Sistem Informatic Integrat

pentru Managementul Activitatilor din

Primaria Municipiului Bucuresti

- Proiect tehnic -

Misiune Realizarea unui Sistem Informatic Integrat care sa gestioneze in mod unic toate

categoriile de date si informatii existente in Primaria Municipiului Bucuresti

(PMB), sa raspunda cerintelor definite de oricare din compartimente si sa

asigure informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie. Volumul foarte mare de date si informatii existente in compartimentele PMB, face ca managementul datelor si informatilor sa constituie o functie centrala a institutiei. Coordonarea si administrarea informatiilor constituie o problema strategica de importanta majora. Sistemul Informatic Integrat va trebui sa asigure:

o Constituirea si utilizarea in comun a colectiilor de informatii de interes general

(nomenclatoare, banci de date proprii si banci de date publice);

o Unicitatea codificarii si a identificarii informatiei;

o Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intre utilizatori;

o Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informatie pe paliere de competenta;

o Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, administrarea si asigurarea calitatii si

integritatii acestor colectii de informatii;

o Asigurarea suportului informational pentru luarea deciziilor si sustinerea reformei in

administratia publica.

1. Existentul Informatic

1.1. Hardware

1.1.1. Calculatoare si imprimante

In PMB se afla un numar total de 250 de calculatoare si 178 imprimante. Dintre acestea: o 121 calculatoare sunt neperformante, 386-486, generatia 1992-1994, uzate fizic si moral,

iar mentinerea lor in functiune determina performante scazute ale sistemului;

o 75 calculatoare PENTIUM 166/200 MHz, achizitionate in anii 1997, 1998;

o 54 calculatoare PENTIUM III 550/800 Mhz si 24 imprimante achizitionate in 2000 –

2001 au performante ridicate.

1.1.2. Servere

o 3 servere Novell/ Windows NT/ Linux in utilizare curenta (care sunt PC –uri cu

configuratie imbunatatita);

o 2 servere IBM Pentium III 550/800 MHz, 64 MB, 8.4 /10GB, achizitionate in anii 2000-

2001, in curs de configurare.

1.1.3. Reteaua locala a PMB

o Exista retele de calculatoare in sediul central PMB (Bd.Elisabeta, nr. 47), precum si in

sediile din str. Academiei nr. 3-5 (Departamentul Urbanism si Amenajarea teritoriului si

Directia de Cadastru) si Bd. Elisabeta, nr. 16 (Centrul de Informare si Documentare in

Relatia cu Cetatenii, Directia de Investitii, Centrul de Calcul si Directia Generala de

Administrare a Fondului Imobiliar).

o Datorita fondurilor insuficiente, reteaua de calculatoare a PMB este partial modernizata,

o parte fiind tip UTP iar alta, tip BNC.

o In sediul central, numarul total de prize de retea este de 162.

o In prezent, reteaua de date existenta se rezuma la un minim de conexiuni care nu acopera

necesarul de interconectari pentru un sistem informatic integrat.

o In mod implicit nu se poate garanta suficienta latime de banda pentru aplicatii si

utilizatori si nici conectarea lor la sistem in conditii optime de functionare, pe anumite

tronsoane.

1.1.4. Comunicatia intre sediile PMB

o Retelele locale existente in cele 3 sedii au fost interconectate prin cablu de fibra optica

suspendat pe stilpii RATB. In perioada 1998-2000 cablul s-a rupt de 2 ori iar refacerea sa

implica costuri substantiale, ceea ce a condus la schimbarea solutiei tehnice prin folosirea

unei legaturi radio.

1.2. Software

In PMB se afla urmatorele produse software:

1.2.1. Licente pentru aplicatii de baza

o Pachet MS Visual Fox Pro 3.0 Standard - 1 buc.

o Pachet Windows 95 - 1 buc.

o Licenta Windows 95 - 15 buc.

o Licente OEM Windows 95 - 126 buc.

o Licenta Windows 3.11 - 15 buc.

o Licenta Windows 3.11 for Workgroups - 5 buc.

o Pachet Windows NT Server 4.0, 5 clienti - 2 buc.

o Licente Windows NT Workstation - 6 buc

o MS Windows NT 4.0 Server - 26 Utilizatori

o Pachet Windows 98 OEM - 7 buc.

o Pachet MS Office 97 Pro - 5 buc.

o Licenta MS Office 97 - 18 buc.

o Pachet MS Office 97 - 3 buc.

o Pachet MS Office Standard 4.2 - 3 buc.

o Licenta MS Office Standard 4.2 - 10 buc.

o JAVA Developer - 1 buc.

o Norton Comander 5.0 - 50 buc.

o Norton Utilities 2000 for Windows - 1 buc.

o Norton Utilities - 5 buc.

o Norton Antivirus - 20 buc.

o Norton Antivirus pentru retea - 2 buc.

o Sistem Informatic Geografic GeoMedia Pro - 1 buc.

o Sistem Informatic Geografic GeoMedia - 3 buc.

o Oracle 8 Server Enterprise Edition Windows NT - 40 utilizatori nominali

o Oracle Applications Server - 20 utilizatori concurenti

o Oracle WEB Server - JDeveloper Suite - 1 utilizator

o ORACLE Developer - 2 utilizatori

1.2.2. Aplicatii specifice

In prezent in PMB exista in exploatare aplicatii dezvoltate in MS Fox, MS Acces si ORACLE pe domenii diverse de activitate (evidenta solicitari cetateni, financiar, contabilitate, salarii, investitii, intocmire buget, legea 112, dosare pe rol, amenzi, evidenta proprietati, nomenclatura stradala). Bazele de date gestionate de aceste aplicatii nu sunt corelate si vor trebui sa fie validate si importate in noul sistem informatic.

