Lucru in Primavera Project Management P6Inainte de a porni de la un exemplu concret, in general se pot parcurge urmatorii pasi:

1. Definirea unui responsible manager

Pentru acest lucru se da click pe Enterprise (din randul butoanelor File, Edit...) se selecteaza OBS (Organization Brakdown Structure) si se adauga un nou OBS cu butonul local de NEW

Observatie: OBS este singurul element care nu necesita atribuirea unui ID ci doar a unui nume

2. Definirea unui domeniu de afaceri

Pentru acest lucru se da click pe Enterprise (din randul butoanelor File, Edit...) se selecteaza EPS (Enterprise Project Structure).

Odata activate acest Menu, se defineste cu butonul local de New acest nou EPS prin cele 2 elemente caracteristici (ID si NUME) dupa care se selecteaza responsible Manager Persoana definite la Pasul anterior.

3. Definirea unui proiect

Ultimul pas inainte de a incepe presupune definirea unui nou proiect.

Pornind spre exemplu de la pagina de Homem se da click pe Project, apoi pe Butonul de NEW (pozitionat in partea superioara dreapta a ecranului, avand pictograma unei foi de hartie).

Se parcurg pasii din Wizard, cu mentiunea faptului ca in momentul in care trebuie sa se specifice data la care sa inceapa proiectul si respectiv Obligatoriu data la care sa se finalizeze, acest al doilea camp trebuie sa ramana liber.....

Odata finalizati acesti pasi se poate incepe concret difinirea activitatilor dintr-un proiect.

In exemplul urmator se presupun urmatoarele activitati:

ActivitatiDurataActivitati precedente

A10-

B30-

C20A

D40B

E50C,D

F30C,D

G20E

H40F

I70G

J10I,H

Specificatii:

WBS 1 contine activitatile A, C WBS 2 contine activitatile B,D WBS 3 contine activitatile E,G,I WBS 4 contine activitatile F,H

WBS 5 contine activitatile J Fiecare resursa umana lucreaza 8 ore pe zi si fiecare echipament este utilizat 8 ore pe zi.

Resursele umane ale proiectului ce lucreaza la activitatile ce apartin de WBS 1 si WBS 3 sunt platite cu 20$/h ;

Resursele umane ale proiectului ce lucreaza la activitatile ce apartin de WBS 2 si WBS 4 sunt platite cu 25$/h ;

Resursele umane ale proiectului ce lucreaza la activitatile ce apartin de WBS 5 sunt platite cu 30$/h ;

Echipamentele utilizate la activitatile B si F costa 10 $/h iar cele utilizate la activitatea E costa 15$/h ;

Consumul resurselor materiale costa 8$ per kg ; 5$ per m; 1.5$ per L si 800$ per buc.

Numarul de ore de munca din partea resurselor umane, numarul de ore de folosire a echipamentelor precum si consumul de materiale se regaseste in tabelul de mai jos:

ActivitateNumar ore res. umaneNumar ore echipamenteConsum resurse mat

A160--

B240240

C320-

D320-1200 L

E8008002500 Kg

F480480

G160-

H320-3200 M

I1120-

J240-120 Buc

Rezolvare:Pasul 1:

Se definesc activitatile si duratele dand initial click dupa definirea proiectului pe butonul de Activitati de pe bara directoare (daca programul nu va dus deja acolo).

Bara directoare este bara din stanga ecranului unde se regasesc butoane precum Project, Resources, Reports, Tracking,WBS, Activities etc

Pasul 2:

Dupa ce au fost definite toate activitatile, urmeaza sa se efectueze conectarea acestora conform relatilor de precedenta specificate in primul tabel

Pentru acest lucru, dati click pe butonul de ralationships din partea inferioara a ecranului, apoi click pe fiecare activitate si specificati care sunt predecesorii acesteia.(conform figurii de mai jos)

Dupa finalizarea declararii tuturor relatilor de precedenta, pentru a vizualiza durata proiectului si respectiv graficul Gantt al activitatilor, se da click pe butonul de Schedule

Dupa cum se poate observa, durata proiectului este de 220 de zile iar pe graficul Gantt, activitatile cu rosu reprezinta activitatile critice, iar cu verde cele non-critice (figura de ma jos)

Pentru a vizualiza rezerva totala de timp a fiecarei activitati (Total Float), se poate largii ecranul tabelului cu activitati sau se poate rula un raport exemplu SR 015 din grupul de rapoarte pe partea de Schedule; dand click pe butonul de Reports din bara directoare.

