RRVBIUM hr - Managementul Timpului · Acest material poate fi distribuit liber, cu condiţia ca să...

Managementul Timpului Gabriel Moldovan

(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permisã doar dacã este respectatã integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 2 ::: ►

© Moldovan Gabriel, RRVBIUM hr

Acest material poate fi distribuit liber, cu condiţia ca să se păstreze integritatea acestuia. În cazul în care se doreşte publicarea lui pe părţi sau ca întreg se va cere consimţământul autorului la adresa [email protected]. Un răspuns va fi furnizat în maxim 2 zile lucrătoare.



::: 3 ::: ►

ÎN LOC DE INTRODUCERE Zilele acestea stăteam pe o bancă într-un parc din Sibiu. Pe lângă mine a trecut o mămică cu un copil de mână. Copilul a întrebat ceva. Am auzit doar raspunsul mamei:

-E târziu pui, foarte tarziu! Suntem în criză de timp deja!

-Mami... dar unde se duce timpul? a întrebat copilul cu mirare în ochii lui mari.

■ ■ ■ ■ ■ Numele meu este Moldovan Gabriel. În prezent sunt director executiv la RRVBIUM hr. Povestea de mai sus făcea introducerea primului număr din „Unelte Pentru Schimbare” la data de 26 Iunie 2006. De atunci şi până în prezent (18 Octombrie 2006), cu o apariţie săptămânală -UPS (Unelte Pentru Schimbare) a ajuns la numărul 17 şi 1076 de abonaţi. Prima temă abordată a fost Managementul Timpului, care face obiectul materialului de faţă. De atunci am mai abordat tema negocierii şi am început un e-curs de îmbunătăţire a abilităţilor de prezentare. Arhivele sunt publice şi pot fi vizualizate AICI. La finalul fiecarui mail există şi varianta PDF a acestuia, cu diacritice şi imagini. În cazul în care nu eşti deja abonat la UPS, poţi să te abonezi AICI, sau să trimiţi un mail cu subiectul ABONAMENT la [email protected]. În cazul în care doreşti să renunţi, este suficient să trimiţi un e-mail cu subiectul RENUNŢ la aceaşi adresă, deşi pot să-ţi spun că până acum au fost doar 11 persoane care au renunţat.

Îţi doresc să găseşti informaţii utile în continuare. Dezvoltare armonioasă! ■ ■ ■ ■ ■

Îmi amintesc că am citit undeva, nu mai ştiu unde, că prin anii ’50 datorită evoluţiei ştiinţifice, atât munca la domiciliu cât şi la bijou, sau uzină devenise incredibil de mecanizată. Revoluţia elecronică era la început şi oferea indicii că schimbări şi mai mari aveau să zguduie lumea. Futurologii au făcut o previziune îndrăzneaţă: până la sfârşitul anului 2000, omul de rând va lucra doar 20 - 30 de ore pe săptămână. Şi în această situaţie umanitatea se va confrunta cu atât de mult timp liber, încât nu va şti ce să facă cu el. Frumoasă viziune, nu-i aşa?

Timpul ne-a arătat însă că acei futurologi s-au înşelat, automatizarile şi elecronicele înrobindu-ne şi mai mult, forţându-ne să lucrăm la viteza lor şi nicidecum să ne ofere libertatea.



::: 4 ::: ►

Majoritatea din noi lucrăm începând de la 40 de ore saptămânal, nicidecum mai puţin. Iar timpul liber trece pe lânga noi fără să-l conştientizăm măcar.

“Unde se duce timpul?” m-am întrebat şi eu în final. Şi acolo, pe băncuţa din parcul Cetaţii din Sibiu m-am gândit cum pot să am mai mult timp, sau în alte cuvinte: cum pot să dezvolt abilităţi de managment al timpului. După ceva muncă de cercetare am reuşit să realizez un ghid practic, pe care acum vreau să-l pun la dispoziţia ta prin intermediul “Unelte Pentru Schimbare”. Poate în felul acesta vor fi mai mulţi oameni care să stea pe o băncuţa undeva (sunt atat de multe băncuţe) şi să se gândească şi la altceva în afară de rapoarte de evaluare, strategii de marketing, etc, etc,etc. Să se regăsească în gândurile LUI sau EI şi planuri de viitor, nu numai problemele prezentului. Şi o speranţă personală: să fie mai multe mămici care să aibă tot timpul din lume când se plimbă cu “puiul” lor.

■ ■ ■ ■ ■ În cadrul acestui e-curs tu vei gasi o formulă de managment al timpului structurată în 10 paşi. Aceasta îţi va permite să îţi stabileşti strategii de eficientizare personală, care să te ajute în atingerea obiectivelor tale.

Formula se aplică în orice domeniu al activităţii tale, atât acasă cât şi la birou.

Structura lecţiilor este urmatoarea:

Valoarea Timpului sau cum mă relaţionez cu Timpul.

Timpul meu. Cateva mituri despre utilizarea lui.

Organizarea activitaţilor. Sistemul ABC.

Amânarea. Hoţul de timp.

Modele de management al timpului.

Cum să deleg eficient?

Invaţ sa spun “NU”.

Arta anticipării.

Scurgerile de timp.

Unelte pentru “Managementul Timpului”.

CEVA LA CARE SĂ TE GÂNDEŞTI PÂNĂ DATA VIITOARE

Imaginează-ţi că ai un cont la o bancă. În fiecare dimineaţă, banca te crediteaza cu 86,4 RON. Însă la finalul zilei toţi bani pe care nu reuşeşti să-i cheltui vor fi şterşi din contul tau.

Ce vei face în această situaţie? Vei incerca să cheltui fiecare ban, în fiecare zi, pana la ora 00.00. Şi –asta doar în cazul în care eşti deştept/deşteaptă- vei incerca cumva să investeşti ceva din aceşti bani pentru ziua următoare.

Cum ţi se pare această idee? Ce ai spune dacă aş afirma că o bancă asemănatoare chiar există. Ce ai spune dacă ţi-aş spune ca atât eu, cât şi tu suntem creditaţi de ea? Banca se numeşte TIMP.

În fiecare dimineaţa suntem creditaţi cu 86,400 secunde. În fiecare noapte, acestea se şterg din cont. Se contabilizează ca pierdere, fiecare secunda pe care nu am reuşit sa o folosim în



::: 5 ::: ►

avantajul nostru. Nu se reportează nici o balanţă. Regula e simplă: dacă nu reuşeşti să utilizezi la maxim depozitul zilnic, vei pierde ceea ce nu foloseşti.

Fiecare din noi are acelaşi număr de secunde să le folosim aşa cum credem noi că e mai bine, dar nu toţi le folosim la fel de avantajos sau investim la fel de inteligent.

Ceasul ticaie...



::: 6 ::: ►

3 ÎN LOC DE INTRODUCERE 4 CEVA LA CARE SĂ TE GÂNDEŞTI PÂNĂ DATA VIITOARE

8 1. CUM MĂ RELAŢIONEZ CU TIMPUL 9 1.1. PRIMUL PAS 10 1. 2. AL DOILEA PAS 10 1. 3. CUM MĂ RELAŢIONEZ CU TIMPUL? 10 1. 3. 1. CUM POT FI INTERPRETATE ALEGERILE FĂCUTE DE TINE? 11 1. 4. CUM ÎŢI PETRECI TIMPUL? 12 2. TIMPUL MEU. 4 MITURI DESPRE UTILIZAREA LUI 13 2. 1. PRIMUL MIT: MANAGEMENTUL TIMPULUI NU ESTE DECÂT O MANIFESTARE A

COMPORTAMENTULUI OBSESIV 13 2. 1. 1. EŞTI UN PERFECŢIONIST? 14 2. 2. AL DOILEA MIT: MANAGEMENTUL TIMPULUI UCIDE SPONTANEITATEA ŞI BUCURIA 15 2. 3. AL TREILEA MIT: E POSIBIL CA EU SĂ REUŞESC SĂ MĂ ORGANIZEZ, DAR COMPANIA ÎN

CARE LUCREZ NU SE VA ORGANIZA NICIODATĂ. 15 2. 4. AL PATRULEA MIT: EXISTĂ DOAR O SINGURA METODĂ DE MANAGEMENT AL TIMPULUI 17 3. ORGANIZAREA ACTIVITĂŢILOR. 4 MODELE DE STABILIRE A OBIECTIVELOR. 18 3. 1. SISTEMUL ABC 19 3. 2. SISTEMUL DE INDEX CARD-URI 19 3. 3. SISTEMUL DE INVENTARIERE 20 3. 4. FORMULA 80/20 22 4. AMÂNAREA SAU HOŢUL TIMPULUI. 23 4. 1. CE SE AFLĂ ÎN SPATELE ACESTUI PROCES? 23 4. 1 . 1. FORŢE INTERNE 24 4. 1 . 2. FORŢE EXTERNE 24 4. 1 . 3. MANAGEMENTUL FORŢELOR 24 4. 2. DE CE AMÂNĂM? 24 4. 3. LA CE SE REFERĂ AMÂNAREA DE FAPT? 25 4. 4. CEI OPT FACTORI 25 4. 4. 1. SARCINA ARATĂ TARE NEPLĂCUTĂ. 25 4. 4. 2. SARCINA PARE COPLEŞITOARE. 26 4. 4. 3. SARCINA ESTE NECLARĂ SAU NEPREVĂZUTĂ. SOLUŢIA TQM. 26 4. 4. 4. OBIECTIVELE SUNT NECLARE. 27 4. 4. 5. FRICA DE SCHIMBARE. 27 4. 4. 6. FRICA DE EŞEC. 27 4. 4. 7. OBIŞNUIEŞTI SĂ “IEI MAI MULT DECÂT POŢI DUCE”. 27 4. 4. 8. CREZI CĂ DAI RANDAMENT MAXIM DOAR PE ULTIMA SUTĂ DE METRI. 28 4. 5. AŞTEPŢI DUPĂ ALTCINEVA? 28 4. 6. EŞTI UN PERFECŢIONIST? 28 4. 7. CONCLUZII 29 5. MODELE ÎN MANAGEMENTUL TIMPULUI 31 5. 1. PIETRE 31 5. 1. 1. STABILIREA OBIECTIVELOR 31 5. 1. 2. DAR CUM TREBUIE SĂ FIE UN OBIECTIV? 32 5. 1. 3. ÎNTRERUPERILE FRECVENTE 32 5. 2. PIETRICELE, NISIP ŞI BERE

CUPRINS



::: 7 ::: ►

33 5. 3. GRUPAREA 33 5. 4.CÂT ARATĂ CEASUL TĂU? 34 5. 5. CÂTEVA SUGESTII 34 5. 6. CONCLUZII 36 6. DELEGARE EFICIENTA 37 9. 1. PE CINE POT SĂ DELEG? 38 9. 2. CE POT SĂ DELEG? 38 9. 3. DE CE ÎMI ESTE GREU SĂ DELEG? 38 9. 4. PAŞII CHEIE ÎN DELEGARE 42 7. ÎNVAŢĂ SĂ SPUI NU 43 7. 1. LA CE POŢI SĂ SPUI NU 43 7. 2. CUM SĂ SPUI NU 44 7. 3. CONCLUZII 45 8. ARTA DE A ANTICIPA 47 8. 1. COMUNICĂ CLAR ŞI VEI REDUCE POSIBILITATEA UNOR ERORI VIITOARE. 48 8. 2. ACORDĂ O ATENŢIE SPECIALĂ TIMPULUI ÎN CARE VORBEŞTI LA TELEFON. 49 8. 3. CONCLUZII 50 9. ASTUPAREA „SCURGERILOR” DE TIMP 51 9. 1. FACTORUL #1: LUCRURI PUSE AIUREA 52 9. 2. FACTORUL #2: UITAREA 52 9. 3. CONCLUZII 53 10. UNELTE PENTRU MANAGEMENTUL TIMPULUI 54 10. 1. PATRU ÎNTREBĂRI ESENŢIALE 54 10. 1. 1. CHIAR AM NEVOIE DE ACEST LUCRU? 54 10. 1. 2. EVALUAREA FUNCŢIILOR 55 10. 1. 3. ESTE UŞOR DE FOLOSIT? 55 10. 1. 4. CÂT DE FIABIL E? 55 10. 2. CONCLUZII 57 ANEXA I - CHESTIONAR 58 ANEXA II - CEI 8 FACTORI CARE FAVORIZEAZA AMANAREA 59 ANEXA III - TQM – METODA „FLOWCHART” FOLOSITĂ PENTRU GĂTIREA UNUI PUI 60 ANEXA IV - FORMULAR DE ÎNREGISTRARE A TELEFOANELOR 61 ANEXA V - FORMULAR DE ANALIZĂ A PRODUSULUI



::: 8 ::: ►

1. CUM MĂ RELAŢIONEZ CU

TIMPUL?



::: 9 ::: ►

Este foarte posibil ca ceea ce am scris în continuare să ţi se pară foarte cunoscut, deoarece este un e-mail care a circulat foarte mult pe internet. Personal, l-am primit de 3 ori.

Pentru a înţelege valoarea unui an, vorbeşte cu un student care nu îşi ia licenţa; Pentru a înţelege valoarea unei luni, vorbeşte cu mama care a născut prematur; Pentru a înţelege valoarea unei saptămâni, vorbeşte cu un redactor de ziar săptămânal; Pentru a înţelege valoarea unei ore, vorbeşte cu îndrăgostiţii care aşteaptă ora întâlnirii; Pentru a înţelege valoarea unei secunde, vorbeşte cu cel ce era la un pas de un accident

auto.

■ ■ ■ ■ ■

Înainte de a decide natura schimbărilor pe care vei dori să le faci –atât în viaţa ta profesională cât şi în cea personală- vei fi nevoit să înţelegi natura alegerilor tale (Majoritatea dintre ele inconştiente. Le faci fără să-ţi dai seama.). Va trebui să-ţi pui nişte întrebări şi să fii foarte sincer cu tine însuţi. În final vei avea un tablou al stilului tău de organizare şi a modului cum acest stil susţine sau determină relaţionarea ta cu timpul.

La finalul acestei cărţi electronice găseşti exerciţiile acestui capitol. Poate doreşti ca înainte să trecem la pasul 1 să scoţi la imprimantă aceste exerciţii (este doar o pagină) şi să poţi să scrii direct pe ea. Printezi pagina 57.

1.1. PRIMUL PAS Începe acest pas spre managmentul timpului tău prin a obţine o viziune globală asupra modelului tău de comportament vis-a-vis de timp. Citeşte întrebările de mai jos şi ia în considerare pe cele la care răspunsul tău este “DA!”.

Ai o agendă zilnică (tipărită sau electronică) pe care o porţi cu tine către şi de la servici? Faci o copie la fiecare document pe care îl semnezi? Ai hărţi în maşina ta? Dacă nu ai maşină, ai ţine hărţi în ea dacă ai avea una? Obişnuieşti să reconfirmi întâlnirile pe care le-ai programat cu ceva timp înainte? Obişnuieşti ca în situaţia în care cineva te-a sunat şi nu ai răspuns din diferite cauze, să îl

suni înapoi în maxim 24 de ore? Acasă la tine, ai un loc special unde îţi pui cheile? Păstrezi manualele de la calculator, telefon, televizor, frigider, etc într-un loc unde le poţi

găsi rapid? În acest moment, acasă la tine, chiar lângă telefon, se găseşte un pix şi un carneţel? La birou există o oră oficială la care oricine te poate găsi acolo? Să presupunem că mâine e posibil să te îmbolnăveşti, există cineva care ar putea să

preia sarcinile tale la birou cu o eficienţă rezonabilă? Acasă, hârtiile personale au o anumită organizare? Dacă în seara asta, un bec din candelabrul tău s-ar arde, ai avea alt bec de rezervă să-l

schimbi? Îţi iei cu tine materiale de citit atunci când mergi să vezi un doctor de exemplu şi ştii că

întotdeauna trebuie să aştepţi?

Acum, dacă ai descoperit cel puţin opt întrebări la care ai răspunde cu un “DA” ferm, cu siguranţă ai abilităţi solide de management al timpului. Dacă ai răspuns afirmativ la 11 sau mai multe, este fantastic... doar dacă nu cumva comportamentul tău bine organizat nu este unul obsesiv, dar despre asta vom vorbi în următorul capitol. În situaţia în care sunt mai



::: 10 ::: ►

puţin de opt întrebări la care ai răspuns cu “DA”… ei bine, se pare că ai ceva muncă de făcut.

