Studiu de Caz - Sisteme Informatinal - Contabile

Cerere de serviciu pentru Sistemul InformaţionalSistemul de evidenţă al clienţilor la S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. Iaşi

În urma sesizărilor făcute de economistul care se ocupă de evidenţa clienţilor şi de şeful serviciului de contabilitate, s-a stabilit ca unul din obiectivele perioadei următoare îl constituie modificarea sistemului informaţional privind gestiunea clienţilor, pentru a sigura adaptarea acestuia la cerinţele utilizatorilor. S-a elaborat următoarea cerere de modificare a sistemului informaţional din societate:

Cerere de serviciu pentru Sistemul InformaţionalPersoana solicitantă: Zancu MioaraDepartamentul :Contabil şefLocalizare: Sucursala IaşiPosibilităţi de contact:Tel./fax:0232/123503Tipul cererii Gradul de urgenţă[ ] Sistem nou [ ]Imediat posibile pierderi de oprtunităţi[x] Îmbunătăţirea sistemului [x]Există probleme,dar sistemul mai poate funcţiona[ ] Corectarea erorilor din sistem [ ]Pierderile pot fi tolerate până la finalizarea sistemului

Definirea problemeiSistemul informatic financiar-contabil existent este caracterizat de existenţa mai

multor aplicaţii independente, dezvoltate de echipe independente şi la momente diferite, fără a se realiza o integrare a lor. Lipsa integrării acestor aplicaţii generează numeroase deficienţe în funcţionarea sistemului informaţional, dintre care amintim:-efort suplimentar de culegere a datelor, deoarece unele date sunt necesare în două sau mai multe aplicaţii, ceea ce determină culegerea lor de mai multe ori;-redundanţa mare a datelor în sistem ce are efect imediat asupra spaţiului de stocare şi arhivare a datelor;-efectuarea unor activităţi costisitoare de punere de acord a datelor din diferite aplicaţii;-apariţia unor situaţii de inconsistenţă a datelor, ceea ce face dificilă inregistrarea în contabilitate;-implementarea unui program care să acopere întregul domeniu financiar-contabil.

În aceste condiţii se impune dezvoltarea unui nou sistem de evidenţă al clienţilor integrat cu celelalte subsisteme componente ale sistemului informaţional al societăţii. De asemenea, prin noul sistem de evidenţă al clienţilor se urmăreşte trecerea la un sistem de prelucrare a datelor conform noilor cerinţe de modernizare, care să ofere informaţii oportune privind furnizorii şi legăturile lor cu celelalte sisteme informaţionale. Acest program urmează să integreze aplicaţiile vechi, precum şi a acestora cu cele noi într-un sistem integrat.

Servicii solicitateAnaliza sistemului informaţional existent, determinarea noilor cerinţe informaţionale,

stabilirea necesarului de resurse fizice pentru noul sistem, determinarea beneficiilor pe care le poate aduce noul sistem şi a avantajelor competitive, proiectarea şi implementarea sistemului.

Persoana de cotact din cadrul SC "Informatică feroviară" SA : Cornea Sorina,Tel./fax 0236/123516---DE COMPLETAT DE COMITETUL COORDONATOR AL SISTEMULUI---[ ]Cerere aprobată Semnat de .................[ ]De revizuit Data de începere:............................[ ]De dezvoltat de către utilizatori[ ]Respins din următoarele motive:..........................................................

1

1. Identificarea proiectului

1.1. Definirea misiunii, obiectivelor şi strategiei organizaţionale la S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. Iaşi

1.1.1. Misiunea

Într-o lume în care circulă milioane de biţi pe secundă, comunicarea rapidă şi eficientă este vitală pentru a face faţă schimbărilor continue. Astfel, firma S.C. "Telecomunicaţii CFR" S.A. Iaşi asigură suportul necesar de telecomunicaţii şi transport voce-date pentru Compania Naţională de Căi Ferate şi pentru celelalte societăţi comerciale din domeniul transportului feroviar din România, utilizând echipamente de ultima generaţie şi reţele performante care ajută la transmiterea informaţiilor în timp real.

1.1.2. Obiective

Obiectivele strategice ale S.C. "Telecomunicaţii CFR" S.A. Iaşi sunt următoarele: modernizarea reţelei de telecomunicaţii a CFR având în vedere asigurarea tuturor

sistemelor de comunicaţie necesare unei infrastructuri feroviare moderne; asigurarea suportului de transmisie de date la viteza, calitatea şi punctele solicitate

de implementarea sistemului informatic ce urmează a se introduce la CFR; interconectarea reţelei de telecomunicaţii CFR cu reţele de telecomunicaţii ale

administraţiilor feroviare vecine la nivelul, calitatea şi volumul de servicii recomandate de UIC, în scopul realizării unei reţele integrate europene;

valorificarea pe piaţa de telecomunicaţii a surplusului de capacitate ce se poate constitui într-o sursă importantă de venituri care să asigure şi să ramburseze în termen scurt costurile programelor de modernizare;

asigurarea serviciilor de comunicaţii solicitate de operatorii feroviari şi de transport marfă şi calatori;

asigurarea comunicaţiilor radio tren-sol tip GSM Railway conform directivelor UIC de alioniere la prevederile UE;

organizarea şi desfăşurarea în condiţii de maximă eficienţă a activităţilor de intermedieri şi comercilizarea serviciilor de telecomunicaţii;

organizarea şi acordarea de servicii de consultanţă în domeniul telecomunicaţiilor; exploatarea în condiţii de eficienţă economică a patrimoniului propriu .

Ca obiective de scurtă durată putem menţiona: reducerea efortului manual în ceea ce priveşte transmiterea informaţiilor; creşterea calităţii serviciilor de telecomunicaţii prin modernizarea reţelei existente şi

achiziţionarea de echipamente informatice performante; interconectarea reţelei de telecomunicaţii CFR cu alte reţele de comunicaţii; asigurarea comunicaţiilor radio pentru circulaţia trenurilor, manevra trenurilor,

activităţile de întreţinere şi reparare a infrastructurii feroviare; realizarea unui sistem simplu, fiabil şi eficient.

1.1.3. StrategiiPentru punerea în aplicare a strategiei generale vom avea în vedere următoarele:

programul de modernizare tehnică al telecomunicaţiilor de pe reţeaua CFR; strategia intrării pe piaţa de telecomunicaţii; direcţii pentru extinderea reţelei de telecomunicaţii digitale CFR.

2

Programul de modernizare al telecomunicaţiilor feroviare se va desfăşura pe baza proiectelor finanţate de:

BIRD (Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare) prin credit pentru achiziţia de componente, echipamente şi materiale;

Guvernul României pentru plata lucrărilor de construcţii, montaj şi altor taxe prevăzute de legile în vigoare.Proiectele de modernizare a telecomunicaţiilor feroviare constau în realizarea

următoarelor reţele:a. reţeaua magistrală de cabluri cu fibre optice a CFR pe distanţa de 1200 Km, cu

termen de finalizare la 30.06.2005;b. reţeaua magistrală de transmisii digitale a CFR, cu termen de finalizare la

30.06.2005;c. reţeaua telefonică digitală cu servicii integrate a CFR, cu termen de finalizare la

31.12.2005;Realizarea celor trei reţele de telecomunicaţii digitale va permite în viitor obţinerea

unor performanţe tehnice care vor face posibilă lărgirea ariei de servicii.Se va realiza modernizarea intrgrală a instalaţiilor de telecomunicaţii de informare şi

avizare a publicului călător, pe magistrale feroviare importante şi în principalele staţii de cale ferată ale CFR.

Strategia intrării pe piaţa de telecomunicaţii constă în modernizarea şi dezvoltarea reţelei de telecomunicaţii CFR, lărgindu-se astfel actuala arie de servicii.

Aria serviciilor în urma modernizării: servicii voce; servicii transmisii date; servicii transfer imagine; servicii cu valoare adăugată (e-mail, transferuri de fişiere de date, internet etc).

Reţeaua de transmisie digitală va putea asigura: funcţionarea aplicaţiilor de transmisii de date de mare viteză prevăzute în programul

IRIS al CNCF „CFR” – S.A. servicii de înaltă calitate de comutare şi transmisii voce, date şi imagini; linii pentru teleconferinţă, videoconferinţă, linii de dispecer, linii digitale pentru

semnalizare şi controlul circulaţiei trenurilor; servicii cu valoare adăugată (e-mail, internet, etc); interconectarea cu alte reţele publice sau private digitale pentru telecomunicaţii şi

transmisii de date; interconectarea cu reţelele de telecomunicaţii ale căilor ferate vecine; integrarea tuturor serviciilor de telecomunicaţii feroviare în reţeaua digitală

feroviară; adaptabilitate şi flexibilitate datorită structurii modulare.

Actuala reţea de telefonie automată CFR se va înlocui integral cu o reţea de comutaţie de servicii integrate care să preia toate serviciile şi aplicaţiile feroviare, să permită utilizatorilor să obţină servicii de bună calitate şi să realizeze interconectarea cu reţeaua publică, cu cele ale administraţiilor feroviare vecine şi cu alte reţele de telecomunicaţii private.

În vederea extinderii reţelei de telecomunicaţii digitale a CFR, vor trebui realizate următoarele lucrări:

extinderea reţelei magistrale de cabluri cu fibră optică cu încă 1200 Km în vederea închiderii unor inele funcţionale care să asigure rute automate de rezervă în caz de

3

deranjamente şi interconectarea restului de noduri feroviare principale şi a tuturor capitalelor de judeţ;

modernizarea instalaţiilor de avizare a publicului călător din principalele staţii CFR; asigurarea suportului de transmisii de date pentru programele de modernizare ale

infrastructurii feroviare şi ale operatorilor feroviari (rezervarea de locuri, ticheting); colaborarea cu alţi operatori de telecomunicaţii pentru pozarea şi exploatarea în

comun în zona căii ferate a noi cabluri cu fibră optică pe secţiile de circulaţie unde CNCF „CFR” – S.A. nu are interes şi posibilităţi financiare de investiţii.

1.2. Descrierea organizării societăţii

1.2.1. Obiect de activitate, relaţii cu partenerii de afaceriSocietatea de Telecomunicaţii CFR îşi are sediul în oraşul Iaşi, strada Gării nr.1 din

regiunea Moldova, regiune cu un grad de dezvoltare economică relativ scăzut. Activitatea de prestări servicii se realizează cu precădere pe piaţa internă, pe regiunea Moldova. Societatea este o filială a Societăţii Naţionale de Transport Feroviar de Călători "CNCFR Călatori" iar ea la rândul ei este împărţită în 5 filiale dispuse în teritoriu.

