Integrarea Sistemelor ERP in Managementul Firmei

implementarea unui sistem informatic de tip erp - ORACLE APPLICATIONRealizarea unui sistem de tip ERP este o activitate extrem de laborioas care necesit utilizarea unor nsemnate resurse financiare i umane pe o perioad considerabil de timp.n lucrarea noastr vom prezenta baza de date i modul de exploatare pentru o component a modulului de aprovizionare i desfacere, respectiv interaciunea cu furnizorii.

2.1. Caracteristici generale ale sistemului ORACLE APPLICATIONS

Oracle Corporation, prin departamentul su Oracle Applications, este cel mai mare furnizor de pachete integrate de aplicaii att pentru gestiunea intern ct i pentru activitile legate de lucrul direct cu clienii - front & back office - fiind destinate instituiilor i ntreprinderilor de orice dimensiuni.Strategia Oracle Applications este de a oferi toate componentele care constituie o soluie complet - aplicaii care i-au dovedit funcionalitile, metodologia Oracle de conducere a proiectelor de implementare a soluiilor informatice, experien ndelungat n domeniu precum i o relaie de parteneriat pe termen lung cu beneficiarii si. Aceste componente vor permite clientului s-i construiasc n cadrul ntreprinderii un mediu informaional modern i eficient care ofer informaii exacte ce vor contribui la mbuntirea procesului de luare a deciziilor. Oracle Applications lucreaz cu 15000 de specialiti n ntreaga lume pentru implementarea soluiilor Oracle. De asemenea Oracle Corporation lucreaz cu partenerii si, companii productoare de software care pot furniza soluii software proprii, pentru a asigura beneficiarilor si cel mai nalt nivel de funcionalitate i integrare.Oracle Applications Release 11 este o suit unic de pachete de aplicaii de tip Enterprise Resource Planning (ERP) care folosete i se bazeaz pe modelul de prelucrare pe Internet Internet Computing. Toate modulele produsului Oracle Applications pot lucra pe web, n reelele proprii ale companiilor i ntreprinderilor (Intranet) folosind doar un simplu browser pe maina client. Complexitatea administrrii, ntreinerii i actualizrii pachetelor software Oracle Applications se transfer de pe mainile client pe serverele gestionate profesional n mod centralizat, reducnd dramatic costurile de exploatare. Prin minimizarea traficului pe reea exploatarea software-ului Oracle Applications de ctre sute sau mii de utilizatori pe reele de tip WAN este foarte economic i permite distribuirea informaiei ntr-un mod mult mai larg dect n arhitectura client-server.Oracle Applications exploateaz costul sczut i posibilitile sporite de acces oferite de modelul de prelucrare prin Internet Internet Computing i include un set de pachete de aplicaii concepute special pentru tranzacii pe Internet sau Intranet. Familia de produse Oracle Applications include urmtoarele module software care acoper o variat gam de funciuni:1. Modulul Financiar - Oracle Financials, care cuprinde urmtoarele submodule: Contabilitate general - Oracle General Ledger (GL) Contabilitatea Furnizorilor si Plilor - Accounts Payable (AP)Modulul de Contabilitate a Clienilor i a ncasrilor - Oracle Accounts Receivable (AR) Gestiunea mijloacelor fixe - Oracle Assets (FA)Analizorul Financiar Oracle - Oracle Financial Analyzer (OFA) 2. Modulul Logistic - Lanul de Aprovizionare/ Desfacere, care cuprinde urmtoarele submodule: Gestiunea stocurilor - Oracle Inventory (INV)Aprovizionare - Oracle Purchasing (PO)Modulul de Desfacere - Oracle Order Entry (OE)3. Modulul de producie - Oracle Manufacturing4. Modulul de Resurse Umane Oracle Human ResourcesExist n prezent mai mult de 6000 de companii care utilizeaz produsul Oracle Applications, n peste 76 de ri. Produsul este disponibil n 29 de limbi, permite companiilor s lucreze n mai multe monede sau limbi, se poate adapta la tipul de funcionare i organizare intern a companiei i la legile din ara respectiv i opereaz n regim de activiti critice. Prin soluiile flexibile i funcionalitile oferite, prin sigurana pe care o ofer clienilor Oracle stabilete noi standarde pentru soluiile informatice care automatizeaz activitile dintr-o ntreprindere.

2.2. Implementarea modulelor sistemului ERP - ORACLE APPLICATION n structura organizatoric a S.C DANONE P.D.P.A. S.R.L

Dezvoltarea continu i problemele generate de aceast dezvoltare att la nivel micro, ct i la nivelul macroeconomic, pe de o parte, i soluiile flexibile i funcionalitile oferite de sistemele integrate Oracle Application, pe de alt parte, au convins echipa managerial a Complexului Energetic Turceni, s procedeze la implementarea sistemului.Astfel, pornind de la structura organizatorica a complexului, vom urmri, modul de implementare a sistemului integrat Oracle Applications, pe diferitele direcii, departamente:La nivelul Direciei Generale, care cuprinde urmtoarele structuri: Director GeneralCorp Unic de ControlBiroul AuditBiroul Planificare Biroul PrivatizareDepartamentul MarketingDepartamentul de Protecie a Muncii i a Mediului a fost implementat submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA), permind astfel organelor de conducere i control o viziune de ansamblu a activitii complexului, rezultatele economice, modul de gestionare a resurselor i de desfurare a produciei, de coordonare i organizare a procesului de stabilire a bugetului, indiferent de metodologia de stabilire a bugetului de sus n jos, de jos n sus sau mixt. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele nalte, cum ar fi trimestru i divizie, pn la nivele reduse, cum ar fi lun i departament. La nivelul Direciei de Dezvoltare, care cuprinde urmtoarele structuri: Director Serviciul Modernizare, Retehnologizare,Serviciul InvestiiiServiciul ConstruciiDepartamentul Cadastruau fost implementate submodule din cadrul modulelor logistice Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).La nivelul Direciei Resurse Umane a fost implementate modulul de resurse umane Oracle Human Resources care este astfel conceput inct sa-i permita unei intreprinderi s i gestioneze angajaii astfel inct s existe in orice moment o imagine clar si obiectiv a informaiilor despre acetia, a pregtirii lor profesionale, a poziiei din cadrul complexului.La nivelul Direciei Energie, care cuprinde urmtoarele structuri: ProducieTehnic,a fost implementat modulul de producie - Oracle Manufacturing care are un singur scop, orientat pe serviciu: cel mai sczut cost, cea mai bun calitate, livrare la timp. Din aceast perspectiv, cerina numrul unu este de a garanta rapid date de livrare pentru fiecare produs configurat. Folosind trsturile lui Oracle Web Configurator, Oracle Supply Chain Planning, i Oracle Global Capable-To-Promise, putei oferi clienilor angajamente ferme de livrare pentru a veni n ntmpinrea dorinelor lor, crescnd totodat viteza de reacie pe pia.La nivelul Direciei Financiare, care cuprinde urmtoarele structuri: Director Serviciul FinanciarServiciul ContabilitateBirou Calcul SalariiCompartiment Costuri, Analiz Financiara fost implementat sistemul integrat de module financiare si anume: Oracle General Ledger (GL), Oracle Accounts Payable (AP), Oracle Accounts Receivable (AR) , Oracle Assets (FA), Oracle Financial Analyzer (OFA) .

