SCIM MMFPS 2012

Dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial (SCI/M) la nivelul ordonatorilor secundari şi terțiari din cadrul

Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

Compartiment Dezvoltare Managerială MMFPS

Introducere Conceptul de control intern/managerial Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial Instrumentele sistemului de control intern

Elemente definitorii pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial Schema logică pentru dezvoltarea SCI/M Componentele controlului intern/Construcţia pe 5 piloni a sistemelor de control

intern/managerial Standardele de control intern/managerial Instrumente utilizate pentru implementarea standardelor/ Metodologia necesar a

fi parcursă pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial la nivelul ordonatorilor secundari si terţiari din cadrul MMFPS

Importanţa implementării SCI/M Identificare şi elaborarea documentelor justificative pentru implementarea

standardelor de control intern/managerial

Metodologia de raportare a dezvoltării şi implementării SCI/M• Raportarea progreselor privind SCI/M• Completarea raportului de autoevaluare anual privind stadiul dezvoltării SCI/M

Conceptul de control intern

Accepţiunea largă - controlul intern este răspunsul la întrebarea „ce se poate face pentru a deţine un control cât mai bun asupra activităţilor?”

Definiţie: „Controlul intern reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile” (art.2 lit. d din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată).

Caracteristici:

reprezintă totalitatea politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice;

furnizează o asigurare rezonabilă în legătură cu:- Atingerea obiectivelor într-un mod economic, eficient şi eficace- Respectarea regulilor interne şi externe- Protejarea bunurilor şi informaţiilor- Prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor- Respectarea standardelor în ceea ce priveşte calitatea documentelor- Producerea în timp util de informaţii de încredere referitoare la segmentul financiar şi

de management- Creşterea performanţei organizaţionale

Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial

O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare

Art. 4: Obligaţiile conducătorului instituţiei publice în domeniul controlului intern/managerial:

- dispune măsurile necesare pentru elaborarea, dezvoltarea şi aplicarea SCI/M;- elaborează anual un raport asupra SCI/M;

Art. 5: Stabileşte responsabilitatea MFP:

-elaborează şi implementează politica în domeniul SCI/M şi al gestiunii financiare;-îndrumă metodologic, coordonează şi supraveghează implementarea SCI/M şi asigură buna gestiune financiară în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public.

Art. 27 şi 28: Sancţiunea aplicată de MFP în cazul neîndeplinirii de către ordonatorul de credite a obligaţiei de a elabora şi prezenta raportul anual asupra SCI/M, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3000 la 5000 lei.


Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, republicat

Conducătorul instituţiei dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare, măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi.

Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor respective se cuprind în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice.

În program se evidenţiază distinct şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele de execuţie, prin cursuri organizate de Şcoala de Finanţe Publice şi Vamă, Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.


Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, republicat

În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi/sau dezvoltării SCMI, conducătorul entităţii publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens.

Stadiul implementării şi dezvoltării SCI/M la nivelul entităţilor publice, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, fac obiectul informării, prin întocmirea de situaţii trimestriale/anuale, care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea.

MMFPS transmite prin controlorul delegat numit către MFP - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, situaţii centralizatoare ale situaţiilor trimestriale/anuale, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, respectiv până la 25 februarie a anului următor, pentru anul precedent.


Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 2776/08.12.2011




Instrumentele sistemului de control intern/managerial

1.Obiectivele1.Obiectivele

Reprezintă efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.Reprezintă efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.

2. Mijloacele2. Mijloacele

Ansamblul resurselor umane, financiare şi materiale, privite în corelaţie cu realizarea obiectivelor.Ansamblul resurselor umane, financiare şi materiale, privite în corelaţie cu realizarea obiectivelor.

3. Sistemul informaţional3. Sistemul informaţional

Reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor şi mijloacelor utilizabile la nivelul entităţii, în cadrul procesului informaţional considerat ca rezultat al operaţiilor de culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, valorificare şi stocare a datelor şi informaţiilor.

Practica a dovedit că proiectarea sistemului informaţional al entităţii publice nu poate aborda de la început întregul acestuia, ci trebuie efectuată întâi în domenii restrânse, pe subsisteme, între care se vor stabili ulterior legăturile de interdependenţă.

Reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor şi mijloacelor utilizabile la nivelul entităţii, în cadrul procesului informaţional considerat ca rezultat al operaţiilor de culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, valorificare şi stocare a datelor şi informaţiilor.

Practica a dovedit că proiectarea sistemului informaţional al entităţii publice nu poate aborda de la început întregul acestuia, ci trebuie efectuată întâi în domenii restrânse, pe subsisteme, între care se vor stabili ulterior legăturile de interdependenţă.

Instrumentele sistemului de control intern/managerial

4. Organizarea 4. Organizarea

Constituie un ansamblu de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care conducerea stabileşte componentele procesuale şi structurale ale entităţii publice, în vederea realizării obiectivelor propuse.

Constituie un ansamblu de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care conducerea stabileşte componentele procesuale şi structurale ale entităţii publice, în vederea realizării obiectivelor propuse.

5. Procedurile 5. Procedurile

Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii.

Exemple: procedura de organizare şi desfăşurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor publice vacante; procedura de inventariere; procedura de înregistrare contabilă; procedura de exercitare a căilor de atac vizând actele sau deciziile prin care sunt încălcate, etc.

Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii.

Exemple: procedura de organizare şi desfăşurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor publice vacante; procedura de inventariere; procedura de înregistrare contabilă; procedura de exercitare a căilor de atac vizând actele sau deciziile prin care sunt încălcate, etc.

Misiune

Resurse necesare

Reguli care trebuie respectateObiective

Mijloace

Sistem informaţional

Organizare

Proceduri

Control

Schema logică pentru dezvoltarea SCI/M

Controlul intern cuprinde 5 componente strâns interdependente care decurg din maniera în care sunt administrate activităţile şi care sunt integrate în aceste activităţi.

Deşi toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricărei entitati, punerea lor în practică se realizează în mod diferit în conformitate cu particularităţile proprii fiecărei entităţi în parte.

Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt:

Activităţi de controlActivităţi de control

Componente ale controlului intern/managerial

Standardele de control intern reprezintă un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie să fie aplicate în oricare entitate publică;

Reglementarea standardelor de management / control intern a urmărit, pe de o parte, crearea unui model de control managerial unitar şi coerent pentru entităţile publice iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem de referinţă în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control managerial ale entităţilor publice.

Standardele de control intern/managerial

Mediul de control Standardul 1 - Etica, integritatea Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini Standardul 3 - Competenţa, performanţa Standardul 4 - Funcţii sensibile Standardul 5 - Delegarea Standardul 6 - Structura organizatorică Performanţe şi managementul riscului Standardul 7 - Obiective Standardul 8 - Planificarea Standardul 9 - Coordonarea Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor Standardul 11 - Managementul riscului Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări

Informarea şi comunicarea Standardul 12 - Informarea Standardul 13 - Comunicarea Standardul 14 - Corespondenţa Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor Activităţi de control Standardul 17 - Proceduri Standardul 18 - Separarea atribuţiilor Standardul 19 - Supravegherea Standardul 20 - Gestionarea abaterilor Standardul 21 - Continuitatea activităţii Standardul 22 - Strategii de control Standardul 23 - Accesul la resurse Auditarea şi evaluarea Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului Standardul 25 - Auditul intern

Standardele de control intern/managerial

Instrumente utilizate pentru implementarea standardelor

Fişa standardelor:- Rezultatul standardului- Cerinţe pentru implementarea standardului- Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului - Întrebări de verificare a implementării standardului

Planurile de implementare a standardelor

Documente justificative pentru implementarea standardelor

Implementarea unui sistem de control managerial intern susţine managementul în elaborarea planificărilor pe termen scurt şi mediu, organizarea eficientă a activităţii prin elaborarea de proceduri, identificarea şi gestionarea riscurilor, îmbunătăţirea sistemului de comunicare, etc

Disfuncţiile, insuficienţele, punctele slabe sau erorile care ar putea fi constatate în funcţionarea unei entităţi publice pot fi soluţionate prin implementarea standardelor de control managerial intern ce permit deţinerea unui bun control asupra funcţionarii entităţii în ansamblul ei, precum şi a fiecărei activităţi/operaţiuni în parte.

Standardul 1 - Etică, integritate

Entitatea publică asigură condiţiile necesare cunoaşterii de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi

raportarea fraudelor şi neregulilor.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului

Răspuns/

Explicaţie

Documente justificativeStadiul

implementării standardului

A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului?