2. Obiective Generale

Sistemul Informatic Integrat cerut, asigura atat informatizarea activitatii curente cat si structurarea informatiilor in rapoarte necesare pentru luarea deciziilor la nivelul Primarului General. Acest Sistem Informatic Integrat va permite fundamentarea managementului pe informatii obtinute direct, la momentul dorit si in timp real, din baze de date constituite si exploatate curent in domeniile de activitate ale PMB. Principiile strategice propuse pentru conceptia tehnica a Sistemului Informatic Integrat al PMB sunt urmatoarele:

o Sistem informatic integrat la cheie, cu un unic integrator;

o Solutii tehnice flexibile, deschise, integrate, scalabile si compatibile cu tehnologiile web;

o Implementare rapida, in paralel si planificata pe etape;

o Imbunatatirea calitatii serviciilor oferite publicului si implicit a imaginii PMB;

o Pregatirea PMB pentru obtinerea certificarii de calitate ISO 9001;

o Sistemul va prezenta o interfata prietenoasa, preferabil in limba romana;

o Sistemul va avea ca si componente de baza aplicatii care au fost deja implementate, sunt

in exploatare curenta si sunt complet adaptate legislatei romanesti in vigoare.

Sistemul Informatic Integrat va fi structurat in urmatoarele sisteme corespunzatoare domeniilor de activitate ale PMB:

o Sistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale si Umane ale PMB

o Sistem Informatic pentru realizarea Bancii de Date Urbane a Bucurestiului

o Sistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice a PMB

o Sistem Informatic de Mesagerie Electronica

o Sistem Informatic de Management al Documentelor si al Fluxurilor de Lucru

o Sistem Informatic pentru Managementul Relatiei cu Clientii

o Pagina de Internet/Intranet a PMB (Portal)

o Securitatea Sistemului Informatic Integrat al PMB

o Consultanta pentru implementarea unui Sistem de Management al Calitatii ISO 9001 in

PMB

o Infrastructura pentru Sistemului Informatic Integrat al PMB

2.1. Sistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale si Umane ale PMB

Sistemul Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale si Umane ale PMB va avea urmatoarele componente rezultate din analizarea prioritatilor pe activitati din PMB:

1. Subsistem Financiar Contabil PMB Subsistemul trebuie sa acopere toate activitatile financiar-contabile ale PMB:

o Gestiune financiara (Contabilitate generala, planificare si executie bugetara)

o Gestiune achizitii si servicii furnizate (Gestiune contracte, Evidenta furnizori - plati,

Clienti – incasari, Taxe)

o Gestiune patrimoniu PMB (Mijloace fixe, Obiecte de inventar, stocuri)

o Gestiune investitii

o Analiza de bilant contabil asistata de calculator

o Prognoza veniturilor si a cheltuielilor in vederea conducerii executiei bugetare

o Management financiar contabil

2. Subsistem Buget CGMB (elaborare buget CGMB si executie bugetara) Subsistemul trebuie sa asigure elaborarea unor scenarii de buget, in vederea alegerii variantei optime in functie de planificarea obiectivelor, precum si urmarirea si planificarea alocarii resurselor.

o Intocmire variante de buget

o Subsistem informatic pentru unitatile care sunt ordonatori secundari sau tertiari de buget

o Corelare cu sistemul financiar contabil (incadrarea in fondurile alocate)

Sistemul Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale si Umane ale PMB va indeplini obligatoriu urmatoarele functiuni:

o Asigurarea unui suport decizional la nivelul departamentului de conducere, incluzand

gestiunea indicatorilor economico-financiari si gestiunea jurnalelor de bord (tablou de

bord);

o Gestiunea functiunii de trezorerie;

o Gestiunea furnizorilor;

o Gestiunea clientilor;

o Contabilitate financiara;

o Contabilitate analitica;

o Gestiunea investitiilor;

o Gestiunea imobilizarilor;

o Gestiunea achizitiilor, incluzand si gestiunea comenzilor de achizitie;

o Gestiunea stocurilor, incluzand utilizarea mai multor metode de evaluare a stocurilor;

o Gestiunea resurselor umane si calculul salariilor;

o Gestiunea tehnica a utilajelor, instalatiilor, cladirilor si constructiilor speciale, altor

elemente ale patrimoniului;

o Gestiunea costurilor activitatilor de mentenanta, achizitii si gestiune a stocurilor;

o Gestiunea resurselor materiale necesare pentru efectuarea activitatilor de intretinere si de

reparatii;

o Generarea tehnologiilor de executie a lucrarilor de intretinere si reparatii;

o Elaborarea si urmarirea comenzilor de executie de lucrari;

o Gestiunea comenzilor pentru executia de lucrari la terti, gestiunea costurilor acestora;

o Realizarea unui istoric al tuturor activitatilor de mentenanta, utilizarea lui pentru

imbunatatirea mentenantei.

