BIBLIOTECA AGENŢIEI NAŢIONALE PENTRU OCUPAREA FORŢEI DE MUNCĂ 1

CE ESTE SCRISOAREA DE INTENŢIE?

Scrisoarea de intenţie care îţi însoţeşte CV-ul în căutarea unei slujbe este primul lucru pe care potenţialul angajator îl vede – prima ta impresie asupra lui. Categoric trebuie să „investeşti” în scrisoarea de intenţie anumite calităţi, astfel încât să facă o bună impresie asupra angajatorului în ceea ce te priveşte. O scrisoare de intenţie profesionistă şi inteligentă îţi va aduce aprobarea persoanei care o citeşte.

CUM SĂ SCRII O SCRISOARE DE INTENŢIE?

Scrisoarea de intenţie este scurtă (200-250 de cuvinte) şi are o structură destul de rigidă. Obiectivul ei este de a prezenta CV-ul, de a atrage atenţia asupra unor aspecte ale activităţii tale, care te pot ajuta în procesul de angajare sau admitere şi care nu sunt puse în cea mai bună lumina în CV.

Pe scurt, rolul ei este de a răspunde la următoarea întrebare a intervievatorului: “De ce să angajez această persoană?”.

O menţiune aici. Pentru început află numele corect al persoanei care citeşte scrisoarea şi îţi vei servi bine cauza. Asigură-te că ai scris numele şi funcţia corect (fără greşeli de ortografie), deoarece cea mai mică scăpare din vedere aici poate face o mare diferenţă. Oamenii sunt foarte sensibili în ce priveşte numele şi funcţia lor. În scrisoare adresează-te formal persoanei, cu Dl sau Dna sau orice este potrivit - nu uita de Dr. sau Profesor unde este necesar.

Paginaţie. Design-ul unei scrisori de intenţie este acela al unei scrisori: adresa ta şi datele de contact sunt sub numele tău în coltul din dreapta sus al paginii. Sub ele, aliniate la stânga scrie numele, funcţia, organizaţia şi adresa persoanei careia îi scrii. E mai bine dacă ştii numele persoanei care va citi scrisoarea ta.

În cazul acesta poţi să i te adresezi direct. Dacă

nu ştii numele, un e-mail sau un pic de “săpat pe net” sau un telefon ar putea să te ajute să afli acel nume, în cazul în care nu este menţionat un anunţ oficial. Sub adresa destinatarului, aliniat la dreapta, scrie data la care trimiţi scrisoarea. E bine să scrii numele lunii şi să foloseşti 4 cifre pentru an. Eventual poţi să pui în faţa datei şi localitatea – de exemplu: Chişinău, 26 iulie 2010.

Dacă ştii numele destinatarului, începe cu Stimate domnule, doamna urmat de numele de familie al destinatarului, urmat de virgule. In acest caz ar trebui să închei scrisoarea cu fraza “Cu respect”.

Dacă nu ştii numele, începe cu “Stimate Domn” sau “Stimată Doamnă” şi încheie cu “Cu consideraţie”. Nu începe următorul paragraf cu litera mare pentru că, de fapt, urmează după virgule.

Structura. Ideal ar fi ca o scrisoare de intenţie să nu aibă mai mult de patru paragrafe.

Obiectivul primului paragraf este să explice pentru ce poziţie aplici şi cum ai auzit de acea oportunitate.

Al doilea paragraf ar trebui să enunţe abilităţile şi calificările tale care te fac persoană potrivită pentru poziţia la care ai aplicat. Citeşte cu atenţie anunţul, identifică cerinţele şi vezi cum se potrivesc aptitudinile tale cu cele cerute. Nu te limita doar la a spune ca ai anumite calităţi. Demonstrează-le. Ideal ar fi să începi de la experienţa ta şi să arăţi cum ai dezvoltat acele calităţi.

La fel ca şi în cazul CV-ului, rezultatele trebuie să te arate ca o persoană independentă, creativă care are iniţiativă şi poate face faţă, în orice împrejurări, responsabilităţilor specifice cerute în acel job. Pe scurt, paragraful acesta ar trebui să arate de ce ieşti persoana potrivită pentru acel job.

Al treilea paragraf ar trebui să arate de ce vrei acel job. Ar trebui să scoţi în evidenţă interesul tău pentru aptitudinile şi cunoştiinţele pe care o să le capeţi dacă primeşti acel job.

