SISTEM INFORMATICDate şi informaţii necesare pentru fundamentarea deciziilorDatele reprezintă atribute cantitative sau calitative ale unei variabile sau mulţimi devariabile. Datele sunt în general rezultatul unor măsurători şi pot constitui o bază pentrucrearea de grafice, imagini sau observaţii cu privire la o mulţime de variabile.Pentru a deveni informaţii, datele privitoare la obiectul de activitate respectiv trebuieprelucrate în concordanţă cu cerinţele informaţionale. Acest lucru presupune culegereadatelor de la diverse surse, prelucrarea propriu-zisă şi distribuirea rezultatelorprelucrării (informaţiile) către locul unde sunt solicitate. În consecinţă, obiectivulprelucrării datelor constă în convertirea datelor în informaţii care să stea la baza luăriideciziilor.Diferenţele principale între date şi informaţii sunt:- datele reprezintă atribute primare colectate din diverse locuri, nedefinite sauneorganizate într-o formă care să stea la baza luării deciziilor;- informaţiile sunt mesaje obţinute prin prelucrarea datelor, aceste mesaje trebuie să fieconcise, actuale, complete şi clare, astfel încât să răspundă cerinţelor informaţionale înscopul cărora au fost prelucrate datele.Astăzi datele sunt prelucrate, de regulă, automat, prin folosirea unor echipamenteelectronice de prelucrare automată a datelor (sisteme cunoscute generic sub denumireaSPAD – Sistem de Prelucrare Automată a Datelor).A. Introducerea datelor – reprezintă, în principal, procesul de culegere, verificare, codificare şi transmitere a datelor B. Prelucrarea datelor – poate presupune diverse activităţi de clasificare, sortare, efectuare de calcule aritmetico-logice, arhivare selectivă a datelor şi rezultatelor prelucrării, în vederea regăsirii şi prelucrării ulterioare a acestora. C. Extragerea informaţiilor – are de regulă trei etape: - regăsirea rezultatelor din memorie - decodificarea rezultatelor şi prezentarea într-o formă accesibilă utilizatorului - transmiterea informaţiilor la locul solicitat de către utilizator (distribuirea). D. Mecanismul de reglare (feedback) Informaţiile obţinute în urma prelucrării pot corespunde cerinţelor sau nu; în acest sens poate avea loc o evaluare a rezultatelor prelucrării în funcţie de care se vor efectua o serie de modificări în faza de introducere sau de prelucrare a datelor. Se poate considera că această fază are rolul unui mecanism de feedback ce relgează buna funcţionare a sistemului, conferindu-i caracterul unui sistem cibernetic.2. Sistemul informaţional şi sistemul informatic 2.1 Sistem informaţional Un sistem informaţional se poate defini ca fiind ansamblul de elemente implicate în procesul de colectare, de transmisie, prelucrare de informaţie, informaţiei revenindu-i rolul central din sistem. În cadrul sistemului informaţional se regăsesc : informaţia vehiculată, documentele purtătoare de informaţii, personalul, mijloace de comunicare, sistemele de prelucrare (de regulă, automată) a informaţiei, etc. Printre posibilele activităţi desfăşurate în cadrul acestui sistem, pot fi enumerate : achiziţia de informaţii din sistemul de bază, completarea documentelor şi transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea datelor, etc. În sensul cel mai larg, un sistem informaţional se referă la diversele interacţiuni dintre oameni, procese, date şi tehnologii; astfel, termenul nu se referă numai la aspectele legate de TIC pe care o organizaţie le utilizează, cât şi la modul în care oamenii interacţionează cu tehnologia în scopul de a oferi suport pentru procesele de afacere. Sistemul informaţional reprezintă un ansamblu de fluxuri şi circuite informaţionale organizate într-o concepţie unitară. În orice domeniu de activitatea economică sau socială, există un flux informaţional pe baza căruia se desfăşoară orice activitate. La nivelul unui agent economic, sistemul informaţional asigură legătura dintre sistemul decizional şi cel operaţional (sistem de conducere şi sistem de execuţie); astfel, funcţionarea sistemului informaţional presupune desfăşurarea următoarelor activităţi: - introducerea datelor cu privire la sistemul operaţional - prelucrarea datelor în scopul asigurării de informaţii utile în procesul de decizie - obţinerea informaţiilor solicitate, ca apoi să se adopte decizii ce vor fi transmise sistemului operaţional - efectuarea controlului şi urmăririi respectării deciziilor.