1. 2. AL DOILEA PAS Acum dă atenţie următoarelor întrebări. Bifează-le pe cele la care ai răspunde afirmativ.

Îţi iei de lucru acasă mai mult de o dată pe săptămână? Rămâi la servici peste program mai mult decât de două ori pe săptămână? Ai avut cheltuieli neprogramate în ultimile 3 luni? Aştepti până în ultimul moment să mergi la dentist atunci când ştii că ai probleme cu

dinţii? Sari des peste micul dejun? Este ceva obişnuit ca hârtiile cu adrese, numere de telefon, etc, să se adune prin

portofelul, geanta, sertarele tale? “Uiţi” să suni pe cineva care nu-ţi place chiar dacă este ceva important?

Aceste întrebări vor să surprindă anumite obiceiuri adânc-înrădăcinate care îţi afectează eficienţa stilului tău de viaţă. Poate vei dori să reciteşti fiecare întrebare în parte pentru a găsi nişte indicii care să te ajute în munca asupra ta-însuţi. Dacă ai răspuns afirmativ la cel puţin 5 întrebări, ai nevoie serioasă să îţi reconsideri câteva comportamente şi atitudini. Exceptând situaţia în care ai un scor 0 la aceste întrebări, sunt faţete ale vieţii tale care trebuiesc îmbunătăţite.

1. 3. CUM MĂ RELAŢIONEZ CU TIMPUL? Fiecare avem o perspectivă personalizată a timpului, dar majoritatea dintre noi nu suntem conştienţi deloc că avem sentimente inconştiente despre problema timpului.

După ce citeşti cu atenţie următoarea listă, vei alege 5 cuvinte care simţi că se aplică cel mai bine la timp. Permite-ţi puţină creativitate în alegerile care le vei face.

istovitor alb prietenos oportunitate vioi relativ

epuizant peşteră pregătit ocupat îndemânatic eficient muntos descurajant încordare

ca o vale disponibil gol energetic agitat brusc

încurcătură ceţos agitaţie

1. 3. 1. CUM POT FI INTERPRETATE ALEGERILE FĂCUTE DE TINE?

Dacă ai selectat: vale, alb, peşteră, disponibil, relativ, pregătit, ceţos sau gol, vezi timpul ca pe ceva ce trebuie umplut. Lucru care privit dintr-o anumita perspectivă poate fi ceva benefic: probabil nu te afli sub o presiune a timpului. Dar de asemenea poate reprezenta pasivitate referitor la timp, iar tu permiţându-le altora să îţi impună cum să foloseşti acest timp.

Dacă alegerile tale sunt dominate de cuvintele istovitor, epuizant, muntos, încurcătură, descurajant, agitat, încordare sau brusc –vezi timpul ca pe un inamic. Acest lucru este deosebit



::: 11 ::: ►

de periculos deoarece poate arăta faptul că tu eşti în prezent suprasolicitat de mediu, de responsabilităţi sau simţi că timpul te controlează pe tine. În orice caz, o schimbare este necesară înainte de a putea cu adevărat să-ţi administrezi timpul.

Cuvintele: oportunitate, ocupat, energetic, vioi, îndemânatic, prietenos, eficient, agitaţie fac parte din majoritatea alegerilor tale? În acest caz, probabil că eşti o persoană care ţine cont de timp, care îl remodelează pentru a se potrivi obiectivelor personale şi stilului propriu de viaţă.

Acum e posibil să întrebi: ce se intâmplă dacă alegerile mele nu au fost majoritar dintr-o categorie au alta? Ca mulţi alţi oameni, tu probabil că ai sentimente mixte legat de timp. Până la finalizarea acestui e-curs practic, aceste sentimente mixte ar trebui să se schimbe. Este necesar să vezi timpul ca pe un aliat, şi nu ca pe un duşman.

1. 4. CUM ÎŢI PETRECI TIMPUL? Te-ai întrebat vreodată câte ore petreci în faţa calculatorului, televizorului sau citind ziarul?

Majoritatea dintre noi au o slabă evidenţă a felului cum ne petrecem timpul. Chiar şi în situaţia în care ai o cunoaştere bună a felului cum îţi petreci timpul, un inventar ţi-ar fi deosebit de util şi te-ar putea chiar surprinde. Un exerciţiu util de diagnoză este ca, timp de câteva zile, să ai mereu un carneţel cu tine şi să-ţi notezi toate activităţile şi un timp aproximativ în care le-ai făcut. Ai putea fi tentat să faci acest lucru pentru activitatea ta de la birou, însă exerciţiul va fi şi mai eficient dacă vei include şi timpul tău personal.

Această analiză a alocării timpului tău ar trebui să includă:

Cele două activităţi mâncătoare de timp de la BIROU; Cele două activităţi mâncătoare de timp din viaţa ta PERSONALĂ; Cele două activităţi cele mai SURPRINZĂTOARE în cât de MULT timp consumă; Cele două activităţi cele mai SURPRINZĂTOARE în cât de PUŢIN timp consumă; O apreciere sinceră a activităţii care ar trebui să-ţi ocupe mai PUŢIN din timp; O apreciere sinceră a activităţii care ar trebui să-ţi ocupe mai MULT din timp.

Concluziile pe care tu le vei extrage din exerciţiile acestei e-lecţii, ar trebui să te ajute să identifici acele zone ale vieţii tale personale sau profesionale care ar putea să beneficieze cel mai mult de pe urma schimbării



::: 12 ::: ►

2. TIMPUL MEU. 4 MITURI

DESPRE UTILIZAREA LUI



::: 13 ::: ►

Bine te-am regăsit. Înainte de a începe aş dori să-ţi mulţumesc pentru interesul şi timpul acordat acestor lecţii. În lecţia de azi vom vorbi despre câteva mituri legate de managementul timpului.

... Dacă iei o aspirină înainte de a consuma alcool, nu ai să ai ameţeli; dacă eşti răpit de terorişti şi dus undeva departe, cum poţi să-ţi dai seama măcar de emisfera în care te afli? Te duci la baie şi dacă apa se învârte în sens invers acelor de ceasornic, atunci când se scurge –te afli în emisfera sudică, dacă se învârte în sensul acelor de ceasornic,- eşti în emisfera nordică...

Aceste credinţe au fost repetate atât de des încât au ajuns să prindă viaţă şi considerate ca adevăruri. Cu toate acestea, fiecare din ele sunt FALSE. Se întâmplă un lucru fascinant: atunci când o credinţă este repetată iar şi iar, tinde spre a deveni credibilă, faptică.

Asemenea credinţe există şi în managementul timpului. Acestea pot eroda fundamentul unei vieţi organizate. Vom parcurge împreună patru din cele mai înşelătoare mituri de care e posibil să te loveşti atunci când vei încerca să administrezi timpul tău.

2. 1. PRIMUL MIT: MANAGEMENTUL TIMPULUI NU ESTE DECÂT O MANIFESTARE A

COMPORTAMENTULUI OBSESIV O definiţie simplificată, cu care majoritatea oamenilor sunt de acord, califică “obsesia” ca fiind -o preocupare excesivă pentru ceva-. Un psiholog ar fi ceva mai precis. În concepţia lui, obsesia este persistentă şi de multe ori are un caracter iraţional care erupe în câmpul conştiinţei, fiind foarte greu de alungat din minte. Câteva exemple uşoare, dar tipice, de obsesie: o melodie pe care o tot auzi în capul tău şi pe care o fredonezi; teama că s-ar putea să fi uitat uşa deschisă sau lumina aprinsă; teama că ai uitat ceva acasă când trebuie să pleci în concediu.

Atunci când o obsesie determină acţiuni –de multe ori ciudate şi puţin sau deloc valorice –psihologii numesc acest fenomen compulsie. Explicaţia dată este faptul că acest comportament obsesiv-compulsiv reprezintă o modalitate indirectă de a rezolva o anxietate sau o dorinţă reprimată. Un exemplu de comportament obsesiv-compulsiv poţi vedea în show-ul TV: Desperate Housewifes (Neveste disperate) unde personajul Bree Van De Kamp, e foarte preocupat ca obiectele să fie în ordine (ca şi în viaţa personală de altfel). Un alt exemplu este cunoscuta Lady Macbeth a lui Shakespeare care îşi spală compulsiv mâinile pentru a scăpa de vină (simbolic vorbind).

Aceste comportamente sunt cel mai adesea ancorate în timp. Unele din ele sunt “nevinovate”, cu toate că sunt generatoare de stres nedorit. De exemplu: chiar este necesar să ştii dacă poţi ajunge undeva cu 30 de secunde mai repede, alegând o rută alternativă? Sau chiar este necesar să-ţi faci ordine pe birou mereu, de teama haosului care s-ar putea crea?

2. 1. 1. EŞTI UN PERFECŢIONIST?

Una din cele mai cunoscute forme de comportament obsesiv, şi care poate interfera cu adevărata eficienţă este perfecţionismul.

Managmentul timpului reprezintă mai curând o serie de decizii, alegeri –reprezintă o abilitate de a diferenţia între ceea ce tu vrei să faci şi ceea ce trebuie să faci. O bună organizare cere evaluarea priorităţilor, iar priorităţile ne aduc aminte că timpul cu adevărat ne limitează acţiunile. A face un lucru bine este mult mai important decât a-l face perfect. La urma urmei, iluzia că putem face ceva perfect, pe majoritatea ne impiedică să mai facem acel ceva.



::: 14 ::: ►

O formulă prin care poţi depăşi o formă uşoară de comportament obsesiv-compulsiv poate fi reprezentată prin cei şase R sau 6R dacă îţi e mai uşor să o reţii.

Ridică în sfera conştientului comportamentul obsesiv. Conştientizează-l, încearcă să-ţi dai seama când el se manifestă.

Recunoaşte că îţi aduce mai mult stres decât să îţi crească eficienţa.

Rezolvă problema lui, lăsându-l în pace. Încearcă să te detaşezi de el din moment ce oricum acesta este neproductiv.

Realizează că nu va fi sfârşitul lumii dacă vei scăpa de el.

Reumple locul lui cu alt comportament mai puţin stresant, dar măcar la fel de eficient ca cel înlocuit, dacă nu mai eficient.

Repetă noul comportament până când devine neutru, relaxant şi acceptat.

Fiecare experimentăm la un moment sau altul în viaţă asemenea comportamente. Câteva alte exemple pot fi reprezentate de:

Oameni care se simt vinovaţi dacă nu fac nimic productiv in week-end. Oameni care rămân la servici după orele normale de muncă, mai mult de o dată pe

săptămână. O persoană care încearcă să ajungă la fix la întâlniri, nici o secundă în plus sau în

minus.

Şi ultimul exemplu: imaginează-ţi un agent de asigurări, obsesiv, care dimineaţa se uită în agenda sa şi acolo vede că azi trebuie să se întâlnească cu 5 oameni. Acum agentul va vrea să ştie care este cea mai eficientă soluţie la ordinea persoanelor cu care se va întâlni. Acum dacă matematica mea e corectă… ar trebui să fie cam 120 combinaţii posibile. În calcul nu am ţinut seama de vreme, de personalitea oamenilor cu care se va intâlni, de distanţă, etc. Aşa că nu uita: caută soluţia cea mai bună, nu soluţia perfectă!

Mai multe informaţii despre OCD ( Obsessive-Compulsive Disorder ) puteţi găsi la http://en.wikipedia.org/wiki/Obsessive-compulsive_disorder.

2. 2. AL DOILEA MIT: MANAGEMENTUL TIMPULUI UCIDE

SPONTANEITATEA ŞI BUCURIA Discuţia precedentă ar trebui să te ajute să vezi halo-ul acestui mit. Oameni care sunt bine organizaţi au suficient timp penntru plăcerile vieţii. Sunt conştienţi că anumite lucruri sunt necesar a fi făcute, în timp ce altele nu sunt o prioritate. De cealaltă parte, persoanele care nu ştiu să-şi organizeze timpul, din cauza dezordinii, stresului şi a priorităţilor neclare –pierd toată distracţia, momentele de spontaneitate şi bucurie.

Este adevărat că uneori cele mai productive idei ne vin în momente de joc sau spontaneitate. Cei ce au un control ferm al propriului timp sunt capabili să recunoască bucuria ce decurge dintr-un moment spontan. Şi sunt capabili să recunoască o oportunitate neanticipată atunci când văd una.

Dacă acum, privind în urmă la ultima lună, nu ai realizat cel puţin două activităţi care ţie ţie îţi fac mare plăcere, ai nevoie să înveţi să fii mai organizat pentru a putea face acest lucru, cu regularitate, pe viitor. Studiile arată că persoanele care eşuează în a găsi căi de a profita de plăceriile vieţii se dovedesc a fi mai puţin eficiente în mediul de muncă. Acelaşi lucru este



::: 15 ::: ►

valabil şi în cazul muncii asupra ta însuţi. Este important să reuşeşti, pe lângă obiectivele relaţionate cu munca, să atingi obiectivele de a face ceea ce-ţi place şi te simţi motivat să faci.

Consider că sunt multe cazuri în care oamenii fac o muncă pentru care nu sunt temperamental sau personal potriviţi. Medici sau avocaţi care fac această muncă nu din plăcere, ci pentru bani sau pentru că părinţii lor aşa i-au încurajat.

Un bun management al timpului ar trebui să includă realizarea obiectivelor relaţionate cu munca, a obiectivelor care îţi aduc satisfacţie şi care includ activităţi pe care le găseşti stimulative. Productivitatea nu este numai o chestiune de muncă susţinută şi timp – ci implică şi o anumită implicare în muncă. Suntem cel mai productivi atunci când ne face plăcere ceea ce facem, avem încredere că putem duce la bun sfârşit sarcina, atunci când putem reacţiona spontan la noi oportunităţi şi nu ne lăsăm distraşi de gândul că am putea face altceva în acest timp.

2. 3. AL TREILEA MIT: E POSIBIL CA EU SĂ REUŞESC SĂ MĂ ORGANIZEZ, DAR

COMPANIA ÎN CARE LUCREZ NU SE VA ORGANIZA NICIODATĂ. Este adevărat că prin mărimea sa o organizaţie încurajează inerţia. Din moment ce vezi lucrurile din interior, orice dereglare este supraevaluată şi de o importanţă sporită. În aceste condiţii este normal ca disfuncţiile din jur să afecteze calitatea muncii tale. Soluţia este să preiei controlul.

Câteva variante de a prelua controlul pot fi:

Dacă nu poţi să lucrezi deoarece tot timpul cineva se găseşte să te întrerupă -fă un aranjament cu colegii tăi ca să nu te deranjeze între 9 şi 11 de exemplu, decât în caz de urgenţă.

Dacă experimentezi probleme atunci când trebuie să faci o sarcină în echipă – de exemplu, dacă ceilalţi colegi au probleme cu respectarea termenelor limită, ajută-i să împartă munca pe bucăţi mai mici, fiecare cu propriul termen-limită. Unii oameni lucrează mai uşor dacă pot să se concentreze asupra unui copac o dată, decât asupra întregii păduri.

Se înţelege că unele situaţii vor fi dincolo de orice control din partea ta, orice ai face. Companiile au diferite tipuri de cultură. Dacă stilul tău de muncă deviază de la linia generală a stilului de muncă specific companiei, ai două soluţii: te adaptezi, sau îţi cauţi o companie mai pe stilul tău.

Aminteşte-ţi, întotdeuna este posibil să fii o insulă de calm într-un ocean de confuzie, dacă îţi propui să preiei controlul măcar asupra zonei tale de responsabilitate.

2. 4. AL PATRULEA MIT: EXISTĂ DOAR O SINGURA METODĂ DE MANAGEMENT AL

TIMPULUI Fiecare suntem unici. Obiectivul tău este să ajungi la un stil de management al timpului care ţi se potriveşte. Unele strategii au aplicabilitate universală ( cum ar fi stabilirea priorităţilor, planificarea, delegarea ), în timp ce altele necesită o abordare adaptată stilului individual.



::: 16 ::: ►

De exemplu, poţi să începi să lucrezi la un proiect iar la finalizarea lui să treci la altul: munceşti în stil linear. Sau poate îţi place să faci ambele proiecte în acelaşi timp: ceea ce înseamnă că ai un stil de muncă holistic, global.