S.C.”Telecomunicaţii CFR” – S.A. are ca obiect principal de activitate gestionarea infrastructurii de telecomunicaţii feroviare prin conducerea, organizarea, planificarea, coordonarea şi controlul activităţilor de întreţinere, reparare şi exploatare comercială a acesteia.

Având în vedere obiectul de activitate al societăţii, am efectuat analiza activităţii acesteia prin următoarele aspecte:

Furnizorii. Principalii furnizori ai S.C. "Telecomunicaţii CFR" S.A. Iaşi sunt firmele care se ocupă cu furnizarea curentului electric, a cablurilor, fibrei optice, combustibili, apă potabilă, agent termic, salubrizare. De la alţi furnizori se achiziţionează materiale, obiecte de inventar, mijloace fixe. Relaţiile cu principalii parteneri de afaceri se realizează pe bază de contracte încheiate, de obicei la începutul fiecărui an calendaristic.

Pricipalii parteneri de afaceri sunt: S.C.Shatter S.A., Electrica Moldova S.A.,Cora Compar Bucureşti,Petrom, Regnafor S.A. Vatra Dornei, Regionala CFR Iaşi.

Clienţii sunt reprezentaţi în special de persoane juridice, reprezentanţi CFR, dar şi de persoane fizice. Principalii clienţi sunt reprezentaţi de firme ce activează în domenii comerciale, societăţi de transport precum şi in domeniul telecomunicaţiilor. Principalii clienţi sunt: Orange România, Regionala CFR, Impregnat Transverse Lemn Suceava, SCCF Moldova SA Iaşi, CFR Mesagerie SA, Fortus SA, Servtrans Invest SA, Coca-Cola HBC România SRL.

Bariere de intrare pe piaţă sunt puţine deoarece societatea a reuşit să câştige un segment sigur pe piaţa telecomunicaţiilor datorită calităţii, profesionalismului, promptitudinii serviciilor, siguranţei, preţurilor competitive practicate de aceasta. În analiza acestui aspect se au în vedere următoarele: nivelul veniturilor populaţiei, al preţurilor precum şi calitatea serviciilor.

Concurenţa este reprezentată de celelalte societăţi de telecomunicaţii de pe plan intern cum ar fi: Romtelecom, Orange România, Connex, Mobifon.

1.2.2. Istoricul societăţiiÎn conformitate cu prevederile Hotărârii Adunării Generale a Acţionarilor a

Companiei Naţionale de Căi Ferate CFR SA nr. 12/29.03.2002 s-a aprobat înfiinţarea a 7 filiale, care se desprind din structura CNCF CFR SA şi devin filiale ale CNCF CFR SA cu statut de societăţi comerciale pe acţiuni cu capital iniţial subscris şi integral vărsat de CNCF CFR SA în calitate de acţionar unic:

4

1. SC ”Telecomunicaţii CFR” S.A.,2. SC "Informatica Feroviară" SA,3. SC "Turism şi Agrement CFR" SA,4. SC "Construcţii" SA,5. SC "Grup de Exploatare şi întreţinere Palat CFR" SA,6. SC "Impregnat Transverse din Lemn" SA,7. SC "Intervenţii Feroviare"SA.

La data înfiinţării, capitalul social al S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. a fost de 15.34 miliarde lei, ca în prezent să ajungă la 24.25 miliarde lei. Evoluţia veniturilor a fost una crescătoare din anul 2003 şi până astăzi.

Încă de la înfiinţare S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. şi-a atras cea mai bună forţă de muncă având în total 261 de angajaţi, număr care s-a redus simţitor la 164 de persoane la disponibilizarea din septembrie 2003.

1.2.3. Funcţiile unităţii şi compartimentele care le realizeazăDatorită dezvoltării economice continue şi a evoluţiei concepţiilor privind

managementul, funcţiile întreprinderii au căpătat un caracter dinamic, ele încorporând sarcini şi atribuţii noi iar altele dispărând. Asfel, putem constata că nu există o delimitare clară între funcţiile şi activitaţile desfăşurate în cadrul firmei deoarece o activitate poate fi cuprinsă în mai multe funcţii.

În cadrul S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. se regăsesc următoarele funcţii: cercetare-dezvoltare, comercială, financiar-contabilă, de personal.

Funcţia de cercetare-dezvoltare are în vedere activităţi de punere în aplicare a unor programe de modernizare, activităţi de modernizare, ce se desfăşoară în concordanţă cu obiectivele stabilite şi cu strategia societăţii. Această funcţie se realizează în cadrul următoarelor departamente:

Centrul de management reţea transmisiuni digitale şi analogice, care urmăreşte progresul echipamentelor de transmisie digitală şi de comutaţie şi înaintează propuneri de îmbunătăţire a reţelelor de transmisie şi comutaţie digitale prin modificări de topologie, interconectări, etc.

Laborator MEDAR (măsurători echipamente analogige şi transmisiuni digitale), cu atribuţii tehnice: coordonează activitatea de întreţinere, reparaţii şi exploatare a reţelei analogice de telecomunicaţii a S.C.”Telecomunicaţii CFR” S.A. Alte atribuţii ale acestui departament:

asigură dotarea cu aparatura necesară şi mijloace fixe; ţine evidenţa instalaţiilor şi a reţelelor interurbane de telecomunicaţii din

reţeaua CFR; participă la elaborarea proiectelor de instrucţii îndrumătoare, reglementări

pentru întreţinerea, repararea, exploatarea şi funcţionarea echipamentelor şi instalaţiilor analogice de telecomunicaţii;

tratează problemele de asimilare de aparatură şi echipamente noi, participă la omologarea acestora în vederea introducerii în reţea.

Obiectivele acestei funcţii sunt următoarele: stabilirea volumului de muncă necesar în procesul de întreţinere pentru fiecare tip de

instalaţii analogice; îmbunătăţirea calităţii lucrărilor de întreţinere şi reparaţii şi a serviciilor oferite

beneficiarior; menţinerea de bune relaţii cu clienţii şi ceilalţi parteneri de afaceri.

Funcţia comercială asigură integrarea societăţii în mediul economic, în care sunt cuprinşi partenerii de afaceri: furnizorii, de la care S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. se

5

aprovizionează cu materiile prime, materialele, obiectele de inventar etc. necesare funcţionării şi clienţii cărora societatea îşi adresează serviciile de telecomunicaţii.

În cadrul S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. funcţia comercială este îndeplinită de următoarele două compartimente:

Compartimentul marketing, care coordonează activitatea de studiere a evoluţiei pieţei de telecomunicaţii şi de prospectare a segmentului de piaţă. Totodată, coordonează activitatea de prestări servicii de telecomunicaţii şi activitatea de publicitate. Evidenţa elaborării contractelor de colaborare, a convenţiilor şi a reglementărilor cu alţi operatori de telecomunicaţii sau terţi reprezintă tot o activitate desfăşurată de compartimentul marketing.

Serviciul aprivizionare asigură aprovizionarea cu materiile prime, materialele, obiectele de inventar etc. necesare desfăşurării activităţii unităţii, urmăreşte permanent aprovizionarea la timp a tuturor pieselor de schimb şi componentelor necesare intervenţiilor la maşini şi instalaţii. Tot serviciul aprovizionare rezolvă cererile de suplimentări, renunţări sau anulări de fişe tehnice, precum şi schimbarea relaţiei, păstrând permanent legătura cu furnizorii de materiale, echipamente şi utilaje, în vederea respectării termenelor de livrare, a ordinii priorităţilor şi modul de livrare.Obiectivele funcţiei comerciale:

menţinerea de bune relaţii cu clienţii şi ceilalţi parteneri de afaceri; extinderea segmentului de piaţă; onorarea la timp şi cu profesionalism a comenzilor; asigurarea comenzilor şi a contractelor unităţii.

Funcţia financiar-contabilă cuprinde activităţi referitoare la modalităţile de finanţare a activităţilor unităţilor, având în vedere şi rezultatele obţinute. Funcţia se mai referă la păstrarea integrităţii patrimoniului şi la cunoaşterea în orice moment a modului în care sunt gospodărite fondurile băneşti, dar şi cele materiale ale unităţii.

În cadrul S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A., activităţile specifice funcţiei financiar-contabile se realizează de următoarele departamente: financiar, gospodărire fonduri; contabil; salarizare; aprovizionare; casierie.

Compartimentul financiar-contabil, cu următoarele atribuţii principale: organizează şi controlează plăţile, cu şi fără numerar, privind datoriile şi

drepturile băneşti ale filialei; întocmeşte şi ordonanţează documentele de încasări şi plăţi, în numerar şi prin

virament; întocmeşte bugetul de venituri şi cheltuieli în corelaţie cu strategia de

dezvoltare a filialei; urmăreşte realizarea execuţiei bugetare; asigură şi furnizează în timp optim informaţiile financiare necesare

fundamentării indicatorilor tehnico-economici întocmiţi de celelalte servicii în măsura în care documentele respective angajează patrimoniul filialei;

iniţiază măsuri care să prevină şi eventual să elimine imobilizările de fonduri financiare;

elaborează documentele financiare ale bilanţului contabil; răspunde de organizarea şi funcţionarea în bune condiţii a contabilităţii

societăţii privind fondurile fixe, calculul mijloacelor circulante, cheltuieli de amortizare pentru valoarea rămasă, cheltuieli de circulaţie şi calculul costurilor;

asigură efectuarea corectă şi la timp a înregistrărilor contabile;

6

asigură respectarea cu stricteţe a prevederilor legale privind integritatea patrimoniului şi ia măsuri legale pentru reîntregirea acestuia în cazul în care a fost păgubit;

organizează invemtarierea periodică a patrimoniului şi urmăreşte definitivarea potrivit legii, a rezultatelor inventarierii;

întocmeşte lunar balanţa de verificare pentru conturile sintetice şi cele analitice şi urmăreşte concordanţe dintre acestea;

întocmeşte situaţia principalilor indicatori economico-financiari lunari. Compartimentul salarizare, care:

asigură şi răspunde de efectuarea corectă şi la timp a calculului privind drepturile salariale ale personalului, avansul chenzinal, drepturi băneşti lunare şi alte drepturi băneşti, întocmind listele şi statele de plată;

calculează, reţine şi varsă obligaţiile financiare ale personalului şi societăţii, cu privire la fondul de salarii (impozit pe salarii, CASS, ajutor de şomaj).

Compartimentul aprovizionare, care are următoarele atribuţii principale: determină necesarul de fonduri valutare, planifică folosirea lui pe surse şi

destinaţii, ţine evidenţa folosirii şi încadrării în aceste fonduri pe relaţii; ţine evidenţa preţurilor de aprovizionare, întocmeşte listele de preţuri, le pune

la dispoziţia serviciilor funcţionale în vederea calculării indicatorilor; urmăreşte şi ia măsuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare, prin

căutarea celor mai apropiate surse de aprovizionare şi cu mijloace cât mai ieftine.

