De la achiziie la plat

De la achiziie la platHarta procesului la nivel nalt

nceputFinal

Estimare

i

Necesitatea

PlanuluiClarificarea/Cererea

nevoilorIdentificarea/

Selecia

FurnizoruluiGenerarea

Ordinului

de

Contract/

cumprareChitana

Materialelor

sau a

Serviciilor

i a documentelorStabilirea,

Plata,

i

Msurarea

Performanelor

Indeplinirea

Necesitilor

de ctre

Furnizor

Enablers: Finance, Legal, HR, IT

ProiecteClieni InterniOperaiuni

Sunt dou lucruri de care trebuie s inem cont atunci cnd descriem procesul de cumparre. n primul rnd, efortul depus de o companie n aceast activitate difer foarte mult de la o situaie la alta. Procesul de cumprare care duce la un contract n valoare de $30 de bilioane pentru avioane militare este foarte diferit de o cumprare obisnuit a unor resurse pentru birou. n al doilea rnd, n timp ce va uitai la paii din procesul de la achiziie la plata prezentai (Procure to Pay) n Exponatul 2.1, recunoastei c companiile pot castig uneori un avantaj competitiv prin ndeplinirea acestor activiti mai bine dect concurenii acestora. Multe organizaii, de exemplu, folosesc sisteme de informaii pentru a automatiza pregtirea de obinuit a ordinelor de cumprare, n timp ce altele folosesc echipe de sourcing management pentru a mbuntii rezultatul evaluarii furnizorului i eforturile seleciei.Seciunea aceasta prezint procesul de cumprare ca un ciclu care const n ase etape majore:

1. Estimarea i necesitatea planului 2. Clarificarea nevoilor (cerere)

3. Identificarea/selecia furnizorului

4. Generarea ordinului de contract/cumprare

5. Chitana materialelor sau a serviciilor i a documentelor

6. Stabilirea, plata, i msurarea performanelorAceste etape ar putea varia de la o organizaie la alta, acest lucru depinde de: dac cumpararea is sourcing un obiect nou sau cumparat n mod repetat, i deasemenea daca este un proces detaliat de acord pentru cumparrile care depaesc o suma specific de dolari. Noile obiecte necesit ca cumpararea s consume mult mai mult timp n faa evalund potenialele surse. Obiectele care se repeta de obicei au surse aprobate deja disponibile. Exponatul 2.1 ilustreaza un process de cumprare tipic folosit n multe firme, cu cteva elemente tipice de contingenta artate.Cursul procesului artat n Exponatul 2.1 este deseori numit procesul de la achiziie la plata (Procure to Pay), pentru c documenteaz toate etapele de la iniierea unei nevoi, pan la elementul de plat. Cursul unui document acompaniaz micarea ordinelor i a materialului prin procesul de la achiziie la plata. Istoric, pregtirea i administrarea documentelor de cumprare convenabile a fost un proces care consuma mult timp. Majoritatea firmelor au optimizat procesul fluxului de documente pentru a reduce hrtiile i mnuirea necesar pentru fiercare cumprare. irul de unelte folosite pentru a obine eficiena n tranzaciile de cumprare este n larg denumit e-procurement. Companiile folosesc unelte e-procurement pentru a manevra fluxul de documente prin (1) automatiznd procesul generrii de documente i (2) transmiand electronic documentele de cumparare la furnizori. Beneficiile generrii i transmiterii electronice a documentelor de cumprare le includ pe urmatoarele:1. O eliminare virtual a hartiilor i manevrarea hrtiilor2. O reducere n timpul petrecut ntre recunoaterea nevoilor i a eliberrii i chitana unui ordin.3. Comunicare mbunatit n interiorul companiei dar i cu furnizorii

4. O reducere n numrul de erori

5. O reducere n cheltuielile generale n zona de cumprare

6. O reducere n timpul petrecut de personalul purchasing pentru ordinele de cumprare i facturii, i mai mult timp petrecut pentru activitile strategice de cumprare cu valoare adaugat.