Acest sistem va asigura informatizarea urmatoarelor directii ale PMB: o Directia Financiar Contabilitate - Gestiune furnizori, gestiune clienti, contabilitate

financiara (generala), contabilitate analitica, imobilizari (corporale, necorporale), gestiunea stocurilor/ magaziilor;

o Directia Elaborare Buget si Executie Bugetara - Elaborare variante de buget, liste de indicatori care compun bugetul, versiuni de bugete cu pastrarea istoricului fiecarui buget, corelarea cu bugetele unitatilor sub autoritatea CGMB, subsistem informatic pentru ordonatori secundari si tertiari de credite, urmarire realizari indicatori bugetari;

o Directia Urmarire Creante si Facturi - Urmarire contracte, gestiune furnizori, gestiune clienti (balante, fisa furnizor/client, statistici, scadente, penalizari);

o Directia Impozite si Taxe - Estimare impozite si taxe locale, urmarire incasare; o Directia Planificare Strategica Resurse Financiare - Elaborarea unor scenarii in functie

de alocarile resurselor financiare; o Directia Administrativ Transport – Gestiunea mijloacelor fixe, obiectelor de inventar,

materialelor, gestiunea aprovizionarii, gestiunea intretinerii echipamentelor, gestiunea parcului auto, gestiunea cladirilor si instalatiilor;

o Directia Investitii si Achizitii Publice – Gestiunea investitiilor, definirea si urmarirea planurilor de investitii, reparatii si achizitii pe obiective si surse de finantare, definirea si urmarirea procedurilor de achizitie si contractare, urmarirea contractelor;

o Directia Resurse Umane – Gestiunea personalului si a salarizarii; o Directia Dezvoltare Sisteme informatice pentru Managementul Public – Administrarea si

intretinerea Sistemului Informatic Integrat al PMB Avantajele implementarii acestui sistem sunt:

o Capacitatea de imbunatatire a activitatii PMB, cresterea productivitatii, folosirea judicioasa a resurselor materiale si umane, cunoasterea operativa si detaliata a veniturilor si cheltuielilor cu posibilitati de reducere a costurilor;

o Un proces decizional mai bun si mai rapid care conduce la o eficienta crescuta; o Obtinerea de importante beneficii tehnice si economice ce decurg din cunoasterea

operativa si accesarea usoara a unui volum foarte mare si diversificat de informatii din toate sectoarele de activitate ale PMB;

o Cresterea substantiala a eficientei operationale, reducerea costurile tuturor operatiilor si imbunatatirea profitabilitatii PMB.

2.2. Sistem Informatic pentru realizarea Bancii de Date Urbane a Bucurestiului

Banca de Date Urbane (definita prin HGR 521/1997) reprezinta sistemul informational care are la baza datele din cadastrul imobiliar, edilitar si din alte sectoare de activitate, care servesc la formularea strategiilor globale ale localitatilor, in corelare cu programele de dezvoltare ale administratiei locale, la toate nivelurile. Acest sistem va permite obtinerea informatiilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea curenta a urmatoarelor directii ale PMB:

o Cabinet Primar General o Directia Coordonare Emitere Avize o Directia Generala Juridic Contencios si Legislatie o Directia Relatii Internationale o Serviciul Protectie Civila o Directia Generala de Inspectie si Control General o Directia pentru Cultura o Directia Impozite si Taxe o Directia Dezvoltare Sisteme Informatice pentru Managementul Public o Directia Generala Urbanism si Amenajarea Teritoriului o Serviciul Control Documentatie de Urbanism o Directia Patrimoniu Evidenta Proprietati o Directia de Publicitate Urbana o Directia Generala de Coordonare a Investitiilor si Activitati de Asistemta Medicala,

Invatamint, Sport, Turism o Directia de Generala de Investitii si Achizitii Publice o Directia Generala Utilitati Publice o Directia Generala de Coordonare, Reglementare Infrastructura o Directia Generala de Transporturi, Drumuri si Siguranta Circulatiei o Directia Relatii Publice si Informare o Directia Administrativ Transporturi o Directia Generala de Protectia Mediului si Educatie Eco-Civica o Directia Administratie Publica o Directia Asistenta Sociala o Serviciul de Culte

Avantajele implementarii acestui sistem sunt: o Reducerea timpului de eliberare a certificatelor de urbanism, autorizatiilor de construire,

demolare, partaj; o Controlul circuitului bunurilor imobile, urmarirea evolutiei proprietarilor si inlaturarea

litigiilor asupra proprietatilor imobiliare; o Utilizarea eficienta a patrimoniului imobiliar al consiliului general; o Stabilirea terenurilor neocupate si stabilirea situatiei proprietatilor imobile particulare si

de stat (arie, configuratie, marime, fel constructie etc.); o Determinarea traseelor retelelor subterane si supraterane; o Coordonarea activitatilor de interventie privind lucrarile la retelele edilitare; o Optimizarea traseelor de transport in comun; o Gestionarea eficienta a spatiilor de parcare; o Realizarea unor programe eficiente de investitii in infrastructura urbana, pentru

functionarea eficienta a orasului (retele edilitare, drumuri, comunicatii, centre comerciale, zone industriale, centre de afaceri etc.);

o Oferirea unui suport investitorilor, prin furnizarea informatiilor solicitate pe anumite domenii de interes.