Casieria. Atribuţii: răspunde de gestionarea numerarului primit; efectuează încasările şi plăţile în numerar şi ţine corect şi la zi registrul de

casă; ridică de la bancă sumele pentru plata salariilor, acordarea şi decontarea

avansurilor, depuneri şi retrageri de garanţii; păstrează în siguranţă numerarul şi celelalte documente de valoare pe care le

gestionează; ţine legătura cu unitatea bancară la care societatea are deschis contul curent.

Principalele obiective ale acestei funcţii sunt: furnizarea de date utile necesare procesului decizional; majorarea profitului unităţii; simplificarea lucrărilor de evidenţă contabilă şi prelucrare automată a datelor; asigurarea capacităţii de plată a firmei.

Funcţia de personal integrează toate activităţile desfăşurate în vederea asigurării şi dezvoltării potenţialului uman necesar. Această funcţie este îndeplinită de Compartimentul resurse umane, care realizează următoarele activităţi:

ţine pentru personalul societăţii evidenţele: calificativele din fişele de apreciere anuală şi a examinărilor profesionale; autorizaţiile de călătorie şi permisele CFR; efectuărilor examenelor medicale periodice şi a certificatelor de cazier judiciar; datelor specifice de personal; actelor normative referitoare la personal; personalului pe locuri de muncă, funcţii, încadrare;

întocmeşte periodic situaţiile statistice privind resursele umane şi le înaintează organelor superioare;

verifică autenticitatea documentelor de personal prezentate;

7

gestionează evidenţa concediilor de odihnă, a concediilor medicale, CFS-urilor, absenţelor nemotivate;

efectuează toate operaţiile privind întocmirea, completarea, păstrarea şi evidenţa carnetelor de muncă, pentru întregul personal din central, în conformitate cu reglementările în vigoare;

întocmeşte decizii de încadrare, promovare, mişcările de personal în interiorul societăţii, de sancţionare, de desfacere a contractului individual de muncă şi ţine evidenţa acestora;

coordonează activitatea de pregătire şi perfecţionare profesională a personalului şi acordă asistenţă metodologică;

elaborează studii şi propuneri de îmbunătăţire a activităţii de calificare, reconversie a forţei de muncă şi perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului (în colaborare cu Centrul Management reţea telecomunicaţii digitale şi Serviciul Tehnic).

Ca obiective ale funcţiei de personal se pot enumera următoarele: îmbunătăţirea pregătirii profesionale a angajaţilor prin cursuri de specializare; îmbunătăţirea condiţiilor de muncă ale salariaţilor; stimularea salariaţilor în ceea ce priveşte realizarea unor planuri de îmbunătăţire a

sistemului.

1.2.4. Organizarea unităţiiStructura organizatorică a S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. este de tip geografic-

funcţională şi este prezentată în organigrama din Anexa 1.Organigrama subunităţilor la nivel local se face de către unităţile regionale, pe baza

organigramelor-cadru, aprobate de directorul S.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A.Structura organizatorică a zonelor de telecomunicaţii este construită pe mai multe

nivele: conducerea zonei, nivelul de coordonare zonal şi nivelul teritorial.În cadrul nivelului de coordonare zonal sunt construite ateliere conduse de şefi de

ateliere şi compartimente de activitate.

Nivelul I de conducere a unităţii este reprezentat de şeful zonei de telecomunicaţii, care:

organizează, conduce, coordonează şi îndrumă întreaga activitate a zonei de telecomunicaţii cu respectarea reglementărilor legale, instrucţiilor de serviciu, dispoziţiilor şi ordinelor în vigoare;

stabileşte atribuţii concrete pentru şeful adjunct de zonă, şefii de ateliere şi şefii de compartimente;

aprobă atribuţiile stabilite de şeful adjunct de zonă şi contabilul şef pentru personalul din subordine şi urmăreşte modul de realizare a acestora;

răspunde de buna gospodărire a patrimoniului ce a fost încredinţat unităţii pe care o conduce;

are relaţii funcţionale cu directorii executivi, şefii de servicii din S.C. “Telecomunicaţii CFR” – S.A. şi şefii zonelor de telecomunicaţii din toată ţara;

are relaţii de colaborare cu directorii Regionalelor CFR, ai Agenţiilor regionale de marfă, Zonelor de călători;

reprezintă S.C.“Telecomunicaţii CFR” S.A. în relaţiile cu beneficiarii serviciilor de telecomunicaţii CFR în teritoriu, cu alţi operatori zonali de servicii de

8

telecomunicaţii, cu producători de echipamente de telecomunicaţii, subansamble şi piese de schimb pentru instalaţii de telecomunicaţii.Următorul nivel de conducere este reprezentat de şeful adjunct al zonei de

telecomunicaţii. El preia atribuţiile şefului zonei de telecomunicaţii de durata deplasărilor acestuia în ţară sau în străinătate. El are în subordine personalul din cadrul zonei de telecomunicaţii şi direct compartimentele, are relaţii funcţionale cu contabilul şef al zonei, cu şefii de servicii din S.C. “Telecomunicaţii CFR” – S.A. şi şefii adjuncţi ai zonelor de telecomunicaţii din toată ţara şi relaţii de colaborare cu şefii adjuncţi (şefii diviziilor tehnice, directori adjuncţi ) din regionala CFR.

Nivelul III este condus de şefii departamentelor, care iau decizii de nivel operaţional şi asigură activitatea curentă în unitate, încadrându-se în una sau mai multe dintre funcţiile întreprinderii prezentate anterior.

Activităţile ce se desfăşoară în cadrul departamentelor au fost prezentate anterior, în cadrul funcţiilor întreprinderii. Aceste departamente sunt:

Laborator MEDAR (Centrul management reţea transmisiuni digitale şi analogice) Compartiment resurse umane şi secretariat Compartiment manketing Compartiment financiar, gospodărire fonduri Compartiment contabilitate, salarizare, aprovizionare Casierie

Şeful Agenţiei Regionale de telecomunicaţii Iaşi are în subordine şefii următoarelor subunităţi din zona Moldovei:

Centrul de telecomunicaţii 1 – Vaslui Centrul de telecomunicaţii 2 – Bacău Centrul de telecomunicaţii 3 - Paşcani Centrul de telecomunicaţii 4 - Suceava Centrul de telecomunicaţii 5 – Câmpulung.La nivel naţional conducerea este asigurată de: Adunarea Generală a Acţionarilor Consiliul de administraţie Directorul societăţii Directori adjuncţi executivi.

1.3. Prezentarea principalelor resurse informatice existente

1.3.1. Resursele hardwareS.C. „Telecomunicaţii CFR” S.A. dispune de o reţea formată din 19 calculatoare,

sistem creat astfel încât să asigure îndeplinirea sigură şi eficientă a obiectivelor pe care şi le propune societatea.

Fiecare staţie de lucru poate funcţiona individual şi poate comunica şi cu celelalte staţii. Topologia reţelei este de tip arbore, fiind realizată pe mai multe niveluri şi pornind de la cel al procesorului central, aflat la SC "Informatică Feroviară" SA spre sistemele periferice.

Reţeaua şi aplicaţiile sunt accesate doar de cei care au dreptul să le folosească. Fiecare utilizator deţine un nume şi o parolă la intrarea în reţea.

Informaţiile cu privire la configuraţia de bază, localizarea şi arhitectura sistemelor electronice de calcul din unitate este prezentată în tebelul următor:

Nr.crt.

Departament Arhitectură calculator Sistem operare Aplicatii software

1. Şef agenţie PC DTK CELERON 663 MHZ;RAM 64 MB;MDD 20 GB;CDROM TEAC

Windows 2000 Office 2000

9

40X;PLACĂ VIDEO ATI RAGE II AGP;PLACĂ DE REŢEA REALTEK 3189;MONITOR DTK 15;SCANNER GENIUS;CD-RW SONY;UPS;IMPRIMANTĂHP HP 670C.

2. Şef adjunct PC PENTIUM 100 MHZ;64 MB RAM; HDD 3,2 GB;CDROM CREATIVE CD 3231;PLACĂ VIDEO S3 TRIO 64/32 PCI;MODEM HSP K56LEX PNP;MONITOR SAMTRON;PLACĂ DE REŢEA SURECOM EP-320X-R;PLACĂ DE SUNET AZTECH 2320;IMPRIMANTĂ OKI.


3. Contabil şef PC PENTIUM 800 MHZ;128 MB RAM;MONITOR DTK 15”;HDD 20 GB;PLACĂVIDEO S3 SAVAGE 4-32BIT;PLACĂ DE REŢEA PCI FAST ETHERNET NIC,PLACĂ SUNET ONBORD;UPS;IMPRIMANTĂ LEXMARK OPTRA 312.

Windows 2000 Office 2000WinMentor

4. Compartiment marketing

PC PII 400 MHZ;64 MB RAM;FDD 1,44 MB;P.V. ATI RAGE 128 VR AGP(ONBOARD);PLACĂ DE REŢEA REALTEK RTL 8029; PLACĂ DE SUNET YAMAHA DS-XG;UPS;HDD 20GB;CDROM SONY; CD-RW SONY;IMPRIMANTĂ EPSON LX300;SCANNER HP SCANJET 4C.


5. Compartiment marketing

PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64 MB;HDD 10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO SAVAGE;PLACĂ SUNET CRYSTAL;MONITOR HP;PLACĂ REŢEA HP 100MB;UPS;IMPRIMANTĂ XEROX DOCUPRINT M750.


6. Compartiment contabilitate - imobilizări

PC AMD K6/2 400 MHZ;256 MB RAM;HDD 20GB;CDROM SAMSUNG;P.V. SIS 530;MONITOR CTX;PLACĂ DE REŢEA;PLACĂ DE SUNET ESS SOLO-1;FDD 1,44 MB;IMPRIMANTĂ CANNON S400.

Windows 98 Office 98MijFix

7. Compartiment contabilitate - salarii

PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64 MB;HDD 10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO SAVAGE;PLACĂ SUNET CRYSTAL;MONITOR HP; PLACĂ REŢEA HP 100MB;UPS.

Windows 98 Office 98Salarii 2000

8. Compartiment contabilitate - aprovizionare

PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64 MB;HDD 10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO SAVAGE;PLACĂ SUNET CRYSTAL;MONITOR HP; PLACĂ REŢEA HP 100MB;UPS.