Impresia pe care trebuie să o laşi este aceea că vei avea o contribuţie la activitatile companiei respective şă că în acelaşi timp o să-ţi placă ceea ce faci.

Ultimul paragraf ar trebui să explice care este

BIBLIOTECA AGENŢIEI NAŢIONALE PENTRU OCUPAREA FORŢEI DE MUNCĂ 2

disponibilitatea ta pentru un interviu sugerând în mod clar paşii următori ai aplicaţiei tale. După cel de-al patrulea paragraf lasă un spaţiu liber, la fel cum ai făcut şi la început, dupa fraza “Stimate …”. Scrie formula adecvată de încheiere, după cum am explicat mai sus. Nu uita să laşi un spatiu gol între încheiere şi numele tau şi să semnezi scrisoarea.

După ce scrisoarea ta i-a indus angajatorului o stare de spirit plăcută, trebuie să facă o impresie reală. Scrisorile tip nu impresionează pe nimeni, aşa că personalizează scrisoarea de intenţie pentru fiecare post în parte.

Tipăreşte scrisoarea pe o pagină A4 albă la fel ca şi cea pe care a fost tipărit CV-ul şi pune-le împreună într-un plic A4 de aceeaşi culoare.

CE VREA SĂ AFLE ANGAJATORUL DIN SCRISOAREA DE INTENŢIE?

Scrisoarea de intenţie este documentul care se concentrează exclusiv asupra ta. Obiectivul ei este acela de a crea o imagine despre experienţa ta şi despre aspiraţiile tale în aşa mod ca angajatorul să te accepte. In scrisoarea de intenţie lucrurile devin foarte personale: trebuie să arăţi cine eşti, ce ştii şi ce poţi şi ce vrei.

Principiul scrisorii de intenţie este următor: plecând de la experienţa ta, explici care-ţi sunt obiectivele şi cum se potrivesc ele cu cea ce este sau ce face compania respectivă. Cei care te vor intervieva se aşteaptă să existe o compatibilitate între tine şi obiectivele tale, pe de o parte, şi compania respectivă pe de altă parte. Nu uita, totul poate fi subiectiv, nu inventa lucruri care-ţi pot pune pregatirea într-o lumina bună.

Dincolo de anumite aptitudini specifice necesare calităţii unei profesii, o scrisoare de intenţie ar trebui să te ilustreze ca o persoană cu discernamant, capabilă să gândească în mod coerent, fără confuzii, o persoană motivată şi care invaţă în permanenţă.

Pentru a scri un document de calitate e mai bine să nu te grăbeşti. Nu trebuie să repeţi ce ai scris în CV, ci mai degrabă urmează să aduci completări. “De ce ieşti persoana potrivită pentru acest job?”.- iată întrebarea la care trebuie să răspunzi.

5 GREŞELI FRECVENT ÎNTÂLNITE ÎN SCRISORILE DE INTENŢIE

Angajatorii citesc mii de CV-uri pe parcursul

carierei lor. La un moment dat, toate par să se asemene între ele – misiunea ta este să îţi creezi un CV deosebit, însoţit de o Scrisoare de Intenţie eficace.

Un CV, deşi conţine o listă a tuturor realizărilor tale, nu poate reda aspecte ale personalităţii tale sau pasiunea ta pentru un anumit job. O scrisoare de motivaţie este mijlocul perfect prin care poţi să îi prezinţi angajatorului mai multe detalii despre tine ca persoană: care sunt realizările tale, ce îi poţi oferi (ce abilităţi ai pentru acest job) şi prin care poate observa şi cum te exprimi. Mai mult decât atât, îţi poţi formula ideile în paragrafe, nu trebuie punctate schematic.

Mulţi candidaţi petrec ore întregi pentru crearea fiecărei secţiuni a unui CV, iar apoi ataşează acestuia o Scrisoare de Intenţie plină de greşeli şi compusă în grabă, fără să realizeze că, de fapt, aceasta este la fel de importantă ca şi CV-ul.

Încearcă să eviţi erorile de ortografie sau de tastare, folosind pentru crearea Scrisorii de Intenţie un program editor de texte, ca de exemplu Microsoft Word, care oferă posibilitatea verificării automate a textului. Este bine să citeşti documentul cu voce tare, după ce ai terminat, pentru a depista eventualele greşeli comise.

In continuare, iată modalităţile de excludere a altor greşeli des întâlnite în Scrisorile de Intenţie.

