SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL …valeriul/lupu/cap11.pdf · Sisteme informatice în...

Capitolul 11

Capitolul 11

SISTEME INFORMATICE PENTRU

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Obiective:

Dupa studierea acestei teme veti fi în masura sa: • stabiliti rolul functiei de personal si a activitatilor ei componente; • identificati structura conceptuala a sistemului informatic pentru

managementul personalului; • aplicati diferite programe pentru selectia personalului; • folositi sisteme de proiectare a structurii organizatorice a

întreprinderii.

CUPRINS

11.1. Rolul functiei de personal si a activitatilor ei componente

11.2. Banca de date de personal

11.3.Programe pentru selectia personalului

11.4 Sisteme de proiectare a structurii organizatorice

a întreprinderii

11.5. Studii de caz 11.5.1. Cazuri rezolvate11.5.2. Cazuri propuse

11.6. Întrebari recapitulative

Sisteme informatice în comert

Realizarea obiectivelor generale ale întreprinderii este conditionata,

indiferent de obiectul de activitate al firmei si gradul sau de tehnicitate, de aspectele cantitative si calitative ale potentialului uman. Folosirea preponderenta a proceselor manuale pentru îndeplinirea obiectivelor firmei sau, dimpotriva, recurgerea la procese predominant mecanizate, respectiv automatizate, poate genera diferente semnificative de la o întreprindere la alta sub aspect numeric si structural, dar nu minimizeaza importanta resursei umane pentru fiecare organizatie în parte.

Locul si importanta functiei de personal sunt reflectate de particularitatile resurselor umane, acestea reprezentând singurele componente creatoare de valori si valori de întrebuintare ale întreprinderii.

11.1.Rolul functiei de personal si a activitatilor ei

componente

În cadrul firmelor a caror activitate specifica o reprezinta comertul, resursele umane dobândesc noi valente datorita contactului direct, permanent cu oamenii. În acest sens, personalul ocupat în aceasta ramura trebuie sa posede cunostinte cu privire la cele doua aspecte fundamentale, proprii comertului:

◊ Caracteristicile marfurilor; ◊ Particularitatile comportamentale ale clientilor.

Rolul functiei de personal consta în administrarea si gestionarea resurselor umane în scopul valorificarii optime a întregului ansamblu de resurse de care dispune o organizatie.

De-a lungul timpului, continutul functiei de personal a evoluat de la o simpla stabilire a necesarului de personal si fundamentare a unor reguli si proceduri cu privire la resursele umane la un sistem complex de probleme de ordin social.

Una dintre consecintele firesti ale diversitatii relatiilor umane din interiorul organizatiilor si a aspiratiilor conducatorilor acestora de solutionare a tuturor problemelor sociale, de instruire, perfectionare si motivare a personalului, a constituit-o aparitia conceptului de "conducere si perfectionare a resurselor umane" care înlocuieste conceptul mai îngust al "administrarii si conducerii personalului".

Pornind de la principalele doua categorii de obiective ale resurselor umane : strateg ice (organizarea si planificarea resurselor umane pe termen lung) si operationale (care vizeaza activitatile specifice coordonarii zilnice a personalului), functia de personal include urmatoarele activitati:

♦ previzionarea necesarului de personal, proces care la rândul sau presupune desfasurarea urmatoarelor activitati specifice:

Capitolul 11

(a) stabilirea necesarului de personal din punct de vedere cantitativ;

(b) estimarea nevoilor de personal sub aspect calitativ (vârsta, sex, experienta, calificare).

În previzionarea necesarului de personal este necesar a se tine cont de situatia reala existenta în întreprindere cu privire la gradul de acoperire cu resurse umane a posturilor existente, redimensionarea personalului realizându-se în conditiile instituirii unui riguros sistem de control al modului de atingere a obiectivelor în aceasta directie. ♦ descrierea posturilor, activitate ce presupune fundamentarea fiselor de post pentru fiecare angajat. De multe ori neglijata sau chiar inexistenta, fisa de post este importanta atât pentru persoanele ofertante de forta de munca, cât si pentru solicitantii de posturi. Astfel, fiecare manager este interesant ca viitorii angajati sa corespunda specificatiilor prestabilite ale posturilor vacante sau nou constituite în cadrul întreprinderii. Pe de alta parte, persoanele care doresc sa se angajeze în cadrul unei firme doresc sa cunoasca de la început care sunt cerintele posturilor, responsabilitatile care le revin si modul de subordonare fata de alte persoane din întreprindere. ♦ Recrutarea si selectarea personalului. Modalitatile de recrutare a personalului difera de la o firma la alta în raport cu specificul acesteia, disponibilitatile financiare si nu în ultimul rând de modul în care este perceputa de catre managementul întreprinderii activitatea de recrutare si selectare. În cazul în care, în mod gresit, resursele umane nu sunt considerate o investitie pe termen lung a firmei, ci numai o necesitate de moment, se poate recurge la modalitati de recrutare extrem de simple (precum anuntul în vitrina în cazul unor unitati comerciale de mici dimensiuni), fara a se mai face si o cercetare mai ampla a celorlalte posibilitati de recrutare de pe piata fortei de munca (unitati de învatamânt, alte întreprinderi etc.) Selectarea personalului îmbraca, de asemenea, o mare diversitate de forme începând cu prezentarea unor caracterizarii proprii ale solicitantilor de posturi prin intermediul CV-ului, scrisorilor de intentie si continuând cu interviul, teste profesionale, psihologice sau de alta natura, stabilite în strânsa corelatie cu specificul fiecarei întreprinderi. ♦ Încadrarea, formarea si instruirea personalului;

