Studiu de caz

Un client solicita o oferta de pret

Mod clasic de lucru Secretara primeste solicitarea cererii de oferta prin fax Inregistreaza solicitarea in registru de corespondenta Face o copie xerox si o trimite la departamentul marketing Departamentul marketing primeste solicitarea si face patru copii xerox si

le trimite dupa cum urmeaza: O copie la serviciul tehnic pt. a vedea daca se poate realiza produsul cerut si

termenul de realizare O copie la compartimenul preturi pentru a solicita pretul de vanzare O copie la compartimentul financiar pentru a vedea daca clientul are

bonitate O copie la aprovizionare pentru a vedea daca se poate face aprovizionarea

cu materialele necesare Dupa ce toate informatiile s-au intors la departamentul de marketing

acesta intocmeste oferta in doua exemplare, un exemplar se arhiveaza si un exemplar se trimite la secretariat

La secretariat se inregistreaza oferta si este expediata solicitantului

Modul de lucru cu MDS Secretara primeste solicitarea cererii de oferta prin fax Introduce solicitarea in sistem pentru departamentul marketing, sistemul

aloca numarul de inregistrare si arhiveaza documentul fizic Departamentul marketing primeste instantaneu prin sistem solicitarea si

introduce patru sarcini cu referinta la document dupa cum urmeaza: De la serviciul tehnic se solicita daca se poate realiza produsul cerut si

termenul de realizare De la compartimenul preturi se solicita solicita pretul de vanzare De la compartimentul financiar se solicita referinte despre bonitatea

clientului De la aprovizionare se solicita punctul de vedere pentru aprovizionarea cu

materialele necesare Dupa ce sarcinile au fost rezolvate in sistem de compartimentele

responsabile, departamentul marketing intocmeste oferta in format electronic o ataseaza cererii de oferta si o salveazapentru secretariat

La secretariat se listeaza oferta trimisa se expediaza solicitantului si se rezolva documentul

Dezavantaje mod clasic:

Numar mare de copii ale documentului Documentul se distribuie lent catre factorii implicati

in solutionarea documentului In cazul in care cineva intarzie raspunsul nu se

cunoaste cine sau ce anume este responsabil de aceasta intarziere(se motiveaza ca nu s-a primit documentul ca s-a pierdut … etc.)

Nu se poate sti cu usurinta daca rapunsul a fost trimis clientului si astfel cererea sa a fost solutionata

Este greu de stabilit daca clientului i s-au mai trimis oferte pe aceeasi tema.

Avantajele MDS:

Nu este necesara copierea documentului Documentul se transmite instanataneu catre factorii

implicati in solutionarea lui In cazul in care cineva intarzie raspunsul se

cunoaste cine este responsabil de aceasta intarziere

Se poate sti cu usurinta daca rapunsul a fost trimis clientului

Este usor de stabilit daca clientului i s-au mai trimis oferte pe aceeasi tema.

Cererea ajunge la secretariat

La marketing dupa salavare :

Marketingul traseaza sarcinile

Exemplu rezolvare sarcina

Sarcinile au fost solutionate

Departamentul marketing

Oferta ajunge la secretariat

Se confirma solutionarea !

Oare ce ne rezerva viitorul in privinta documentelor ?