T1 - Sisteme informatice

SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT Prof. univ. dr. ION LUNGU

T1-Sisteme informatice - instrumente al managementului organizaiilor economico-sociale Calitatea i valoarea informaiei

Volumul i periodicitatea informaiilor

Obinerea de avantaj competitiv

mbuntirea productivitii managementului

Sistemul informaional component a sistemului de management

Importana informaiei i a sistemelor informatice a fost sintetizat de J. NAISBITT n urma unui calcul, ncercnd s determine cte procente din fora de munca a Statelor Unite este direct implicat n crearea, utilizarea sau distribuirea de informaie. Rezultatele sunt impresionante, procentul de aa-numii knowledge workers s-a dovedit a fi n jur de 70% din total. Dezvoltarea tehnologiei informaionale a condus la includerea informaiei ca a asea resurs organizaional, alturi de resursele umane, maini, resursele financiare, materiale i management. chiar n condiiile intangibilitii, informaia reprezint o modalitate extrem de eficient i economic de a reuni celelalte resurse ale firmei. In plus, informaia este utilizat att pentru asistarea celelorlalte cinci resurse n coordonarea activitilor organizaionale, ct i pentru planificarea, direcionarea i controlarea acestor activiti. In acest context, construirea de sisteme informatice competente pentru asistarea deciziilor apare ca o prioritate pentru noul val de manageri. Intr-o clasificare a importanei resurselor din punct de vedere managerial, pe locul doi dup factorul uman se afla calitatea i periodicitatea informaiei de afaceri. In prezent, chiar dac informaia nu mai este subevaluat, subestimat i subutilizat ca n anii trecui, exist totui o serie de probleme legate de utilizarea ei n cadrul procesului decizional. In general, aceste probleme se refera la calitatea i valoarea informatiei, la volumul de informaii transmis managerilor i la periodicitatea lor.Calitatea i valoarea informaiei

ntr-o situaie ideal, managerii ar trebui sa fie capabili sa defineasca tipul de informaie de care au nevoie, iar sistemul informatic de management ar trebui sa fie capabil sa le-o ofere. n practic, ns, acest lucru nu este ntotdeauna posibil. Dupa cum considera Peter Drucker, Cele mai multe decizii trebuie sa se bazeze pe cunotine incomplete, fie deoarece informaia nu este disponibila, fie pentru ca ar costa prea mult n timp i bani pentru a o obine . Totui, pentru a lua decizia corect, managerii trebuie sa aiba la dispoziie informaii relevante care duc la creterea cunotintelor, reduc incertitudinea, i sunt utile pentru scopul propus. Extrem de important pentru manageri este de asemenea i valoarea informaiei, valoarea care deriv din schimbarile n comportamentul decizional provocate de disponibilitatea informaiei. In aprecierea valorii informaiei trebuie luat nsa n calcul i costul producerii ei. Astfel, achiziionarea, manevrarea, nregistrarea i procesarea datelor, indiferent de mijloacele utilizate, nu produc valoare ci presupun doar costuri. Valoarea apare doar n momentul n care datele sunt comunicate i nelese de destinatar transformndu-se astfel n informaii. n evaluarea informaiei din punct de vedere al valorii create, un rol primordial l deine utilizatorul ei, precum i modalitatea n care informaia este utilizat pentru a mbunti procesul decizional.

Informaia de calitate este acea informaie care creeaz valoare prin utilizare, i este caracterizat prin urmatoarele elemente: este relevant , este suficient de exact , este destul de complet pentru problema la care se refer, este dintr-o surs n care utilizatorul are ncredere, este comunicat la timp , este corespunzator de detaliat, este comunicat printr-un canal corespunzator i este neleas de ctre utilizator.