2.3. Sistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice a PMB

Arhiva Electronica a PMB reprezinta sistemul informatic care va transpune in format electronic si va arhiva fondul arhivistic al PMB, documentele de uz curent din activitatea primariei, tipizatele si formularele de uz curent din activitatile diferitelor directii. Totodata acest sistem va permite extragerea datelor utile din toate aceste documente si, dupa caz, folosirea lor in Sistemul Informatic pentru Managementul Documentelor si al Fluxurilor de Lucru. Arhiva Electronica a PMB va permite obtinerea informatiilor reale, concrete, complete, integrate din activitatea curenta a urmatoarelor directii ale PMB:

o Directia Administratie Publica, o Directia Patrimoniu Evidenta Proprietati-Cadastru, o Directia Urbanism si Amenajarea Teritoriului, o Directia Publicitate Urbana, o Directia Utilitati Publice, o Directia Coordonare Reglementare Infrastructura, o Directia Transporturi, Drumuri si Siguranta Circulatiei, o Directia Protectia Mediului, o Directia Juridic, Contencios si Legislatie, o Directia Inspectie si Control General.

Avantajele implementarii acestui sistem sunt: o Asigura accesul persoanelor din cadrul diferitelor directii PMB la informatiile relevante si

necesare luarii deciziilor; o Reduce timpul de cautare a documentelor in arhiva PMB de la cateva zile (cat este in

prezent) la cateva secunde; o Reduce riscul deteriorarii cat si a pierderii documentelor prin eliminarea manipularii

acestora; o Imbunatateste colaborarea angajatilor PMB prin furnizarea unor instrumente de acces in

timp real la documente; o Imbunatateste si usureaza activitatea diferitelor directii PMB in lucrul cu publicul; o Reduce timpul necesar luarii unor decizii operand integrat cu Sistemul Informatic pentru

Managementul Documentelor si al Fluxurilor de Lucru; o Asigura posibilitatea de publicare a diferitelor documente de interes public catre

cetatenii Municipiului Bucuresti in conditii de securitate sporita operand integrat cu Sistemul de Portal;

2.4. Sistem Informatic de Mesagerie Electronica

Sistemul de Mesagerie Electronica reprezinta sistemul informational care asigura platforma software pentru constituirea unui mediu de lucru colaborativ. Sistemul de mesagerie electronica va furniza servicii de e-mail, programari, formulare online, aplicatii necesare pentru colaborare si aplicatii pentru mesagerie, un management centralizat si simplificat al obiectelor si securitatii sistemului. Acest sistem va permite circulatia eficienta a informatilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea curenta a tuturor directiilor PMB. Avantajele implementarii acestui sistem sunt:

o Eficientizarea activitatii de comunicare si colaborare a intregului personal al PMB; o Fiind un sistem unitar si performant de mesagerie va permite schimbul de informatii de

orice tip (text, video, audio), oricind (in orice ora din zi) si de oriunde (indiferent de locatia geografica a utilizatorului, cu cerinte minime de conectivitate - prin Internet sau conectare directa prin telefon mobil sau fix);

o Utilizarea unor politici unitare de acces securizat, formulare tipizate de mesagerie, sisteme de arhivare a mesajelor;

o Usurarea activitatilor cu caracter administrativ, prin centralizare, permitind concentrarea eforturilor utilizatorilor in scopul maririi productivitatii si calitatii serviciilor prestate catre clientii PMB;

o Suport pentru o gama larga de dispozitive si aplicatii destinate modernizarii modului de comunicare in PMB.

2.5. Sistem Informatic de Management al Documentelor si al Fluxurilor de Lucru

Sistemul Informatic de Management al Documentelor si al Fluxurilor de Lucru reprezinta sistemul informational care permite controlul, organizarea, accesul si publicarea informatiilor vitale ale organizatiei intr-un mod rapid, usor si precis. Acest sistem va permite obtinerea informatiilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea curenta a tuturor directiilor PMB. Avantajele implementarii acestui sistem sunt:

o Faciliteaza luarea deciziilor prin punerea la dispozitie a informatiilor relevante, persoanelor care le solicita, atunci cand sunt necesare;

o Imbunatateste colaborarea angajatilor prin furnizarea unor instrumente de acces in comun la date prin intermediul retelelor locale, a retelelor de arie larga sau prin Internet;

o Defineste fluxurile de lucru ale PMB si astfel se poate determina o trasabilitate a acestora si se poate masura eficienta lor;

o Imbunatateste productivitatea si reduce masiv costurile prin eliminarea sau minimizarea timpilor necesari regasirii documentelor sau a refacerii lor;

o Imbunatateste securitatea prin controlul accesului la informatiile critice ; o Permite controlul documentelor implicate in circuitul bunurilor imobile, permite urmarirea

evolutiei proprietarilor si inlaturarea litigiilor asupra proprietatilor imobiliare; o Oferirea unui suport investitorilor, prin furnizarea informatiilor solicitate pe anumite

domenii de interes.

