Sistemele Informaţionale Pentru Management- Referat Cristina- Mihaela Ardelean

7
SISTEME INFORMATIONALE IN MANAGEMENT Cristina- Mihaela Ardelean, grupa 101, FAA Sistemele informaţionale pentru management (Management information system – MIS) au apărut la începutul anilor ‘80 în companiile americane, iar în ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaţionale şi curentul descentralizării şi reorganizării au determinat creşterea cererii de informaţii furnizate de MIS şi la nivelul managerilor de mijloc. În prezent nu există o definiţie unanim acceptată a sistemelor informatice pentru management (MIS), dar se poate opta spre o variantă cum ar fi: Sistemul informaţional pentru management (MIS) este o combinaţie de resurse umane şi informatice care urmăresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea şi utilizarea datelor şi informaţiilor pe care le folosesc managerii în exercitarea funcţiilor de conducere, în scopul realizării unui management eficient. Sistemele informaţionale pentru management sunt ansamble de instrumente ce oferă acces direct, on-line la informaţiile relevante, într-o interfaţă prietenoasă, într-un dialog uşor de exploatat. Aceste informaţii oferite on-line, în timp real, au o importanţă deosebită pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizaţiei şi pentru exercitarea unui control mangerial corespunzător. Relevanţa informaţiilor reuneşte o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine şi utilitate, iar interfaţa unui astfel de sistem trebuie să răspundă cerinţelor unor utilizatori care au puţin timp, puţină experienţă şi deprinderi limitate în utilizarea calculatorului. Scopul şi rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (şi medii) acces facil şi rapid la informaţiile despre factorii

description

Management general

Transcript of Sistemele Informaţionale Pentru Management- Referat Cristina- Mihaela Ardelean

SISTEME INFORMATIONALE IN MANAGEMENTCristina- Mihaela Ardelean, grupa 101, FAA

Sistemele informaionale pentru management (Management information system MIS) au aprut la nceputul anilor 80 n companiile americane, iar n ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaionale i curentul descentralizrii i reorganizrii au determinat creterea cererii de informaii furnizate de MIS i la nivelul managerilor de mijloc.

n prezent nu exist o definiie unanim acceptat a sistemelor informatice pentru management (MIS), dar se poate opta spre o variant cum ar fi:

Sistemul informaional pentru management (MIS) este o combinaie de resurse umane i informatice care urmresc colectarea, stocarea, organizarea, apelarea, comunicarea, distribuirea i utilizarea datelor i informaiilor pe care le folosesc managerii n exercitarea funciilor de conducere, n scopul realizrii unui management eficient.

Sistemele informaionale pentru management sunt ansamble de instrumente ce ofer acces direct, on-line la informaiile relevante, ntr-o interfa prietenoas, ntr-un dialog uor de exploatat.

Aceste informaii oferite on-line, n timp real, au o importan deosebit pentru managerii de nivel superior, pentru fundamentarea deciziilor organizaiei i pentru exercitarea unui control mangerial corespunztor.

Relevana informaiilor reunete o serie de caracteristici printre care: oportunitate, corectitudine i utilitate, iar interfaa unui astfel de sistem trebuie s rspund cerinelor unor utilizatori care au puin timp, puin experien i deprinderi limitate n utilizarea calculatorului.

Scopul i rolul unui MIS este de a oferi conducerii superioare (i medii) acces facil i rapid la informaiile despre factorii cheie, decisivi n atingerea obiectivelor generale ale ntreprinderii, n exercitarea controlului managerial eficient i eficace.

Condiiile care trebuie avute de sistem sunt: s fie ct mai uor de utilizat, iar timpul de rspuns s fie imediat. S foloseasc intensivafiarea n mod grafic i s asigure accesul n timp real la bazele de date interne i externe; s ofere informaii despre starea curent de fapte i tendinele estimate pentru factorii-cheie; forma de prezentare a informaiilor s fie conform cu preferinele managerului ceutilizeaz sistemul.

Informaiile generate de calculator nu au ntotdeauna rolul principal n atingerea necesitilor conducerii superioare, aa cum informaiile cele mai preioase pentru conducerea la vrf sunt informaiile externe, care permit identificarea poziiei ntreprinderii pe piaa global i analiza mediului exterior, aa cum reiese i din figur.