Da

- Codul de conduită aprobat şi comunicat pe site şi prin adresa oficială

- Tabel semnături luare la cunoştinţa de către angajaţii direcţiilor ,privind legislaţia specifică eticii şi integrităţii profesionale

Implementat

Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?

Da

- Rapoartele consilierului de etică - pe site- Informarea privind nominalizarea

consilierului de etică- Declaraţiile de avere şi interese postate pe

site şi actualizate

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini

Entitatea publică transmite angajaţilor şi actualizează permanent: documentul privind misiunea entităţii publice; regulamentele interne; fişa postului (funcţiei).


Răspuns/

Explicaţie



Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor?

Da

- Chestionar MMFPS- ROF ROI postate pe Intranet si pagina web

oficială a MMFPS- Fişele posturilor

Implementat

Sarcinile /atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora?

Da - Fişele posturilor

Standardul 3 – Competenţă, performanţă

Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi asigură condiţii

pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului.

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/

Explicaţie Documente justificativeStadiul


Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post?

Da

- PO fise postului (Existenta pe Intranet secţiunea DRU)

- PO dosar examen (Existenta pe Intranet secţiunea DRU)

- Condiţiile specifice pe post transmise de direcţii/ bibliografie

ImplementatSunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului? Da

- Centralizarea efectuată de către DRU / necesarul de formare transmis de către direcţii/rapoartele de evaluare a performantelor profesionale individuale

- Adresă a DRU privind listele centralizate cu necesarul de cursuri

Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior?

Da- Plan de formare profesională/pe întreg

aparatul central MMFPS - Lista de cursuri

Standardul 4 – Funcţii sensibile

Entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor

care ocupă astfel de funcţii.


Răspuns/

Explicaţie



A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? Da - Lista funcţiilor sensibile

Implementat

Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile?

Da- Tabelul privind gestionarea riscurilor

aferente funcţiilor sensibile

Standardul 5 – Delegarea

Managerul stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă.


Răspuns/

Explicaţie



Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă?

Da- PS de delegare- Fise de post- Acte administrative de delegare/subdelegare

Implementat

Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate?

Da- PS pe delegare - Fisa postului- Acte administrative de delegare/subdelegare

Standardul 6 – Structura organizatorică

Entitatea publică defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare

componentă structurală şi informează în scris salariaţii.


Răspuns/

Explicaţie



Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului?

Da

- ROF- cuprinde atribuţiile pe direcţii şi pe servicii

- Organigrama- Chestionar MMFPS- Statul de personal/ Statul de funcţii- Fişa postului

Implementat

Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii?

Da

- Organigrama - Statul de personal/ Statul de funcţii- Fisa postului- Tabel circuitul documentelor, flux

informaţional la nivelul fiecărei direcţii- PS privind elaborarea procedurilor pe

activităţi

Standardul 7 – Obiective

Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor,

conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi.


Răspuns/

Explicaţie



Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? Da

- Fisa de analiza MMFPS- Rapoarte de activitate

Implementat

Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T.? (Unde: S -precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare.)

Da- Fisa de analiza MMFPS (obiective definite

cantitativ sau calitativ cu indicatori de rezultat comensurabili)

Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului?

Da- Fisele posturilor- Fisa de analiza MMFPS

Standardul 8 – Planificarea

Entitatea publică întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de

a nu realiza obiectivele să fie minime.


Răspuns/

Explicaţie



Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?

Da

- Fisa de analiza (activităţile)- Necesarul de consumabile- Lista de investiţii /planuri anuale/

multianuale- Programul de achiziţii

Implementat

În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?

Da -Fisa de analiză / planul activităţilor

Standardul 9 – Coordonarea

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale ale entităţii publice trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei

acestora.


Răspuns/

Explicaţie



Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora?

Da

- Acte administrative – decizii director- Şedinţele grupurilor de lucru- Procedurile de sistem existente la nivelul

aparatului MMFPS

Implementat

În compartiment se realizează consultarea prealabilă, în vederea coordonării activităţilor?

Da - Minute ale şedinţelor

Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor

Entitatea publică asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire

la economicitate, eficienţă şi eficacitate.


Răspuns/

Explicaţie



Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice?

Da

- Fisa de analiză- Evaluarea performantelor profesionale- Rapoartele privind activitatea

compartimentelor

Implementat

Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite?

