Sistec 2013 SOLUŢII PENTRU MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR FIZICE ŞI ELECTRONICE

FĂRĂ HÂRTIE SAU MAI PUŢINĂ HÂRTIE?

Agenda

Despre noi Viziunea Factori cheie Cât şi cum păstrăm documentele? Rolul dinamic al externalizării De ce documente electronice? Organizarea informaţiei Concluzii

Despre Sistec Integrator de sisteme IT - gamă completă de

soluţii software, hardware şi servicii Infiinţată în 1994, avand peste 190 de angajaţi 6 linii de business:

Soluţii Software Reţea Naţională de Service Hosting şi Servicii IT Infrastructură şi Securitate Arhivare fizică şi distrugere securizată Scanare şi Digitizare

Localizare: sediul central în Bucureşti, un centru regional în Cluj Napoca şi 27 centre în principalele oraşe ale ţării

Cifra de afaceri: peste 6 mil. Euro

Viziunea 1975 - Prima predicţie despre un birou

informatizat

1980 - mitul “Biroului fără hârtie” devine un trend majorCoincide cu:

apariţia calculatoarelor personale

dorinţa ca toate documentele să fie procesate electronic

speranţa că hârtia ar deveni irelevantă

Dar a dispărut hârtia?

15.2 trilioane de pagini au fost printate în întreaga lume în anul 2006 Lyra Research 2008

53.0 trilioane de pagini estimate au fost printate în întreaga lume în 2010 HP Study

Nici pe departe:

Consumul de hârtie este în continuare în creştere.

Hârtia continuă să predomine în activităţi care implică cunoştinţe, lectură şi colaborare.

Viziunea unui birou fără hârtie apare din ce în ce mai mult ca o iluzie.

Concluzia

Noi nu ne îndreptăm spre procese care folosesc mai puţină hârtie ci mai degrabă spre procese care păstrează mai puţină hârtie”

The Myth of the Paperless Office, Abigail J. Sellen and Richard H.R. Harper, MIT Press: Cambridge, MA. 2002

Factori cheie

Organizatiile cheltuiesc, în medie, 20 $ în muncă să depună un document, 120 $ în muncă să regăsească un document arhivat şi 220 $ în muncă pentru a reproduce un document pierdut.

Ciclul de viata al

documentelor

Printare

Copiere

Captura

Conversie

Extragere

Distributie

Peste 90% din comunicarea cu clienţii se realizează prin documente1

Documentele ocupă până la 40% din munca fizică efectivă2

30% - 40% din fiecare zi este utilizată pentru a localiza informaţii

70% din ‘experienţă’ este pierdută când un angajat pleacă

Un document este copiat (durata de viaţă), în medie, de 9 până la 11 ori* Coopers & Lybrand 2008 (now PricewaterhouseCoopers)1 Gartner Group2 CAPV

Documentul are viaţă

În medie un angajat administrativ crează în jur de 10 kg de hârtie/luna.

Aceasta înseamnă că o companie cu 10 angajaţi va avea 1.2 tone arhivă/an.

Ce facem cu aceste documente ale companiei?

Există un ciclu de viaţă al documentelor si legislaţie

care reglementează regimul documentelor.

De ce să nu aruncăm documentul?

Legea Arhivelor Naţionale prevede că “documentele create de instituţiile publice sunt izvoare istorice, au protecţie specială şi alcătuiesc Fondul Arhivistic al României”.

Creare documen

t

Arhivare fizică

Inventariere,

constituire

arhivă

Arhivare electroni

că

Selecţionare şi

distrugere

Cât păstrăm documentele?

Durata de viaţă a documentelor este reglementată de Legea Contabilităţii 89/1991:

Actele contabile – 10 ani; Ştate de salarii – 50 ani; Registrele de contabilitate şi documente

justificative – 5 ani; Documentele financiar-contabile care atestă

provenienţa unor bunuri – peste 10 ani.

Documentele ajunse la sfârşitul perioadei de păstrare se pot selecţiona pentru a fi distruse securizat. Lucrarea se depune la Arhivele Nationale iar după aprobarea acesteia, documentele se pot distruge securizat.

Cum păstrăm documentele?

Arhivarea documentelor se face în conformitate cu prevederile legale şi cu următoarele reguli generale:

se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

sunt necesare rafturi metalice cu vopsea incombustibilă;

rafturile se amplasează perpendicular pe sursa naturală de lumină iar iluminatul artificial se va amplasa pe culoarul dintre rafturi;

temperatura şi umiditatea în depozitele de documente va fi între 15-25°C şi 40-65%; Acestea trebuiesc citite şi consemnate zilnic;

dezinsecţia şi deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani.

Distrugerea documentelor

Sunt 2 feluri de distrugere de documente:

Arhiva curentă a unei companii a cărei “distrugere sau degradare, constituie infracţiune şi se pedepseste conform prevederilor Codului penal” - Legea 16/1996, Art. 27.

