SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII - UNIVERSITATEA ...
21
SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII - UNIVERSITATEA TEHNICĂ DE CONSTRUCȚII, BUCUREȘTI Ediția/ Data ediției: Revizia/ Data reviziei: Aprobată de C.A. în data de: 4/noiembrie 2016 0/noiembrie 2016 PROCEDURA OPERAȚIONALĂ REALIZARE SERVICIU UTCB - DMCDI COD PROCEDURĂ: PO-13 Fişier: PO-13.doc ELABORAT VERIFICAT APROBAT Funcția Director Departamentul de Management al Cercetarii, Dezvoltarii si Inovarii PRORECTOR CERCEDTARE RECTOR Nume și prenume Ing. Ancuta NEAGU Prof.univ.dr.ing. Radu SÂRGHIUȚĂ Prof.univ.dr.ing. Radu Sorin VĂCĂREANU Semnătura Copyright © Toate drepturile asupra acestui document sunt rezervate în exclusivitate proprietarului UTCB
Transcript of SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITĂȚII - UNIVERSITATEA ...
SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITII - UNIVERSITATEA TEHNIC DE
CONSTRUCII, BUCURETI
Ediia/ Data ediiei: Revizia/ Data reviziei: Aprobat de C.A. în data de: 4/noiembrie 2016 0/noiembrie 2016
PROCEDURA OPERAIONAL
PRORECTOR CERCEDTARE
SÂRGHIU Prof.univ.dr.ing. Radu Sorin VCREANU
Semntura Copyright © Toate drepturile asupra acestui document sunt rezervate în exclusivitate proprietarului UTCB
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 2 din 21
Nr. crt.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 3 din 21
FIA DE EVIDEN A MODIFICRILOR I REVIZUIRILOR PROCEDURII (FSM) .............................................. 2
1. SCOPUL PROCEDURII .......................................................................................................................... 4
4. TERMENI I DEFINIII .......................................................................................................................... 5
5. RESPONSABILITI ............................................................................................................................. 5
6. CONINUTUL PROCEDURII .................................................................................................................. 8 6.1. Planificarea realizrii serviciului ..................................................................................................... 8 6.2 Proiectarea i dezvoltarea serviciului .............................................................................................. 9
6.2.1. Planificarea proiectrii i dezvoltrii serviciului. .................................................................... 9 6.2.2. Elemente de intrare ale proiectrii i dezvoltrii. ................................................................ 10 6.2.3. Elemente de ieire ale proiectrii i dezvoltrii ................................................................... 10 6.2.4. Analiza proiectrii i dezvoltrii ........................................................................................... 10 6.2.5.Verificarea proiectrii i dezvoltrii....................................................................................... 10 6.2.6 Validarea proiectrii i dezvoltrii ......................................................................................... 10 6.2.7 Controlul modificrilor în proiectare i dezvoltare ............................................................... 11
6.3. Realizarea i livrarea serviciului .................................................................................................... 11 6.3.1. Controlul realizrii i livrrii serviciului ................................................................................. 11 6.3.2 Validarea realizrii i livrrii serviciului ................................................................................. 12 6.3.3 Identificare i trasabilitate ..................................................................................................... 12 6.3.4. Proprietatea clientului .......................................................................................................... 12 6.3.5. Pstrarea produsului ............................................................................................................ 12
7. ÎNREGISTRRI .................................................................................................................................. 12 ANEXA 1 – DECIZIE – FI DE LANSARE I DERULARE A LUCRRII (COD PO-13_F-01) ... ………………………….13 ANEXA 2 – PROCES-VERBAL DE AVIZARE INTERN (COD PO-13_F-02) ................................. .................. 14 ANEXA 3 – PROCES-VERBAL DE RECEPIE (COD PO-13_F-03).................................. ......... ..... ................. 15 ANEXA 4 – PROCES-VERBAL DE PREDARE–PRIMIRE (COD PO-13_F-04) ....................................................16 ANEXA 5 – REGISTRU DLL (COD PO-13_R-01) ........................................................................................ 17 ANEXA 6 – REGISTRU PVAI (COD PO-13_R-02) ....................................................................................... 18 ANEXA 7 – SCHEMA: PLANIFICAREA REALIZRII SERVICIULUI ………….................... .................................. 19 ANEXA 8– SCHEMA: PROIECTAREA I DEZVOLTAREA SERVICIULUI......................... ................................ 20 ANEXA 9 – SCHEMA: REALIZAREA I LIVRAREA SERVICIULUI……………................... .................................. 21
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 4 din 21
Prezenta procedur stabilete metodele de planificare, proiectare - dezvoltare, execuie i livrare a serviciului realizat de DMCDI în vederea asigurrii conformitii serviciului cu cerinele Clientului i cu cele ale reglementrilor aplicabile.
2. DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURII
Prevederile prezentei proceduri se aplic urmtoarelor domenii: CONSTRUCII CIVILE; MECATRONICA – ROBOTICA; INGINERIA MEDIULUI; INGINERIA SISTEMELOR; LIMBI MODERNE APLICATE; INGINERIE I MANAGEMENT; HIDROTEHNIC; CI FERATE, DRUMURI I PODURI; INGINERIE A INSTALAIILOR; INGINERIE MECANIC; GEODEZIE – CADASTRU. i pentru urmtoarele tipuri de activiti: cercetare-dezvoltare; proiectare; testare i analize tehnice; inginerie i servicii de consultan; întocmire de normative, instruciuni i prescripii privind proiectarea, execuia i
exploatarea lucrrilor de construcii.
3. DOCUMENTE DE REFERIN I CONEXE
MC – UTCB, ediia 4, rev.0; Standardul SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calitii. Principii
fundamentale i vocabular; Standardul SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitii. Cerine; Standardul SR EN ISO 9004:2010 - Sisteme de management al calitii. Linii directoare
pentru îmbuntirea performanelor;
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 5 din 21
Standardul SR EN ISO 19011:1993 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i de mediu;
Carta universitar a UTCB, cu toate completrile ulterioare aprobrii; Ordonana nr. 2/14.01.1994 - privind calitatea în construcii; Legea nr. 1/2011 – Legea educaiei naionale; Hotrârea Guvernului nr. 681/29 iunie 2011 - privind aprobarea Codului studiilor
universitare de doctorat; Ordin nr. 4478/23 iunie 2011 - privind aprobarea standardelor minimale necesare i
obligatorii pentru conferirea titlurilor didactice din învmântul superior, a gradelor profesionale de cercetare-dezvoltare i a atestatului de abilitare, pentru domeniile tiinifice aferente panelurilor pe domenii fundamentale P 1 – Matematic i tiine ale naturii, P 2 - tiine inginereti i P 3 - tiine biomedicale din cadrul Consiliului Naional pentru Atestarea Titlurilor, Diplomelor i Certificatelor Universitare;
Hotrârea Guvernului nr. 457/4 mai 2011 - privind aprobarea Metodologiei-cadru de concurs pentru ocuparea posturilor didactice i de cercetare vacante din învmântul superior;
Ordonana nr. 57/16.08.2002 - privind Cercetarea tiinific i dezvoltarea tehnologic; Legea nr. 319/08.07.2003 - privind statutul personalului de cercetare-dezvoltare; Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 60/2001 - privind achiziiile publice; Reglementri tehnice în vigoare privind proiectarea construciilor.
4. TERMENI I DEFINIII
Pentru aceast procedur se aplic termenii i definiiile din MC – UTCB, ediia 4, rev.0, i SCHEMA PROCESULUI DE REALIZARE A SERVICIULUI:
Planificarea realizrii serviciului, ANEXA 7; Proiectarea i dezvoltarea serviciului, ANEXA 8; Realizarea i livrarea serviciului, ANEXA 9.
5. RESPONSABILITI
Structura organizatoric a UTCB – DMCDI asigur cadrul de lucru pentru funciile calitii i condiiile necesare implementrii sistemului de management al calitii.
Rectorul îi asum responsabilitatea, autoritatea i independena necesar pentru identificarea problemelor de calitate i iniierea aciunilor corective i/sau preventive care s asigure eliminarea neconformitilor existente sau poteniale.
Responsabilitile i autoritatea principalelor funcii implicate în funcionarea SMC sunt: Rectorul UTCB – R:
− stabilete politica privind calitatea i obiectivele calitii în DMCDI;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 6 din 21
− aprob documentele generale ale SMC, respectiv Manualul Calitii i reviziile acestora; − numete prin decizie Reprezentantul conducerii pentru SMC; − analizeaz modul de funcionare i eficiena sistemului calitii programând analize anuale
(PO-05 “Analiza efectuat de management”). − deleag competenele pentru SMC ctre RMC - cercetarea tiinific.
