Studiu de caz. Derularea procesului de negociere între societatea York International si societatea Mirelta Holding Ungaria în vederea

încheierii unui contract de import de 500 de sisteme de încalzire,ventilatie si aer conditionat

         Contractarea reprezinta etapa cea mai importanta în afacerile economice în general, si în

cele internationale, în mod special, acestea reprezentând în fond luarea deciziei în afaceri.

         Negocierea contractului de vânzare – cumparare internationala reprezinta în practica

confruntarea ofertelor facute de partenerii negociatori: oferta de vânzare a exportatorului si oferta

de cumparare (comanda) a importatorului[24]. Popa, Ioan - ,,Tranzactii de comert exterior”, Ed.

Economica, Bucuresti 2002, pag. 200.

         Oferta are doua dimensiuni, pe de o parte, una economica ce contine componentele

comerciale si financiare, pe de alta parte una juridica. Oferta comerciala trateaza marfa si

conditiile ei de livrare, în timp ce oferta financiara are în vedere pretul si conditiile de plata.

         Astfel, în acest capitol voi analiza utilizând un contract de vânzare-cumparare specificul

negocierilor acestui tip de contracte externe, cele mai frecvente în cadrul contractelor economice

externe. Pentru realizarea obiectivului propus, voi analiza aspectele privind verificarea situatiei

patrimoniale, a competentei si reputatiei partenerului cu care se vor începe negocierile,

determinarea obiectivului contractului, reflectarea în contract a parametrilor tehnico-calitativi ai

marfurilor, convenirea asupra modului de ambalare si marcare a marfurilor, stabilirea termenului

de livrare, fixarea pretului contractual si a conditiilor de livrare, determinarea modalitatii de

plata, precum si a valutei în care aceasta se va efectua etc.

        Pregatirea negocierii presupune câteva componente distincte, respectiv :

      întocmirea unor studii macro si microeconomice, prin culegerea de informatii pentru situarea

cât mai corecta a viitoarei afaceri economice în contextul real al pietei;

      delimitarea si definirea cât mai exacta a obiectivelor proprii;

      identificarea cât mai aproape de realitate a obiectivelor partenerului de negociere;

      alegerea tehnicilor manageriale pentu viitoarele afaceri ce urmeaza sa fie negociate;

      întocmirea documentatiei necesare începerii tratativelor.

         Înrucât partile semnatare ale acestui contract nu conlucrau pentru prima oara, este evident

ca anumite etape ale procesului de pregatire ale negocierii au fost omise. În acest sens, faptic, în

momentul în care partea româna, York S.R.L, a trimis firmei din Ungaria o cerere de oferta,

cererea, datorita nevoii urgente de marfa a cumparatorului mai sus amintit s-a transformat în

comanda.

         La rândul ei, partea straina, Mirelta Holding S.R.L. a trimis prin fax solicitatorului în care a

indicat ca se afla în posesia marfii dorite, în speta 500 de  sisteme de încalzire, ventilatie si aer

conditionat, precum si pretul ( nivelul pretului unitar ) de 1000 euro / buc.

           Întrucât pretul propus de partea straina a fost considerat de partea româna ca fiind destul

de apropiat de posibilitatile sale, partea româna a decis sa trimita o scrisoare de invitatie pentru

negociere, stabilindu-se data de 20 ianuarie 2007.

         În data de 10 ianuarie 2007, firma româna, dând dovada de pragmatism managerial,

formând doua echipe de lucru cu responsabilitati diferite, a realizat urmatoarele:

      prima echipa s-a ocupat de toate aranjamentele ce tin de primirea oaspetilor, transportul

acestora de la aeroport la hotel,  rezervarea camerelor la hotel, rezervarea restaurantului

pentru servirea mesei, un scurt tur al orasului si al principalelor obiective turistice înainte de

începerea negocierii. În acelasi timp, aceasta echipa a fost însarcinata si cu pregatirea salii de

negociere, sala aflata în Bucuresti, la sediul firmei.

      a doua echipa, formata în principal din membri echipei de negociere, precum si din

personalul departamentului de conducere, a elaborat planul de negociere precum si dosarul

negocierii.

         Planul negocierii a inclus:

      definirea si sustinerea scopului negocierii;

      obiectivele maxime si minime ale negocierii;

      modul si pozitiile de tratare desfasurate pe momente de interes reciproc si pe cele de

divergenta;

      variante de formulari, argumente si contraargumente;

      posibilitati de compromis, responsabilitati si limite ale echipei de negociere, în totalitate si

individuale.

