BAZE DE DATE. LUCRUL CU TABELE

1. Crearea unei baze de date

Microsoft Access 2007 face parte din pachetul de programe Microsoft Office 2007 i este un S.G.B.D. (sistem de gestiune a bazelor de date) destinat gestionrii bazelor de date relaionale. Bazele de date Access sunt baze de date relaionale. Bazele de date relaionale memoreaz datele sub forma de tabele. O baz de date conine mai multe tabele. ntre tabele pot exista legturi. Un tabel este format din linii i coloane, fiecare linie reprezint o entitate (articol, nregistrare), iar fiecare coloan reprezint cte un atribut al entitii. Baza de date reprezint un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundan minim, accesibile ct mai multor utilizatori n acelai timp; este un ansamblu de colecii de date organizate astfel:

a) n tabele pentru bazele de date relaionale b) n obiecte pentru bazele de date obiect

Definiia tradiional a unei baze de date este aceea de colecie de date nregistrate nrudite ntr-un mod organizat. Baza de date este un sistem integrat, coerent i partajat de fiiere1. Lansarea aplicaiei Microsoft Office Access 2007 n execuie Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 sau

dublu clic pe pictograma de pe Desktop (dac aceasta exist). - apare fereastra urmtoare:

Din aceasta:

- se poate crea o nou baz de date dnd click pe Blank Database - se poate deschide o baz de date creat recent (din zona Open Recent Database) sau o baz de date existent pe un

suport de memorare dndu-se click pe butonul Office i alegnd Open - se poate alege un Template (ablon) local sau online

Inchiderea unei baze de date

Butonul Office Close database

Inchiderea aplicaiei Access 2007

Butonul Office Exit sau

clic pe butonul (X) de nchidere din colul drept-sus al ferestrei

1 Nichi&Racovian96

Baze de date

2

Deschiderea unei baze de date existente:

Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 Butonul Office Open sau se poate folosi butonul Open Recent DatabaseMore... - n fereastra de dialog aparut se precizeaz locul unde este fiierul care trebuie deschis

- cu dublu clic pe fiier sau clic i open se deschide baza de date cutat

Crearea unei baze de date noi

Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 New blank database Blank database - apare seciunea Blank database - se precizeaz numele i locul unde va fi salvat baza de date Create; - extensia fiierelor Access 2007 este: accdb

Salvarea unui fiier Access

Butonul Office Save sau

Butonul Office Save As

Schimbarea modului de vizualizare:

Click pe Home click pe View se alege modul de vizualizare dorit

2.Crearea tabelelor in Access 2007

Cele mai importante obiecte din interiorul unei baze de date sunt:

Tabelele - n ele se afl nregistrrile din baza de date; Interogrile - ne ajut s extragem anumite informaii dintr-o baz de date; Rapoartele - ne permit s extragem pe hrtie aceste date Formularele - ne ajut s introducem sau sa modificm datele din interiorul unei baze de date.

Moduri de vizualizare:

Click pe Home click pe View se alege modul de vizualizare dorit a) Design View

Baze de date

3

b) Datasheet View

- orice coloan dintr-un tabel se numeste cmp; - orice linie dintr-un tabel se numeste nregistrare; - intersectia dintre o linie i o coloana se numeste valoare; - cea mai important linie dintr-un tabel este acea linie care definete tabelul. Ea se numete cap de tabel sau structura de baz. Acesta este primul lucru pe care l creem atunci cnd proiectm un tabel. - capul de tabel contine definiia coloanelor din tabelul respectiv.

Crearea unui tabel

- interfaa Access 2007 se deschide cu un tabel nou; - se lucreaz n modul de vizualizare Design View; - se d numele tabelului; - se introduc atributele dorite i proprietile acestora.

Completarea tabelului:

Field name - numele cmpurilor Data type - proprietile atributelor (tipul de dat: numeric, text, dat/timp etc)

Tipuri de date in Access

a) Tipul numeric folosit pentru reprezentarea informaiei numerice, se folosesc cifrele de la 0 la 9, virgula, punctul, %, E, e.

E se foloseste pentru notaia tiintific a numarului, exemplu: 120.000=12x104=1,2x105 se poate reprezenta prin 12E4 sau 1.2E5

Subtipuri:

1. Number memoreaz numere care vor fi folosite n calcule matematice (de exemplu pentru cmpul stoc de siguran) 1.1 Byte reprezentarea numerelor naturale din domeniul 0 - 255

1.2 Integer reprezentarea numerelor intregi din domeniul -32.768 - 32.768

1.3 Long Integer reprezentarea numerelor intregi din domeniul -2.147.483.648 -

2.147.483.647

1.4 Single reprezentarea numerelor cu precizie mrit (pn la 7 cifre pentru partea ntreag) a numerelor reale foarte mari (pn la ordinul 1038)

1.5 Double reprezentarea numerelor cu precizie mrit (pn la 15 cifre pentru partea ntreag) a numerelor reale foarte mari (pn la ordinul 10308)