La nivelul Direciei Comerciale, care cuprinde urmtoarele structuri: Director Biroul GestiuniBiroul Discuii ContractualeBirou Achiziii ProduseServiciul Achiziii ServiciiBirou Achiziii Lucrria fost implementat sistemul integrat de module logistice, necesare lanului de aprovizionare desfacere, si anume: Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).Oracle Inventory - Sistemul Oracle pentru gestiunea stocurilor - este o soluie complet de eviden a stocurilor care ajut la controlul stocurilor, la asigurarea c aprovizionarea este adecvat.Oracle Purchasing este o soluie integrat complet, proiectat v ajute n prelucrarea cererilor de ofert, a necesarului i comenzilor de aprovizionare rapid i eficient, astfel nct s se pun accent pe dezvoltarea bazei strategice de aprovizionare i pe mbuntirea procesului de aprovizionare.Oracle Order Entry mrete n mod spectaculos productivitatea operaiilor de administrare a vnzrilor i de distribuie i mbuntete serviciile oferite clienilor, fluidiznd procesul de introducere a comenzilor de vnzare i procesele de conducere.

2.3. Specificaii cu privire la modul de utilizare a modulului ORACLE FINANCIALS

Submodulul Oracle General Ledger (GL) - contabilitate general

Contabilitatea General Oracle (Oracle GL-General Ledger) este o aplicaie financiar cuprinztoare care asigur controlul financiar, culegerea datelor, raportrile financiare i accesul la ntreaga informaie contabil. Ea se caracterizeaz prin:- flexibilitate: Oracle GL poate fi configurat astfel nct s asigure o adaptare maxim la necesiti, oferind utilizatorului posibilitatea de a alege structura planului de conturi care s corespund cel mai bine cerinelor de nregistrare i urmrire a informaiei contabile.- integrare: Oracle GL integreaz informaia contabil din toate celelalte module din Oracle Applications pentru a asigura o imagine complet a situaiei financiare. Mai mult, Oracle GL poate importa jurnale de tranzacii din alte sisteme. De asemenea, Oracle GL integreaz informaia din mai multe filiale, avnd un plan de cont identic sau diferit, realiznd consolidarea bilanului. - productivitate: prin folosirea notelor contabile standard, recurente, sau alocri bazate pe distribuii predefinite i bazate pe formule, prin conversie valutar automat, Oracle GL asigur o productivitate incomparabil fa de alte sisteme. De asemenea nchiderea perioadelor contabile se realizeaz ntr-un timp record.- alocri de mas: acolo unde costurile indirecte trebuie s fie distribuite ntr-un anumit procent, sau conform unor criterii definite pe alte centre de profit, acest proces poate fi complet automatizat.- conversie valutar, translaie si reevaluare. - raportare: generarea de rapoarte la cererea utilizatorului. Definirea uoar de rapoarte fr programare.Oracle GL reprezenta nucleul aplicaiilor financiare, concentrnd ntreaga informaie contabila referitoare la tranzaciile efectuate i asigur consolidarea bilanului contabil ntre mai multe planuri de conturi avnd aceeai structur sau structuri diferite i monede diferite (conturile se pot consolida dup formule definite de beneficiar),

Informaia contabil este structurat pe baza contului contabil extins, avnd un cod format din segmente definite de utilizator, care conine pe lng contul natural, alte segmente ca segmentul de companie (sau entitate de bilan), centru de cost, activitate etc. astfel nct s poat urmri distribuia cheltuielilor i veniturilor.Cu Oracle Gl se poate defini o structur flexibil a planului de conturi, n conformitate cu cerinele specifice ale organizaiei, astfel nct s satisfac necesitatea de a reflecta ct mai fidel i relevant procesele financiare ce au loc. Aceasta se realizeaz printr-o alegere adecvat a structurii cheii contului, structur format din mai multe segmente definite de utilizator ca lungime, denumire i ordine. O structur trebuie s aib cel puin:- un segment de balansare (n general referitor la entitatea legal care prezint bilan contabil i declaraie de venituri i cheltuieli); orice nregistrare contabil n Cartea Mare trebuie s fie balansat n cadrul acestui segment,- un segment care s defineasc contul contabil. Aceasta permite nregistrarea contabil a tranzaciilor ntr-o structur organizatoric complex, care are un sediu central i filiale. Alte segmente pot reprezenta departamente, sau centre de cost, sau activiti, sau produse, n funcie de elementele pe care se dorete distribuirea i evidenierea costurilor sau a veniturilor. n configurarea structurii contului se pot prevedea segmente suplimentare, pentru extindere, care nu sunt folosite iniial.

Segmentele pot fi independente, sau dependente unele de altele.Un element important al segmentelor este posibilitatea de a crea ierarhii n interiorul unui segment, adic relaii de tipul copil-printe; valorile efective ale tranzaciilor se nregistreaz numai n valorile de tip copil, valorile printe fiind valori de nsumare. De ex. mai multe departamente pot crea regiuni, mai multe conturi analitice pot compune un cont sintetic. Conturile de sumarizare sunt conturi adiionale n care se nregistreaz toate tranzaciile conturilor componente i se utilizeaz n scopul raportrii mai rapide. Anumite segmente ale conturilor de sumarizare sunt segmente de detaliu, alte segmente sunt de total, sau sunt asociate valorilor printe.Segmentul de cont contabil este caracterizat printr-un atribut care precizeaz natura contului: activ, pasiv, capital, venit, cheltuieli. Reguli de validare ncruciat stabilesc combinaiile valide de segmente ale unui cod, astfel nct s asigure corectitudinea atribuirii conturilor n tranzaciile efectuate. De ex. un cont de activ nu poate avea un segment de centru de cost. Reguli de securitate ale segmentelor definesc pentru diferite categorii de utilizatori intervalele de valori din segmentele codului contabil la care acetia au acces. Astfel de reguli pot fi atribuite fiecrui tip de utilizator pentru a controla drepturile de acces.Pot exista diferite tipuri de perioade definite n cadrul modulului Contabilitate general Oracle. Unele din acestea sunt predefinite (ex. luna, trimestru, an), dar Oracle permite definirea unui numr practic nelimitat de perioade n funcie de necesiti (ex. Sptmn, 4 Sptmni etc.). Un calendar contabil poate conine maximum 366 perioade, deci practic fiecare zi poate fi o perioad diferit. Perioadele din cadrul aceluiai calendar contabil nu trebuie s fie de durate identice (luni diferite au un numr diferit de zile), dar un set de Registre contabile (o companie) trebuie s conin numai perioade de acelai tip. Se pot defini de asemenea perioade de ajustri care se suprapun cu perioade normale contabile, care ns nu se pot suprapune la rndul lor. Perioadele contabile normale trebuie s se succead fr goluri de timp ntre ele .La sfritul fiecrei perioade contabile, aplicaia Contabilitate general Oracle ruleaz balanele conturilor i transmite soldurile tuturor conturilor de venituri i cheltuieli n Contul de rezultate/rezultat reportat.In cadrul Contabilitii generale Oracle, fiecrui set de registre contabile (companie) i se asociaz o moned funcional, folosit pentru a nregistra tranzacii i pentru a pstra datele contabile. Moneda funcional este n general moneda n care sunt efectuate cele mai multe tranzacii comerciale ale companiei. Sunt permise tranzacii n orice moned definit n sistem; tranzacia este translatar n moneda funcional, conform cu rata de schimb. Contabilitatea general Oracle poate lucra cu mai multe cursuri de schimb curent al zilei (al companiei, al user-ului, spot, de raportare), sau istoric, de sfrit de perioad, medie ponderat i s efectueze conversii n mod automat. Contabilitatea general Oracle suport conversii, translaii i reevaluri de valute n conformitate cu principiile contabile general acceptate (GAAP, SFAS #52 (US)).Odat cu versiunea 11, adaptat deplin schimbrilor produse de introducerea monedei unice europene EURO, noi funciuni au venit s se adauge sistemului financiar Oracle. Astfel, se pot adopta mai multe monede funcionale, ceea ce se traduce prin faptul c se gestioneaz n paralel mai multe registre contabile, cte unul pentru fiecare moned. Se alege pentru moneda (monezile) alternativ o moned stabil, sau (i) moneda de consolidare. n acest caz pentru consolidri nu mai este necesar operaia de translatare a sumelor din moneda funcional n cea de consolidare. Aceast funciune, introdus cu scopul de a pstra moneda naional n contabilitatea statelor din UE care au adoptat moneda unic EURO (pentru perioada de coabitare) este deosebit de util pentru rile cu inflaie, pentru care valorile cumulate n perioadele anterioare nu mai sunt relevante pentru prezent, sau pentru companiile funcionnd ntr-un mediu internaional de afaceri. Cu Oracle GL se realizeaz urmtoarele funciuni:a) Introducere, actualizare, validat e intrri de jurnal: crearea de jurnale recurente (repetitive) pentru tranzacii care se repet perioad de perioad (lun), crearea de nregistrri, alocnd veniturile i cheltuielile generale pe centre de cost, departamente, produse etc. folosind o simpl formul de alocare, crearea jurnalelor de ajustare, creare automat a liniei de tax n cazul introducerii tranzaciilor cu taxe b) Introducere-actualizare de jurnale n format Excel (spreadsheet) c) Import de jurnale din celelalte module ale sistemului Oracle.d) Importul i validarea jurnalelor din sisteme externe. Oracle GL ofer un set de rapoarte standard coninnd numeroase opiuni i selecii ale datelor de interes pentru raportare.n afar de rapoartele standard, Contabilitate general Oracle pune la dispoziia utilizatorului Generatorul de rapoarte financiare, o unealt pentru construirea de rapoarte personalizate fr a fi nevoie de programare. Cu ajutorul Generatorului de rapoarte financiare utilizatorul poate:- s proiecteze propriile rapoarte fr asistena programatorilor. In afara faptului c vor putea defini i modifica rapoarte on-line, ei vor putea de asemenea controla anumite aspecte ale raportului, inclusiv capul de tabel i descrierea, formatul, coninutul i calculul.- s defineasc rapoartele financiare complexe de care au nevoie pentru a-i analiza activitatea.- s includ n rapoartele lor toate tipurile de informaii financiare.Submodulul Oracle Accounts Payable (AP) - contabilitatea furnizorilor si plilor