         Firma româna a cerut mai multe informatii de natura comerciala, tehnica, despre situatia

conjuncturala a pietei si, de asemenea, câteva detalii despre concurenta. Informatiile de natura

comerciala  au cuprins atât elemente economico-sociale ale pietelor de desfacere a produsului

exportat, cât si caracteristici generale (pret de cumparare, pret de vânzare, cerere, oferta) ale

pietelor internationale. De asemenea, partea straina a pregatit si o fisa comerciala, fisa ce contine

cele mai importante clauze contractuale.

         Nefiind la prima afacere încheiata, cele doua parti având o relatie economica de prietenie,

firma româna a considerat mai putin importanta pregatirea dosarului privind bonitatea

partenerului, situatia economico-financiara a acestuia fiind deja cunoscuta.

         Dupa realizarea acestui pas, echipa a trecut la elaborarea agendei de lucru. Aceasta

contribuie la realizarea unor obiective importante, la ordonarea activitatilor pentru negocierile

propriu-zise, selectarea prioritatilor, cunoasterea succesiunii activitatilor, calendarul negocierii.

         Urmatorul pas a fost stabilirea de catre departamentul de conducere a bugetului negocierii.

Apoi, acest department împreuna cu negociatorul sef, Dl. Mihai Popescu, si întreaga lui echipa

de negociere, a elaborat proiectul de contract.

         Aspectul pe care îl voi trata în continuarea acestui capitol se refera la desfasurarea

negocierii. În general, în cazul negocierilor complexe, la prima întâlnire a echipelor de negociere

se va elabora planul comun de tratative.

         Acest document vizeaza cel putin sase genuri de activitati privind negocierea, aspecte pe

care le voi trata, în conformitate cu aplicabilitatea lor practica, în cele ce urmeaza:

      negocierea conditiilor tehnice si de calitate. Problematica complexa pe care o presupun

conditiile tehnice si de calitate trebuie sa faca obiectul negocierii purtate între specialistii în

domeniu, dar care sa aiba si o buna pregatire în domeniul comertului exterior în general. În

cazul de fata, partea straina a prezentat dosarul tehnic pregatit special pentru aceasta situatie.

Întrucât firma româna nu era la prima afacere de acest gen, ea cumparând si în trecut

asemenea sisteme de la firma Mirelta Holding, aceasta a fost de acord imediat cu aceste

specificatii tehnice, subliniind în principiu ca ar fi interesata de un numar de 500 de sisteme.

      negocierea conditiilor comerciale. Un element important al negocierii conditiilor comerciale

îl constituie problema ambalajului si al marcajului acestuia.

      negocierea pretului si a conditiilor de plata. Pretul constituie unul dintre cele mai importante

elemente ale contractului si, în general, al vânzarii internationale, asupra caruia se

concentreaza în principal negocierea, având o mare putere de influenta în determinarea

gradului de competitivitate a produselor si serviciilor. Pretul are un rol principal în

determinarea eficientei afacerilor economice, reprezentând ,,domeniul principal asupra caruia

se concentreaza atentia negociatorilor pentru armonizarea intereselor care adeseori sunt, într-

o masura mai mare sau mai mica, contradictorii: exportatorul tinde, de regula, sa obtina

preturi cât mai mari iar importatorul sa achizitioneze marfurile la preturi cât mai joase[25]”.

Puiu, Alexandru – ,,Tehnici de negociere, contractare si derulare în afacerile economice

internationale”, Ed. Tribuna Economica, Bucuresti, 1997, pag 335 Întrucât în cazul de fata,

vânzatorul îsi propusese pretul unitar de 1000 euro/buc., iar cumparatorul dorea sa

achizitioneze marfa la un pret de 990 euro/buc., este evident ca nici contractul în cauza nu a

facut exceptie de la regula. Negocierea si fundamentarea pretului a pornit de la metoda

pretului specific, pretul pe piata internationala variind între 995 si 999 euro. Astfel, partea

straina a început aceasta negociere, aplicând tehnica solicitarii interne a pretului. Teoretic,

aceasta tehnica urmareste obtinerea unor informatii referitoare la costurile reale de productie

si comercializare. Considerând ca pretul le depaseste capacitatile materiale, echipa româna a