Windows 98 Office 98WinMentor

9. Compartiment contabilitate -stocuri

PC AMD K6-2 300 MHZ;RAM 32MB;PLACĂ VIDEO S3 VIRGE/DX/GX;PLACĂ REŢEA SURECOM EP-325,HDD

Windows 98 Office 98SIGMA

10

3,2GB;MONITOR BELINEA;IMPRIMANTĂ EPSON FX 2180.

10. Trezorerie PC 486 DX 50 MHZ; 4 MB RAM;HDD 250MB;PLACĂ VIDEO VESA;FDD 1,44MB;MONITOR PGA;IMPRIMANTĂ EPSON LQ 1070+.

Windows 98 Office 98Ebank

11. Secretariat PC 486 DX 50 MHZ; 4 MB RAM;HDD 250MB;PLACĂ VIDEO VESA;FDD 1,44MB;MONITOR PGA;IMPRIMANTĂ EPSON LQ 1070+.


12. Compartiment resurse umane

PC HP VECTRA 486 DX-66 MHZ;RAM 16 MB;HDD 1,2GB;FDD 1,44MB;PLACĂ VIDEO CIRRUS LOGIC;PLACĂ DE REŢEA SMC TIGERCARD;PLACĂ MULTI I/O ISA.


13. Compartiment financiar

PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64 MB;HDD 10GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO SAVAGE; PLACĂ SUNET CRYSTAL;MONITOR HP;PLACĂ REŢEA HP 100MB;UPS;IMPRIMANTĂ HP 1100.


14. Compartiment management reţea

PC HP BRIO CELERON 633 MHZ;RAM 64MB;HDD 10 GB;PLACĂ VIDEO S3 PRO SAVAGE; PLACĂ SUNET CRYSTAL; MONITOR HP;PLACĂ REŢEA HP 100MB;UPS;IMPRIMANTĂ HP DESKJET 840C.

Windows XP Office 2000


PC STAŢIE SUN PENTIUM 4 AMD K7;MONITOR SUN 21”.



PC STAŢIE SUN PENTIUM 4 AMD K7;MONITOR SUN 21”.



PC COMPAQ PENTIUM 4 AMD K7;MONITOR SONY 21”.


18. Laborator MEDAR

PC NEC CELERON 1,8 GHZ;RAM 128 MB; HDD 40GB;PLCĂ REŢEA REALTEK RTL 8139;PLACĂ SUNET INTEL AC97;PLACĂ VIDEO NVIDIA GEFORCE MX440;MONITOR NEC.


19. Laborator MEDAR

PC NEC CELERON 1,8 GHZ;RAM 128 MB; HDD 40GB;PLACĂ REŢEA REALTEK RTL 8139;PLACĂ SUNET INTEL AC97;PLACĂ VIDEO NVIDIA GEFORCE MX440;MONITOR NEC.


1.3.2. Resursele software

11

Aplicaţiile din cadrul Sistemului informatic al societăţii sunt următoarele: SIGMA. Aplicaţia se realizează prin 1 staţie şi se utilizează FoxPro 2.6 sub DOS. Se

preia în sistem şi se prelucrează tranzacţiile privind stocurile de materiale, piese de schimb, combustibil, uniforme, obiecte sanitare, materiale refolosibile, obiecte de inventar, echipamente de protecţie, ambalaje, se actualizează datele privind elementele de stoc şi se întocmesc balanţele analitice şi se furnizează alte elemente relative la stocuri.

MijFix. Se realizează cu ajutorul unei staţii de lucru cu FoxPro 2.6 sub DOS şi asigură preluarea şi înregistrarea tranzacţiilor privind mijloacele fixe, calculul amortizării lunare pe conturi şi pe secţii de circulaţie, actualizarea bazei de date, întocmirea balanţei mijloacelor fixe, a listelor de inventariere şi a altor rapoarte. Aplicaţia nu oferă informaţii privind starea mijloacelor fixe, a lucrărilor de reparaţii capitale efectuate.

Salarii 2000. Se realizează prin Visual FoxPro şi este orientată pe problemele de salarizare asigurând prelucrarea pontajelor, calculul salariilor, evidenţa concediilor de odihnă şi a altor drepturi ale personalului, se înregistrează diverse reţineri, se întocmesc listele de plată şi a altor situaţii, se actualizează datele din baza de date privind salariaţii, se furnizează informaţii privind personalul angajat.

WinMentor. Aplicaţia se realizează prin intermediul unei staţii de lucru şi ţine evidenţa clienţilor, a furnizorilor, banca şi casa. Permite preluarea notelor contabile şi prelucrarea lor, întocmirea fişei conturilor, Cartea Mare, balanţele de verificare şi bilanţul, adăugarea, modificarea sau ştergere conturilor din planul de conturi.

Ebank permite transmiterea electronică a ordinelor de plată, vizualizarea soldului şi a plăţilor.

SC "Telecomunicaţii CFR" SA utilizează ca sistem antivirus BitDefender UpDate & UpGrade, achiziţionat de la firma SOFTWIN.

1.3.3. Resurse umane specializateSC "Telecomunicaţii CFR" SA nu dispune de personal specializat, serviciile

informatice fiindu-i oferite de SC "Informatică Feroviară" SA, cu care are încheiat un contract de prestări-servicii.

1.4. Proiecte informaticePlanul de dezvoltare al sistemului informatic cuprinde următoarele proiecte:1. Proiectul IRISA început în 1996, ca parte a programului de reabilitare a Căilor Ferate Române,

urmând strategia IT aprobată de Consiliul Director al Companiei în 1995.În perioada 1996-1999 s-au urmărit ofertele de preţ pentru contractul de reabilitare,

urmând regulile Băncii Mondiale pentru acordarea împrumutului, contract câştigat de International Computers Limited, UK, actualmente Fujitsu Services. Lucrul a început în iunie 1999 şi partenerii CFR din contract sunt:

Fujitsu Services, prim contractor si sistem integrator; Sun Systems; Hewlett Packard, furnizori de hardware; Cisco; RAD, furnizori de echipamente de comunicaţii; Oracle; Microsoft, furnizori de sofware standard; Datastream; Intergraph; Spear Technologies;

12

SchlumbergerSema, furnizori de servicii pentru aplicaţii software. Proiectul IRIS furnizează o soluţie integrată cuprinzând hardware, reţea, software

de sistem şi aplicaţii. Aplicaţiile sunt o îmbinare între aplicaţiile la cheie şi cele dezvoltate conform cerinţelor utilizatorilor."Model Systems" este numele dat aplicaţiei dezvoltate conform cerinţelor utilizatorilor.

IRIS Model Systems realizat pentru CFR cuprinde dezvoltarea şi integrarea unui număr de subsisteme legate între ele prin interfeţe. O parte din sisteme sunt dezvoltări ale unor sisteme existente utilizate în România, iar altele sunt sisteme complet noi.Avantajul IRIS Model System constă în faptul că se bazează pe produse sisteme sau procese logice existente.Aceste produse, aplicaţii şi legăturile logice dintre ele au fost deja probate prin utilizarea lor de-a lungul mai multor ani, în UK sau România. Perioada necesară pentru dezvoltare şi testare a fost din această cauză mult scurtată, în comparaţie cu o soluţie complet nouă.Toate sistemele sunt de tipul Client-Server, cu o bază de date Oracle. Sunt utilizate şi baze de date de diferite pentru bunul mers al exploatării, pentru a permite ca un sistem sa fie întrerupt pentru întreţinere sau actualizare fără să le afecteze pe celelalte. Pachetul software IBM MQ Series realizează gestiunea transmiterii mesajelor între diversele sisteme.

2.Sistemul XSell Este un proiect în curs de desfăşurare. În Bucureşti există un sistem pilot care ajută la implementarea acestuia într-o perioadă cât mai scurtă de timp. Acesta este:

Concepţie şi realizare 100% a unei echipe de specialişti aparţinând S.C. "Informatică Feroviară" S.A.;

Soluţie modernă bazată pe tehnologiile la zi; Arhitectura hardware, software asigură o disponibilitate de peste 99.3% a sistemului; Peste 80% din biletele emise în complex; Timpul mediu de deservire al unei cereri: 40 secunde; În prezent sistemul funcţionează cu 40 de posturi de lucru dintre care 34 sunt puncte

de vânzare.Avantajele sistemului:

Dublarea numărului de călători expediaţi; Calitate superioară a serviciului prestat către călători; Tarifare corectă; Rezervare sigură; Bilet standardizat pe plan european, cu informaţii clare; Gestiune financiară, sigură şi rapidă; Reducerea majoră a efortului manual; Statistici diverse ca suport decizional eficient; Modelează procesele tehnologice specifice C.F.R.; Confortabil de utilizat, asigură 100% disponibilitatea, siguranţa şi confidenţialitatea

datelor din sistem.

Arhitectura software xSellTicketing

Sistemul local de emitere electronică a legitimatţiilor de călătorie. Este unul din sistemele cheie şi poate fi considerat atât prin perspectiva geografică cât şi cea funcţională într-unul din următoarele scenarii de lucru: puncte de vânzare independente, puncte de vânzare conectate la nivelul unei unităţi care la rândul ei poate să fie conectată sau nu în reţeaua CFR.

xSellLocalSeats Sistemul local de rezervare electronică a locurilor.

13

Reprezintă o soluţie tranzitorie sau alternativă la rezervarea centrală atunci când Sistemul Central de Rezervare este în dezvoltare sau temporar nu este în uz.

xSellDataSistemul central de întreţinerea al datelor. Este esenţial pentru întreţinerea şi versionarea diferitelor categorii de date cum ar fi: tarife şi reguli comerciale, machete de bilete, informaţii trenuri şi rute compuneri de trenuri şi imagini de vagoane de călători.

xSellDistribution xSellWarehouse xSellOrders xSellCentralSeats xSellExchange xSellHelpDesk

Arhitectura hardware Staţii de lucru: puncte de vânzare, staţii de întreţinere date, puncte de interogare puncte de şcolarizare, staţii de helpdesk şi de monitorizare a reţelei.Servere Server de baze de date local, server local de rezervare, server local de informare, server central de concentrare şi distribuţie a datelor, server de warehouse, server central de rezervare.Partenerii care lucrează la acest proiect sunt:

S.C. "Informatica Feroviara" S.A. ca proiectant şi integrator de sistem; Hewlett Packard and Practical Automation ca furnizori de tehnologie; Oracle şi Microsoft ca furnizori de software standard.