2.6. Sistem Informatic pentru Managementul Relatiei cu Clientii

Sistemul Informatic pentru Managementul Relatiei cu Clientii (Customer Relationship Management) reprezinta sistemul informational care va oferi suportul pentru gestiunea activitatilor care implica relatii cu clientii PMB. Acesta presupune centralizarea informationala a tuturor activitatilor de birou de informatii, registratura, punct de urmarire a gradului de rezolvare a cererilor sau problemelor clientului, programarea audientelor si eliberarea rezultatelor procesarii cererilor sau problemelor clientului. Cerintele detaliate pentru acest sistem presupun realizarea a trei subsisteme specializate:

o Crearea unui Call Center informatizat in cadrul PMB o Informatizarea activitatii operatorilor de la ghiseele unice o Informatizarea activitatii de rezolvare a problemelor clientiilor PMB (externe) sau a

angajatiilor PMB (interne) Acest sistem va permite obtinerea informatilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea curenta care implica relatie cu clientii din cadrul tuturor directiilor PMB. Avantajele implementarii acestui sistem sunt:

o Eficientizarea activitatilor de deservire a cererilor primite de la clientii PMB; o Imbunatatirea calitatii serviciilor prestate de PMB pentru clientii sai; o Reducerea numarului de persoane cu care un client al PMB trebuie sa intre in contact

pentru a obtine informatiile necesare si/sau a-si face cunoscute/rezolvate problemele; o Comunicarea cu clientul pe canale de comunicare multiple (telefon, ghiseu unic, web, e-

mail) la un nivel calitativ superior. Se urmareste ca aceste canale de comunicare sa devina prioritare in relatia cu clientii. In acest fel costurile de comunicare cu clientul se vor reduce semnificativ, iar timpul de raspuns la problemele sesizate va fi sensibil mai mic;

o Realizarea unei imagini mai bune a PMB in relatia cu clientii.

2.7. Pagina de Internet/Intranet a PMB (Portal)

Pagina de Internet/Intranet a PMB reprezinta sistemul informational care va asigura un punct unic de informare pentru toti utilizatorii sistemelor informatice ale PMB, printr-un serviciu de tip portal. Prin sistemul de tip portal, utilizatorii (interni si externi) vor putea accesa resursele Sistemului Informatic Integrat al PMB (servicii si date) intr-un mod unitar si flexibil, pe baza drepturilor de acces conferite. Sistemul va fi compus din din doua subsisteme:

o Pagina Internet a PMB, ce va contine informatii colectate din sistem, actuale si de interes pentru cetateni (clientii PMB) – acces public.

o Pagina Intranet a PMB, ce va contine informatii colectate din sistem, actuale si de interes pentru angajatii PMB – acces restrans.

Acest sistem va permite obtinerea informatilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea curenta din cadrul tuturor directiilor PMB. Avantajele implementarii acestui modul sunt:

o Cresterea productivitatii utilizatorilor prin gruparea punctelor de acces catre resursele sistemului intr-o interfata unitara. Aceasta duce la o adaptare cu minim de efort a utilizatorilor la schimbarea profilului activitatilor acestora (si implicit a drepturilor de access);

o Micsorarea costurilor de implementare si ajustare a sistemului la eventualele schimbari in organigrama PMB si a fiselor de post;

o Posibilitatea utilizatorilor de a-si personaliza in anumite limite modul de vizualizare a resurselor sistemului. Aceasta duce la o eficienta mai mare in modul de accesare si navigare prin resursele sistemului in functie de profilul utilizatorului;

o Stabilirea de drepturilor de acces la resursele sistemului intr-un mod care sa imbine eficienta procesului de implementare al controlului drepturilor de access cu posibilitatea de control a politicilor de access in cel mai inalt grad de detaliere posibila. Aceasta duce la o micsorare a costurilor de configurare a sistemului si adaptare la eventualele schimbari in structura organizatorica a PMB;

o Posibilitatea de a a adauga in viitor noi aplicatii in componenta sistemului si integrarea acestora cu serviciul de portal. Aceasta duce la posibilitatea unor evolutii viitoare ale sistemului si micsorarea costurilor de implementare a acestora;

o Scaderea cheltuielilor de administrare legate de controlul drepturilor de acces in sistem, prin unificarea gestiunii politicilor de acces.