Chiar daca personalul angajat corespunde în totalitate cerintelor posturilor, este necesara o perioada de acomodare si formare a noilor angajati ca urmare a particularitatilor pe care le are fiecare întreprindere . Perioada de pregatire a personalului nu se limiteaza însa la aceasta etapa, permanent urmarindu-se instruirea personalului în functie de progresele înregistrate în cadrul firmei si a mediului economico -social în care aceasta opereaza (adoptarea unor


tehnologii noi, diversificarea activitatii, satisfacerea unor noi cerinte ale clientilor, penetrarea pe alt segment de piata etc.) ♦ evaluarea activitatii desfasurate si recompensarea salariatilor;

În general, mangerii întreprinderilor efectueaza recompensarea salariatilor corespunzator unor grile de salarizare fixe, varianta ce nu reflecta progresele (sau regresele) realizate de acestia si nici modul lor de implicare în crestere eficientei globale a întreprinderii. Eliminarea unei asemenea disfunctionalitati poate avea loc numai în contextul definirii unui plan de plata (compensare) bine fundamentat, care sa mentioneze cu claritate criteriile de evaluare a angajatilor si modul de retribuire aferent. ♦ promovarea si motivarea personalului ;

Desi necesita o abordare distincta, aceste activitati se afla într-o strânsa relatie de interdependenta datorita faptului ca promovarea realizata în concordanta cu munca depusa de catre fiecare angajat reprezinta de fapt o modalitate de motivare a personalului. Totodata, motivarea poate fi realizata si prin intermediul altor mijloace ce contribuie la satisfacerea salariatilor, precum recunoasterea informala, conditii de munca favorabile, includerea în programul zilnic a pauzelor de masa sau de cafea, feed-back în ce priveste performantele etc.

Prin urmare, se poate aprecia ca realizarea obiectivelor întreprinderii este dependenta în mare masura de performantele resurselor umane, performante care depind atât de calitatea personalului angajat, cât si de modul de gestionare a resurselor umane ale fiecarei organizatii. O gestionare buna a resurselor umane nu se poate asigura însa decât prin organizarea acestora într-o baza de date. Aceasta ar urma sa fie organizata potrivit schemei din figura 11.1.

Banca de date de personal

Sistemede previzionare a necesarului

Sistem de analiza a structurii organizatorice Sistem de recrutare si

selectie

Sistem de evaluare si

recompensare

Sistem de încadrare, formare si instruire

Sistem de promovare si

motivare

Fig. 11.1. Sistem informatic pentru managementul perso nalului

Capitolul 11

Fiecare din sistemele mentionate în aceasta figura sunt privite ca subsisteme unitare ale sistemului general.

Acest sistem trebuie abordat prin integralitatea de obiective, tehnici si metode de conceptualizare si proiectare. Procesualitatea lui presupune parcurgerea a cinci etape (vezi fig.11.2).

Fiecare din aceste etape sunt de fapt o proiectare interdependenta între componenta informationala si cea informatica, în care prima asigura corectitudinea si completitudinea continutului informational, în timp ce a doua asigura rapiditatea extragerii si circulatiei informatiei.

Prima etapa a proiectarii logice consta în diagnosticul sistemului informational în forma în care se gaseste în prezent. Ea se concretizeaza

� Proiectarea logica a sistemului informational pentru managementul

personalului

�� Identificarea subsistemelor informatice

�� Identificarea subsistemelor informationale

�� Proiectarea logica a

subsistemelor informatice

�� Proiectarea logica a

subsistemelor informationale

�� Proiectarea detaliata a


�� Construirea diagramelor de

relatii

�� Proiectarea detaliata a


�� Construirea diagramelor de

fluxuri informationale

Fig. 11.2. Fazele proiectarii unui sistem informational pentru managementul resurselor umane

Sisteme informatice în comert în oferirea unor solutii care se refera, pe de o parte la recomandari privind perfectionarea componentelor informationale (circuite, fluxuri, proceduri), iar pe de alta parte la recomandari privind componentele de prelucrare automata. Aceasta etapa este echivalentul unui studiu de prefezabilitate.