2. AutoNumber creaz identificatori (de exemplu identificatorul unui material), valoarea atribuit cmpului este unic, valoarea numrului introdus nu poate fi tears sau modificat 3. Currency memoreaz valori numerice exprimate n uniti monetare (de exemplu pentru Pre) Prelucrri: calcule i comparaii b) Tipul ir de caractere (text) reprezentarea informaiei alfanumerice (texte n care se gsesc cifre, litere, semne speciale)

Prelucrri: concatenarea sirurilor de caractere (alaturarea) si comparatiile c) Tipul logic folosit pentru reprezentarea datelor care pot lua doar dou valori: adevrat(true) i fals(false) Prelucrri: prelucrri logice Yes/No, on/ off, true/false

d) Tipul dat calendaristic i timp folosit pentru evoluia n timp a coleciilor de date. Memorarea datei naterii, a datei angajrii etc.

Se pot reprezenta date calendaristice cuprinse intre 1 ianuarie 100 si 31 decembrie 9999.

Format implicit: ll/zz/aa, hh:mm AM/PM;

e) Tipul special - permite stocarea unor entiti create cu alte aplicaii. Format se particularizeaz proprietile atributelor - se nchide tabelul i apare o caset de dialog care salvarea modificrilor din structura tabelului/Ok

Adugarea, tergerea, parcurgerea inregistrrilor intr-o tabel

Introducerea datelor:

a) dublu clic pe tabel, acesta se deschide n modul Vizualizare foaie de date b) cu formulare

Baze de date

4

Parcurgerea nregistrrilor: click cu mouse-ul sau cu tastele sgei

Adugarea unui camp nou unei tabele existente

- se deschide tabelul n modul Vizualizare foaie de date i se adaug cmpul sau

- se deschide tabelul n modul Design View - sau se selecteaz tabelul i click pe butonul Design

Modificarea, tergerea datelor unei inregistrri i salvarea tabelei

- se deschide tabelul cu dublu clic

- se modific datele din tabel - se nchide tabelul. MS Access va salva automat modificrile fcute. Se poate apsa butonul Save

tergerea unei inregistrri - se pozitioneaz mouse-ul pe nregistrare (n stnga rndului) - clic dreapta pe nregistrare Delete record (tergere nregistrare)

Utilizarea comenzii Undo

- Edit Undo dac am introdus ceva greit sau am ters din greeal ceva Obs: nu n toate cazurile este activ comanda Undo

tergerea tabelului - se selecteaz tabelul i se apas butonul Delete sau

clic dreapta pe table se alege opiunea Delete - se cere confirmarea tergerii i se apas Yes (Da)

3 Definirea cheilor unei tabele

Definirea cheii primare a unei tabele

Cheia primar a unei tabele reprezint un ansamblu minim de atribute care identific n mod unic o nregistrare dintr-o tabel. - poate fi format dintr-un singur atribut (cheie simpl) sau din mai multe atribute (cheie compus) - stabilirea cheii primare: clic dreapta pe cmpul ales s fie cheie primar Primary key - daca cheia primar este format din mai multe cmpuri, selectarea acestora se va face innd apsat tasta Shift.

Crearea unui index

Indexul are rolul de a ordona datele dintr-un tabel.

- se deschide tabelul n modul Design - se selecteaz cmpul care dorim s devin index - n dreptul Indexed se alege opiunea Da(Yes) - dac se alege opiunea Yes(No duplicates) atunci n cmpul respectiv nu se pot introduce dou nregistrri cu aceeai valoare.

Schimbarea proprietilor unui atribut - se deschide tabelul n modul vizualizare Design - se selecteaz atributul asupra caruia dorim s aducem modificri - n partea de jos a ferestrei se aleg proprietile dorite.

Crearea unei reguli de validare

Regulile de validare au rolul de a nu permite introducerea datelor eronate

- se deschide tabelul n modul vizualizare proiect - se selecteaz atributul pt care dorim aplicarea unei reguli de validare - se alege proprietatea Regula de validare (Validation rule)

- n cmpul Regula de validare (Validation Rule) se apas butonul din dreapta ... - se deschide fereastra Generator de expresii (Expression Builder) n care putem crea propriile reguli de validare - se pot folosi functii predefinite i butoanele de sub cmpul de editare a regulii de validare pentru crearea regulilor de validare OK

Text de validare

Baze de date

5

- dac se introduc date greite (care nu respect regula de validare) i dorim s fie afiat un mesaj de atenionare ntr-o caset de dialog, acest mesaj se scrie n zona pentru Text de validare OK

Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabel - se deschide tabelul cu dublu clic sau Open

- modificarea limii unei coloane: clic dreapta pe numele coloaneiColumn Width - se deschide o fereastr n care se cere s se introduc dimensiunea doritOK - aceast modificare se poate realiza i manual cu ajutorul mouse-ului