încercat sa blocheze oarecum negocierea contractului folosind tehnica falsei comenzi de

proba. Aceasta tehnica consta în solicitarea unor preturi ,,speciale” pentru o cantitate mai

mica si promisiunea unor comenzi viitoare mai substantiale. Negociatorul sef român nu a fost

foarte inspirit în alegerea acestei tehnici, întrucât relatiile dintre cele doua parti aveau ,,în

spate” nu una, ci mai multe contracte anterioare, toate încununate cu succes deplin. Dându-si

seama ca partea româna vrea sa încheie în realitate contractul pentru cele 500 aparate, dar din

punct de vedere financiar, cât si din puncte de vedere al unor creante de negociere ale

negociatorului român, negociatorul sef strain a aplicat tehnica împartirii egale a diferentei.

Aceasta tehnica consta în faptul ca unul dintre negociatori vine cu o solutie de compromis

prin împartirea diferentei în doua parti egale. Aceasta oferta a fost admisa de catre echipa

româna, cu mentiunea ca plata sa se faca prin acreditiv documentar irevocabil deschis în

termen de 15 zile de la data anuntarii de catre partea straina, ca marfa este pregatita de

expediere. Neavând nimic de adaugat si fiind de acord cu propunerea românilor, partenerii

unguri au propus urmatorii pasi:

      negocierea problemelor juridice;

      negocierea altor aspecte privind contractul extern de vânzare-cumparare. Receptia cantitativa

va fi facuta prin numarare si mentionata într-un proces verbal de livrare/receptie,

certificându-se eventualele lipsuri. Receptia calitativa va fi facuta printr-un certificat de

control emis de catre o organizatie neutra.

      arbitrajul. Aparitia unor eventuale litigii rezultând din contract sau în legatura cu acesta si pe

care partile nu le pot solutiona pe cale amiabila vor fi rezolvate în final prin arbitraj, cu

excluderea instantelor ordinare. În acest sens, partile au ales ca Instanta arbitrala competenta,

Comisia de Arbitraj de pe lânga Camera de Comert si Industrie din Bucuresti. Aceasta,

conform întelegerii, va judeca litigiile pe baza propriilor sale reguli.

              Stabilind toate aceste aspecte, cele doua parti au reusit la data de 21 ianuarie 2007, sa

finalizeze negocierile prezentului contract, încununând cu succes munca de echipa a celor doua

firme, precum si a negociatorilor sefi.

             Voi cuprinde si principalele elemente ale contractului de vânzare-cumparare extern,

corelate cu echivalentele lor ce se regasesc în contractul semnat între York International (filiala

româna) si Mirelta Holding (partea straina):

         Firma importatoare YORK România - Tehnica frigului.Aer conditionat S.R.L cu sediul în

Bd. Unirii, nr 20, Bucuresti, înregistrata la Registrul Comertului sub numarul J40/6135/1994,  a

fost reprezentata prin Dl. Mihai Popescu iar firma straina/ exportatoare, Mirelta Holding S.R.L.,

cu sediul în Szomodi Ut 4., PF 301 2890 Tata, Budapesta, Ungaria, înregistrata la Registrul

Comertului sub numarul 2000/1988, a fost reprezentata prin Dl. Johnson C. Obiectul contractului

îl reprezinta importul de sisteme de incalzire, ventilatie si aer conditionat pentru uz casnic si

industrial. Vânzatorul se obliga sa livreze marfa în cantitatea si calitatea stipulata în contract,

data livrarii fiind considerata 20 mai 2007.

         Receptia cantitativa si calitativa a marfurilor trebuie efectuata în maxim 5 zile de la data

sosirii marfii la cumparator, conform contractului. Aceasta va fi mentionata într-un proces verbal

de livrare/receptie, certificându-se starea marfii si defectele (lipsurile) de catre reprezentantii

cumparatorului si cei ai vânzatorului. Receptia calitativa va fi facuta printr-un certificat de

control emis de catre o organizatie neutra. Controlul calitatii va fi efectuat în functie de conditiile

de calitate stipulate în contract. Marfurile sau partea de marfuri gasita ca necorespuzatoare la

receptia calitativa vor fi puse la dispozitia vânzatorului în maxim 7 zile  de la data receptiei, pe

cheltuiala acestuia, sau marfurile respective vor putea fi folosite dar numai cu acordul expres al

vânzatorului.