Volumul i periodicitatea informaiilor

O alt problem major cu care se confrunt managerii este volumul mare de informaii. Un volum ridicat de informaii poate provoca nu numai gtuiri i aglomerri ale sistemului, dar poate mpiedica managerii n ndeplinirea sarcinilor lor. Sistemele informatice anterioare conineau un numr foarte mare de date, dar ele erau transformate n informaii numai n momentul n care erau implicate n procesul de asistare a deciziilor. Din pcate, de multe ori datele sunt confundate cu informaiile i aceasta conduce la situaii n care managerii sunt forati s ia decizii importante n lipsa informaiilor pertinente. O planificare i un control bun al operaiilor prin decizii efective trebuie sa se bazeze pe un flux constant de informaii, de buna calitate i n timp real. Datele trebuie s fie procesate i trimise destinatarului corespunzator ntr-un timp suficient de scurt pentru a putea schimba sau controla ntregul mediu operaional.

n aceste condiii i innd cont de ritmul accelerat al afacerilor, apare nevoia definit de a utiliza un sistem informatic care sa asiste managerii. Sistemul nu trebuie s mpiedice procesul raional al managerilor, dar trebuie s mreasc capacitatea lor i s devin o extensie a raiunii managerilor .

n concluzie, pentru ca informaia s poat fi utilizat de ctre o organizaie ca o resurs, ea trebuie s ndeplineasc urmatoarele condiii:

-s raspund ct mai rapid la schimbrile condiiilor competiionale; n acest mod pot fi exploatate mai rapid noile oportuniti i pot fi reduse punctele competiionale vulnerabile;

-s creasc eficiena i productivitatea intern a organizaiei accentund productivitatea managerilor; acest lucru presupune o mai bun coordonare a elementelor funcionale ale organizaiei.

-s mbunteasc creativitatea, productivitatea i eficacitatea decidenilor individuali i de grup n cadrul organizaiei; acest lucru presupune asigurarea instrumentelor potrivite pentru a culege informaii reale i la timp, mbuntirea analizei informaiilor i a calitii deciziilor i expedierea, asistena i monitorizarea implementrii aciunilor i deciziilor de management.

Aceste trei condiii sunt impuse informaiei pentru a obine certitudinea c va asigura obinerea de avantaj competitiv pentru organizaie i mbuntirea productivitii managementului.

Obinerea de avantaj competitiv

Competiia a devenit o problema curent i dificil pentru orice organizaie. Apare astfel necesitatea obinerii de ctre firme a unor avantaje competitive. O modalitate o constituie utilizarea tehnologiei informaiei potrivite, aceasta fiind sarcina sistemelor informatice pentru managementul de vrf. Tehnologia calculatoarelor i de comunicare a datelor modific parametrii n care se desfoar competiia n toate domeniile de activitate. Dac n trecut tehnologia informaiei era orientat spre stocarea datelor, n lumea modern ea trebuie sa asigure o viziune dinamic asupra organizaiei, facilitnd adaptarea firmei la schimbrile din mediu i asigurndu-i astfel competitivitatea.

In acest mod, tehnologia informaiei devine o arm competiional extrem de eficient n atingerea obiectivelor organizaiei. n plus, ea este aplicabil n orice domeniu de activitate i indiferent de mrimea organizaiei.

mbuntirea productivitii managementuluiNu se poate obine avantaj competitiv real fr a crete productivitatea lucrtorilor.

n cazul sistemelor informatice pentru asistarea managementului, lucratorii sunt reprezentai de manageri. Pna nu demult, toate discuiile referitoare la productivitate au ignorat problema productivitii managementului, ele concentrndu-se asupra productivitaii muncitorilor de la nivelele de jos ale unei organizaii. Privit dintr-o perspectiva strict financiar, productivitatea muncii i a muncitorilor reprezint, ns, doar o parte din productivitatea organizaiei. De exemplu, daca managementul decide s lanseze un nou produs pe care clienii nu-l vor cumpara, este irelevant daca muncitorii care realizeaz produsul lucreaz eficient sau nu. A avea produsul bun la timpul potrivit are un impact mai mare asupra organizaiei dect mbuntirea productivitii muncii la nivelul muncitorilor. Unul dintre motivele pentru care nu s-a acordat o important deosebit pn n prezent productivitii managementului este i acela c managerul, prin deciziile pe care le ia, nu realizeaz un produs de sine stttor. Astfel, este greu de msurat productivitatea sa prin metodele clasice. Productivitatea managementului trebuie sa fie masurat prin calitatea deciziei i timpul necesar pentru luarea ei. Acestea depind n cea mai mare masur de calitatea i periodicitatea informaiilor.