2.2 Sistemul informatic În cadrul unui sistem informaţional, majoritatea activităţilor se pot desfăşura cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare şi apoi rezultatul poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare. Transferul se poate face şi el pe cale electronică prin intermediul unei reţele de calculatoare. Ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de prelucrare şi transmitere a datelor pe cale electronică alcătuiesc un sistem informatic. Într-un sistem informatic pot intra: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, componente hardware şi software, datele prelucrate, personalul ce exploatează tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc. Raportul sistem informaţional-sistem informatic: sistemul informaţional include în cadrul său sistemul informatic, acesta din urmă fiind o componentă esenţială a primului. Trebuie reţinut faptul că sistemul informaţional nu trebuie confundat sau suprapus complet cu sistemul informatic. În general, sistemul informatic se interpune între sistemul decizional şi cel operaţional ca şi în figura 2. Sistemul informatic este un ansamblu structurat de proceduri şi echipamente electronice care permit prelucrarea automată a datelor şi obţinerea de informaţii.

2.3 Componentele unui sistem informatic Un sistem informatic include următoarele componente: - cadrul organizatoric al firmei şi datele vehiculate în sistemul informaţional corespunzătoare activităţilor desfăşurate; - resursele umane (beneficiarii sistemului cât şi personalul de specialitate care îl proiectează/implementează) - metode şi tehnici de proiectare a sistemelor informatice - echipamente hardware pentru stocarea şi prelucrarea datelor. - programele software folosite pentru realizarea obiectivelor sistemului informatics

ierarhia firmei respective, rezultând impactul major al informaţiei de calitate aflate la locul şi la timpul potrivit. Modelarea reprezintă zbaterea permanentă spre înţelegerea fenomenelor şi tendinţa de creare, explicare a unui model valabil. Alegerea constă în selectarea soluţiei optime aplicabilă prin suma cunoştinţelor dobândite în urma procesului de modelare, materializată printr-o mulţime de modele şi criterii de aplicabilitate. Este obligatorie delimitarea informaţiilor după forma de exprimare, prezentându-se sub formă analogică, cantitativă şi calitativă. Informaţia este privită sub trei aspecte: semantic, sintactic şi pragmatic. Aspectul semantic al informaţiei se referă la semnificaţia pe care o are aceasta pentru elementul care recepţionează. Latura sintactică reliefează măsura în care semnele ce compun.

ORGANIZAREA ŞI FUNCŢIONAREA UNUI SISTEM INFORMATIC FINANCIAR-CONTABIL

1.1. Informaţia resursă strategică a agentului economic Experienţa mondială a demonstrat că principalii factori care condiţionează obţinerea succeselor economice sau de altă natură şi care separă, după performanţele lor, ţări, ramuri de activitate, societăţi comerciale şi alte organisme sunt în principal managementul, tehnologiile şi capacitatea de a folosi inteligent resursele informaţionale şi umane. Noţiunea de informaţie este vastă şi se întâlneşte în absolut toate domeniile activităţii umane şi în univers. Nici un sistem natural sau social nu este posibil a exista fără un schimb de informaţii, atât în interiorul sistemului, între componentele acestuia dar şi între sistemul respectiv şi alte organisme externe. Convieţuirea în “revoluţia informaţiei” constă în abilitatea de a accesa şi a gestiona toate cele necesare vieţii de zi cu zi. Informaţia este considerată o “resursă a resurselor” fiind inepuizabilă, dar are un caracter perisabil. Degradarea informaţiei în timp este influenţată de cel puţin doi factori: fizic (pierdere, eroziune, distrugere); moral datorat mediului informaţional deosebit de dinamic. Pentru un anumit sistem 6 (economic, tehnic, fizic, biologic), informaţia reprezintă un mesaj cu caracter de noutate despre evenimentele trecute, prezente, sau care vor avea loc, atât în interiorul sistemului cât şi în exteriorul acestuia. Informaţia este reprezentată printr-un simbol sau grup de simboluri (mesaje verbale, scrise sau semnale de natură tehnică, fizică ) cu ajutorul cărora se comunică date referitoare la anumite evenimente, stări, acţiuni ale sistemului considerat. Plasarea într-un moment al evoluţiei socio-economice în care epuizarea, într-o anume măsură, a resurselor naturale corelată cu ampla competitivitate mondială a diferitelor entităţi organizaţionale şi cu restricţiile impuse de reconsiderările industriale, constituie “sfidări în eforturile creative ale şcolilor informaţionale”1 . Specificul informaţiei este că aceasta reprezintă o “materie primă” cu totul specială deoarece se poate folosi o anumită cantitate, fără că “izvorul” ei să se diminueze. Stocul de informaţii nu este administrat după reguli obişnuite apărând o problemă legată de proprietarul acesteia care se poate determina cu exactitate la nivelul organizaţiei într-un anumit interval de timp. Orice metodă de concepţie a unui sistem informatic trebuie să urmărească factori de natură tehnică şi social–economici. În domeniul tehnic, metoda trebuie să permită desfăşurarea activităţilor în timp real, utilizând bazele de date corelat cu instrumente microinformatice existente sau atrase pentru un anumit proiect. În domeniul social– economic metoda trebuie să se integreze obiectivelor unei game de unităţi care să urmărească descentralizarea deciziilor operative; simplificarea sarcinilor la nivelul posturilor de lucru; asigurarea securităţii şi a confidenţialităţii; ameliorarea proceselor de gestiune, toate acestea prin maximizarea supervizării la diferite nivele adaptându-se tehnic, comercial şi structural prin fuziune, extindere, etc.2 Metoda folosită trebuie să asocieze eficient aspecte organizaţionale şi informatice, care să urmărească facilitatea creşterii calităţii relaţiilor între utilizatori şi informaticieni. Aceasta trebuie să fie un mijloc comun de studiu, de concepţie, de dialog, de formalizare a deciziilor şi de control preventiv, pe scurt, să fie un mijloc precis şi eficace dar fără a fi rigid pentru a fi acceptat în cadrul unui organism economic. Percepţia informaţiei în literatura de specialitate este: “informaţia reprezintă un element generic al procesului de cunoaştere şi reprezentare a realităţii, precum şi a celui de concepţie şi de comunicare, inerente acţiunii umane, la scara societăţii–în general - şi a organizaţiilor – în particular”