Cea de a doua etapa ce se refera la identificarea subsistemelor, este focalizata pe identificarea subsistemelor care genereaza efecte nefavorabile în termenii rapiditatii deciziei sau costuri ridicate în termenii utilizarii informatiei. Ea se constituie ca o prima faza a unui studiu de fezabilitate si este orientata pe utilizare unor metode de analiza valorii pentru identificarea componentelor subsistemice slabe care trebuiesc îmbunatatite.

A treia faza, aceea a proiectarii logice de subsisteme, consta în construirea relatiilor informational-informatic pentru subsistemele din etapa a doua. Ea se caracterizeaza prin succesiunea operatiilor legate de: prezentarea machetelor ce urmeaza a fi furnizate de noul sistem catre destinatiile impuse de procesul managerial; conceptualizarea si structuralizarea generala a bazei de date; designul schemei logice de sistem si redarea ei sub o forma grafica prin care se evidentiaza interfetele dintre sistemul informational si cel informatic.

În continuare urmeaza proiectarea detaliata a noului sistem. Aceasta etapa este dedicata prezentarii analitice a continutului rapoartelor finale, descrierii modului de functionare a fiecarei proceduri automate din schema de sistem cu prezentarea schemei logice de program, explicitarea metodelor economice sau statistico-matematice utilizate, cuantificarea efectelor implementarii si testarea experimentala a procedurilor automate.

Finalizarea procesului este concretizata printr-un program de actiuni în masura sa asigure punerea în practica a sistemului proiectat.

11.2. Banca de date de personal Constituita ca nod central al sistemului de management al

personalului, banca de personal cuprinde în structura ei atât un sistem de stocare si monito rizare a informatiilor cât si un sistem de gestiune si administrare a diferitelor aplicatii reprezentative pentru subsistemele componente. Ea este reprezentata printr-o organigrama1 de functionare a sistemului privit însa ca sistem informatic.

Structura conceptuala a sistemului informatic pentru managementul personalului este de tip arborescent, fiind compusa din subsisteme si aplicatii informatice integrate într-o conceptie modulara (vezi fig. 11.3).

1 Organigrama de sistem evidentiaza în forma logica, prin intermediul simbolurilor grafice, modul de functionare si interdependenta sistemului în general si a componentelor sale

Capitolul 11

Proiectarea lor urmeaza sa fie abordata într-o conceptie modulara de

jos în sus într-o forma piramidala, care tine cont de interdependentele dintre activitatile subsistemului si de gradul de repetabilitate a diferitelor grupuri de informatii.

O astfel de banca de personal pentru o societate comerciala ar urma sa cuprinda informatii referitoare la datele personale ale fiecarui salariat (nume, prenume, statut social, data nasterii, domiciliu, s.a.m.d.) si la datele legate de statutul sau profesional (ultima scoala absolvita, functia ocupata, data angajarii, promovari, s.a.m.d.). In figura 11.4 este prezentata structura înregistrarilor unei astfel de banci scrise în MS Acces2.

Potrivit figurii 11.3, fiecare din subsistemele mentionate sunt

2 MS Access este o componenta a Microsoft Office 97. Sistemul în sine este foarte prietenos, si permite proiectarea asistata de un meniu help a unor banci de date foarte complexe. Nu ne propunem în acest volum sa dezvoltam instructiuni si moduri de utilizare ale MS Access. Pentru detalii sumare sugeram consultarea volumului “Curs rapid Microsoft Office 97”, Ed. Teora, Bucuresti, 1998

1.1 Subsistem de încarcare

2.1. Subsistem de urmarire a gradului de

ocupare

2.2. Subsistem de asigurare a

specializarilor

2.3. Subsistem de identificare de

nevoi noi

1.2 Subsistem de actualizare

Sistem informatic pentru managementul personalului

1. Subsistem de încarcare - actualizare

2. Subsistem de urmarire

3. Subsistem de încadrare

3.1. Subsistem de definire a încadrarii în

limitele fondului de salarii alocat

Fig.11.3. Organigrama unui sistem informatic pentru managementul personalului


considerate aplicatii asupra acestei banci de date. In structura bancii ele se prezinta ca niste rapoarte obtinute prin investigarea bazei de date (vezi fig. 11.5.). Astfel aplicatia 1.1. (numita Încarc) alaturi de aplicatia 1.2. (Actual) au ca obiect întretinerea bazei de date. Ele asigura corectitudinea procedurilor de încarcare, validare si up -datare a informatiilor din baza. Aplicatiile componente ale subsistemului 2 (Ocup, Asig, Nevoi) raspund nevoilor de urmarire a dinamicii personalului întreprinderii comerciale, a gradului de acoperire a posturilor cu specialisti, precum si aparitia de noi nevoi de posturi ca urmare a diversificarii activitatii comerciale. Aplicatia subsistemului 3 ( Incadr) se refera la urmarirea procesului de încadrare pe post a personalului în strânsa legatura cu subsistemul de plata a salariilor – componenta a sistemului informatic financiar – contabil.