NU UITA SĂ MENŢIONEZI DENUMIREA JOBULUI

Una din primele fraze ale Scrisorii de Intenţie, după ce, bineînţeles, ai salutat persoana căreia îi este destinată, trebuie să conţină denumirea jobului la care vrei să te înscrii. Dacă în anunţul cu jobul respectiv era menţionat şi un cod pentru acesta, include şi numărul codului. Este o idee bună să menţionezi şi sursa de la care ai aflat despre

BIBLIOTECA AGENŢIEI NAŢIONALE PENTRU OCUPAREA FORŢEI DE MUNCĂ 3

acest job disponibil.

Iată motivul pentru care trebuie să menţionezi toate aceste amănunte: angajatorii trebuie să gestioneze toate anunţurile de joburi ale companiei lor, şi nu vor putea ghici la care dintre ele te referi sau la care doreşti să te înscrii.

De asemenea, prin menţionarea acestor simple amănunte, poţi câştiga angajatorul, deoarece îi uşurezi munca şi va fi mai receptiv atunci când îţi va citi CV-ul.

PERICOLUL CREARII UNEI SCRISORI DE INTENŢIE IMPERSONALE

Este o mare greşeală să trimiţi aceeaşi Scrisoare de Intenţie fiecărui angajator, schimbând doar numele persoanei căreia îi este adresată.

Ideea de bază a unei Scrisori de Intenţie este de a părea personală. O Scrisoare de Intenţie de succes trebuie personalizată în funcţie de caracteristicile companiei căreia îi este destinată. Menţionează eventuale evenimente recente sau proiecte ale companiei sau dovedeşte-le că ai câteva cunoştinţe despre realizările anterioare ale firmei – toate acestea vor demonstra faptul că eşti interesat de a te alătura echipei respective, că eşti interesat de job, prin faptul că ai făcut cercetări despre companie, înainte de a i te adresa.

NU REPETA IDEILE DIN CV

Mulţi candidaţi fac această greşeală, copiind practic toate informaţiile din CV şi le includ în Scrisoarea de Intenţe – este o pierdere de timp şi probabil o pierdere a şansei de a fi ales pentru job. Scrisoarea de Intenţie trebuie să ofere ceea ce nu poate oferi CV-ul – de exemplu, contribuţia şi realizările tale profesionale în cadrul ultimului loc de muncă sau cum ai rezolvat situaţii dificile.

Ideea este ca angajatorul are deja CV-ul tău – Scrisoarea de Intenţie nu trebuie să îl repete, dar să exprime ceva nou.

CE POŢI FACE PENTRU MINE?

Motivele pentru care îşi doresc job-ul respectiv, menţionate de candidaţi în Scrisoarea de Intenţie, sunt de cele mai multe ori formulate

astfel:

„Am nevoie de bani”;

„Mi se pare destul de interesant acest post”;

„De mic copil îmi doream să lucrez pentru această companie”;

„Am nevoie de experienţă în acest domeniu”;

„Un job în cadrul companiei dvs. mi-ar ajuta în carieră, deoarece sunteţi cei mai buni în acest domeniu”

Iată ultimele ştiri: companiile nu prea sunt interesate de nevoile tale. Nu te angajează pentru a-ţi îmbunătăţi viaţa sau pentru a-ţi asigura un venit – te angajează pentru că au nevoie de tine.

Acest lucru înseamnă că Scrisoarea de Intenţie trebuie să se bazeze pe nevoile companiei, cum poţi tu să îi ajuţi, nu pe modul în care poate compania să te ajute.

Pentru un bun început, verifică informaţiile din anunţul jobului, cu privire la cerinţele acestuia, iar apoi, în Scrisoarea de Intenţie, discută punctual aceste cerinţe şi, în special, care sunt competenţele tale pentru a le face fată. In acest fel, îi vei convinge că au nevoie de tine pentru jobul respectiv.

Un ultim sfat: încearcă să descrii cum poţi contribui la reuşitele companiei, păstrând o notă încrezătoare şi modestia în acelaşi timp. Dă dovadă de entuziasm şi de o atitudine pozitivă, şi vei crea o Scrisoare de Intenţie de succes.