De asemenea poţi să fii un “alergător”: stilul tău de muncă te ajută să ajungi la rezultate mari în timp scurt, dar cu momente de inactivitate în care să-ţi reîncarci bateriile. Sau poţi să fii un “alpinist”: arderea ta este mai puţin spectaculoasă, dar ajungi la aceleaşi rezultate mari la finalul zilei.

Concluzia? Încearcă să-ţi adaptezi stilul de time-management la particularităţile tale psihologice şi fiziologice. Chiar dacă e mai simplu de spus acest lucru decât de făcut, simpla recunoaşţere a individualităţii tale şi a faptului că nu există mereu nişte principii ale time-managementului sculptate în piatră –îţi poate ajuta tranziţia către o performanţă mai eficientă, productivă şi fără stres.

Ca şi celelalte mituri despre managementul timpului, credinţa că un stil sau metodă de time-management se potriveşte tuturor este auto-descurajantă.

Pe de altă parte, acceptarea faptului că e posibil să administrezi timpul tău nu după un tipar standard ci prin prisma stilului tău individual îţi poate oferi libertatea de a găsi bucurie în construirea unei vieţi organizate şi depăşirea barierelor care te-ar împiedica să dezvolţi abilităţi de management al timpului.



::: 17 ::: ►

3. ORGANIZAREA ACTIVITĂŢILOR.

4 MODELE DE STABILIRE A OBIECTIVELOR.



::: 18 ::: ►

În lecţia de azi, împreună vom examina stabilirea priorităţilor în toate formele sale: termen scurt, termen îndelungat, personal, profesional, etc. Aceste forme te vor ghida către găsirea unor noi posibilităţi. Poţi alege din 4 modele de stabilire a priorităţilor. Obiectivul? Găsirea unui proces de ierarhizare potrivit stilului şi dispoziţiei tale.

„Adevăratul timp este un punct care se numeşte "acum", înţepat de o infinitate de drepte care se numesc alegeri în viaţă.” spune Ioan Gyuri Pascu în cartea „In cautarea armoniei”, sau „Este un timp pentru a merge la pescuit si un timp pentru a usca navodul.” (proverb chinez).

Cine l-a vazut pe “mâine”? Ce osteneala este aceea de a sapa o fântâna când arde casa? (Bhartrhari)

Aplicarea acestor maxime sau proverbe la managementul timpului este cât se poate de evidentă. Dacă iei lucrurile într-o ordine logică, cu siguranţă vei asigura succesul şi rezultate vizibile eforturilor tale.

3. 1. SISTEMUL ABC Acest sistem este părintele strategiilor de stabilire a priorităţilor. Sistemul ABC, spune că, în mare, toate sarcinile pot, şi trebuie, să primească o valoare A, B sau C. Tradus, acest enunţ indică:

prioritatea de valoare A este cea care trebuie realizată, şi acest lucru cât mai urgent. Atunci când aceasta este finalizată, poate conduce către rezultate remarcabile. Lăsată deoparte, poate genera consecinţe neplăcute sau chiar dezastruoase. Cuvântul cheie al unei priorităţe de tip A este urgenţa.

priorităţile de valoare B sunt cele care ar trebui făcute curând. Nu la fel de presante ca priorităţile A, dar importante şi ele. Pot fi puse pe aşteptare dar nu pentru prea mult timp, deoarece într-un timp scurt pot ajunge la valoare A.

categoria C cuprinde acele priorităţi care pot fi lăsate deoparte fară a se crea consecinţe periculoase. Unele priorităţi pot să rămână în această categorie aproape nelimitat. Cele care sunt legate de o anumită dată calendaristică undeva în viitor –se vor ridica în cele din urmă la nivel B sau A, în funcţie de data limită care se apropie.

mai este o categorie, categoria D, de care poţi sau nu să ţi cont. Aceasta se referă la acele lucruri care teoretic, nu sunt neapărat necesar a fi realizate. Acestea foarte rar sunt ancorate undeva în timp, ca şi dată limită de realizare. Ar fi draguţ să fie îndeplinite dar, într-un mod realist, pot fi ignorate total, făra efecte severe sau observabile. Totuşi într-un mod ciudat atunci cand sunt realizate (atunci când nu ai nimic mai bun de făcut) îţi pot aduce beneficii neaşteptate. Exemplu: citeşti această e-lecţie pe care ai amânat-o pe mai târziu din cauza agendei tale superîncărcate şi îţi dai seama că tocmai ai descoperit o metodă prin care poţi să fi mai eficient... ;)

Personal, consider că avantajul acestui sistem este că te ajută să elimini o oarecare încărcătură afectivă pe care o atribui sarcinilor de realizat. Exemplu: poate ultimul lucru pe care vrei să-l faci în seara asta este un raport de evaluare sau plan de vânzări dar atribuindu-i o prioritate nivel A (în condiţiile în care tu trebuie să-l predai mâine), realizezi poate pasul necesar care să te ajute să te îndepărteze de senzaţia de disconfort atribuită raportului sau planului care trebuie facut.

Ca să recapitulăm, literele atribuite sarcinilor înseamnă:

prioritate A – urgente, critice.



::: 19 ::: ►

prioritate B – importante, dar puţin mai lejere din punctul de vedere al presiunii exercitate de timp, cum e în cazul A

prioritate C – fără presiunea timpului, încă...

prioritate D – opţionale, drăguţe, dar fără presiunea timpului

EXERCIŢIU: Aplicând pe propria persoană acest model, chiar acum în timp ce citeşti, poţi să îţi clarifici mai bine principiul de funcţionare al metodei. Fă o listă, să zicem… cu 10 lucruri pe care în mod ideal ţi-ar place ca mâine să le realizezi (presupunând că mâine este o zi normală de muncă). Acum selectează din această listă patru lucruri care chiar intenţionezi să le faci, aranjându-le în ordinea importanţei. Primele două vor avea prioritate A, următoarele -prioritate B. Acum din lista de 10 făcută, mai alege două lucruri, care probabil te vor preocupa mâine dar le vei putea lăsa deoparte dacă va fi necesar. Acestea sunt sarcini de tip C. Cele patru lucruri rămase pe listă sunt cel mai probabil acţiuni D: ar fi frumos de făcut dar nu sunt presante. Ai putea să le faci mâine dacă nu vei avea nimic mai bun de făcut sau te vei simţi motivat/ă sau ambiţionat/ă.

Câteva sugestii care îţi pot uşura activitatea de stabilire a priorităţilor:

► atribuie fiecărei activităţi din organizerul sau agenda ta o valoare (A,B,C,D). Procedând astfel, îţi va fi mult mai uşor să-ţi organizezi ordinea sarcinilor, întâlnirilor sau a altor lucruri “notate”.

► realizează o listă “de făcut asta şi asta” în ordine aleatorie, cum îţi vine în minte. Apoi când termini, acordă un nivel de prioritate fiecărei activităţi. Această listă ar trebui să te ajute în organizarea timpului tău.

► poţi sa pui pe biroul tău trei (sau patru) boluri sau pahare (cum sunt cele pentru pixuri). Pe ele notezi: A, B, C, D. Apoi fiecare proiect, după ce-l scrii pe un bileţel, îl pui în bolul A, B, C, sau D în funcţie de prioritate. Apoi în fiecare dimineaţă uită-te in bolul A şi B, mută din B în A dacă este necesar; în fiecare Luni dimineaţa verifică şi bolurile C şi D să vezi dacă sunt sarcini care trebuie mutate. Ideal ar fi să nu te limitezi numai la mutat. ;)

3. 2. SISTEMUL DE INDEX CARD-URI Dacă preferi o variantă mai “umanistă” de sistem care să te ajute să pui în ordine sarcinile care trebuie să le faci, poţi încerca această variantă derivată din sistemul ABC. Scrie fiecare sarcină de realizat pe un bileţel autoadeziv. Lipeşte aceste bileţele pe o suprafaţă uşor de vazut, în ordinea importanţei sau a termenului limită.

Avantajul major al acestui sistem de prioritizare este faptul că poate permite unei întregi echipe să stabilească priorităţile, deoarece un grup de oameni pot să vadă şi să manipuleze bileţelele cu sarcini. Alt avantaj, mult mai important, este faptul că-ţi permite să cuprinzi “dintr-o privire”, exact următoarea sarcină necesar a fi realizată. Astfel economiseşti puţin din timpul tău preţios, fără a mai căuta liste prin sertare.

3. 3. SISTEMUL DE INVENTARIERE O altă variaţie a sistemului ABC, sistemul de inventariere are ca esenţă orientarea pe rezultate. Teoria care stă la baza sa spune că înveţi cel mai mult prin evaluarea felului în care ai facut faţă sarcinilor de peste zi, apoi aplicând ceea ce ai învăţat la comportamentul din ziua



::: 20 ::: ►

următoare. Argumentul de bază este că analiza post-activitate reprezintă o modalitate mult mai realistă, cu impact asupra modificării comportamentale, şi o abordare orientatată pe feedback în acţiuniile de zi cu zi, faţă de sistemul ABC, care se axează doar pe evaluarea sarcinii.

Evaluarea productivităţii relative a fiecărei zile este esenţa acestui sistem. Este important să stabileşti de la început ceea ce doreşti să realizezi, apoi să compari cu ce ai realizat până acum, pentru a obţine o idee despre cât succes ai folosind metodele curente şi ce îmbunătăţiri poţi realiza .

În timp ce această metodă nu este prin esenţa sa o măsură de economie a timpului, poate genera schimbări comportamentale care te pot ajuta în economia timpului.

3. 4. FORMULA 80/20 Se pare că anumite numere (cum ar fi pi) şi forme (cum ar fi hexagonul şi spirala) se repetă în natură. Acestea par oarecum să stea la baza construcţiei întregii realităţi fizice, rămânând de nepătruns chiar şi pentru oamenii de ştiinţă şi matematicieni.

Managementul timpului, de asemenea are formulele sale misterioase, cum este “Formula 80/20”, cunoscută şi sub “Principiul lui Pareto”. Acest principiu porneşte de la generalizarea că în orice grup de itemi, 80% din valoare derivă din doar 20% din respectivii itemi. De exemplu dacă vei cumpăra un calculator care are o listă cu 20 de avantaje, e posibil ca 80% din satisfacţia ta să derive doar din patru avantaje pe care le are calculatorul.

Vilfredo Pareto, un economist italian a observat în 1906 că 20% din italieni deţineau 80% din bogăţia naţiunii. În timp, acest raport s-a aplicat în diferite situaţii, devenind o regulă de aproximare. Cum se traduce această regulă în termeni reali? Mai jos găseşti câteva exemple familiare dar concrete despre cum acţionează principiul lui Pareto.

20% din corespondenţa primită reprezintă 80% din valoarea corespondenţei per ansamblu, restul… teoretic este inutilă;

80% din vânzările unei companii sunt realizate doar către 20% din clienţi;

80% din hainele purtate frecvent de tine reprezintă doar 20 % din totalul garderobei tale;

80% din avantajele unui obiect casnic derivă doar din 20% din funcţiile sale.

Interesant, nu-i aşa?

Acest principiu oferă o unealtă pentru schimbare formidabilă. Gândeşte-te că şeful tău va considera valoros în proporţie de 80% doar 20% din raportul pe care i l-ai dat. Sau: în activitatea de vânzări, succesul tău se bazează în proporţie de 80% doar pe 20% din totalul de clienţi.

Îţi mai aduci aminte “Epoca de aur”? Părinţii tăi puteau alege din 3 posturi de televiziune: TVR 1, TVR 2 dacă locuiai în Bucureşti şi televiziunea bulgară, maghiară sau sovietică după caz. Corespondenţa era motiv de sărbătoare. Acum, dacă nu ar exista telecomandă, s-ar uza butoanele de la TV. Iar poşta se umple frecvent cu reclame. Principiul lui Pareto atingea puţini oameni în acea vreme, dar azi...

50,000 cărţi sunt publicate anual în SUA.

canalele standart oferite de televiziunea prin cablu ajung până la 100, iar cu echipamente adiţionale (antena parabolică) se poate ajunge uşor până la 500



::: 21 ::: ►

programe.

o statistică spune că probabil petreci 8 luni din viaţă scriind şi citind corespondenţă.

A devenit aproape imposibil să administrăm întrega cantitate de informaţie care se revarsă asupra noastră. Pentru a face faţă a devenit important să fim selectivi. Trebuie să se concentreze asupra acelui procent de 20% care deţine 80% din valoare şi să respingem restul.

Acest principiu al lui Pareto poate fi aplicat în variate segmente ale activităţii. Reţine doar că 80% din eficienţa ta la servici probabil derivă doar din 20% din munca depusă. Cunoaşterea acestui principiu te poate ajuta să evaluezi şi să te autoevaluezi astfel încât să îţi fie uşor să îmbunătăţeşti aceste procente şi să devi mai productiv în orice ai face.

Îţi sunt utile aceste informaţii? Aştept răspunsul tău şi orice sugestie pe adresa obişnuită: [email protected].

Îţi mulţumesc pentru răbdarea şi timpul tău în parcurgerea lecţiei de azi.



::: 22 ::: ►

4. AMÂNAREA SAU HOŢUL

TIMPULUI.



::: 23 ::: ►

În lecţia de azi, vom studia împreună procesul amânării. De asemenea vom examina câteva strategii prin care poţi combate acest comportament. Sunt convins că şi tu cunoşti câteva astfel de strategii. Vrei să mi le împărtăşeşti? Aştept un e-mail de la tine la [email protected]. Îţi mulţumesc anticipat.

La capătul acestui material ( Anexa II, pagina 58 ) găseşti o planşă cu cei 8 factori care stau la baza amânării. Înainte de a trece mai departe poate vei găsi util să o scoţi la imprimantă. Îţi va folosi în exerciţiile practice ale acestui capitol.

Amânarea este asasinul oportunităţii. (Victor Kiam)

Amânarea este arta de a ţine pasul cu ziua de ieri. (Don Marquis)

Amânarea unui lucru... Cu toţii facem aceasta, lăsăm lucrurile pe ultima sută de metri şi ne promitem că data viitoare va fi altfel. Istoria însă se repetă, iar şi iar.

4. 1. CE SE AFLĂ ÎN SPATELE ACESTUI PROCES? Amânarea în esenţa ei poate fi un proces chiar amuzant. Dar cum se întâmplă cu toate lucrurile care sunt “luate în glumă”, la originea lor ascund “adevăruri întunecate”. Psihologia argumentează că la baza amânării se află aproape întotdeauna o frică ascunsă, sau conflict, care ne determină să lăsăm lucrurile pe mai târziu. Cineva poate fi obligat să realizeze nişte sarcini, dar un complex de emoţii contradictorii îi scurtcircuitează acţiunea.

Chiar dacă cel ce amână se comportă ca şi cum teama, ameninţarea sau conflictul au dispărut, acestea se află în continuare acolo –atât în mediul înconjurător cât şi în inconştientul individului, de unde generează stres, pentru ca în final să se comporte ca un coroziv al succesului.

Experţii în managementul timpului au identificat 8 cauze tipice ale amânării ( vezi Anexa II de la pagina 58 ).

4. 1 . 1. FORŢE INTERNE

Observi că patru din cauze ( cele scrise cu roşu: frica de schimbare, frica de eşec, tendinţa de a lua mai mult decât poţi duce, dependenţă de randamentul ultimei sute de metri ) au cauze interne, cu rădăcini în psihologia noastră.

În şcoală, obişnuiai să laşi învăţatul pe ultimele zile dinaintea testelor?

Atunci când trebuie să suni o persoană care nu-ţi place, amâni chiar dacă este ceva important?

Aştepţi până ai probleme dentare serioase, înainte de a merge la dentist?

Ai avut o cheltuială mare neprogramată în ultimile trei luni?

Aştepţi până se iveşte termenul limită înainte de a începe un proiect important?

Dacă răspunsul tău este “DA” la oricare din aceste întrebări, pot exista în felul tău de a fi, tendinţe de a amâna.

Pentru a învinge acest proces al amânării, trebuie depusă o energie considerabilă în schimbarea comportamentului. Sună imposibil? Ei bine, nu e. Un număr de strategii dovedite a



::: 24 ::: ►

fi practice şi eficiente îţi stau la dispoziţie. Acestea te vor ajuta să te schimbi şi să faci permanente aceste schimbări.