Toate aceste aplicatii acceseaza baza de date de personal (fig. 11.6) creata si adusa la zi pentru întreaga activitate a întreprinderii comerciale.

Fig. 11.5. Rapoarte ale Bancii de personal

Fig. 11.4. Structura unei banci de date de personal

Capitolul 11

11.3 Programe pentru selectia personalului Selectia personalului este un domeniu în care sistemele informatice

pot furniza elemente pentru desfasurarea facila si obiectiva a procesului. Frecvent, în întreprinderile comerciale, selectia personalului se desfasoara în doua etape: o prima etapa este destinata aplicarii unor teste, iar a doua alocata interviului cu candidatii. În prima etapa, dat fiind ca aplicarea unor teste este o problema de evaluare, informatica poate facilita procesul de evaluare. Ideea este ca testele pot fi construite pe cele patru domenii frecvent folosite – cunostinte , inteligenta, aptitudini si personalitate –cu ajutorul unor programe de extragere a itemurilor3 de test din fisiere de itemuri create pentru fiecare din cele patru domenii.

Modelul general cuprinde urmatoarele etape: (a) Definirea multimilor generale de itemuri:

Cunostinte {MC

i} cu i=1, ….., N C; Inteligenta

{MΘi} cu i=1, ….., N Θ;

Aptitudini {MA

i} cu i=1, ….., N A; Personalitate

{MPi} cu i=1, ….., N P;

unde NC

, N Θ , NA

, NP sunt numerele maxime de itemuri din fiecare multime; 3 item = unitate primara de informatie folosita în analiza

Fig. 11.6. Imaginea bazei de personal

Sisteme informatice în comert (b) Pentru fiecare item se vor construi un numar de reductii4 astfel:

Cunostiinte {RC

I,j} cu i=1, ….., NC; j =1, … ,SC; Inteligenta

{RΘI,j} cu i=1, ….., NΘ; j =1, … ,SΘ;

Aptitudini {RA

I,j} cu i=1, ….., N A; j =1, … ,S A; Personalitate

{RPI,j} cu i=1, ….., N P; j =1, … ,S P;

unde SC , SΘ

, SA , S P sunt numerele maxime de reductii;

(c) Definirea unor colectivitati de selectie din fiecare domeniu: Cunostiinte

{mCi} cu i=1, ….., n C; nC ≤ NC

Inteligenta {mΘ

i} cu i=1, ….., n Θ; nΘ ≤ NΘ Aptitudini

{mAi} cu i=1, ….., nA; nA ≤ NA

Personalitate {mP

i} cu i=1, ….., nP; nP ≤ NP unde nC

, nΘ , nA

, nP sunt numerele maxime de itemuri selectate din fiecare multime;

cu reductiile aferente itemurilor: Cunostiinte

{rCI,j} cu i=1, ….., nC; j =1, … ,SC;

Inteligenta {rΘ

I,j} cu i=1, ….., nΘ; j =1, … ,SΘ; Aptitudini

{rAI,j} cu i=1, ….., nA; j =1, … ,SA;

Personalitate {rP

I,j} cu i=1, ….., nP; j =1, … ,SP; unde SC

, SΘ

, SA

, SP sunt numerele maxime de reductii;

(d) Construirea testului general: { T } compus din multimile de selectie {mC

t1 , mΘt2 , mA

t3 , mPt4 } cu

reductiile {rCt1,,j1 , rΘ

t2, ,j2 , rAt3,,j3 , r P

t4,,j4} unde

t1=1, … ,n c j1=1, … , SC

t2= (nc +1), … ,(n c+nΘ) j2=1, … , SΘ

t3= (nc + nΘ +1), … ,(n c+nΘ+nA)

4 pentru detaliere conceptuala vezi capitolul precedent

Capitolul 11

j3=1, … , SA t4= (nc + nΘ +nA +1), … ,(nc+nΘ+nA+ nP) j4=1, … , SP

(e) Aplicare chestionar pentru un numar de K candidati e.1. construirea vectorului cu raspunsurile corecte U(t), t= 1,… , (nc+nΘ+nA+ nP) e.2. construirea matricei raspunsurilor candidatilor W(t,k) , t= 1,… , (nc+nΘ+nA+ n P) ; k= 1, … , K

e.3. calculul punctajului pentru fiecare candidat:

≠

==

)(),(0

)(),(1),(

tUktpentruW

tUktpentruWktZ ;

e.4. calculul punctajului total al candidatilor:

∑+++

=

ΘΘ

=++++)(

1

),(],1)[(PAC nnnn

t

PAC ktZknnnnZ .