Primele MIS, caracterizate prin faptul c erau proprietare i foarte scumpe, au fost dezvoltate pe baza sistemelor mainframe. Ele preluau date din sistemele informaionale tranzacionale, pe care le simplificau, rezumau i reprezentau grafic, fiind axate pe indicatori de msurare a performanelor i pe evidenierea diferenelor dintre buget sau previziuni i rezultatele efective. MIS erau dedicate directorilor: financiar, de marketing, de vnzri, ca i directorului general, oferind informaii asupra rezultatelor i performanelor ntreprinderii, relevante, rezumate, prezentate ntr-o form plcut, accesibil.

n ceea ce privete rolul acestor sisteme putem spune c ele ndeplinesc adevrate funcii, fiecare avnd mai multe aciuni de ndeplinit, printre care se enumr:

- funcia de prevedere- prin deducerea informaiilor necesare ntr-o situaie dat, presupunnd elaborarea de previziuni funcionale (bilan previzional, buget de venituri i cheltuieli) i dinamice (programe-mix) pe baza analizei istoricului organizaiei;

- funcia de interpretare a unor informaii primite din mediul real prin care se stabilete starea sistemului, realizat prin analize economico-financiare;

- funcia de prelucrare a informaiilor prin aplicaia i-sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive i deductive de selecie a unor alternative decizionale, realizarea interfeelor dintre proceduri i aplicaii;

- funcia de diagnoz- prin surprinderea situaiilor de funcionare defectuoas a unor componente ale sistemelor;

- funcia de instruire- prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialiti prin dialoguri sub form de meniuri ierarhizate;

- funcia de proiectare a unor obiective tehnice i tehnologii;

- funcia de control proprie sistemului prin subsistem propriu i monitorizare a interfeelor.Obiectivele MIS pot fi sistematizate astfel: informarea managerilor cu privire la activitile i procesele economice din ntreprindere, precum i la interaciunea acesteia cu mediul extern; accesul oportun la informaii. Multe din informaiile furnizate de MIS pot fi obinute i prin metode tradiionale (prelucrarea manual sau semimanual) care necesit eforturi mari de resurse i timp pentru a corespunde cerinelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu ntrziere, dar aceste limite sunt nlturate de MIS. urmrirea performanelor organizaiei i evidenierea aspectelor care ascund eventualele probleme sau situaii de criz.

Utiliznd MIS, se obine calitatea informaiei, fr a produce cantiti imense de hrtie cu minimum de rapoarte tiprite, concomitent cu asigurarea unei informri complete i continue a conducerii de vrf.

Datele selectate care trebuie incluse n MIS au la baz cteva principii:a) datele trebuie colectate din procesele curente ale organizaiei ce pot fi preluate eventual dinbazele de date dezvoltate de celelalte tipuri de sisteme informaionale;b) subordonarea datelor la obiectivele generale ale organizaiei;c) furnizarea de informaii tuturor potenialilor utilizatori i simularea acestora simultan cu modificarea cerinelor informaionale.

Un MIS performant permite accesul att la datele interne, ct i la bazele de date externe, acest lucru fiind esenial pentru luarea deciziilor, de asemenea trebuie s permit aa zisa tehnica forajului de date. Forajul de date este procesul de furnizare a datelor pentru o anumit component pe mai multe niveluri de detaliere pentru nelegerea rezultatelor obinute.

Componentele principale pentru un MIS, ca pentru orice sistem informaional sunt: echipamente, aplicaii , telecomunicaii, personal, date i interfaa. Toate acestea trebuie alese astfel nct s fie compatibile i s se integreze cu situaia din organizaie.

Echipamentele sunt reprezentate de microcalculatoare sau staii de lucru legate n reea, minicalculatoare sau mainframe-uri. O staie server asigur partajarea datelor ntre mai muli utilizatori, suport de stocare a unui volum mare de date. Cea mai eficient arhitectur este cea care optimizeaz resursele hardware i software existente i le adapteaz cerinelor MIS; i o astfel de arhitectur este client/server. Aceasta utilizeaz produse bazate pe limbajul de interogare SQL pentru a oferi soluii.