4. 1 . 2. FORŢE EXTERNE

Chiar dacă de felul tău, nu obişnuieşti să amâni, mediul în care traieşti te poate determina să faci asta. Elementele scrise cu albastru de pe imagine (sarcini neplăcute, sarcini copleşitoare, sarcini neclare, obiective neclare), îţi arată cele patru motive externe pentru a amâna. Totuşi asta nu înseamnă că motive psihologice nu sunt implicate. Dar sarcinile neplăcute, copleşitoare sau cu finalitate ambiguă, sunt suficiente pentru a face pe oricine să-şi dorească să amâne inevitabilul.

4. 1 . 3. MANAGEMENTUL FORŢELOR

Cauzele interne ale amânării sunt mai dificil de eliminat decât cele externe, dar odată făcut acest lucru se ajunge la dezvoltarea unor abilităţi care te ajută în realizarea oricărei sarcini. Dacă amâni datorită fricii de schimbare, această frică se va reflecta în diferite tipuri de sarcini. Odată învinsă această frică, vei fi capabil să începi o gamă de sarcini cu forţe noi.

În timp ce cauzele interne te pot determina să amâni multe tipuri de sarcini, cele externe tind spre o anumită specificitate. Asta înseamnă că dacă ai învins o cauză externă (exemplu: un coleg care îţi bagă beţe în roate) vei realiza sarcina respectivă, dar victoria ta nu se va reflecta şi în alte sarcini pe care va trebui să le realizezi cu colegul tău.

4. 2. DE CE AMÂNĂM? Dacă te uiţi cu atenţie la Anexa II, (cea cu motivele pentru care amânăm) îţi este uşor să identifici o categorie relevantă pentru tendinţele tale de a amâna? Poţi să identifici o categorie care simţi că este cauza tacticilor tale de amânare?

Dacă îţi este uşor să discerni care este cauza tipică a amânării, cel mai probabil eşti conştient de procesul şi cauzele amânării, în cazul tău; dacă îţi este dificil să identifici cea mai relevantă cauză, în cazul tău amânarea poate fi determinată de o reţea complexă de factori interdependenţi. Va fi nevoie de o luptă de durată în care va trebui să dai dovadă de hotărâre. Vicoria însă e posibilă.

Dacă ai identificat principalii factori ai amânării ca fiind de natură internă, psihologică, iar cei secundari ca fiind de natură externă, va trebui să cauţi soluţii în adâncul tău. Pe de altă parte, dacă ai identificat principalii factori ai amânării ca fiind factori externi, atunci trebuie să faci tot posibilul să remodelezi mediul în care lucrezi şi trăieşti.

4. 3. LA CE SE REFERĂ AMÂNAREA DE FAPT? Până acum am urmat o linie generală în e-lecţia noastră. Vom încerca să fim mai specifici. Ce lucru l-ai pus deoparte acum ( pentru a-l face mai târziu )?

Fă o listă cu sarcinile de serviciu sau personale şi obiectivele pe termen lung în cazul cărora nu ai făcut nimic. Gândeşte-te la orice, mic sau mare, pe care ar trebui să-l faci dar nu găseşti timp şi chef să te apuci de el.

Foarte probabil că vei surprins de numărul de lucruri puse pe aşteptare care le ai în minte. Lucruri de care ai uitat. O măsură foarte interesantă folosită de procesul amânării este uitarea.



::: 25 ::: ►

Primul pas în combaterea amânării este să împingi sarcinile în câmpul conştiinţei, să nu le laşi să fie îngropate în uitare.

4. 4. CEI OPT FACTORI Pentru fiecare lucru de pe lista ta, încearcă să identifici care din cele opt cauze majore ale amânării reflectă motivul major pentru care amâni. Astfel vei obţine nişte indicii care îţi vor permite să începi de undeva transformarea ta.

Există câteva strategii care s-au dovedit a fi utile în depăşirea barierelor, şi probabil în a-ţi permite să începi lucrurile mărunte pe care le-ai neglijat.

4. 4. 1. SARCINA ARATĂ TARE NEPLĂCUTĂ. Este aceasta singura şi cea mai importantă cauză pentru care nu finalizezi sarcina de pe lista ta? Dacă da, este ceva normal. Această cauză este cea mai des întâlnită. Şi la urma urmei, ce ar putea fi amânat mai uşor decât compunerea unui discurs, spălarea vaselor sau programarea la dentist?

Există cinci strategii posibile care te pot ajuta la realizarea sarcinilor neplăcute:

► Realizeaz-o la începutul zilei. Deseori, dacă faci un lucru înainte să ai timp să te gândeşti la cât de neplăcut este, îţi va fi mai uşor să-l faci.

► Cu o seară înainte notează-ţi sau pune sarcina de făcut într-un loc pe care să nu-l poţi rata. De exemplu, aşează CV-ul pe care trebuie să-l actualizezi îm mijlocul biroului. Atunci când vei intra în cameră îţi va fi greu să-l eviţi.

► Caută pe altcineva să o facă. Aminteşteţi asta: ceea ce ţie ţi se pare neplăcut, poate altcuiva îi va place. În e-lecţia 6 vom studia în detaliu cum să delegi mai eficient. Pentru început însă ar fi o idee bună să te gândeşti tu la acest aspect. De exemplu sunt multe servicii care fac o treabă în locul tău. Băncile pot să plătească facturile direct din contul tău, pizzeriile pot să livreze comanda la domiciliu, spălătoriile îţi pot spăla hainele, etc. Toate acestea îţi pot salva timpul alocat unor sarcini care ţi s-ar putea părea neplăcute.

► Fă o lista cu avantaje / dezavantaje. Aceasta te poate ajuta cu sarcinile grele şi neplăcute. Fă o listă cu toate avantajele pe care le-ai putea avea din realizarea sarcinii şi cu toate dezavantajele care ar putea deriva din realizarea ei. Faptul că vezi totul ordonat pe o hârtie ţi-ar putea reduce anxietatea.

► Foloseşte strategia “pojarului”. Mai mulţi experţi în managementul timpului recomandă următoarea strategie: de fiecare dată când trebuie să lucrezi cu un document cu care nu vrei să ai de a face, fă un semn roşu pe el. De îndată ce documentul va începe să arate ca un bolnav de pojar… vei prinde mesajul. ;)

4. 4. 2. SARCINA PARE COPLEŞITOARE.

Herculean, masiv, gigantic, nesfârşit - toţi aceşti termeni pot fi folosiţi pentru a descrie raportul pe care trebuie să-l scrii sau întâlnirea pe care trebuie să o planifici. Sarcina nu este neapărat neplăcută; de fapt chiar abia aştepţi să o finalizezi. Dar din păcate este atât de vastă şi copleşitoare încât nici nu ştii de unde să începi. Un exemplu este tracul scriitorului în faţa unui proiect vast de roman.

Îţi propun 3 strategii:

► Divide şi cucereşte. Împărţirea unui întreg în piese mici te poate ajuta să faci faţa unei sarcini copleşitoare. Cum poţi să mănânci un elefant? Bucăţică cu bucăţică.



::: 26 ::: ►

► Găseşte un loc liniştit pentru a munci. Există o cameră acasă sau la servici unde intră puţine persoane? Ascunde-te acolo pentru a face sarcina fără a fi întrerupt. Închide uşa biroului tău şi asigură-te că ştie toată lumea că nu vrei să fii deranjat. Sau poţi să mergi într-o “vacanţă de lucru” unde să faci ceea ce trebuie într-un mediu plăcut, nederanjat de nimeni.

► Foloseşte momentul. Odată ce te-ai pornit, continuă atâta timp căt mintea ta este proaspătă. Dar atunci când gândurile o iau aiurea, opreşte-te! Ia-ţi o pauză!

4. 4. 3. SARCINA ESTE NECLARĂ SAU NEPREVĂZUTĂ. SOLUŢIA TQM.

Planurile prost organizate sunt un motiv frecvent pentru amânare. O modalitate utilă de rezolvare a problemei o găsim într-un sistem de control al procesului denumită TQM.

► Soluţia TQM. Pe la sfârşitul anilor 1940, W. Edwards Deming, un analist de control statistic, a realizat un sistem de împărţire în procese cunoscut ca Total Quality Management (TQM). A încercat să convingă câteva corporaţii americane să-l aplice pe liniile lor de producţie, dar nimeni nu a părut interesat. După vizita sa în Japonia însă, oamenii de afaceri locali au adoptat teoriile sale.

Mulţi oameni consideră că succesul economic al Japoniei se datorează în mare măsură lui Deming şi sistemului său. Realitatea este însă mult mai complexă. Valorile culturale ale Japoniei au o legătură foarte strânsă cu succesul său economic ~ şi cu modul în care sistemul lui Deming a fost implementat. În momentul de faţă, în afară de antreprenoriatul japon, armata americană şi mai multe corporaţii americane au făcut o religie din TQM.

Deşi acest sistem este depăşit în opinia unora, anumite procese sunt încă deosebit de eficiente. Legat de managementul-timpului, metoda cea mai eficientă este reprezentarea grafică a procesului (metoda se numeşte flowcharting). Folosindu-ne de o planşă, fiecare pas este reprezentat grafic pentru vizualizare. Vom avea în final o viziune de ansamblu, o hartă a tuturor paşilor de realizat. Anexa III îţi oferă un exemplu de “flowchart” folosit în cazul prăjirii unui pui ( pagina 59 ). În partea de jos găseşti legenda simbolurilor folosite.

Metoda poate fi aplicată la unele proiecte pe care le-ai notat mai devreme ca acţiuni în aşteptare. Înainte de toate, aminteşte-ţi că TQM te poate ajuta să economiseşti timpul pe care altfel l-ai fi pierdut încercând să ieşi din detaliile unui proiect complicat. Mai multe despre TQM poţi găsi pe internet la http://en.wikipedia.org/wiki/TQM.

4. 4. 4. OBIECTIVELE SUNT NECLARE.

Atunci cănd stabileşti un obiectiv, fii precis. “Reorganizarea spaţiului de lucru” poate fi insuficient de clar. În ce fel doreşti reorganizarea spaţiului de lucru? Ce nevoi specifice te determină să-l organizezi? Ai nevoie de o lumină mai bună, sunt lucruri care îţi ocupă prea mult spaţiu? Transformă-ţi obiectivele generale în obiective specifice reamintindu-ţi specific ce face din obiectivul tău, un obiectiv.

În anumite situaţii, în special în mediul de afaceri, obiectivul nu trebuie să fie numai specific ci şi măsurabil. A spune “Vânzările noastre vor creşte semnificativ” este cu un impact mai mic şi mai neproductiv decât a spune “Obiectivul nostru este să creştem vânzările cu 14%”.



::: 27 ::: ►

4. 4. 5. FRICA DE SCHIMBARE.

Cu siguranţă aceasta este unul din cele mai puternice motive psihologice pentru a amâna. Toate făpturile vii sunt subordonate obiceiului. A face ceva în modul în care l-ai făcut întotdeauna, pare sigur. Făcând ceva într-un fel nou, neaşteptat poate, poţi experimenta sentimente neplăcute.

Frica de schimbare este o reacţie omenească, naturală. Cu toate acestea ea poate fi şi paralizantă, încurajând amânarea unei sarcini, amânând schimbări care sunt folositoare şi necesare.

Dacă a devenit un obicei să amâni –din teamă de schimbare, următoarele soluţii ar putea să dea roade în cazul tău:

► Schimbă mediul fizic. Obiceiurile vechi se ataşează de locurile vechi. Încearcă o cameră nouă, un scaun nou, un birou nou, un “orice” nou. Vei fi surprins de felul în care o schimbare atât de mică poate să îţi dea forţa de a finaliza sarcinile pe care le tot ocoleşti.

► Schimbă rutina şi modelele de acţiune. Porneşte pe un alt drum atunci când mergi la servici. Acesta este doar un exemplu, dar vei fi uimit de cum te vei simţi referitor la o sarcină amânată la locul de muncă.

► Nu fă nimic. Păşeşte în casa sau biroul tău, aşează-te şi uită-te la pereţi. În curând vei fi atât de plictisit încât o schimbare va fi exact ce vei avea nevoie.

4. 4. 6. FRICA DE EŞEC.

Celor mai siguri pe noi, ne este frică de eşec într-o anumită problemă, aşa că amânăm problema. Uneori pentru toată viaţa. Un bun exemplu este vorbitul în public. Cercetările au arătat că oamenilor le este mai frică de vorbitul în public decât de moarte.

Truman Capote a spus cândva, “Eşecul este condimentul care dă aroma succesului”. Franklin D. Roosevelt remarcă: “Singurul lucru de care trebuie să ne fie teamă este teama însăşi.”

4. 4. 7. OBIŞNUIEŞTI SĂ “IEI MAI MULT DECÂT POŢI DUCE”.

Mulţi sunt atât de dedicaţi, ambiţioşi sau entuziaşti încât îşi iau mai multe sarcini decât pot realiza –la muncă, acasă sau în comunitatea în care trăiesc. Cauzele pot fi multiple: incapacitatea de a spune NU, o dorinţă de a plăcea sau cel mai probabil un entuziasm crescut pentru viaţă şi o gamă largă de interese.

Nimeni însă nu poate să le facă pe toate –cel puţin nu toate deodată. Pe viitor, înainte de a te oferi voluntar în asumarea de noi responsabilităţi, gândeşte-te câteva momente la acele responsabilităţi pe care ţi le-ai asumat deja, dar pe care nu le-ai onorat încă. Astfel, poate vei reuşi să amâni asumarea noilor responsabilităţi, până când le vei realiza pe cele nefinalizate încă.

4. 4. 8. CREZI CĂ DAI RANDAMENT MAXIM DOAR PE ULTIMA SUTĂ DE METRI.

Pentru unii dintre noi, a face ceva în ultimul moment, reprezintă o sursă de adrenalină care ne încarcă rezervoarele. Este un obicei periculos, deoarece:

Şansele de a face o greşeală cresc sub presiunea timpului.

Nu ai timp de a corecta greşeli, uneori nu ai timp nici măcar să le descoperi.

Există posibilitatea ca o sarcină nouă, neaşteptată să apară şi să-ţi fure timp din sprintul de ultim moment şi să-ţi afecteze calitatea ambelor sarcini.



::: 28 ::: ►

4. 5. AŞTEPŢI DUPĂ ALTCINEVA? Un factor extern care ne poate conduce la a amânare este cel de a aştepta după alcineva. Tu ai putea să fii un geniu al managementul-timpului dar şeful, soţia sau angajatul tău să nu fie. Schimbarea comportamentului altcuiva se dovedeşte a fi ceva mult mai dificil decât schimbarea comportamentului tău. Îţi ofer câteva idei care s-ar putea să te ajute. Sunt convins că şi tu ai câteva, ca urmare te rog să mi le trimiţi pe adresa obişnuită: [email protected].

► trasează date limită realiste de realizare a proiectului.

► trasează celor cu care lucrezi, date limită false (înainte de termenul limită real) pentru realizarea proiectului; astfel vor creşte şansele ca acesta să fie finalizat la timp.

► comunică-ţi nemulţumirea referitor la comportamentul celuilalt, dacă este nevoie.

► încurajează-ţi colegii şi partenerii să folosească strategiile expuse în această lecţie, pentru depăşirea tendinţei lor de amânare.

4. 6. EŞTI UN PERFECŢIONIST? Folosindu-te de trei întrebări simple poţi să te autoevaluezi dacă viziunea ta în privinţa unui proiect este prea “perfecţionistă”:

Recompensa ce derivă din finalizarea proiectului este mai mică decât efortul depus?

Există altă cale mai simplă, mai puţin “mâncătoare de timp”, în care proiectul poate fi realizat?

Sunt alte proiecte pe care le amâni sau neglijezi pentru ca acest proiect să iasă perfect?

Dacă răspunsul tău la oricare din aceste întrebări este DA, probabil că depui mai mult efort în realizarea proiectului decât acesta cere sau merită.

4. 7. CONCLUZII Amânarea poate fi deosebit de profitabilă… pentru alţii. Mall-urile care au program prelungit de sărbători pentru întârziaţi sunt un exemplu concludent. Aşadar, dacă amânarea este atât de des întâlnită încât unii fac afaceri pe baza acestui comportament, este mai mult ca sigur, doar dacă tu nu eşti un caz special, că toţi amânăm într-un fel sau altul realizarea unor sarcini.

Propune-ţi o recompensă la finalizarea sarcinii pe care oricum va trebui să o faci. Poţi învăţa să controlezi această tendinţă comună şi în acest fel vei face un pas uriaş în folosirea mult mai utilă a timpului tău.