Teste de evaluare/autoevaluare

1.Microsoft Access este:

a) Un procesor de texte b) O aplicaie de baze de date c) Un program de calcul tabelar d) O aplicaie de prezentare

2.Sistemul de gestiune al bazei de date (SGBD) este:

a) o component software b) o component hardware c) nici unul din rspunsuri d) ambele rspunsuri

Baze de date si relatii intre tabele

Pentru a defini o baz de date este nevoie de: a) tabela (tabel) reprezint un produs cartezian dintre mai multe domenii caracterizat printr-un nume - pe primul rnd sunt trecute domeniile care aparin tabelei - n continuare se trec datele corespunztoare acestor Domenii

b) legturile dintre tabele

1.Tipuri de legturi 1:1 legtura de tip unu la unu unei nregistrri dintr-o tabela i corespunde o nregistrare din alt tabel 1:M legtura de tip unu la mai muli unei nregistrri dintr-o tabela i corespund mai multe nregistrri din alt tabel M:N legtura de tipul multi la multi- mai multor nregistrri dintr-o tabela ii corespund mai multe nregistrri din alta tabel Indexul asigur ierarhizarea datelor ntr-o tabel Cheia unei tabele reprezint minimul de atribute care identifica o nregistrare din tabel. Cheie simpl - este alcatuit dintr-un singur atribut (coloan) Cheie compus este alcatuit din mai multe atribute (coloane) Chei candidate pot fi mai multe atribute care pot identifica o nregistrare Cheia primar cheia (coloana) care se foloseste efectiv, identific unic o nregistrare dintr-o tabel

Tipuri de date in Access

a) Tipul numeric folosit pentru reprezentarea informaiei numerice, se folosesc cifrele de la 0 la 9, virgula, punctul, %, E, e. (E se foloseste pentru notaia tiintific a numarului)

1. Number memoreaz numere care vor fi folosite n calcule matematice 1.1 Byte reprezentarea numerelor naturale din domeniul 0 - 255

1.2 Integer reprezentarea numerelor intregi din domeniul -32.768 - 32.768

1.3 Long Integer reprezentarea numerelor intregi din domeniul -2.147.483.648 -

2.147.483.647

1.4 Single reprezentarea numerelor cu precizie mrit (pn la 7 cifre pentru partea ntreag) a numerelor reale foarte mari (pn la ordinal 1038) 1.5 Double reprezentarea numerelor cu precizie mrit (pn la 15 cifre pentru partea ntreag) a numerelor reale foarte mari (pn la ordinul 10308)

2. AutoNumber creaz identificatori (de exemplu identificatorul unui material), valoarea atribuit cmpului este unic, valoarea numrului introdus nu poate fi tears sau modificat 3. Currency memoreaz valori numerice exprimate n uniti monetare Prelucrri: calcule i comparaii b) Tipul ir de caractere (text) reprezentarea informaiei alfanumerice (texte n care se gsesc cifre, litere, semne speciale) Prelucrri: concatenarea sirurilor de caractere (alaturarea) si comparatiile

Baze de date

6

c) Tipul logic folosit pentru reprezentarea datelor care pot lua doar dou valori: adevrat(true) i fals(false) Prelucrri: prelucrri logice Yes/No, on/ off, true/false

d) Tipul dat calendaristic i timp folosit pentru evoluia n timp a coleciilor de date. Memorarea datei naterii, a datei angajrii etc. Se pot reprezenta date calendaristice cuprinse intre 1 ianuarie 100 si 31 decembrie 9999.

Format implicit: ll/zz/aa, hh:mm AM/PM;

e) Tipul special - permite stocarea unor entiti create cu alte aplicaii.

.2 Crearea legturilor intre tabele

a) alegerea tabelelor

DatabaseTools Relationships - se afieaz fereastra Show Table - se aleg pe rnd tabelele ntre care dorim s creem legtura i se apas butonul Add

b) editarea legturilor - Design Edit Relationship definim legtura dintre tabele - se afieaz fereastra EDIT Relationship - se apas butonul Create - se aleg tabelele pe care dorim s le legm i atributele dup care se va realiza legtura OK - se definesc restriciile asupra legturii - se bifeaz casua Enforce Referential Integrity (Impunere integritate referentiala) pentru a putea define restriciile asupra legturii nou create - se apas butonul Creare (Create) - pe ecran n fereastra Relationships (Relatii) va aprea legtura nou creat - semnul este corespunztor tabelei ce conine mai multe nregistrri unei nregistrri din tabela printe Observaii: nu se pot crea legturi ntre dou tabele dup orice cmpuri ci numai dup acele cmpuri care ntr-un tabel sunt cheie primar i n cellalt tabel reprezint cheie extern. Cele doua cmpuri dup care se face legatura trebuie s fie de acelai tip. c) tergerea legturilor intre dou tabele - se d un clic dreapta pe legtura pe care dorim s o tergem; - se alege opiunea tergere (Delete); - pe ecran apare o fereastr de dialog care cere confirmarea tergerii legturii; - se alege Da(Yes) daca dorim tergerea legturii, Nu (No) daca nu mai dorim s tergem legtura

Teste de evaluare/autoevaluare

1.Integritatea referenial poate fi afectat de: a) Adugarea, tergerea i modificarea articolelor; b) Doar de adugarea articolelor; c) Doar de tergerea articolelor d) Doar de modificarea articolelor

2.Zona FORMAT:

a) stabilete reguli de validare b) permite stabilirea unui format n care sunt afiate datele c) stabilete numrul de zecimale ce pot fi atribuite cmpului. d) nu permite stabilirea unui format n care sunt afiate datele

3.Exist un numr de __________tipuri de corelaii care se pot stabili ntre tabele

Construirea formularelor

1.Crearea i salvarea unui formular - se apas eticheta Create More Forms From Wizard

- se parcurg urmtorii pai: pas1: se alege tabelul pentru care creem formularul i atributele tabelului/Next pas2: se alege modul n care dorim s fie afiate atributele n formular/Next (de exemplu columnar = coloane) pas3: se alege un stil dintre stilurile predefinite/Next

pas4: se alege numele formularului i se bifeaz dac dorim s introducem date cu ajutorul lui/ se apas Finish

Deschiderea unui formular

- dac este deja creat, se selecteaz i se apas butonul Open (Deschidere) sau dublu clic pe formularul dorit - n fereastra aparut se pot introduce, modifica, terge date din tabela corespunztoare formularului

Utilizarea unui formular pentru a introduce i modifica datele intr-un tabel

Baze de date

7

- se deschide formularul

- se introduc pe rnd nregistrarile

Parcurgerea inregistrrilor utilizand formularele Formularele conin urmtoarele butoane pentru navigare: - buton pt pozitionare pe prima nregistrare a tabelei; - buton pt ntoarcere la nregistrarea anterioar; - buton pt trecere la nregistrarea urmatoare; - buton pt poziionare pe ultima nregistrare a tabelei; - buton pentru adugarea unei noi nregistrri.

2.Adugarea i modificarea textului in antetul i subsolul formularelor - se deschide formularul n modul Design View (Proiect) - pe ecran va aprea constructorul de formulare cu ajutorul cruia putem face modificri: - se afieaz bara cu instrumente - introducerea textului n zona de antet i subsol: se trage de antet i de subsol apoi n spaiul creat se creaz o zon de text cu ajutorul butonului astfel: - se apas butonul - se selecteaz n antet locul unde dorim s introducem textul - se introduce textul dorit

- se pot introduce i imagini n antetul sau subsolul formularului Insert/Picture (Inserare/Imagine) - se nchide formularul i se salveaz modificrile fcute n formular - se deschide formularul prin dublu clic pt a vedea rezultatul

tergerea unui formular: - se selecteaz formularul dorit i se apas butonul Delete din partea de sus a ferestrei bazei de date - SAU: clic dreapta pe formularDelete(tergere) - o caset de dialog va cere confirmarea tergerii formularului, se va alege Yes(Da) pentru tergere definitiv sau No(Nu) pentru a renuna la tergere

Salvarea unui formular:

Access salveaz automat ceea ce ai modificat. Pentru o mai mare siguran, se d comanda FileSave(FisierSalvare) sau butonul Save de pe bara cu instrumente standard. Inchiderea unui formular: se apas butonul Inchidere din dreapta-sus.

Teste de evaluare/autoevaluare

1.In Microsoft Access un formular creat cu wizard-ul:

a) nu poate fi modificat cu Design View; b) poate fi modificat cu Design View;

Construirea interogarilor

1.Crearea unei interogri (Query) - se apas butonul Interogri (Queries) - se alege opiunea Create query in design view (Creare interogare in modul vizualizare proiect) - se alege tabela sau tabelele aspura crora vrem s creem interogarea - se aleg criteriile pentru interogare

Observaii: - o interogare se poate crea asupra unei tabele sau asupra mai multor tabele, n funcie de anumite criterii - dac dorim ca datele s fie sortate crescator sau descrescator, din cmpul Sort (Sortare) se alege una din opiunile Ascending (Ascendent) sau Descending (Descendent) - n cmpul Show (Afiare) selectai csua dac dorii ca acest cmp s apar n interogare sau nu; - n cmpul Criteria (Criterii) se pot defini propriile restricii. Acestea pot fi de genul: - mai mare dect o anumit valoare (>), - mai mare sau egal(>=),

- mai mic(

Baze de date

8

- Se pot crea i expresii logice utiliznd operatorii logici. And (Si) si Or (Sau) dup salvarea i nchiderea interogrii deschidei aceast interogare cu ajutorul butonului Open (Deschidere). Interogarea va contine numai acele nregistrri care corespund restriciei create.