Reprezentantul Conducerii – RC: Pentru a asigura implementarea i funcionarea sistemului calitii în cadrul UTCB- DMCDI,
prorectorul responsabil cu cercetarea numete prin decizie Reprezentantul pentru managementul calitii pentru DMCDI, care având autoritatea i independena de responsabilitile curente:
− urmrete stabilirea, implementarea i meninerea proceselor necesare SMC; − avizeaz programele de îmbuntire pentru a fi aprobate de Rector; − urmrete i raporteaz realizarea acestora Rectorului; − asigur utilizarea optim a resurselor necesare implementrii, funcionrii i îmbuntirii
sistemului; − asigur promovarea în cadrul organizaiei a contientizrii referitoare la cerinele clientului; − nominalizeaz persoanele ce pot face parte din Formaia de avizare; − reprezint societatea în relaiile cu pri externe. RMC: − avizeaz Decizia de lansare a lucrrii, prin care se numesc i se stabilesc:
- responsabilul de lucrare - RL; - formaia de avizare – FA; - fazele i termenele de avizare; - anexele - tema intern i programul de lucru (dac este cazul, la lucrri complexe,
cu cerine i termene pe specialiti); − întocmete analizele periodice programate de R sau RC (PO-05 “Analiza efectuat de
conducere”) privind modul de funcionare i eficiena sistemului de management al calitii (SMC);
− asigur un proces eficient de comunicare intern; − avizeaz procesele-verbale de avizare iniial, parial i final a lucrrilor; − rspunde de:
- elaborarea procedurilor operaionale aferente DMCDI; - iniierea reviziilor procedurilor operaionale aferente DMCDI; - înregistrarea tuturor observaiilor referitoare la procedurile operaionale aferente
DMCDI; - evaluarea în urma auditurilor interne, dac documentaia în vigoare descrie
adecvat sistemul calitii; - evidena tuturor documentelor sistemului calitii; - pstrarea pentru istorie a exemplarelor originale anulate (înlocuite) din
documentele SMC (proceduri, formulare); - difuzarea documentelor controlate de provenien intern.
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 7 din 21
închiderea acestora. Responsabil Contabilitate DMCDI – RCS − avizeaz devizul antecalcul i devizul de cheltuieli (final); − avizeaz comenzile de aprovizionare pentru DMCDI; − întocmete, trimite i urmrete onorarea facturii de încasare a lucrrii. Responsabil Aprovizionare – RA − avizeaz propunerile pentru comenzile de aprovizionare, propuse de RL; − asigur aprovizionarea materialelor i dotrilor aprobate, prin preluare de la Direcia
Administrativ a UTCB. Responsabil Personal – Salarizare – RPS − rspunde de pstrarea înregistrrilor permanente referitoare la calificrile i instruirile
profesionale ale personalului UTCB cu activitate în DMCDI; − rspunde de pstrarea Fiei postului pentru toate funciile din DMCDI specificate în
organigram. Responsabil licitaii – contracte - RLC − rspunde de elaborarea ofertelor/contractelor pentru clienii UTCB – DMCDI (inclusiv
concilierea), împreun cu RL; − coordoneaz activitatea de marketing a UTCB – DMCDI (elaborarea de cereri de oferte i
oferte, prospectarea pieei pentru gsirea de noi clieni); − aloc codurile lucrrilor, înainte de elaborarea ofertei de Responsabilul de lucrare, care
sunt meninute pe toat perioada de execuie a acesteia i sunt preluate pe toate înregistrrile i elementele componente ale lucrrii;
− particip, alturi de RL la analiza ofertelor; − verific procedurile operaionale elaborate de personalul din subordine; − Asigura serviciile de secretariat pentru DMCDI. Responsabilul de lucrare – RL − elaboreaz propunerea Deciziei de lansare a lucrrii, i o supune avizrii efilor de secii i
aprobrii PR; − întocmete planul calitii (numai dac clientul cere prin contract); − rspunde de elaborarea ofertelor/contractelor pentru clienii UTCB - DMCDI, împreun cu
RLC; − particip la concilierea contractelor; − susinerea avizarea (recepia) lucrrii la beneficiar (dac este cazul i beneficiarul accept);
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 8 din 21
− concilierea observaiilor beneficiarului; − asigur completarea lucrrii conform observaiilor acceptate ale beneficiarului; − asigur vizarea modificrilor acceptate (dac privesc probleme de fond); Trimiterea lucrrii
completate; − urmrete primirea avizului „bun de plat” de la beneficiar; − elaboreaz programele de lucru pentru lucrarea pe care o coordoneaz; − propune componena colectivelor de lucru, modul de rezolvare a lucrrilor i timpul
necesar pentru efectuarea acestora; − menine relaia de interfa cu clienii; − controleaz personalul pentru verificri în timpul i la finalul execuiei lucrrilor; − verific procedurile/instruciunile operaionale elaborate de personalul din subordine; − analizeaz soluiile de tratare a neconformitilor; − rspunde de coordonarea execuiei lucrrilor executate de personalul din subordine; − identific i documenteaz neconformiti pe parcursul i la finalul execuiei lucrrilor; − rspunde de închirierea echipamentelor i utilajelor eventual necesare execuiei lucrrii; − avizeaz (elaboreaz) propunerile de comenzi de aprovizionare; − întocmete propunerea de deviz de cheltuieli la finalul lucrrii; cu repartizarea cotelor de
cheltuieli pentru DMCDI (secretariat, inspector AQ), RLC, RC, RA, RPS; − propune repartizarea manoperei pentru personalul întocmitor al lucrrii. Personalul executant − elaboreaz lucrarea conform documentelor aprobate, conform temelor i reglementrilor,
la termenele stabilite prin programele de lucru; − aplic prevederile documentelor sistemului calitii; − efectueaz prin autocontrol verificri pentru lucrrile executate; − asigur soluionarea aciunilor corective; − elaboreaz comenzile de aprovizionare cu serviciile necesar a fi executate pentru
elaborarea lucrrilor contractate de UTCB - DMCDI.
6. CONINUTUL PROCEDURII
6.1. Planificarea realizrii serviciului
Acest proces începe înainte de alocarea resurselor i continu pân când serviciul este livrat. La planificarea realizrii serviciului se determin:
a) Primirea cererilor de ofert din partea clientului. Cererile de ofert i comenzile (specificaiile clientului) care le urmeaz ajung la conducere sau secie sau secretariat DMCDI.
Cererile sunt trimise seciei specializate unde sunt supuse unui proces formal de analiz. Fiecare cerere de ofert este asociat unui RL.
Cererile de ofert pot fi : planuri sau desene;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 9 din 21
documentaie scris care descrie obiectivele de atins; solicitri verbale; combinaii ale celor de mai sus. Cererile de oferte sunt identificate de ctre RL în orice moment prin intermediul unor numere
de referin, date i numerotri sistematice ale diferitelor versiuni. b) Evaluarea cererilor de ofert. Cererile de ofert sunt supuse unui proces de selectare prin
care se determin ce rspuns s se dea, s se autorizeze alocarea de timp i bani pentru programarea unei licitaii oficiale sau a unui contract (imprimare, tiprire, legare, semnare i expediere). Deciziile în urma acestei selecii se iau la nivel de conducere a UTCB.
c) Definirea serviciului cuprinde formularea propunerilor tehnice i comerciale din partea UTCB i include:
descrierea sumar a serviciului i caracteristicile sale de performan cuantificate fr ambiguiti;
suma total a cheltuielilor estimate pentru realizarea serviciului; termenul estimativ de livrare; estimri de costuri suplimentare; reglementri fiscale; planificare. Aceste propuneri formeaz baza pentru etapa de proiectare - dezvoltare. Analiza cerinelor referitoare la serviciu cuprinde: discuii cu clientul cu caracter tehnic sau comercial; variante de contract sau alte modificri de profil sau detalii. d) Întocmirea contractelor. Dac oferta este acceptat se întocmete contractul care nu se
limiteaz doar la detaliile tehnice, ci cuprinde i îndeplinirea tuturor condiiilor comerciale specificate. e) Lansarea contractului. RL înregistreaz contractul în registrul unic de contracte de la
compartimentul/serviciul "INTEGRARE" i întocmete Decizia de Lansare a Lucrrii (DLL): COD PO- 13_F-01.
Dup semnarea contractului de ctre beneficiar, 1 exemplar original se depune la compartimentul/serviciul "INTEGRARE", 1 exemplar original este pstrat la dosarul contractului de ctre RL, i 1 exemplar copie se depune la secretariatul DMCDI.