2.8. Securitatea Sistemului Informatic Integrat al PMB

Acest sistem va asigura functionarea Sistemului Informatic Integrat al PMB in conditii de siguranta si securitate, permitand inventarierea si evaluarea riscurilor specifice, minimizarea acestora sau contracararea definitiva, in mod dinamic, prin masuri si mijloace informatice si administrative. Acest sistem, in colaborare cu aplicatiile specifice implementate in celelalte sisteme si completand functionalitatea acestora, va permite administratiei PMB, prin intermediul Directiei de Informatica, sa implementeze si sa administreze urmatoarele functiuni:

o Protectia impotriva virusilor o Protectia impotriva accesului neautorizat sau coruperea datelor atat prin intermediul

retelei locale (Intranet), cit si dinspre Internet sau alte metode de acces de la distanta a Intranetului

o Monitorizara si testarea in mod regulat a evenimentelor care pot afecta securitatea sistemului.

o Administrarea centralizata si eficienta a politicilor de securitate a sistemului pe baza analizei si interpretarii evenimentelor, configurarea si monitorizarea aplicatiilor.

o Interzicerea utilizarii sistemului in alte scopuri (neoficiale, sau care nu au legatura cu activitatea PMB).

o Permisiunea de a utiliza sistemul numai de catre personalul autorizat si a accesului corespunzator la resursele autorizate.

o Autentificarea utilizatorilor din sistem, atunci cand acceseaza statii de lucru sau servere, aplicatii, servicii si resurse informatice disponibile in sistemul informatic, prin metode combinate hardware-software care sporesc gradul de securitate fata de nivelul de baza dat de combinatia “nume utilizator – parola”.

o Comunicarea confidentiala. Atunci cind situatia o cere, transmisia respectiv receptia datelor se va face codificat si in baza unei autentificari prealabile, iar mesajele electronice vor fi codate si insotite de semnatura digitala.

o Controlul accesului utilizatorilor la anumite functionalitati ale sistemului pe baza unor scheme care urmaresc organizarea logica a activitatii PMB

o Interzicerea utilizarii de software neautorizat de catre angajatii PMB o Controlul drepturilor de utilizare a programelor si a numarului de licente.

Acest sistem va asigura securitatea necesara in activitatile informatice ale tuturor directiilor PMB. Avantajele implementarii acestui sistem sunt:

o Reducerea costurilor datorate distrugerii sau folosirii datelor de catre persoane neautorizate sau rau intentionate, prin masuri specifice de prevenire si de combatere;

o Completarea componentelor specifice securitatii informatiei, incorporate in fiecare sistem, subsistem, aplicatie sau modul, cu elemente de ansamblu capabile sa integreze si standardizeze politica de securitate a datelor in cadrul PMB;

o Sistemul de securitate va face parte din strategia generala de securitate aplicata la nivelul intregii institutii PMB, ceea ce va duce la minimizarea eforturilor administrative si la aplicarea unor politici si proceduri coerente si consistente.

2.9. Consultanta pentru implementarea unui Sistem de Management al Calitatii ISO 9001 in PMB

Sistemul de Management al Calitatii reprezinta sistemul prin care se stabileste politica PMB privind calitatea, se conduce si se controleaza organizatia din punct de vedere al calitatii serviciilor oferite clientilor PMB. Acest sistem trebuie sa fie in conformitate cu standardului ISO 9001: 2000. Functionarea Sistemului de Management al Calitatii va consta in:

o Organizarea sistematica bazata pe procedurarea activitatilor; o Tinerea sub control a activitatilor, cu modalitati de verificare a eficientei acestora; o Corectarea deficientelor constatate; o Masuri de prevenire a repetarii neconformitatilor.

Acest sistem va permite obtinerea, prelucrarea si utilizarea informatiilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea curenta a urmatoarelor directii ale PMB:

o Cabinet Primar General o Directia Coordonare Emitere Avize o Directia Juridic – Legislatie o Directia Contencios o Directia Relatii Internationale o Directia Resurse Umane si Protectia Muncii o Directia Control General o Directia Control si Disciplina in Constructii o Directia Dezvoltare Sisteme Informatice pentru Managementul Public o Directia Urbanism si Amenajarea Teritoriului o Directia Urbanism o Directia Autorizare o Serviciul Control Documentatii de Urbanism o Directia Patrimoniu Evidenta Proprietati o Directia de Investitii o Directia de Achizitii Publice o Directia Generala Utilitati Publice o Directia Generala de Coordonare, Reglementare Infrastructura o Directia Generala Transporturi, Drumuri si Siguranta Circulatiei o Directia Relatii Publice si Informare o Directia Administrativ Transporturi o Directia Generala de Protectia Mediului si Educatie Eco – Civica o Directia Administratie Publica o Directia Asistenta Sociala

Implementarea unui Sistem de Management al Calitatii in PMB aduce urmatoarele avantaje: o Eficientizeaza activitatea PMB; o Mareste increderea si gradul de responsabilizare al angajatilor; o Confera prestanta organizatiei fata de parteneri PMB si cetatenii Municipiului Bucuresti; o Procedurile de sistem si procedurile de lucru furnizeaza datele de intrare necesare

implementarii Sistemului Informatic de Management al Documentelor si Fluxurilor de Lucru cerut la capitolul 4.5;

o In urma implementarii Sistemului de Management al Calitatii si auditarii PMB de catre un organism independent de certificare, se va obtine Certificatul ISO 9001;

o Certificatul ISO 9001 reprezinta un argument important in atragerea unor programe de finantare.