Schema de principiu functionarii sistemului de testare este redata în figura 11.7. Se observa ca procesul pentru aceasta faza a testarii poate fi în

întregime automatizat si, în acest context, obiectiv. Ca forma practica de rezolvare, sistemul poate fi o componenta a

bancii de personal, scrisa în Access, relativ independenta din punct de vedere al utilizarii resurselor, cu proceduri si programe proprii. Componentele procedurale sunt:

Fisier domeniu PERSONALITATE

Fisier domeniu APTITUDINI

Fisier domeniu INTELIGENTA

Fisier domeniu CUNOSTINTE Procedura de

creare fisiere de itemuri si reductii

Procedura de creare a

chestionarului

Procedura de aplicare a

chestionarului Procedura de calcul

punctaj candidati Procedura de

sortare candidati

Lista candidatilor sortata descrescator

Fig, 11.7. Schema de principiu a unui sistem automat de testare

Sisteme informatice în comert • creere fisiere cu itemuri si reductii; • creere chestionar; • aplicare chestionar pentru un numar de candidati; • calcul punctaj si sortare descendenta a candidatilor.

11.4. Sisteme de proiectare a structurii organizatorice a

întreprinderii Un loc cheie în analiza si reprezentarea întreprinderii comerciale îl

ocupa prezentarea formei ei de organizare. În acest tip de analiza, specialistii opereaza cu concepte specifice cum ar fi functiile întreprinderii, compartimentele, posturile, nivelurile ierarhice, precum si componente de natura relationala cum ar fi comunicatiile, autoritate, subordonarea si coordonarea5. Fiecare din elementele mentionate se regasesc la nivelul fiecarei componente structurale. Ele sunt figurate în reprezentarea grafica a structurii întreprinderii numita organigrama, care pune în evidenta:

• functiile si distribuirea acestora între diferitele servicii operative; • responsabilitatile ce revin serviciilor si autoritatea de care dispun

pentru îndeplinirea acestora; • tipurile de relatii existente. Organigramele put fi construite în diferite moduri. On line ele pot fi

construite cu ajutorul componentei Organisation Chart a MS Office. Acest utilitar poate fi apelat din orice subcomponenta a MS Office. Daca se doreste prezentarea unei organigrame într-un document Word, atunci apelarea acestuia se face folosind meniul Insert – Object ca în figura 11.8. Office ofera o lista de aplicatii din care se selecteaza MS Organization Chart 2.0 (fig.11.9). La apasarea pe butonul OK, Office transfera controlul obiectului selectat care ofera spre editare un ecran propriu cu un început de organigrama (fig.11.10). Tot odata pune la dispozitie un meniu pop-up si un grup de opt butoane cu ajutorul carora poate fi construita organigrama. Primul lucru care trebuie facut în momentul în care apare spre editare un model de organigrama este sa se selecteze din meniul Style tipul de organigrama.

5 detalii referitoare la aceste concepte pot fi gasite în Bob, C:A: (coordonator), Economia întreprinderii, ASE, Centrul editorial, 1997; Mercioiu V, Bob C.A. s.a., Managementul întreprinderii comerciale, Ed. Economica, Bucuresti, 1998,p. 117-164; Kerbalek,I., Bob C.A. s.a., Economia Intreprinderii ,Ed. Forum Consulting Partners, 1999, p.85-101

Capitolul 11

Fig. 11.8. Selectarea unui obiect din Word

Fig. 11.9. Selectarea din lista de obiecte a MS Organization Chart 2.0


Astfel, în submeniul Groups sunt oferite mai multe tipuri de

organigrame dintre care apreciem ca cele mai semnificative sunt urmatoarele:

Fig.11.10. Ecran al MS Organization Chart 2.0

Organigrama plata

Organigrama înalta

Organigrama de tipul “staff on line”

Capitolul 11

Cele sapte6 butoane operationale ale editarii organigramei sunt:

Cu ajutorul lor se pot construi toate modelele de organigrame pe

coordonate rectangulare7 de reprezentare.