         Reclamatiile pot fi adresate de cumparator vânzatorului, dupa cum urmeaza: reclamatiile

cantitative pot fi adresate timp de 15 zile de la data la care marfurile au fost primite la destinatia

finala, pe baza procesului verbal. Reclamatiile calitative pot fi adresate timp de 30 de zile de la

data sosirii marfurilor la destinatia finala pe baza certificatului de control emis de o organizatie

neutra. Pentru defectele de calitate datorate unor vicii ascunse, aparute pe durata perioadei de

utilizare normala a marfurilor, reclamatiile vor fi prezentate în termen de 15 zile de la data

aparitiei lor si vor fi însotite de unul dintre urmatoarele documente, emise de catre o organizatie

autorizata: certificatul de inspectie, certificatul de control sau buletinul de analiza, fotografii si

mostre dupa caz. Ỉn maximum 15 zile de la data primirii reclamatiei, vânzatorul are obligatia sa-

si notifice punctul de vedere facând cunoscuta parerea sa fata de reclamatiile cumparatorului. Ỉn

cadrul aceluiasi interval, vânzatorul va comunica daca doreste sa vada marfurile reclamate, iar în

acest caz, inspectia va fi facuta în intervalul în care marfurile sunt tinute la dispozitia sa.   

         Durata stingerii reclamatiei este de 30 de zile de la data la care a fost declansata, iar

stingerea reclamatiei va consta fie în acordarea unui rabat a valorii marfurilor reclamate, fie în

înlocuirea acestor marfuri, fie în restituirea contravalorii cantitatii livrate în minus, fie prin alte

cai de stingere convenite de parti. Daca cumparatorul nu-l avizeaza pe vânzator asupra

reclamatiei sale, în perioada stabilita prin contract, acesta va fi îndreptatit la reclamatii ca si în

cazul unei încalcari neesentiale a contractului. În afara stingerii reclamatiilor pe caile mentionate,

cumparatorul va fi îndreptatit la compensatii pentru daune – interese, si la penalizari. Cantitatea

marfii este reprezentata în acest caz de un total de 500 de sisteme de aer conditionat pentru uz

casnic. Aparatele ce fac obiectul contractului sunt produse în Ungaria. Certificatul de calitate

emis de Mirelta Holding S.R.L.(unitatea producatoare) va însoti marfa la destinatie. Certificatul

de calitate va fi emis în 3 exemplare, dupa cum urmeaza: un exemplar se va anexa la

documentele de plata, un exemplar se va anexa la documentele ce însotesc transportul, un

exemplar se va trimite cumparatorului prin posta recomandata aeriana în momentul în care

marfurile se expediaza sau sunt predate agentului de transport. La solicitarea vânzatorului,

controlul marfii se va putea face de catre cumparator sau de catre reprezentantii acestuia în

fabrica producatorului, în functie de principalele etape ale procesului de fabricatie a marfii

respective. Acest control nu va afecta cu nimic raspunderea vânzatorului pentru calitatea

necorespunzatoare a marfii livrate. În privinta ambalajului, vânzatorul trebuie sa ia toate masurile

si sa dispuna ca marfa sa fie ambalata corespunzator. Ambalajul trebuie sa asigure integritatea si

protectia marfii pe toata durata transportului, pâna la utilizatorul final. Marfurile vor fi

transportate pe cale rutiera cu mijloacele de transport care apartin vânzatorului.Pretul unui sistem

în urma negocierii este de 1000 euro, iar valoarea totala este de 500.000 euro, incluzând

ambalajul.

          În cadrul negocierii s-au discutat si conditiile si modalitatile de plata, acestea reprezentând

un aspect foarte important în derularea tranzactiei. Plata marfurilor se va efectua prin acreditiv

documentar irevocabil deschis în termen de 15 zile de la data anuntarii de catre vânzator prin fax

sau telex ca marfa este pregatita de expediere. Acreditivul este valabil 30 de zile de la data

deschiderii pentru livrare si 45 de zile pentru depunerea documentelor. Aceleasi termene se vor

aplica oricaror modificari ale acreditivului sau majorari ale valorii acestuia. Acreditivul va fi

platit la vedere , contra prezentarii urmatoarelor documente: factura comerciala, completata în 5