14

2. Iniţierea şi planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaţional al evidenţei clienţilor

2.1. Identificarea principalelor sisteme informaţionale financiar-contabileSistemele informaţionale care se regăsesc în cadrul unităţii se identifică în funcţie de

tipul activităţii desfăşurate.Fiind o societate de prestări-servicii, sistemul de producţie şi cel al mărfurilor nu se

regăsesc printre celelalte sisteme informaţionale.Întrucât SC "Telecomunicaţii CFR" SA este o filială a CNCFR Telecomunicaţii,

sistemul contabilităţii generale există doar la nivelul companiei.Tot într-un singur sistem informaţional sunt cuprinse şi obiectele de inventar şi

materialele, alcătuind astfel sistemul stocurilor (fără mărfuri).Sistemele informaţionale identificate în cadrul unităţii sunt: Sistemul informaţional de gestiune a imobilizărilor; Sistemul informaţional al stocurilor; Sistemul informaţional al evidenţei furnizorilor; Sistemul informaţional al evidenţei clienţilor; Sistemul informaţional de evidenţă a personalului; Sistemul informaţional de salarizare; Sistemul informaţional de gestiune a trezoreriei.

Sistemul informaţional de gestiune a imobilizărilor a) intrari în sistem:

avizul de însoţire a mărfii - se întocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în trei exemplare (document de insotire pe timpul transportului, ce ajută la întocmirea facturii şi la transferul valorilor materiale de la o gestiune la alta), la livrarea lucrărilor şi serviciior, atunci când, din motive obiective (cu totul excepţionale) nu se poate întocmi factura, cu menţiunea “urmează factura”.

bon de trecere în folosinţă – se întocmeşte în cazul trecerii din depozit la inventar, se foloseşte pentru darea în folosinţă a obiectelor de inventar;

proces verbal de recepţie a mijlocului fix – se întocmeşte în trei exemplare, este primit de la serviciul administrativ (cuprinde: numărul documentului, denumire mijloc fix, numele celui care îl primeşte) şi este utilizat pentru:

recepţia mijloacelor fixe care nu necesită un montaj sau probe tehnologice (sunt considerate puse în funcţiune la data achiziţionării);

recepţia provizorie a utilajelor care necesită montaj (nu şi probe tehnologice) şi a construcţiilor care nu deservesc procese tehnologice;

punerea în funcţiune a utilajelor si instalaţiilor care necesită montaj si probe tehnologice, şi a construcţiilor care deservesc procese tehnologice.

deviz de calcul - se întocmeste cand vin părţi componente ale unui mijloc fix care se asamblează şi rezultă un mijloc fix integral;

bon de mişcare a mijlocului fix; proces verbal de casare sau transfer de la o gestiune la alta – se întocmeşte în două

exemplare, separat pentru mijloacele fixe şi bunurile materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar.b) ieşiri din sistem:

15

situaţia privind determinarea valorii rămase actualizate a imobilizărilor corporale - se întocmeste la reevaluare pe baza Hotărârii Generale;

registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe - se intocmeste intr-un singur exemplar de catre Departamentul Financiar-Contabil. Prin intermediul acestui document se atribuie numere imobilizărilor intrate în gestiune;

fisa mijlocului fix - se intocmeste intr-un singur exemplarde catre Departamentul Financiar-Contabil pentru un mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe (de acelasi fel si de aceeasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse în functiune în aceeasi luna) si se completeaza pe baza proceselor verbale de receptie, de punere în functiune, a bonului de miscare si a procesului verbal de scoatere din functiune. Cuprinde: denumirea mijlocului fix, durata normală de functionare, numar inventar, cota de amortizare, valoare de inventar);

nota contabila se intocmeste lunar cu amortizarea mijlocului fix.

Sistemul informaţional al materiilor prime şi materialelor a) intrări în sistem: factura avizul de însoţire a mărfii; nota de recepţie si constatare de diferenţe - se întocmeşte în două exemplare (la locul

de depozitare) sau în trei exemplare (de către comisia de recepţie legal constituită, cand la recepţie se constată diferenţe);

În cazul în care bunurile materiale sosesc în transe, se întocmeşte un formular pentru fiecare tranşa, care se anexează la factura sau la avizul de însoţire a mărfii.

bon de consum – se întocmeşte în două exemplare şi este utilizat pentru: consum a unui singur material sau a mai multor materiale (document de

eliberare din magazine); scădere din gestiune; înregistrarea în evidenţa magaziei şi în contabilitate (document justificativ);

bon de transfer între două gestiuni – se întocmeşte în două exemplare, pe masură ce se efectueaza transferul între gestiuni.b) ieşiri din sistem:

balanţa lunară pe stocuri pentru fiecare subunitate în parte; registrul stocurilor - este o listă cu stocurile existente în gestiune la sfârşitul perioadei

de raportare, care va constitui stoc iniţial pentru luna următoare. Acest raport este obţinut de către contabilitate şi ajută la verificarea concordanţei înregistrărilor efectuate în fişele depozitului şi în contabilitate. Este util pentru conducere pentru cunoaşterea situaţiei stocurilor;

situaţia consumurilor pe conturi - este un document justificativ de înregistrare şi de scădere din gestiune, întocmindu-se pe formulare separate;

concentrator treceri din depozit în folosinţă; notă contabilă - se întocmeşte în cadrul compartimentului contabilitate, cuprinzând

înregistrarea intrărilor şi ieşirilor de materii prime şi produse finite, serveşte la întocmirea registrului jurnal şi a situaţiilor anuale.

Sistemul obiectelor de inventar a) intrari în sistem:

factura nota de receptie si constatare de diferente - se intocmeste în doua exemplare (la locul

de depozitare) sau în trei exemplare (de catre comisia de receptie legal constituita, cand la receptie se constata diferente);

16

bon de predare b)ieşiri din sistem:

registrul obiectelor de inventar - este o listă cu obiectele de inventar existente în gestiune la sfârşitul perioadei de raportare, care va constitui stoc iniţial pentru luna următoare. Acest raport este obţinut de către contabilitate şi ajută la verificarea concordanţei înregistrărilor efectuate în fişele depozitului şi în contabilitate. Este util pentru conducere pentru cunoaşterea situaţiei obiectelor de inventar;

proces verbal de casare, în cazul unor propuneri de casare aprobate de Bucuresti; concentrator treceri din depozit în folosinta; notă contabilă - se întocmeşte în cadrul compartimentului contabilitate, cuprinzând

înregistrarea intrărilor şi ieşirilor de obiecte de inventar; serveşte la întocmirea registrului jurnal şi a situaţiilor anuale.

Sistemul informaţional al evidenţei furnizorilor a) intrari în sistem: aviz de insotire a marfii; raport de necesitate emis de departamentul care este abilitat cu acele probleme; analiza de oferte - se realizează de către compartimentul de aprovizionare de la

sediul central al CNCFR Telecomunicaţii şi este aprobată de directorul general si de directorul economic;

comanda către furnizori; factura fiscala - se întocmeşte în trei exemplare, la livrarea produselor, execuţia

lucrarilor si prestarea serviciilor ( pe baza dispozitiei de plata, a avizului de insotire a marfii si a altor documente);

Nota de receptie si constatare de diferente; chitanta - se intocmeste în doua exemplare la departamentul de trezorerie, unde se

semneaza pentru primirea sumei; primul exemplar circula la platitor, iar exemplarul al 2-lea ramane la primitor în carnet;

ordinul de plata - este emis de catre platitor pentru a-si achita o datorie fata de furnizor. El dă dispozitie bancii cu care colaborează sa plateasca suma inscrisa pe formularul intocmit în trei exemplare. Acesta va ajunge ulterior la banca beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia sa.

b) iesiri din sistem: note contabile; lista furnizorilor - este o listă care este destinată conducerii; este trimisa catre

Departamentul Financiar-Contabil de la Bucuresti; jurnalul de cumparari -se întocmeşte la nivelul departamentului financiar-contabil

într-un singur exemplar, în care se înregistrează zilnic elementele necesare pentru determinarea corectă a TVA deductibilă.

lista furnizorilor care nu şi-au îndeplinit la termen obligaţiile contractuale.

Sistemul informaţional al evidenţei clienţilor a) intrari în sistem: raport de necesitate (echivalentul comenzii) - este emis de catre unitatea care are

nevoie de prestarea anumitor lucrări sau servicii, cu aprobarea sefului unitatii; contractul - este intocmit pentru furnizarea de servicii de telecomunicatii si este trimis

spre aprobare de catre conducere; ordinul de executie - prezinta materialele necesare realizarii serviciului solicitat si

este intocmit de Departamentul de Marketing; se trimite catre organul tehnic de specialitate;

deviz de lucrari - în care sunt inregistrate lucrarile suplimentare;

17

anexa la contract - se realizeaza conform Foii Oficiale CFR nr. 1/2002, care conţine listele cu tarifele practicate de unitate;

ordinul de plată - se întocmeste în trei exemplare de Departamentul Financiar-Contabil al clientului (pe baza datelor din contabilitatea analitica), este semnat de directorul si de conducatorul unitatii emitente;

extras de cont - reprezintă un document emis de bancă prin care aceasta informează unitatea referitor la încasările efectuate de aceasta prin cont, soldul contului, comisioanele bancare etc;

factura catre clienti – se întocmeşte automat în trei exemplare(primul exemplar pleacă la client,cel de-al doilea exemplar se arhivează la departamentul financiar-contabil şi al treilea rămâne la cotor.

b) iesiri din sistem: proces verbal de conciliere pentru Oficiul Juridic, cand se intocmeste dosarul pentru

clienţii incerţi; fişa de cont pentru operaţii diverse - listează detaliile privind tranzacţiile perioadei

curente (vânzări, încasări, reglări), soldul curent, restanţe, data posibilă de încasare; balanţa analitică a clientului - prezintă o listă cu soldul iniţial, soldul final pentru

fiecare client. Se foloseşte pentru cunoaşterea situaţiei fiecărui client, fiind înaintată conducerii;

jurnalul de vânzări - se înregistrează zilnic elementele necesare pentru determinarea corectă a TVA colectată;

note contabile – se listează lunar pe conturi analitice;

Sistemul informaţional de evidenţă a personaluluia) intrări în sistem:

contractul colectiv de muncă - este incheiat intre sindicat si patronatul societatii şi cuprinde date de identificare a persoanelor angajate, salariul de încadrare, profesia etc;

contractul individual de muncă - este incheiat intre viitorul angajat si patronatul societatii angajatoare la Departamentul Resurse Umane;

actele necesare pentru încadrarea, transferarea, detaşarea, suspendarea şi desfacerea contractului individual de muncă pentru personalul regionalei întocmite de Departamentul Resurse Umane.

b) ieşiri din sistem: rapoartele statistice specifice activitatii de personal (sunt intocmite de Departamentul

Resurse Umane si asigura gestiunea personalului). Acestea sunt: situaţia nominală a statului de funcţii, fluctuaţia de personal, situaţia lunară a concediilor de odihnă, situaţia realizării concediilor de odihnă pe centre de telecomunicaţii, situaţia lunară a folosirii timpului de lucru;

evidenta personalului sanctionat - este trimisa la Departamentul Financiar-Contabil.