DLL se întocmete în 2 exemplare: 1 exemplar se înregistreaz la secretariatul DMCDI în Registrul DLL: COD PO-13_R-01, 1 exemplar se pstreaz la dosarul contractului de ctre RL. RLC verific compatibilitatea planificrii realizrii serviciului cu SMC al UTCB- DMCDI.
6.2. Proiectarea i dezvoltarea serviciului
6.2.1. Planificarea proiectrii i dezvoltrii serviciului Cuprinde etapele proiectrii i dezvoltrii serviciului precum responsabiliti pentru proiectare
- dezvoltare, modaliti de verificare i este întocmit de RL în conformitate cu 6.1..
6.2.2. Elemente de intrare ale proiectrii i dezvoltrii Elementele de intrare sunt: - specificaiile tehnice;
- cerinele legale i reglementrile aplicabile;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 10 din 21
- informaii din proiecte similare anterioare; - alte cerine eseniale ale proiectrii în construcii.
6.2.3. Elemente de ieire ale proiectrii i dezvoltrii sunt: - proiecte i calcule; - comenzi aprovizionare.
6.2.4. Analiza proiectrii i dezvoltrii se efectueaz pentru a determina dac: - documentele tehnice satisfac cerinele cuprinse în elementele de intrare ale proiectrii –
dezvoltrii; - elemente de ieire ale proiectrii - dezvoltrii sunt adecvate metodelor de operare a
DMCDI; - criteriile de acceptare ale serviciului proiectat sunt respectate. Analizele se efectueaz în edinele de avizare intermediar/final, de ctre formaia de
avizare stabilit conform deciziei Senatului. Rezultatele analizelor se documenteaz prin procese-verbale de avizare intern (PVAI): COD
PO-13_F-02, întocmite în 3 exemplare: 1 exemplar la secretariatul DMCDI pentru înregistrare în Registrul: COD PO-13_R-02 i verificarea compatibilitii proiectrii serviciului cu SMC al DMCDI, 1 exemplar se ataeaz la dosarul documentaiei, 1 exemplar se pred beneficiarului.
Avizarea PVAI se realizeaz de ctre RMC.
6.2.5. Verificarea proiectrii i dezvoltrii Verificarea este efectuat în conformitate cu modalitile planificate la 6.2.1. i poate
cuprinde: calcule alternative, verificarea documentelor tehnice si financiare, comparare cu proiecte similare etc. Pentru a se asigura obiectivitatea i eficiena verificrii, formaia de avizare desemnat pentru verificare este diferit de echipa de lucru. Rezultatele verificrii sunt înregistrate în registrul de la secretariatul DMCDI.
6.2.6. Validarea proiectrii i dezvoltrii Validarea se realizeaz prin recepia proiectrii i dezvoltrii la beneficiar, care primete documentaia tehnic i financiar i semneaz procesul-verbal de recepie: COD PO-13_F-03. În cazul serviciilor complexe, atunci când recepia proiectrii nu se poate face pe loc, se întocmete procesul-verbal de predare - primire (PVPP) : COD PO-13_F-04, care confirm predarea la timp a etapei planificate.
6.2.7. Controlul modificrilor în proiectare i dezvoltare Modificrile pot fi urmare a unor cereri ale beneficiarului sau pot fi aduse de autori. Modificrile cerute de beneficiar implic automat i modificarea contractului, deoarece
specificaiile reprezint o component a documentaiei etc. Modificarea are ca efect o renegociere a preului serviciului i a calendarului prevzut. Se întocmesc acte adiionale care urmeaz aceleai etape de înregistrare ca i contractele.
Actele adiionale îndeplinesc urmtoarele funcii: - indic i descrie schimbrile - numr contract/ dat; - autorizeaz RL s realizeze modificrile;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 11 din 21
- conine o clauz privind plata lucrrilor suplimentare; - indic noile termene de predare convenite. Modificrile aduse de autori nu sunt finanate de beneficiar i prin urmare, sunt analizate de
FA, care ia deciziile cu privire la modul de aplicare a acestora: - autorizeaz modificarea aa cum a fost cerut; - d o aprobare limitat, modificarea s se aplice doar între anumite limite; - s refuze aplicarea modificrii pân la obinerea unor clarificri suplimentare sau pân la
gsirea unei soluii alternative; - s resping modificarea, oferind o motivaie. Modificrile se consemneaz în PVAI. Urmrirea aplicrii modificrii se face de ctre RL prin consemnarea datei aprobrii finale a
etapei de proiectare i dezvoltare.
6.3. Realizarea i livrarea serviciului
6.3.1. Controlul realizrii i livrrii serviciului Controlul realizrii i livrrii serviciului se efectueaz pentru msurarea erorilor aprute la
etapa de execuie pentru c ele duc la luarea de msuri corective. Pentru urmrirea realizrii serviciului, de regul se folosesc liste de activiti de la RL pentru echipa de lucru. Primirea feed-back- ului despre evoluia execuiei se face prin adnotri ale listei de activiti sau informri introduse direct în reeaua de calculatoare. Monitorizarea realizrii serviciului se face prin:
- deplasri pe teren (vizite pe antier); - verificri statistice (pentru a verifica dac resursele par insuficient folosite). Dac se subcontracteaz anumite lucrri, reprezentantul subcontractantului este instruit de
RL. Dup aceast abordare preliminar, reprezentantul urmeaz s coordoneze activitatea desfurat de echipa sa. La solicitarea de plat din partea subcontractantului, RL analizeaz tehnicile de msurare a realizrilor pe care le-a folosit acesta. Solicitarea de plat trebuie fcut pe baza îndeplinirii obiectivelor recunoscute sau susinute de msurtori avizate. Subcontractrile se fac prin sistemul uzual de achiziii.
6.3.2. Validarea realizrii i livrrii serviciului Validarea se realizeaz prin recepia realizrii serviciului la beneficiar, care primete
documentaia tehnic i financiar i semneaz proces-verbal de recepie. În cazul serviciilor complexe, atunci când recepia proiectrii nu se poate face pe loc, se întocmete proces-verbal de predare-primire (PVPP) care confirm predarea la timp a etapei planificate.
6.3.3. Identificare i trasabilitate Orice contract are un numr de identificare denumit "numr contract", numr identificat în
toate operaiile de contabilitate, proiectare i realizare. Atunci când beneficiarul folosete sistemul su propriu de codificare, înregistrrile trebuie numerotate de 2 ori, câte o dat pentru fiecare sistem. Contractele sunt înregistrate la compartimentul/serviciul "INTEGRARE".
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 12 din 21
6.3.4. Proprietatea clientului Dac schiele sau desenele realizate devin proprietatea clientului, cruia îi sunt înmânate la
finalizarea contractului pentru a fi incluse de sistemul propriu, RL discut i convine cu clientul un sistem de numerotare a documentelor respective. RL pstreaz i el copii dup aceste documente fie pe hârtie, fie sub form electronic. Pentru produsele aflate la încercri organizaia trateaz cu grij proprietatea clientului pe aceasta perioad prin protejare, întreinere i punere în siguran în laboratorul de încercri. Dac proprietatea clientului este pierdut, deteriorat sau inapt pentru utilizare, acest lucru este raportat clientului i sunt meninute înregistrri în registrul de eviden al lucrrilor din cadrul laboratorului de încercri. Proprietatea intelectual a clientului este recunoscut de ctre DMCDI i pstrat prin confidenialitatea i sigurana oferit acesteia.
6.3.5. Pstrarea produsului DMCDI pstreaz conformitatea serviciului furnizat pe tot parcursul realizrii i al livrrii la
beneficiar. Aceast pstrare include identificarea i protejarea acestuia în fiecare etap de realizare.
7. ÎNREGISTRRI
- DLL: COD PO-13_F-01 – ANEXA 1; - PVAI: COD PO-13_F-02 – ANEXA 2; - PVR: COD PO-13_F-03 – ANEXA 3; - PVPP: COD PO-13_F-04 – ANEXA 4; - Registru DLL: COD PO-13_R-01 – ANEXA 5; - Registru PVAI: COD PO-13_R-02 – ANEXA 6; - Planificarea realizrii serviciului - ANEXA 7; - Proiectarea i dezvoltarea serviciului - ANEXA 8. - Realizarea i livrarea serviciului - ANEXA 9.
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 13 din 21
(denumirea lucrrii, identic cu cea din contract)
Contract Nr. …… / …….
