Capitolul 1 TEHNOREDACTARE COMPUTERIZAT PREZENTARE GENERAL Fenomenul tehnoredactrii computerizate (desktop publishing) a luat proporii incredibile. Niciodat pn acum nu a fost posibil redactarea uoar i necostisitoare, fie c este vorba de o firm sau o persoan, a unor documente, de nalt calitate, de la rapoarte anuale pn la scrisori personale 1.1. Scurt introducere Dicionarul Explicativ al Limbii Romne prezint tehnoredactarea n forma pregtirea tehnic i grafic a unui manuscris nainte de a ncepe operaia de tiprire. n acelai sens procesul de tehnoredactare este procesul prin care sunt aplicate o serie de operaii de prelucrare asupra unui document primar (manuscris), n vederea obinerii unui document care are caliti grafice superioare, este lizibil, are un aspect plcut i forma lui de prezentare este adaptat la coninut. Tehnoredactarea poate fi executat: manual, prin mijloace mecanice de prelucrare: maina de scris, maini tipografice; automat, computerizat, prin utilizarea calculatorului ca mijloc de prelucrare a coninutului manuscrisului. Tehnoredactarea computerizat mbrac caracteristicile specifice modului de funcionare ale unui calculator, fiind influenat de principiile lui de lucru. Aceast metod de tehnoredactare presupune existena unui sistem fizic de prelucrare, calculatorul, mpreun cu echipamentele periferice aferente i a unui sistem logic de prelucrare, alctuit din programele cu ajutorul crora funcioneaz calculatorul pentru a realiza prelucrri specifice. Software-ul, destinat operaiunilor de tehnoredactare, este numit procesor de texte sau editor de texte. El asigur cteva funciuni elementare pentru prelucrarea textelor cum ar fi: alinierea automat a textelor, stabilirea diferitelor tipuri de caractere sau stiluri de afiare pentru textul prelucrat, aranjarea textului n pagin, etc. Aceste funciuni elementare sunt completate de un set de faciliti suplimentare, care in de facilitile editoarelor sau procesoarelor de texte: combinarea textului cu imagini, stabilirea de antete i subsoluri, editarea de tabele i ecuaii, etc.7 Procesorul de texte opereaz cu documente. Documentul reprezint un ansamblu de texte, imagini, tabele, grafice i alte elemente, aparinnd aceleiai lucrri (au o legtur logic ntre ele), procesate unitar de procesorul de texte. Documentul este echivalentul lucrrii care se editeaz (articol, carte, revist etc.) vzut din punctul de vedere mai tehnic al procesorului de texte. 1.2. Istoric Primele forme ale tehnoredactrii, n form incipient, au aprut odat cu primele documente scrise de ctre vechii chinezi. n aceast etap, procesul de tehnoredactare nu era contientizat, nu reprezenta o etap distinct, dar se poate considera c operaiile de ncadrare a textului pe suportul fizic de tiprire, de caligrafiere a caracterelor se ncadreaz n conceptul larg de tehnoredactare. Mai trziu, dup apariia hrtiei (China), a penelor i peniei, la curile domneti s-au dezvoltat centre de editare a diferitelor documente oficiale, ca scrisori domneti, letopisee i diferite lucrri religioase. Pe msura rspndirii tehnicii scrisului printre clasele nalte ale societii, editarea documentelor a cobort de la rangul domnesc la casele boiereti, apoi la nivelul unor nvai locali din regiuni, trguri, sate.

Apariia primelor tipografii, la mijlocul secolului al XV-lea a determinat delimitarea mai exact a procesului de tehnoredactare n cadrul editrii unui document scris, pentru aceasta existnd mai multe persoane specializate, cunosctoare ale tehnicii de tiprire i, de asemenea, cu sim artistic deosebit. Cteva evenimente mai importante jaloneaz evoluia tiparului: 1798 introducerea presei metalice, 1886 culegerea textelor trece n sarcina mainilor, 1890 imprimarea color pe presa rotativ. Primele lucrri tiprite n tipografii au fost de natur religioas. n ele gsim primele efecte speciale cum ar fi sublinierea cuvintelor mai importante sau scrierea lor cu alt ciloare, scoaterea n eviden a titlurilor, efecte grafice deosebite. Cea mai veche carte din lume a fost publicat n China n 868 de ctre Dand Chieh. Ziarul i are rdcinile n Germania, n anul 1609 (editor necunoscut). ncepnd cu acest an i pn la jumtatea secolului al XVII-lea sunt semnalate primele forme ale presei scrise: 1609 Strasbourg, 1610 Kln, 1620 Amsterdam, 1621 Londra, 1631 Paris. O nou etap n dezvoltarea tehnicii de editare a documentelor scrise a fost iniiat de primele maini de scris care au determinat apariia unor miniateliere de editare, de dimensiuni mai mici dect tipografiile, n principalele trguri i orae. Avantajele acestor ateliere constau n costul sczut al echipamentelor i posibilitatea obinerii pe loc a documentelor, fr a fi necesare pregtiri anterioare speciale. Dar, n timp ce tipografiile puteau efectua un numr mare de copii, pregtirea textului i tehnoredactarea realizndu-se doar o singur dat, cu ajutorul mainilor de scris nu se poate edita dect o singur dat la un moment dat, pentru o alt copie trebuind reintrodus i tehnoredactat din nou coninutul documentului. Aceste tehnici de tiprire, folosind mainile de tipografiat sau mainile de scris, corespund celor dou nivele de editare a documentelor, unul de mas presupunnd tiprirea mai multor exemplare i unul de exemplar. Fiecare din ele necesit folosirea unor tehnici de tehnoredactare specifice. Aceste tehnici se regsesc i n epoca modern, n atelierele de editare, n edituri, tipografii, care i-au dezvoltat ateliere, secii, departamente speciale pentru tehnoredactare, pentru acestea fiind pregtite persoane speciale numite tehnoredactori. n aceast perioad metodele de tehnoredactare se dezvolt foarte mult. De la primele ziare, reviste, editate n mod periodic, n care regsim doar tehnici elementare, se introduc treptat efectele speciale cum ar fi scrisul vertical sau oblic, mbinarea textului cu imagini i chiar suprapunerea acestor duo elemente, efecte de umbrire, subliniere, diferite tipuri de caractere i stiluri de afiare a acestora. Impactul tehnicii de calcul asupra acestei industrii a editrii de publicaii nu a fost imediat. Modul greoi de lucru cu primele sisteme de calcul, dimensiunile forte, puterea de calcul redus i costul lor foarte mare au fost inconveniente care nu favorizau dotarea atelierelor de tehnoredactare cu sisteme de acest tip. Abia dup apariia primelor PC-uri (n 1981 a aprut primul IBM-PC) a nceput informatizarea procesului de tehnoredactare n cadrul editurilor i tipografiilor. S-au dezvoltat astfel firmele productoare de soft specializat pentru procesarea textelor cum ar fi Microsoft, Micropro, Borland etc. Procesarea textelor s-a dezvoltat pornind de la dactilografie, folosind tehnologia calculatoarelor pentru a automatiza procedurile pentru scrierea mesajelor, scrisorilor, rapoartelor, formularelor, listelor etc. Iniial procesoarele de texte erau orientate spre lucrul la nivel de caracter (n modul de lucru text al sistemului grafic), att datorit rezoluiei mai slabe a plcii grafice ct i datorit puterii limitate a procesorului. Acestea, dei realizau principalele operaii ce in de tehnoredactare cum ar fi alinierea i ncadrarea textului n pagin, desprirea n silabe, alineatul, nu permiteau obinerea unor documente cu caliti grafice deosebite datorit limitrilor impuse de modul de lucru text al sistemului grafic (i al imprimantei): un singur set de caractere, o

singur dimensiune de afiare a acestora, imposibilitatea scrierii ntre rnduri, imposibilitatea prelucrrii de imagini. Treptat procesoarele de texte au evoluat incluznd noi faciliti, de tipul: lucrul pe coloane, antete i subsoluri, stiluri, blocuri de text, vocabular incorporat, posibilitatea realizrii de index i cuprins etc. Un pas important n dezvoltarea procesoarelor de texte a constat n trecerea acestora n modul grafic al sistemului video i al imprimante. Lucrnd acum la nivel de pixel, seturile de caractere, dimensiunile, stlurile de afiare a lor au devenit nelimitate. A crescut foarte mult i puterea de calcul a calculatoarelor, ce pot face astfel fa nevoilor tot mai mari de prelucrare cerute de rezoluiile n cretere ale sistemelor grafice (CGA, EGA, VGA, SVGA). Abia la acest nivel a fost posibil punerea la punct a unor proceduri de tehnoredactare folosind calculatorul ca mijloc de prelucrare a textelor. Apariia tehnologiei laser de imprimare a textelor i imaginilor pe hrtie a favorizat, de asemenea, trecerea procesoarelor de texte n modul de lucru grafic, fiind astfel pus la punct nucleul ideal pentru activitatea de tehnoredactare computerizat: un calculator cu o plac grafic ct mai performant, dotat cu mouse i alte echipamente ergonomice (trackball, digitizor, touchpad) avnd ataat o imprimant laser. Cu un asemenea echipament, un tehnoredactor cunosctor al modului de lucru cu un procesor de texte poate tehnoredacta orice fel de document, cri, ziare, reviste, scrisori, documente tip i altele, urmnd ca multiplicarea acestora ntr-un numr mare de copii s se fac n tipografii specializate. Procesorul de texte Xerox Ventura Publisher, al firmei Xerox a deinut mult timp supremaia pentru acest tip de sisteme soft, concureni apropiai fiind PageMaker, QuarkXPress, Word for Windows. Odat cu apariia platformei grafice Windows, majoritatea firmelor productoare de software procesare de texte i-au adaptat produsele la acest sistem. Windows ofer programelor aplicative faciliti de tipul: multitasking, gestiune superioar a memoriei, interfa grafic superioar standardizat. Cel mai important avantaj adus de Windows procesoarelor de texte este integrarea, n strns legtur cu orientarea pe obiecte a aplicaiilor. Astfel, un document complex coninnd text, imagini, tabele, poate fi editat cu uurin folosindu-se pentru fiecare tip de element un program specializat: pentru tabele un program de calcul tabelar, pentru imagini i grafice un program de grafic, pentru texte un procesor de texte. 1.3. Principii de lucru n editarea computerizat a unui document Editarea computerizat a unui document presupune alte operaiuni fa de editarea manual (prin mijloace mecanice) datorit modului specific de lucru cu calculatorul. Cel mai bun exemplu, n acest sens, este separarea operaiei de introducere a textului de cea de tehnoredactare, n cazul editrii computerizate. Aceste dou operaii, introducerea textului i tehnoredactarea, formeaz una singur n cazul editrii manuale a unui document, datorit imposibilitii rearanjrii textului odat introdus. Dintre avantajele tehnoredactrii computerizate menionm: introducerea textului n memoria calculatorului se poate face i de persoane fr pregtire special (operatori), urmnd ca doar tehnoredactarea s fie executat de un specialist n domeniu; o parte din operaiile de rutin sunt executate automat de calculator, utilizatorul intervenind numai n situaii de natur subiectiv, asistat de sistemul de calcul; odat editat documentul n memoria calculatorului, acesta poate fi previzualizat pe ecranul monitorului, putndu-i-se aduce astfel eventuale corecii nainte de tiprirea pe hrtie. Odat realizat forma final a documentului se pot obine oricte copii ale acestuia pe hrtie, prin simple comenzi de tiprire;