6 butonul Co-worker are doua componente : la stânga si la dreapta 7 nu pot fi construite organigrame circulare, organigrame în lambda sau organigrame repliate

Selectare, pentru localizarea pe diferite componente ale organigramei

Introducere text

Zoom, pentru marirea sau micsorarea ferestrei de vizionare

pentru adaugarea unei componente de subordonare în organigrama

pentru adaugarea unei componente manageriale în organigrama

pentru adaugarea unei componente de cooperare în organigrama

pentru adaugarea unei componente de asistare în organigrama


11.5. Studii de caz

11.5.1. Cazuri rezolvate CAZUL 11.1 Structura personalului unei societati comerciale În coloanele B,D si F ale figurii nr.11.11 sunt prezentate informatii cu privire la caracteristicile calitative si cantitative ale personalului S.C. “Electa” S.A.

Se cere sa se calculeze structura si evolutia numarului de personal în perioada 1996-1998 în functie de gradul de calificare, forma de învâtamânt si vechimea în munca. Rezolvare:

În vederea determinarii structurii personalului s-a utilizat butonul de pe bara de instrumente standard (figurile nr.11.11 si 11.12), iar pentru analiza evolutiei personalului (figurile nr.11.13 si 11.14) în perioada 1996-1998 s-au utilizat urmatorii indicatori: � Sporurile absolute (cresterile sau descresterile absolute) ale

numarului de personal , calculate pe baza indicilor cu baza fixa – potrivit relatiei ?n/0= y1-y0; y2-y0; …. ;yn- 1-y0; yn-y0; si a celor cu baza în lant: ?n/n-1= y1-y0; y2-y1; …. ; yn-yn- 1.

unde y0,y1,…,yn-1,yn reprezinta numarul de personal în perioadele 0,1,..n-1,n � dinamica personalului poate fi calculata (figurile nr.2 si 3) de

asemenea pe baza indicilor cu baza fixa – potrivit relatiei

00 QQ

i nqn = unde q= 1, … , m reprezinta numarul de personal iar i=1,

…, n reprezinta perioadele; si a celor cu baza în lant:

11 −−=

n

nq

nn Q

Qi unde numarul de personal este q= 1, … , m,

iar perioadele i=1, …, n

Capitolul 11

Figura.11.11 Structura personalului S.C.”Electa” S.A.

Figura 11.12 Structura personalului S.C.”Electa” S.A.


Figura 11.13 Evolutia personalului S.C.”Electa” S.A

Capitolul 11

CAZUL 11.2 Proiectarea structurii organizatorice

Proiectati principalele variante de organizare a structurii interne a compartimentului comercial al unei societati comerciale ce prezinta urmatoarele caracteristici: • repartitie teritoriala uniforma a desfacerilor în trei zone: Bucuresti,

Judetul Prahova si Alte judete; • comercializarea a trei grupe de produse cu ponderi similare în cifra de

afaceri a firmei: produse zaharoase, bauturi racoritoare si cafea; • existenta a patru categorii de clienti principali: unitati de alimentatie

publica, magazine, institutii de învatamânt prescolar si alti clienti . Rezolvare: Conform literaturii de specialitate se pot distinge mai multe posibilitati de organizare globala a unei întreprinderi sau interna a subdiviziunilor organizatorice ale acesteia:

♦ organizare pe criteriul functiilor; ♦ organizare în functie de produsele comercializate; ♦ organizare bazata pe criteriul clientilor,

Figura 11.14 Evolutia personalului S.C.”Electa” S.A.


♦ structurare interna pe baza considerentelor geografice; ♦ organizare rezultata pe baza combinarii a doua dintre

criteriile precedente, de regula criteriul functiilor cu cel al produselor. Ca urmare a particularitatilor prezentate de societatea comerciala analizata, variantele organizatorice propuse vor tine seama de criteriul functiilor aferente domeniului comercial, criteriul produselor, considerentelor geografice si cel al clientilor. Varianta 1 Pentru construirea organigramei se va utiliza Programul Microsoft Organization Chart prin parcurgerea urmatorilor pasi: ◊ selectare Insert?-?Object - MS Organization Chart 2.0

• selectarea tipului de organigrama dorit din meniul Style

• scrierea denumirii fiecarui post în interiorul dreptunghiurilor ce

simbolizeaza componenta structurii.