n concluzie se poate afirma c informaia reprezint un element esenial al procesului decizional.

Sistemul informaional component a sistemului de management.

Comunicarea ntre diferite sisteme, subsisteme i n cadrul acestora se realizeaz prin intermediul sistemului informaional. Spre exemplificare, dac ne referim la o organizaie economico-social privit ca sistem cibernetic, sistemul informaional se interpune ntre sistemul condus i sistemul de management. n unele lucrri sistemul informaional este considerat ca o component esenial a sistemului de management.

n literatura anglo-american, Information system nseamn sistem informaional, iar computer based information system este considerat sistem informatic. n ultimii ani, n literatura de specialitate i-a fcut apariia un nou concept - executive information system - care ridic ns o problem pentru cei care au tradus management information system sub forma sistem informatic pentru conducere, pentru c i noul concept nseamn tot sistem informatic pentru conducere, numai c se refer la nivelul de vrf al acesteia. Procesul de conducere se realizeaz pe cele trei niveluri: operativ, tactic i strategic, deci nominalizarea unuia dintre ele constituie o condiie esenial a nelegerii tipului de sistem informaional/informatic la care se face referire.Atunci cnd s-a tradus conceptul de management information system, nu s-a inut cont de nivelurile la care se realizeaz procesul de conducere. Un alt argument este i nelegerea greit a cuvintelor management, unde manager care de multe ori este similar cu director", conductor", ceea ce nu ntotdeauna denot prea mult inspiraie, prin ambiguitatea provocat (n limbajul american, manager poate fi eful unui depozit sau magazin, i administratorul unui bloc de locuine .a.m.d.).

Din cele relatate, rezult ca posibile dou variante de utilizat pentru management information system. O prim soluie ar putea consta n specificarea nivelului de conducere cruia i se adreseaz, numindu-l sistem informatic al conducerii operative i/sau tactice, dei pentru conducerea operativ exist o alt categorie a sistemelor informatice, transaction processing system. Deci trebuie fcut referire numai la nivelul de mijloc al conducerii, cel tactic. A doua variant, const n utilizarea conceptului de sistem informatic de gestiune. De multe ori, n loc de management information system se folosete management reporting system, noiune care se apropie mai mult de forma sistem al rapoartelor de gestiune.Pentru faza embrionar a activitilor informatizate, la nivel operativ, sau funcional, sau de execuie exist conceptul de Transaction Processing Systems (TPS). El a aprut n domeniul contabilitii, ntruct, dup cum se tie, utilizeaz un imens volum de date i are i un sistem propriu de verificare a corectitudinii rezultatelor obinute. Ulterior, sfera acestor sisteme s-a extins i asupra marketingului, personalului, fabricaiei .a. avnd ca obiectiv principal colectarea datelor din anumite domenii specificate.

O dat culese, datele au nceput s fie valorificate n mai multe moduri, unul constituindu-l onorarea cererii de informaii de ctre nivelul superior de conducere, adic tactic, fcndu-i apariia Management Information Systems (MIS) sau Management Reporting Systems (MRS). Obiectivul propus a fost acela de a furniza informaii pentru conducerea tactic, sub forma rapoartelor de gestiune i a altor situaii (aceste sisteme au aprut la nceputul anilor 1960).