::: 29 ::: ►

5. MODELE ÎN MANAGEMENTUL

TIMPULUI



::: 30 ::: ►

Am ajuns în sfârşit şi la capitolul 5. Am crezut că nu se mai termină capitolul precedent.

În lecţia de azi, vom studia împreună modele în managementul timpului. De asemenea vom aprofunda câteva strategii prin care poţi pune în aplicare aceste modele.

O anecdotă primită pe internet spunea că la un seminar de filosofie, profesorul a intrat în clasă cu o plasă în mână. Aşezându-se la catedră, a scos din plasă un vas din sticlă, l-a aşezat pe catedră şi a întrebat:

-Este acest vas plin?

-Nuuuuuu! Au răspuns în cor studenţii.

Profesorul a scos din plasă nişte pietre, cam de mărimea unor nuci şi a umplut vasul.

-Este acest vas plin? a întrebat profesorul.

-Daaaa! Au răspuns în cor studenţii miraţi.

Profesorul nu a spus nimic. A scos din plasă nişte pietre, cam de mărimea unor jumătăţi de alună şi le-a pus în vas. Mişcând vasul, pietrele cât o jumătate de alună au umplut spaţiile rămase de la pietrele mai mari.

-Este acest vas plin? a întrebat iar profesorul.

-Daaaa! Au răspuns în cor studenţii. Erau deja curioşi.

Profesorul a scos din plasă nisip, şi iar a umplut vasul.

-Este acest vas plin? a întrebat profesorul.

-Cu siguranţă! Au răspuns în cor studenţii. Erau şi mai curioşi.

-Aşa este, acum acest vas este plin, a confirmat profesorul. Vedeţi voi, viaţa este ca şi acest vas. Pietrele sunt lucrurile importante: familia, prietenii; pietricele sunt lucruri care contează, însă nu sunt atât de importante ca şi familia sau prietenii: serviciul, activităţile; iar nisipul reprezintă lucrurile mărunte care ne umplu viaţa: un zâmbet, un hobby. Ce am vrut să demonstrez prin acest exerciţiu?

Din banca a treia se ridică un student slăbuţ.

-Faptul că dacă vrei, poţi să bagi o mulţime de chestii într-un vas?

-Nu, nu acest lucru am vrut să-l pun în evidenţă. Ci faptul că dacă aş fi pus de la început nisipul, nu mi-ar mai fi încăput pietrele. În viaţă planificarea este deosebit de importantă. Dacă nu pui de la început lucrurile mari, nu vei reuşi să ai o viaţă împlinită, care să le cuprindă pe toate.

La final, un student mai zurbangiu s-a apropiat de catedră cu o sticlă de bere în mână, pe care a turnat-o în vas. Intrase şi berea în vas. Apoi respectivul student a remarcat:

-Da dom’profesor, da’ oricât de plină ţi-ar fi viaţa... mai merge şi o bere.

Există o singură cale de a pune pietrele, pietricelele, nisipul şi berea în vas – programarea inteligentă a sarcinilor. Fiecare avem capacitatea de a identifica care din activităţile noastre sunt reprezentate de pietre, pietricele, nisip şi “bere”.



::: 31 ::: ►

5. 1. PIETRE Oricât de multe ar fi lucrurile pe care dorim să le realizăm, precum şi ordinea în care le facem, trebuie să ţinem seama de “vas”. Nu vei realiza nimic dacă nu vei lua în considerare lucrurile mari în primul rând şi apoi pe cele mai mici.

În organizarea activităţilor unei zile va trebui să te concentrezi prima dată asupra acelor lucruri care se potrivesc în orarul zilei tale. Acest lucru îl vom studia în e-lecţia de azi.

5. 1. 1. STABILIREA OBIECTIVELOR

În timpul facultăţii am întrebat mai multe persoane care experimentau succesul: care este secretul? Acestea mi-au spus în diferite cuvinte acelaşi lucru: stabilirea obiectivelor. Cu siguranţă obiectivele clare ne ajută să ne stabilim ordinea priorităţilor. Fără obiective timpul este fără valoare.

5. 1. 2. DAR CUM TREBUIE SĂ FIE UN OBIECTIV?

Realizabil. Oamenii de succes îşi stabilesc obiective care sunt ambiţioase dar cu toate acestea sunt şi realiste. În acest fel, viaţa acestor oameni reprezintă un şir de succese. Totuşi, atunci când aceste persoane experimentează eşecul, acest lucru nu se întâmplă din cauza unei lipse de planificare sau eforturi insuficiente. Orice lucru pe care îl începem implică variabile care nu pot fi controlate. Pe de altă parte, la extrema cealaltă – visătorii îşi stabilesc obiective nerealizabile. Viaţa lor este un şir de suişuri şi coborâşuri, de multe ori nefiind în stare să treacă de primul obstacol care le iese în cale.

Măsurabil. Imaginează-ţi o cursă de maşini fără un traseu clar stabilit şi fără punct de sosire. Fără reguli. Îţi imaginezi haosul care s-ar crea? Este adevărat că o vreme poate ar fi distractiv să vezi aşa ceva, dar apoi? Un obiectiv care nu este măsurabil este ca şi cursa noastră imaginară de maşini. Cum ştim că am atins obiectivul? Pentru a şti când ai ajuns la linia de sosire trebuie ca aceasta să fie trasată şi marcată.

Notat pe hârtie. Un obiectiv scris pe hârtie are o putere extraordinară de autoconvingere. Stai cu hârtia în mână, citeşti obiectivul şi îţi spui: “Oau, dacă este scris aici, înseamnă că trebuie să fie adevărat”. Acesta îţi asigură o continuitate în priorităţi.

Flexibil. Obiectivele care nu sunt flexibile cad la cel mai mic eşec. Rămâi flexibil în tot ceea ce faci; încercările prin care trece obiectivul tău îţi pot furniza informaţii folositoare în revizuirea ţintelor pe care ţi le-ai impus. Fii flexibil, dar nu uita totuşi de obiectivul care ţi l-ai propus.

Cu termen limită. Dacă stabileşti un termen limită sarcinilor tale, vei avea mai multe şanse să faci la timp acele sarcini. O soluţie care ajută este de a spune cuiva despre termenele limita care ţi le-ai impus, în acest fel te vei simţi obligat să le respecţi.

Obiectivele pot fi pe termen lung sau scurt. Se pare însă că în cazul obiectivelor pe termen lung ne este cel mai dificil să ne concentrăm. O tehnică eficientă, pe care ţi-o recomand cu căldură, este ca în fiecare an, de preferat la 1 ianuarie să-ţi faci o listă cu trei obiective personale şi trei obiective profesionale. Acestea trebuie să fie neapărat pe termen lung. Trebuie să menţionezi în ce fel va fi realizat fiecare şi să stabileşti un termen limită pentru realizarea fiecăruia. Evaluează fiecare obiectiv, dă-i o valoare A, B sau C. Apoi pune aceste obiective undeva unde pot fi văzute cu uşurinţă – văzându-le, vei fi motivat să acţionezi continuu.



::: 32 ::: ►

5. 1. 3. ÎNTRERUPERILE FRECVENTE

Se întâmplă deseori, acasă sau la servici, să fim implicaţi în continue interacţiuni. Colegul care ne întreabă care este numărul de fax, copilul care vrea ajutor la teme, telefonul care sună… un şir continuu de lucruri care ne întrerup din ceea ce facem.

Anumite sarcini presupun linişte şi să fim lăsaţi în pace. Întreruperile pot fi ca o serie de cascade pe un râu pe care mergi cu barca. Fiecare poate reprezenta o zgâlţâitură în drumul tău; una din ele poate chiar să pună punct. Pentru evitarea acestei situaţii, analizează următoarele situaţii:

► identifică o perioadă în cursul săptămânii când este cel mai puţin probabil să ai contacte importante. Rezervă acea perioadă (cel puţin o oră jumătate) în calendarul sau agenda ta pentru muncă neîntreruptă. Nu este important neapărat să ştii ce vei face în acea perioadă: întotdeauna se găseşte ceva. Dacă nu găseşti nimic, te poţi concentra asupra priorităţilor D.

► dacă eşti la servici, asigură-te că toţi colegii ştiu despre “orele de linişte”. Acest lucru poate fi util şi acasă dacă este necesar.

► agaţă un semn cu “nu deranjaţi” pe uşă. Ţine uşa închisă. Dacă împarţi biroul cu mai mulţi colei, aşează acest semn într-un loc proeminent, de unde poate fi uşor văzut. Acest lucru necesită ceva tact din partea ta, dar dacă eşti eficient, colegii tăi vor respecta momentele tale de solitudine ca semn al eficienţei şi centrării pe sarcină şi nu ca semn al insolenţei.

► vino la servici mai repede sau rămâi până mai târziu, după program. Este adevărat că fiecare avem un ritm propriu de a fi eficienţi. Unii şefi însă nu agrează programul flexibil. Dacă programul de lucru este de la 9 la 17, ei se vor aştepta să rămâi până la 17 chiar dacă ai venit la 8. Oricum, timpul în care colegii şi clienţii nu se aşteaptă să fii la birou, poate fi cel mai productiv.

► poţi să îţi iei pauza de masă altcândva. Dezavantajul este că vei pierde distracţia la o cafea cu colegii. Avantajul este că orele 12-14 sunt cele mai liniştite ore la birou.

5. 2. PIETRICELE, NISIP ŞI BERE Până acum, ne-am concentrat în a introduce pietre mari în vas. Am văzut strategii pentru a munci susţinut. Cum rămâne cu timpul pentru muncă uşoară, socializare, privit pe pereţi?

Aceste lucruri pot fi foarte utile. A lucra peste nivelul tău optim de energie şi atenţie se poate dovedi nociv atât pentru cheful tău de muncă cât şi pentru sănătatea ta. Este ca şi cum ai apăsa acceleraţia dar nu ai porni niciunde. Fă pauze pentru a te relaxa. Vei fi mult mai productiv şi eficient cu mintea odihnită.

Se spune că la un moment dat preşedintele Henry Kissinger a fost întrebat de către un reporter care este opinia lui despre criza din senat care se preconiza. “Saptămâna viitoare nu poate fi nici o criză; programul meu este deja plin” i-a răspuns preşedintele.

Anecdoda de mai sus este un motiv pentru care este necesar să-ţi laşi timp neplanificat în agendă. Nu ştii niciodată ce se iveşte. Lasă agenda să respire, acele spaţii albe nu sunt neapărat pentru a fi umplute. ;)



::: 33 ::: ►

5. 3. GRUPAREA Gruparea se referă la combinarea sarcinilor. Gruparea face activitatea mult mai eficientă şi compactă.

Îţi dau un exemplu practic: plata facturilor. Ar trebui să le plăteşti în ziua în care ele vin? Sau e mai bine să le plăteşti grupat, odată pe saptămână sau lună atunci când ai timp? Varianta doua este mai bună, pentru motivul că nu laşi ordinea haotică a venirii facturilor să-ţi mănânce timpul.

Alt exemplu: trebuie să suni 15 clienţi. Cel mai bine este să-ţi programezi perioada în care îi vei suna atunci când este cel mai probabil să-i găseşti la birou. Ideal ar fi ca pe o perioadă de două ore să vorbeşti cu toţi şi nu toată ziua să-ţi fie întreruptă de telefoane pe care trebuie să le dai.

Invers, poţi să laşi agenda liberă în orele când primeşti multe telefoane. Un exerciţiu pe care ţi-l propun este să-ţi notezi ora la toate telefoanele pe care le primeşti. Apoi la sfârşitul săptămânii vezi dacă sunt ore mai bogate în trafic telefonic. Acesta te va ajuta să îţi măreşti şansele de a nu fi întrerupt când lucrezi la ceva important.

5. 4.CÂT ARATĂ CEASUL TĂU? Fiecare avem un ceas intern. Există chiar şi o ştiinţă care studiază acest fenomen: cronobiologia.

Anumite procese biologice solicită energia noastră în anumite momente ale zilei. Din acest motiv cronobiologia are implicaţii culturale pentru managementul timpului în general şi pentru organizarea priorităţilor în particular. Ne furnizează indicii importante asupra “pulsului zilei” noastre.

Atunci când eşti în stare de alertă maximă, adică tonusul tău este ridicat, implică-te în:

► proiecte de anvergură

► probleme presante, critice

► citirea contractelor, materialelor importante şi a celor posibil plictisitoare

► întâlniri cu şeful tău

► orice care nu trebuie întrerupt

► şedinţe

Atunci când eşti alert, adică tonusul tău este normal, implică-te în:

► activităţi matematice (ex: bilanţul, rapoarte financiare)

► întâlniri cu colegii sau cei pe care îi supervizezi

► a lua masa

► citirea a ceva relativ interesant

► muncă creativă

► muncă fizică care necesită concentrare (ex: condus)

► muncă de calculator, dactilografiere



::: 34 ::: ►

► în principiu “orice” care suportă întreruperi importante scurte

Atunci când te simţi fără nici un chef, implică-te pe cât posibil în:

► proiecte de scurtă durată

► sarcini scurte, variate

► activităţi care necesită să te deplasezi dar în care concentrarea nu este critică (ex. să cobori un etaj pentru altă tastatură la calculatorul tău; să iei o cafea de jos)

► sunatul persoanelor cu care te simţi bine

► programe de calculator interactive (ex. Mario ;))

lucruri pe care le găseşti extrem de interesante

5. 5. CÂTEVA SUGESTII Atunci când nu ai chef de nimic, poţi să scrii sau să faci muncă pe calculator dacă lucrezi la ceva interesant. Atenţie însă: şansele cresc ca tu să faci greşeli şi să devi mental suprasaturat în scurt timp. Varietatea este secretul. Mişcarea şi orice te scoate din moleşeală sunt binevenite.

Atunci când eşti într-o formă de vârf, evită întâlnirile sau telefoanele unde rolul tău este pasiv. Se pot dovedi nişte alegeri foarte neinspirate. Dacă nu ai de ales, forţează-te să participi şi să iei neapărat notiţe. Astfel de acţiuni te pot ajuta să suporţi mai uşor.

Atunci când faci ceva, încearcă să nu îl faci mai mult de o oră jumătate. Cercetări au arătat că starea de alertă fluctuează în cicluri de 90 de minute. Dincolo de cele 90 de minute, atenţia se moleşeşte.

Ritmul organismului pare determinat genetic. Totuşi într-un fel poate fi reprogramat. Mâncărurile grele şi carbohidraţii (zaharurile în special) îi vor conduce pe majoritatea dintre noi în moleşeală. Cafeaua şi băuturile uşoare vor creşte în timp scurt starea de alertă. O masă bogată în proteine îi energizează pe majoritatea pentru ore întregi.

Tonusul fizic atinge cote de vârf după amiaza şi dimineaţa devreme. Dacă este necesar să-ţi aminteşti ceva pentru o perioadă lungă (să înveţi pentru un examen care va fi peste două luni, de exemplu) cel mai bine este să înveţi după amiază. Dimineaţa favorizează memoria de scurtă durată. Simţurile tale devin active la maxim dimineaţa devreme şi după amiaza târziu. Mijlocul amiezii este ideal pentru realizarea sarcinilor necomplicate sau repetitive.

5. 6. CONCLUZII Am văzut că împărţirea responsabilităţilor deseori le face mai uşor de manipulat, folosind ordinea: pietre, pietricele, nisip şi bere.

De asemenea am observat că stabilirea obiectivelor este indispensabilă atingerii succesului. Obiectivele trebuie să fie realizabile, măsurabile, scrise, flexibile şi să aibă un termen-limită.

Munca neîntreruptă poate conduce la scăderea productivităţii, iar identificarea anumitor modele în activitate te pot ajuta să faci o planificare mai eficientă.



::: 35 ::: ►

Ceasul tău biologic are un mare efect asupra felului în care realizezi activităţile de zi cu zi. Şi cu toate că fiecare este unic şi irepetabil, cercetătorii au identificat câteva lucuri generale despre ritmul biologic al celor mai mulţi oameni

Stabilirea obiectivelor, gruparea şi înţelegerea ritmului tău biologic se dovedesc nişte lucruri nu tocmai uşoare, dar atunci când practici aceste strategii, acestea te pot ajuta să preiei controlul asupra vieţii tale. Cu toate acestea toate “pietrele”(obiectivele) din lume nu te pot face să faci tot ceea ce trebuie făcut. Câteodată altcineva trebuie să o facă. În capitolul următor vom discuta acest subiect.