Documentele electronice des folosite n proces sunt reprezentate in Exponatul 2.1 de cutii, despre care vom vorbi acum.Estimarea si Necesitatea Planului

Ciclul de cumprare ncepe cu identificarea unei nevoi (unei necesitai). n majoritatea cazurilor, personalul care se ocupa de achiziionare au un proces de planificare anual sau bianual, prin care ei vor examina tiparul de cheltuieli a organizaiei (printr-o analiza a cheltuielilor, discutata mai tarziu n capitol), i pregtesc o anticipare a ce va fi cumprat. n unele cazuri, poate fi un set nou de necesiti care nu au fost planificate (cum ar fi introducerea unui produs nou). n asemenea cazuri, personalul cumpr se ntalnesc cu clienii interni pentru a discuta nevoile acestora pentru anul viitor. n multe firme astzi, cumprarea este vehiculul principal pentru a obine furnizrii externe (produse sau servicii) de la furnizori, asta inseamn c personalul pentru cumparare trebuie s munceasc cu un numar mare de clieni interni, care uneori includ comercializarea, operaiuni, finane, tehnologia informaiei, i alti clieni interni. Printr-un dialog structurat, cumprtori vor inelege i vor planifica pentru ce vor cumpar clieni i vor interpreta asta intr-o estimare care este impartasit cu furnizorii. (n capitolul urmator, vom discuta despre procesul de sourcing care are loc pentru a identifica care furnizori trebuie s primeasc aceasta afacere asociat cu ndeplinirea acestei nevoi).Honeywell: nelegerea Cererii din ViitorMulte sisteme de analiza a cheltuielilor capteaza date doar dupa ce banii s-au dus. Honeywells OneSource, n contrast, este ca un univers n expansiune, care acopera backward- i forward-looking spend data. Le d administratorilor de mrfuri ale companiei o cale sa identifice strategic sourcing i oportuniti de administrare a cheltuielilor n timp real.Propulsat de tehnologia i2 SRM, achiziionarea platformei, OneSource aduna n mod automat date de achiziionare de la 107 (in cele din urma 152) locaii Honeywell. Datele disponibile pentru analiza i suportul pentru decizii se intinde pe ultimii doi ani i anul curent. Fiecare loc ofera ase feed-uri discrete de date: ordine de cumparare deschise, chitane, rebuturi, cerere neplasat sau anticipare (cerere de la sistemul MRP dar nu nca cumparat), furnizorul administrator, i cheltuieli conturi creditor, ncluzand off-purchase order MRO spend. Al aptelea i al optulea feed de date capteaz contractele manofacturiere, bacnotele (lista prilor i prile componente acceptate listei vnztorilor de afaceri care se ocup cu cheltuiala contractelor de analiz.OneSource este diagnosticat tehnologic, n sensul c unitaile de afaceri Honeywell nu au nevoie s schimbe modul n care ele capteaz i stocheaz datele despre cheltuieli. Datele ntr-un format stabilit sunt luate din sisteme pe care le are site-ul---de la foile de calcul din Excel la o gramad vasta de sisteme ERP i MRP, incluzand Avalon, BPICS, Cullinet, JD Edwards, MacPac, Oracle, SAP dar si niste versiuni locale, spune Dennis Lemon, director corporativ la calitatea furnizorului si administrare sanatoasa. Asta este important pentru o companie diversificata ca Honeywell, unde achizitionarea este decentralizata.