Contabilitate Furnizori - Schema de integrareContabilitatea furnizorilor este o soluie contabil de mare productivitate care permite un control financiar puternic asupra tranzaciilor cu furnizorii. Modulul de Contabilitate a Plilor are numeroase funciuni i faciliti pentru a asigura gestionarea facturilor de la furnizori i controlul riguros al plilor , nelegnd prin aceasta: verificarea i aprobarea facturilor pentru plat sau blocarea lor, emiterea (sau nregistrarea) documentelor de plat, efectuarea plilor la termenele scadente i numai pentru bunuri i servicii comandate i efectiv livrate, valorificarea discountului acordat de furnizor, prevenirea plilor duble, prognoza necesarului de lichiditi.Contabilitatea furnizorilor din Oracle Applications permite stocarea de informaii detaliate despre furnizori, inclusiv condiiile de achiziie, de plat i de prelucrare a facturilor. Oracle AP este integrat cu celelalte module ale lui Oracle Applications: cu submodulul de Aprovizionare n ceea ce privete informaia despre furnizori i comenzi de aprovizionare, cu submodulul de mijloace fixe, transfernd ctre acesta informaia despre achiziia de m. fixe, cu submodulul de Contabilitate general, utiliznd planul de conturi din modul i transfernd tranzaciile pentru a fi nregistrate n Cartea Mare. Fiind complet integrat cu submodulul de Aprovizionare Oracle, Oracle AP admite verificarea pe dou, trei i patru ci a facturii cu comanda de aprovizionare, documentele de recepie. Toate documentele de care compania are nevoie pentru autorizarea plii vor fi on-line eliminnd micarea hrtiilor (comenzi de achiziie, facturi, chitane, documente de recepie). Facturile pot fi aprobate direct pe msura intrrii acestora sau n grup. n cazul n care exist o comand de aprovizionare, la introducerea facturii, se pot transfera datele din comand n factur i opera rectificrile dorite. Funciile de verificare a facturii cu Comanda de Aprovizionare, Recepia i Inspecia pot fi realizate numai n cazul implementrii submodulului de Aprovizionare, modul de verificare fiind stabilit prin parametrii de configurare a submodulului, la fel ca i criteriile de verificare - cantitatea, preul, termenul de livrare, TVA.Oracle AP are urmtoarele funciuni principale: administreaz seciunea bazei de date referitoare la furnizori (funciune realizat i de modulul de Aprovizionare, asigur introducerea facturilor standard , a notelor de debit, credit, a plilor n avans, stabilete strategia de aprobare a facturilor, fluxul de aprobare i condiiile de aprobare, automatizeaz introducerea documentelor prin: asignarea prealabil a conturilor de furnizori, taxe, bnci, etc., prin preluarea integral a informaiei din comanda de aprovizionare, prin predefinirea unor seturi de distribuie, gestioneaz taxele i asigur calculul automat al acestora, definete condiiile i metodele de plat - termene, discount, tipul documentului, etc., efectueaz plile ctre furnizor - automat, elabornd documentele de plat, sau manual, nregistrnd plile i aplicndu-le pe facturiOracle AP asigur faciliti puternice i uor de folosit pentru administrarea tranzaciilor i operaiilor internaionale: permite introducerea tranzaciilor n diferite valute, la cursul curent al zilei; calculeaz ctigul sau pierderile nerealizate datorit diferenelor de curs valutar, la sfritul perioadei, pentru facturile neachitate; calculeaz ctigurile sau pierderile reale din diferenele de curs valutar dup efectuarea plii; verific concordana facturii cu comanda pentru aceeai valut.Cu Oracle AP i n concordan cu legislaia romn, se pot defini conturi bancare pentru fiecare valut. Tranzaciile (colectarea, plile) pot fi fcute prin aceste conturi bancare. Dac factura nu este pltit pn la nchiderea perioadei financiare n Oracle AP, sistemul recalculeaz factura n RON, reflectnd variaia ratei de schimb. Pentru c aceast factur este nc deschis, diferena este transmis n Contabilitatea general ca pierdere (ctig) nerealizat.In Oracle AP, informaiile privind furnizorii pot fi inute n conformitate cu cerinele specifice privind furnizorii. Pentru acei furnizori cu care compania are puine afaceri ar putea fi suficient introducerea n Oracle AP numai a principalelor date: adresa, numerele de telefon, fax i telex. Pentru acei furnizori cu care compania are afaceri importante se pot nregistra informaii mai detaliate. Datele furnizorilor sunt grupate n categorii logice: date de baz: numele i numrul furnizorului; date privind aprovizionarea: informaii privind transportul, modul de plat, moneda n care se face aceasta, prioritate de plat, condiii standard pentru reduceri etc.; date bancare: numele contului i numrul, numele bncii, tipul contului i informaii contabile privind facturile.Oracle AP permite nregistrarea persoanei care menine contactul cu reprezentantul furnizorilor. Unii furnizorii pot avea mai multe sedii, astfel nct pot exista sedii diferite pentru livrare i pentru plat. De asemenea exist posibilitatea nregistrrii unui furnizor nainte ca acesta s nceap efectiv afacerile cu organizaia. Unul din sediile furnizorului poate fi utilizat pentru Cereri de ofert. Facilitatea cmpurilor descriptive flexibile a Oracle AP poate fi utilizat n perioada de implementare pentru definirea de noi cmpuri pentru furnizori n concordan cu necesitile specifice ale organizaiei, fr scrierea de cod.La introducerea facturilor, pe lng informaia existent pe factura furnizorului, se adaug conturile implicate n tranzacie i liniile de distribuie referitoare la modul de distribuire a sumei totale pe conturi de mijloace fixe, materiale, cheltuieli, taxe. Unele din aceste conturi sunt predefinite la configurarea sistemului, de ex. contul de furnizor, de taxe, de materiale; n cazul m. fixe, este definit un cont intermediar, de clearing n care sumele sunt concentrate pn la transferul n modulul de mijloace fixe (operaie numit Mass Addition) cnd se transfer pe contul corespunztor categoriei mijlocului fix achiziionat. n cazul cheltuielilor, unele din acestea pot genera un numr foarte mare de linii de distribuie, dac se repartizeaz pe centrele de cost - ex. cheltuielile de chirie sau telefon; n acest caz, se apeleaz la aa zisele seturi de distribuie definite n prealabil coninnd coeficienii de alocare a sumelor pe centrele de cost i liniile de distribuie se creeaz automat. Oracle AP trateaz, pe lng facturile standard i Notele de credit primite de la furnizori pentru anumite motive, precum i Notele de debit trimise. Notele de debit, credit pot fi introduse n Contabilitatea furnizori din Oracle Applications ca orice factur, dar cu valoare negativ. De asemenea, Note de credit pot fi aplicate facturilor deschise ale anumitor furnizori. De asemenea, plile n avans ctre un furnizor pot fi introduse ca orice factur. Ele pot fi avansuri generale acordate furnizorului, sau pot fi avansuri acordate pentru o anumit comand.Conducerea organizaiei va avea un mai mare control asupra cheltuielilor printr-o procedur de aprobare mbuntit. Procesul de aprobare automat poate fi selectat n funcie de timp, set de facturi, furnizor, grad de prioritate la plat, factur, sau chiar administrator. Datorit acestei faciliti compania va avea posibilitatea de a selecta ce facturi s se plteasc. n cazul existenei unei Comenzi de Aprovizionare (modulul Purchasing), factura se verific cu comanda, comanda i recepia, sau comanda, recepia i inspecia, n funcie de metoda de verificare predefinit, pe baza unor criterii de cantitate, pre, dat de livrare, tax calculat. Ieirea din limitele de toleran admise, are ca efect blocarea automat la plat a comenzii. Blocarea se poate realiza i manual, de ctre operator. Deblocarea are loc prin intervenia factorului de decizie uman, autorizat pe baza fluxului de aprobare stabilit (workflow). Aprobarea automat verific facturile selecionate sau toate facturile, i le pregtete sau le oprete n funcie de criteriile stabilite.Oracle AP genereaz rapoarte pentru evidenierea facturilor oprite de la plat i motivul pentru care acestea sunt oprite. La nchiderea perioadei, sunt transferate n Oracle GL numai facturile aprobate.Facturile pot fi pltite individual, sau n grup, total sau parial. Oracle AP poate programa automat plata facturilor. Programarea automat selecteaz facturile pentru plat pe anumite criterii - vechimea scadenei, mrimea sumei, .a., asigurnd plata facturilor la data scadent, cu sau fr discount, n funcie de politica adoptat de companie. Astfel se va mbunti fluxul de lichiditi i se va preveni plata de dobnzi sau penalizri prin depirea termenelor de plat. La plata unui furnizor, n lista de facturi candidate pentru a fi selectate pentru plat, apar numai facturile aprobate dar nepltite, sau parial pltite; eventualele pli n avans sunt afiate pentru a fi aplicate unor facturi primite de la acel furnizor; n acest caz, Oracle AP genereaz automat intrrile necesare n Contabilitatea general, storneaz plata anticipat i genereaz intrarea plii.Plata n avans poate fi utilizat i n cazul cheltuielilor cu angajaii. In majoritatea cazurilor angajaii au nevoie de plata anticipat a cheltuielilor implicate de activitatea desfurat. Oracle AP permite crearea unei pli anticipate ctre un angajat i aplicarea acelei pli unui decont de cheltuieli. Documentele de plat se pot fie genera automat, fie doar introduse n sistem. Oracle AP permite tratarea cheltuielilor cu angajaii ca orice alt relaie cu un furnizor. Datele privind angajaii provin de la modulul Resurse umane din Oracle pentru a reduce necesarul de date de intrare, dar n absena modulului de HR, acestea sunt gestionate n cadrul modulului. In multe situaii cheltuielile cu angajaii sunt simple facturi. Pentru fluidizarea procesului i reducerea activitii de ncrcare, Oracle AP dispune de Xpense Xpress, un mod rapid i uor de introducere a pontajului i a altor cheltuieli cu angajaii - deplasri, transport, diurn, etc.Oracle AP asigur o mare varietate de rapoarte standard despre furnizori, facturi, pli i contri, dintre care enumerm: registrul facturilor, balana de verificare, necesarul de lichiditi, raportul facturilor, registrul facturilor scadente neachitate, pe intervale de vechime, registrul de taxe, registrul de pli efectuate, istoricul plilor furnizorilor, raportul indicatorilor cheie permite evidenierea productivitii departamentului Contabilitate furnizoriAtunci cnd n Oracle AP, se va nchide o perioad, sistemul verific toate facturile n valut deschise ale furnizorilor i calculeaz efectul fluctuaiei respectivei valute. Cnd factura este introdus i contat n Contabilitatea general, Contabilitatea furnizori calculeaz valoarea echivalent n ROL a facturii pe baza ratei de schimb din ziua respectiv. Dac factura este nc deschis (nepltit) la momentul nchiderii, Contabilitatea furnizori din Oracle Applications recalculeaz valoarea n ROL a facturii i conteaz diferena n contul de pierderi nerealizate din Contabilitatea general.