La nceputul anilor 1970, s-a ncercat susinerea procesului decizional, prin preluarea unei pri din efortul organelor de decizie. Obiectivul prioritar nu mai era simpla culegere a datelor, nici sintetizarea lor sub forma rapoartelor, ci uurarea procesului de luare a deciziilor. i-au fcut astfel apariia Decision Support Systems (DSS), cunoscute ca sisteme suport pentru decizie, sau sisteme de asistare a procesului decizional.

La mijlocul anilor 1980, dei primele ncercri din alte domenii dect cel economic sunt mai timpurii, prolifereaz un nou tip de sisteme, i anume Expert Support Systems (ESS), cunoscute ca sisteme expert, prin care se face trecerea la prelucrarea cunotinelor umane, motiv de a fi numite Knowledge Work Systems (KWS). Ele preiau, sub forme mult mai performante, o parte din activitile surprinse prin tipurile de sisteme menionate pn acum. De multe ori se consider c sistemele expert sunt numai o prelungire a celor de sprijinire a procesului decizional, ceea ce nu este adevrat, ntruct ele se pot regsi pe orice treapt a conducerii (de la nivelul operativ pn la cel strategic), de la sistemele de prelucrare a tranzaciilor economice pn la sistemele de sprijinire a conducerii la nivel strategic.

Sistemele expert difer de sistemele de automatizare a muncii de birou - Office Automation Systems - (OAS), cunoscute ntr-o form mai scurt sub numele de birotic, aprute cam n aceeai perioad de timp, la mijlocul anilor 1980. Noile sisteme se ocup cu tratarea comunicaiei umane, prezena lor fiind simit n toate tipurile de sisteme informatice.Nivelul strategic al conducerii este sprijinit, ntr-un mod aparte, prin noile Executive Information Systems (EIS), dezvoltate puternic ncepnd cu mijlocul anilor 1980. Ele i propun mult mai mult dect clasicul tablou de bord sau dect sistemele de rapoarte. Veritabilii conductori, buni strategi, de multe ori sunt interesai s tie ce fac alii, ce se ntmpl pe piaa global i abia apoi doresc s afle detalii despre firma lor, prin formele moderne de informare: grafice, tabele, scheme etc.

Astfel, figura 1 - evideniaz componentele mediului de lucru al sistemelor informaionale folosite n conducerea organizaiilor economice - iar figura 2, prezint rolul sistemelor informaionale n conducerea organizaiilor economice.

Figura 1. Componentele mediului de lucru al sistemelor informaionale

Figura 2. Rolul sistemelor informaionale n conducerea organizaiilor economice

n concluzie, putem aprecia c sistemul informaional poate fi definit ca un ansamblu tehnico-organizatoric de elemente intercorelate necesare consemnrii, culegerii, verificrii, transmiterii, stocrii i prelucrrii datelor necesare conducerii n procesul fundamentrii i elaborrii deciziilor. n msura n care activitile din cadrul sistemului informaional sunt realizate cu ajutorul echipamentelor electronice de culegere, transmitere, stocare i prelucrare automat a datelor, se spune c avem de-a face cu automatizarea sistemului informaional i, implicit, a determinat apariia conceptului de sistem informatic.

Sistemul informatic

Conceptul de sistem informatic este folosit frecvent n limbajul curent datorit extinderii utilizrii sistemelor de calcul n derularea activitilor organizaiilor economice. Managerul modern trebuie sa ia decizii avnd la dispozitie un volum complex de informatii, iar sistemul informatic este folosit tot mai des pentru stocarea, prelucrarea i extragerea informatiilor, cunostiintelor necesare pentru fundamentarea deciziilor.

Sistemul informatic reprezint un ansamblu de elemente intercorelate funcional, n scopul automatizrii obinerii informaiilor necesare managementului precum si automatizarii partiale a procesului de fundamentare i elaborare a deciziilor.Componentele unui sistem informatic (figura 3) sunt: hardware-ul, software-ul, comunicaiile, baza tiinific i metodologic, baza informaional, utilizatorii i cadrul organizatoric. Ele se afl n sistem intercorelate funcional.