Luând în considerare nevoia unui model pentru a realiza o scrisoare de intenţie, oferim trei exemple inspirate din cele folosite cu succes de candidaţi pentru a-şi găsi un job. Cele trei modele de scrisoare de intenţie sunt pentru niveluri diferite de cariera. Primul exemplu de scrisoare de intenţie este pentru un candidat entry-level, fără experienţă sau cu experienţă minimă. Deşi are o exprimare mai liberă, fiind potrivit pentru companii private şi medii de lucru informale, în acest model de scrisoare de intenţie se păstrează, totuşi, un ton respectuos, formal. Primul model de scrisoare de intenţie Către: Nume, prenume Departamentul Resurse Adresa Umane

BIBLIOTECA AGENŢIEI NAŢIONALE PENTRU OCUPAREA FORŢEI DE MUNCĂ 4

În atenţia dlui director... Telefon, e-mail Stimate Domnule/Doamnă, Vă adresez această scrisoare de intenţie ca răspuns la anunţul dumneavoastră pentru postul vacant pe care îl aveţi în instituţie. Am absolvit Facultatea drept economic, Academia de Studii Economice, şi consider că în anii de studenţie am acumulat multe cunoştinţe în drept, economie, management, marketing şi finanţe. Aştept cu nerăbdare să pun în practică aceste cunoştinţe, combinate cu abilităţi utile domeniului şi, implicit, jobului dvs. Sunt o persoană dinamică, cu aptitudini foarte bune de comunicare, dobândite în experienţa mea (de promoter), responsabilă, hotărâtă, interesată în perfecţionarea profesională în domeniul economic. Îmi doresc să am şansa de a lucra în compania dumneavoastră, unde aş putea să-mi pun în evidenţă capacităţile intelectuale şi experienţa acumulata (conform CV anexat) pentru a îndeplini sarcinile şi scopurile organizaţiei, cât şi pentru dezvoltarea carierei mele. Dacă veţi considera ca motivaţia şi calificarea mea sunt oportune pentru obţinerea unui loc in cadrul companiei dumneavoastră, sunt disponibil în orice moment pentru a fi contactat în vederea discutării detaliilor unei posibile colaborări. Cu sinceritate, (Prenume Nume) Al doilea exemplu de scrisoare de intentie este mult mai sobru. Acest model de scrisoare de intenţie este recomandat mai ales în mediile formale, cum ar fi banci şi companii de stat sau pentru joburi cu un mare grad de responsabilitate şi seriozitate. Al doilea model de scrisoare de intenţie Către: Nume, prenume Departamenul Resurse Adresa Umane tel:, e-mail În atenţia dlui director... Stimate Domnule/Doamnă, Subsemnatul, Prenume Nume, am luat cunoştinţă cu interes de posibilităţile pe care le oferă compania dumneavoastră. Animat de dorinţa de a reuşi, de ambiţie, tenacitate şi optimism, supun atenţiei dvs. candidatura mea

în vederea obţinerii postului de analist vânzări. Am beneficiat de o pregatire universitară şi de o experienţă în vanzări acumulată în cadrul SC “PRIMA” SRL şi sunt pregatit pentru un parteneriat fructuos prin care veţi avea la dispoziţie avantajele formarii mele teoretice şi pe cele ale unei semnificative experienţe de care dispun în meniul vâzăilor. Documentâdu-mă supra activităţor derulate de firma Dvs., am constatat cu satisfacţie că profilul şi realizarile acesteia corespund pe deplin aşpiraţiilor şi nevoilor mele. Acesta este motivul pentru care îmi permit să apreciez că dorinţa mea de afirmare, entuziasmul, tenacitatea, fidelitatea şi pasiunea mea pentru reuşita totală (atingerea obiectivelor) sunt numai câteva din trăsăturile pe care voi fi onorat să le pun la dispoziţia unei echipe tinere şi dinamice. Oportunitatea unei discuţii despre cum ar putea fi folosite cunoşinţele şi priceperea mea în avantajul companiei dvs. ar fi binevenită. Aşi dori să am posibilitatea de a ne întălni pentru a discuta cerinţele postului, cât şi disopunerea mea pentru el. Va rog să mă contactaţi la numărul de telenefon de mai sus. Cu deosebita consideraţie, (Prenume Nume ) Cel de-al treilea model de scrisoare de intenţie poate fi utlizat pentru un post managerial. In funcţie de profilul candidatului, al companiei care oferă jobul şi de preferinţe, alege cea mai potrivita scrisoare de intenţie. Al treilea model de scrisoare de intenţie Către: Nume, prenume Departamenul Resurse Adresa Umane tel:, e-mail În atenţia dlui director... Stimat(ă) Domn/Doamnă Vă prezint candidatura mea pentru postul de care am luat cunoştinţă cu interes prin intermediul anunţului aparut pe site companie Dvs.. Pe parcursul întregii mele activităţi profesionale (conform CV anexat) am avut ocazia să îmi valorific cu succes calităţile manageriale de decizie şi acţiune. Am dezvoltat activitatea de organizare de evenimente şi m-am ocupat, în acelaşi timp, de prezentarea companiei atât în faţa unui public