Contabilitate GeneralDesfacereContabilitateaClientilor si a IncasarilorSistemeExterneComisioaneVanzariGestiuneStocuriImport ClientiImport Facturicontractretururi de materialautoInvoicgestiune clientivenituricontare facturacontare incasare facturaAjustariDebit/Credit memosPret informativunitate de masuraVenit din vanzariGestiuneaLichidittilorreconcilierepreviziuni lichiditatiSubmodulul Oracle Accounts Receivable (AR) - contabilitatea clienilor i a ncasrilor

Oracle AR este unul din principalele module ale aplicaiei financiare Oracle. Asemenea celorlaltor module, Contabilitatea clienilor din Oracle Applications este un instrument proiectat pentru a rspunde necesitilor organizaiei privind plile i activitile de ncasare a clienilor. Principalele caracteristici ale Oracle AR sunt prezentate n continuare.Oracle AR, fiind integrat cu celelalte module financiare, automatizeaz ntregul ciclu al veniturilor, inclusiv generarea facturilor, tranzacii electronice, calcularea taxelor i recunoaterea venitului pe baza regulilor definite de utilizator. Oracle AR asigur urmrirea interactiv n timp real a datoriilor clienilor fcnd ncasarea clienilor mai eficient i eliminnd erorile. Rapoarte predefinite i rapoarte sumarizate definite de utilizator asigur administrarea proactiv a lichiditilor. Posibilitile multivalutare ale Oracle AR permit urmrirea att a clienilor interni ct i a celor externi n valuta corespunztoare. Administrarea lichiditilor este vital pentru organizaie n utilizarea capitalului i minimizarea datoriilor clienilor ru platnici. O bun administrare a lichiditilor va asigura stabilitatea financiar i va diminua costul total al cheltuielilor operaionale. Oracle AR permite conducerea proactiv a politicii de credite i ncasri. Posibilitile de facturare asigurate de Oracle AR acoper un mare numr de tranzacii: intrarea angajamentelor, intrarea facturilor, calcularea automat a taxelor, completarea facturilor, crearea tranzaciilor pentru facturare, generarea i transmiterea ctre clieni a extraselor de cont. O ntreag gam de faciliti sunt disponibile pentru prelucrarea taxelor. Detaliile sunt pstrate centralizat astfel nct pstrarea sistemului la zi cu schimbarea taxelor este un proces direct.Oracle AR stocheaz o serie de informaii despre clieni, ncepnd de la cele de baz cum sunt numele clientului, adresa, numrul de telefon i de fax, pn la informaii privind persoana de contact, detalii bancare, modaliti agreate de plat, valoarea creditelor i profilul clientului. Oracle AR stocheaz informaii privind bilanul clienilor, informaii pentru facturarea automat, taxe aplicabile clientului i alte informaii pentru facturare. La introducerea datelor referitoare la un client se pot defini atribute ale profilului clientului cum sunt: valoarea creditelor: cheltuieli financiare, scrisori de atenionare, balana clienilor, balana facturilor; plata la timp: termene de plat, reduceri, zile de graie; volumul afacerilor: creditul limit, reduceri.Introducerea manual a ncasrilor poate fi fcut individual sau n grup n ecranul de introducere a ncasrilor. Prin folosirea formei de introducere a ncasrilor, informaiile pot fi introduse, se pot corela ncasrile cu facturile, se pot crea ajustri i cere pli suplimentare. Pentru introducerea ncasrilor nefacturate exist un ecran special. Pentru a asigura un control asupra plilor ce trebuie s intre, suma pentru fiecare chitan i suma total pentru un grup pot fi introduse. Oracle AR actualizeaz valoarea fiecrei chitane la introducere. Diferena dintre valoare actual i cea de control indic o posibil eroare de introducere a datelor.Oracle AR va asigura pentru organizaie toate informaiile istorice necesare recuperrii eficiente de la clieni a sumelor datorate. Organizaia va fi n msur s urmreasc care client nu-i respect angajamentele n ceea ce privete achitarea datoriilor, putnd astfel decide ce aciune trebuie s fie luat. Oracle AR permite utilizatorilor trecerea n revist a datelor introduse n forma de nregistrare a convorbirilor. In istoricul convorbirilor, discuiile anterioare avute cu clienii pot fi trecute n revist. Ecranul grafic furnizeaz utilizatorului data scadent a tranzaciei, data promis i suma.Facturile pot fi introduse n orice valut. Sumele n valut sunt transformate automat n moneda funcional - ROL, folosind rate de schimb specificate de utilizator. Informaiile din factur sunt salvate n ambele monede pentru a menine procesul de verificare a tranzaciilor n diferite valute. Tipul ratei de schimb, valoarea ratei, rata plilor n valut transferate n Contabilitatea general poate fi ajustat. Oracle AR posteaz automat ajustrile, inclusiv pierderile sau ctigurile rezultate din acestea. Oracle AR are posibilitatea de a procesa pli n mai multe valute.Legtura cu Contabilitatea general - cu Oracle AR perioadele contabile pot fi deschise sau nchise pentru control i pentru nregistrarea informaiilor contabile pentru aceste perioade. Perioade urmtoare pot fi de asemenea deschise pentru introducerea de tranzacii chiar dac acestea nu au nceput. Oracle AR permite crearea de note contabile detaliate sau sumarizate. Facturi, pli i pierderi/ctiguri realizate sunt contate n Contabilitatea general. nainte de transferarea n Contabilitatea general utilizatorul poate face balana tranzaciilor folosind rapoarte standard.Organizaia poate rula rapoarte standard pentru identificarea articolelor cu termen de plat scadent sau n discuie. Raportul facturilor depite permite organizaiei trecerea n revist a informaiilor legate de un client: facturi depite, modificri ale valorii facturii, depozite, valori suplimentare i garanii. Problemele pot fi ulterior identificate i utilizatorul autorizat poate decide asupra aciunilor ulterioare n ceea ce privete recuperarea debitelor.Raportul balanei perioadelor de mbtrnire permite utilizatorului s treac n revist articolele deschise corespunztoare perioadei pe sume sau persoan responsabil. Informaiile cuprind facturile curente i cele depite, precum i modificrile de valoare a facturilor. Toate facturile n discuie, modificrile de valori i valorile suplimentare pot fi trecute n revist n Raportul facturilor n discuie, inclusiv numele persoanei responsabile i eventuale comentarii.Statistica creditelor evideniaz cheltuielile financiare i media zilelor de ntrziere, n timp ce Contabilitatea clieni afieaz numele clientului, numrul acestuia, balana debitelor i informaii privind creditul limit. Creditul i informaiile legate de acesta sunt prezentate n profilul clientului.Alte ecrane furnizeaz detalii despre contul clientului, cuprinznd tranzaciile i balana contului, convorbirile cu clienii sunt nregistrate i pot fi trecute n revist mpreun cu alte date istorice. Oracle AR asigur un set de rapoarte standard proiectate pentru asigurarea de rspunsuri i la cele mai dificile ntrebri legate de contabilitatea organizaiei. Datorit flexibilitii i uurinei de utilizare rapoartele vor furniza organizaiei cea mai nou tehnologie. Rapoartele pot fi create n diferite valute, astfel nct organizaia va putea urmri balana i tranzaciile n valut (USD, GBP, DEM etc.) n afara monedei curente (ROL).