O alta intrebare ar putea fi: care este numarul de activitati care au raportul dintre rezerva totala de timp si durata activitatii supra unitar? (mai mare sau egal cu 1)In acest caz se observa ca numarul este: 4 activitati (A,C,F,H).

Care este diferenta dintre numarul de activitati critice si respectiv numarul de activitati non-critice?

Raspunsul ar fi : 6 critice 4 non-critice = 2 activitati.

Dupa ce se raspunde la aceste intrebari se poate trece la urmatorul pas

Pasul 3: Definirea WBS-urilor si specificarea activitatilor ce conduc la obtinerea acelui rezultat (wbs)

Conform specificatilor din enuntul exemplului,

WBS 1 contine activitatile A, C WBS 2 contine activitatile B,D WBS 3 contine activitatile E,G,I

WBS 4 contine activitatile F,H

WBS 5 contine activitatile JSe parcurg urmatoarele etape:

a.Se da click pe bara directoare pe butonul WBSb. CU ajutorul butonului de add se adauga cele 5 wbs-uri si se ordoneaza cu ajutorul butoanelor sus,jos, stanga, dreapta din partea dreapta a ecranului.

c. Se da click din nou pe butonul de activitati dupa ce wbs-urile au fost definite si aranjate corespunzator

d.Se da click pe butonul general din partea inferioara a ecranului:

Daca nu sunt vizibile butoanele din partea inferioara a ecranului se da click in prealabil pe butonul de activity details din bara de activitati:

Dupa ce a fost activat meniul de la butonul general, se da click si se selecteaza o activitate (in exemplu este ilustrata activitatea J) si apoi se da click pe butonul de browse (butonul incadrat in chenar) si se specifica apartenanta activitatii in acest caz J, la wbs-ul 5.Pentru vizualizarea efectului se apasa butonul F5 pentru refresh.

Dupa ce a fost specificata apartenenta tuturor activitatilor la WBS-uri, se da click din nou pe WBS de pe bara directoare pentru a identifica raspunsuri la mai multe intrebari precum:

Care este rezerva de timp a wbs-ului 4?

Raspuns: 70 zile

Care este WBS-ul cu durata cea mai lunga?

Raspuns: WBS3 cu durata de 140 zile

Pasul 4: Construirea bugetului proiectului in functie de specificatii si de conditile din tabelul 2 (pagina 3)In acest sens se pot aplica formulele de lucru, indiferent de tipul de resursa: labour, non-labour sau material

Prima etapa de la acest pas presupune identificarea numarului de oameni si de echipamente necesare pentru fiecare activitate conform datelor din tabelul 2 si a specificatilor din enunt

a. Stabilirea numarului de oameni necesari pentru fiecare activitate in parte, a numarului de echipamente necesare pentru fiecare activitate in parte si a consumului zilnic de materiale pentru fiecare activitate unde este necesar conform cerintelor din tabelul 2.

Tinand cont de faptul ca resursele umane lucreaza 8 ore pe zi , iar echipamentele sunt utilizate tot 8 ore pe zi, rezulta ca in cazul activitatii A spre exemplu, rezultatul impartirii 160:10 face 16.Acest 16 (care reprezinta disponoibilitatea resurselor umane pentru activitatea A) se imparte la 8 (nr de ore pe care le poate lucru zilnic un om) se de aici se identifica rezultatul: 2 oameni.

Similar se procedeaza si in cazul echipamentelor (non-labour)

Pentru resursele materiale este necesara identificarea consumului zilnic, pentru a fi declarate.

Exemplu: in cazul kilogramelor (kg) de la activitatea E, se imparte 2500 (consumul total pe activitate) la 50 (durata activitatii) si se identifica un consum de 50 de kilograme pe zi (50kg/d) ...d reprezinta prescurtarea de la day.

b. Dupa ce s-a stabilit numarul necesar de oameni, echipamente si materiale, se da click pe bara directoare pe butonul Resources, pentru a putea defini aceste resurse mai intai la nivel organizational.

In cazul resurselor de tip uman sau echipament se selecteaza labour sau non-labour din wizardul de declarare a resurselor si apoi se stabileste tariful pe ora conform specificatilor din enunt

c. !!!!

In mod real in practica, o resursa umana spre exemplu nu poate fi alocata decat o singura data pe o activitate.....in acest sens ar trebui definite 17 resurse umane conform calculelor efectuate.

Insa, pentru o planificare rapida a bugetului, programul permite in cazul in care se selecteaza aceasta optiune (figura de mai jos) ca o resursa umana sau de tip echipament sa fie alocata de un numar INFINIT DE ORI pentru a completa necesarul de ore de lucru si pentru a determina rapid bugetul

De aceea in prealabil , daca aceasta optiune nu este bifata, se da click pe projects, pe bara directoare, apoi click pe proiectul curent si apoi pe butonul resources din partea inferioara pentru a bifa aceasta optiune.

Apoi din nou click pe activities pe bara directoare si se poate adauga o resursa de mai multe ori pe aceeasi activitate

d. Dupa ce au fost declarate toate resursele la nivel organizational, se da click pe butonul de activitati de pa bara directoare, apoi pe butonul de resources din partea inferioara a ecranului conform figurii de mai jos

Apoi Click pe fiecare activitate in parte (in exemplu pe activitatea A) si se adauga resursele conform necesarului din tabelul 2.

Se da click pe butonul Add Resources si se selecteaza din resursele definite la pasul anterior la nivel organizational.

In cazul activitatii A, spre exemplu unde sunt necesari 2 oameni, a fost adaugat acelasi om de 2 ori pentru a obtine necesarul de ore stabilit (volumul de lucru) 160 de ore

Se da apoi click pe restul de activitati (de la B la J) si se adauga toate resursele necesare conform tabelului 2.

In figura de mai sus, sunt prezentate resursele adaugate pentru activitatea J.

Dupa ce toate resursele au fost adaugate, bugetul proiectului este complet si se poate raspunde la intrebarile legate de buget.

Pasul 5 Vizualizarea bugetului proiectului / construirea de rapoarte

Cu toate ca exista in baza de date un numar important de rapoarte, sau se poate gasi pe fiecare calculator diverse rapoarte create de utilizatori, va propun un exemplu de creare a unui raport complex pentru a-l putea crea si folosi la test si a putea raspunde cu usurinta la intrebari.

a.Click pe butonul report de pe bara directoare

b. Click pe butonul de add new report

c. Selectarea domeniului de interes WBS

d. Adaugarea unui domeniu aditional activities

e. popularea cu diferite campuri pentru WBS apoi pentru activitati

Se da click intai pe wbs apoi click pe Columns

Din diferitele pachete de date se adauga ce campuri se doresc pana se ajunge la configuratia din figura de mai jos:

Se da apoi click pe ok,

Se revine in meniul anterior , se selecteaza activitatile , se da click pe columns si in mod similar se creaza urmatoarele campuri pentru activitati:

Se da ok, apoi se da next , se acorda un titlu raportului si apoi se salveaza, el putand fi rulat ulterior ori de cate ori utilizatorul doreste.

In figura urmatoare este prezentat raportul final complet

SI acum se poate raspunde la intrebarile finale:

Care este bugetul total al proiectului?

R: 245400$

Care este costul WBS-ului 3?

R: 73600$

Care este costul total al manoperei proiectului ? (costul total al resurselor umane)

R: 92400$

Care este numarul total de ore de lucru al acestui proiect?

R:4160Care este costul mediu al unei ore de lucru?

R: 92400:4160=22,211$

Care este activitatea cea mai scumpa?

R: J 103200$

Care este numarul de activitati la care costul resurselor umane este mai mare sau egal decat jumatate din costul total al activitatii?

R: 7 activitati A,B,C,D,,F,G,,I

Va doresc succes la test!

Drepturi de autor rezervate pentru acet tutorial!Claudiu Purdescu