pot fi obinute documente cu caliti superioare att din punct de vedere tehnic, ct i artistic. n cadrul acestora, pot fi folosite fonturi de diferite tipuri i dimensiuni (practic nelimitate), efecte speciale cum ar fi: suprapuneri de imagini, umbrire, combinaii de text cu imagini, afiari de texte pe diferite direcii etc.; informaiile pot fi gsite rapid i uor; economie de spaiu; interaciune cu alte informaii salvate pe discul unui alt calculator sau cu alt serviciu cum ar fi transmiterea prin fax; posibilitate de acces pentru a centraliza nregistrrile de la mai multe calculatoare aflate n reea. Printre posibilele dezavantaje se pot enumera: costul substanial al investiiei iniiale; necesitatea specialiazrii propriului personal; pericolul criminalitii informatice. Pentru a beneficia de avantajele tehnoredactrii computerizate se impune respectarea unor reguli specifice lucrului cu calculatorul i folosirea unor proceduri de lucru standard n editarea documentelor. Astfel, pentru obinerea documentului final trebuie s fie definit coninutul documentelor (textul i eventualele imagini, tabele etc.) sub forma unui manuscris, a unui document primar sau a unei ciorne. Pe baza acestuia se stabilete o schem de aranjare n pagin, care poate fi materializat de tehnoredactor sub forma unei schie pe o pagin de hrtie, sau a unei scheme mai complexe coninnd cteva detalii de tehnoredactare, un exemplu fiind prezent n figura Schem de tehnoredactare. Aceast schem nu este ntotdeauna materializat pe hrtie, uneori ea fiind doar nchipuit de tehnoredactor (n cazul celor cu experien) sau dedus dintr-un alt document asemntor editat anterior (este cazul documentelor tip). n cazul crilor, care conin n general mult text i puine imagini i tabele nu este neaprat necesar o schem de tipul celei de mai sus. n acest caz este suficient stabilirea caracteristicilor de tehnoredactare pe o schem care conine principalele informaii referitoare la tehnoredactarea respectivei cri. Urmeaz etapa de introducere a textului n memoria calculatorului. Aceast etap este dependent de modul de tehnoredactare a documentului adic de schema de tehnoredactare stabilit anterior. Chiar dac introducerea textului este realizat de o persoan nespecializat (un operator, de exemplu) ea trebuie s urmeze indicaiile tehnoredactorului n sarcina cruia intr preluarea unui text i tehnoredactarea sa. S lum, de exemplu, un document ce conine un tabel, organizat pe linii i coloane. Introducerea textului care alctuiete tabelul trebuie s se fac ntr-un mod special, pentru a putea fi preluat de tehnoredactor i organizat n form tabelar. Operatorul poate introduce textul tabelului sub forma unei niruiri de paragrafe, mai nti introducndu-se textul primei linii, apoi cea de-a doua i asa mai departe. n cadrul unei linii se va completa mai nti coninutul primei celule din stnga, urmnd coninutul urmtoarelor celule, de la stnga la dreapta, fiecare celul formnd un singur paragraf. Textul astfel introdus va putea fi preluat de tehnoredactor i organizat tabelar. Concluzia este urmtoarea: introducerea textului trebuie s se fac innd cont de modul de aranjare n pagin a textului, de viitoarea etap de tehnoredactare. Introducerea textului se poate realiza n dou moduri: 1. direct n documentul final, caz n care nu mai este necesar preluarea textului din exterior (dintr-un alt procesor de texte), tehnoredactarea realizndu-se direct pe textul astfel introdus. Aceasta este cea mai frecvent situaie i se folosete n cazul atelierelor mici de

tehnoredactare, cnd avem la dispozitie calculatoare suficient de puternice nct s suporte procesoare de texte mai evoluate de tip Word for Windows. De asemenea, acest tehnic este utilizat atunci cnd operaia de introducere a textului i cea de tehnoredactare se realizeaz pe acelai calculator, uneori de ctre aceeai persoan. 2. folosindu-se alte editoare de texte doar pentru introducerea textului. Acestea sunt editoare mai puin performante dar i mai puin pretenioase n privina dotrilor hard ale calculatorului. Avantajul folosirii acestei metode const n faptul c introducerea textului se poate face i pe calculatoare mai puin performante (AT-uri sau chiar XT-uri), fr a bloca astfel un calculator puternic un timp ndelungat pentru o operaie de rutin. Metoda se folosete mai mult n cazul lucrului n echip, n edituri i ateliere mai mari de tehnoredactare, n care introducerea textului se realizeaz pe cteva calculatoare mai puin performante, urmnd ca textul s fie preluat i prelucrat pe unul sau mai multe sisteme de calcul puternice, de ctre persoane cu pregtire superioar. Tot n etapa de introducere a textului, trebuie ncrcate n memoia calculatorului i eventualele imagini, desene, figuri. n cazul unor desene tehnice, scheme, grafice, acestea se pot realiza direct pe calculator, folosindu-se programe speciale de grafic cum ar fi: Coreldraw, AutoCAD, PowerPoint etc. Imaginile astfel obinute vor fi salvate din programele respective pe discul calculatorului, sub forma unor fiiere de imagini de un anumit tip, acestea urmnd apoi a fi ncrcate n documentul editat. n cazul picturilor, portretelor i al altor imagini care sunt disponibile pe hrtie se folosete tehnica scanrii pentru preluarea lor de pe hrtie i introducerea automat n memoria calculatorului. Pentru aceasta se folosete scannerul care este asemntor unui copiator, cu deosebirea c imaginea citit de pe documentul primar nu este imprimat pe eventualele copii ci este transmis computerului pentru prelucrare. Se obine, n final, un fiier pe disc, corespunztor imaginii scanate, fiier ce va fi ncrcat n documentul editat. Odat terminat operaiunea de introducere, se poate trece la formatarea textului adic la operaia de tehnoredactare. n cadrul acestei etape se aplic o serie de transformri textului deja introdus, n vederea obinerii unui document cu caliti superioare. De asemenea, se introduc n ext eventualele imagini obinute anterior sub form de fiiere pe disc, se stabilesc diferite caracteristici de ansamblu ale documentului, cum ar fi formatul paginii, marginile, modul de numerotare a paginilor i, n general, se realizeaz toate operaiile ce in de aranjarea textului n pagin. n aceast etap se folosete schema de tehnoredactare stabilit anterior pe baza creia se fac toate aranjamentele n text. Este necesar ca operaia de tehnoredactare s fie executat de un specialist care s cunoasc foarte bine procesorul de texte cu care se lucreaz, s aib cunotine n domeniul editrii de texte, tehnoredactrii i, de asemenea, n domeniul tehnicii de calcul. Exist i excepii de la aceast regul i anume atunci cnd tehnoredactarea este executat automat de ctre calculator, de procesorul de texte, urmnd un program conceput anterior, n cadrul unui sistem de tehnoredactare automat. Tehnoredactarea computerizat se realizeaz pe trei niveluri, dup cum urmeaz: 1. la primul nivel, numit nivelul document, se stabilesc caracteristicile globale, de ansamblu, ale documentului, cum sunt formatul paginii (A3, A4, A5, letter etc.), marginile acestuia (dreapta, stnga, sus i jos), eventualele antete i subsoluri de pagin la nivel de document (numerele de pagin, titlul capitolului, paragrafului, afiat pe fiecare pagin etc.); 2. la urmtorul nivel, purtnd numele de nivelul paragraf, se stabilesc caracteristicile fiecrui paragraf n parte. n cazul editrii computerizate a unui document noiunea de paragraf are un alt neles fa de cea din literatur. Aici paragraful reprezint poriunea de text aflat ntre dou coduri: Linie nou (new Line), ntre dou Enter, adic la nceputul unui aliniat i pn la urmtorul. La nivelul paragraf se stabilesc atributele paragrafelor, ca de

exemplu: tipul de caractere folosit pentru ntregul paragraf, dimensiunea acestora, eventualele deplasri nspre interior sau exterior, dimensiunea i tipul aliniatului (prima linie mai n interior sau mai n exterior), modul de aliniere a paragrafului (la stnga, la dreapta, pe centru sau la ambele margini); 3. la ultimul nivel, cu numele de nivelul caracter, se lucreaz asupra grupurilor de caractere din interiorul paragrafelor, pentru obinerea unor efecte de tipul: scoaterea n eviden a unor nume proprii, cuvinte cheie, citate, prin subliniere, ngroare, Inclinare, schimbare a dimensiunii caracterelor; introducerea unor caractere speciale de tipul sgei, figuri, semne speciale etc. Cele trei nivele vor fi parcurse n ordinea document-paragraf-caracter, acesta nefiind totui foarte riguroas, dup cum nici ncadrarea operaiilor de tehnoredactare pe fiecare nivel nu este strict. De asemenea, delimitarea n spaiu a celor trei nivele (adic din punctul de vedere al cantitatii de text cu care se opereaz) nu este strict. Exist, de exemplu, operaii la nivel de caracter care opereaz cu o cantitate de text mai mare dect un paragraf. n etapa de tehnoredactare exist o serie de operaii care nu pot fi ncadrate n nici unul din cele trei nivele, cum ar fi: ncrcarea imaginilor, realizarea indexului, a cuprinsului etc., operaii care se execut, n general, dar nu neaprat, dup trecerea prin toate cele trei nivele. Mai sunt, de asemenea, operaii care pot fi ncadrate att pe nivel caracter ct i pe nivelul paragraf. S lum pentru exemplificare operaia de stabilire a fontului, a stilului de afiare i a dimensiunilor caracterelor. Aceasta se ncadreaz pe nivelul paragraf, atunci cnd se aplic asupra unuia sau mai multor paragrafe complete i pe nivelul caracter, cnd se acioneaz asupra unei poriuni selectate arbitrar n cadrul textului de tehnoredactat. n ceea ce privete tehnoredactarea textului propriu-zis se cuvin fcute cteva observaii. O poriune de text se caracterizeaz prin: font: aceasta reprezint un set de caractere (n general 256 la numr) cu un aspect grafic unitar. Exemple de fonturi: Arial, Helvetica, Courier New, Times New Roman etc.; stilul de afiare: fiecare font poate fi afiat pe ecran n mai multe stiluri cum ar fi normal, ngroat (bold), nclinat (Italic), subliniat (Underline); dimensiunea caracterelor: caracterele respectivei poriuni de text pot fi mai mari sau mai mici, n funcie de forma documentului, de contextul n care apar (ca titlu, ca paragraf n interior), de coninut (de exemplu unele nume proprii pot fi scrise mai mari dect restul textului). Unitatea de msur este punctul tipografic; culoarea de afiare, folosit n cazul documentelor color, cnd se dispune de o imprimant capabil s redea culorile; unele efecte speciale cum ar fi tierea cu o linie, scrierea ca indice superior sau inferior etc.; spaiul dintre caractere, stabilit, n general, automat de procesorul de texte, unele dintre procesoare dnd posibilitatea varierii acestor spaii n funcie de necesitile utilizatorului. Un paragraf se caracterizeaz prin: font, stil de afiare i dimensiune a caracterelor; aliniere, acestea putnd fi la stnga, la dreapta, centrat sau la ambele margini; indentare adic deplasarea sa spre interior (indentare pozitiv) sau spre exterior (indentare negativ) fa de marginea paginii, a coloanei, a cadrului n care este inclus textul. Aceast indentare poate fi la stnga sau la dreapta, n funcie de marginea relativ la care se calculeaz, dreapta sau stnga; alineatul pozitiv sau negativ, acestea nsemnnd deplasarea primei linii a unui paragraf n interiorul, respectiv n exteriorul su;

spaiul dintre liniile paragrafului, care permite ndesarea, respectiv rrirea, pe vertical a liniilor paragrafului (de exemplu la un rnd i jumtate, la dou rnduri sau la un interval dat de utilizator); unele caracteristici suplimentare prin care se pot obine efecte deosebite, ntre acestea numrndu-se ncadrarea paragrafului n chenare, eventual umbrite, aranjate pe dou sau mai multe coloane, alinieri deosebite prin tabulatori etc. Odat ncheiat etapa de tehnoredactare, se poate trece la imprimarea textului pe un suport fizic de tipul hrtiei, calcului, cartonului, folosindu-se pentru aceasta imprimanta. Calitatea documentului final depinde foarte mult de dispozitivul folosit la tiprire, adic de imprimant. Ele sunt de mai multe tipuri, cele folosite fiind imprimantele matriciale, cele cu jet de cerneal i cele laser. Imprimantele matriciale sunt cele mai ieftine, dar i cele mai puin performante, att din punctul de vedere al vitezei ct i al calitii tipririi. Ele se folosesc pentru documente care nu solicit o calitate foarte bun de tiprire i, de asemenea, pentru documente scurte (de exemplu, tiprirea unei cri de 200 de pagini pe o imprimant matricial poate dura cteva ore sau chiar o zi ntreag). Imprimantele cu jet de cerneal sunt mai scumpe dect cele matriciale dar mai ieftine dect cela laser. Ele au o vitez bun i calitate de tiprire de asemenea bun. Se folosesc foarte mult pentru imprimrile color deoarece imprimantele laser color sunt foarte scumpe i, de aceea, greu accesibile chiar i atelierelor mari de tehnoredactare. Imprimantele laser sunt cele mai folosite deoarece au vitez mai mare de tiprire i o calitate excelent a documentului imprimat. Dei nu au un pre de cost sczut, ele sunt absolut necesare ntr-un atelier de tehnoredactare. n funcie de tipul documentului editat i de disponibilitile materiale existente, tehnoredactorul va alege acel tip de imprimant care corespunde cel mai bine scopului propus. De exemplu, pentru editarea unei cri se poate folosi o imprimant matricial pentru tiprirea primei forme a documentului, form pe care se va realiza corectura, urmnd ca forma final a documentului tehnoredactat sa se listeze pe o imprimant laser. n cazul unor documente de volum mai mare i de o importan deosebit, dup o prim listare urmeaz o etap de corectare a documentului, mai nti pe hrtie i apoi n memoria computerului. Corectura se realizeaz att din punct de vedere tehnic (greeli de sintax, ortografie, greeli la introducerea textului) ct i din punct de vedere artistic (eventualele retuuri de tehnoredactare, rearanjri n pagin). Corecturile se realizeaz mai nti pe forma intermediar a documentului, folosind eventual un cvasilimbaj specific, dup care sunt operate pe calculator pentru actualizarea documentului cu noile modificri. Urmeaz o nou listare a documentului, care poate fi tot o listare intermediar, n cazul cnd mai este necesar o corectur, sau o listare final, n urma creia se obine documentul n forma sa final, editarea documentului fiind astfel ncheiat. Bibliografie: 1. Dima, G., Dima, G., Tehnoredactare computerizat n Word 6, Editura Teora, Bucureti, 1996 2. Harrison, J., Curs de secretariat, Editura All, Bucureti, 1996 3. Williams, R., PC-ul nu este o main de scris, Editura All, Bucureti, 1996 Din acest capitol ai reinut: cum definete DEX-ul Tehnoredactarea Computerizat n cte moduri poate fi executat Tehnoredactarea Computerizat i care sunt cum se numete software-ul destinat operaiunilor de tehnoredactare cum definete documentul procesorul de texte funciunile elementare ale software-ului destinat prelucrrii textelor cnd au aprut tipografiile

care sunt cele mai importante evenimente care au jalonat evoluia tiparului cnd a fost publicat cea mai veche carte din lume cnd a aprut ziarul cnd au aprut primele forme de tehnoredactare cnd au aprut centrele de editare a documentelor oficiale ce a determinat apariia primelor maini de scris cine a propulsat procesul de tehnoredactare computerizat ce a favorizat apariia tehnologiei laser de imprimare a textelor i imaginilor ce este Xerox Ventura Publisher ce este Page Maker ce este Word for Windows ce ofer platforma Windows procesului de tehnoredactare computerizat cte ceva despre schema de aranjare n pagin a unui document cum se realizeaz introducerea textului in cadrul procesului de tehnoredactare care sunt nivelurile procesului tehnoredactare computerizat ce este fontul la ce se refer un stil de afiare cum sunt imprimantele matriciale cum sunt imprimantele cu jet de cerneal cum sunt imprimantele laser cine a produs procesorul Xerox Ventura Publisher

Capitolul 2 PREZENTAREA GENERAL A UNUI SISTEM DE PRELUCRARE A TEXTELOR 2.1. Procesoare de texte. Prezentare general Calculatorul personal poate fi transformat n minitipografie cu ajutorul unei clase de programe specializate, numite EDITOARE sau PROCESOARE DE TEXTE. Apariia i dezvoltarea sistemului de operare WINDOWS a nsemnat un salt calitativ i pentru dezvoltarea procesoarelor de texte Word for Windows i WordPerfect for Windows. Principalul obiectiv al acestor procesoare de texte l constituie preluarea unui text introdus de la tastatur, prelucrarea acestuia prin operaii specifice i tiprirea lui la imprimant. Pe lng corectarea imediat a textului introduc, se pot aplica automat reguli de desprire n silabe i de corectare a greelilor de ortografie. Procesoarele de texte ofer numeroase avantaje, ca de exemplu: utilizarea unor stiluri diferite de scriere: ngroat (bold), nclinat (italic), subliniat (underline), crearea tabelelor redactarea ecuaiilor matematice includerea n text a unor grafice, desene, imagini, crearea unui antet de pagin, note de subsol elaborarea automat a tabelei de cuprins etc. Procesoarelor de texte, destinate cu precdere publicului larg, li s-a adugat o categorie nou de programe, destinate cu precdere activitii editurilor i tipografiilor. Aceste programe sunt cunoscute ca aplicaii DTP Desktop Publishing. Dintre cele mai cunoscute aplicaii DTP amintim: QuarkXPress, Adobe PageMaker, Frame Maker, Corel Ventura Publisher. Aplicaiile DTP au la baz conceptele procesoarelor de texte ns sunt mbogite cu faciliti sporite i funciuni noi, complexe, pentru realizarea unor activiti specifice muncii dintr-o tipografie. Programele DTP sunt folosite la redactarea ziarelor, revistelor i crilor. Ele ofer profesionitilor, pe lng tot ceea ce face un editor de texte, noi funciuni cum sunt: definirea i corectarea graficii unei pagini, controlul coordonatelor obiectelor unei pagini, manipularea imaginilor, importul i modificarea proporiilor acestor imagini, lucrul cu o mare varietate de corpuri i stiluri de liter, rrirea sau restrngerea unui text, italizarea nclinarea literelor cu un anumit grad, rotirea i scalarea textului i imaginilor, separaia culorirlor, luminozitatea imaginii, controlul kerning-ului i tracking-ului, termeni specifici tipografiilor. Alegerea unui procesor de texte sau a unui program DTP, depinde de puterea calculatorului, de natura specific a textelor cu care se opereaz curent, de performanele programului i nu n ultimul rnd de pregtirea profesional a personalului operator. 2.2. Funciile unui procesor de texte Funciile unui procesor de texte se concretizeaz n ansamblul de comenzi grupate pe submeniuri ale meniului principal. n consecin putem spune c principalele funcii ale unui procesor de texte sunt: crearea documentelor; editarea documentelor; gestiunea documentelor pe suporturi fizice de memorare; analiza lexical a documentelor; formatarea la nivel de text sau pagin;

scrierea stilizat; captarea i prelucrarea imaginilor; generarea i prelucrarea tabelelor; procesarea ecuaiilor; tiprirea documentelor; help (sistemul de asisten). Acestor funcii li se pot aduga i altele speciale, proprii anumitor procesoare de texte. Crearea unui document nseamn preluarea ntr-o zon de memorie RAM a unui text, pe msur ce este introdus de la tastatur, iar la sfrit salvarea acestuia pe suporturi fizice de memorare. Editarea unui document desemneaz ansamblul operaiilor de corectare i actualizare a textului unui document. n informatic termenul de editare are accepiunea de corectare, modificare i nu de tiprire a textului. n categoria operaiilor de corectare sunt incluse: tergerea, mutarea, copierea sau adugarea de cuvinte, propoziii i/sau fraze n cadrul textului, cutarea i nlocuirea unor cuvinte cu altele. Dup actualizare avem posibilitatea de a opta pentru pastrarea sau pentru tergerea fiierului vechi. Este bine s pstrm i vechea form a textului pentru mai mult siguran. Unele procesoare i realizeaz automat periodic, copii dup fiierul n care se lucreaz, pentru a preveni pierderea integral a textului n cazul unor incidente, ntreruperea alementrii de la reea sau executarea unor operaii greite etc. Gestiunea documentelor pe floppy-disc sau hard-disc permite utilizatorului s lanseza comenzi uzuale asupra fiierelor din directorul curent, se pot salva, regsi sau tipri fiiere, se poate schimba directorul curent. n plus, orice procesor de texte poate lucra cu dou sau mai multe documente deschise simultan, fiind posibil transferarea informaiilor ntre aceste fiiere. La un moment dat, numai unul din documente este considerat document curent, pentru c numai textul din acest document este afisat pe ecran n fereastra activ, urmnd a fi nlocuit atunci cnd comutm pe alt document. Analiza lexical este funcia prin care editorul de texte controleaz i corecteaz modul de scriere a unui text spelling i opional poate realiza automat desparirea n silabe hyphenation. Pot fi verificate nu numai textele redactate n limba englez dar i cele n limba romn pentru care exist un tezaur de cuvinte integrat pachetului de programe realizat de Microsoft. Formatarea/paginarea textului desemneaz ansamblul de operaii prin care se angajeaz textul n pagin. Includem n aceast categorie urmtoarele operaii: dimensionarea paginii, prin stabilirea marginilor stnga, dreapta, jos, sus i stabilirea numrului de linii pe pagin, respectiv a numrului de caractere pe linie; alinierea textului pe pagin, numerotarea paginilor, eventual i a capitolelor sau paragrafelor; scrierea la un rnd, la dou rnduri, scrierea normal sau scrierea pe coloane a textului; inserarea unui antet de pagin, a unor note de subsol, pregtirea textului pentru realizarea automat a tabelei de cuprins i a tabelei de referin ncruciate. Opiunile de formatare, numite i setri se pot stabili la nceputul sesiunii de lucru i rmn valabile pentru ntregul document sau, se pot schimba de la un paragraf la altul. Scrierea stilizat se refer la facilitile oferite pentru alegerea corpului de liter numit n mod curent font, pentru stabilirea mrimii caracterelor, a modului de tiprire (ngroat, nclinat sau subliniat), pentru utilizarea indicilor sau exponenilor n text, pentru ncadrarea unei poriuni de text n chenar, umbrirea textului i altele.

Captarea i prelucrarea imaginilor include operaiile prin care utilizatorul poate insera n cadrul documentului figuri grafice, imagini. Aceste imagini pot fi preluate dintr-o bibliotec proprie numit ClipArt Galerry sau pot fi importate din alte programe. Ele pot fi create i de ctre utilizator iar apoi prin captarea imaginii de pe ecran, acestea sunt depuse n zona de memorie numit clipboard de unde pot fi copiate i ncadrate n text. Pot fi importate, de asemenea grafice i tabele create cu un program de calcul tabelar, ca de exemplu LOTUS sau EXCEL. Imaginile grafice pot fi supuse unor operaii de prelucrare ca: mrire, micorare, rotire, ncadrare n text etc. Generarea i prelucrarea tabelelor este funcia concretizat de ansamblul de operaii prin care utilizatorul poate defini un tabel prin simpla precizare a numrului de linii i coloane ale tabelului. Se pot modifica dimensiunile implicite ale coloanelor i rndurilor, pot fi adugate sau eliminate rnduri i coloane. Se pot introduce formule pentru calcule pe orizontal i vertical ntr-un tabel. Procesarea ecuaiilor este o funcie complex realizat de ctre o component specializat numit editorul de ecuaii. Pentru lucrul cu editorul de ecuaii exist o bibliotec bogat de simboluri matematice i opta ori cu care se pot redacta texte tiinifice. Tiprirea documentelor este una din funciile cele mai importante oferind numeroase faciliti de tiprire a unui document. Imprimarea este asigurat printr-un set de parametri de control i opiuni stabilite de utilizator, care se refer n principal la: tiprirea integral sau selectiv a documentului; numrul de copii tiprite; calitatea imprimrii, normal-draft, medie sau superioar; modul de aezare n pagin: A4, normal, pe lungime: Portrait, sau pe lime: Landscape. Toate procesoarele de texte ofer posibilitatea selectrii tipului de imprimant dintr-o list destul de cuprinztoare cu cele mai rspndite mrci de imprimante. naintea tipririi, textul poate fi previzualizat pe ecran. Help este funcia nelipsit din structura pachetelor de programe ce ruleaz acum pe PC-uri. 2.3. Despre fonturi n cadrul procesoarelor de texte Produsele program de procesare electronic a textelor ofer multiple avantaje n crearea i reproducerea stilurilor de scriere, tipurilor de font i stabilirea dimensiunilor de caractere. Prin stil de scriere (FONT STYLE) sunt stabilite atributele caracterelor: drepte, aplecate sau ngroate (aldine sau grase). Tipurile de font (FONT) reprezint modul n care este construit floarea literei, arhitectura sa intim, desenul ei: Arial, Century Schoolbook, Courier New, Times New Roman etc. Programele clasice de editare computerizat cunosc patru stiluri de scriere (FONT STYLE): REGULAR, ITALIC, BOLD, BOLD ITALIC. REGULAR: caractere drepte (axele literelor sunt verticale); acesta este un stil implicit, ceea ce nseamn c, dac nu se intervine prin alte comenzi, el va aprea automat pe monitorul calculatorului i va fi transcris identic de imprimant. Prin mrimea corpului de liter (SIZE), nelegem dimensiunea literei exprimat n puncte (POINTS): 8, 10, 11, 14 etc. Dimensiunea corpurilor de liter (SIZE) se exprim n puncte (POINTS), care sunt afiate n meniul de formatare a caracterelor, de unde pot fi activate rapid cu mouse-ul. Orice dimensiune a unui corp de liter se raporteaz la o constant exprimat n inches, care urmeaz valorile numerice: 1 inch = 25.40 milimetri = 72 puncte.

Aceasta nseamn c, n procesarea asistat de calculator, dimensiunea real a unui punct (POINT) este de 0.0138 inch sau de 0.3527 mm, fa de 0.376 mm n sistemul tipografic european i fa de 0.351 mm n sistemul anglo-american. n terminologia tipografic, prin corp de liter se nelege cu totul altceva dect suntem tentai s credem la prima vedere. Cei mai muli dintre utilizatori sunt convini c aceast noiune desemneaz nlimea literei. Dar, la o analiz, fie i sumar, a alfabetului latin, se vede clar c nu toate literele sunt egale ntre ele, chiar dac msura comandat (SIZE sau POINTS) este identic. Un a, un c, un o sunt litere mai scunde dect un d, un f, un l sau un t. O diferen exist ns i ntre un d i un p, nu de dimensiune, e drept, ci i de aezare n rndul tipografic: codia lui d e ascendent, n timp ce a lui p e descendent. n lexicul tipografilor francezi, s-a impus o terminologie corespunztoare, care reflect aceste detalii: nlimea literelor a, c, e se numete oeil, codia superioar a lui d se numete ascendante, iar codia inferioar a lui p se numete descendante. La englezi, corespondentul lui oeil este x-height, iar liniile imaginare care marchez partea superioar i inferioar a literelor cu codi se numesc ascender i descender (lines). Fr s intrm n toate detaliile, putem conchide c, prin corp de liter, calculatorul nelege dimensiunea cadrului n care se afl plasat litera. Acesta reprezint, pe vertical, nlimea standard a unui a sau c, e, la care se adaug: codia ascendent a unui d sau h i codia descendent a unui p sau j La dimensiunea pe vertical obinut astfel se mai adaug dou spaii egale deasupra i dedesupt, a cror valoare cumulat reprezint a treia parte din oeil (x-height). Micil spaiu alb e strict necesar n economia corpului de liter, pentru c numai aa un p nu atinge cu codia-i descendent un d aflat chiar sub el, pe rndul urmtor: p d Acest sistem de msurtoare nu e deloc arbitrar; el i are logica lui: corpul de liter e un concept strict tehnic; nlimea sa, exprimat n inches sau n milimetri, se raporteaz la practica tradiional a literelor de plumb. n matriele metalice (din cupru), reprezentnd caracterele grafice, se turna plumb topit, obinndu-se, dup rcire, fii orizontale. Aceste fii purtnd n relieful lor tiparul n oglind al literelor reale reprezentau, fiecare n parte, un rnd tipografic. Abia acum se nelege exact de ce, n limbajul tipografiilor de altdat, corpul de liter nu semnifica nlimea literei n sine, ci nlimea liniei de plumb care conine n ea litera. n termeni strict aritmetici, aadar, dimensiunea corpului de liter este egal cu distan pe vertical dintre dou rnduri consecutive, calculat de la baza literelor oeil (x-height): a, c, e, m Punctul tipografic este unitatea de msur a corpului de liter. n Europa acest punct este de 0.376 mm, iar n Marea Britanie i Statele Unite doar de 0.351mm. Cel mai rspndit corp de liter folosit pe continentul nostru e cunoscut sub numele Cicero, care msoar 12 puncte europene, adic aproximativ 4.51 mm. n SUA i Marea Britanie, corpul de liter curent era tot de 12 puncte, dar n sistem propriu; n consecin acest corp numit Pica msoar mai puin dect un Cicero, adic numai 4.21 mm. Majoritatea programelor de tehnoredactare computerizat fiind concepute n SUA, urmeaz sistemul anglo-american. Utilizatorul unui procesor de texte i poate alege tipul de liter i dimensiunea fonturilor. Opiunea sa ine cont de caracterul documentului procesat, de destinaia lui, de respectarea anumitor tradiii tipografice, de dorina personal a autorului, de exigenele editurilor, de concepia designerilor (la ziare i reviste) i chiar de gustul estetic al celui care culege textul. Exist i anumite reguli fixate de o tradiie secular i apoi impuse de un cod tipografic unanim respectat pn la un moment dat. Astzi ns, n faa noului val al

programelor de scriere din ce n ce mai sofisticate, tradiia cedeaz, puin cte puin, din vechile sale exigene. Fenomenul natural i el trebuie neles, dar nu i ncurajat. Bibliografie: 1. Dima, G., Dima, G., Tehnoredactare computerizat n Word 6, Editura Teora, Bucureti, 1996 2. Funeriu, I., Principii i norme de tehnoredactare computerizat, Editua Amarcord, Timioare, 1998 Din acest capitol ai reinut: care este obiectivul principal al procesoarelor de texte ce nseamn stiluri diferite de scriere, care sunt avantajelor oferite de procesoarele de texte, ce sunt aplicaiile DTP; care sunt cele mai cunoscute aplicaii DTP n ce domeniu sunt folosite aplicaiile DTP de ce depinde alegerea unui program DTP care sunt funciile unui procesor de texte ce nseamn crearea unui document ce nseamn editarea unui document ce nseamn gestiunea documentelor unui document ce este analiza lexical ce presupune formatarea/paginarea unui text ce nseamn scrierea stilizat ce presupune captarea i prelucrarea imaginilor ce este generarea i prelucrarea tabelelor cum se realizeaz procesarea ecuaiilor

Capitolul 3 ELABORAREA INFORMAIILOR SCRISE Cu toii tim c brnza i vinul sunt bune cnd sunt vechi, dar o carte rareori devine mai folositoare cu trecerea timpului. Odat cu rspndirea procesoarelor de texte a aprut posibilitatea ca foarte multe din scrisorile s fie scrise la tastatur, apoi pstrate m memoria computerului i refolosite ori de cte ori e nevoie. Mary Bostico 3.1. Coresponden sau comunicare? Transformrile provocate continuu de informatic n domeniul informaional generat ntrebarea: ct de curnd i n ce msur informaiile scrise i ndeosebi corespondena de afaceri vor fi nlocuite de alte medii de comunicare, pierznd astfel din importan ? Se consider c exist multe argumente pentru desfurarea i pe mai departe, n viitorul previzibil, a majoritii corespondenei de afaceri sub form de scrisori, n pofida existenei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice. Avantajele categorice ale scrisorii (n form tradiional) sunt: expeditorul i destinatarul au n faa lor texte scrise identice; scrisorile originale semnate au putere de convingere mai mare dect conveniile verbale (exemplul convorbirilor telefonice cu notele aferente) sau dect textele scrise, transmise electronic; scrisorile de afaceri, care pot fi ulterior transmise i prin alte canale (de exemplu, prin fax sau prin pot electronic), pot fi formulate i structurate n linite. La aceste avantaje adugm faptul c muli destinatari ai corespondenei de afaceri (de exemplu majoritatea clienilor particulari) nu au alte posibiliti de recepie, n afara cutiilor potale i eventual a faxului. Decisive pentru succesul corespondenei de afaceri nu sunt ns canalele de transmisie, ci forma, structura i, mai ales, coninutul, i astfel, efectul ei. n viitorul apropiat se cristalizeaz urmtoarea problematic: evoluia se desfoar ntr-un singur sens de la maina de scris ctre calculator. Acest progres tehnic trebuie s sporeasc eficiena folosirea calculatoarelor personale doar ca main de scris este insuficient; sporesc posibilitile de prezentare, ceea ce trebuie ns s conduc la simplificare i nu la joaca suplimentar. Exist pericolul ca forma s predomine asupra coninutului; informaiile scrise nu trebuie s fie adaptate doar ca form, ci trebuie s-ia ting scopul printr-o concepie atrgtoare i mai ales prin coninutul bine formulat; comunicarea scris (mai ales scrisoarea de afaceri) va fi concurat mai puternic de alte mijloace de comunicare; deoarece muli efi i specialiti i desfoar lucrrile pe calculator, n unele cazuri apare pentru secretare o nou concuren ntr-unul din domeniile lor predilecte: prelucrarea textelor. 3.2. Noi posibiliti de prezentare a materialelor scrise Multiplele posibiliti de concepie oferite de procesoarele de texte aduc cu ele tentaia de a prezenta n loc de simple scrisori. Autorii si pot folosi fantezia i creativitatea, iar scrisorile le pot reflecta uor gradul de stpnire a computerului i gusturile individuale. Astfel, unii autori de scrisori ar putea exagera mult i ar ncrca regulile uzuale de prezentare ca i principiile economice. Tentaiile de a folosi multitudinea de programe pentru computere