exemplare în favoarea YORK România - Tehnica frigului.Aer conditionat S.R.L; specificatia

marfurilor livrate; lista de ambalaj în 5 exemplare; certificatul de calitate emis de catre

producator, în copie; fotocopia licentei de export, sau mentiunea vânzatorului pe factura

comerciala ca nu este necesara licenta de export în original; confirmarea vânzatorului prin care

acesta atesta ca la data încarcarii au fost trimise par-avion cumparatorului câte un exemplar dupa

factura si certificatul de calitate; copie dupa faxul sau telexul de comunicare dat în 48 de ore de

la livrare. Spezele bancare pentru modificarea acreditivului vor fi suportate de catre vânzator.

Cumparatorul va suporta cheltuielile cu modificarea acreditivului numai daca întârzierea se

datoreaza unei deschideri gresite sau în cazul unei suplimentari a valorii acreditivului. Toate

celelalte conditii vor fi în conformitate cu Brosura Camerei Internationale de Comert 500/1993,

referitoare la acreditiv. Asigurarea marfurilor intra în atributia cumparatorului. Acesta  îsi va

asigura marfa pe tot parcursul transportului. Un alt aspect foarte important în cadrul contractului

de import este reprezentat prin clauza fortei majore. Forta majora reprezinta toate evenimentele

si/sau situatiile care scapa controlului partii care invoca forta majora si care sunt imprevizibile,

de neînlaturat si apar dupa ce contractul a fost încheiat, împiedicând sau întârziind total sau

partial îndeplinirea obligatiilor contractuale. În contractul în cauza, clauza fortei majore, având

un caracter standardizat, va respecta prevederile conventiilor internationale ce reglementeaza

relatiile comerciale internationale. Conventia ONU asupra contractelor de vânzare-cumparare de

bunuri ( Viena 1980) si Practicile si uzante pentru creditul documentar (1983). Toate eventualele

litigii rezultând din prezentul contract sau în legatura cu acesta  si pe care partile nu le pot

solutiona pe cale amiabila vor fi rezolvate în final prin arbitraj, cu excluderea instantelor

ordinare. Instanta arbitrala competenta va fi Comisia de Arbitraj de pe lânga Camera de Comert

si Industrie din Bucuresti care va judeca litigiile pe baza propriilor sale reguli (cu exceptia

cazurilor în care, prin acorduri sau conventii guvernamentale se prevede altfel). Decizia Comisiei

de Arbitraj este obligatorie si definitiva. Partile accepta ca prezentul contract sa fie guvernat de

legea româna si se obliga sa execute fara amânare deciziile luate de Comisia de Arbitraj. Alte

clauze care au fost discutate în cadrul amplului proces de negociere au fost: obtinerea licentei de

export de catre vânzator pe spezele sale, licenta care sa-i permita îndeplinirea la timp si în bune

conditiuni a obligatiilor sale contractuale pentru a evita plata daunelor. Contractul poate fi

modificat în scris înainte sau în timpul derularii sale, cu acordul ambelor parti. Cumparatorul are

dreptul sa reexporte marfurile care constituie obiectul prezentului contract. Acest contract intra

în vigoare numai dupa confirmarea sa de catre cumparator în decurs de 15 zile de la semnarea sa.

Toate negocierile si corespondenta purtata înainte de data semnarii contractului si care sunt

contrare prevederilor lui, sunt nule si neavenite. Toata corespondenta dintre parti, ulterioara

încheierii contractului va fi purtata în limba contractului sau, în cazuri speciale, într-o limba

uzuala comertului international. Contractul a fost încheiat în 3 exemplare, toate având aceeasi

valabilitate la Bucuresti, România. Complexitatea realitatilor contemporane în care se desfasoara

negocierile în afacerile economice internationale are un impact deosebit asupra

comportamentului negociatorilor si a performantei în tratative. O asemenea complexitate duce la

necesitatea unei pregatiri minutioase a negocierilor, asemenea actiune nefiind deloc simpla.

Tratarea cu superficialitate sau eludarea acestei etape nu tine numai de faptul ca preocuparile

cotidiene, numeroase îi obliga, de cele mai multe ori, pe cei destinati sa negocieze fara sa

dispuna de timpul necesar pentru informarea si documentarea necesara, ci si de reticenta, cel

putin rezerva, manifestata fata de însusi oportunitatea pregatirii negocierilor.