2.Modificarea unei interogri

- o interogare poate fi modificat: se pot aduga restricii noi, se pot aduga tabele noi - se selecteaz interogarea dorit i se apas butonul Proiect(Design) va aprea constructorul de interogri

Pentru a adauga un tabel nou interogrii, se selecteaz Interogri/Afiare tabel (Query/Show Table) sau apsai butonul corespunztor de pe bara de instrumente a aplicaiei; se va afia pe ecran fereastra din care se poate allege tabela dorit; - legatura dintre tabele apare aici dac ea a fost definit anterior, daca nu, se poate lucra cu tabelele fr a avea definite legturi ntre ele.

Teste de evaluare/autoevaluare

1.In grila Query Design din Microsoft Access linia Field are rolul:

a) de a defini numele cmpului selectat; b) de a define relaiile dintre cmpuri c) nici unul din rspunsuri d) sunt corecte rspunsurile a) i b)

Construirea interogarilor

1.Rularea unei interogri

- dup crearea interogrii, pentru a vedea rezultatele acesteia, interogarea trebuie rulat - se deschide interogarea prin apsarea butonului Design(Proiect) - se apeleaz meniul Query/Run (Interogare/Executare) sau

- se apas butonul ! de pe bara de instrumente a aplicaiei sau

- dublu clic pe interogarea dorit

2..Inchiderea unei interogri

- se apas butonul X din dreapta ferestrei interogrii SAU File/Close (Fisier/Inchidere)

3.tergerea unei interogri -se selecteaz interogarea - se apas butonul X din fereastra bazei de date SAU clic dreapta pe interogare/Delete(Stergere) SAU se apas butonul Delete de pe tastatur - va aprea o fereastr de dialog care va cere confirmarea tergerii interogrii. Pentru tergerea ei definitiv se apas Yes(Da) 4. Sortarea inregistrrilor - pentru a gsi datele mai uor n cadrul unei tabele sau a unei interogri, datele se pot sorta cresctor sau descrescator - se selecteaz atributul dup care se va realiza sortarea metode:

a) Records/Sort (Inregistrari/Sortare) cresctor sau descresctor b) se apas unul din butoanele de sortare pe bara de instrumente a aplicaiei c) Clic dreapta pe atributul selectat i din meniul contextual se alege tipul de sortare dorit

CONSTRUIREA RAPOARTELOR

1.Crearea i salvarea unui raport - Create/ Report Wizard (Expert Rapoarte) - creare raport utilizand expertul

pas1: se alege tabela sau interogarea pentru care dorim s realizm raportul i atributele pe care dorim s le conin raportul pas2: alegem structura raportului

pas3: gruparea datelor din tabel sau interogare prin selectarea atributului dup care dorim s grupm datele pas4: sortarea datelor din raport i alegerea modului n care vor fi sortate datele (cresctor sau descresctor) pas5: alegerea modului n care vor fi reprezentate datele i orientarea paginii raportului: Portrait sau Landscape pas6: alegerea unui stil predefinit pentru raportul creat

pas7: alegerea unui nume pentru raport/ Finish

Baze de date

9

2.Adugarea, modificarea antetului i a subsolului unui raport - se deschide raportul n modul Design(Proiect) - pe ecran va aprea constructorul de rapoarte i o bar de instrumente - se procedeaz ca la formulare pentru adugarea textului sau imaginilor - se salveaz raportul pentru a vedea modificrile fcute - se deschide raportul utiliznd butonul Open(Deschidere)

3.Salvarea unui raport

- Access salveaz automat ceea ce modificm. Pentru o mai mare siguran se poate apsa butonul File/Save (Fisier/Salvare)

- SAU

- se apas butonul Save de pe bara cu instrumente

4.tergerea unui raport - prin selectarea raportului/apsarea butonului Delete (Stergere) de pe bara cu instrumente sau

- clic dreapta pe raport/ Delete (tergere) - se va cere confirmarea tergerii: Da(Yes) pentru tergere, Nu(No) pentru anularea tergerii

5.Inchiderea unui raport

- prin apsarea butonului de nchidere x din dreapta sus Sau

- FileClose (Fisier/Inchidere) Gruparea datelor dup anumite atribute - dac atunci cand ai creat raportul nu ai selectat gruparea datelor dup diferite atribute, acest lucru se poate realiza cu ajutorul comenzii:

Format Group and Sort (Format/grupare i sortare) sau

- prin clic dreapta n bara din partea stnga a constructorului de meniuri -Va aprea fereastra Sorting and Grouping(Sortare si grupare) n care putem alege cum s fie grupate datele: dup ce atribute i modul de sortare a datelor (cresctor sau descresctor). Teste de evaluare/autoevaluare

1.In Microsoft Access un raport creat cu wizard-ul:

a) nu poate fi modificat cu Design View; b) poate fi modificat cu Design View; c) odat creat nu mai poate fi modificat

mbuntirea aspectului formularelor i a rapoartelor

1.Proprietile formularului se ajunge la fereastra Properties a oricrui obiect n mai multe moduri: din meniul Viewopiunea Properties sau