i posibilitile inepuizabile ale acestora sunt desigur mari. Aceste tentaii, care pot degenera uor n joac sunt ngradite n corespondena de afaceri, prin limite formale, economice i psihologice. Victoria calculatoarelor asupra mainilor de scris este reflectat de multiplele posibiliti de concepie oferite de calculatoare: toate formatrile pot fi introduse uor i modificate rapid; se poate stabili i apoi, implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru toat ntreprinderea, contribuind astfel la identitatea i imaginea firmei; textele pot fi revizuite, corectate i modificate comod: este eliminat preluarea repetat a acestora; pot fi introduse, mutate sau copiate poriuni din text n alte locuri; salturile la rnd nou i pagin nou pot fi efectuate automat; datorit programelor de verificare ortografic pot fi gsite i corectate rapid greelile de ortografie i cele de tastare; programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia, respectiv margini reduse; dicionarele de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind alternative sau sinonime; un prim program de verificare gramatical ofer, pe lng verificarea ortografic chiar i verificarea punctuaiei, a stilului, a construciei frazelor i a cazurilor. 3.3. Prezentarea corespondenei de afaceri Scrisorile de afaceri bine prezentate vizual ctig prima impresie a cititorului. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s-o fac (de exemplu: aprobare, bun dispoziie, poziie negativ, dezinteres). Conform principiului: este permis tot ceea ce place, pentru aceste texte se poate apela la mult fantezie i creativitate i se poate utiliza multitudinea de posibiliti a programelor pentru computere. Concepia capt astfel o cu totul alt calitate. Decisive pentru concepie sunt felul i contextul i mai ales obiectivul vizat. Concepia trebuie s se subordoneze obiectivului i trebuie s se adapteze obiceiurilor de lecturare ale destinatarilor i nivelului acestora. n principiu, concepia trebuie s conduc la texte uor de citit. Dou cerine importante sunt de subliniat n acest sens: limpezimea. Textul trebuie astfel elaborat, nct cititorul s aib imediat o vedere de ansamblu a acestuia. La aceasta contribuie fonturile uor lizibile i structurarea clar a textului (introducerea titlurilot, a notelor marginale i a alineatelor logice). aspectul plcut i caracterul figurativ. Textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor i a altor reprezentri, aceasta conform zicalei care spune c o imagine spune mai multe dect o mie de cuvinte. n cele din urm ns coninutul, stilul i tonul sunt determinante pentru asigurarea succesului. Scrisorile de afaceri sunt prezentate ntr-o form special, n funcie de prilejul i obiectivul lor. Autorii, pot ns, s aleag ntre multiplele posibiliti oferite procesoarele de texte. a). Tipurile de fonturi Persoanele care scriu (sau efii acestora) pot alege din multitudinea tipurilor de fonturi pe cela corespubztoare, n funcie de prilejul scrisorii i de gustul personal. Utilizatorii profesioniti se limiteaz la cteva fonturi. Scrisorile de afaceri se scriu cu clasicele fonturi Times sau Helvetica. Fontul Helvetica este des folosit i la antetele i n titlurile structurale mrite; este un font deosebit de potrivit i pentru faxuri.

Se poate scrie i cu caractere aldine (ngroate), cursive (nclinate) sau subliniate, realiznduse n acest mod scoaterea n eviden a unor poriuni de text. b). Mrimea fontului Mrimea poate fi variat multiplu. Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrimea ntre 10 i 12 puncte (1 punct = 1/72 dintr-un inch), pentru o mai bun lizibilitate. c). Intervalele Intervalele dintre litere, cuvinte i rnduri pot fi stabilite individual. Se poate astfel influena lizibilitatea textului. c). Intervalele dintre rnduri Scrisorile de afaceri se scriu la un rnd. Totui, la computere se poate varia suplimentar distana dintre rnduri. n cazul scrierii la un rnd se recomand spaierea rndurilor cu un punct mai mult dect scrisul, deci la scrierea de 11 puncte se adopta distana de 12 puncte ntre rnduri. d). Lungimea rndurilor nceputul rndurilor (adresa, adresarea, textul, formula de salut) este la 24.1 mm de marginea din stnga a filei, iar captul rndului la maximum 201.9 mm de aceasta (sau mai simplu: la 8.1 mm de marginea din dreapta a filei). e). Orientarea rndurilor Deosebim texte aliniate la stnga, la dreapta, centrate i texte sub form de bloc. Corespondena de afaceri se scrie, de regul, cu alinierea la stnga. Pentru a evita o margine (mare) edentat n dreapta paginii, se poate efectua separarea n silabe (prin tastare manual individual sau prin separarea automat a silabelor). f). Alineatele Normele din diferitele sisteme de tehnoredactare existente pe plan mondial recomand, n principiu, separarea printr-un rnd de textul premergtor i cel urmtor. g). Enumerrile Textele mai lungi pot fi structurate prin enumerri. nceputul i sfritul enumerrilor vor fi separate printr-un rnd de restul textului. Termenii enumerrilor pot fi scrii cu sau fr rnd gol. Enumerrile pot fi structurate n mod diferit: prin liniue; prin puncte de enumerare, cu aceeai mrime de font ca i textul; 1. prin cifre, urmate de puncte; a). prin litere mici, urmate de paranteze. 3.4. Secretara i sarcinile ei n domeniul scrierii textelor Sarcinile principale ale secretarelor se vor schimba: vor rezolva i pe mai departe corespondena, cea a efilor i cea proprie (n msura n care corespondeaz i individual), dar vor mai prelua i sarcini suplimentare de prelucrare a textelor. Dintre acestea enumerm pe lng rapoarte, protocoale i note (care fceau parte i pn n prezent din domeniul lor de activitate) tot mai mult i prelucrrile de tot felul, care se pot realiza din ce n ce mai uor, mai rapid i mai cuprinztor, datorit calculatoarelor (exemple: tabele; statistici, analize, calcule, grafice etc.). Pe viitor va crete continuu numrul lucrrilor scrise. Odat cu rspndirea calculatoarelor, din ce n ce mai muli efi i specialiti i rezolv singuri o parte din sarcini, elabornd pe lng texte situaii statistice i grafice.Cteodat ei i rezolv singuri i corespondena. Odat ce efii au fcut cunotin cu avantajele calculatoarelor, se folosesc sin ce n ce mai des de avantajele oferite de acestea. Se ajunge totui, destul de rar, la concuren ntre efi i secretarele lor. Dac secretarele stpnesc sistemele de care dispun, programele i obin rezultate bune, sefii le vor ceda sarcinile uzuale.

Astfel, secretarele pot evolua spre poziiile de gestionare de informaii i de asistente manageriale calificate. Cele care filtreaz, integreaz corect i interpreteaz competent informaiile relevante, pot s preia sarcinile de ndrumare i de control. Astfel arat situaia concurenial dintre dactilografe i specialiti (n special corespondeni), fiind mai explicabil faptul c un corespondent nu numai c i formuleaz i dicteaz textele, dar le i tasteaz fiind sprijinit de programe facile i confortabile de prelucrare a textelor. n acest mod este periclitat, ntr-adevr munca secretarelor. Situaia concurenial poate s aib i alte urmri: cu ct secretarele reuesc s cunoasc mai bine, datorit activitii lor profesionale, calculatoarele ca instrumente de lucru multilaterale, cu att pot prelua i munci mai specializate. Avnd o calificare asemntoare, dar posednd tehnici mai bune de scriere i de tastare, ele i pot surclasa pe unii specialiti. Astfel evoluia merge de la dactilografe la specialiste n tehnoredactarea computerizat. 3.5. Corespondena modern Cerinele unei corespondene moderne nu sunt noi ele dateaz de la apariia preocuprilor teoretice privitoare la coresponden. Aa cum se schimb n decursul timpului concepiile (de exemplu cele care se refer la clienii firmei), reprezentrile valorice, gusturile sau moda, tot aa i corespondena trebuie s se adapteze evoluiilor prezente. Cerinele actuale fa de corespondena modern sunt urmtoarele: trebuie s fie elaborat la costuri avantajoase; s fie orientat spre obiective; s fie orientat spre destinatari; s fie eficient i de efect; s fie la obiect, la persoan i s aib efect psihologic, bazat pe emoii; s fie prezentat conform reglementrilor; s se conformeze identitii i imaginii firmei. Caracteristice pentru un stil modern de coresponden sunt limba modern, formulrile i frazele clare, univoce, cu propoziii scurte, inteligibile i incitant, fr abloane, fraze, nflorituri i formulri inutile i fr repetiii suprtoare. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Pregtirea, eventual dictarea, tastarea, citirea (de ctre persoana care a scris-o i de ctre cea care o semneaz) i pregtirea pentru pot toate la un loc cost. De aceea, merit ntreprins orice efort pentru elaborarea ct mai raional posibil a scrisorilor: scrisoarea nu va conine dect textul neaprat necesar. Se va evita tot ce este n plus. Propoziiile i formulrile scurte i clare economisesc munca scrisului i timpul de lecturare al destinatarilor, uurnd i nelegerea textului. pot fi folosite modele de scrisori, abloane i formulare. Va fi elaborat o colecie de texte (modele) i module de text pentru tranzaciile comerciale i modalitile de coresponden cel mai des utilizate, la care se va face recurs ori de cte ori este necesar, accesrile fiind uurate de utilizarea calculatorului. textul trebuie s univoc i complet, astfel nct destinatarul s fie total edificat. n acest mod vor fi evitate nenelegerile, revenirile cu ntrebri i corespondena suplimentar. Obiectivul unei scrisori trebuie s fie ntotdeauna clar. Cine nu tie exact sau tie doar aproximativ ce dorete s obin prin scrisoarea sa sau cine scrie la ntmplare, nu trebuie s se mire de rezultatul negativ al strduinelor sale. Se las astfel la voia ntmplrii rezultatul demersului, adic reacia destinatarului fa de modul sperat de autor. nainte de toate, trebuie clarificat dac, n general, trebuie scris sau dac exist alte modaliti de comunicare mai eficiente i la costuri avantajoase. Pe ce cale poate fi atins cel

mai sigur obiectivul? Dac se alege scrisoarea, atunci urmtoarea ntrebare se refer la ce dorim de la partener, de pild: s-l informm sau s aflm ceva; s-l informm sau s-l influenm (manipulm); s fim de acord sau s respingem; s explicm sau s reclamm; s admonestm sau s reclamm; s ne scuzm sau s cerem nelegere; s solicitm sau s oferim ceva; s comandm, s apelm sau s cumprm ceva; s obinem un ctig ct mai mare sau s pltim puin; s facem o invitaie; s acceptm sau s refuzm; s mulumim; s felicitm, s urm noroc sau s exprimm condoleane. Scrierea orientat spre destinatar presupune trei lucruri: 1. cunoaterea destinatarului i a doleanelor sale; 2. punerea n situaia acestuia i luarea n seam a concepiilor sale; 3. scrierea corespondenei ntr-un stil i cu un vocabular uor de neles de ctre destinatar. Majoritatea scrisorilor de afaceri sunt scrise din perspectiva de interese a autorului. Acest lucru este de neles ntruct fiecare se gndete s-i pstreze interesele i s dobndeasc avantaje pentru sine. O asemenea poziie este legitim, dar nu reprezint calea cea mai sigur spre succes! Un succes mai mare ar avea luarea n considerare a intereselor destinatarului i formularea corespondenei innd cont de cunoaterea acestora. i n aceast privin sunt de ajutor cteva ntrebri: care sunt interesele, problemele, doleanele sau speranele partenerului de coresponden; unde se afl micile sale vaniti i slbiciuni; ce dorete el s tie i ce nu-l intereseaz deloc; la ce avantaje sau foloase se ateapt el. Orientarea spre destinatar asigur c acesta s se simt luat n serios, s citeasc cu interes (de sperat, binevoitor) scrisoarea i s se comporte n sensul dorit de expeditor. Formularea individual Cu ct trebuie corespondena derulat la costuri mai avantajoase, cu att este mai mare pericolul de a trata anonim destinatarul. La acest tratament anonim contribuie, nu n ultimul rnd, modulele de text i scrisorile complet prefabricate. Destinatarii le observ, mai ales cnd ntr-o scrisoare de rspuns nu se trateaz (toate) doleanele i ntrebrile lor. Ei reacioneaz n mod corespunztor, prin dezamgire sau suprare, pun ntrebri suplimentare i transmit plngeri totul ducnd cteodat chiar la terminarea relaiilor de afaceri. Pseudo-individualizarea scrisorilor prefabricate se realizeaz, mai ales la scrisorile de reclam, prin personalizare: numele destinatarului apare, n afara adresrii personale, nc n cteva locuri din text. Muli resimt acest lucru ca pe o abordare vulgar i ca pe un truc, mai ales dac adresarea personal l agreseaz pe cititor ntr-un text preimprimat sau vizibil multiplicat.