Submodulul Oracle Assets (FA) - Gestiunea mijloacelor fixe

Contabilitatea GeneralMijloace FixeSistemeExterneGestiuneStocuriPersonalFurnizori - PlatiContabilitate Proiecte Proiecte de CapitalAmortizareRetrageri Ajustri costuriReevaluareReclasificareUniti de MsurInformatii articoleAchiziii M. FixeImport M.fixeGestiune M. FixOracle Assets este o soluie complet pentru ntreinerea unui inventar precis al proprietilor i echipamentelor i ofer posibilitatea alegerii celei mai bune strategii contabile i de impozitare.Oracle Assets permite o ntreinere uoar a inventarului. Apartenena unui mijloc fix la un loc bine definit printr-un cod flexibil i de o persoan responsabil permite selectarea rapid a tuturor mijloacelor fixe. situate ntr-un anumit loc, sau depinznd de o persoan.. Oracle Assets ofer de asemenea rapoarte care pot fi utilizate ca documente pentru a-l informa pe managerul fondurilor fixe asupra adugrilor, transferurilor, retragerilor sau a altor modificri nenregistrate, asigurnd astfel exactitatea inventarului i posibilitatea corectrii lui cu diferenele constatate. Deoarece folosete reguli de amortizare i nu o logic preprogramat, Oracle Assets se adapteaz uor schimbrilor din legile de impozitare i contabile. Utilizatorul fixeaz regulile de amortizare, registrele de amortizare i informaia financiar care satisfac cel mai bine obiectivele de raportare financiar.Oracle Assets administreaz i proiectele n curs de desfurare de la pornire pn la terminare. Pot fi urmrite toate cheltuielile care apar n cursul ciclului de via al unui proiect i totalizate la terminarea acestuia. De asemenea, pot fi prognozate cheltuielile de capital, cheltuielile cu amortizarea proiectului i administra cheltuielile n permanent comparaie cu prognoza.Oracle Assets v ajut s pstrai nregistrrile dumneavoastr coerente i la zi. Folosind Mass Addition (Adugarea n mas) putei ncrca datele privind mijloacele fixe din orice sistem, cum ar fi conturile de plat, n Oracle Assets. Tot Oracle Assets este cel care faciliteaz integrarea cu Cartea Mare producnd automat toate intrrile n registre privind mijloacele fixe din sistemul de contabilitate general.Oracle Assets permite introducerea mijloacelor fixe pe trei ci. Pentru a evita reintroducerea informaiei, adugai majoritatea mijloacelor fixe folosind adugarea n mas. Dac trebuie adugate mijloacele fixe manual, se folosete ecranul QuickAddition (Adugare Rapid) pentru fondurile fixe obinuite pentru a economisi timpul. Se adug mijloacele fixe cu acest ecran furniznd numai cinci informaii: descrierea, categoria, registrul, locul, costul i numrul din cartea mare privind amortismentul. Oracle Assets folosete valori implicite pentru cele mai multe informaii privind fondurile fixe, cum ar fi metodele de amortizare pe care le definii pe categorii de fonduri fixeOracle Assets permite definirea de subcategorii pentru toate categoriile de fondurile fixe. De exemplu, dac se creeaz o categorie pentru calculatoare, se pot crea subcategoriile de calculatoare personale, terminale i imprimante.Oracle Assets poate nregistra relaia unui mijloc fix cu altul, astfel nct se poate urmri i administra separat componentele detaabile ale mijlocului fix, n timp ce ele sunt nc urmrite global n mijlocul printe. Se poate specifica regula dup care Oracle Assets deduce viaa unui component din cea a mijlocului printe. Oracle Assets permite crearea automat de adugri la mijloacele fixe folosind informaiile din orice alte sisteme. Oracle Assets este deja integrat cu Oracle Payables, dar se poate integra uor cu orice alt sistem. De asemenea, se poate folosi procesul de adugare n mas pentru a converti mijloacele fixe ale dumneavoastr din alt sistem la sistemul Oracle Assets.Oracle Assets permite s executarea de reglri ale costurilor mijloacelor dumneavoastr CIP de-a lungul ntregului ciclu de via al proiectului. Oracle Assets definete costul unui mijloc fix CIP ca fiind suma costurilor articolelor din liniile facturilor incluse n mijloc. Se poate regla costul unui mijloc in construcie ajustnd, adugnd sau tergnd o linie de factur atribuit acelui mijloc. Oracle Assets permite atribuirea cu uurin a activele jurnalelor de amortizare i modificarea informaiei financiare cum ar fi costul sau metoda de amortizare a unui mijloc fix. Oracle Assets permite nchiderea anului independent n fiecare registru de amortizare. El creeaz automat calendarul i perioadele de distribuie pentru noul an cnd executai amortizarea pentru ultima perioad a anului fiscal precedent. La executarea programului de amortizare independent pentru fiecare registru de amortizare, Oracle Assets calculeaz cheltuielile de amortizare i ajustrile i actualizeaz amortizarea cumulat i cea pe anul n curs. Oracle Assets nchide automat perioada de amortizare curent i o deschide pe urmtoarea cnd se ruleaz din nou programul de amortizare.Oracle Assets permite specificarea detaliilor privind modul n care s creeze articolele de jurnal pentru retrageri. Se pot specifica conturi distincte pentru fiecare component al sumei de ctig/pierdere. Opional se pot fixa seturi diferite de conturi de retrageri care au drept rezultat ctiguri i retrageri care au drept rezultat pierderi. Oracle Assets permite anularea retragerii activelor. n acest caz, Oracle Assets creeaz toate articolele de jurnal necesare din cartea mare. Pentru retrageri pariale multiple, se pot reintegra numai retragerea parial cea mai recent. Oracle Assets permite ajustarea periodic a valorii activelor capitalizate datorit inflaiei sau deflaiei n funcie de ratele introduse. Acest proces este cunoscut ca reevaluare. Regulile de reevaluare difer de la o ar la alta. Oracle Assets are flexibilitatea necesar pentru a executa cereri specifice.

Submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA) - Analizorul Financiar Oracle

Analizorul Financiar Oracle este o aplicaie distribuit pentru raportare financiar, analiz, buget i planificare. Prin integrarea unei surse centrale de management a datelor, cu instrumente analitice puternice, sistemul d posibilitatea organizaiilor de a atinge obiectivele financiare critice - s controleze costurile, s analizeze performana, s evalueze oportunitile i s formuleze direciile de viitor.Asigurarea unor informaii financiare consistente i de ncredere este cheia instrumentului Analizorul Financiar Oracle. Produsul menine integritatea datelor financiare ntro surs central i asigur ca utilizatorii s acceseze datele de care au nevoie. Controlul accesului permite administratorului s determine, funcie de utilizator, care date financiare pot fi vizualizate i editate. De aceea utilizatorii vd i administreaz numai informaiile pertinente responsabilitilor i intereselor lor. Directorii executivi pot primi date sintetizate adaptate nevoilor lor, n timp ce directorii de la nivelele inferioare primesc ambele tipuri de date detaliate i sintetizate.Analizorul Financiar Oracle preia informaia contabil din submodulul de Oracle GL, fr necesitatea dublrii acestora, i astfel asigur o soluie managerial mai rapid. Informaiile din GL se integreaz cu uurin n ierarhia i dimensiunile analizorului financiar Oracle. Balanele de conturi sunt reflectate n analizorul financiar Oracle. Cu o permanent legtur ntre cele dou aplicaii, modificrile ierarhiei i altor structuri efectuate n cartea mare migreaz n analizorul financiar Oracle fr comenzi suplimentare. Datele i structurile pot fi mprosptate automat pe baza continuitii astfel nct controlul datelor i integritatea sunt pstrate.Analizorul Financiar Oracle se adapteaz la structura afacerilor oricrei organizaii, cum ar fi centre de cost, activiti, servicii,etc. Afacerea nu trebuie si schimbe perspectivele i activitile pentru a se adapta instrumentului Oracle Financial Analyzer; produsul poate reflecta orice afacere existent. In plus, modelele i datele produsului pot fi modificate rapid pentru a reflecta noi prioriti sau schimbri organizaionale.Analizorul Financiar Oracle manevreaz bugetul i prognozarea, revizuirea, modificarea n cadrul aceluiai sistem. Produsul coordoneaz i organizeaz procesul de stabilire a bugetului, indiferent dac organizaia folosete metodologia de stabilire a bugetului de sus n jos, de jos n sus sau mixt. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele nalte, cum ar fi trimestru i divizie, pn la nivele reduse, cum ar fi lun i departament. Utilizatorii pot copia activele anului trecut n bugetul anului curent i s creasc anumite balane cu cinci procente. Utilizatorii pot depozita pari din baza comun de date financiare pe calculatoare personale pentru ai lua bugetul i previziunile din mers. La nchiderea ciclului bugetar, bugetul definitivat asigura accesul ntreprinderii, i este blocat la modificri adiionale interzise.Modelul de date multidimensional ale instrumentului Oracle Financial Analyzer reflect modul n care managerii privesc afacere lor. Informaiile cheie pot fi vizualizate in orice combinaie de dimensiuni: sub form de linii, perioade de timp, produse, regiuni geografice i centre de cost. Instrumentele pentru navigaia prin datele multidimensionale permit utilizatorilor s izoleze rapid sursa unei variaii. Aceste instrumente fac posibil interogarea uoar a performanelor financiare ale unui centru de profit pe produs, canal i perioad de timp. Oracle Financial Analyzer suport o mare varietate de scenarii financiare cu instrumentele sale de modelare financiar. Rezultatele analizei cear fi dac sunt afiate imediat. O vast bibliotec de funcii incluse ajut utilizatorul s creeze prognoze i s calculeze raportul de performan. Modelele sunt caracterizate de independen controlat. Aceast independen permite utilizatorilor s stabileasc diferite ecuaii detaliate pentru diferite organizaii i scenarii, n timp ce calculele riguroase sunt pstrate pentru articolele universale sau consolidate.Oracle Financial Analyzer utilizeaz o interfa grafic proiectat pentru profesioniti din domeniul finanecontabilitate care au nevoie de acces rapid la scule analitice sofisticate. Instrumentele sofisticate, ca Selector, ofer interogare i analiz pe baza excepiei. Rapoartele au formate i funcii familiare utilizatorilor de foi de calcul, cum sunt comenzile de tiprire i stabilirea fonturilor care reflect standardele industriei.Oracle Financial Analyzer folosete familiarizarea utilizatorului cu foile de calcul (spreadsheet). Pe ecran, sistemul se leag direct cu foile de calcul devenite standard industrial astfel nct utilizatorii pot vedea i raporta datele aparinnd de Oracle Financial Analyzer din aceste foi. Aceast legtur asigur utilizatorilor din mediul foilor de calcul accesul la puternicele scule de interogare a datelor din Selector.