Beneficiar: (denumirea organizaiei beneficiare, conform contract, la care se pot aduga elemente de
identificare necesare în derularea lucrrii: adres, telefon, fax, e-mail, cod fiscal, nr. cont la banc etc.). Pentru realizarea lucrrii se stabilesc i decid urmtoarele:
1. Responsabil de lucrare: (funcie, nume i prenume, locaie, telefon, e-mail).
2. Secie elaboratoare: (Numele seciei) Centru de cercetare (daca este cazul)
3. Formaia orientativ de lucru: (se trec funcia i numele persoanelor avute în vedere pentru elaborarea
lucrrii; pe parcurs se pot face modificri la formaia de lucru, cea definitiv fiind stabilit i aprobat la întocmirea documentelor pentru plata personalului).
4. Formaia de avizare: Preedinte: (funcia, nume i prenume) Membrii: (funcia, nume i prenume) (funcia, nume i prenume)
5. Pentru lucrri care se încredineaz sub-contractanilor se deschide fi de lansare separat, anexat la prezenta fi.
Întocmit, Responsabil de lucrare (funcie, nume i prenume, semntur) De acord, ef secie (funcie, nume i prenume, semntur) Director centru de cercetare (funcie, nume i prenume, semntur) – daca este cazul Verificat conformitate cu SMC, RLC (funcie, nume i prenume, semntur)
PO-13_F-01, ed.4, rev.0
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 14 din 21
DENUMIREA LUCRRII: (denumirea lucrrii, identic cu cea din contract) Contract Nr. ….… / ……... Beneficiar: (denumirea organizaiei beneficiare, conform contract)
Secie elaboratoare: (numele seciei) Centru de cercetare (dac este cazul) Responsabil de lucrare: (funcie, nume i prenume) Formaia de avizare: Preedinte: P - (funcia, nume i prenume) Membrii: M1 - (funcia, nume i prenume) M2 - (funcia, nume i prenume) Semnturi de confirmare a avizului favorabil: (etape conform DLL)
Etapa
Faza 1,2 .... AVIZARE FINAL
Verificat concordan cu DLL, RLC (semntur) Observaii (sau opinii în divergen, dac este cazul) se vor consemna în pag.2..
OBSERVAII (opinii în divergen, dac este cazul)
La avizarea temei (fazei) ………………………………….………………………………………………
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 15 din 21
încheiat astzi _____________________ Subsemnaii: _____________________________________________________________________________________ din partea Universitii Tehnice de Construcii Bucureti, facultatea __________________________________________ departamentul _________________________, în calitate de EXECUTANT i ______________________________________________________________________________________________ din partea _____________________________________________, în calitate de BENEFICIAR, întrunii în comisie pentru recepionarea lucrrilor de (cercetare, proiectare) executate în baza contractului nr. _______ din _____________, am constatat urmtoarele:
1. Lucrrile denumite în contract:______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ______________________________ având termen de predare __________________, au fost executate cantitativ i calitativ corespunztor temei de cercetare/proiectare.
2. În urma verificrii efectuate, comisia format din reprezentanii ambelor pri hotrte admiterea la recepie a lucrrilor prezentate de ctre EXECUTANT i procedeaz la predarea lor ctre BENEFICIAR.
3. Valoarea lucrrilor recepionate, stabilit conform documentaiei, este de _________________________ lei.
Plata lucrrilor recepionate se face pe baz de factur. 4. Alte constatri ale comisiei: ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Drept pentru care am încheiat prezentul proces – verbal în 3 exemplare, din care 1 exemplar pentru BENEFICIAR i 2 exemplare pentru EXECUTANT. Comisia de recepie:
Din partea EXECUTANTULUI Din partea BENEFICIARULUI ____________________________ ___________________________
____________________________ ___________________________
____________________________ ___________________________
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 16 din 21
încheiat astzi ________________________ Subsemnaii: _____________________________________________________________________________ din partea Universitii Tehnice de Construcii Bucureti, facultatea departamentul _________________________, în calitate de EXECUTANT i _____________________________________________________________________________________ din partea _____________________________________________, în calitate de BENEFICIAR, pentru predarea lucrrilor de cercetare / proiectare executate în baza contractului nr. ________ din ________, am constatat urmtoarele:
1. Lucrrile denumite în contract:_________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________având termen de predare ________________________________________________________________, au fost executate la termen.
2. În urma verificrii efectuate, se procedeaz la predarea lor ctre BENEFICIAR. 3. Facturarea lucrrii se va face în urma avizrii acesteia de ctre BENEFICIAR.
Drept pentru care am încheiat prezentul proces–verbal în 2 exemplare, din care 1 exemplar pentru BENEFICIAR i 1 exemplar pentru EXECUTANT.
Din partea EXECUTANT Din partea BENEFICIAR
___________________________________
___________________________________
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 17 din 21
Nr. DLL
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 18 din 21
Numr PVAI
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 19 din 21
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI
Oferta tehnic i financiar
R/ RC, RLC, RL
CONTRACTARE -negociere contract; -contractare.
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI; (M) – alocarea resurselor specifice (mat, umane, financ.); (S) – serviciul juridic; (S) – serviciul contabilitate i gestiune financiar; (M) – analiza datelor.
Contract cu anexe; Decizia de lansare a lucrrii (DLL) Specificaie tehnic
R/ RC RLC,
PLANIFICAREA REALIZRII SERVICIULUI CINE RSPUNDE
Licitaii Anunuri Informaii internet Cerere de ofert Caiet de sarcini Tema Reglementri i restricii
PROCES: PLANIFICAREA PROIECTRII I DEZVOLTRII SERVICIULUI
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 20 din 21
-determinarea etapelor de proiectare; -analiza, verificarea i validarea fiecrei etape de proiectare; -responsabiliti i autoritate pt..proiectare -modificri; -validarea procesului.
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI; (M) – alocarea resurselor specifice (mat, umane, financ.); (S) – serviciul juridic; (S) – serviciul contabilitate i gestiune financiar; (M) –msurare, analiza i îmbuntire.
Tema de proiectare; Documentaie de execuie; Planuri i programe de realizare; Proiect act normativ; PVAI, PVR / PVPP; Proiecte, tehnologii, specificaii; Instruciuni de inspecie; Comand aprovizionare.
Informaii din proiecte similare Normative de proiectare
CERCETARE-DEZVOLTARE -obiective; -studii de pia / fezabilitate; -studii de fezabilitate; -teste de laborator; -proiectare serviciu / produs; -validare serviciu / produs.
PROIECTARE -obiective; -studii de fezabilitate; -proiectare serviciu / produs; -validare serviciu / produs.
INGINERIE I SERV. DE CONSULTAN
-obiective (definire misiune); -pregtire mat. documentar; -diagnosticare; -validare serviciu / produs.
TESTARE I ANALIZE TEHNICE
ÎNTOCMIRE DE NORMATIVE, INSTR. I PRESCRIPII PRIVIND PR. , EXECUIA I EXPLOATAREA LUCRRILOR DE CONSTRUCII -obiective (definire misiune); -pregtire mat. documentar; -redactare 1 pr. act normativ ; -validare proiectare serviciu / produs.
PROIECTAREA I DEZVOLTAREA SERVICIULUI
sau RDE
R/ RC,
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 21 din 21
REALIZARE SERVICIU -determinarea etapelor de execuie; -analiza, verificarea i validarea fiecrei etape de execuie; -responsabiliti i autoritate pt. execuie; -modificri; -controlul furnizrii serviciului; -proprietatea clientului; -control DMM-uri; -validarea procesului.
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI; (M) – mediu de lucru; (S) – serviciul aprovizionare; (M) –msurare, analiz i îmbuntire.
Proceduri Instruciuni
CERCETARE- DEZVOLTARE
PROIECTARE -realizare documentaie proiectare; serviciu / produs; -validare serviciu / produs.
INGINERIE I SERV. DE
TESTARE I ANALIZE TEHNICE
R/ RC,
R/ RC,
Prototip, ME serviciu / produs; Documentaie de execuie; Raport de analiz / încercri; Buletine; Certificate; Act normativ; PVAI, PVR / PVPP; Recomandri.