Cei ce sper ntr-un efect pozitiv al adresrii directe, ar trebui s insereze numele destinatarului cu acelai scris n textul scrisorii. nalta art a corespondenei individuale de afaceri const n formularea de aa manier a scrisorilor, nct acestea s lase destinatarilor impresia c le sunt numai lor destinate, n pofida raionalizrii prelucrrii textelor. Aceast abordare nseamn simultan i practicarea orientrii spre parteneri. Corespondena n slujba imaginii i identitii firmei Nu constituie o noutate faptul c pentru obinerea succesului n afaceri, imaginea i reputaia firmei au o importan deosebit. Mai noi sunt recunoaterea importanei opiniei publice i strduinele ntreprinderilor orientate spre influenarea n sens pozitiv a propriei imagini, n speran creterii acceptrii lor de ctre clientel i publicul larg. Pentru definirea strdaniilor firmelor n direcia sporirii renumelui i a imaginii proprii s-au ncetenit noiunile de CI Corporate Identity (identitatea firmei) i CD Corporate Design (imaginea firmei). Trei caracteristici contureaz identitatea firmei i astfel stilul acesteia: comportamentul (bazat pe autocunoatere); imaginea; comunicaia firmei. Importana ce revine comunicaiei scrise (mai ales corespondenei de afaceri) n cadrul Corporate Identity este clar. La ce folosesc cele mai frumoase strdanii ale ntreprinderii pentru a aprea ntr-o lumin pozitiv n ochii partenerilor de afaceri i ai publicului, dac acestea sunt anulate de o slab prestaie n domeniul corespondenei? De aceea corespondenei i se pretinde: s ofere o imagine unitar n exterior; s se ncadreze n filosofia firmei; s reflecte personalitatea personalitatea firmei ca stil i ca ton. n cadrul unei firme pot fi impuse reguli de structurare formal care ofer firmei un stil tipic potrivit identitii acesteia. n comparaie cu ntreprinderile mari, n firmele mici poate fi impus cu uurin un stil unitar pentru coresponden. De asemenea dac numai efii (respectiv secretarele lor) sau civa angajai sunt cei care scriu, atunci corespondena poate aprea uor ca ntr-un tipar. Cu ct ntreprinderea este mai mare i mai structurat, cu att sunt mai variate tipurile i prezentrile stilistice ale corespondenei; aceast stare de fapt nu trebuie ns s constituie neaprat un dezavantaj. de ce s nu foloseasc, de pild, contabilitatea alte formulri, n funcie de subiect, dect serviciul de resurse umane sau cel de desfacere? De aceea, n corespondena de afaceri se impune un compromis: forma exterioar trebuie s fie n orice caz unitar, obligatorie fiind ns i orientarea spre parteneri sau clieni. Din punct de vedere al coninutului, al exprimrii i al stilului, fircare compartiment trebuie s scrie astfel nct scrisorile sale s contribuie la imaginea de succes i mai ales s fie n folosul firmei. Corespondena este modern dac sunt ndeplinite condiiile urmtoare: buna inteligibilitate. Textul este formulat ntr-un limbaj uor i univoc inteligibil pentru grupul int (propoziii clare i scurte); sugestibilitate. Textul este scris ntr-un limbaj concret i sugestiv 9cuvinte i formulri adecvate i sugestive). logic. Ideea i formulrile trebuie s fie corecte din punct de vedere logic i lingvistico-logic (ideaie clar, lipsa contrazicerilor sau a discontinuitilor).

psihologie. Textele respect regulile de baz ale psihologiei i sunt astfel formulate nct destinatarii reacioneaz cu plcere n sensul dorit de expeditori (n cazul ideal: motivare i nu manipulare).

Capitolul 4 SCRISORI DE AFACERI 4.1. Forma Muli oameni de afaceri doresc ca firma lor s apar, n ochii celorlalti, dinamic, n pas cu vremea, ndrznea i, desigur, s fie privit ca un model de corectitudine i eficien. Cu toate acestea, de multe ori acelorai societi nici nu le pas c trimit clienilor sau virtualilor clieni scrisori dactilografiate urt, pe hrtie modest, cu antet nvechit i inestetic. Stilul reprezint compania Coala de hrtie cu antet ofer o imagine de ansamblu asupra companiei (societii) . Prima impresie asupra unei societi este creat de acest amnunt (prima impresie este definitorie pentru relaiile ulterioare, de cele mai multe ori). Antetul trebuie s arate ntr-o form concentrat cine suntei, cu ce v ocupai i unde putei fi gsit, inclusiv telefonul, telexul i faxul. Mai precis, n Marea Britanie, Legea societilor (din 1981) v cere s indicai numele societii (dac e vorba de o societate), numele fiecrui partener (dac e vorba de o asociaie) sau propriul dumneavoastr nume (dac facei afaceri pe cont propriu). De asemenea, antetul trebuie s indice unde e nregistrat societatea, numrul de nregistrare i adresa nregistrat. Indivizii i asociaiile trebuie s indice o adres la care pot fi transmise documentele. Pe lng toate acestea, antetul trebuie s produc imaginea just despre firma dumneavoastr; trebuie s ofere imagine asupra societii. Imaginea trebuie s se potriveasc cu afacerea firmei. Unele societi se strduiesc s creeze o imagine sau o impresie de soliditate i ncredere; o cas de mode sau un designer vor fi mai degrab interesai s dea o imagine de bun gust, n timp ce un productor sau comerciant de obiecte de lux va dori s aib un aer opulent i mre. Este ideal ca antetul s nu fie conceput separat, ci s fie parte integrant a stilului casei, stil al crui rost e de a prezenta lumii imaginea adecvat a societii dumneavoastr. Din ce n ce mai multe societi i dau seama de asta i multe dintre ele i definesc, pentru prima oar n existena lor, un stil al casei. Un element important al stilului casei este simbolul firmei sau emblema, care uneori sugereaz ce anume face, produce, sau reprezint societatea. Emblema societii poate fi i trebuie folosit n reclame i cataloage, pe camioanele firmei, uniformele personalului i acolo unde e nevoie, pe vehiculele de orice fel. Companiile aeriene i liniile maritime i pun emblema pe avioane i vapoare iar BRITISH RAIL (cile ferate britanice) face la fel cu trenurile sale. Culoarea este un element foarte important al stilului casei i multe societi o folosesc i n antete. Culoarea casei ajut societatea s capete notorietate. Atunci cnd concepei un antet, ncercai s nu uitai c el nu e fcut ca s apar singur pe coala de hrtie, ci e ntotdeauna nsoit de o poriune de text dactilografiat i de o semntur, n partea de jos. Cu alte cuvinte, textul scrisorii i semntura fac i ele parte efectiv din designul colii i, indiscutabil, contribuie la formarea impresiei de ansamblu. n prezent, un antet frumos poate fi obinut ieftin i fr mari probleme, fiindc pn i oraele cele mai mici au un atelier de tehnoredactare. Stilul casei poate fi conceput, dac preferai, de agentul de publicitate al firmei. Hrtia Un design reuit va fi compromis dac e reprodus pe o hrtie ieftin. Viceversa o hrtie de bun calitate poate da un aer distins chiar i unui antet mai modest. Alegerea unei hrtii de bun calitate pentru colile cu antet este rentabil.

Majoritatea firmelor folosesc dimensiunile adoptate de Organizaia Internaional a Standardelor (ISO). Pentru colile cu antet, mrimea cea mai rspndit este A4, care are 210 mm pe 297 mm. Pentru scrisori mai scurte poate fi utilizat standardul A5. Acest format este pe jumtate ct , adic 148 mm pe 210 mm. Formatele ISO sunt mprite n trei grupe: a, B, C. Grupa A e pentru rechizite i foi volante, B e mai ales pentru tiprituri mai mari iar C e pentru plicuri i se folosete, bineneles, mpreun cu hrtia de scris din grupa A. Toate formatele din cele trei grupe au aceeai form, adic un dreptunghi avnd un raport constant ntre cele dou laturi. Fiecare format e obinut prin mprirea formatului precedent. Grupa A se bazeaz pe coala A0, care msoar 841 mm pe 1189 mm, deci un metru ptrat. ndoit, A0 ne d formatul A1, A1 njumtit ne d A2 etc. Formatele rezultate sunt prezentate n tabelul urmtor: Tabelul 1 Dimensiunile colilor de hrtie din seria de formate A Formate A Dimensiuni n mm A0 841 x 1189 A1 594 x 841 A2 420 x 594 A3 297 x 420 A4 210 x 297 A5 148 x 210 A6 105 x 148 A7 74 x 105 Pentru lumea afacerilor avantajele adoptrii generalizate a formatelor ISO sunt urmtoarele: 1. ndosarierea a mult mai simpl dac toate brourile, foile volante i scrisorile au formate similare sau corelate; 2. cele mai multe ri europene folosesc formatele ISO iar sistemele de ndosariere sunt adaptate la ele; 3. reducerea formatelor (pentru a utiliza mrimi diferite de hrtie) e mai uoar i deci mai rapid. 4. pota poate face sortarea mai repede, pentru c echipamentul electronic de sortare e folosit mai eficient. Plicurile Plicurile trebuie, desigur, s se potriveasc cu coala de antet, n ceea ce privete calitatea hrtiei, caracterele tipografice i emblema. Dac facei multe afaceri cu rile europene, ai putea alege plicuri cu ferestruic. Sunt folosite curent n Europa i au avantajul de a economisi din timpul de dactilografiere. Nu se recomand ns pentru scrisori de vnzri, pentru c au un aspect auster i nu-I ncurajeaz pe oameni s le deschid. Plicurile expediate n scopul unei vnzri trebuie s fie ct mai ademenitoare. Un timbru adevrat e mai ademenitor dect unul imprimatde un aparat de francare. Un timbru neobinuit e mai interesant dect unul ordinar i un timbru strin e mai interesant dect cel romnesc. Exist cel puin o firm celebr care i expediaz o parte din scrisori din Olanda, ntr-adins ca s pun pe ele acele atractive mrci strine. tiu ei ce fac, au ctigat milioane vnznd prin scrisori. O alt metod este transmiterea scrisorii de vnzri sub forma unei scrisori personale necirculare. Trucul cu timbrul strin intr n aceast categorie. Alt idee. la fel de bun, este de a aguga pe plic un mesaj incitant, trdnd astfel coninutul dar fcndu-l pe destinatar nerbdtor s deschid scrisoarea. O foarte cunoscut firm internaional introduce n plic