Se recomandă distrugerea securizată a documentelor după obţinerea avizului pe “lucrarea de selectionare”

Distrugerea securizată a documentelor de lucru care conţin informaţii confidenţiale. Acestă operaţiune se poate face imediat pentru a nu incarca arhiva cu documente.

Distrugerea Reisswolf are un flux controlat, documentele se transporta în containere închise, iar distrugerea se face mecanic. Se eliberează certificat de distrugere la final.

Rolul dinamic al externalizării Organizaţiile din întreaga lume fac o analiză

asupra procesului de transformare al afacerilor.

Analiza evidenţiază modul prin care acestea execută toate operaţiunile şi procesele interne.

Scopul este de a minimiza riscul şi de a realiza o mai mare eficienţă şi rentabilitate.

“Scopul externalizării nu se referă la mutarea de locuri de muncă", un executiv de telecomunicaţii a spus în Business Week. "Este vorba despre flexibilitatea de a aloca resurse la locul şi la momentul potrivit”

De ce externalizare?

’Candidaţi’ pentru externalizare:

Elementele din procese care

nu sunt o parte integrantă a competenţelor de bază.

Există un câştig de beneficii clare care urmează să fie reflectate în ceea ce priveşte eficienţa, productivitatea şi eficacitatea organizaţională.

Competenţe strategice de bază: permit organizatiilor să furnizeze o valoare unică clientului şi să creeze un avantaj competitiv durabil.

Avantajele externalizării

25% din documentele scanate sunt fotocopiate înainte de scanare

Doar 38% din documentele generate pe hârtie sunt scanate şi arhivate electronic

Doar 31% din documente sunt distruse după scanare, iar 32% sunt arhivate off-site

Externalizarea îmbunătăţeste vizibil timpul şi procesele de lucru

30% din organizaţii folosesc servicii externalizate

46% din utilizatorii de servicii de scanare şi arhivare externalizate au raportat reduceri de costuri în decurs de 12 luni

…dezavantajul proceselor actuale

* AIIM.ORG White Paper 2011 - Doug Miles, Director of the AIIM Market Intelligence Division

Recomandăm externalizarea deoarece:

Responsabilitatea asupra păstrării şi integritaţii arhivei este a companiei care o preia;

Este mai eficient cu cel putin 40%; Nu există riscul pierderii informaţiei

odată cu plecarea “arhivarului” companiei; Arhiva este inventariată periodic şi

grupată pe departamentele creatoare de documente;

Toate documentele expirate se pot vedea în aplicaţia proprietară;

Vizualizarea arhivei se poate face ierarhic;

Lucrările se pot efectua la locaţia prestatorului sau la sediul clientului.

Externalizarea arhivei fizice

Tipuri de documenteDocumente structurate:

Formulare bancare

Ordine de plată

Formulare pentru examen

Formulare de card

Studii de piaţă

Formulare de transfer

Documente nestructurate:

Documente poştale CV-uri Înregistrări Contracte Plângeri Corespondenţă Înregistrări medicale

Documente semi-structurate:

Facturi furnizori Achiziţii Cecuri Formulare de curier Note de livrare Deplasare & cheltuieli

Procesăm toate tipurile de documente existente

De ce documente electronice?

Hârtia este scumpă

Gestionarea informaţiilor stocate pe hârtie este un coşmar

Hârtia reprezintă un risc de securitate şi reglementare

Informaţiile pe hârtie tind să fie uşor de pierdut

Hârtia este o resursă finită

Procesul de digitizare

• OCR/OMR/IMR• Conversia fişierelor• Indexare manuală

• Identificare coduri de bare• Extragerea datelor

• Control de calitate• Export imagini şi

metadate• Creare rapoarte şi jurnale• Reasamblare documente• Trimitere spre arhivare

fizică

• Scanarea paginilor• Asigurarea calităţii

imaginilor• Curăţire şi îmbunătăţire

imagini• Etichetare rescan-uri

• Recepţie documente• Extragerea şi numărarea

paginilor• Clasificare şi ordonare

manuală• Creare loturi de documente

RecepţiePregătire

CapturăScanare

ConversieIndexare

Reasamblare

Export

Scanarea către arhiva se mută în zona capturii către proces

Organizarea informatiei

Imbunătăţirea şi

optimizarea

proceselor

Securitatea şi

accesibilitatea

informatiilor

Optimizarea timpului de acces la informaţii

Îmbunătăţirea

capacităţii de

adaptare la incidente

Reducerea consumului de hârtie şi

copiere

Productivitate

Reglementare

Servicii clienţi

Continuitate Mediu

Cunoştinţele dobandite ale unei organizatii necesită ca informaţiile ce se regăsesc în documente să fie structurate

într-un sistem organizaţional bine pus la punct.

De ce să lucrăm împreună ?

Primul furnizor de

‘process as a service’ din

România

Flexibilitate

CAPEX > OPEX

Experienţă şi

competenţe

Control transparen

t al costurilor

Metodologie şi

procese

Parteneri dedicaţi

VĂ MULŢUMIM!

adrian.simion@sistec.ro 0745 45 44 33

Pentru detalii suplimentare vă rugăm să contactaţi: