITOLUL II: Definiţii Art. 3 În înţelesul prezentei legi, termenii şi noţiunile de mai jos au următoarea semnificaţie:

• a) administrator al arhivei electronice - persoana fizică sau juridică acreditată de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu să administreze sistemul electronic de arhivare şi documentele arhivate în cadrul arhivei electronice;

• b) arhivă electronică - sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea documentelor în formă electronică arhivate;

• c) furnizor de servicii de arhivare electronică - orice persoană fizică sau juridică, acreditată să presteze servicii legate de arhivarea electronică;

• d) mediu de stocare - orice mediu pe care se poate înregistra sau de pe care se poate reda un document în formă electronică;

• e) mesaj electronic - documentul în formă electronică ce conţine date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum şi momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat în scopul transmiterii la distanţă a unei informaţii prin mijloace electronice;

• f) regim de acces la document - gradul în care se acordă drept de acces la document de către titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului;

• g) sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării şi catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării, consultării şi redării acestora;

• h) titular al dreptului de dispoziţie asupra documentului - persoana fizică sau juridică proprietară sau, după caz, emitentă a documentului, care are dreptul de a stabili şi modifica regimul de acces la document, conform legislaţiei în vigoare.

CAPITOLUL III: Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor în formă electronică Art. 4 Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condiţiile prezentei legi.

Pag. 35 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Art. 5 Furnizarea serviciilor de arhivare electronică nu este supusă niciunei autorizări prealabile şi se desfăşoară în concordanţă cu principiile concurenţei libere şi loiale, cu respectarea actelor normative în vigoare.

Art. 6 • (1) Cu 30 de zile înainte de începerea activităţilor legate de arhivarea documentelor în formă

electronică, persoanele care intenţionează să furnizeze servicii de arhivare electronică au obligaţia de a notifica autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu cu privire la data începerii acestor activităţi.

• (2) Odată cu efectuarea notificării prevăzute la alin. (1), administratorul arhivei electronice are obligaţia de a comunica autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu toate informaţiile referitoare la procedurile de securitate şi de conservare utilizate, precum şi orice alte informaţii cerute de către autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.

• (3) Administratorul arhivei electronice are obligaţia de a comunica autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, cu cel puţin 10 zile înainte, orice intenţie de modificare a procedurilor de securitate şi de conservare, cu precizarea datei şi orei la care modificarea intră în vigoare, precum şi obligaţia de a confirma, în termen de 24 de ore, modificarea efectuată.

• (4) În cazurile de urgenţă în care securitatea serviciilor de arhivare este afectată, administratorul arhivei electronice poate efectua modificări ale procedurilor de securitate şi de conservare, urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, modificările efectuate şi justificarea deciziei luate.

• (5) Administratorul arhivei electronice este obligat să respecte, pe parcursul desfăşurării activităţii, procedurile de securitate şi de conservare declarate potrivit alin. (2)-(4).

CAPITOLUL IV: Crearea arhivei electronice Art. 7 Primirea unui document în formă electronică în arhiva electronică este condiţionată de îndeplinirea următoarelor cerinţe:

• a) semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătura electronică extinsă a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului, denumită în continuare semnătură electronică;

• b) valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului;

• c) depunerea cheii de criptare şi decriptare pentru documentele criptate care cad sub incidenţa Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare;

• d) transmiterea informaţiilor prevăzute la art. 8 alin. (2).

Art. 8 • (1) Documentul în formă electronică ce îndeplineşte condiţiile prevăzute la art. 7 este semnat electronic

de către administratorul arhivei electronice, cu semnătura electronică, în care se atestă şi faptul că documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hotărârii titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului. Documentul în formă electronică, astfel identificat, este arhivat în locaţia stabilită de administratorul arhivei electronice.

Pag. 36 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

• (2) Administratorul arhivei electronice ataşează, pentru fiecare document în formă electronică arhivat, o fişă în formă electronică, ce va conţine cel puţin următoarele informaţii:

• a) proprietarul documentului în formă electronică;

• b) emitentul documentului în formă electronică;

• c) titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului;

• d) istoricul documentului în formă electronică;

• e) tipul documentului în formă electronică;

• f) nivelul de clasificare a documentului în formă electronică;

• g) formatul digital în care este arhivat documentul în formă electronică;

• h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului în formă electronică;

• i) elementele de localizare a suportului fizic;

• j) identificatorul unic al documentului în formă electronică, în cadrul arhivei electronice;

• k) data emiterii documentului;

• l) data arhivării;

• m) termenul de păstrare a documentului.

• (3) În cazul în care documentul în formă electronică a fost generat prin transferarea informaţiei de pe suport analog pe suport digital, fişa va conţine în plus următoarele informaţii:

• a) referiri la proprietarul originalului şi locaţia în care se găseşte originalul;

• b) metoda de transfer utilizată;

• c) dispozitivul hardware utilizat;

• d) programul de calculator utilizat.

Art. 9 • (1) Administratorul arhivei electronice este obligat să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor

documentelor în formă electronică, intrate în arhiva electronică în cadrul unui registru în formă electronică.

• (2) Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului a stabilit un regim de acces public.

• (3) Referinţa, în registrul arhivei, la un document care face parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obţinută în funcţie de drepturile de acces ale solicitantului.

Art. 10 • (1) Administratorul arhivei electronice trebuie să dispună de resurse financiare pentru acoperirea

prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfăşurării activităţilor de arhivare electronică. Modalitatea asiguratorie se stabileşte prin decizie a autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.

• (2) În cazul în care arhiva electronică conţine sau urmează să conţină documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie să îndeplinească condiţiile legale privind protecţia informaţiilor clasificate.

Art. 11

Pag. 37 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Fişa de însoţire a documentului va fi arhivată separat de document şi înregistrată în registrul electronic al arhivei electronice. În cazul în care fişa face referire la un document clasificat, referinţa în registru va fi criptată.

CAPITOLUL V: Conservarea arhivei electronice Art. 12 • (1) Administratorul arhivei electronice este obligat să păstreze codul-sursă al tuturor programelor

utilizate pentru construirea şi exploatarea arhivei electronice, în fişiere semnate electronic şi clasificate, după caz.

• (2) Administratorul arhivei electronice este obligat să depună la Arhivele Naţionale o copie a codului-sursă al tuturor programelor utilizate pentru construirea şi exploatarea arhivei electronice.

• (3) În cazul în care administratorul arhivei electronice nu dispune de codul-sursă, prevederile alin. (1) şi (2) se aplică pentru codul-sursă executabil.

Art. 13 • (1) Administratorul arhivei electronice are obligaţia să asigure întreţinerea şi să pună la dispoziţie

programe informatice, care să permită translatarea oricărui document în formă electronică, arhivat din formatul în care a fost generat într-un format care să permită vizualizarea, reproducerea şi stocarea documentului respectiv la nivelul tehnologiilor în uz curent.

• (2) În momentul arhivării unui document generat într-un format nerecunoscut de produsele existente în biblioteca de algoritmi şi programe informatice, administratorul arhivei electronice are obligaţia ca, odată cu arhivarea documentului, să adauge în bibliotecă descrierea formatului acestuia, precum şi programele informatice cu care documentul a fost generat şi poate fi vizualizat.

CAPITOLUL VI: Consultarea arhivei electronice Art. 14 • (1) Regimul de acces la un document în formă electronică, precum şi modificarea acestuia se stabilesc

exclusiv de către titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului printr-un act, care va fi semnat atât de titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului, cât şi de administratorul arhivei electronice.

• (2) Regimul de acces la documentul în formă electronică, stabilit în conformitate cu alin. (1), va fi înscris în fişa de format electronic a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim, generat electronic sau transferat în format electronic, va constitui o anexă a documentului arhivat.

• (3) Administratorul arhivei electronice este obligat să respecte regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), atât la arhivare, cât şi la acordarea accesului la documentul în formă electronică din arhivă.

• (4) Răspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un document în formă electronică revine în exclusivitate titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului, iar răspunderea pentru respectarea regimului de acces la documentul în formă electronică, atât la arhivare, cât şi la acordarea accesului la document, revine administratorului arhivei electronice.

Art. 15 Administratorul arhivei electronice va asigura, în condiţiile prevăzute la art. 14 şi în concordanţă cu prevederile legislaţiei în vigoare, modul de acces permanent sau la cerere, pentru fiecare document în formă electronică în parte.

Pag. 38 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Art. 16 Administratorul arhivei electronice are următoarele obligaţii:

• a) întreţinerea arhivei electronice;

• b) crearea unei arhive electronice de siguranţă, care să cuprindă toate documentele în formă electronică arhivate şi care se actualizează permanent off-line;

• c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care să garanteze integritatea, securitatea şi, unde este cazul, confidenţialitatea documentelor în formă electronică arhivate;

• d) asigurarea redării oricărui document în formă electronică conţinut în arhivă;

• e) asigurarea distrugerii documentelor a căror perioadă de arhivare a expirat;

• f) notificarea autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, cu cel puţin 60 de zile înainte, a intenţiei de încetare a activităţii, cu excepţia cazurilor de forţă majoră. În acest caz, administratorul arhivei electronice are obligaţia de a transfera arhiva electronică către alt furnizor de servicii de arhivare electronică, cu acordul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu.

Art. 17 • (1) Arhivele electronice sunt depozitate în centre de date supuse autorizării prealabile, cu respectarea

normelor privind asigurarea:

• a) integrităţii şi securităţii documentelor în formă electronică;

• b) securităţii şi integrităţii spaţiului ocupat de echipamentele care găzduiesc arhivele electronice;

• c) recuperării informaţiei în urma dezastrelor naturale, conform reglementărilor în vigoare.

• (2) În termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu va emite norme metodologice privind autorizarea centrelor de date.

CAPITOLUL VII: Infracţiuni şi contravenţii Art. 18 Nerespectarea dispoziţiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravenţională, civilă sau penală.

Art. 19 Divulgarea, de către administratorul arhivei electronice, a cheii de criptare constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la unu la 3 ani.

Art. 20 Accesarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 3 luni la 3 ani.

Art. 21 Copierea neautorizată a documentelor din arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la unu la 12 ani.

Art. 22

Pag. 39 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Modificarea neautorizată a documentelor din arhiva electronică constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la unu la 15 ani. Art. 23 Distrugerea arhivei electronice constituie infracţiune şi se pedepseşte cu închisoare de la 6 la 15 ani.

Art. 24 Constituie contravenţie dacă, potrivit legii, nu constituie infracţiuni, nerespectarea de către administratorul arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 şi 16.

Art. 25 Contravenţiile prevăzute la art. 24 se sancţionează cu amendă de la 3.000 lei la 10.000 lei.

Art. 26 • (1) Constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor prevăzute în cadrul prezentului capitol sunt de

competenţa personalului cu atribuţii de control din cadrul autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu.

• (2) Contravenţiilor prevăzute în prezentul capitol le sunt aplicabile prevederile Ordonanţei Guvernului nr.2/2001 privind regimul juridic al contravenţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările şi completările ulterioare.

Art. 27 • (1) Responsabilitatea aplicării dispoziţiilor prezentei legi şi a reglementărilor legate de aceasta revine

autorităţii de reglementare şi supraveghere specializate în domeniu, prevăzută la cap. IV din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

• (2) În termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a prezentei legi autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu, în colaborare cu Arhivele Naţionale, va elabora reglementări şi metodologii în aplicarea prezentei legi, procedura acordării, suspendării, retragerii deciziei de acreditare a administratorului arhivei electronice, precum şi a autorizării centrelor de date.

Această lege a fost adoptată de Parlamentul României, cu respectarea prevederilor art. 75 şi ale art. 76 alin. (1) din Constituţia României, republicată.

PREŞEDINTELE CAMEREI DEPUTAŢILOR BOGDAN OLTEANU PREŞEDINTELE SENATULU NICOLAE VĂCĂROIU PREŞEDINTELE CAMEREI DEPUTAŢILOR

Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 345 din data de 22 mai 2007

Documente necesare privind acreditarea administratorului de arhive electronice

Pag. 40 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Solicitantul transmite către M.C.S.I. o Notificare în vederea dobândirii calităţii de administrator al arhivei electronice (conform Ordinului Ministrului nr. 493/15.06.2009 -Anexa nr. 2), cu 30 de zile înainte de începerea activităţii, împreună cu următoarele documente:

a) Atestări pentru persoana fizică sau pentru angajatul/ angajaţii persoanei juridice care intenţionează să devină administrator ori al persoanei juridice subcontractate în acest scop (atestările pot fi deţinute cumulativ de mai mulţi angajaţi ai persoanei juridice):

1.diplomă de absolvent de studii superioare în domeniul tehnologiei informaţiei;

2.calificări/ atestări care să certifice cunoaşterea standardelor ISO/IEC 27001 sau standardelor echivalente şi versiunilor ulterioare ale acestora;

3.certificări/atestări în domeniul administrării bazelor de date şi sistemelor de operare;

4.calificări/atestări în domeniul arhivistic.