Capitolul 11

Varianta 2 (vezi fig. 11.16 – 11.18) Programul Microsoft Word permite, de asemenea, construirea de organigrame prin utilizarea barei de instrumente Drawing. De exemplu, pentru construirea structurii interne corespunzator criteriului functiilor se va proceda în felul urmator:

◊ activarea casutei Text Box de pe bara de instrumente Drawing; ◊ executarea unui clic în coltul din stânga-sus al zonei în care se doreste

plasarea desenului; ◊ deplasarea mouse-ului pâna în coltul din dreapta-jos al zonei unde se

va introduce textul si eliberarea mouse -ului atunca când casuta trasata va avea dimensiunea dorita;

◊ scrierea în interiorul casutei a textului - în cazul de fata " Responsabil…..";

◊ repetarea pasilor anteriori pentru includerea în structura a celorlalte posturi sau, mai simplu, copierea primei casute -text trasate prin Copy si Paste, modificându-se doar textul;

◊ trasarea liniilor ce desemneaza relatiile existente între componentele structurii utilizându-se butonul Line de pe bara Drawing ( forma si culoarea liniei pot fi selectate de pe butoanele Line Style, Arrow Style respectiv Line Color);

◊ selectarea pe rând a fiecarui obiect inserat prin efectuarea unui clic în interiorul sau, mentinându-se apasata tasta Shift pîna la selectarea

tuturor desenelor;

ResponsabilAprovizionare

ResponsabilDesfacere

ResponsabilMarketing

Compartiment comercial

Figura nr.11.15 Structura interna a compartimentului comercial pe baza criteriului functiilor

Compartimet Comercial

Responsabil "Produse zaharoase"

Responsabil "Bauturi racoritoare"

Responsabil "Cafea

Figura 11.16 Structura interna a compartimentului comercial pe baza criteriului produselor


◊ alegerea optiunii Group pentru formarea unui ansamblu unitar a desenelor trasate care va permite mutarea si redimensionarea faclia a obiectelor componente.

Observatie: În vederea modificarii numai a anumitor obiecte din Grup se selecteaza optiunea Ungroup, iar dupa efectuarea modificarii pentru

restabilirea grupului, se va selecta butonul Regroup.

CAZUL 11.3

În cadrul procesului de perfectionare a pregatirii personalului S.C.”Trade” S.R.L au fost testate cunostintele detinute de catre angajati cu privire la urmatoarele aspecte: • cunostinte despre produs • cunostinte despre firma • notiuni de marketing Cunoscându-se punctajele obtinute de catre salariatii societatii comerciale (figura nr.11.19), se cere sa se determine numarul persoanelor ale caror punctaje se încadreaza în urmatoarele intervale valorice: 0- 50, 51-65, 66-80, 81-100.

Compartiment Comercial

Responsabil sector Bucuresti

Responsabil sector judet Prahova

Responsabil sector "Alte judete"

Figura 11.17 Structura interna a compartimentului comercial pe baza considerentelor geografice

Compartiment Comercial

Responsabil Unitati de alimentatie

publica

Responsabil Magazine

Responsabil Institutii învatamânt

prescolar

Responsabil Alti clienti

Figura 11.18 Structura interna a compartimentului comercial pe baza criteriului clientilor

Capitolul 11

Rezolvare: • introducerea punctajelor obtinute de catre persoanelele testate în

celulele B3:Z5. • introducerea în celulele A8:A10 a valorii superioare a intervalelor în

raport cu care se vor grupa rezultatele testului1 • activarea functiei statistice Frequency care calculeaza frecventa

aparitiei unor valori într-un interval de valori si a carei sintaxa este urmatoarea:

FREQUENCY(data_array,bins_array), unde: Data_array reprezinta o matrice sau o referinta la un set de valori

pentru care urmeaza a fi determinata frecventa. Bins_array reprezinta o matrice sau o referinta la intervalele în care se vor grupa valorile din data_array.. ca în figura urmatoare:

1 prin utilizarea functiei Frequency sunt numarate punctajele corespunzatoare intervalelor definite de referintele continute de argumentul bins_array; de exemplu, daca pentru un punctaj maxim de 100 acest argument va contine valorile 50 si 80, gruparea se va face în functie de intervalele 0-50, 51-80 si 81-100.

Figura 11.19 Determinarea frecventelor


În figura nr 11.20 sunt prezentate atât datele problemei, cât si situatia centralizatoare a punctajelor obtinute de catre salariatii S.C.”Trade” S.R.L.

11.5.2. Cazuri propuse CAZUL 11.4

Pe baza datelor incluse în tabelul urmator, determinati structura si dinamica numarului de personal al S.C. “Cartex” S.R. L..

Figura 11.20 Determinarea frecventelor

Capitolul 11

Tabel 11.1 ANII

Categoria de personal 1996 1997 1998 Personal operativ , din care: 1800 1410 1756 personal calificat 452 323 412 personal necalificat 1348 1087 1344 Personal auxiliar 212 164 155 Personal C.A..F. 123 136 142

CAZUL 11.5

Proiectati principalele variante de organizare a structurii interne a compartimentului de marketing al unei societati comerciale ce prezinta urmatoarele particularitati: • obiect de activitate: extragerea, prelucrarea si comercializarea

agregatelor minerale; • existenta a trei categorii de clienti principali: consumatori individuali,

întreprinderi comerciale, întreprinderi industriale; • surse principale de aprovizionare situate în trei zone: judetele

Dâmbovita, Prahova si altele.