Sistemul informaţional de salarizare a) intrari în sistem: necesarul de personal din toate departamentele; pontajele primite de la fiecare compartiment se realizeaza de catre Departamentul

Resurse Umane si contine urmatoarele date: luna, anul, numele si prenumele salariatului, functia, ore lucrate, ore concediu de odihna;

certificatele medicale primite de la salariatii aflati în concediul medical (cuprinde: numarul certificatului, numele si prenumele angajatului aflat în concediu medical, data intocmirii certificatului, perioada acordarii concediului, felul bolii) sau în concediul de maternitate;

18

retineri si imputatii pentru personalul firmei primita de la biroul de contabilitate, lista care se intocmeste lunar (pentru chenzina a II-a) si cuprinde datele: numele si prenumele salariatului, felul retinerii (rata casei, imputatii etc.), data cand se incepe retinerea, data ultimei imputatii, suma ce trebuie retinuta;

statul de functii efectuat de Departamentul Resurse Umane; sanctiunile ce vin de la Departamentul Resurse Umane. b) iesiri din sistem: statele de salarii - sunt utilizate pentru calculul drepturilor banesti cuvenite

salariatilor si a contributiei privind asigurarea sociala si a altor datorii;Se intocmesc în doua exemplare, lunar, pe sectii, pe baza documentelor de evidenta a

muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale, pe baza fiselor de evidenta a salariilor, a evidentei si documentelor privind retinerile legale a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale. Acestea sunt semnate de către şeful agenţiei şi contabilul şef, sunt trimise catre caserie pentru efectuarea platilor cu salarii.

lista de avans chenzinal este folosită pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale si pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite. Este totodata un document justifiactiv de inregistrare în contabilitate, care se

intocmeste lunar pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate.

lista de indemnizatii pentru concediul de odihna se utilizeaza ca document pentru stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatiilor pe timpul efectuarii concediului de odihna, si se intocmeste în doua exemplare pe baza datelor din fisa de evidenta a salariilor fiind trimisa apoi, pentru semnare si aprobare la şeful agenţiei si la casierie pentru efectuarea platii, fiind inregistrata în contabilitate de catre Departamentul Financiar-Contabil.

situatia datoriilor personalului si a unitatii catre stat se da departamentului financiar-contabil în vederea intocmirii ordinelor de plata si trimiterii acestora la banca.

Sistemul informaţional de gestiune a trezoreriei a) intrări în sistem: ordine de plată pentru plata angajaţilor (reprezintă o altă forma de plată a

furnizorilor, în cazul în care angajaţii au plătit furnizorii din banii lui); foaie de varsamânt - se intocmeste pentru depunerea tuturor banilor incasati de la

clienti la banca; chitanţa; b) iesiri din sistem: registrul de casă - se intocmeste zilnic în doua exemplare de casier (pe baza

documentelor justificative de incasari si plati), se semneaza de catre acesta si de catre persoana din Departamentul Financiar-Contabil desemnata pentru primirea exemplarului doi si a documentelor justificative anexate si este utilizat pentru:

inregistrarea operatiilor de incasari si plati în numerar efectuate prin caseria unitatii pe baza documentelor justficative;

stabilirea la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa; inregistrarea zilnica în contabilitate a operatiilor de casa.

lista clientilor rau platnici; cec-ul, bilet la ordin.

2.2. Definirea ariei de întindere a sistemului informaţional al evidenţei creanţelor

19

2.2.1.Componentele organizatorice care au responsabilităţi în cadrul sistemului informaţional al evidenţei creanţelor

CONDUCERE semnează contractele de prestări servicii cu clienţii şi anexele acestora; decide termenul care i se mai poate acorda clientului începând cu data scadentă.

DEPARTAMENTUL FINANCIAR - CONTABIL introduce date în sistem pe baza documentelor justificative; emite lunar facturi către clienţii săi; urmăreşte încasarea facturilor emise către clienţii săi; ţine evidenţa contractelor încheiate cu clienţii; întocmeşte următoarele rapoarte: situaţia contului clientului, balanţa analitică a

clientului, jurnalul de vânzări.

DEPARTAMENTUL MARKETING participă la acţiunile de negociere a clauzelor contractuale cu clienţii; emite ordinele de execuţie privind prestarea de lucrări şi servicii la clienţi; decide, în baza raportului de necesitate, dacă lucrarea poate fi sau nu executată.

TREZORERIE înregistrează, pe bază de chitanţe, încasarea facturilor emise către clienţi.

Entităţile externe cu care intră în contact sistemul informaţional al evidenţei creanţelor sunt:

BANCA primeşte prin intermediul băncii clientului ordinele de plată emise de acesta, şi le

trimite unităţii; zilnic, emite un extras de cont cu lista clienţilor, prin care informează unitatea

referitor le încasările efectuate.

CLIENŢI emite un raport de necesitate în care solicită un serviciu unităţii.

2.2.2. Clasele de operaţii economice reflectate în sistemul creanţe: Contractarea clienţilor - clientul emite un raport de necesitate în care solicită un

serviciu SC "Telecomunicaţii CFR" SA (de exemplu, poate solicita un post telefonic, o legătură telefonică, etc.). Acest raport de necesitate ajunge în cadrul SC "Telecomunicaţii CFR" SA la departamentul de marketing, unde se înregistrează şi este trimisă şefului agenţiei de telecomunicaţii pentru a fi semnat.Raportul de necesitate este trimis apoi la organul tehnic de specialitate, care îl analizează şi dă soluţia tehnică. Aceasta constă în acceptarea sau neacceptarea lucrării.Dacă soluţia tehnică este "ACCEPTAT", în baza raportului de necesitate se emite un ordin de execuţie şi se dispune încheierea, la compartimentul de marketing, a unui contract între cele două părţi. Contractul poate avea ataşată o anexă, care se întocmeşte după primirea unui deviz de lucrări suplimentare de la clientul cu care s-a încheiat contractul. Acest deviz de lucrări suplimentare se eliberează de beneficiar pentru serviciile care nu au fost prevăzute în contract.

20

Dacă soluţia tehnică este "RESPINS", se emite un act de răspuns către client, prin care i se comunică faptul că nu se poate efectua lucrarea, dacă poate reveni şi când poate reveni.

Facturarea - în baza contractului se emite lunar câte o factură pentru serviciile prestate clientului. În cazul în care clientul doreşte executarea unei lucrări de reparaţii sau întreţinere, se poate elibera direct factura, fără a se mai încheia contractul.

Decontarea facturilor - plata se efectuează pe baza ordinului de plată sau pe bază de chitanţă (la departamentul trezorerie). Ordinul de plată este emis de unitatea beneficiară şi este primit la SC "Telecomunicaţii CFR" SA prin intermediul băncii. Factura se emite în 3 exemplare (un exemplar pentru client, iar celelalte două rămân la unitate).Departamentul financiar-contabil introduce datele în sistem pe baza acestor documente justificative.

Clienţi incerţi sau în litigiu - în cazul neplăţii la timp a facturilor pentru serviciile prestate, se emite un proces verbal ce conciliere. Şeful agenţiei şi şeful contabil decid, în această situaţie, care este perioada de timp care i se mai poate acorda clientului până la plată.

Întocmirea rapoartelor - lunar se eliberează de la departamentul financiar-contabil situatia contului clientului, care listează detaliile privind tranzacţiile perioadei curente (vânzări, încasări, reglări), soldul curent, restanţe, data posibilă de încasare, balanţa analitică a clientului, ce prezintă o listă cu soldul iniţial, soldul final pentru fiecare client şi jurnalul de vânzări, unde se înregistrează zilnic elementele necesare pentru determinarea corectă a TVA colectată.

21

3. Descrierea detaliată a sistemului informaţional existent

În urma studierii documentaţiei firmei s-au obţinut informaţii suplimentare privind procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului de evidenţă al clienţilor, grupate în funcţie de principalele operaţiuni economice şi transformări:

a) Contractarea clienţilor, care urmăreşte prelucrarea datelor privind rapoartele de necesitate, plecând de la următoarele tranzacţii:

Primirea rapoartelor de necesitate; Încheierea contractelor.

b) Evidenţa vânzării serviciilor, prin care se culeg şi se prelucrează datele generate de următoarele tranzacţii:

Prestarea serviciilor; Emiterea facturilor.

c) Urmărirea plăţilor, prin care se preiau şi se prelucrează datele din procesul de vânzare:

Recepţionarea documentelor de plată; Identificarea clienţilor incerţi sau în litigiu.

d) Compensarea datoriilor , care urmăreşte prelucrarea informaţiilor din ordinele de compensare.

În continuare vom analiza pe rând următoarele aspecte: Descrierea intrărilor (a documentelor justificative); Descrierea prelucrărilor; Descrierea ieşirilor din sistemul de evidenţă al clienţilor.

Contractarea clienţilorPrimirea rapoartelor de necesitate

a) Descrierea documentelor primare: Raportul de necesitate (anexa 3) - este întocmit de către client în două exemplare,

având următoarele destinaţii:- un exemplar rămâne la client;- un exemplar este trimis la departamentul de marketing în

vederea studierii de către organul tehnic de specialitate.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:Clientul emite un raport de necesitate, în care solicită un serviciu SC

„Telecomunicaţii CFR” SA (de exemplu, poate solicita montarea unui post telefonic, stabilirea unei legături telefonice, etc.). Acest raport de necesitate ajunge la departamentul de marketing, apoi este trimis şefului agenţiei de telecomunicaţii pentru verificare şi semnare, după care este înregistrat în contabilitate.

Pe baza datelor despre rapoartele de necesitate înregistrate în contabilitate se listează lunar centralizatorul rapoartelor de necesitate.