CAPITOLUL III. implicaiile implementrii unui sistem informatic de tip erpProgramele pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt concepute pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, innd s integreze toate departamentele i funciile unei companii ntr-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitilor firmei sau necesitilor particulare ale oricrui departamentProiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att personalului din departamentul financiar, ct i a celor de la resurse umane sau a celor de la producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns ERP le combin pe toate acestea ntr-un singur program informatic conectat la o baz de date comun, astfel nct comunicarea interdepartamental este mult mai facil. n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat, poate aduce beneficii deosebite companiei respective.Pentru a ilustra utilitatea deosebit a programelor ERP se prezint o situaie care ilustreaz ceea ce ntmpl n lipsa ERP comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia. De exemplu, n mod clasic, comanda unui client, chiar i n cazul n care este primit electronic, va trece din Inbox n Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar i rtciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevrat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum s intre n sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, i nici invers nu este posibil. Sistemul ERP nlocuiete vechile programe informatice de la depozit, producie, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Integrarea sistemelor informatice de gestiune pe Internet exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac o comand a fost onorat sau nu.La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre timp productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile i mai modularizabile, fiind posibil pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar i pentru resurse umane i s lase restul departamentelor pentru mai trziu.Scopul declarat al sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei comenzi de la un client i emiterea facturii pentru acea comand precum i plata ei, etap cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai numete i back-office software. n general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM - Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n acest fel acces la toate informaiile necesare i anume: suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce poate fi preluat de la departamentul financiar; istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar; nivelul stocurilor, de la depozitul firmei; posibilitile de transport, de la modulul de logistic. n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult mbuntite. De asemenea, deoarece angajaii diferitelor departamente au acces la datele altor departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, i clientul va fi mai bine servit.3.1. Avantajele i dezavantajele sistemelor ERPPrincipalele avantaje sunt enumerate mai jos: Reducerea considerabil a timpului de procesare a unei comenzi. Avnd n vedere c parcurgerea traseului se face n mod automatizat, este evident c timpul este mult diminuat. Angajaii din fiecare departament au acces la aceleai informaii, pe care le pot i modifica n caz de necesitate. Atunci cnd un departament finalizeaz activitatea la o anumit comand, aceasta este automat direcionat de ctre ERP spre urmtorul departament. Poate fi cunoscut n fiecare moment stadiul n care a ajuns o comand. Pentru aceasta, este suficient s te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a ajuns respectiva comand. n mod asemntor cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clieni, ERP poate aduce beneficii i celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se ocup de raportrile financiare.Dei avantajele aduse companiei sunt destul de consistente, pot fi identificate, n acelai timp i dezavantaje, care pot fi chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este bine implementat i mai ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de organizare a companiei.Dei nu era suficient de eficient, organizarea separat a fiecrui departament era mult mai simpl, i n cazul n care ceva nu funciona bine n afara departamentului, aceasta era problema altcuiva. Implementarea unui ERP trebuie nsoit obligatoriu i de schimbri n modul de organizare a departamentelor firmei. Angajaii de la departamentul de relaii cu clienii nu mai realizeaz doar introducerea datelor n sistemul informatic. Avnd acces la toate informaiile despre istoricul clientului, lista comenzilor anterioare, lista comenzilor achitate sau nc neachitate, ca i datele de la depozitul firmei, aceti angajai trebuie s ia decizii mult mai complicate iar munca lor devine dintr-o dat mult mai complex, datorit faptului c deciziile lor afecteaz clienii i toate celelalte departamente. Dar nu numai angajaii de la relaii cu clienii trebuie s-i schimbe modul de lucru. Dac nainte cei de la depozit erau obinuii s-i pstreze datele n minte, sau pe mici buci de hrtie, sau chiar i n registre, acum aceasta nu mai este posibil. Vor trebui s introduc datele n sistemul ERP, pentru ca cei de la celelalte departamente s le poat accesa.Sintetiznd, principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele: Costul sistemelor ERP este foarte mare; Implementarea lor este foarte dificil i de lung durat; dei foarte muli Vnztori prezint n reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, dar, de cele mai multe ori timpul real este de 1-3 ani n medie; La nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau obinuii cu vechile programe iar ERP introduce nu numai noi programe, dar i schimbri n activitatea acestora; Implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al departamentelor companiei.Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe implementri ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul. Pentru c nu este att de important sistemul informatic, ct schimbrile n modul de lucru al companiei. Dac sistemul este doar instalat, fr a se ncerca schimbarea modului n care angajaii i desfoar activitatea, atunci ERP nu va fi altceva dect un foarte complex i foarte scump nou program de contabilitate. Dac ERP este utilizat pentru a mbunti modul n care sunt preluate i realizate comenzile sau modul cum sunt livrate i ncasate, atunci integrarea adus de sistemul ERP poate aduce mari beneficii.3.2. Motivaia implementrii de sisteme ERPExist urmtoarele motive principale pentru care companiile trebuie s instaleze i s implementeze un sistem ERP:1. Integrarea informaiilor financiare. Atunci cnd managerul unei companii ncearc s descopere performana de ansamblu a ntregii sale companii, el poate gsi mai multe versiuni ale strii adevrate a firmei. Departamentul financiar are un set de cifre, vnzrile au alt set, i fiecare departament are o prere diferit despre modul cum contribuie la obinerea profitului. Sistemele ERP creeaz o singur versiune a strii financiare, care nu poate fi pus la ndoial deoarece fiecare departament folosete aceeai versiune.2. Integrarea informaiilor despre comenzile de la clieni. Sistemul ERP poate deveni locul unde sunt procesate comenzile de la clieni din momentul n care acestea sunt primite de ctre serviciul de relaii cu clienii pn n momentul n care produsele sunt livrate i este emis factura pentru comanda respectiv. Pstrnd aceste informaii ntr-un singur sistem, (i nu n mai multe sisteme informatice ce nu pot comunica unele cu