Figura 3. Componentele sistemului informatic pentru management

HARDWARE-ul sistemului informatic este constituit din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare i prelucrare automat a datelor. SOFTWARE-ul sistemului cuprinde totalitatea programelor pentru funcionarea sistemului informatic, n concordan cu funciunile i obiectivele ce i-au fost stabilite. Se au n vedere att programele de baz (SOFTWARE-ul de baz), ct i programele aplicative (SOFTWARE-ul aplicativ).

COMUNICAIILE se refer la totalitatea echipamentelor i tehnologiilor de comunicaie a datelor ntre sisteme.

BAZA TIINIFICO-MTODOLOGIC este constituit din modele economico-matematice ale proceselor i fenomenelor economice organizate in BAZA DE MODELE, metodologii, metode i tehnici de realizare a sistemelor informatice.

BAZA INFORMAIONAL cuprinde datele organizate in BAZE DE DATE, DEPOZITE DE DATE, cunotiintele organizate n BAZE DE CUNOTIINE, fluxurile informaionale, sistemele de coduri.

UTILIZATORII reprezint personalul de specialitate necesar funcionrii sistemului informatic si utilizatorii finali(end users). Personalul de specialitate include informaticieni cu studii superioare i pregtire medie; analiti, proiectanti de sisteme, programatori, administratori, ingineri de sistem, analiti-programatori ajutori, operatori etc.

CADRUL ORGANIZATORIC este cel specificat n regulamentul de organizare i funcionare al unitii n care funcioneaz sistemul informatic.

Realizarea unui sistem informatic reclam aciuni conjugate de asigurare a tuturor elementelor de mai sus, neglijarea chiar i numai a unuia dintre acestea putnd aduce prejudicii ntregii aciuni.

Sistemul informatic este inclus n cadrul sistemului informaional-decizional i are ca obiect de activitate, n general, procesul de culegere, verificare, transformare, stocare , prelucrare automat i extragere a datelor precum i asistarea sau participarea la procesul decizional. (figura 4).

Figura 4. Locul sistemului informatic

Prin implementarea unor modele matematice i utilizrii tehnicii de calcul n activitile enumerate, sistemul informatic imprim valene sporite sistemului informaional sub aspect calitativ i cantitativ. Astfel, asistm la o cretere a capacitii de calcul sub aspectul volumului datelor de prelucrat i a operaiilor de efectuat, creterea exactitii informaiilor, sporirea operativitii i complexitii situaiilor de informare-raportare etc. Toate aceste aspecte determin o apropiere mai mare a decidentului de fenomenele i procesele economice pe care le are n atenie, cu multitudinea aspectelor economice pozitive ce deriv din acestea.

n ceea ce privete raportul dintre sistemul informatic i sistemul informaional se poate aprecia ca sistemul informatic tinde spre a egala sfera de cuprindere a sistemului informaional, ns acest lucru nu va fi posibil niciodat datorit limitelor sistemului informatic. Tot timpul n cadrul sferei sistemului informaional economic, vor exista o serie de activiti ce nu vor putea fi automatizate n proporie de 100%. Dac acceptm includerea n sfera sistemului informatic a activitii de conducere a proceselor tehnologice, economice cu ajutorul calculatoarelor , putem afirma c sistemul informatic depete sfera sistemului informaional. Aceast problem rmne deschis discuiilor.7

_1232810245.doc

SISTEM INFORMATIC

HARDWARE

SOFTWARE

BAZA INFORMAIONAL

BAZA TIINIFICI METODOLOGIC

UTILIZATORII

CADRUL

ORGANIZATORIC

COMUNICAIILE

_1232810246.doc

SISTEMUL

INFORMATIC

SISTEMUL DE MANAGEMENT

SISTEMUL CONDUS

SISTEMUL

INFORMAIONAL