Clasificarea i curarea datelor este facut ca i parte a prezentrii proiectului i continu s foloseasc aplicaii de intreinere a datelor administrate de site-uri desemnate sau resurse de afaceri. Pe msura ce implementarea continu, spune Lemon, curaarea datelor a identificat pana la 25% suprapunere pariala cu alte site-uri n timp ce alte site-uri sunt adugate. Raionalizarea global a furnizorului a permis Honeywell s realizeze reduceri la aprovizionarea de baza ntr-un interval de 40-50%.Tipic, dup prerea lui Lemon, dureaz aproape trei luni s aduci un site nou la bord cu OneSource. Un factor cheie a fost dezvoltarea unui proces formal pentru a face asta. Folosim un proces definit care specific cu cine lucrm i cum. mplicm sourcing-ul lor, IT, i oameni de calitate. i ajutm s creeze feed-uri de date, s testeze, i s-si valideze datele, i i instruim s foloseasc sistemul. i educam cu adevarat pe msura ce ncep s foloseas OneSource.O nevoie proiectata poate lua forma unei componente(e.g., un set de elemente de fixare), material brut (e.g., rasini), subansamblu (e.g., motor), sau chiar si un obiect terminat (e.g., un computer). n alte cazuri, nevoia poate fi un serviciu, cum ar fi nevoia de a intra in contact cu o agentie de publicitate pentru o campanie de comercializare nou, sau un serviciu de hrana pentru a aproviziona prnzuri la cantina companiei. Deoarece cumprarea este responsabil pentru achiziionarea produselor i a serviciilor pentru ntreaga organizaie, cursul de informaii ntre funcia de cumprare i alte zone ale organizaiei pot fi extinse.Bineneles, nu toate nevoile pot fi anticipate din timp. Exist situaii cnd un client intern are o nevoie care apare pe subit, ceva ce nu a fost planificat i pentru care nu este nici un furnizor existent identificat pentru a oferi produsul sau serviciul de care este nevoie. Asemenea nevoi sunt de obicei sunt rezolvate prin abordarea spot buy, care este de asemenea discutat in contextul procesului P2P. De exemplu, marketing are nevoie s cumpere un set de stilouri i cni pentru o promoie special i ar putea alerta cumprarea ntr-o instiinare subit pentru aceasta nevoie. Daca nu ar fi fost planificat, atunci cumprtori trebuie s lucreze cu marketing s identifice rapid un furnizor care s aprovizioneze cu aceste produse n termen scurt la cel mai mic posibil pret cu un nivel acceptabil de calitate i timp de livrare.Cnd se creeaz o prevedere pentru un produs sau un serviciu necesar, clienii interni s-ar putea s nu fie capabili s exprime exact de ce vor avea nevoie la un moment dat n timp. De exemplu, grupul de ntreinere a unei centrale chimice ar putea spune c vor avea nevoie de pari de nlocuire pentru echipament, dar n-ar putea oferi detalii exacte despre prile specifice de care vor avea nevoie, nici despre momentul cnd vor avea nevoie de ele. n asemenea cazuri, cumprtorul ar putea negocia nelegeri cu distribuitorii de pri care ar putea aproviziona un set total diferit de produse care ar putea satisface nevoia. n alte cazuri, un client intern ar putea spune c trebuie s munceasc cu un furnizor de servicii particular pentru servicii temporare, servicii de consultare sau programare software, dar ei nu pot exprima n avans de care tip de serviciu vor avea nevoie. Cumprtorul se va duce dupa aceea i va ncerca s asigure un contract cu nite costuri predefinite pentru diferitele clase de muncitori care pot oferi aceste servicii ntr-un timp scurt.Clarificarea nevoilor: RevendicareaLa un moment dat, ns, clienii interni i identific nevoia pentru un produs sau serviciu i comunica cu cumprtorul exact de ce au ei nevoie si cand au nevoie.

Utilizatori interni comunica nevoile lor cumprarea ntr+ o varietate de cai ncluznd reichiziiile de cumprare de la utilizatori interni, anticipri i ordine ale clienilor, sisteme obinuite de reordonare, verificri de stoc, i necesitile materiale identificate n timpul dezvoltrii de produse noi. S privim mai cu atenie la aceste documente electronice (sau de hrtie) care transmite necesitile clientului intern la cumprare.Revendicarile de cumprare/Declaraie de MuncCeea mai comuna metoda de informare a cumprari despre nevoile materiale i printr-o revendicare de cumprare (Un exemplu este artat n Exponatul 2.2.). Utilizatorii ar mai putea transmite nevoile lor prin telefon, prin viu grai, sau prin metode generate de computer. Dei sunt o varietate de formate de revendicri de cumprare, orice revendicare trebuie s conina urmatoarele:

-Descrierea materialului sau a serviciului necesar

-Cantitatea i data la care este necesar-Costul estimat

-Contul de lucru care s fie incarcat-Data revendicarii (aceasta ncepe ciclul de urmarire)

-Data la care este necesar-Semnatura autorizat Cu toate c varietai a formatelor exist, o revendicare de cumprare ar trebui sa conina cel puin o descriere detaliat a materialului sau serviciului, cantitatea, data la care este necesar, costul estimat, i autorizaia. Forma aceasta de comunicare pentru o nevoie particulara este numit revendicare. Revendicarea este un formular electronic sau de hartie care ofer cateva...