::: 36 ::: ►

6. DELEGARE EFICIENTA



::: 37 ::: ►

În lecţia de azi, vom studia împreună procesul delegării ca strategie folosită în managementul timpului. De asemenea vom aprofunda câteva strategii prin care să poţi atinge măiestria în delegare.

„Nu e treaba mea” sau spus mai elegant:

„nu face parte din lista mea de atribuţii”.

Vă sună cunoscut aceste fraze?

Delegarea. Latinii înţelegeau prin „a delega” -“a trimite de la”. Atunci când tu delegi, trimiţi munca “de la” tine “către” altcineva. O delegare eficientă îţi va da mult mai mult timp pentru a lucra la lucrurile importante, dar îi vei stimula şi pe cei din echipa sau din jurul tău să înveţe lucruri noi. Delegarea te ajută să obţii mai mult timp şi să te poţi dedica proiectelor prioritare.

9. 1. PE CINE POT SĂ DELEG? Un răspuns normal ar fi: „Păi, pe cei care sunt subordonaţi mie, nu?”. Acest lucru presupune delegarea pe verticală în jos, asupra cărora ai autoritate.

Nu uita însă că o delegare este eficientă doar atunci când transferi responsabilitatea persoanei potrivite. Din comoditate sau dorinţa ca treaba să fie cât mai repede gata, suntem uneori forţaţi să delegăm pe primul care ne iese în cale, ceea ce inevitabil conduce la eşec iar pe viitor angajaţi vor spune: „nu e treaba mea, îmi pare rău”.

Atunci când delegi, prioritatea ta trebuie să fie identificarea persoanei potrivite.

Delegarea nu trebuie să fie neaparat pe verticală în jos, ea poate fi şi pe laterală. Adică persoana delegată este de acelaşi grad sau nivel cu tine în ceea ce priveşte autoritatea (aici referindu-ne la organizaţii).

Un exemplu concret:

► Tu scri uşor la calculator dar urăşti să vorbeşti la telefon. Colegul tău de birou scrie greu la calculator dar are un talent înăscut pentru a vorbi la telefon. Încearcă o inversare a atribuţiilor dacă acest lucru este posibil. Tu să scrii la calculator, colegul tău să dea şi să răspundă la telefoane.

► Urmează ca în curând să te întâlneşti cu un client. Tu nu poţi să suporţi acest client pentru că vorbeşte mult, nu este focalizat şi îţi mănancă timpul. Curios, tu ai un coleg care îl găseşte pe acest client, ca fiind extraordinar. Ce spui de a transmite responsabilitatea întâlnirii cu acest client, colegului tău. Îi vei întoarce favorul mai târziu.

Am vorbit aici de delegarea pe verticală în jos, delegarea pe laterală şi surprinzător... vom vorbi de delegarea pe verticală în sus. Adică cum să-l delegi pe şeful tău.

Sunt situaţii când eşti delegat de cineva de deasupra să îţi asumi o responsabilitate, care nu este a ta, sau delegarea este atât de lacunară, încât îţi este imposibil să conduci cu succes sarcina la capăt.

Ce ar trebuie să faci într-o asemenea situaţie? Ar trebui să redirecţionezi sarcina către cel care ţi-a pasat-o ţie? DA, cu condiţia să fi foarte, foarte, foarte diplomat. Cum poţi face? Du-te la persoana în cauză cu pretextul că ai nevoie de „supervizare”. Exprimă-ţi entuziasmul în legătură cu proiectul, dar explică-i şi că nu ai înţeles încă pe deplin procedurile sau obiectivele. Este posibil ca nevoia ta de a redirecţiona delegarea să dispară în cazul în care vei primi lămuriri suplimentare. Sau de asemenea este posibil ca celălalt să realizeze că nu ar fi trebuit



::: 38 ::: ►

să te delege pe tine. Ai putea să sugerezi un coleg care este mult mai potrivit pentru asta, cu condiţia să fi vorbit cu el înainte.

9. 2. CE POT SĂ DELEG? Ce gen de sarcini aş putea să deleg? În principiu există două categorii mari de sarcini:

Sarcini pe care nu le vreau, dar pe care le-ar putea vrea alţii;

Sarcini pentru realizarea cărora altcineva ar putea fi mult mai bine pregătit.

Un punct de plecare în explorarea posibilităţilor de a delega este realizarea unei liste de sarcini zilnice –de rutină- care s-ar putea încadra în una din categoriile de mai sus. Dacă vei reuşi să găseşti câteva lucruri pe care le-ai putea delega, vei reuşi să aloci mai mult timp acelor lucruri pe care nu poţi să le delegi.

9. 3. DE CE ÎMI ESTE GREU SĂ DELEG? De ce uneori delegarea poate fi atât de dificilă? Mai jos găseşti 6 motive posibile. Care din aceste motive se aplică la tine?

Voi pierde controlul sarcinii;

Sunt singura persoană care o poate face ca la carte;

Voi pica de prost dacă o voi da altcuiva;

Mă tem că nu am autoritatea necesară pentru a delega;

Dacă persoana căreia îi voi delega sarcina, va reuşi... este posibil să devin dispensabil;

Nu m-am gândit niciodată la această posibilitate.

Odată identificate barierele emoţionale care te împiedică să delegi, ar trebui să te simţi mult mai liber să iei în considerare transferul responsabilităţilor către alţii. Asta exceptând cazul în care tu eşti cea mai potrivită persoană pentru această treabă.

Unii oameni tind să abuzeze de această tehnică. Este modul lor de a se spăla pe mâini de orice responsabilităţi. Denotă o motivare slabă. Un alt efect – să uiţi de proiect odată ce l-ai plasat mai departe.

FOARTE IMPORTANT: Deleagă, nu te rupe cu totul.

9. 4. PAŞII CHEIE ÎN DELEGARE Deşi nu pare, faptul că te-ai decis ca sarcina X să o delegi altcuiva este doar o parte insignifiantă din întregul proces. Provocarea este să o faci ca la carte, cu maximum de eficienţă.

O delegare proastă conduce de cele mai multe ori la dezamăgire, frustrare, ineficienţă şi cel mai adesea la eşec. Apoi scenariul se continuă cam aşa: managerul (sau cel ce a făcut delegarea) îl cheamă pe “delegat” şi îl acuză pe acesta că nu este în stare să realizeze sarcina. Acest lucru provoacă iarăşi sentimente negative, iar managerul, neîmbunătăţindu-şi abilităţile



::: 39 ::: ►

de delegare, continuă acest comportament ineficient. Situaţia generată astfel constituie un cerc vicios.

În cele ce urmează îţi propun 12 strategii prin care să atingi măiestria delegării:

► Identifică sarcina care trebuie delegată. Odată ce ţi-ai eliberat mintea de gândurile care te împiedică să delegi, acest pas ar trebui să fie cel mai uşor.

► Notează pe o hârtie planul de desfăşurare al sarcinii. Dacă sarcina este simplă, şi planul va fi simplu; dacă sarcina este complicată, poate va fi nevoie să utilizezi un sistem asemănător cu cel despre care am discutat în numărul 5 din „Unelte Pentru Schimbare” („Soluţia TQM – Flowchart”).

► Găseşte persoana potrivită. Odată planul realizat, vei avea mari şanse de a alege exact persoana potrivită. Fii flexibil şi nu te lasă constrâns de rolurile deja existente. De exemplu portarul ar putea fi cea mai potrivită persoană pentru a împărţi fluturaşi angajaţilor, prin care se anunţă un anumit eveniment în organizaţie. Este important să fii conştient de interesele şi aptitudinile speciale ale colegilor şi angajaţilor tăi. Deseori persoanele sunt capabile de realizarea anumitor sarcini – şi le-ar face plăcere să li se ceară să realizeze aceste sarcini – pe care nimeni nu le-a cerut vreodată să le realizeze. Lucrurile pe care ştii că anumiţi angajaţi le realizează cu succes, pot oferi indicii importante referitoare la sarcini pe care nu le-au realizat până acum, dar pentru care ar putea avea aptitudini ascunse. Cu cât reuşeşti să descoperi mai bine talentele persoanelor pe care le conduci – sau ale colegilor – cu atât mai mult vei avea succes în a delega persoana potrivită.

► Explică motivul delegării. Imaginează-ţi că vrei să faci o prăjitură, dar nu cunoşti decât jumătate din reţetă. Ipotetic încercarea este sortită eşecului. De asemenea, a nu oferi o explicaţie corectă şi completă a oricărei sarcini, reprezintă o reţetă sigură pentru eşec. Acordă-ţi un pic de timp alături de persoana căreia doreşti să îi delegi sarcina şi parcurgeţi împreună paşii care trebuie realizaţi (parcurgeţi planul de desfăşurare al sarcinii). Încurajaţi întrebările – un monolog reuşeşte rareori să asigure o comunicare clară.

► Explicaţi beneficiile. Toată lumea este preocupată de MCI – Mie Ce-mi Iasă? – înainte de a se implica în ceva. Dacă doreşti să preîntâmpini rezistenţă la sarcina pe care doreşti să o delegi (precum şi sindromul „nu e treaba mea”), explică în mod deliberat care sunt beneficiile.

► Specifică care sunt standardele. Calitatea şi cantitatea sunt două concepte după care trebuie să te ghidezi atunci când delegi. Este necesar să explici persoanei pe care o delegi faptul că ai expectaţii înalte referitoare la obiectivele ce trebuie atinse. Din moment ce împărţiţi responsabilitatea sarcinii, te aştepţi să depună efort pentru a ajunge la cele mai bune rezultate. Până performanţa nu este la înălţimea standardelor, sarcina rămâne incompletă.

► Stabileşte termene limită. Ai primit vreodată o sarcină fără a ţi se spune până când trebuie terminată? Ai simţit oarecum că acea sarcină este mai puţin importantă? Termenele limită ajută la stabilirea fermă a priorităţilor. Atunci când delegi stabileşte întotdeauna termenul limită, inclusiv datele la care se va face o verificare intermediară. Încurajează comunicarea cu persoana pe care ai delegat-o. Îi poţi creşte motivaţia, implicând-o în proces şi împărţind responsabilităţile încă de la început, crescând astfel şansele de reuşită.

► Stabileşte metoda de evaluare. Este periculos să laşi neclare metodele de evaluare



::: 40 ::: ►

pentru termenele limită intermediare şi finale. Feedback-ul trebuie să fie scris? Oral? În forma unui rezumat? Formulează şi comunică-ţi clar aşteptările persoanei pe care o delegi. Procedând astfel vei fi sigur că vei primi un feedback profesional, responsabil şi clar. Mai mult, dacă raportul este scris, există avantajul de a putea fi uşor arătat şi celorlaţi.

► Încurajează întrebările. După ce termini de explicat, încurajează persoana să întrebe orice lucru a rămas încă neclar. Dacă nu sunt întrebări, roagă persoana să îţi repete pe scurt ceea ce a înţeles. Aproape sigur va fi nevoie să clarifici anumite detalii. Poate vei dori chiar să o asişti pe parcursul realizării unei anumite părţi din sarcină. Este o metodă foarte utilă şi la îndemână pentru a testa în ce măsură sarcina a fost înţeleasă. Acum este şi timpul să oferi argumente, în cazul în care ai obţinut o reacţie de tipul „ aceasta nu este treaba mea”. În final, realizează un rezumat scris în care să cuprinzi paşii de la 4 la 9, pe care să îl trimiţi persoanei pe care ai delegat-o , precum şi şefului tău, dacă consideri că este potrivit.

► Furnizează resurse. Atunci când delegi o sarcină trebuie să te asiguri că persoana are tot ceea ce este necesar pentru a realiza sarcina:

Suficientă autoritate pentru a lua deciziile necesare. Dacă un anumit nivel de autonomie îţi salvează ţie timp, un nivel rezonabil de autonomie va salva din timpul persoanei pe care o delegi. De altfel, dacă ar trebui să te consulte pentru fiecare decizie, cât de mult efort sau timp ai câştigat prin delegare?

Acces la toate resursele necesare pentru îndeplinirea sarcinii. Persoana nu trebuie să ceară voie pentru a avea acces la fiecare lucru de care are nevoie. Ar fi pierdere de timp pentru amândoi, şi nu ar fi o delegare prea înţeleaptă.

► Realizează verificări neprogramate. A te baza doar pe verificările oficiale poate conduce la scăderea flexibilităţii şi încetinirea dezvoltării proiectului. Fii liber să verifici, într-un mod informal, orice persoană pe care ai delegat-o. Dacă este necesar, fii pregătit să ajustezi procedurile şi obiectivele. Cel mai rău scenariu: trebuie să opreşti proiectul pentru a găsi o altă persoană care să îl realizeze, sau să îl faci chiar tu. Nu contează cât de bine planifici totul, trebuie să te aştepţi la lucruri neaşteptate!

► Evaluează rezultatele. Răspunde la următoarele întrebări:

A respectat persoana termenul limită? Dacă nu, a fost din cauză că nu era un termen rezonabil?

A atins persoana toate obiectivele?

A fost persoana pe măsura aşteptărilor? Le-a depăşit? Nu le-a atins?

Au fost surprize de orice fel?

A fost persoana potrivită pentru această sarcină?

Rapotul final a fost realizat într-un mod acurat, detaliat?

Ţi-ai diminuat reţinerea de a delega? Dacă nu, din ce motiv?

► Oferă sugestii/Mulţumeşte. Dacă ai reuşit să delegi cu succes, felicită-te. De asemenea felicită şi pe cei pe care i-ai delegat. Succesul lor nu-l acoperă pe al tău ci îl pune în valoare. Dacă şefa sau şeful tău este deştept va recunoaşte acest lucru. În cazul în care care lucrurile nu s-au realizat tocmai după aşteptările tale, recunoaşte măcar eforturile depuse, sugerează strategii de îmbunătăţire pentru data viitoare. În acest fel vei



::: 41 ::: ►

transforma întregul proces într-o experienţă de învăţare pentru tine şi persoana delegată.

Delegarea este o artă subtilă care presupune multă înţelepciune. Mai este însă o cale de a evita munca nepotrivită sau pe care nu o vrei –a spune „NU”. În capitolul următor îţi voi spune cum.



::: 42 ::: ►

7. INVATA SA SPUI NU



::: 43 ::: ►

Zi de zi suntem bombardaţi cu tot felul de cereri. Prieteni, colegi, cunoscuţi sau chiar şi persoane pe care nu le-ai văzut în viaţă ta, îţi cer să faci ceva, în timpul tău şi cu resursele tale. Se bazează pe politeţea ta şi pe dificultatea ta de a spune „NU”.

Nu vreau să înţelegi acum că la orice ţi se cere trebuie să spui „NU”. Vreau doar să realizezi că toate aceste cereri, dacă le vei da curs, te vor aduce la un nivel crescut de stres, ceea ce rezultă în scăderea randamentului şi a performanţelor tale, în toate domeniile. Trebuie să înveţi să fii selectiv, să mai spui şi „NU” din când în când.

Din proprie experienţă ştiu că să spui „NU” este extrem de dificil. Deseori este nevoie de multă forţă şi voinţă. Dar, trăind timpuri în care trebuie să faci faţă la multiple obligaţii (familiale, profesionale,etc.), a învăţa când şi cum să spui NU este una din cele mai importante abilităţi pe care le poţi dobândi.

7. 1. LA CE POŢI SĂ SPUI NU Înainte de a accepta orice cerere care ţi se propune, răspunde-ţi la două întrebări vitale:

Ce va presupune acest angajament? Să presupunem că ţi s-a cerut să fii voluntar la o asociaţie. Înainte de a accepta trebuie să cunoşti mai multe amănunte: Care este scopul acestei asociaţii? Când se întâlnesc membrii acesteia? Cât durează aceste întâlniri? Care vor fi responsabilităţile tale? Pe ce perioadă se va desfăşura voluntariatul? Există şi alte obligaţii colaterale pe care le vei avea?

Înainte de a fi de acord cu un lucru, încearcă să iei în considerare orice responsabilitate neaşteptată care ar putea apărea mai târziu. Dacă nu te doare capul, are rost să-l legi?

Dacă ar fi să îţi onorezi angajamentul începând de mâine - luând în considerare şi ceea ce ai deja planificat – ai considera că îţi foloseşti timpul într-un mod util? Sunt acestea în acord cu obiectivele tale personale? În comparaţie cu obligaţiile tale obişnuite, obligaţiile proiectului ţi se par valoroase, importante? Dacă da, atunci merită să investeşti timpul tău. Dacă nu, probabil cel mai înţelept ar fi să spui NU.