LIVRARE BENEFICIAR
PROCEDURA OPERAIONAL
CUPRINS
4. TERMENI I DEFINIII
6.2.1. Planificarea proiectrii i dezvoltrii serviciului
6.2.2. Elemente de intrare ale proiectrii i dezvoltrii
6.2.3. Elemente de ieire ale proiectrii i dezvoltrii sunt:
6.2.4. Analiza proiectrii i dezvoltrii se efectueaz pentru a determina dac:
6.2.5. Verificarea proiectrii i dezvoltrii
6.2.6. Validarea proiectrii i dezvoltrii
6.2.7. Controlul modificrilor în proiectare i dezvoltare
6.3. Realizarea i livrarea serviciului
6.3.1. Controlul realizrii i livrrii serviciului
6.3.2. Validarea realizrii i livrrii serviciului
6.3.3. Identificare i trasabilitate
Etapa
Ediia/ Data ediiei: Revizia/ Data reviziei: Aprobat de C.A. în data de: 4/noiembrie 2016 0/noiembrie 2016
PROCEDURA OPERAIONAL
PRORECTOR CERCEDTARE
SÂRGHIU Prof.univ.dr.ing. Radu Sorin VCREANU
Semntura Copyright © Toate drepturile asupra acestui document sunt rezervate în exclusivitate proprietarului UTCB
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 2 din 21
Nr. crt.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 11
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 3 din 21
FIA DE EVIDEN A MODIFICRILOR I REVIZUIRILOR PROCEDURII (FSM) .............................................. 2
1. SCOPUL PROCEDURII .......................................................................................................................... 4
4. TERMENI I DEFINIII .......................................................................................................................... 5
5. RESPONSABILITI ............................................................................................................................. 5
6. CONINUTUL PROCEDURII .................................................................................................................. 8 6.1. Planificarea realizrii serviciului ..................................................................................................... 8 6.2 Proiectarea i dezvoltarea serviciului .............................................................................................. 9
6.2.1. Planificarea proiectrii i dezvoltrii serviciului. .................................................................... 9 6.2.2. Elemente de intrare ale proiectrii i dezvoltrii. ................................................................ 10 6.2.3. Elemente de ieire ale proiectrii i dezvoltrii ................................................................... 10 6.2.4. Analiza proiectrii i dezvoltrii ........................................................................................... 10 6.2.5.Verificarea proiectrii i dezvoltrii....................................................................................... 10 6.2.6 Validarea proiectrii i dezvoltrii ......................................................................................... 10 6.2.7 Controlul modificrilor în proiectare i dezvoltare ............................................................... 11
6.3. Realizarea i livrarea serviciului .................................................................................................... 11 6.3.1. Controlul realizrii i livrrii serviciului ................................................................................. 11 6.3.2 Validarea realizrii i livrrii serviciului ................................................................................. 12 6.3.3 Identificare i trasabilitate ..................................................................................................... 12 6.3.4. Proprietatea clientului .......................................................................................................... 12 6.3.5. Pstrarea produsului ............................................................................................................ 12
7. ÎNREGISTRRI .................................................................................................................................. 12 ANEXA 1 – DECIZIE – FI DE LANSARE I DERULARE A LUCRRII (COD PO-13_F-01) ... ………………………….13 ANEXA 2 – PROCES-VERBAL DE AVIZARE INTERN (COD PO-13_F-02) ................................. .................. 14 ANEXA 3 – PROCES-VERBAL DE RECEPIE (COD PO-13_F-03).................................. ......... ..... ................. 15 ANEXA 4 – PROCES-VERBAL DE PREDARE–PRIMIRE (COD PO-13_F-04) ....................................................16 ANEXA 5 – REGISTRU DLL (COD PO-13_R-01) ........................................................................................ 17 ANEXA 6 – REGISTRU PVAI (COD PO-13_R-02) ....................................................................................... 18 ANEXA 7 – SCHEMA: PLANIFICAREA REALIZRII SERVICIULUI ………….................... .................................. 19 ANEXA 8– SCHEMA: PROIECTAREA I DEZVOLTAREA SERVICIULUI......................... ................................ 20 ANEXA 9 – SCHEMA: REALIZAREA I LIVRAREA SERVICIULUI……………................... .................................. 21
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 4 din 21
Prezenta procedur stabilete metodele de planificare, proiectare - dezvoltare, execuie i livrare a serviciului realizat de DMCDI în vederea asigurrii conformitii serviciului cu cerinele Clientului i cu cele ale reglementrilor aplicabile.
2. DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURII
Prevederile prezentei proceduri se aplic urmtoarelor domenii: CONSTRUCII CIVILE; MECATRONICA – ROBOTICA; INGINERIA MEDIULUI; INGINERIA SISTEMELOR; LIMBI MODERNE APLICATE; INGINERIE I MANAGEMENT; HIDROTEHNIC; CI FERATE, DRUMURI I PODURI; INGINERIE A INSTALAIILOR; INGINERIE MECANIC; GEODEZIE – CADASTRU. i pentru urmtoarele tipuri de activiti: cercetare-dezvoltare; proiectare; testare i analize tehnice; inginerie i servicii de consultan; întocmire de normative, instruciuni i prescripii privind proiectarea, execuia i
exploatarea lucrrilor de construcii.
3. DOCUMENTE DE REFERIN I CONEXE
MC – UTCB, ediia 4, rev.0; Standardul SR EN ISO 9000:2015 – Sisteme de management al calitii. Principii
fundamentale i vocabular; Standardul SR EN ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitii. Cerine; Standardul SR EN ISO 9004:2010 - Sisteme de management al calitii. Linii directoare
pentru îmbuntirea performanelor;
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 5 din 21
Standardul SR EN ISO 19011:1993 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i de mediu;
Carta universitar a UTCB, cu toate completrile ulterioare aprobrii; Ordonana nr. 2/14.01.1994 - privind calitatea în construcii; Legea nr. 1/2011 – Legea educaiei naionale; Hotrârea Guvernului nr. 681/29 iunie 2011 - privind aprobarea Codului studiilor
universitare de doctorat; Ordin nr. 4478/23 iunie 2011 - privind aprobarea standardelor minimale necesare i
obligatorii pentru conferirea titlurilor didactice din învmântul superior, a gradelor profesionale de cercetare-dezvoltare i a atestatului de abilitare, pentru domeniile tiinifice aferente panelurilor pe domenii fundamentale P 1 – Matematic i tiine ale naturii, P 2 - tiine inginereti i P 3 - tiine biomedicale din cadrul Consiliului Naional pentru Atestarea Titlurilor, Diplomelor i Certificatelor Universitare;
Hotrârea Guvernului nr. 457/4 mai 2011 - privind aprobarea Metodologiei-cadru de concurs pentru ocuparea posturilor didactice i de cercetare vacante din învmântul superior;
Ordonana nr. 57/16.08.2002 - privind Cercetarea tiinific i dezvoltarea tehnologic; Legea nr. 319/08.07.2003 - privind statutul personalului de cercetare-dezvoltare; Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 60/2001 - privind achiziiile publice; Reglementri tehnice în vigoare privind proiectarea construciilor.
4. TERMENI I DEFINIII
Pentru aceast procedur se aplic termenii i definiiile din MC – UTCB, ediia 4, rev.0, i SCHEMA PROCESULUI DE REALIZARE A SERVICIULUI:
Planificarea realizrii serviciului, ANEXA 7; Proiectarea i dezvoltarea serviciului, ANEXA 8; Realizarea i livrarea serviciului, ANEXA 9.
5. RESPONSABILITI
Structura organizatoric a UTCB – DMCDI asigur cadrul de lucru pentru funciile calitii i condiiile necesare implementrii sistemului de management al calitii.
Rectorul îi asum responsabilitatea, autoritatea i independena necesar pentru identificarea problemelor de calitate i iniierea aciunilor corective i/sau preventive care s asigure eliminarea neconformitilor existente sau poteniale.
Responsabilitile i autoritatea principalelor funcii implicate în funcionarea SMC sunt: Rectorul UTCB – R:
− stabilete politica privind calitatea i obiectivele calitii în DMCDI;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 6 din 21
− aprob documentele generale ale SMC, respectiv Manualul Calitii i reviziile acestora; − numete prin decizie Reprezentantul conducerii pentru SMC; − analizeaz modul de funcionare i eficiena sistemului calitii programând analize anuale
(PO-05 “Analiza efectuat de management”). − deleag competenele pentru SMC ctre RMC - cercetarea tiinific.
Reprezentantul Conducerii – RC: Pentru a asigura implementarea i funcionarea sistemului calitii în cadrul UTCB- DMCDI,
prorectorul responsabil cu cercetarea numete prin decizie Reprezentantul pentru managementul calitii pentru DMCDI, care având autoritatea i independena de responsabilitile curente:
− urmrete stabilirea, implementarea i meninerea proceselor necesare SMC; − avizeaz programele de îmbuntire pentru a fi aprobate de Rector; − urmrete i raporteaz realizarea acestora Rectorului; − asigur utilizarea optim a resurselor necesare implementrii, funcionrii i îmbuntirii
sistemului; − asigur promovarea în cadrul organizaiei a contientizrii referitoare la cerinele clientului; − nominalizeaz persoanele ce pot face parte din Formaia de avizare; − reprezint societatea în relaiile cu pri externe. RMC: − avizeaz Decizia de lansare a lucrrii, prin care se numesc i se stabilesc:
- responsabilul de lucrare - RL; - formaia de avizare – FA; - fazele i termenele de avizare; - anexele - tema intern i programul de lucru (dac este cazul, la lucrri complexe,
cu cerine i termene pe specialiti); − întocmete analizele periodice programate de R sau RC (PO-05 “Analiza efectuat de
conducere”) privind modul de funcionare i eficiena sistemului de management al calitii (SMC);
− asigur un proces eficient de comunicare intern; − avizeaz procesele-verbale de avizare iniial, parial i final a lucrrilor; − rspunde de:
- elaborarea procedurilor operaionale aferente DMCDI; - iniierea reviziilor procedurilor operaionale aferente DMCDI; - înregistrarea tuturor observaiilor referitoare la procedurile operaionale aferente
DMCDI; - evaluarea în urma auditurilor interne, dac documentaia în vigoare descrie
adecvat sistemul calitii; - evidena tuturor documentelor sistemului calitii; - pstrarea pentru istorie a exemplarelor originale anulate (înlocuite) din
documentele SMC (proceduri, formulare); - difuzarea documentelor controlate de provenien intern.
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 7 din 21
închiderea acestora. Responsabil Contabilitate DMCDI – RCS − avizeaz devizul antecalcul i devizul de cheltuieli (final); − avizeaz comenzile de aprovizionare pentru DMCDI; − întocmete, trimite i urmrete onorarea facturii de încasare a lucrrii. Responsabil Aprovizionare – RA − avizeaz propunerile pentru comenzile de aprovizionare, propuse de RL; − asigur aprovizionarea materialelor i dotrilor aprobate, prin preluare de la Direcia
Administrativ a UTCB. Responsabil Personal – Salarizare – RPS − rspunde de pstrarea înregistrrilor permanente referitoare la calificrile i instruirile
profesionale ale personalului UTCB cu activitate în DMCDI; − rspunde de pstrarea Fiei postului pentru toate funciile din DMCDI specificate în
organigram. Responsabil licitaii – contracte - RLC − rspunde de elaborarea ofertelor/contractelor pentru clienii UTCB – DMCDI (inclusiv
concilierea), împreun cu RL; − coordoneaz activitatea de marketing a UTCB – DMCDI (elaborarea de cereri de oferte i
oferte, prospectarea pieei pentru gsirea de noi clieni); − aloc codurile lucrrilor, înainte de elaborarea ofertei de Responsabilul de lucrare, care
sunt meninute pe toat perioada de execuie a acesteia i sunt preluate pe toate înregistrrile i elementele componente ale lucrrii;
− particip, alturi de RL la analiza ofertelor; − verific procedurile operaionale elaborate de personalul din subordine; − Asigura serviciile de secretariat pentru DMCDI. Responsabilul de lucrare – RL − elaboreaz propunerea Deciziei de lansare a lucrrii, i o supune avizrii efilor de secii i
aprobrii PR; − întocmete planul calitii (numai dac clientul cere prin contract); − rspunde de elaborarea ofertelor/contractelor pentru clienii UTCB - DMCDI, împreun cu
RLC; − particip la concilierea contractelor; − susinerea avizarea (recepia) lucrrii la beneficiar (dac este cazul i beneficiarul accept);
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 8 din 21
− concilierea observaiilor beneficiarului; − asigur completarea lucrrii conform observaiilor acceptate ale beneficiarului; − asigur vizarea modificrilor acceptate (dac privesc probleme de fond); Trimiterea lucrrii
completate; − urmrete primirea avizului „bun de plat” de la beneficiar; − elaboreaz programele de lucru pentru lucrarea pe care o coordoneaz; − propune componena colectivelor de lucru, modul de rezolvare a lucrrilor i timpul
necesar pentru efectuarea acestora; − menine relaia de interfa cu clienii; − controleaz personalul pentru verificri în timpul i la finalul execuiei lucrrilor; − verific procedurile/instruciunile operaionale elaborate de personalul din subordine; − analizeaz soluiile de tratare a neconformitilor; − rspunde de coordonarea execuiei lucrrilor executate de personalul din subordine; − identific i documenteaz neconformiti pe parcursul i la finalul execuiei lucrrilor; − rspunde de închirierea echipamentelor i utilajelor eventual necesare execuiei lucrrii; − avizeaz (elaboreaz) propunerile de comenzi de aprovizionare; − întocmete propunerea de deviz de cheltuieli la finalul lucrrii; cu repartizarea cotelor de
cheltuieli pentru DMCDI (secretariat, inspector AQ), RLC, RC, RA, RPS; − propune repartizarea manoperei pentru personalul întocmitor al lucrrii. Personalul executant − elaboreaz lucrarea conform documentelor aprobate, conform temelor i reglementrilor,
la termenele stabilite prin programele de lucru; − aplic prevederile documentelor sistemului calitii; − efectueaz prin autocontrol verificri pentru lucrrile executate; − asigur soluionarea aciunilor corective; − elaboreaz comenzile de aprovizionare cu serviciile necesar a fi executate pentru
elaborarea lucrrilor contractate de UTCB - DMCDI.
6. CONINUTUL PROCEDURII
6.1. Planificarea realizrii serviciului
Acest proces începe înainte de alocarea resurselor i continu pân când serviciul este livrat. La planificarea realizrii serviciului se determin:
a) Primirea cererilor de ofert din partea clientului. Cererile de ofert i comenzile (specificaiile clientului) care le urmeaz ajung la conducere sau secie sau secretariat DMCDI.
Cererile sunt trimise seciei specializate unde sunt supuse unui proces formal de analiz. Fiecare cerere de ofert este asociat unui RL.
Cererile de ofert pot fi : planuri sau desene;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 9 din 21
documentaie scris care descrie obiectivele de atins; solicitri verbale; combinaii ale celor de mai sus. Cererile de oferte sunt identificate de ctre RL în orice moment prin intermediul unor numere
de referin, date i numerotri sistematice ale diferitelor versiuni. b) Evaluarea cererilor de ofert. Cererile de ofert sunt supuse unui proces de selectare prin
care se determin ce rspuns s se dea, s se autorizeze alocarea de timp i bani pentru programarea unei licitaii oficiale sau a unui contract (imprimare, tiprire, legare, semnare i expediere). Deciziile în urma acestei selecii se iau la nivel de conducere a UTCB.
c) Definirea serviciului cuprinde formularea propunerilor tehnice i comerciale din partea UTCB i include:
descrierea sumar a serviciului i caracteristicile sale de performan cuantificate fr ambiguiti;
suma total a cheltuielilor estimate pentru realizarea serviciului; termenul estimativ de livrare; estimri de costuri suplimentare; reglementri fiscale; planificare. Aceste propuneri formeaz baza pentru etapa de proiectare - dezvoltare. Analiza cerinelor referitoare la serviciu cuprinde: discuii cu clientul cu caracter tehnic sau comercial; variante de contract sau alte modificri de profil sau detalii. d) Întocmirea contractelor. Dac oferta este acceptat se întocmete contractul care nu se
limiteaz doar la detaliile tehnice, ci cuprinde i îndeplinirea tuturor condiiilor comerciale specificate. e) Lansarea contractului. RL înregistreaz contractul în registrul unic de contracte de la
compartimentul/serviciul "INTEGRARE" i întocmete Decizia de Lansare a Lucrrii (DLL): COD PO- 13_F-01.
Dup semnarea contractului de ctre beneficiar, 1 exemplar original se depune la compartimentul/serviciul "INTEGRARE", 1 exemplar original este pstrat la dosarul contractului de ctre RL, i 1 exemplar copie se depune la secretariatul DMCDI.
DLL se întocmete în 2 exemplare: 1 exemplar se înregistreaz la secretariatul DMCDI în Registrul DLL: COD PO-13_R-01, 1 exemplar se pstreaz la dosarul contractului de ctre RL. RLC verific compatibilitatea planificrii realizrii serviciului cu SMC al UTCB- DMCDI.
6.2. Proiectarea i dezvoltarea serviciului
6.2.1. Planificarea proiectrii i dezvoltrii serviciului Cuprinde etapele proiectrii i dezvoltrii serviciului precum responsabiliti pentru proiectare
- dezvoltare, modaliti de verificare i este întocmit de RL în conformitate cu 6.1..