Capitolul 2 Prcedeul de cumprare

Informaia critic despre nevoie.O reachiziionare tipic va oferi o descriere a produsului.

(e.g.,a valve),materialul i culoarea (alama, supapa,rou), cantitatea necesar (20 supape de alama), destinaia (20 suape de alama rosii vor fi folosite pentru ntreinerea proiectului cu echipamentele XYZ ), data necesar pentru livrare ( trei saptamani ).Uneori un service este trebuincios. De exemplu , marketingul va dori sa achiziioneze o campanie reclama , R&D , nevoia de un studiu clinic, sau resurse umane,ar putea avea nevoie pentru imprimarea unei brosuri. n accest caz utilizatorul va trebui s completeze o declaraie de munc care specific locul de munc n care urmeaz s fie finalizat,cand este nevoie ,si ce tip de furnizor de servicii este necesar.

Un standard de cumparare rechiziionare sau SOW este folosit des n rutinele mai puin complexe care cresc fiind transmise prin intermediul sistemelor de cumprari i rechiziii online. Sistemul de rechiziii online este un sistem intern destinat n primul rnd pentru a salva timp printr-o eficien de comunicare i urmrirea de cereri materiale. Este posibil ca utilizatorii s aibe acces i la alte sisteme care permit achiziionarea produselor direct de la producator cum ar fi un card de achiziie corporativ. n accest caz rechiziiile transmise de achiziii sunt inutile.

Exist diferene mari n ntreaga organizaie n calitatea i utilizarea sistemelor electronice de cumprare de rechiziie. Un sistem care pur i simplu cere utilizatorilor s remit achiziii care au nevoie pentru transmiterea electronic este similara unei/unui email. Acest tip de sistem ofer o valoare adaugat mic cu exceptia de a accelera procesul de cumparre. Invers un sistem studiat este atat de complex ncat utilizatorilor le este team s l foloseasc. Au ocolit rechiziiile online i s-au bazat pe telefon i mail.

Expunerea 2.3 ofer detalii suplimentare cu privire la modul n care o rechizitie, achiziie este aprobat ransformat intr-o comanda de achizitie,si nu in ultimul rand pregatita pentru a fi trimisa si platita. Desi utilizatorul ii poate sugeraa, un furnizor are o autoritate final de selecie. Totusi, pentru punctul de vedere tehnic complex sau nestandart, achizitiile necesita informatii aditionale sau specificatii despre rechizitii. Exemple de astfel de specificatii includ gradul de materiale metode de manofacturiere , masuratori detaliate si tolerante. Procesul de cumprare poate trimite o confirmare de primire a rechizitiei de achizitie pentru solicitant. Aceast recunoastere ia adesea forma confirmarii de rechizitie. Recunoasterea poate fi separat de la notificarea utilizatorului care a primit de a achizitiona si se proceseaz rechizitiionarea, sau poate fi o copie a rechizitiiei originale. Confirmarea verifica acurateea utilizatorului n materialul cerut.

Rechiziii cumprari calatorii / coduri de bare

Nevoile materiale sunt, de asemenea, comunicate printr-o cltorie de cumprare a rechiziiilor, o form constnd ntr-o carte imprimata sau un cod de bare, cu informatiile locului de unde au fost achizitionate. Aceasta metoda este folosita in primul rand pentru companiile mici care nu au procese de management automate de achiziie sau inventar.

Informaii cu privire la card sau la intrarea bazei de date asociate cu cod de bare poate include urmtoarele:

Descrierea articolului

Lista furnizorilor aprobaiNecesitatile crearii

Produsul

Trimiterea ordinului de cumparare la furnizor

Generarea ordinului de cumparare din necesitati

Potrivirea facturii cu ordinul de cumparare

Ordin de cumparare

Rambursare

Plata

Factura

Furnizor

Ordinul primit

Chitanta de confirmare

Necesitatile autorizarii

Conturile platibile pentru achitarea facturii