Da- Fisa de analiză- Evaluarea performantelor profesionale

Standardul 11 – Managementul riscului

Entitatea publică analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia

limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective.


Răspuns/

Explicaţie



Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului?

Da

- Fişa de analiză- Procedura de sistem privind managementul

riscului- Formularele de alertă la risc - Registrul riscurilor (riscuri identificate)

ImplementatSunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului?

Da- Registrul riscurilor- Fisa de urmărire a riscului

Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? Da - Registrul riscurilor

Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea

obiectivelor.


Răspuns/Explicaţie Documente justificative Stadiul implementării

standardului

Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens?

Da - Fişa de analiză

ImplementatSunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora?

Da - Fişa de analiză

Standardul 12 – Informarea

Entitatea publică stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi

transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile.

Standardul 13 – Comunicarea

Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât

acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori.


Răspuns/Explicaţie Documente justificative

Stadiul implementării standardului

Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori?

Da

- Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii

- E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură.

ImplementatSunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile?

Da


- Modalitatea electronică- E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise

prin registratură.

Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea

Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor

interesaţi cu abilitare în domeniu.


Răspuns/Explicaţie Documente justificative

Stadiul implementăr

ii standardului

Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei?

Da


- Nomenclatorul arhivistic- Procedura de sistem privind arhivarea

Implementat

Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică?

Da - Procedura de sistem privind arhivarea

Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor

Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament

inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri.


Răspuns/

Explicaţie

Documente justificative

Stadiul implementăr

ii standardului

A fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi?

Da

- Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor

- Documente care să ateste condiţiile necesare personalului pentru semnalarea neregularităţilor constatate

- Reglementări interne privind semnalarea neregularităţilor Implementat

În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun?

Da- Sesizări adresate- Rezultatele cercetărilor disciplinare- Rapoartele consilierului de etică

Standardul 17 – Proceduri

Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor

implicaţi.


Răspuns/

Explicaţie



Pentru activităţile proprii au fost elaborate /actualizate proceduri operaţionale? Da

- Inventarul activităţilor procedurabile - Proceduri de sistem- Proceduri operaţionale

Implementat

Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate? Da

- Proceduri de sistem- Proceduri operaţionale- Liste de difuzare- Postare pe site/intranet

Standardul 18 – Separarea atribuţiilor

Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să

fie separate.


Răspuns/

Explicaţie



Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite?

Da

- Fişe de post- Ordine ministru- Acte administrative - Procedura de sistem privind întocmirea

Fiselor de post, conţinând şi componenta de delegare a atribuţiilor

Implementat

Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor? Da

- Proceduri de sistem- Proceduri operaţionale

Standardul 19 – Supravegherea

Entitatea publică asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod

eficace a acestora.


Răspuns/

Explicaţie



Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă?

Da

- Raport de evaluare- Rapoarte de activitate- Declaratia salariatului privind insusirea

procedurilor

Implementat

Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite?

Da - Procedura privind managementul riscului

Standardul 20 – Gestionarea abaterilor

Entitatea publică se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se

întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor.


Răspuns/

Explicaţie



În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor?

Da - Sesizări - Rapoarte

Implementat

Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică?

Da - Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor

Standardul 21 – Continuitatea activităţii

Entitatea publică asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu

deosebire în cel economico-financiar.


Răspuns/

Explicaţie



Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi? Da

- Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi în derularea activităţilor

- Gestionarea situaţiilor generatoare de întreruperi

Implementat

Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi?

Da- Delegarea, în cazul absenţei temporare

(concedii, plecări în misiune etc.); - Acte administrative

Standardul 22 – Strategii de control

Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a

acestor strategii.


Răspuns/

Explicaţie



Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? Da

- Planuri de control/Strategii de control- Plan de monitorizare a implementării strategiei

Implementat

Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice?

Da- Fisă de analiza- Rapoartele de monitorizare

Standardul 23 – Accesul la resurse

Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale ale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor

resurse.


Răspuns/

Explicaţie



Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale?

Da- Ordin ministru- Decizie director

Implementat

Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect?

Da

- Proceduri de sistem, proceduri operaţionale

- Fişele postului- Actele administrative emise la nivelul

compartimentului

Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului

Entitatea publică instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni.


Răspuns/

Explicaţie



Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel?