6.2.2. Elemente de intrare ale proiectrii i dezvoltrii Elementele de intrare sunt: - specificaiile tehnice;
- cerinele legale i reglementrile aplicabile;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 10 din 21
- informaii din proiecte similare anterioare; - alte cerine eseniale ale proiectrii în construcii.
6.2.3. Elemente de ieire ale proiectrii i dezvoltrii sunt: - proiecte i calcule; - comenzi aprovizionare.
6.2.4. Analiza proiectrii i dezvoltrii se efectueaz pentru a determina dac: - documentele tehnice satisfac cerinele cuprinse în elementele de intrare ale proiectrii –
dezvoltrii; - elemente de ieire ale proiectrii - dezvoltrii sunt adecvate metodelor de operare a
DMCDI; - criteriile de acceptare ale serviciului proiectat sunt respectate. Analizele se efectueaz în edinele de avizare intermediar/final, de ctre formaia de
avizare stabilit conform deciziei Senatului. Rezultatele analizelor se documenteaz prin procese-verbale de avizare intern (PVAI): COD
PO-13_F-02, întocmite în 3 exemplare: 1 exemplar la secretariatul DMCDI pentru înregistrare în Registrul: COD PO-13_R-02 i verificarea compatibilitii proiectrii serviciului cu SMC al DMCDI, 1 exemplar se ataeaz la dosarul documentaiei, 1 exemplar se pred beneficiarului.
Avizarea PVAI se realizeaz de ctre RMC.
6.2.5. Verificarea proiectrii i dezvoltrii Verificarea este efectuat în conformitate cu modalitile planificate la 6.2.1. i poate
cuprinde: calcule alternative, verificarea documentelor tehnice si financiare, comparare cu proiecte similare etc. Pentru a se asigura obiectivitatea i eficiena verificrii, formaia de avizare desemnat pentru verificare este diferit de echipa de lucru. Rezultatele verificrii sunt înregistrate în registrul de la secretariatul DMCDI.
6.2.6. Validarea proiectrii i dezvoltrii Validarea se realizeaz prin recepia proiectrii i dezvoltrii la beneficiar, care primete documentaia tehnic i financiar i semneaz procesul-verbal de recepie: COD PO-13_F-03. În cazul serviciilor complexe, atunci când recepia proiectrii nu se poate face pe loc, se întocmete procesul-verbal de predare - primire (PVPP) : COD PO-13_F-04, care confirm predarea la timp a etapei planificate.
6.2.7. Controlul modificrilor în proiectare i dezvoltare Modificrile pot fi urmare a unor cereri ale beneficiarului sau pot fi aduse de autori. Modificrile cerute de beneficiar implic automat i modificarea contractului, deoarece
specificaiile reprezint o component a documentaiei etc. Modificarea are ca efect o renegociere a preului serviciului i a calendarului prevzut. Se întocmesc acte adiionale care urmeaz aceleai etape de înregistrare ca i contractele.
Actele adiionale îndeplinesc urmtoarele funcii: - indic i descrie schimbrile - numr contract/ dat; - autorizeaz RL s realizeze modificrile;
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 11 din 21
- conine o clauz privind plata lucrrilor suplimentare; - indic noile termene de predare convenite. Modificrile aduse de autori nu sunt finanate de beneficiar i prin urmare, sunt analizate de
FA, care ia deciziile cu privire la modul de aplicare a acestora: - autorizeaz modificarea aa cum a fost cerut; - d o aprobare limitat, modificarea s se aplice doar între anumite limite; - s refuze aplicarea modificrii pân la obinerea unor clarificri suplimentare sau pân la
gsirea unei soluii alternative; - s resping modificarea, oferind o motivaie. Modificrile se consemneaz în PVAI. Urmrirea aplicrii modificrii se face de ctre RL prin consemnarea datei aprobrii finale a
etapei de proiectare i dezvoltare.
6.3. Realizarea i livrarea serviciului
6.3.1. Controlul realizrii i livrrii serviciului Controlul realizrii i livrrii serviciului se efectueaz pentru msurarea erorilor aprute la
etapa de execuie pentru c ele duc la luarea de msuri corective. Pentru urmrirea realizrii serviciului, de regul se folosesc liste de activiti de la RL pentru echipa de lucru. Primirea feed-back- ului despre evoluia execuiei se face prin adnotri ale listei de activiti sau informri introduse direct în reeaua de calculatoare. Monitorizarea realizrii serviciului se face prin:
- deplasri pe teren (vizite pe antier); - verificri statistice (pentru a verifica dac resursele par insuficient folosite). Dac se subcontracteaz anumite lucrri, reprezentantul subcontractantului este instruit de
RL. Dup aceast abordare preliminar, reprezentantul urmeaz s coordoneze activitatea desfurat de echipa sa. La solicitarea de plat din partea subcontractantului, RL analizeaz tehnicile de msurare a realizrilor pe care le-a folosit acesta. Solicitarea de plat trebuie fcut pe baza îndeplinirii obiectivelor recunoscute sau susinute de msurtori avizate. Subcontractrile se fac prin sistemul uzual de achiziii.
6.3.2. Validarea realizrii i livrrii serviciului Validarea se realizeaz prin recepia realizrii serviciului la beneficiar, care primete
documentaia tehnic i financiar i semneaz proces-verbal de recepie. În cazul serviciilor complexe, atunci când recepia proiectrii nu se poate face pe loc, se întocmete proces-verbal de predare-primire (PVPP) care confirm predarea la timp a etapei planificate.
6.3.3. Identificare i trasabilitate Orice contract are un numr de identificare denumit "numr contract", numr identificat în
toate operaiile de contabilitate, proiectare i realizare. Atunci când beneficiarul folosete sistemul su propriu de codificare, înregistrrile trebuie numerotate de 2 ori, câte o dat pentru fiecare sistem. Contractele sunt înregistrate la compartimentul/serviciul "INTEGRARE".
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 12 din 21
6.3.4. Proprietatea clientului Dac schiele sau desenele realizate devin proprietatea clientului, cruia îi sunt înmânate la
finalizarea contractului pentru a fi incluse de sistemul propriu, RL discut i convine cu clientul un sistem de numerotare a documentelor respective. RL pstreaz i el copii dup aceste documente fie pe hârtie, fie sub form electronic. Pentru produsele aflate la încercri organizaia trateaz cu grij proprietatea clientului pe aceasta perioad prin protejare, întreinere i punere în siguran în laboratorul de încercri. Dac proprietatea clientului este pierdut, deteriorat sau inapt pentru utilizare, acest lucru este raportat clientului i sunt meninute înregistrri în registrul de eviden al lucrrilor din cadrul laboratorului de încercri. Proprietatea intelectual a clientului este recunoscut de ctre DMCDI i pstrat prin confidenialitatea i sigurana oferit acesteia.
6.3.5. Pstrarea produsului DMCDI pstreaz conformitatea serviciului furnizat pe tot parcursul realizrii i al livrrii la
beneficiar. Aceast pstrare include identificarea i protejarea acestuia în fiecare etap de realizare.
7. ÎNREGISTRRI
- DLL: COD PO-13_F-01 – ANEXA 1; - PVAI: COD PO-13_F-02 – ANEXA 2; - PVR: COD PO-13_F-03 – ANEXA 3; - PVPP: COD PO-13_F-04 – ANEXA 4; - Registru DLL: COD PO-13_R-01 – ANEXA 5; - Registru PVAI: COD PO-13_R-02 – ANEXA 6; - Planificarea realizrii serviciului - ANEXA 7; - Proiectarea i dezvoltarea serviciului - ANEXA 8. - Realizarea i livrarea serviciului - ANEXA 9.
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 13 din 21
(denumirea lucrrii, identic cu cea din contract)
Contract Nr. …… / …….
Beneficiar: (denumirea organizaiei beneficiare, conform contract, la care se pot aduga elemente de
identificare necesare în derularea lucrrii: adres, telefon, fax, e-mail, cod fiscal, nr. cont la banc etc.). Pentru realizarea lucrrii se stabilesc i decid urmtoarele:
1. Responsabil de lucrare: (funcie, nume i prenume, locaie, telefon, e-mail).
2. Secie elaboratoare: (Numele seciei) Centru de cercetare (daca este cazul)
3. Formaia orientativ de lucru: (se trec funcia i numele persoanelor avute în vedere pentru elaborarea
lucrrii; pe parcurs se pot face modificri la formaia de lucru, cea definitiv fiind stabilit i aprobat la întocmirea documentelor pentru plata personalului).