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem: Centralizator rapoarte de necesitate (anexa 4) – se listează lunar şi conţine toate

rapoartele de necesitate primite într-o lună, în ordine cronologică. Se arhivează la departamentul de marketing;

Încheierea contractelor

22

a) Descrierea documentelor primare: Raport de necesitate înregistrat (anexa 5) – reprezintă raportul de necesitate

înregistrat anterior în contabilitate; Contractul (anexa 6) - este întocmit în cadrul departamentului de marketing, între

reprezentanţii legali sau împuterniciţi ai părţilor contractante. Serveşte la transferul dreptului de proprietate asupra unor servicii în schimbul unui preţ exprimat în bani. Se întocmeşte în două exemplare (unul rămâne la client, iar celălalt la furnizor), după care este trimis la şeful agenţiei teritoriale pentru semnare şi pentru confirmarea legalităţii. Se arhivează la departamentul financiar-contabil.Contractul cuprinde:

- părţile contractante;- obiectul contractului;- data intrării în vigoare şi durata contractului;- obligaţiile furnizorului;- obligaţiile beneficiarului;- valoarea contractului, modalităţile de plată şi penalităţi;- încetarea şi rezilierea contractului;- rezolvarea litigiilor;- dispoziţii finale;- semnăturile avizate ale părţilor contractante şi parafele

acestora. Devizul de lucrări suplimentare (anexa ) – se întocmeşte de către departamentul de

marketing pentru servicii care nu sunt prevăzute în contract. Se întocmeşte într-un singur exemplar şi cuprinde diferite părţi în funcţie de serviciile solicitate (materialele utilizate, manopera, salarii şi reţinerile aferente).

Anexa la contract (anexa 7) – se întocmeşte pe baza devizului de lucrări suplimentare şi cuprinde servicii suplimentare care se vor efectua şi care nu au fost prevăzute în contract. Se arhivează la departamentul de marketing;

Cerere de suplimentare a anexei (anexa 8) – se întocmeşte de către client cu privire la efectuarea unor servicii care nu sunt incluse nici în contract, nici în anexă. Se întocmeşte în două exemplare, dintre care unul este trimis la departamentul de marketing şi unul rămâne la client.

Cerere de reziliere a unui contract sau de reziliere a unor servicii prevăzute în contract (anexa 9)– se întocmeşte în două exemplare, unul fiind trimis la departamentul de marketing, iar celălalt rămânând la client. Este întocmită de către client în vederea încetării furnizării serviciilor.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:În cadrul încheierii contractelor au loc următoarele operaţii:Raportul de necesitate înregistrat în contabilitate este trimis la organul tehnic de

specialitate, care îl analizează şi dă soluţia tehnică. Aceasta constă în acceptarea sau neacceptarea proiectului.

Dacă soluţia tehnică este „acceptat”, în baza raportului de necesitate se dispune încheierea, la departamentul de marketing, a unui contract între cele două părţi, după care este trimis la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse în sistem.

În cazul în care clientul doreşte executarea unei lucrări neprevăzute în contract, se întocmeşte un deviz de lucrări suplimentare la departamentul de marketing, pe baza căruia se va ataşa la contract o anexă cu lucrările suplimentare efectuate, care se trimite de asemenea la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse în baza de date.

23

Atât între raportul de necesitate şi contract, cât şi între devizul de lucrări suplimentare şi anexa la contract există o relaţie de 1 la 1.

În cazul în care clientul doreşte sistarea anumitor servicii, întocmeşte o cerere de reziliere a unor servicii prevăzute în contract sau de reziliere a contractului, care va fi trimisă mai întâi spre aprobare şefului agenţiei de telecomunicaţii, iar apoi, la departamentul financiar-contabil, unde se va înregistra, actualizându-se astfel datele despre clientul respectiv.

Dacă soluţia tehnică este „respins” se emite un act de răspuns către client, prin care i se comunică faptul că nu se poate efectua lucrarea, dacă poate reveni şi când poate reveni.

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:Pe baza intrărilor în sistem şi a prelucrării acestora la sfârşitul fiecărei luni se vor

întocmi rapoarte, care vor fi generate automat. Lista alfabetică a clienţilor (anexa 11) - este obţinută pe baza contractelor noi

încheiate, atât cu clienţi noi, cât şi cu cei cu care există alte contracte deja încheiate (listată lunar).

Lista contractelor reziliate (anexa 12) – sintetizează datele cu privire la clienţii care au cerut rezilierea contractelor. Datele despre clienţii care au cerut rezilierea contractelor se păstrează în sistem, iar lunar se actualizează această listă.

Lista clienţilor în ordinea codurilor (anexa 13) – fiecărui client îi este atribuit un cod intern, prin care se face diferenţierea între clienţi. Aceasta cuprinde atât clienţii din luna respectivă, cât şi clienţii mai vechi.

Evidenţa vânzării serviciilor

a) Descrierea documentelor primare: Ordinul de execuţie (anexa 14) – este întocmit într-un singur exemplar în cadrul

departamentului de marketing. Este trimis spre semnare şefului agenţiei, iar apoi departamentului financiar-contabil.

Deviz calcul de asistenţă (anexa 15) – se întocmeşte într-un singur exemplar de către comisia tehnică (laborator MEDAR), conţinând numărul de ore lucrate pentru analiza spaţiilor unde se vor efectua lucrările, salariul pe oră, valoarea totală şi reţinerile aferente.

Procesul verbal (anexa 16) - este întocmit de către angajatul care execută lucrarea, în două exemplare, unul rămânând la client, iar celălalt la departamentul de marketing, fiind arhivat la dosar.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:În baza raportului de necesitate emis de client în vederea prestării de servicii

suplimentare celor prevăzute în contract, se emite un ordin de execuţie la departamentul de marketing.

Comisia tehnică întocmeşte un deviz calcul de asistenţă după analiza terenului unde se va efectua lucrarea.

Pe baza ordinului de execuţie, angajatul prestează serviciul şi întocmeşte un proces verbal în care specifică lucrările efectuate, materialele consumate şi aparatele folosite.

Procesul verbal este semnat de ambele părţi, după care se înregistrează la departamentul financiar-contabil.

Atât între ordinul de execuţie şi devizul calcul de asistenţă cât şi între ordinul de execuţie şi procesul verbal există o relaţie de 1 la 1.

24

Consemnarea plăţii lucrărilor suplimentare neprevăzute în contract se va face odată cu emiterea facturilor lunare către client. Aceste facturi se înregistrează la departamentul financiar-contabil, unde sunt transcrise în jurnalul pentru vânzări.

Între raportul de necesitate şi factură există o relaţie de 1 la 1.În vederea întocmirii decontului TVA, se preiau sumele din jurnalul de vânzări şi de

cumpărări aferente unei luni.Înregistrarea operaţiunilor:

4111.xxxx = % 704.xxx

703.x 758.xxx

4427Înregistrat vânzarea de servicii şi lucrări,

produse reziduale şi veniturile din exploatare.

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem: Factura (anexa 17) – se întocmeşte manual, în trei exemplare, la livrarea serviciilor

şi a lucrărilor. Primul exemplar se expediază clientului, celelalte două rămânând la serviciul financiar-contabil al furnizorului, unde se arhivează.Factura serveşte ca:

- document pe baza căruia se decontează lucrările şi serviciile prestate;

- document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi cumpărătorului.

Jurnalul de vânzări (anexa 18) – în care se înregistrează zilnic veniturile obţinute din vânzarea serviciilor şi elementele necesare pentru determinarea corectă a TVA colectată. Este obţinut pe baza prelucrării facturilor. Se listează lunar de la departamentul financiar-contabil şi este folosit ca document justificativ la nota contabilă.

Notă de contabilitate (anexa 19) – este un document justificativ de inregistrare in contabilitatea analitică şi sintetică. Se listează lunar, cuprinde înregistrările contabile preluate din jurnalul de vânzări, cumulând sumele pe conturi analitice de clienţi.

Registrul creanţelor (anexa 20) – listează lunar toţi clienţii care au soldul diferit de zero, cu suma aferentă. Se obţine pe baza prelucrării facturilor dintr-o lună. Se arhivează la departamentul financiar-contabil.

Urmărirea plăţilor Recepţionarea documentelor de plată

a) Descrierea documentelor primare: Chitanţa (anexa 22) – se întocmeşte în trei exemplare şi serveşte ca document

justificativ privind încasarea unei sume în numerar de către departamentul trezorerie. Se înregistrează în contabilitate. Circulă la plătitor (primul exemplar), al doilea exemplar rămâne în carnet, folosind ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă, iar al treilea exemplar rămâne la contabilitate.

Ordinul de plată (anexa 23) – este un document emis de către plătitor pentru a-şi achita o datorie faţă de beneficiar, dând dispoziţie unei bănci să plătească suma înscrisă pe formularul întocmit în trei exemplare. El va ajunge ulterior la banca beneficiarului, care va pune suma respectivă la dispoziţia acestuia.

25

Extras de cont (anexa 24) - reprezintă un document emis de bancă prin care aceasta informează unitatea referitor la încasările efectuate de aceasta prin cont, soldul contului, comisioanele bancare etc.

Nota de creditare (anexa 25) – este un document de comunicare a operaţiilor de decontare între unităţi, servind la confirmarea virării sumelor datorate de clienţi plătite unităţii centrale. Se completează în două exemplare împreună cu anexa la nota de creditare, în care sunt prezentate detaliat încasările pe baza facturilor emise. Un exemplar ramâne la emitent, celălalt se arhivează la departamentul financiar-contabil al unităţii destinatare.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:În cadrul acestei tranzacţii există două posibilităţi:

Plata prin intermediul ordinului de plată, aceasta realizându-se prin intermediul băncii;

Plata prin intermediul trezoreriei, efectuându-se pe bază de chitanţă.Clientul completează OP în trei exemplare, dintre care primele două sunt trimise

băncii beneficiarului (alb şi roz), cel în original rămânând la bancă, iar cel roz este trimis la departamentul financiar-contabil al furnizorului.

Pe baza ordinelor de plată reţinute la bancă, aceasta emite zilnic către furnizor un extras de cont cu operaţiunile din ziua respectivă. Deci, între OP şi extras există o relaţie:

- de 1 la 1, în cazul în care un extras de cont este întocmit pe baza unui singur OP;

- de mai multe la unu, în cazul în care extrasul de cont se întocmeşte pe baza operaţiilor din mai multe OP.

În cazul în care plata serviciilor se face în numerar, se eliberează o chitanţă.Există situaţii în care decontarea facturilor nu se efectuează la nivel local, ci prin

intermediul unităţii centrale. În acest caz se foloseşte nota de creditare. Nota de creditare serveşte corectării soldurilor din balanţa analitică.

Sumele virate din contul unităţii centrale sunt evidenţiate în extrasul de cont emis zilnic. Între extrasul de cont şi nota de creditare există o relaţie de 1 la 1, având în vedere că nota de creditare se emite lunar, iar extrasul de cont zilnic.

Înregistrarea operaţiunilor:5121 (5311) = 4111.xxxx

Încasare client 5121 (5311) = 461.xxxx

Încasarea clienţilor incerţi

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem: Fişă analitică partener(client) (anexa 26) – listează detaliile privind tranzacţiile

perioadei curente (vânzări, încasări, reglări), soldul curent, restanţe, data posibilă de încasare.