Aplicaiile sunt component esenial a MIS reprezint mijlocul de manipulare i integrare a datelor n sistem, n care procesorul de texte poate ncorpora motoare de cutare pentru a localiza i extrage anumite pri, pe baza unor cuvinte-cheie.

Programele de calcul tabelar i instrumentele de grafic sunt medii de lucru adaptate cerinelor i stilului managerilor de la vrful piramidei. Aceste programe permit analize prin modificarea datelor, facilitatea recalculrii automate a datelor, se pot obine rezultatele sub form tabelar sau grafic

Baza de modele cuprinde analize de rutin i speciale financiare, statistice sau alte tipuri de analize cantitative. Ele au ca scop structurarea problemei de analizat. Modelele ce sunt incluse n MIS trebuie s rspund caracteristicilor procesului decizional la nivel strategic, diferit de cel corespunztor nivelurilor tactic sau operaional.

O problem deosebit de important este alegerea softului, respectiv a pachetului de aplicaii. Oferta pieei de software dedicat MIS este destul de variat, iar alegerea pachetului de aplicaii specializat trebuie s se fundamenteze pe anumite criterii, precum performante tehnice si privind dezvoltarea de aplicaii, arhitectura, costurile, securitatea si controlul. Alte aspecte cum ar fi telecomunicaiile, bazele de date i interfaa sunt deosebit de importante n funcionarea eficient a unui MIS. Interfaa are un rol foarte important ntr-un MIS, asigurnd comunicarea om-calculator i exploatarea eficient a sistemului. Se urmrete ca interfaa s fie adaptat stilului topmanagerului, iar pe viitor se va baza pe limbajul natural cu urmtoarele caracteristici: s fie uor de utilizat; sa prezinte consisten, claritate, toleran la erori, flexibilitate.

Combinarea eficient a resurselor hardware i software necesare pentru gestiunea datelor i modelelor cu o interfa prietenoas se bazeaz pe criteriile enumerate mai sus, pentru funcionarea eficient a unui MIS, ceea ce rezult c i controlul managerial se va realiza n mod eficient i performant.Spre deosebire de sistemele informaionale pentru conducere tradiionale, cele moderne prezint urmtoarele caracteristici:- sunt croite pe nevoile informaionale ale top-managerilor;- ofer rapoarte consolidate, dar i date privind aspecte i probleme concrete, detaliate;- asigur instrumente de analiz on-line, inclusiv analize de trend, rapoarte de excepie i foraj de date;- realizeaz informarea pe baza datelor interne, dar i a datelor externe ntreprinderii;- sunt uor de exploatat (se bazeaz pe interfee grafice, exploatate cu ajutorul mous-ului i a ecranului tactil);- asistena de specialitate necesar este minim;- informaiile sunt prezentate cu precdere n form grafic.

Dei prezint i anumite dezavantaje, vom evidenia principalele avantaje ale acestor sisteme informaionale pentru management:- sunt uor de utilizat la nivelul conducerii de vrf, de altfel se preteaz la toate nivelurile deconducere;- nu cer experien deosebit n utilizarea calculatorului;- ofer informaii rezumate i oportune sau n timp real;- permit o bun nelegere a informaiilor;- permit o nelegere mai clar a activitilor i valorificarea resurselor de date ;- ofer analize complexe a unor volume mari de date;- filtreaz datele, asigurnd o gestionare eficient a timpului;- realizeaz analize i interogri ad-hoc;- ofer alternative multiple pentru o problem decizional analizat;- asigur un control eficient asupra derulrii activitilor, mbuntesc controlul i comunicarea.

Indiferent cum sunt denumite, respectiv sisteme informatice pentru conducere executiv sau strategic (SICE) sau (SICS), sisteme informatice de asistare a deciziilor (SIAD), sisteme suport de decizie (SSD), sisteme informatice pentru management (SIM), toate reprezint o categorie de sisteme informaionale proiectate pentru sprijinirea i mbuntirea procesului decizional, pentru realizarea unui control ct mai eficient.