- activnd butonul de pe bara de instrumente sau

- dublu-click pe obiect. Pentru formular cele mai importante proprieti sunt coninute n grupul Data:

RecordSource: precizeaz numele tabelei sau al interogrii pe care este construit formularul;

AllowEdits Yes, valoare implicit care permite editarea nregistrrilor;

AllowDeletions Yes, valoare implicit care permite tergerea nregistrrilor;

AllowAdditions Yes, adugarea de noi nregistrri;

DataEntry dac este setat pe Yes formularul poate fi folosit numai pentru introducerea de noi nregistrri (nu are efect dac AllowAdditions este No);

Proprietile din grupul Format controleaz aspectul formularului:

Caption titlul formularului;

ScrollBars bare de derulare pe vertical i/sau orizontal;

Picture, Picture Type, Picture Size Mode plasarea unei imagini pe fundal, includerea ei n aplicaie, adaptarea imaginii la dimensiunile formularului.

Adugarea unui buton de comand se face cu ajutorul casetei de instrumente ToolBox. Se procedeaz astfel: 1. se deschide un formular existent sau un formular nou n Design View;

Baze de date

10

2. se selecteaz controlul CommandButton din ToolBox; 3. se deseneaz controlul pe formular i la sfritul acestei operaii un Wizard stabilete legtura cu un eveniment; 4. Categoriile de aciuni predefinite ale CommandButton Wizard sunt urmtoarele:

Record Navigation deplasare i cutare nregistrri n cadrul tabelei curente (Go To First, Go To Next, Find Record);

Record Operations adugri, tergeri, duplicare, listare articole; Form Operations operaii de lucru cu formulare (Open Form, Close Form, Print Form etc); Report Operations - operaii de lucru cu rapoartele (Preview Report, Print Report, Send Report To

File etc);

Application lansarea n execuie a altor aplicaii (Run Application, Run MS Word, Run MS Excel etc);

Miscellaneous execuia de interogri sau macroinstruciuni (Run Query, Run Macro). 5. Se stabilete imaginea sau textul care se va plasa pe buton; 6. Se precizeaz numele controlului i se nchide aplicaia Wizard.

Formularele se pot afia n 3 moduri:

Design mod de proiectare, n care utilizatorul are acces la controale i la proprietile lor, putnd s le modifice;

Datasheet mod de afiare a datelor asemntor cu afiarea direct a tabelului sau interogrii;

Form mod de afiare specific pentru formulare, n care se ine cont de proprietile setate n modul de proiectare.

2.Subformularele

sunt formulare ataate altor formulare. Dou tabele relaionate pot fi afiate i modificate simultan folosind reprezentarea n cadrul unui formular Access a unui alt formular, numit i subformular. Dac ntre dou tabele exist o relaie de tip one-to-many, n formularul principal se afieaz o nregistrare din tabelul primar, iar n subformular se pot observa nregistrrile corespunztoare din tabelul asociat, avnd valoarea cheii strine egal cu valoarea cheii primare. Este o metod care simplific ncrcarea datelor n tabelele relaionate pentru c utilizatorul nu mai trebuie s rein valorile cheii primare la introducerea datelor n tabela secundar. Observaie 1: dac o tabel este implicat n mai multe relaii, se poate construi un formular cu mai multe subformulare Observaie 2: un subformular poate conine un alt subformular, dac relaia ntre tabele este de tip one-to-many-to-many. Access nu permite mai mult de trei niveluri de imbricare.

Exist mai multe metode de obinere a unui formular cu subformular: 1. Se lanseaz Form Wizard pe o interogare care implic ambele tabele, ceea ce ofera proiectantului facilitatea de a alege

opiunea de creare formular cu subformular; 2. Se creaz formularul principal (cel mai simplu cu Form Wizard), se deschide n Design View i se folosete controlul

Subform/Subreport din caseta de instrumente (ToolBox) pentru proiectarea subformularului; programul wizard

declanat de acest control are posibilitatea de a crea subformularul pe baza tabelei secundare sau de a folosi un formular existent pe aceast tabel.

3. Se creaz un formular pe tabela principal i un formular pe tabela secundar; se deschide formularul principal n Design i se trage numele subformularului din fereastra Database.

3.Rapoarte (Reports)

Rapoartele sunt situaii obinute pe baz de interogri i tabele, care pot fi afiate pe ecran sau la imprimant. Spre deosebire de formulare, rapoartele extrag datele din tabele, nu pot modifica coninutul lor. Ele parcurg secvenial nregistrrile, afieaz cmpurile selectate i eventual genereaz subtotaluri sau rezumate, dac s-au introdus opiuni de grupare pe cmpuri la crearea raportului. Datele pot fi grupate pe un numr de maxim zece niveluri diferite, fiecare dintre ele furniznd anumite informaii sintetice.

Lucrul cu rapoarte este permis n cadrul opiunii Objects->Reports. Sunt mai multe tehnici de a construi un raport: Design View, Report Wizard, AutoReport, Chart Wizard, Label Wizard i exist multe similitudini ntre acestea i metodele de creare a formularelor, de aceea le vom prezenta pe scurt: Design View proiectarea raportului folosind instrumentele Access din ToolBox; Report Wizard proiectare asistat de vrjitor, care propune variante din care proiectantul s poat alege; AutoReport (Columnar, Tabular) - sunt metode de tip Wizard care realizeaz aezarea pe coloane sau sub form de tabel a

datelor n situaie; Chart Wizard crearea de grafice pe baza de interogri sau tabele, cu asistena vrjitorului i care se pot lista la

imprimant; Label Wizard obinerea de etichete standard sau utilizator din informaiile preluate din tabele sau interogri. Tehnica cea mai simpl i mai utilizat pentru crearea rapoartelor este Report Wizard i necesit parcurgerea etapelor urmtoare:

1. Reports->New->Report Wizard; 2. Selectarea interogrii pe baza creia care se construiete raportul; 3. Selectarea cmpurilor care se afieaz n raport;

Baze de date

11

4. Stabilirea nivelurilor de grupare (fig. 13) 5. Prin bifarea casetelor de validare corespunztoare cmpurilor numerice, se stabilete care este tipul de operaie aplicat

gruprii (fig. 14), dintre cele valabile (Sum, Avg, Min, Max); 6. Alegerea tipului de aezare (layout) a cmpurilor de date pe raport: Stepped, Block, Outline etc i orientarea paginii:

Portrait sau Landscape;

7. Alegerea unui stil al raportului: Bold, Casual, Compact, Soft Gray; 8. Specificarea titlului i salvarea raportuluilui.

Pentru modificarea raportului astfel obinut n sensul adugarii/tergerii de cmpuri, de grupri i subtotaluri se deschide raportul n modul Design View i se folosete caseta de instrumente ToolBox Se observ n modul Design c rapoartele conin anumite zone, care pot fi unice la nivelul raportului (antetul i subsolul raportului - Report Header/Report Footer) sau se pot repeta la nivel de pagin (antetul i subsolul paginii - Page Header/Page Footer) i la nivel de nregistrare (seciunea Detail). Exist, de asemenea cte un antet i un subsol pentru fiecare grupare a raportului. n modul Design View coninutul lor poate fi modificat de proiectant, ele coninnd etichete (Labels), casete de tip text (TextBox) i alte controale de tip Access.

Baze de date

12

Un exemplu de folosire a casetei de tip text n cadrul raportului este pentru numerotarea nregistrrilor afiate n seciunea Detail. Se alege din proprietile controlului TextBox, din meniul Data, proprietatea ControlSource i i se atribuie valoarea 1. Proprietatea RunningSum setat pe valoarea Over_Group numeroteaz nregistrrile pe grup, iar valoarea Over_All numeroteaz toate nregistrrile. 4. Prelucrarea datelor in Access 2007

Operaii de cutare i filtrare Folosirea funciei de cutare, pentru gsirea unei inregistrri - pentru cutarea n ntreaga tabel: HomeFind - pentru cutarea ntr-un singur cmp, se selecteaz cmpul respectiv naintea apelrii funciei Find - se deschide fereastra Find and replace

Find what (De cutat) se introduce ceea ce cutm Look in (Privire n) alegem unde dorim s se efectueze cutarea Search : All cutarea se va face asupra tuturor nregistrrilor Find next(Urmtorul) la apsarea acestui buton, se ncepe cutarea sau se continu dup ce a fost gsit un element cutat. Aplicarea unui filtru asupra unei tabele

- o alta modalitate de a gsi anumite date ntr-o tabel este prin intermediul crerii unui filtru asupra tabelei Tipuri de filtre:

a) Home/Selection (Filtrare prin selectare: filtreaz datele dintr-o tabel n funcie de nregistrrile selectate ; Filtrare cu excluderea seleciei : realizeaz filtrarea excluznd datele selectate) b) Home/Advanced/Filter by form (Filtrare dupa machet) utilizatorul alege ce s caute c) Home/Advanced/Advanced Filter (Filtrare/Sortare complex) realizeaz un mod de filtrare foarte complex - se deschide o fereastr n care se creaz opiuni de filtrare - se pot gsi nregistrri care ndeplinesc mai multe criterii, aceste condiii sunt construite sub forma unor expresii Exemplu de filtrare by form

Pas 1: se deschide tabela creia i se aplica filtrul Pas 2: din meniul Records/Inregistrri se alege tipul de filtrare dorit (Filter/Filter by form) Pas 3: se creeaz filtrul dorit din meniul Records(Inregistrari)/Apply filter /Sort (Se aplica filtrare/Sortare) sau se apas butonul sortare existent pe bara de instrumente a aplicaiei Pas 4: la nchiderea tabelului, filtrul creat este salvat odat cu tabelul, daca se salveaz modificrile fcute, astfel nct la urmtoarea deschidere a tabelei se poate aplica din nou filtrul respectiv tergerea unui filtru - meniul Advanced/Clear all filters

- se salveaz modificrile fcute

Importul si exportul informaiilor

1. Importul datelor n tabele Access ofer mai multe modaliti de creare a unui tabel: Datasheet View, Design View, Table Wizard, Import Table, Link Table Prin Import Table se pot prelua tabele din alte baze de date Access, FoxPro, Paradox sau se pot construi tabele i prelua date din fiiere text, HTML sau Excel. n modul Link Table nu mai este necesar copierea tabelei n propria baz de date, ci se stabilete o legtur cu aceasta, astfel nct se pot citi i modifica datele (dac exist un acces autorizat). Importul unui tabel dintr-o baz de date

1. Click pe External Data 2. Click pe butonul Import Access Database

Baze de date

13

3. Click pe Browse, se localizeaz i selecteaz fiierul de baz de date care conine datele pe care dorii s le importai, dup care executai click pe Open

4. Click pe Import tables, Queries, forms, reports, macros, and modules into the current database 5. Click pe OK 6. Click pe tabelele pe care dorii s le importai. Pentru a deselecta un tabel, executai click pe acesta 7. Click pe OK 8. Pentru a salva etapele de import, selectai caseta de validare Save import steps, introducei un nume i o descriere click

pe Save import

2. Exportul unui tabel ntr-un registru de lucru Excel 1. n fila Navition, executai click pe tabelul sau pe interogarea pe care dorii s le exportai n Excel 2. Click pe External Data 3. Click pe butonul Export to Excel Spreadsheet 4. Click pe Browse, selectai o locaie, introducei un nume i apoi clic pe Save 5. Specificai formatul de fiier 6. Specificai opiunile de export dorite 7. Click pe OK Close 8. Folosii instrumentele Excel pentru a edita i analiza datele

Macrocomenzi

Macro-comenzi (Macros) secvene de aciuni care se execut la iniierea unei singure comenzi a utilizatorului;

Macrocomenzile sunt serii de aciuni care realizeaz automatizarea operaiilor repetitive executate n bazele de date. Pentru a crea o macrocomand n Access trebuie s alegei dintr-o list de aciuni posibile aciunile n ordinea n care vrei s fie efectuate de program. De exemplu, putei s folosii o macrocomand pentru a deschide un raport, pentru a tiprii un raport, apoi pentru a nchide raportul respectiv.

Permit gruparea mai multor aciuni i executarea lor repetat la declanarea unui eveniment, cum ar fi: activarea unui buton sau unui element de meniu, apsarea unei taste, focalizarea unui control grafic. Se mbuntete semnificativ interfaa aplicaiei cu utilizatorul prin folosirea comenzilor grupate n macro. n unele situaii, comenzile macro reprezint singura posibilitate de realizare a anumitor cerine ale proiectantului:

Executarea unei succesiuni de comenzi la deschiderea bazei de date macrocomanda special Autoexec;

Definirea unor taste care s execute comenzi rapide n cadrul unei aplicaii macrocomanda special Autokeys. Dezavantajul utilizrii macro este c nu ofer nicio modalitate de revenire asupra operaiilor executate. Comenzile macro reprezint cea mai simpl metod de programare n Access, care permite obinerea unei aplicaii. Pentru a crea o macrocomand se parcurg urmtoarele etape:

1. Butonul MACROS opiunea New; 2. Apare fereastra de dialog n care se stabilesc comenzile componente (coloana Action) i argumentele sau specificaiile

lor (fereastra Action Arguments).

3. Dup definirea listei de comenzi se salveaz macro i se execut cu Run. Exist posibilitatea includerii de subcomenzi macro n cadrul unui singur grup de macrocomenzi, prin adugarea coloanei Macro Names din meniul View.

Aceast facilitate se folosete la crearea de meniuri utilizator i la definirea macrocomenzii speciale Autokeys. Macrocomanda AUTOEXEC se creaz similar cu orice alta, are caracteristic faptul c se execut la fiecare deschidere a bazei de date.

Se poate anula executarea ei automat dac la deschiderea bazei de date utilizatorul activeaz tasta Shift. Ea are rolul de a deschide formularul care constituie interfaa grafic cu utilizatorul. Macrocomanda AUTOKEYS permite definirea unor comenzi rapide de la tastatur n interiorul aplicaiei Access. Atribuirile de combinaii de taste unor operaii trebuie astfel fcut nct s nu anuleze definiiile de taste din sistemul de operare Windows. De exemplu: nu se recomand folosirea combinaiei de taste Ctrl+X, Ctrl+C i Ctrl+V, care sunt folosite n Windows pentru decuparea, copierea i refacerea unei zone Clipboard. O macro Autokeys se creaz ca orice grup de comenzi, avnd n coloana Macro Names definite combinaiile de taste, iar n coloana Action operaia care se execut la activarea lor.

Se pot activa oricnd n timpul lucrului cu baza de date folosind tasta special F4, respectiv combinaia de taste CTRL+F