b) documente din care să rezulte că sistemul electronic de arhivare îndeplineşte următoarele cerinţe funcţionale:

1. asigură mijloacele de control şi de securitate a documentelor şi a bazei de date; 2. menţine integritatea internă, funcţionarea şi coerenţa sistemului şi a bazei de date; 3. asigură conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent şi eliminarea definitivă a celor cu termen de păstrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu excepţia situaţiilor prevăzute de lege; 4. asigură procesele de introducere a documentelor în sistemul de administrare; 5. asigură funcţia de căutare a documentelor; 6. Asigură accesul la documentele stocate în arhivă, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum şi prezentarea indiferent de formă( afişare, printare) a documentelor; 7. asigură funcţiile de administrare şi de ştergere a documentelor , garantându-se controlul operaţiunilor în vederea înlăturării riscului accesului neautorizat la documente şi distrugerii necorespunzătoare de documente.

c) datele de identificare a centrului de date care găzduieste arhiva electronică.

d) politica şi procedurile referitoare la securitatea şi conservarea datelor, inclusiv politica de protecţie a datelor cu caracter personal.

e) copie legalizată de pe înscrisul doveditor al calitătii de operator de date cu caracter personal, eliberat în conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare.

f) în cazul în care solicitantul intenţionează să ofere servicii de arhivare electronică pentru terţi, va prezenta, pe langă documentele prevăzute la lit. a)-e) o scrisoare de garanţie din partea unei instituţii financiare de specialitate sau o poliţă de asigurare de răspundere civilă generală la o societate de asigurări, în valoare cel puţin egală cu echivalentul în lei al sumei de 300.000 euro, prin care să acopere prejudiciile pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfăşurării activităţilor de arhivare electronică.

Notă:

Notificarea se transmite prin:

• - depunere, personal sau de către reprezentantul legal, sub luare de număr de înregistrare de la registratura generală a M.C.S.I.;

• - printr-un serviciu poştal;

• - ca înscris în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice.

Pag. 41 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Legislatie conexa: • HG 516/2014 pentru aprobarea Acordului de cooperare in domeniul arhivistic intre Ministerul

Afacerilor Interne din Romania, prin Arhivele Nationale, si Serviciul de Stat de Arhiva al Republicii Moldova, semnat la Iasi la 24 ianuarie 2014. Hotarare 51

• Hotarare 585/2014 privind aprobarea componentei Comisiei de examinare a documentatiei, a Procedurii de avizare si a modelului de aviz pentru conformitatea statutului asociatiilor sau uniunilor judetene/nationale de societati cooperative cu prevederil

• Legea 16/1996 (Arhivelor Nationale)republicata 2014. Legea Arhivelor nationale • Ordin 137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispozitii ale

Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 • Legea 138/2013 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996. Lege nr.

138/2013 • Legea 112/2013 pentru aprobarea OG 4/2013 pentru abrogarea art. II din Legea nr. 211/2012

privind Legea 41/2013 privind aprobarea OG 4/2012 pentru modificarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002

• OG 8/2011 pentru modificarea si completarea legislatiei cu privire la eliberarea, gestionarea si monitorizarea documentelor de calatorie acordate pensionarilor, veteranilor de razboi si vaduvelor de razboi. Ordonanta nr. 8/2011

• Norma ISO 15489 despre inregistrarile manageriale

Pag. 42 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Terminologie arhivistică ARHÍVĂ, arhive, s. f.

1. Totalitatea actelor sau documentelor unei instituţii, unui oraş etc. care se referă la activitatea lor trecută. 2. Birou, cameră, instituţie etc. unde se păstrează asemenea acte. - Din fr. archives. 3. Instituţiile (încăpere, cameră) unde se păstrează asemenea acte. [G.-D. arhivei] /<fr. archives, germ. Archiv 4. Depozit de acte sau de documente privitoare la o ţară, la un oraş, la o instituţie etc.; totalitatea acestor acte şi documente; loc, serviciu unde se găsesc aceste acte. [Var. archivă s.f. / cf. germ. Archiv, rus. arhiv < lat. archivum]. ◊ Arhivele statului = instituţie care se ocupă cu păstrarea şi studiul ştiinţific al documentelor importante privitoare la trecutul ţării. – Fr. archives (lat. lit. archivum). . (turcism înv.) caid. (~ unei instituţii). (fr. archives, f. pl., lat. archivum şi archium, d. vgr. arheîon. Cp. cu mozaic). Colecţiune de acte şi documente relative la istoria unui popor, a unui oraş, a unui aşezămînt public sau privat. Locu unde se conservă.

ARHIVÁ vb. tr.

A clasa documentele în arhive după criterii prestabilite. (< fr. archiver) ind. prez. 1 arhivéz, 3 sg. şi pl. arhiveáză

ARHIVÁR, arhivari s. m.

Funcţionar însărcinat cu păstrarea actelor sau documentelor unei arhive, cu clasarea documentelor şi actelor dintr-o arhivă; condicar. – Arhivă + suf. -ar. (înv.) arhivist, condicar. (~ la o instituţie.) Funcţionar însărcinat cu păstrarea fondurilor unei arhive. /arhivă + suf. ~ar Funcţionar care are în păstrare actele unei arhive. [< arhivă + -ar]. funcţionar care are în păstrare actele unei arhive. (< germ. Archivar) Funcţionar însărcinat cu păstrarea actelor unei arhive. – Din arhivă + suf. -ar. Funcţionar care ţine arhiva.

ARHIVÍST, -Ă, arhivişti, -ste, s. m.

şi f. Specialist în arhivistică. – Din fr. archiviste. arhivar. Specialist în arhivistică. /<fr. archiviste Specialist care se ocupă cu studiul arhivelor. [Cf. fr. archiviste, it. archivista].

INCUNÁBUL, incunabule, s. n.

Exemplar dintr‐o carte tipărită în primii ani ai introducerii tiparului (înainte de anul 1500); p. ext. carte foarte veche (şi prețioasă). – Din fr. incunable, lat. incunabulum. Exemplar dintr‐o carte tipărită în primii ani ai introducerii tiparului (până în anul 1500). 2) Carte veche şi de valoare. /<fr. incunable, lat. incunabulum Tipăritură care datează de la începuturile artei tipografice (înainte de anul 1500); (p. ext.) exemplar care face parte dintre cele mai vechi tipărituri (româneşti). [< lat. incunabulum – leagăn, cf. engl. incunabulum, fr. incunable]. (lat. in‐cunábula [n. pl.] leagăn şi [fig.] început. Cp. cu cartea latină a lui Beughem intitulată Incunabula typographiae, Amsterdam, 1688). Carte care datează de la începutu tipografiii (1455‐1500).

Pag. 43 of 43 5/14/2015 11:32:23 AM

Recomandari SES Arhivare Dat fiind modul in care a fost gindit si structurat bugetul afacerii, precum si modelul de business conceptual, nu recomandam folosirea sintagmelor:

• „Servicii de arhivare” • „Arhivare electronica”

in promovarea activitatii SES, ci mai degraba notiunea de tipul: • „Servicii conexe arhivarii”

(legatorie si digitizarea documentelor pentru crearea oglinzii electronice a arhivei fizice). Deasemeni ar fi profitabila o colaborare ca „Dealer si subcontractant” pentru unul din principalii actori din piata pentru a putea propune clientilor si servicii integrate de arhivare, ... O extindere a activitatii prin incadrarea de personal cu hanticap si incadrarea unitatii ca fiind unitate protejata ar constitui premisele unor avantaje competitive suplimentare. Unelte specifice de arhivare

• Perforatoare de mare capacitate • Capsatoare de mare capacitate • Legare in balot • Masina de legat cu spirale de mare capacitate (perforare 50‐100 pagini la o actionare) • Sigilii autoadezive inviolabile inseriate si cu efigia SES (Arhivare)

Contractarea cu un furnizor de program de arhivare a serviciilor de reprezentare si vinzare, sau dezvoltarea unui produs propriu (eventual fransizabil) care sa reprezinte suportul arhivei electonice (indexare si imagini) Scaner de mare productivitate (cu alimentare automata si viteza mare de procesare – minim 30 pag pe minut A4) si posibilitati multiformat si O.C.R. pentru facilitarea cautarii multicriterii, inclusiv fraze sau cuvinte cheie din document. Autorizarea activitatii de catre Arhivele Nationale in conditiile legii. In cazul in care se asigura administrarea unei arhive electronice (in spiritul legii – conform precizarii de la pagina 12 a prezentului document) procedurile de autorizare si de lucru devin mult mai complexe, nivelul de calificare necesar al personalului deservent crescand exponential (Administratori I.T., Chei de criptare Certificate, ...).

***

uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd ... · PDF fileArhivarea documentelor, o afacere tot mai...

Documents

Transcript of uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd ... · PDF fileArhivarea documentelor, o afacere tot mai...