BIBLIOTECA AGENŢIEI NAŢIONALE PENTRU OCUPAREA FORŢEI DE MUNCĂ 5

larg, cât şi în faţa divesilor clienţi. Consider că satisfacţia clientului este cel mai important lucru al unei afaceri şi am reuşit să impun echipei mele aceasta orientare. Am în subordine o echipă pe care am reorganizat-o şi am instruit-o. Conceperea şi administrarea bugetului proiectului au reprezentat două dintre responsabilităţile mele, având ca principal scop gestionarea eficientă a resurselor financiare şi controlul costurilor. Doresc să pun un accent deosebit pe importanţa pe care o acord muncii mele şi pe scopul declarat de a obţine rezultate măsurabile. Capacitatea de a găsi soluţii şi de a mă adapta diverselor situaţii de muncă, precum si importanţa acordată oferirii unor servicii de calitate reprezintă atuuri suplimentare ale pregătirii mele profesionale. Nu în ultimul rând menţionez foarte buna cunoaştere a limbii engleze şi faptul că am absolvit o facultate cu specialitatea ''x” şi în prezent urmez cursurile de master „x”. Doresc să vă mulţumesc pentru timpul şi interesul acordat candidaturii mele şi sunt convins că în cadrul unui interviu vă puteţi convinge de calităţile profesionale menţionate mai sus. Cu deosebita consideraţie, (Prenume Nume) . În consecinţă - Ce trebuie să ştii pentru o scrisoare de intenţie reuşită?

1). Axează-te pe necesităţile angajatorului. Analizează activitatea companiei. Cum poţi să le aduci mai mulţi bani? Prezintă-te pe tine ca o soluţie a problemelor pe care organizaţia le întâmpină. 2). Pentru a avea şi mai mult efect, interesează-te care este persoana care se va ocupa de recrutări şi adresează-i-te direct.

3). Când redactezi o scrisoare de intenţie gândeşte-te să răspunzi întrebărilor angajatorului: Ce poţi face pentru respectiva companie? Care este situaţia ta curentă? Eşti calificat pentru respectivul job? De ce vrei să lucrezi pentru ei? 4). Fii scurt şi la obiect într-o scrisoare de intenţie. Lasă o impresie bună. Foloseşte propoziţii scurte. Împarte textul în 3-4 paragrafe despărţite printr-un spaţiu. 5). Scrie aşa cum vorbeşti, dar îngrijit. Pentru un plus de originalitate combină limbajul formal cu stilul simplu, conversaţional în scrisoarea de intenţie. 6). Fii pozitiv. Foloseşte un ton optimist şi plin de energie într-o scrisoare de intenţie. Acesta îl va molipsi şi pe angajator! 7) Menţine legătura. Stabileşte următorul pas: interviul. Adaptează cele trei exemple de scrisoare de intenţie în funcţie de nivelul de carieră sau de domeniul în care cauţi un job. Succes! De reţinut: o scrisoare de intenţie aparţine procesului de căutare a unui job şi că reprezintă de asemenea un instrument de relaţionare cu reprezentatul companiei. Aceasta oferă candidatului oportunitatea de a face o introducere, de a-şi manifesta interesul atât pentru poziţia vacantă, cât şi pentru companie, precum şi de a atrage atenţia angajatorului asupra abilităţilor şi calificărilor detaliate în CV. O scrisoare de intenţie este şi un prim pas în a demonstra nivelul abilităţilor de comunicare, precum şi o invitaţie adresată angajatorului de a stabili o întâlnire, un interviu de angajare. a doua parte a conţinutului

BIBLIOTECA AGENŢIEI NAŢIONALE PENTRU OCUPAREA FORŢEI DE MUNCĂ 6

Publicat pe site ANOFM 2010 A. Calmiş