Balanţa analitică partener (4111.xxx) (anexa 27) – se listează lunar şi prezintă, în ordinea alfabetică a clienţilor, soldul iniţial, rulajele, total sume şi soldul final;

Situaţia încasării facturilor (anexa 28) – se listează lunar şi serveşte ca jurnal auxiliar pentru ţinerea contabilităţii analitice a clienţilor şi ca o situaţie a soldurilor contului 4111 „Clienţi”. Se completează zilnic, în cadrul departamentului financiar-contabil, pe baza documentelor justificative privind serviciile prestate, respectiv încasarea de la clienţi.

Notă de contabilitate (anexa 29).

Identificarea clienţilor incerţi sau în litigiu

26

a) Descrierea documentelor primare: Facturi ajunse la scadenţă neîncasate – reprezintă facturile care nu au fost achitate

în termen, pe baza cărora se calculează penalităţi pentru fiecare zi de întârziere.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:În cadrul departamentului financiar-contabil, prin operaţiunea de cumulare a

soldurilor tuturor facturilor ajunse la scadenţă şi neachitate, se listează lunar penalităţile calculate pentru fiecare zi de întârziere, pe fiecare client în parte. Operaţiunea se efectuează lunar, evidenţiind astfel creanţa totală a unităţii asupra clienţilor incerţi.

Tot pe baza facturilor neachitate până la data scadenţei se listează lunar „Obligaţiile de plată clienţi scadente până la...”, care nu conţine penalităţile calculate pentru fiecare factură neîncasată.

În situaţia în care clientul nu a plătit la timp, la data scadenţei unitatea emite un extras de cont întocmit la departamentul financiar-contabil, care cuprinde lista facturilor neachitate până la această dată. Unitatea trimite clientului un exemplar, iar celălalt va fi înregistrat în contabilitate. În termen de cinci zile de la primirea extrasului de cont, clientul trebuie să-l restituie, confirmat, pentru suma acceptată, iar în caz de refuz total sau parţial, trebuie să anexeze nota explicativă care cuprinde obiecţiile sale. Acest extras de cont ţine loc de conciliere.

În cazul în care, în termen de cinci zile, clientul nu achită suma datorată, se emite de către departamentul marketing un proces verbal de conciliere, care va fi trimis spre semnare şefului agenţiei de telecomunicaţii. Acest proces verbal este întocmit pe baza datelor din extrasul de cont refuzat de client. Se emite în trei exemplare, dintre care unul este trimis la client, unul la oficiul juridic al unităţii centrale, iar al treilea este arhivat la departamentul financiar-contabil.Înregistrarea operaţiunilor:

% = 704.xxx 4111.xxxx (în roşu) 4118.xxxx

Trecerea clienţilor la clienţi incerţi.

% = 704.xxx41118.xxxx(în roşu)

461.xxxxTrecerea clienţilor incerţi la debitori diverşi

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem: Obligaţii plată clienţi scadenţe până la... (anexa 30) – se listează lunar,

prezentând situaţia facturilor neîncasate până la termen. Nu precizează penalităţile calculate pentru facturile neîncasate;

Calcul penalităţi la data de (anexa 31) – se listează lunar, pentru fiecare client în parte. Se calculează pentru facturile care au depăşit termenul;

Fişă de cont pentru operaţii diverse (anexa 32) – se completează lunar, cuprinzând operaţiuni efectuate în conturi analitice pe fiecare client şi se listează la sfârşitul anului. Se întocmeşte pe baza notelor contabile.

Extras de cont emis de unitate (anexa 33) – se emite de către departamentul financiar-contabil, în cazul în care factura a ajuns la scadenţă şi nu a fost achitată, în două exemplare pentru fiecare client care a devenit incert (un exemplar este trimis la client, iar celălalt este arhivat la departamentul de marketing);

27

Proces verbal de conciliere (anexa 34) – este emis în trei exemplare de către departamentul de marketing, pe baza datelor din extrasele de cont. Este semnat de şeful de agenţie, de unde un exemplar pleacă spre client, unul la oficiul juridic al unităţii centrale, iar ultimul fiind arhivat la departamentul de marketing.

Nota contabilă (anexa 29).

Compensarea datoriilor

a) Descrierea documentelor primare: Facturi ce urmează a fi compensate (anexa 35) – reprezintă facturile pentru care s-a

acceptat compensarea, ca urmare a înţelegerii dintre cele două unităţi. Acestea se anexează la ordinul de compensare primit de la client (roz), iar facturile emise de către client (care, în acelaşi timp, este un furnizor pentru SC ”Telecomunicaţii CFR”SA) sunt centralizate într-o singură factură care se anexează la ordinul de compensare destinat clientului.

Ordinul de compensare (anexa 36) – este un document întocmit de unitate în cadrul departamentului financiar-contabil, în două exemplare (albastru şi roz), fiind semnat de ambele părţi. Persoana din cadrul unităţii care semnează acest document este şeful agenţiei. Pe verso se află „borderoul datoriilor stinse pentru justificarea prin ordinul de compensare”

Protocolul de compensare (anexa 37) – se întocmeşte în două exemplare de către agenţii economici ai unităţilor care au convenit efectuarea decontării prin compensarea unei sume de bani. Protocolul de compensare serveşte ca document de înregistrare operativă şi în contabilitate şi, în acelaşi timp, ca document de confirmare a compensării. Circula la şeful agenţiei şi la contabilul şef pentru semnare şi la serviciul financiar-contabil pentru verificarea şi înregistrarea procesului de compensare. Se arhivează atât la furnizor, cât şi la client.

Proces verbal de compensare (anexa 38) – cuprinde lista persoanelor juridice care intră în compensare, cu codul fiscal, numele reprezentanţilor, seria şi numărul ordinului de compensare şi suma compensată.

b) Descrierea fluxurilor informaţionale şi a procedurilor de prelucrare:În cadrul operaţiunii de compensare a datoriilor se face iniţial un punctaj între cele

două unităţi care sunt de acord cu efectuarea compensării. După ce au ajuns la o înţelegere în privinţa sumei ce va fi compensată, se încheie două ordine între agenţii economici: cel iniţiator şi cel destinatar.

După semnarea ordinelor de compensare se trece la întocmirea protocolului de compensare a datoriilor reciproce. În vederea atenuării blocajului financiar, reprezentanţii celor două firme convin la efectuarea decontării prin compensare a unei anumite sume.

Fiecare partener înscrie în protocol facturile şi sumele pe care le achită creditorului şi îl transmite prin delegaţie sau corespondenţă după ce a fost certificat sub semnătură şi ştampilă. Protocolul devine operaţional în momentul primirii lui de către iniţiatorul acţiunii, certificate de către toţi partenerii şi aprobat de către destinatarul acţiunii.

După întocmirea ordinului de compensare şi a protocolului de compensare, datele din aceste două documente vor fi trecute şi în procesul verbal de compensare.

Înregistrarea operaţiunii de compensare:401.xxxx = 4111.xxxx

c) Descrierea listelor, situaţiilor, rapoartelor sau altor ieşiri din sistem:

28

Centralizator lunar de compensare pentru ordine de compensare emise/primite (anexa 39) – este obţinut prin centralizarea ordinelor de compensare şi evidenţiază totalul compensărilor din cursul lunii. Este folosit ca document justificativ la nota contabilă.

Nota contabilă (anexa 29).

29

Cap.5 Determinarea cerinţelor informaţionale pentru noul sistem

1. Cerinţe funcţionaleDin analiza efectuată se observă o descentralizare totală a funcţiei contabile care are în

vedere înregistrarea în contabilitate şi evidenţa analitică a lucrărilor şi serviciilor, pe de o parte, şi centralizarea totală a înregistrării şi evidenţei analitice a clienţilor, pe de altă parte.

Evidenţiem următoarele deficienţe care se constituie ca cerinţe funcţionale ale noii aplicaţii:

Problema modificării tarifelor – preţurile specificate în contract sunt preluate din Foaia Oficială din anul curent. Din cauze obiective (cum ar fi diferenţe de curs valutar, inflaţia, creşterea preţurilor etc.) tarifele, respectiv preţurile pentru serviciile prestate şi lucrările executate se pot modifica. Prin urmare este necesară înlocuirea contractului existent cu unul actualizat care să conţină modificările din Foaia Oficială. Soluţionarea acestei probleme are în vedere următoarele aspecte: modificarea tarifelor atrage după sine înlocuirea contractelor

ceea ce determină un volum mare de muncă pentru angajaţi şi duce la reducerea timpului de îndeplinire a sarcinilor zilnice a fiecăruia dintre angajaţii care operează cu aceste contracte.

odată cu modificarea tarifelor se modifică şi valoarea facturilor emise. În cazul în care creşterea preţurilor are loc în cursul lunii atunci calculul valorii totale din factură trebuie să aibă în vedere atât tarifele vechi cât şi cele noi.

Problema fişei analitice partener – fişa analitică a clientului se întocmeşte de două ori pe an. Este necesară listarea acesteia lunar pentru cunoaşterea situaţiei lunare a clienţilor în vederea întocmirii diferitelor rapoarte cerute de unitatea centrală ori de câte ori este nevoie.

2. Cerinţe nefuncţionalePrintre cerinţele nefuncţionale ale noului sistem regăsim: Realizarea unei aplicaţii noi în regim distribuit, ceea ce presupune conectarea tuturor

entităţilor din cadrul agenţiei la reţeaua unităţii centrale. Aceasta presupune existenţa unui server de aplicaţii şi a unui server de baze de date. Este necesară dezvoltarea infrastructurii fizice utilă comunicării datelor în timp real de la şi spre entităţile externe din cadrul unităţii centrale, care solicită sau trebuie să pună la dispoziţie fluxuri de date.

Dezvoltarea unui program care să conţină tarifele practicate de agenţie, iar în momentul în care se modifică preţurile serviciilor prestate, prin intermediul acestui program să se actualizeze automat contractele cu noile tarife şi implicit facturile lunare. Aceasta presupune şi legătura acestui program cu programul de întocmire a facturilor.

Realizarea unei legături între programul de întocmire a facturilor şi aplicaţia WinMentor, pentru a evita introducerea aceloraşi date de mai multe ori. Introducerea datelor din facturi este necesară pentru obţinerea mai multor rapoarte.

Dezvoltarea unui program care să asigure securitatea datelor prin stabilirea de niveluri de acces pentru diferite categorii de utilizatori din interiorul agenţiei.

Este necesară utilizarea unei aplicaţii care să genereze automat periodic penalităţile calculate (în vederea uşurării muncii fizice) fără a mai fi nevoie de calculul manual care necesită mult timp pierdut de către angajaţi .

30

Studiu de Caz - Sisteme Informatinal - Contabile

Documents

Transcript of Studiu de Caz - Sisteme Informatinal - Contabile