2.10. Infrastructura Sistemului Informatic Integrat al PMB

Pentru implementarea si operarea Sistemului Informatic Integrat al PMB este necesara o infrastructura de inalta performanta, fiabila, scalabila si compatibila cu tehnologiile folosite in aplicatii. Sistemul integrat va functiona pe echipamente de calcul structurate intr-o arhitectura tehnica pe trei nivele:

o Serverul central tip cluster pentru baza de date folosind tehnologia RISC/UNIX o Servere de aplicatii folosind tehnologia CISC/Microsoft Windows 2000 Server. o Statii de lucru, statii grafice si laptopuri folosind tehnologia CISC/Microsoft Windows

2000 Professional. Sistemul integrat va functiona pe o infrastructura de comunicatii care include urmatoarele subsisteme:

o Echipamente active de retea de mare performanta si fiabilitate o Reteaua structurata de date/voce o Centrala telefonica de ultima tehnologie

Pentru supravegherea functionarii in bune conditii a intregului ansamblu se cere si furnizarea unui sistem informatic pentru administrarea si monitorizarea intregii infrastructuri informatice, sistem prin care se va putea supraveghea buna functionare a tuturor echipamentelor. De asemenea pentru a se asigura conditiile unui mediu de lucru ergonomic conform standardelor privind protectiei muncii din Romania si Comunitatea Europeana se cere si furnizarea mobilierului necesar angajatilor PMB (birou si scaun). Se cere totodata si furnizarea de echipamente de imprimare laser performante si fiabile, scannere si alte periferice. Aceasta infrastructura va oferi suportul tehnic pentru obtinerea si prelucrarea informatiilor reale, corecte, complete, integrate din activitatea tuturor directiilor PMB. Avantajele implementarii acestei infrastructuri sunt:

o Reducerea costurilor legate de administrarea si intretinerea infrastructurii hardware, prin eliberarea de resurse umane si financiare destinate acestor activitati si redistribuirea lor in scopul maririi productivitatii si calitatii seviciilor prestate de PMB catre populatie;

o Infrastructura ceruta este modulara si scalabila, astfel incit va permite adaugarea de noi functionalitati structurii implementate (scalabilitate pe orizontala) cit si extinderea numarului de utilizatori, imbunatatirea conectivitatii, compatibilitatea cu tehnologiile ce se prefigureaza in viitorul apropiat (scalabilitate pe verticala si protectia investitiei);

o Prin intermediul facilitatilor la nivel hardware si prin facilitatile oferite de sistemul de operare UNIX, sistemul central va raspunde celor mai severe deziderate privind disponibilitatea si scalabilitatea. Posibilitatea de a conecta pana la 8 asemenea sisteme impreuna, avand fiecare pana la 4 procesoare, ofera avantajul ca PMB sa poata privi linistit in viitor, avand toate garantiile ca investitia sa initiala este protejata;

o Sistemul central de tip cluster, cu posibilitatea de comutare automata intre membrii clusterului in cazul unei proaste functionari a oricaruia dintre acestia, asigura o functionare de tipul 24x7x365, adica fara opriri din functionare;

o Sistemul central de tip cluster va avea fiecare componenta functionala dublata eliminind necesitatea de a opri sistemul in vederea depanarii (no single point of failure), adica fara opriri din functionare;

o Echipamentele active de retea ofera avantajele unei infrastructuri de transmisii de date de mare viteza si cu garantarea calitatii serviciilor furnizate, cu disponibilitate de 99,999% pentru serviciile critice (accesul rapid si in siguranta la informatiile distribuite in Intranet si Internet);

o Reteaua de comunicatii ofera avantajele unei solutii de cablare structurata date/voce cu o durata de viata garantata de minim 20 de ani;

o Initial reteaua de comunicatii va acoperii spatiile ocupate in momentul de fata de catre PMB dar echipamentele cerute vor permite in viitor si conectarea altor zone;

o Centrala telefonica ofera avantajul unui flux mare de comunicatii intern si extern;

o Sistemul integrat de administrarea si monitorizare a intregii infrastructuri informatice ofera avantajul unei administrarea si monitorizare usoare a resurselor hardware si software (gestionarea modului de folosire a licentelor, automatizarea instalarii de aplicatii), cu costuri de intretinere mici si consum redus de resurse umane;

o Mobilierul ergonomic va creste gradul de protectie si confort si, implicit, eficienta angajatiilor PMB;

o Imprimantele laser vor produce documente de o calitate superioara si in timp redus ceea ce va contribui la satisfactia clientilor PMB.

3. Cerinte Generale

1. Se cere furnizarea Sistemului Informatic Integrat al PMB de catre un unic integrator de sistem care va acoperi toata gama de servicii uzuale pentru acest tip de proiecte complexe, precum si altele care pot fi prestate in urma unor necesitati speciale formulate de PMB.

2. In continuare, prin termenul de “ofertant” se intelege fie integratorul de sistem, fie subcontractorii (executantii) acestuia, in cazul in care anumite activitati necesare implementarii sistemului sunt prestate de firme subcontractate de integrator. Se cere ca integratorul de sistem sa aiba certificare ISO 9001. De asemenea, toti subcontractorii trebuie sa fie prezentati in oferta si sa aiba minim certificare ISO 9002.