7. 2. CUM SĂ SPUI NU Psihologii au identificat o metodă de a spune NU într-un mod cât mai diplomat, dar şi eficient. Am testat aceste metode şi am constatat că nu sunt numai vorbe. Ţi le expun în cele ce urmează:

► Oferă un motiv raţional. A refuza pur şi simplu să faci ceva poate părea arbitrar, iresponsabil. Oferind un motiv solid care să susţină decizia ta, vei menţine impresia unei persoane rezonabile.

► Fii diplomat. A spune NU poate răni, supăra sau chiar înfuria cealaltă persoană. Tactul este esenţial atunci când refuzi pe cineva.

► Oferă ceva în schimb. Dacă explici faptul că doreşti să găseşti o altă cale prin care să contribui la realizarea sarcinii, îţi vei dovedi bunacredinţă. De exemplu: dacă şeful tău doreşte să realizezi un lucru, iar tu eşti convins că nu eşti persoana potrivită pentru aceasta, îi poţi explica care este percepţia ta, şi oferă-te să realizezi altă sarcină care ţi se potriveşte şi care ştii că este necesară.



::: 44 ::: ►

► Nu îţi amâna decizia. „O să mă mai gândesc...” este cea mai obişnuită metodă de a amâna un „NU” inevitabil. Şi este total incorect. Fii curajos. Dacă ştii că nu poţi şi nu doreşti să faci ceva, spune-o. Amânarea unei decizii este justificată doar în situaţii foarte complicate.

EXERCIŢIU: Realizează o listă cu toate responsabilităţile actuale la care probabil trebuia să spui „NU”. Privind înapoi, ai fi putut să rezolvi altfel lucrurile

7. 3. CONCLUZII Discutam cu un prieten despre subiectul acestui material electronic şi despre cum să înveţi să spui „NU”. El mi-a mărturisit că nu este în stare să spună „NU”. „Spune cuvântul magic!” i-am propus. „NU, chiar NU sunt în stare să spun ‚NU”. „Scuză-mă că te întrerup, dar tocmai ai spus cuvântul magic... de trei ori... în aceaşi propoziţie...”. Prietenul meu, surprins nu a mai fost în stare decât să exclame un „Oaaaaaaaaaa”.

Oare atunci când spui că „NU poţi spune NU”, nu te contrazici? Îl foloseşti deja într-un context şi ştii că dacă există două variante de răspuns, există şi două scenarii diferite, ambele posibile. Depinde de tine continuarea... Chiar depinde.

A spune NU este dificil, dar uneori este cât se poate de necesar. Dacă vei analiza modul în care te comporţi şi reacţionezi atunci când ţi se cere ceva, este foarte probabil să reuşeşti să discriminezi mai uşor situaţiile în care tu ai ceva de câştigat sau ţi se bagă pe gât, în ideea că oricum nu eşti în stare să spui „NU”. O altă cale eficientă de a spune „NU” este să anticipezi ceea ce ţi s-ar putea cere. La urma urmei, un om informat nu poate fi luat ca din oală şi poate furniza mult mai uşor contraargumente. Despre arta anticipării însă, vom vorbi în capitolul următor.



::: 45 ::: ►

8. ARTA DE A ANTICIPA



::: 46 ::: ►

Cineva spunea „Dacă există ceva ce ar putea merge rău, atunci aşa se va întâmpla”. „Legile lui Murphy” îţi spun ceva? ;)

Deseori calculatorul ne lasă tocmai în mijlocul unui proiect important, semnalul la telefon cade tocmai în mijlocul unei discuţii importante, benzina se scumpeşte exact când vrei să faci plinul. Unii spun că Murphy a fost un optimist.

De asemenea, un proverb popular spune că „Paza bună trece primejdia rea”. Anticiparea este cu adevărat una din cele mai preţioase talente pe care le poţi avea. În funcţie de abilitatea ta de anticipare poţi rezolva problemele înainte să apară, sau din contră, eşti la mila hazardului, şi foarte probabil te enervezi atunci când lucrurile nu merg aşa cum ar trebui.

În cele ce urmează îţi propun nişte strategii practice.

► Întotdeauna acordă-ţi mai mult timp pentru realizarea unei sarcini decât crezi că vei avea nevoie. Ai întâlnire la dentist la ora 12, îţi ia 30 min să ajungi dar rămâi blocat în trafic şi ajungi mai târziu; sau, ştii că ai examen peste 9 zile iar tu te pui pe învăţat când mai sunt doar 3 şi îţi dai seama că materia este mai grea decât te-ai aşteptat.

Partea ciudată este că în astfel de situaţii îi invinuim pe ceilalţi pentru stresul pe care îl trăim. Este vina poliţistului, a traficului sau a profesorului.

Este o singură cale de a depăşi acest lucru: acceptă responsabilitatea, ia în considerare că “socoteala de acasă nu prea se potriveşte cu cea din târg” iar lucrurile întotdeauna iau mai mult timp decât te aştepţi şi acţionează ca atare.

Câteva trucuri care să te ajute să te păcăleşti până îţi vei adapta comportamentul? Fixează-ţi ceasul cu 10 minute mai devreme sau stabileşte-ţi că ai examenul cu câteva zile mai devreme. Te vei comporta ca şi cum aceste unităţi de timp ar fi reale, deoarece relaţionarea cu timpul este un proces automat.

► Stabileşte pentru ceilalţi termene limită false pentru a-i ajuta să termine la timp. Stabileşte celor cu care lucrezi termene limită false, fără ca ei să ştie că sunt false. Dacă vor avea nevoie de extratimp, vei putea să îl oferi fără nici o problemă. Dacă se vor încadra în timp, cu atât mai bine.

Înce ceva foarte important: spunând “am nevoie de acest lucru într-o oră” sau “în câteva zile” este destul de inexact. Într-un mod straniu creierul uman interpretează “o ora”= trei ore, “cateva zile”=o saptămână. Cel mai bine spune: “Am nevoie de acest lucru până la ora 17:00” sau “aceasta sarcină trebuie terminată până joi la prânz.”

► Fă-ţi rezerve pentru tot ce are importanţă critică. Realizează o listă cu toate “materialele/consumabilele” pe care le foloseşti în mod curent, şi fără de care munca ta ar fi mult îngreunată. Gândeşte-te acum câtă frustrare ai putea să eviţi dacă ai avea în acest moment rezerve la tot ceea ce foloseşti cu regularitate. Atunci când cumperi ceva, cumpără şi rezerve!

► Nu te baza 100% pe tehnologie în ceea ce faci. În multe feluri, depindem de tehnologie. Iar atunci când tehnologia cade, ne simţim panicaţi şi neajutoraţi. Uneltele tehnologice –spre deosebire de oameni– nu se repară singure. Din acest motiv, este vitală existenţa unui plan de rezervă.

Una din cele mai frecvente şi consumatoare de timp probleme ale eşecului echipamentelor elecronice sunt bateriile. Aceasta îţi poate opri telefonul în mijlocul unei discuţii importante, laptopul în timp ce redactezi un e-mail de afaceri şi aşa mai departe.



::: 47 ::: ►

Realizează un plan de lucru pentru tine însuţi. Scrie cele mai importante lucruri, de acasă şi de la servici, pentru care nu ai acoperire în caz că acestea se strică sau cad. Identifică cele mai apropiate forme de protecţie şi implementează-le chiar de azi. Dacă te îmbolnăveşti, este cineva care îţi poate lua locul? Dacă ţi se arde calculatorul, îţi este uşor să recuperezi datele din altă sursă?

8. 1. COMUNICĂ CLAR ŞI VEI REDUCE POSIBILITATEA UNOR ERORI VIITOARE. Probabil ai văzut o mulţime de filme poliţiste în care la un moment dat cineva spune “avem un 12-14 în desfăşurare… solicit întăriri”. Sau cumperi o imprimantă care refuză să meargă. Suni la magazin şi ţi se spune că e imposibil deoarece este un “plug & play device” ca şi cum asta ar trebui să îţi rezolve ţie problemele.

Dacă eşti în domeniu îţi este uşor să înţelegi jargonul, dar ce se întâmplă când nu eşti poliţist sau nu te pricepi la calculatoare? Toţi folosim jargonul într-o formă sau alta. Dacă vei vorbi în jargon cu cineva care este străin de domeniul tău, cu siguranţă comunicarea va fi afectată (Aminteşte-ţi că cei mai mulţi dintre noi se simt destul de inconfortabil atunci când trebuie să ne arătăm ignoranţa şi să cerem explicaţii).

Jargonul nu este singura cauză a unei comunicări defectuoase. Mai jos îţi ofer câteva sugestii prin care poţi să faci scrisorile, rapoartele şi e-mailurile mult mai clare.

► Evită vocea pasivă. Atunci când obiectul este pus înaintea subiectului, mintea pierde sensul. Subiectul este dificil de identificat.

Exemplu: “Procedurile care au fost evidenţiate de grupul de lucru, au fost găsite rezonabile de toţi”; reformulată într-o formă activă, această frază este mult mai uşor de urmărit: “Grupul de lucru a evidenţiat nişte proceduri pe care toţi le găsesc rezonabile”.

O altă problemă în folosirea construcţiei pasive este că aceasta permite eliminarea agentului care face acţiunea. Exemplu: “Orice erori vor fi raportate imediat departamentului tehnic”. Aşadar, cine este responsabil pentru raportarea erorilor. Cunoaştem axioma “Atunci când toţi sunt responsabili, de fapt nimeni nu e responsabil.”

► Înlocuieşte negativul cu pozitivul. Nu, nici, niciunul, şi alte cuvinte cu conotaţie negativă provoacă sentimente contraproductive şi confuzie în cel care citeşte. Exemplu: “Dacă nu stabileşti priorităţi, nu ne vei ajuta şi ne vei conduce la eşec!”. Nu sună mai bine în forma: “Stabilind priorităţi, ne vei ajuta să reuşim!”?

► Împarte frazele lungi în propoziţii scurte. Citeam undeva că dacă o frază nu poate fi spusă dintr-o singură expiraţie, ea este deja mult prea lungă. Gândeşte-te la următoarea afirmaţie: “Acest newsletter nu este numai foarte practic, dar este de asemenea cuprinzător, oferind metode eficiente de dezvoltare personală şi prezentând avantajul de a fi gratuit, la îndemâna oricui”. Această versiune ar fi mult mai adecvată: “Practic şi cuprinzător acest newsletter oferă metode eficiente de dezvoltare personală. În plus prezintă avantajul de a fi gratuit, la îndemâna oricui.”

► Fii specific. Fiind vag, rezultatele obţinute vor fi nesatisfăcătoare sau insuficiente. Exemplu: “Trebuie să ne întâlnim curând pentru a discuta despre proiectul pe care ţi l-am dat” este o cerere foarte vagă. Dar ”Te rog vino mâine dimineată la ora 09:00 să discutăm bugetul pentru proiectul Roşu” este o reformulare mult mai eficientă.

► Organizează ceea ce scrii folosind aliniat, numerotare, puncte, subliniere, bold,



::: 48 ::: ►

italic. Deseori, avem puţină răbdare să parcurgem cu totul un comunicat, raport, etc. Exemplu: “Ar trebui ca din motive de securitate accesul la documentele financiare ale companiei sa nu poată fi făcut decât de către vicepreşedinte, manager sau supervizor.” Această propoziţie ar fi mult mai uşor de înţeles dacă ar avea forma: “Din raţiuni de securitate, ar trebui să împlementăm următoarea politică: accesul la documentele contabile ale companiei poate fi realizat doar de:

Vicepreşedinte

Manager

Supervizor

8. 2. ACORDĂ O ATENŢIE SPECIALĂ TIMPULUI ÎN CARE VORBEŞTI LA TELEFON. Îţi aminteşti “comunicatoarele” din Star Trek? Ei bine, acum le avem la îndemână. Telefonul reprezintă poate singura şi cea mai puternică unealtă de management al timpului. Acesta salvează timp, mers pe jos, distanţă şi energie. De asemenea poate funcţiona ca şi fax, cameră video, reportofon şi poate accesa internetul.

Folosite însă necorespunzâtor, ceea ce este foarte uşor, telofonul poate fi ca un sac fără fund pentru timpul nostru.

Mai jos găseşti două situaţii în care telefonul poate să-ţi fure timp şi strategii prin care poţi să remediezi aceste situaţii.

Situaţia 1: Vorbeşti prea mult la fiecare apel. Ce poţi să faci? Câteva sugestii:

► Minimizează deschiderea de socializare. De obicei puţină conversaţie de socializare la început ajută personalizarea a ceea ce urmează. Acest lucru îţi poate lua însă timp şi să te distragă de la obiectivul tău. Fii conştient de socializarea iniţială şi menţine-o la minim.

► Scrie în avans o listă cu toate punctele pe care vrei să le atingi. Un astfel de inventar te va ajuta să-ţi organizezi conversaţia mult mai eficient. Asta cu condiţia să fii tu cel care sună.

► Preia controlul conversaţiei atunci când altcineva sună. Acest punct este vital dacă celălalt este prost organizat sau se învârte în cerc. Poţi să aştepţi puţin după care să întrebi: ”Ce pot să fac pentru tine?” sau “Uite, în exact 5 minute trebuie să merg la o întâlnire, haide să trecem la subiect”.

► Ia un telefon care contorizează timpul vorbit. Un telefon care bipăie la fiecare minut vorbit îţi aminteşte că “timpul costă.”

Situaţia 2: Uiţi ce aţi vorbit. Odată vorbite, cuvintele se evaporează. Soluţia? Inregistrarea pe un formular a convorbirii. Anexa IV iţi oferă un exemplu de astfel de formular ( pagina 60 ).

Sunt multe alte situaţii posibile. Enumerarea făcută nu are pretenţia de a fi una completă. Tu ce strategii foloseşti? Poţi să-mi împărtăşeşti şi mie din experienţa şi soluţiile găsite de tine? Adresa mea: [email protected].



::: 49 ::: ►

8. 3. CONCLUZII În concluzie: Comunicând clar vei reduce posibilitatea unor erori viitoare; Acordând o atenţie specială managementului timpului în care vorbeşti la telefon, vei reusi sa porţi conversaţii mult mai eficiente şi să reduci timpul petrecut la telefon în favoarea ta.

Anticiparea este un talent nepreţuit. Te protejează de întârzieri, erori, etc. Te ajută să râmâi în plan şi toate eforturile tale să aibă un impact maxim. Întotdeauna acordă-ţi mai mult timp pentru realizarea unei sarcini decât crezi că vei avea nevoie; Stabileşte pentru ceilalţi termene limită false pentru a-i ajuta să termine la timp; Fă-ţi copii de rezervă pentru tot ce este de importanţă critică; Şi nu te baza 100% pe tehnologie în ceea ce faci.

Pe de altă parte, anticiparea iţi poate fi de ajutor la astuparea “scurgerilor” de timp din planificarea facută, păstrând acele unităţi de timp pentru probleme mult mai importante. Despre aceasta însă, vom vorbi în capitolul următor: “Scurgerile” de timp.



::: 50 ::: ►

9. ASTUPAREA „SCURGERILOR” DE

TIMP



::: 51 ::: ►

Acest penultim capitol îţi va oferi oportunitatea de a conştientiza găurile din programul tău, prin care se scurge timpul.

Sunt sigur că ai remarcat anumite panouri publicitare pe care scrie că petreci doar X zile făcând sport, sărutându-te sau dormind. Te-ai întrebat oare cum de îţi ia atât de mult timp sau atât de puţin? Îmi amintesc de nişte statistici ciudate care spuneau că o femeie petrece la cumpărături în medie pe săptămână 7 ore, un bărbat 4,5 ore; ceea ce este ciudat este faptul că dacă nivelul educaţiei creşte, la femeie timpul acordat cumpărăturilor creşte în timp ce al bărbatului scade. Tot respectiva statistică spunea că petrecem un an din viaţă căutând lucruri pe care am uitat unde le-am pus.

Vom vorbi despre doi mari factori risipitori de timp, relaţionaţi cu mediul de afaceri şi nu numai. În continuare am să-ţi prezint fiecare factor în parte şi vom discuta strategiile de contracarare.

9. 1. FACTORUL #1: LUCRURI PUSE AIUREA Estimativ, circa 3 ore pe săptămână sunt pierdute căutând lucruri “rătăcite”.