4. Formaia de avizare: Preedinte: (funcia, nume i prenume) Membrii: (funcia, nume i prenume) (funcia, nume i prenume)
5. Pentru lucrri care se încredineaz sub-contractanilor se deschide fi de lansare separat, anexat la prezenta fi.
Întocmit, Responsabil de lucrare (funcie, nume i prenume, semntur) De acord, ef secie (funcie, nume i prenume, semntur) Director centru de cercetare (funcie, nume i prenume, semntur) – daca este cazul Verificat conformitate cu SMC, RLC (funcie, nume i prenume, semntur)
PO-13_F-01, ed.4, rev.0
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 14 din 21
DENUMIREA LUCRRII: (denumirea lucrrii, identic cu cea din contract) Contract Nr. ….… / ……... Beneficiar: (denumirea organizaiei beneficiare, conform contract)
Secie elaboratoare: (numele seciei) Centru de cercetare (dac este cazul) Responsabil de lucrare: (funcie, nume i prenume) Formaia de avizare: Preedinte: P - (funcia, nume i prenume) Membrii: M1 - (funcia, nume i prenume) M2 - (funcia, nume i prenume) Semnturi de confirmare a avizului favorabil: (etape conform DLL)
Etapa
Faza 1,2 .... AVIZARE FINAL
Verificat concordan cu DLL, RLC (semntur) Observaii (sau opinii în divergen, dac este cazul) se vor consemna în pag.2..
OBSERVAII (opinii în divergen, dac este cazul)
La avizarea temei (fazei) ………………………………….………………………………………………
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 15 din 21
încheiat astzi _____________________ Subsemnaii: _____________________________________________________________________________________ din partea Universitii Tehnice de Construcii Bucureti, facultatea __________________________________________ departamentul _________________________, în calitate de EXECUTANT i ______________________________________________________________________________________________ din partea _____________________________________________, în calitate de BENEFICIAR, întrunii în comisie pentru recepionarea lucrrilor de (cercetare, proiectare) executate în baza contractului nr. _______ din _____________, am constatat urmtoarele:
1. Lucrrile denumite în contract:______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ______________________________ având termen de predare __________________, au fost executate cantitativ i calitativ corespunztor temei de cercetare/proiectare.
2. În urma verificrii efectuate, comisia format din reprezentanii ambelor pri hotrte admiterea la recepie a lucrrilor prezentate de ctre EXECUTANT i procedeaz la predarea lor ctre BENEFICIAR.
3. Valoarea lucrrilor recepionate, stabilit conform documentaiei, este de _________________________ lei.
Plata lucrrilor recepionate se face pe baz de factur. 4. Alte constatri ale comisiei: ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ Drept pentru care am încheiat prezentul proces – verbal în 3 exemplare, din care 1 exemplar pentru BENEFICIAR i 2 exemplare pentru EXECUTANT. Comisia de recepie:
Din partea EXECUTANTULUI Din partea BENEFICIARULUI ____________________________ ___________________________
____________________________ ___________________________
____________________________ ___________________________
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 16 din 21
încheiat astzi ________________________ Subsemnaii: _____________________________________________________________________________ din partea Universitii Tehnice de Construcii Bucureti, facultatea departamentul _________________________, în calitate de EXECUTANT i _____________________________________________________________________________________ din partea _____________________________________________, în calitate de BENEFICIAR, pentru predarea lucrrilor de cercetare / proiectare executate în baza contractului nr. ________ din ________, am constatat urmtoarele:
1. Lucrrile denumite în contract:_________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ __________________________________________________având termen de predare ________________________________________________________________, au fost executate la termen.
2. În urma verificrii efectuate, se procedeaz la predarea lor ctre BENEFICIAR. 3. Facturarea lucrrii se va face în urma avizrii acesteia de ctre BENEFICIAR.
Drept pentru care am încheiat prezentul proces–verbal în 2 exemplare, din care 1 exemplar pentru BENEFICIAR i 1 exemplar pentru EXECUTANT.
Din partea EXECUTANT Din partea BENEFICIAR
___________________________________
___________________________________
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 17 din 21
Nr. DLL
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 18 din 21
Numr PVAI
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 19 din 21
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI
Oferta tehnic i financiar
R/ RC, RLC, RL
CONTRACTARE -negociere contract; -contractare.
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI; (M) – alocarea resurselor specifice (mat, umane, financ.); (S) – serviciul juridic; (S) – serviciul contabilitate i gestiune financiar; (M) – analiza datelor.
Contract cu anexe; Decizia de lansare a lucrrii (DLL) Specificaie tehnic
R/ RC RLC,
PLANIFICAREA REALIZRII SERVICIULUI CINE RSPUNDE
Licitaii Anunuri Informaii internet Cerere de ofert Caiet de sarcini Tema Reglementri i restricii
PROCES: PLANIFICAREA PROIECTRII I DEZVOLTRII SERVICIULUI
UTCB PROCEDURA OPERAIONAL REALIZARE SERVICIU UTCB-DMCDI
Cod: PO–13 (Fiier: PO–01.doc)
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 20 din 21
-determinarea etapelor de proiectare; -analiza, verificarea i validarea fiecrei etape de proiectare; -responsabiliti i autoritate pt..proiectare -modificri; -validarea procesului.
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI; (M) – alocarea resurselor specifice (mat, umane, financ.); (S) – serviciul juridic; (S) – serviciul contabilitate i gestiune financiar; (M) –msurare, analiza i îmbuntire.
Tema de proiectare; Documentaie de execuie; Planuri i programe de realizare; Proiect act normativ; PVAI, PVR / PVPP; Proiecte, tehnologii, specificaii; Instruciuni de inspecie; Comand aprovizionare.
Informaii din proiecte similare Normative de proiectare
CERCETARE-DEZVOLTARE -obiective; -studii de pia / fezabilitate; -studii de fezabilitate; -teste de laborator; -proiectare serviciu / produs; -validare serviciu / produs.
PROIECTARE -obiective; -studii de fezabilitate; -proiectare serviciu / produs; -validare serviciu / produs.
INGINERIE I SERV. DE CONSULTAN
-obiective (definire misiune); -pregtire mat. documentar; -diagnosticare; -validare serviciu / produs.
TESTARE I ANALIZE TEHNICE
ÎNTOCMIRE DE NORMATIVE, INSTR. I PRESCRIPII PRIVIND PR. , EXECUIA I EXPLOATAREA LUCRRILOR DE CONSTRUCII -obiective (definire misiune); -pregtire mat. documentar; -redactare 1 pr. act normativ ; -validare proiectare serviciu / produs.
PROIECTAREA I DEZVOLTAREA SERVICIULUI
sau RDE
R/ RC,
Ediia: 4 Revizia: 0
Pagina 21 din 21
REALIZARE SERVICIU -determinarea etapelor de execuie; -analiza, verificarea i validarea fiecrei etape de execuie; -responsabiliti i autoritate pt. execuie; -modificri; -controlul furnizrii serviciului; -proprietatea clientului; -control DMM-uri; -validarea procesului.
i (M) – politica i strategia UTCB-DMCDI; (M) – mediu de lucru; (S) – serviciul aprovizionare; (M) –msurare, analiz i îmbuntire.
Proceduri Instruciuni
CERCETARE- DEZVOLTARE
PROIECTARE -realizare documentaie proiectare; serviciu / produs; -validare serviciu / produs.
INGINERIE I SERV. DE
TESTARE I ANALIZE TEHNICE
R/ RC,
R/ RC,
Prototip, ME serviciu / produs; Documentaie de execuie; Raport de analiz / încercri; Buletine; Certificate; Act normativ; PVAI, PVR / PVPP; Recomandri.
LIVRARE BENEFICIAR
PROCEDURA OPERAIONAL
CUPRINS
4. TERMENI I DEFINIII
6.2.1. Planificarea proiectrii i dezvoltrii serviciului
6.2.2. Elemente de intrare ale proiectrii i dezvoltrii
6.2.3. Elemente de ieire ale proiectrii i dezvoltrii sunt:
6.2.4. Analiza proiectrii i dezvoltrii se efectueaz pentru a determina dac:
6.2.5. Verificarea proiectrii i dezvoltrii
6.2.6. Validarea proiectrii i dezvoltrii
6.2.7. Controlul modificrilor în proiectare i dezvoltare
6.3. Realizarea i livrarea serviciului
6.3.1. Controlul realizrii i livrrii serviciului
6.3.2. Validarea realizrii i livrrii serviciului
6.3.3. Identificare i trasabilitate
Etapa