3. Managementul de proiect si implementarea solutiei, trebuie sa fie garantate de experienta acumulata de integrator in implementarea unor sisteme informatice integrate in Romania. Se cere obligatoriu existenta a minim 2 referinte in Romania cu implementari de succes a unor sisteme informatice similare.

4. Se vor prezenta de catre ofertant: 4.1. Procedurile de lucru pe care ofertantul le va utiliza in timpul implementarii; 4.2. Modul in care isi va organiza echipa de implementare (numar de specialisti, sarcina fiecarui membru al echipei, pregatirea profesionala si CV pentru fiecare membru din echipa) 4.3. Cerinte privind organizarea echipei PMB (componenta necesara, sarcinile membrilor echipei); 4.4. Graficul de executie a lucrarilor de implementare, cu punerea in evidenta a fazelor acestora, a livrabilelor si a punctelor de interactiune cu PMB; 4.5. Costurile de implementare vor trebui detaliate pe fiecare etapa si prezentarea unui sumar al acestora in final; 4.6. Modul de lucru prin care se asigura respectarea prevederilor de calitate; 4.7. Modul in care proiectul va fi masurat, monitorizat, contabilizat si asigurat pe durata implementarii sale; 4.8. Modul in care modificarile si problemele vor fi identificate si raportate, 4.9. Continutul, formatul, modul de semnare si de inspectare/examinare si responsabilitatile pentru fiecare livrare; 4.10. Cerinte privind importul de date: pregatirea datelor in formatul necesar, verificarea coerentei si consistentei acestora; 4.11. Modul in care se definesc criteriile de acceptanta; 4.12. Modul in care se aproba fazele de lucru; 4.13. Modul in care se evalueaza implementarea.

5. De asemenea, in mod standard vor trebui incluse toata gama de cursuri de utilizare si administrare in limba romana a tuturor componentelor sistemului, precum si cursuri de administrare si utilizare pentru aplicatiile de baza si cele dezvoltate de ofertant.

6. Se va prezenta de catre ofertant un program de scolarizare interfatat si programat in functie de perioadele de implementare si instalare a sistemului. In acest program trebuie evidentiate urmatoarele aspecte: 6.1. Aria de functionalitate din cadrul sistemului cuprinsa in cadrul fiecarei faze de scolarizare 6.2. Categoria de utilizatori din cadrul fiecarei faze de scolarizare 6.3. Numarul de utilizatori care participa la curs 6.4. Perioada fiecarei faze de scolarizare (numarul de zile) 6.5. Structura fiecarei faze de scolarizare 6.6. Cunostinte suplimentare pentru fiecare faza de scolarizare 6.7. Cunostinte minime pentru fiecare faza de scolarizare 6.8. Cunostinte suplimentare pentru fiecare categorie de utilizatori (daca este cazul) 6.9. Precizarea locului de curs pentru fiecare faza de scolarizare, incluzand necesarul de resurse hardware destinate cursarii specialistilor din PMB 6.10. Asigurarea suportului de curs in limba romana (sau engleza pentru cursurile certificate ale producatorilor aplicatiilor de baza) pentru fiecare faza de scolarizare.

6.11. Acordarea personalului de specialitate al beneficiarului, dupa scolarizare, de certificate de instruire pentru sistemul oferit. 6.12. PMB va desemna persoanele ce trebuie scolarizate in concordanta cu planul de scolarizare.

7. In masura posibilului fiecare subsistem trebuie sa fie astfel conceput incat sa permita PMB sa renunte, eventual, la achizitia lui cu implicatii minime asupra functionalitatii celorlalte sisteme. Este preferata esalonarea unor predari partiale, de comun acord cu PMB.

8. Ofertantul trebuie sa prezinte un pret total pentru fiecare subsistem, precum si preturi defalcate pentru fiecare din livrabilele si serviciile cerute care sa poata constitui baza de calcul pentru livrarea unor cantitati suplimentare. Ofertantul trebuie sa prezinte o cotatie de preturi exprimate om/zi care sa poata constitui baza de calcul pentru dezvoltarile ulterioare (extensii si modificari).

9. Se cere sa se prezinte (cu descrierea functionalitatii) si sa coteze eventualele aplicatii optionale (separat fata de oferta de baza), pentru a se analiza posibilitatea includerii acestora in etapele de dezvoltare ulterioare ale sistemului.

10. PMB este constienta de existenta unor deficiente ale structurii actuale de procese organizationale ce nu se pot rezolva prin simpla suprapunere a unui sistem informatic peste aceasta structura. Pornind de la aceste considerente se solicita, optional, o oferta de consultanta pentru un proiect de Business Process Reengineering la nivelul PMB, care sa acopere urmatoarele aspecte: 10.1. Asistenta in schimbarea culturii organizationale 10.2. Training privind identificarea si reproiectarea proceselor 10.3. Asistenta in reproiectarea efectiva a proceselor, testarea si integrarea acestora, inclusiv la preluarea in sistemul informatic 10.4. Asistenta in institutionalizarea proceselor reproiectate.