Da - Chestionar de autoevaluare

Implementat

Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/ managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării?

Da - Raportări MFP / UCASMFC

Standardul 25 – Auditul intern

Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care are în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform

unor programe bazate pe evaluarea riscului.


Răspuns/

Explicaţie



Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului?

- Standard aplicabil numai structurii de audit intern

Implementat

Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?

- Standard aplicabil numai structurii de audit intern

OMFP 946/2005, republicat Anexa nr. 3 - Situaţie centralizatoare, trimestrială/anuală privind stadiul implementării SCI/M

Capitolul I – Informaţii generale se întocmeşte şi se transmite trimestrial entităţilor publice ierarhic

superioare; cuprinde date cumulative privind stadiul implementării SCI/M; instituţiile publice transmit la MFP- UCASMFC, situaţii centralizatoare

pentru toate instituţiile publice subordonate (inclusiv pentru cele aflate în subordinea ordonatorilor secundari).

Capitolul II – Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării

se întocmeşte şi se transmite anual entităţilor publice ierarhic superioare;

coloanele 8-10 se completează prin cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4.2 “Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării”.

Raportarea progreselor privind SCI/M

OMFP 946/2005, republicat Anexa nr. 4 - Instrucţiuni

raportul - forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale şi documentul prin care instituţiile publice furnizează MFP informaţiile necesare elaborării raportului anual privind controlul intern;

responsabilitatea şi răspunderea managerială;

declaraţiile formulate de conducătorul entităţii se bazează pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării SCI/M, controalele ex-post, rapoartele de audit intern şi extern;

realizarea autoevaluării constituie implementarea S 24 ”Verificarea şi evaluarea controlului”;

consiliere în pregătirea autoevaluării;

păstrarea documentaţiei relevante - minimum 5 ani.


OMFP 946/2005, republicat

Anexa 4.1 - Chestionarul de autoevaluare

convocarea unei reuniuni a structurii de coordonare SCI/M;

completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului implementării SCI/M - Anexa 4.1;

elaborarea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării Anexa 4.2;

aprecierea gradului de conformitate a SCI/M, astfel:

-sistem conform (implementate minimum 22 standarde, mai putin - S15; S20; S22);-sistem parţial conform (implementate între 13 -21 standarde);-sistem neconform (implementate mai puţin de 13 standarde).



Anexa 4.1 - Chestionarul de autoevaluare

Coloana 1. – Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului - cuprinde 53 de criterii generale obligatorii care pot fi completate cu criterii specifice proprii;

Coloana 2. – Răspunsul la criteriul general de evaluare, iar în situaţia standardelor neaplicabile unui anumit compartiment - acronimul “NA“;

Coloana 3. – Explicaţie asociată răspunsului – se motivează răspunsul dat la întrebarea din Col.1 sau se motivează neaplicabilitatea standardului;

Coloana 4. –La nivelul compartimentului un standard aplicabil se considera:

- implementat (I), când s-a răspuns cu “Da” la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului;

- parţial implementat (PI), când s-a răspuns cu “Da” cel puţin la un criteriu general de evaluare;

- neimplementat (NI), când s-a răspuns cu “Nu”la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului.


OMFP 946/2005, republicat Anexa 4.2 - Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării

se întocmeşte de către structură prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare completate de compartimente;

pe primul rând se precizează numărul total de compartimente din organigrama entităţii publice;

în coloana 2 se completează numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil;

la nivelul entităţii un standard se consideră: - implementat (I), dacă numărul compartimentelor în care standardul este

implementat, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil;

- parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil;

- neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil.



Anexa 4.3 - Raport asupra SCI/M la data de 31.12.20...

Conţinutul raportului:

declaraţii minimal obligatorii ale conducătorului entităţii publice; informaţii cu privire la aprecierea gradului de conformitate a SCI/M al ordonatorilor secundari şi terţiari de credite subordonaţi.

Aprobarea şi prezentarea raportului:

se aprobă de conducătorul entităţii publice; se transmite la organul ierarhic superior odată cu situaţia financiară anuală; se prezintă la MFP/UCASMFC numai de către conducătorii instituţiilor publice care au calitatea de ordonatori principali de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.


Compartiment Dezvoltare Managerială

Vă mulţumim pentru atenţie!

SCIM MMFPS 2012

Documents

Transcript of SCIM MMFPS 2012