timbre de rspuns vizibile prin ferestruic sau recurge la o ilustraie asemntoare cu un cadou, nsoit de cuvintele Al dumneavoastr, absolut gratuit tiprite n rou. Multe firme folosesc plicuri colorate pe care sunt tiprite mesaje cum ar fi Conine tiri importante sau altele similare. Atunci cnd e vorba de scrisori de vnzri variaiunile pe tema captrii ateniei sunt infinite. e nevoie de ncercri succesive pentru a stabili care e gselnia cea mai potrivit cu produsele dumneavoastr specifice. Multiplicarea A fost o vreme cnd companie care se respecta n-ar fi folosit dect antete gravate. ns timpurile acelea s-au dus iar azi avei de ales ntre cel puin patru metode de reproducere, toate perfect acceptabile. Gravarea. n materie de tiprituri, reprezint cam ce este Rolls Royce printre automobile. Nu se poate compara cu nimic altceva, dac v putei permite cheltuiala. Fabricarea matriei iniiale este cea care face ca gravarea s fie att de scump, ns dac folosii cantiti mari de coli cu antet preul nu mai e att de mare. de exemplu dac avei nevoie de 1000 de coli, gravarea lor va costa cam cu 200% mai mult dect tiprirea obinuit. ns dac avei nevoie de 10 000 de coli, gravarea lor va costa doar cu 50 % mai mult dect tiprirea normal. Termografia. n SUA, procedeul e numit gravare fr plac, pentru c are un aspect asemntor cu gravura dar e realizat fr matri. Procedeul nu poate fi confundat cu gravura. E ieftin, doar cu 10 15 % mai scump dect tiprirea obinuit; depinde i n acest caz de tipografie. Litografie-offset. Multe societi i produc propriile coli cu antet i formulare, pe o main offset. O main offset modern e automat i uor de folosit. Rezultatul e identic cu cel dat de tiprirea normal. Tiprirea clasic. E procedeul convenional pe care l cunoatem cu toii. Un antet modern, frumos conceput, tiprit pe o hrtie de calitate poate reprezenta firma ntr-un mod ct se poate de avantajos. Semntura Dac numrul scrisorile trimise este mic este recomandat semntura personal. n cazul cantitilor mari, cea mai bun soluie este utilizarea unui facsimil al semnturii, n culoare albastr. Simpla dactilografiere a numelui, o tampil sau o semntur imprimat n negru odat cu restul textului nu sunt satisfctoare. 4.2. Coninutul Majoritatea scrisorilor de afaceri urmresc trei scopuri: 1. s transmit un mesaj de la expeditor la destinatar, 2. s-l determine pe destinatar sa actioneze, 3. s atrag simpatia destinatarului pentru expeditor si firma sa. Cele mai multe din scrisorile trimise n mod obinuit, eueaz lamentabil n cazurile 2 si 3 i par a compromite scopul principal: acela de a transmite destinatarilor un mesaj clar i fr echivoc. Dei amnunte n legtur cu stilul unei scrisori de afaceri au fost prezentate n capitolul 3 totui mai prezentm, n continuare cteva caracteristici. Alegerea cuvintelor, a frazelor, majusculele i punctuaia Exactitatea i concizia scrisorilor depinde de cuvintele care compun ansamblul unei scrisori. Fiecare cuvnt trebuie s-i merite locul. ntr-o scrisoare concis nu este loc pentru cuvintele care nu aduc nimic nou. Dac dou cuvinte se potrivesc la fel de bine cu ceea ce dorii s scriei este bine ca cel mai scurt s ctige competiia. De multe ori cuvintele scurte sunt mai puternice i mai directe dect cele lungi i ofer mai buna nelegere a textului scris.

i frazele scurte sunt preferate n locul celor lungi. Sunt mai modernei s-a demonstrat c un text care conine mai ales fraze scurte e mai uor de neles, deci mai lizibil, dect unul compus din fraze mai lungi. Sir Winston Churchill remarca n perioada n care a fost primministru: S nu ezitm s folosim fraza scurt i expresiv, chiar dac e convenional. n scrisori, de obicei, remarcm tendina de a neglija majusculele. Majuscula este folosit la nceputul cuvntului n cazurile urmtoare: 1. numele proprii de persoane, ri, orae, sate, judee, ruri, muni, lacuri, mari i oceane; 2. titlurile crilor, pieselor, articolelor, revistelor, capitolelor de carte, discursurilor, operelor, cntecelor etc., de exemplu: Piesa ei favorit e Steaua fr nume, Cea mai bun carte din anul I e Introducere n Informatica Economic. 3. numele navelor, hotelurilor, restaurantelor etc. Majusculele nu sunt folosite n urmtoarele cazuri: 1. substantive comune care indic o categorie general de persoane sau lucruri, de exemplu Sunt multe universiti n Iai (universitate); 2. numele diverselor discipline tiinifice, atunci cnd sunt folosite n sens general, de exemplu: Studiaz istoria i tiinele economice. Regulile ce in de punctuaie sunt cele mai controversate. Tendina actual este aceea de a recurge ct mai rar posibil la semnele de punctuaie. Singura excepie o face punctul, care e mai des folosit i dup iniiale i dup majoritatea abrevierilor. De dragul vitezei, ns, punctele de dup abrevieri sunt din ce n ce mai puin folosite n corespondena de afaceri. Se utilizeaz deci SC, SA, SRL etc. Virgula. Indic cea mai scurt pauz din fraz i, n trecut, era folosit intens. n prezent, din cauza scurtrii frazelor virgula e din ce n ce mai rar folosit. Ar fi greit, ns, eliminarea ei deoarece ea contribuie la claritatea textului. O regul simpl ar fi c virgula trebuie pus atunci cnd omiterea ei altereaz sensul. Punct i virgul. acest semn indic o pauz mai mic dect punctul i mai mare dect virgula. Tendina actual de a scurta frazele practic l-a eliminat din scrisorile de afaceri. exist ns i situaii, n care, chiar i ntr-o scrisoare de afaceri, semnul punct i virgul contribuie la claritate. Dac de exemplu este enumerat o suit de elemente, fraza este mai clar dec fiecare element este separat de celelalte prin punct i virgul: Echipa noastr de reprezentani comerciali e mic: Popescu, Ionescu, Teleman, care au grij de Iai; uiu, tefanovici i Munteanu, care acoper Brladul i Vasluiul; i Neagu care se ocup singur de Bacu. n unele cazuri punctul i virgula pot indica n mod clar o pauz mai lung. Dou puncte. Indic o pauz mai lung dect punct i virgul, dar nu att de lung ca punctul. Este foarte rar folosit n scrisorile de afaceri, apare uneori n loc de virgul, naintea unui citat. De cele mai multe ori, cele dou puncte sunt utilizate pentru a prezenta o list, exemple sau aplicaii, de genul: Toi participanii la sesiunea de comunicri studeneti vor primi: o map, un bloc-notes, 2 pixuri i un suvenir. Semnul ntrebrii este folosit doar dup o ntrebare direct, niciodat dupa una indirect. Semnul exclamrii nu este folosit aprope deloc. Ghilimelele sunt folosite pentru a ncadra citatele; titlurile de piese, cntece; numele de hoteluri, restaurante etc. Dac este prezentat un citat n citat, pentru ncadrarea citatului ulterior se folosete un apostrof. Parantezele au o utilitate evident. Ele nchid o scurt explicaie, o referin sau o remarc avnd o importan secundar pentru subiect. Nu prea sunt folosite ns n scrisorile de afaceri, cu excepia numerelor de ordine: (1), (2), (3) .a.m.d. Liniua de unire este folosit pentru a uni dou cuvinte distincte ntr-unul singur. 4.3. Exemple de scrisori de afaceri

Scrisori de vnzri O scrisoare scris n scopul comercializrii bunurilor i serviciilor trebuie s respecte urmtoarele reguli: s ctige atenia cititorului, s-i trezeasc i s-i capteze interesul, s-i aprind dorina pentru ceea ce-i propune scrisoarea, s-l ndemne la aciune n direcia sugerat de scrisoare. Exemplul 1 Stimate domn (sau Stimat doamn) Nu dorii s v mrii cifra de afaceri fr o investiie suplimentar de capital? De ce n-ai include n sortimentul dumneavoastr de covoare gama noastr de ? Sunt rare produsele de calitate care aduc profituri att de consistente fr a cere un capital important. Exemplul 2 Stimate domn (sau Stimat doamn) V putei mri acum cifra de afaceri fr s investii capital nou Pare incredibil? totui e adevrat. Putei reui exact asta adugnd gama noastr de la sortimentul dumneavoastr de Produsele noastre se completeaz superb iar pentru a vinde sortimentele noastre nu avei nevoie dect de civa metri ptrai de spaiu, fr s investii un ban. Exemplul 3 Stimat doamn, Pentru ca noul nostru salon de coafur s se bucure de un debut mai special, monsieur Henri, de la cartierul nostru general din Paris, va fi alturi de noi toat sptmna viitoare. Dac nu ntrziai, putei beneficia de un stil de coafur nou, creat special pentru dumneavoastr de acest inimitabil artist care a fcut coafura unora dintre cele mai frumoase femei din lume. Confirmarea comenzilor i sugestiilor Prima i cea mai important cerin const n confirmarea comenzii primite n aceeai zi. Dou reguli fundamentale opereaz i n cazul sugestiilor (1) confirmarea cu certitudine i (2) artarea preuirii cuvenite. Exemplul 1 Stimat doamn , Am fost ncntai de vizita dumneavoastr de ieri, cnd ai fcut primele cumprturi n magazinul nostru, de la deschiderea contului.

Exemplul 2 Stimai domni, E o mare plcere pentru noi s va urm bun-venit n rndurile mereu n cretere ale clienilor firmei. Fii siguri c prima dumneavoastr comand, pe care am primit-o azidiminea, se va bucura de atenia noastr prompt. Exemplul 3 Reinem sugestiile dumneavoastr pn cnd vom examina problema ambalrii. aa cum v putei da seama, modificarea formei unei cutii de carton implic multe alte schimbri i de aceea o firm nu ia cu uurin asemenea msuri. Faptul c avem clieni att de ateni i de ingenioi ca dumneavoastr ne ajut enorm s ne perfecionm n permanen, att produsele ct i ambalajele lor. Credite i ncasri Scrisorile de ncasare nu trebuie scrise la ntmplare ci trebuie s alctuiasc o progresie precis: primele atenionri. Acestea se trimit pentru toate plile ntrziate, o dat, de dou ori i chiar de trei ori, precum i clienilor care au fcut noi cumprturi fr s le plteasc pe cele anterioare. urmri. Dac primele atenionri n-au dat rezultate, vei continua reamintindu-i clientului termenii tranzaciei, ntrebndu-l dac n-are nevoie de copii dup facturi, atrgndui atenia c i compromite creditul i avertizndu-l c i va fi tiat creditul dac nu-i respect obligaiile. Bineineles, toate acestea nu trebuie s apar ntr-o singur scrisoare, pot s apar ns ca variaiuni pe aceeai tem n mai multe misive. schimbarea de tactic. Dac metoda utilizat pn n acel moment nu d rezultate va trebui folosit o alt metod. confirmarea plilor. n acest stadiu se poate ajunge n orice moment. Dac clientul trimite un cec pentru o parte din datorie, va fi solicitat i restul, dar totul se va petrece n termeni politicoi. ultima soluie. Dac toate soluiile au dat gre, singura posibilitate de recuperare a datoriei rmne acionarea n justiie. Scrisori de avertizare Exemplul 1 RELAIILE NOASTRE SUNT ATT DE BUNE nct dac de data aceasta s-a ntmplat s nu putei onora facturile la timp ne dm seama c e vorba de o ncurctur. Poate c nu v-a parvenit ultima noastr scrisoare, sau cifra stabilit de noi nu se potrivete cu evaluarea dumneavoastr. n ambele cazuri, vei fi att de amabil nct s ne dai de tire? Serviciul Credit Exemplul 2

NE PERMITEI S V REAMINTIM c n contul dumneavoastr exist o datorie? Probabil c a scpat ateniei dumneavoastr, aa c, dac nu cumva tocmai ai i fcut-o. fii att de bun i trimitei-ne un cec chiar acum. Dac ai avut deja grij de asta, v rugm s primii sincerele noastre mulumiri. Suma datorat: .. Exemplul 3 DEOARECE NU SUNTEM NICIODAT SIGURI c scrisorile noastre au ajuns la destinatar, v trimitem nc una n legtur cu datoria dumneavoastr (precizat mai jos). Deci, dac nu ne-ai expediat nc cecul, vei fi att de amabil s facei toate eforturile ca s-l putem primi? V mulumim pentru prompta dumneavoastr cooperare. Suma: Scrisori ulterioare Exemplul 1 Stimai domni, Timpul zboar att de repede nct probabil nu v-ai dat seama c n contul dumneavoastr exist o datorie restant de Suma indicat mai jos este corect? Sau avem cumva o datorie la dumneavoastr, care ar trebui sczut din ea? Dac aa stau lucrurile, sau dac avei orice alt nelmurire n legtur cu aceast plat, demult restant, v rugm s ne anunati imediat. Dac, pe de alt parte, suma este corect, n-ai putea s-o facei s ne parvin fr ntrziere? Desigur dac ati expediat deja plata, v rugm s scuzai aceast inoportun scrisoare i s acceptai sincerele noastre mulumiri. Exemplul 2 Stimai domni, Ai stat vreodat s v gndii ct ar fi de neplcut dac am fi silii s acionm n justiie pentru a obine ncasarea datoriei dumneavoastr de mult scadente? Ar fi n primul rnd necazurile i cheltuielile corespunztoare; n al doilea rnd creditul dumneavoastr ar fi afectat, aspect pe care suntem siguri c nu-l subestimai. Dac v scriem, o facem fr nici cea mai mic dorin de a v crea necazuri. Dimpotriv, suntem ct se poate de preocupai s cooperm cu dumneavoastr i s gsim o cale prin care s putei plti aceast veche restan. De fapt, dac ne-ai trimite chiar acum un cec de , mpreun cu un plan de plat n mai multe rate, am fi bucuroi s v servim. Ateptm veti de la dumneavoastr.

Din cele mai vechi timpuri omenirea a simit nevoia s transmit informaie. Primul salt tehnologic l-a fcut Gutenberg. De atunci pe planet se tiprete tot mai mult CAPITOLUL 5 DOCUMENTE ELECTRONICE Documentul este un ansamblu coerent i finit de informaii structurate, lizibile i cu destinaie precis aflat pe un anumit suport (definiia ISO). Mijloc de comunicare, prin excelen, el este omniprezent n ntreprinderi. Mesajele, facturile, devizele i alte documente repetitive i complexe antreneaz soluii de imprimare diverse i variate, adesea neuniforme i ntotdeauna costisitoare. Limitele biroticii, pe de o parte, i formarea de echipe de dezvoltare specializate pentru fiecare aplicaie, pe de alt parte, oblig ntreprinderile s investeasc n instrumente capabile s acopere circuitul complet al documentelor i compatibilitatea cu platformele deja existente. Marea evoluie a documentului const n capacitatea sa de a deveni inteligent i de a fi administrat corespunztor, fr a contribui la creterea costurilor ansamblului circuitului de producie documentar. Timpii de reacie tind s se scurteze, cultura ntreprinderii poate fi mai reactiv i proactiv. Pn cnd va mai exista hrtia? Raportul Orizonturi-Soluii n Biroul Digital 2000 a relevat faptul c: aproape dou treimi din directorii europeni (61%) prefer s consulte documentele dect s citeasc de pe monitorul calculatorului,; ase din zece (60%) corecteaz mai bine documentele tiprite pe hrtie dect fiierele aferente acestora; o treime (33%) nc prefer s tipreasc mesajele electronice i paginile de WEB nainte de a le citi; femeile sunt n medie cu 15% mai mult n favoarea hrtiei; 65% din respondeni prefer s pstreze copii de hrtie ale documentelor importante, unul din zece directori pierd sau rtcesc lunar documente importante, o femeie manager n Europa primete i proceseaz zilnic 106 documente combinate de hrtie i digitale comparativ cu 79 pentru managerii brbai. Concluzii: n ciuda noilor tehnologii, cum ar fi Internetul, una din cele mai vechi tehnologii disponibile hrtia este nc intens folosit (Paul Webb, director de marketing pentru Europa a companiei Xerox Document Supplies, cel mai mare distribuitor de hrtie tiat din lume; acest studiu arat c birourile fr hrtie, promisiunea latent a revoluiei digitale nu vor aprea prea curnd; hrtia are un avantaj extraordinar: este simplu de folosit i la ndemn, iar politicile responsabile n domeniul proteciei mediului au nlturat aproape complet impactul asupra mediului. i n timp ce semnm mai puine cecuri i folosim mai puine bancnotedect n trecut, avem aceeai preferin pentru chitanele de hrtie. Pe msur ce societatea se ndreapt spre comerul electronic i sisteme bancare pe Internet, consumatorii continu s prefere documente de hrtie care s certifice tranzaciile fcute. 5.1. DESCRIEREA I IMPORTANA DOCUMENTELOR ELECTRONICE

n general, documentul este suportul informaiilor i el este cel care face ca informaia s fie inteligibil. Documentele electronice sunt documente n form electronic, ce conin numeroase tipuri de informaii sub form de: text, date, foi de calcul, grafice, desene CAD, sunet i secvene video. Exist diverse moduri de abordare a documentelor electronice, aprute ca urmare a evoluiei tehnologiilor hard i soft (tabelul 5.1). Tabel nr. 5.1 Definiii ale documentului electronic Autori Definiii Levien DE este o informaie nregistrat i structurat pentru consumul uman. Aceast definiie nglobeaz documente care dateaz nc din vremea nscripiilor cuneiforme pe tblie de lut. Michalski (Byte,1991) DE reprezint un set de informaii care poate: s incorporeze tipuri complexe de informaii; s existe n mai multe locuri n reea; s depind de alte documente pentru informaii; s se modifice dinamic (pe msur ce documentele subordonate sunt actualizate); s aib o structur complicat sau tipuri complexe de date (ex: date video sau adnotri vocale); s fie accesat i modificat de mai multe persoane simultan (dac au permisiunea s o fac). AS 4390 Records Management (standard australian) DE - uniti structurate de informaie nregistrate, publicate sau nu i administrate ca uniti discrete n sisteme informatice. IBM Dictionary of Computing n informatic, un document este o unitate denumit i structurat de text, imagini, sunete sau alte formate, care poate fi stocat, extras i schimbat ntre sisteme i utilizatori ca o unitate separat. Din aceste definiii se desprind dou caracteristici importante: DE sunt uniti structurate de informaie nregistrat - adic un document are o structur logic ntre elemente de date - paragrafe, celule, imagini. De exemplu, o scrisoare conine o adres, o dat, o adresare, un text mprit n paragrafe, o semntur, etc. DE sunt administrate ca uniti discrete n sisteme informatice - adic un document trebuie s fie deosebit de alte DE, inclusiv de alte versiuni ale aceluiai document. Pn nu demult, prin document se nelegea un singur fiier de date. Astzi, documentele compuse i cele multimedia sunt stocate n mai multe fiiere de date i au nevoie de cteva aplicaii pentru a fi prezentate. n concluzie un DE trebuie s ndeplineasc anumite caliti. Ele trebuie s fie: disponibile i accesibile - ele trebuie s poat fi identificate i stocate n deplin siguran i s poat fi uor extrase pentru a fi folosite; exacte, diversele versiuni ale unui document trebuie s poat fi identificate cu uurin, pentru a permite accesul la informaii exacte. Oamenii folosesc documentele n dou moduri: documentul reprezint un mijloc de a comunica informaii complexe i reprezint o cale de a elabora informaia. Documentele joac roluri importante deoarece toat lumea le nelege i tie s le foloseasc, reprezentnd o soluie de comunicare cu nenumrate posibiliti. Ele au o mare importan n activitatea firmelor - n special documentele care conin informaii vitale, fr de care firma nu ar putea funciona. Un exemplu de astfel de documente ar fi standardele de control al calitii ISO 9000 i multe altele. Definirea

documentelor vitale (business critical) difer de la un sector la altul, dar, n general, se poate spune c un document este vital dac coninutul su este: vndut clienilor; utilizat pentru a crea un produs sau un serviciu vndut clienilor; utilizat pentru a rspunde unor factori externi: organisme guvernamentale, presiunea concurenei, certificarea unor standarde, revizie contabil. Seturile de documente vitale sunt mari i complicat de administrat. Sistemul de furnizare a informaiilor vitale trebuie s satisfac cerinele a trei categorii de utilizatori: productorii de documente, consumatorii i administratorii aplicaiei. Aceti utilizatori au nevoie de sisteme rapide i accesibile pentru a-i rezolva problemele. Tabel nr. 5.2 Cerinele utilizatorilor de documente Cerinele utilizatorilor Productori de documente Consumatori de documente Administratorii aplicaiilor soft accesibil pentru editare i creare posibiliti de cutare i accesare simple i intuitive metode simple de administrare a cerinelor utilizatorilor funcii de administrare simple i intuitive interfee cu utilizatorul adaptabile la nevoile proprii metode simple i sigure de asigurare a integritii documentelor garania flexibilitii documentelor garania exactitii metode sigure de refacere n cazul cderii sistemelor control simplu i sigur al distribuirii flexibilitate n relaiile cu utilizatorii 5.2. GESTIUNEA ELECTRONIC A DOCUMENTELOR nc de la nceput trebuie s facem o distincie clar ntre: gestiunea documentelor electronice (GDE) gestiunea documentelor compuse rezultate din cuplarea surselor de informaii electronice prin intermediul unui tablou de bord "inteligent", care se modific n funcie de evoluia surselor informaionale; gestiunea electronic a documentelor (GED) - care se refer la identificarea documentelor existente, la conversia i gestiunea lo documentica - care reprezint ansamblul tehnicilor aplicate n documentare. n literatura de specialitate gsim cele trei domenii cumulate n cadrul sintagmei GED. Figura nr. 2.1 Elaborarea documentelor pe suport de hrtie sau microfilme va fi eliminat treptat trecndu-se la documente n format electronic (evoluia a fost propulsat de mediul Web). De asemenea, arhivarea nu mai este manual ci se face i ea electronic. Documentele sunt dematerializate i se utilizeaz noi supori informaionali dintre care menionm discul optic. Din figura urmtoare (2.2) rezult care sunt etapele Gestiunii Electronice a Documentelor (GED). Figura nr. 2.2. Etapele GED Avantajele aplicrii GED sunt urmtoarele: reducerea costurilor aplicare rapid mbuntirea serviciilor ctre clieni reglementarea standardelor

mbuntirea gestiunii informaiei

5.3. ADMINISTRAREA DOCUMENTELOR ELECTRONICE Sistemul de administrare a DE (EDMS - Electronic Document Management System) se refer la un mediu computerizat care permite crearea, organizarea, stocarea, extragerea, manipularea i controlul circulaiei documentelor n form electronic. Tabel nr. 5.3 Definiii EDMS Autori Definiii administrarea documentelor este Gartner Groupun set de servicii puternic integrate, de nivel intermediar, ce cuprinde servicii de bibliotec, de elaborare i de circulaie a documentelor cu aplicaii pentru procese vitale n jurul tehnologiei client/server, folosind interfee deschise pentru aplicaii International Data Corporation un soft capabil s organizeze producerea documentelor, s administreze accesibilitatea i distribuirea volumelor de documente text i s supervizeze fluxul documentelor Interleaf nu numai ca tehnologia care administreaz documente ci - mai important - ca tehnologia care administreaz informaiile din document. Interleaf vede administrarea documentelor ca pe un set de soft-uri i servicii prin intermediul crora informaiile vitale sunt administrate prin asigurarea posibilitilor de creare, asamblare, controlare i distribuire a acestor informaii. Experiena a artat c exist dou clase de administrare a documentelor: administrarea imaginilor fixe ale paginilor - clas ce pare s fie cea mai familiar pentru bibliotecari; administrarea documentelor editabile, cum ar fi fiierele procesoarelor de texte sau foile de calcul tabelar. Probabil c primul sistem de administrare a documentelor a fost agrafa pentru hrtii. Apoi pe msur ce teancul de hrtii a crescut, s-a inventat dosarul, apoi fietul. Apoi acestea s-au nmulit devenind biblioteci. n cadrul acestora nu putem avea acces imediat la o anumit informaie, dect dac documentul exist n bibliotec (nu este mprumutat). Este evident c era necesar s se gseasc o alt soluie, i aceasta a fost tehnologia de administrare a documentelor din zilele noastre. Elementele unui sistem de administrare a documentelor constau n utilitare soft menite s asigure funciile necesare ad