altele), poate fi mai uor de urmrit traseul unei comenzi, stadiul n care ea se afl n orice moment, i de asemenea, pot fi coordonate mai uor toate departamentele firmei, indiferent de locaia unde se afl. 3. Standardizarea i creterea vitezei de producie. De multe ori, companiile de producie descoper c unele locaii fabric aceleai produse folosind metode diferite i sisteme informatice diferite. Sistemele ERP ofer premizele pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producie, standardizare ce reduce costurile, mrete viteza i productivitatea sectorului respectiv i reduce timpul pierdut prin inventariere. ERP ajut la desfurarea mult mai uniform a procesului de producie i mbuntete vizibilitatea unei comenzi pe toat perioada n care aceasta este procesat n interiorul companiei. Toate acestea, nsoite i de standardizarea procedeelor de producie, conduc de asemenea la reducerea numrului de inventare a materiilor prime, a mrfurilor i a produselor n curs de realizare necesare.4. Cunoscndu-se n orice moment situaia stocurilor, pot fi fcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clieni i coordonarea mult mai bun a distribuiei acestora.5. Standardizeaz informaiile pentru resursele umane. n special la companiile care au mai multe uniti de producie sau mai multe filiale, un sistem ERP aduce beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmrire a activitii angajailor i de comunicare ntre acetia.Dei sistemele ERP au fost la nceput concepute pentru companiile cu producie normal, cu produse care pot fi uor cuantificate, acum acestea au devenit att de complexe nct pot fi implementate n aproape toate domeniile de activitate i din toate ramurile, productorii de astfel de sisteme integrate pretinznd c sutele sau chiar miile de particularizri aduse sistemelor lor le preteaz chiar i pentru companii petroliere, din chimie sau din industria de utiliti. n sprijinul acestei afirmaii vine i faptul c i la noi n Romnia, societatea comercial de distribuie a gazelor naturale DISTRIGAZ SUD S.A., preluat recent de Compania Gaz du France, a implementat un astfel de sistem integrat de gestiune a ntreprinderii, i anume SAP. 3.3. Punctele sensibile n implementarea unor sisteme informatice de tip ERPInvestiiile sunt de multe ori adevrate bombe cu ceas pentru bugetele companiilor. Totui, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie s recunoasc faptul c unele cheltuieli sunt supraevaluate, n timp ce altele sunt subestimate.Daca ncercm s cercetm care sunt principalii devoratori de buget n implementarea pachetelor ERP, respectiv s identificm care sunt punctele sensibile n implementarea unor asemenea sisteme, n mod cert, nu putem s facem abstracie de factorii prezentai n continuare.1. Training-ulTraining-ul este o component neglijat n procesul de implementare, att ca etap, ct i la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate cel mai adesea pentru ca se pierde din vedere faptul c majoritatea angajailor au de nvat un nou set de procese i nu doar o noua interfa software. 2. Integrarea i testareaTestarea compatibilitii pachetelor ERP cu alte programe software este o alt cheltuial de care nu se prea ine seama n procesul de implementare. O companie standard de producie poate avea aplicaii ce necesit modificri pentru partea de logistic, taxe, planificarea produciei i codurile de bare. Dac la toat aceast list se adaug i customizarea funciilor de baz din pachetul ERP, costurile de integrare, testare i mentenan a sistemului vor arunca n aer bugetul. n ceea ce privete training-ul, testarea integrrii ERP trebuie fcut din perspectiva procesului.3. Conversia datelorTransferul datelor, de tipul informaiilor referitoare la clieni i furnizori, sau la designul produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operaiune costisitoare. Dei puini manageri sunt dispui s admit, multe din datele existente n sistemele primite motenire nu sunt foarte importante. Companiile neag de multe ori redundana datelor pe care le dein, cel puin pn n momentul n care trebuie s le fac transferul n noile setri client/server necesare pachetelor ERP. i din nou companiile subestimeaz costurile, de aceast dat pe cele necesare transferului.4. Analiza datelorDe multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele externe pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectueaz analize n mod curent ar trebui s aib n vedere n bugetul alocat implementrii ERP-ului i depozitul de date, dar i efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt pui n dificultate n acest moment: reactualizarea zilnic a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de date dintr-o corporaie este dificil, iar sistemele ERP nu ajut prea mult la identificarea acelor date care s-au modificat de la zi la zi, fcnd updatri selective. O soluie costisitoare este custom programming..5. Consultani ad infinitumPentru a evita notele de plat kilometrice ctre consultani, companiile trebuie s identifice clar obiectivele ctre care partenerii de consultan trebuie s i orienteze pe angajai. Activitatea consultanilor trebuie s poat fi evaluat, iar pentru aceasta este necesar s le fie stabilit un plafon n activitatea lor: de exemplu, un numr de angajai s poat trece cu brio un test de project management.6. Specialitii Cei mai muli analiti susin c succesul unui sistem ERP depinde de echipa care lucreaz la implementarea lui. Software-ul este prea complex i schimbrile din zona de business prea dramatice pentru a lsa un astfel de proiect pe mna unor amatori. Vestea proast este c, la finalul proiectului, companiile trebuie s fie pregtite s nlocuiasc muli dintre specialiti. Chiar dac piaa ERP-urilor nu mai este o zon la fel de fierbinte ca pe vremuri, firmele de consultan, dar i alte companii care i-au pierdut cei mai buni oameni, vor ncepe s vneze specialitii altor firme cu oferte de genul salarii mai mari i bonusuri7. Echipele de implementare o poveste fr de sfritMulte companii tind s trateze implementrile de ERP ca pe orice alt proiect software. Odat ce programul software a fost instalat, gndesc ei, echipa va fi dizolvat i fiecare i va relua postul iniial cu tot cu atribuiile ce i revin. Dup o implementare de sistem ERP ns, membrul echipei nu se poate rentoarce la vechile atribuiuni pentru c este mult prea valoros pentru companie ajunge s tie mai multe lucruri despre procesul de vnzri i de producie chiar dect agentul de vnzri, respectiv agentul de producie nsui. Companiile nu i prea pot permite s trimit pe vechile posturi participanii la proiect, ntruct exista multe lucruri de fcut dup instalarea ERP-ului. Doar crearea de rapoarte pentru a extrage informaii din noul sistem ERP ine echipa ocupat cel puin un an de zile. Din pcate, puine companii au n vedere etapa post-instalrii i chiar i mai puine o prevd n planificarea bugetar prealabil implementrii.8. Profitul ateptatn managementul de proiecte software tradiionale, companiile se ateapt s vad rezultatele imediat ce instalarea aplicaiei s-a ncheiat, lucru imposibil n cazul ERP. Majoritatea sistemelor ERP i relev eficiena dup o perioada mai ndelungat de la implementare, iar echipa de proiect la rndul su nu primete recompensa dect dup amortizarea investiiei.Identificarea corect a acelor puncte sensibile permite managerilor unei firme care investete ntr-un sistem de tip ERP s acioneze n cunotin de cauza i implementarea s fie un succes. Sistemele informatice de tip ERP i-au dovedit, pe termen lung, viabilitatea, eficiena. Problemele sunt critice pe termen scurt i mediu.bibliografie