CAZUL 11.6

În tabelul urmator sunt prezentate punctajele obtinute de catre candidatii la concursul pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul Societatii Comerciale “Cartex” S.A.. Sa se determine numarul persoanelor ale caror punctaje se încadreaza în urmatoarele intervale valorice: 0- 45, 46-60, 61-75, 76-100.

Tabel 11.2 Punctaj angajati 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Cunostinte despre produs

65 60 74 69 45 79 95 56 59 72 49 84

Cunostinte despre firma 70 84 79 84 62 92 100 71 75 83 67 93 Notiuni de marketing 59 82 69 72 68 81 90 69 70 84 63 92

Punctaj angajati 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Cunostinte despre produs

100 72 81 92 100 71 45 87 63 68 83 92

Cunostinte despre firma 100 84 90 100 100 82 56 97 78 80 92 93 Notiuni de marketing 94 71 88 96 89 75 69 84 71 80 85 84


CAZUL 11.7 Evaluarea si selectia personalului – 1 Selectia personalului este un domeniu în care sistemele informatice

pot furniza elemente pentru desfasurarea facila si obiectiva a procesului. Frecvent, în întreprinderile comerciale, selectia personalului se desfasoara în doua etape: o prima etapa este destinata aplicarii unor teste, iar a doua alocata interviului cu candidatii. În prima etapa, dat fiind ca aplicarea unor teste este o problema de evaluare, informatica poate facilita procesul de evaluare. Ideea este ca testele pot fi construite pe cele patru domenii frecvent folosite – cunostiinte, inteligenta, aptitudini si personalitate – conform metodologiei de la subcapitolul 11.3.

O secventa dintr-un chestionar de acest gen este reprezentata principial în figura 11.21. El ia în considerare pentru fiecare item existenta a

patru raspunsuri din care numai unul este cel corect. Faza imediat urmatoare consta în aplicare a chestionarului pentru un numar de K candidati. In figura 11.22 este prezentata aplicarea unei baterii

………………………………………………………………….. Item i :

a. raspuns i, 1 b. raspuns i, 2 c. raspuns i, 3 d. raspuns i, 4

Item i+1: a. raspuns i+1, 1 b. raspuns i+1, 2 c. raspuns i+1, 3 d. raspuns i+1, 4

……………………………………………………………..

Fig. 11.21 Model de chestionar de personal

Fig. 11.22 Aplicarea unei baterii de 5 teste

Capitolul 11 de teste de acest gen unui numar de 15 angajati ai unei firme.

Elementele principale ale acestei figuri sunt: �?celulele A10:A24 care contin lista angajatilor care urmeaza a fi evaluati; �?celulele B3:B7 care contin identificatorii pentru baremurile de

evaluare; � celulele C3:AF7 ce include continutul fiecarui barem de evaluare (lista raspunsurilor corecte pe fiecare barem - vectorul cu raspunsurile corecte U(t), t= 1,… , (n c+nΘ?nA+ n P)); � zona B10:B24 – contine datele de identificare ale testelor completate de salariati; �?zona C10:AF24 – contine lista raspunsurilor selectate de salariati din testele primite (matricea raspunsurilor candidatilor W(t,k) , t= 1,… , (n c+nΘnA+ nP) ; k= 1, … , K); �?calculul punctajului pentru fiecare candidat:

≠

==

)(),(0

)(),(3),(

tUktpentruW

tUktpentruWktZ .

Punctajul pentru fiecare candidat se obtine dintr-o cascada de if-uri de tipul: IF (conditie, valoarea pentru conditie adevarata, valoarea pentru conditie falsa) În figura 11.23 este relevata aceasta cascada. În fiecare din celulele

AH10:BK24 are loc întâi o atribuire a 2 puncte daca conditia din IF este adevarata sau 0 puncte daca conditia este falsa. Apoi în celulele BL10:B24 are loc calculul sumei punctelor acumulate de fiecare salariat.

Fig11.23 Relatiile de validare a raspunsurilor la teste


11.6. Întrebari recapitulative 1. Ce activitati include functia de personal? 2. Care sunt fazele proiectarii unui sistem informational pentru

managementul resurselor umane? 3. Care este continutul bancii de date de personal si cum poate fi ea

reprezentata? 4. Care sunt etapele modelului general pentru selectia personalului? 5. Cum pot fi construite organigramele?

SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL …valeriul/lupu/cap11.pdf · Sisteme informatice în...

Documents

Transcript of SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL …valeriul/lupu/cap11.pdf · Sisteme informatice în...