Caracterul multidimensional al informaţiei impune considerarea regulilor de sistem, în caz contrar evaluarea acesteia nu are şanse de reuşită. Caracteristicile informaţiei sunt influenţate de gradul de subiectivitate - obiectivitate, referindu-mă în acest caz la dependenţa acesteia de utilizator, de intervalul de timp de referinţă, dar şi la aspectele calitative şi cantitative, cu exemplificarea clasică “informaţia contabilă”. Informaţiei trebuie să i se asocieze o valoare de utilitate, respectiv speranţa de economie, calculată prin diferenţa realizată între efectele unei decizii promovate prin şi fără elementul “cunoaştere”. Valoarea de utilitate a unei informaţii este strict dependentă de deprecierea fizică dar şi morală care este prioritară. Informaţia este supusă unui risc ridicat de degradare, indus de acţiunile de producere şi difuzare rezultate din interacţionarea multiplă şi complexă cu suma informaţiilor dintrun mediu. Consider că trebuie să existe o permanentă revigorare şi reîmprospătare a informaţiei prin executarea procesului de prelucrare într-un anumit context spaţial şi temporal, de către utilizatori. Este importantă atitudinea receptorilor faţă de restricţiile impuse de producerea, transmiterea şi nu în ultimul rând captarea informaţiilor. În cazul unităţilor economice, existenţa unui volum foarte mare de informaţie a condus la diferite clasificări. După situarea în timp informaţiile pot fi: active, pasive şi previzionale. Consecinţe ale “existenţei informaţiei” apar în domeniul analizei şi sintezei. Pe baza analizei se generează o multitudine de alte informaţii “subordonate”. Sinteza realizează asamblarea mai multor informaţii pentru a obţine o “materie primă superioară”. Ambele activităţi nu pot exista decât într-un mediu deosebit de dinamic, în care coexistă două tipuri de “personaje” neînlocuibile: emitenţii şi beneficiarii. În orice sistem, indiferent de natură, între componentele acestuia şi/sau între

sisteme, informaţiile iau naştere în mod obiectiv, determinist sau aleator. Locul de naştere al informaţiilor se numeşte sursă, iar zona unde acestea ajung se numeşte receptor. De la sursă până la receptor, informaţia circulă prin canale de comunicaţie. Rezultă că informaţia trebuie definită în strânsă legătură cu aceste trei noţiuni. În sfera activităţilor social-economice, producerea, circulaţia şi utilizarea informaţiei reprezintă un proces conştient, dirijat de legile specifice procesului informaţional stabilite şi modificate conform cerinţelor cunoaşterii şi managementului activităţilor respective. Dificultăţile de analiză a informaţiei apar din faptul că limbajele şi fazele care rezultă din utilizarea lui pot da naştere unui sistem imbricat. În acest sens, H.A. Simon, laureat al Premiului Nobel, prezintă cele trei aspecte ale procesului decizional : inteligenţa, modelarea şi alegerea, faze în care informaţia deţine rolul primordial. În faza “inteligenţă” se remarcă conştientizarea influenţei informaţiei asupra obiectivelor urmărite de agentul economic, proces modelat funcţie de