1. Bue L.Analiza economico-financiar a firmei, SITECH, Craiova, 2007

2. Nistorescu T., Sitnikov C.Management Strategic, Editura SITECH, Craiova, 2003

3. Dragomir Ghe. Managementul Resurselor Umane, Editura Universitaria, Craiova, 2008

4. Constantinescu D.Managementul ntreprinderii, Editura SITECH, Craiova, 2005

5. Tumbr C.,M. Vrzaru, I. Crciun, R. OgarcManagement i gestiune pentru simulri decizionale, Editura Universitaria, Craiova, 2007

6. Lioiu VBirotic, Editura Universitaria, Craiova, 2005

7. ugui, A., Ftu, T.,Managementul Resurselor Informatice, Ed. Secom Libris, Iai, 2004

8. Kolb, F., Herman. A.,Informatique et Organization, LEO, Paris, 1990

9. Laudon, K., Laudon, J.,Management Information System. Organization and Technology in the Networked Enterprise, 6th Edition, Prentice Hall, New Jersey, 2000

10. Oz, E.,Management Information System, Course Tecnology, Cambridgde, 1998

11. Peaucelle, J.-L.,La gestion de linformatique, LEO, Paris, 1990

12. Fnaru L.Programare vizual i RAD, Editura Junimea, Iai, 2004

13. Gordon G., Gray M., Hodson N.Teleworking Explained, John Wilei/Sons, New York, 2003

14. Grama A.Informatizarea ntreprinderilor mici i mijlocii, Editura Ankarom, Iai, 1998

15. Lucey T.Management Information Systems, DP Publications Ltd. Ed. 6, 1991

16. Drgoi G.Sisteme integrate de producie asistat de calculator, Editura Tehnic, Bucureti, 1997

17. Nicolescu O. (coordonator)Management, Editura Didactic i pedagogic, Bucureti, 1992

18. Nichi S., Racovian DBazele prelucrrii informaiilor i tehnologia informaional, Editura Intelcredo, Cluj-Napoca, 1996

19. Oprea D.

Analiza i proiectarea sistemelor informaionale, Editura Polirom, Iai, 1999

20. Ptru B.Internet, Editura Teora, Bucureti, 2002

21. ***www. agora.ro

22. ***www.cci.ro

23. ***www.mcti.ro

31