Cu siguranţă lucrurile nu se chiar “pierd”, sunt doar puse aiurea.

Două spaţii de lucru –atunci când sunt dezorganizate- sunt nişte absorbante de timp: foile şi biroul tău. Despre organizarea foilor vom vorbi în capitolul următor, aici ne vom concentra doar asupra biroului.

Am auzit de multe ori că o persoana dezorganizata ştie în permanenţă unde are pus ceva de care are nevoie. Am auzit de oameni care folosesc coduri de culori la dosare pentru a identifica natura muncii pe care îl presupune respectivul dosar (ex: dosarele roşii sunt proiecte, dosarele galbene sunt rapoarte, etc). Fiecare am găsit metode care să ne ajute în munca noastră şi de multe ori schimbarea acestor metode doar aşa de dragul schimbării se dovedeşte o mutare prost inspirată. Oricare ar fi tehnica descoperita de tine, ea trebuie să respecte trei reguli:

Să reflecte modul tău de a gândi;

Să fie de ajutor naturii muncii pe care o desfăşori;

Să te ajute să găseşti ceva cu uşurinţă şi fără stres inutil.

Dacă stilul tău de organizare întruneşte aceste trei criterii, atunci păstrează modul tău de acţiune. In caz contrar, este timpul să iei în considerare un nou mod de organizare a biroului tău.

► Rezervă suprafaţa biroului doar pentru proiectele active şi instrumentele (pixuri, agenda, etc) de care ai nevoie.

► Încearcă să ai în permanenţă o mică rezervă pentru ceea ce foloseşti (ex: agrafe de birou, rezervă capsator, etc). Acestea le vei ţine într-un sertar. Pe birou nu ai nevoie de un support plin cu pixuri: 2 sau 3 sunt suficiente. Restul pixurilor le vei ţine în sertar pe post de rezervă.

► Poziţia telefonului va fi în partea opusa mâinii cu care scri (dacă eşti dreptaci, telefonul va fi în stânga şi invers). In acest fel atunci când va trebui să iei notiţe vorbind la telefon nu te vei lovi de cablu. O soluţie şi mai bună: un telefon fară fir.

► Asigură-te că biroul tău este bine iluminat iar scaunul este confortabil.

► Pune pe birou 3 recipiente (recomandabil transparente) notate cu A, B, C. In aceste



::: 52 ::: ►

recipiente îţi vei evalua priorităţile. Vezi numărul 4 din Unelte Pentru Schimbare

► Important: lucrurile secundare, sau nefolosite ar trebuii inlăturate de pe biroul tău.

► La sfârşitul zilei de lucru, curăţă biroul şi pregăteşte-l pentru ziua următoare. Pentru mulţi oameni acest lucru contribuie la creşterea senzaţiei de control. De asemenea te ajută să sumarizeri ceea ce ai făcuta azi şi să treci în revistă ce vei face mâine.

9. 2. FACTORUL #2: UITAREA O povestioară spune că la un moment dat lui Einstein i s-a cerut numărul de telefon de către un coleg. Einstein a sunat la secretariat şi şi-a notat propriul număr de acasă pe un bileţel. Apoi a dat acest bileţel colegului care îl ceruse. “Păi cum? Nu şti numărul tău de telefon?” a întrebat surprins colegul. “Nu mă chinui să reţin ceea ce pot obţine cu uşurinţă” i-a răspuns faimosul savant.

De câte ori memoria nu ne-a jucat tot felul de feste? Şti că sunt trei lucruri pe care trebuie să le cumperi de la magazin, dar îţi aminteşti doar două. Ai un sentiment puternic că trebuie să faci ceva, dar nu şti ce. Îţi aminteşti abia a doua zi că trebuia să suni pentru interviu. In schimb îţi aminteşti cu ce erai îmbrăcat în ziua X când aveai 4 ani.

50% din tot ceea ce auzi sau citeşti vei uita în decurs de 1 minut. Dacă îţi este greu să îţi reaminteşti ceva de care ai nevoie – scrie pe o hârtie, în agendă, pe o listă, pe ceva care îl vei putea revedea mai târziu. Îţi ia mai puţin timp să scri ceva pe un bileţel decât să găseşti un gând pierdut.

9. 3. CONCLUZII Capacitatea de a accesa rapid lucrurile de care ai nevoie este o abilitate puternica de a câştiga timp. Dacă este ceva important, care trebuie reţinut, scrie-l pe o hartie

În capitolul următor, care va fi şi ultimul capitol de management al timpului vom vorbi despre „Unelte de Management al Timpului”.



::: 53 ::: ►

10. UNELTE PENTRU

MANAGEMENTUL TIMPULUI



::: 54 ::: ►

Bine te-am regăsit. Am ajuns cu acest capitol şi la ultima e-lecţie de Management al Timpului. Drept urmare vă mulţumesc pentru rabdare. Ştiu că v-a fost greu, dar lucrurile măreţe cer timp. ;)

În zilele noastre, o gamă largă de unelte au fost create pentru a îmbunătăţii felul în care ne administram timpul. Unele –cum sunt telefonul, organizerul electronic, PDA-u, faxul, mesageria vocala, fotocopiatorul, PC-ul, web-camul sunt doar câteva din bunătăţile tehnologice ale lumii în care trăim. Altele sunt deştepte şi utile, fără însă a fi culmi tehnologice: post-it™, pasta corectoare, etc. Dar ca toate uneltele, şi acestea funcţionează la parametri optimi şi sunt eficiente doar dacă sunt folosite cu chibzuinţă.

10. 1. PATRU ÎNTREBĂRI ESENŢIALE Indiferent că alegi o uneltă elecronica sau non-electronică, întreabă-te:

Am nevoie de ea?

Am nevoie de toate utilităţile pe care le oferă?

Este uşor de folosit?

Cât de stabilă e?

10. 1. 1. „Chiar am nevoie de acest lucru?” este întrebarea de bază, de importanţă critica, şi cea mai folositoare pe care un om o poate pune atunci când achiziţionează ceva care să-i folosească în sarcinile sale. Unii oameni cumpără orice apare nou pe piaţă doar pentru că e la modă. Am văzut zilele astea un licean cu un telefon pe care orice om de afaceri şi l-ar dori. Fără a avea însă tehnologie MP3 mă intreb cât din funcţiile telefonului îi foloseau. Un telefon proiectat pentru oameni de afaceri va avea altă funcţionalitate decăt un telefon care se adreseaza adolescenţilor de exemplu.

Pentru a determina daca o unealtă îţi este utilă în ceea ce faci, trebuie să cântăreşti atent beneficiile sale potenţiale versus dezavantaje.

Atunci când sunt investiţi bani în ceva, idea de bază este ca investiţia să se şi amortizeze.

Beneficiile tehnologiei aplicate în afaceri nu sunt întotdeauna atât de evidente. Ele împrăştie o aură de professionalism. E greu să iei în serios o firmă care nu foloseşte e-mailul, faxul, imprimanta, calculatorul sau dacă acestea sunt de o calitate inferioara.

10. 1. 2. Evaluarea funcţiilor. Fabricanţii şi vânzătorii în general vând un produs lăudându-i funcţiile, şi în exista o paleta vastă de funcţii. Dar funcţiile produsului trebuie să fie de folos celui care le foloseşte. Aşa că apare întrebarea “Care model din produsul X are toate funcţiile de care eu am nevoie? Dar şi să nu aibă prea multe funcţii în plus pe care eu nu le folosesc.”

De exemplu. Ai nevoie de un fax şi te-ar ajuta enorm dacă acesta ar avea:

Alimentare automată cu hârtie

Ar printa pe hârtie normală mai degrabă decât pe hârtie de fax.

Ar putea să trimită automat documentele la mai multe numere de fax.

Ar stoca textul în memoria sa în situaţia în care se termină hârtia sau tonerul.

Memoreaza numerele folosite frecvent pentru ca aceaste sa poată fi uşor accesate.



::: 55 ::: ►

Sa incerce automat să trimită un fax atunci cand nu se reuşeşte din prima.

Totuşi găsirea unui asemenea fax ar fi minunată. De obicei un fax cu aceste funcţii, mai are zeci de alte funcţii adiţionale care cresc costurile sale şi de asemmenea şansele ca ceva să nu meargă cum trebuie.

10. 1. 3. Este uşor de folosit? Am întrebat pe un prieten cândva: “De ce anume este nevoie să fi un geniu în calculatoare?”. Mi-a răspuns: “Eşti geniu atunci când porneşti calculatorul şi acesta chiar merge”. Asta ma făcut să mă gândesc la primul meu telefon mobil – un Sony CMD 1000. Pentru a debloca tastele trebuia să ridici receptorul care era ca o clapeta. Mulţi prieteni mi-l cereau să se joace cu el. Nu îmi era teamă să îl dau, căci puţini işi dădeau seama de ce trebuie făcut pentru a accesa meniul.

Îţi mai aminteşti principiul lui Pareto despre care am vorbit? Cel cu rata de 80-20, 20% reprezentând beneficiile care rezulta din ceva global de 100%. Acest principiu nu a fost nicicând mai valabil ca azi. Editorul de text de exemplu: poate formata un text în zeci de feluri, culori şi configuraţii. Dar un calculator are nevoie de un antivirus, sistem de operare, update-uri la ceea ce foloseşte, etc. Ceea ce vreau să subliniez este faptul că o uneltă cu cât este mai complexa, cu atât îţi ia mai mult timp în acomodarea cu funcţiile ei pe care poate nu le vei folosi niciodată.

Analizează nevoile tale concrete. De exemplu, dacă ai nevoie de o imprimantă pentru documente şi corespondenţă, nu ai nevoie de o imprimată laser color. În cazul în care ai nevoie de o imprimantă laser color pentru materiale de prezentare, atunci încearcă să găseşti una uşor de instalat şi care să nu necesite resetarea tuturor calculatoarelor legate la ea.

Ideal este ca o unealtă să o poţi folosi imediat, cu maxim de rezultat, fără a urma un curs de pregătire de 6 luni.

10. 1. 4. Cât de fiabil e? Atunci când cumperi orice produs tehnologic, stabilitatea lui este un factor important. Orice defecţiune îţi iroseşte timpul. Îţi propun în continuare câteva strategii prin care poţi să reduci şansele ca ceva să mergă prost:

Ia în considerare ca odată cu produsul să beneficiezi şi de de o garanţie. Asigură-te că dacă îl duci la reparat, îţi va fi furnizat altul în schimb pe perioada cât se află la service.

Roagă prietenii să-ţi împărtăşească experienţa lor cu produse asemănătoare.

Caută pe net documentaţie despre ceea ce vrei să cumperi. Se găsesc de de multe articole cu argumente “pro şi contra”, deosebit de utile.

Pe cât posibil încearcă să ai o unitate de rezervă, aşa pentru orice eventualitate.

10. 2. CONCLUZII Inainte de a alege o unealtă care să te ajute, analizează modul în care funcţiile sale folosesc nevoilor tale. Asigură-te că este fiabilă şi uşor de folosit. Anexat, la pagina 61 găseşti un formular tip de analiză a produsului. Acesta este gata completat, pentru ca tu să-ţi faci o idee despre cum poţi să te foloseşti de un astfel de instrument.

A avea uneltele potrivite pentru administrarea timpului este doar o piesă măruntă în ansamblul final. Celelalte piese –stabilirea priorităţilor, managementul amânării, delegarea eficientă, anticiparea, capacitatea de a spune “NU” şi eliminarea scurgerilor de timp pot fi deosebit de utile în ajutorarea ta în atingerea obiectivelor tale.



::: 56 ::: ►

Sper ca aceste strategii generale şi tacticile practice pe care ţi le-am oferit te-au ajutat să porneşti pe un drum mult mai productiv, liniştit şi eficient, care să se integreze în viziunea ta asupra vieţii personale şi profesionale.

Mult success în eforturile tale! Îţi stă în putere să faci diferenţa. Timpul nu trebuie să fie inamicul tău. De fapt, cu tehnicile şi uneltele potrivite, timpul poate fi un prieten de nădejde. Woody Allen spune despre timp că el reprezintă „modalitatea naturii de a face ca să nu se întâmple toate deodată.”



::: 57 ::: ►

Anexa I PASUL UNU

Ai o agendă zilnică (tipărită sau electronică) pe care o porţi cu tine către şi de la

servici? Faci o copie la fiecare document pe care îl semnezi? Ai hărţi în maşina ta? Daca nu ai maşină, ai ţine harţi în ea dacă ai avea una? Obişnuieşti să reconfirmi întâlnirile pe care le-ai programat cu ceva timp înainte? Obişnuieşti ca în situaţia în care cineva te-a sunat şi nu ai răspuns din diferite

cauze, să îl suni inapoi în maxim 24 de ore? Acasă la tine, ai un loc special unde îţi pui cheile? Păstrezi manualele de la calculator, telefon, telefizor, frigider, etc într-un loc

unde le poţi găsi rapid? În acest moment, acasă la tine, chiar lângă telefon, se găseşte un pix şi un

carneţel? La birou există o oră oficială la care oricine te poate găsi acolo? Să presupunem că mâine e posibil să te îmbolnăveşti, există cineva care ar

putea să preia sarcinile tale la birou cu o eficienţă rezonabilă? Acasă, hârtiile personale au o anumită organizare? Dacă în seara asta, un bec din candelabrul tau s-ar arde, ai avea alt bec de

rezervă să-l schimbi? Iţi iei cu tine materiale de citit atunci cand mergi să vezi un doctor de exemplu şi şti că întotdeauna trebuie să aştepti?

PASUL DOI

Iţi iei de lucru acasă mai mult de o dată pe săptămână? Rămâi la servici peste program mai mult decât de două ori pe săptămână? Ai avut cheltuieli neprogramate în ultimile 3 luni? Aştepti până în ultimul moment să mergi la dentist atunci când şti că ai

probleme cu dinţii? Sari des peste micul dejun? Obişnuiesc hârtiile cu adrese, numere de telefon, etc, să se adune prin

portofelul, geanta, sertarele tale? “Uiţi” sa suni pe cineva care nu-ţi place chiar dacă este ceva important?

CUM MĂ RELAŢIONEZ CU TIMPUL?

istovitor alb prietenosoportunitate vioi relativ

epuizan peşteră pregătit ocupat îndemânatic eficient muntos descurajant încordare

ca o vale disponibil gol energetic agitat brusc

încurcătură ceţos agitaţie



::: 58 ::: ►

Anexa II

Cei opt factori care favorizează amânarea

Sarcină neclară

Obiective neclare Sarcini neplăcute

Amanarea

Frica de schimbare

Frica de eşecTendinţa de a lua mai mult decât poţi duce

Dependenţa de ultima 100 de metri

Sarcini copleşitoare



::: 59 ::: ►

Anexa III TQM – Metoda „flowchart” folosită pentru gătirea unui pui

Legenda

Etapa de decizie: Ceva este analizat; cel mai adesea răspunsul este DA sau NU

Un document, metodologie. Ceva care este pus pe hârtie, disk; etapă din proces.

Linie directoare; procesul curge în direcţia asta.

Flow-chartul rămâne fără spaţiu. Cercul face legătura dintre o linie şi cealaltă; un început sau un sfârşit.



::: 60 ::: ►

Anexa IV Formular de înregistrare a telefoanelor

Data ___________________ Persoana ___________________________________ Apel primit? ___________________ ___________________________________ Apel trimis? ___________________ ___________________________________ Audioconferinţă? ___________________

Adresa

___________________________________ Timp început ___________________ Nr. Telefon ___________________________________ Timp sfarşit ___________________ Număr fax ___________________________________ Subiectul discutat De către Răspuns De către ___________________ _____________ ____________________________________ __________ ___________________ _____________ ____________________________________ __________ ___________________ _____________ ____________________________________ __________ ACŢIUNILE CARE SE CER Actiune Către Privind subiectul: Scrisoare _____________ ________________________________________________ Memo _____________ ________________________________________________ Fax _____________ ________________________________________________ Întâlnire _____________ ________________________________________________ Telefoane suplimentare _____________ ________________________________________________ ________________ _____________ ________________________________________________ ________________ _____________ ________________________________________________ ________________ _____________ ________________________________________________ ________________ _____________ ________________________________________________ ________________ _____________ ________________________________________________



::: 61 ::: ►

Anexa V Formular de analiză a produsului

Modele Studiate Produs Imprimanta #1 A l p h a 5487

#2 B e t a 47885 #3 G a m m a 44568 #4 D e l t a 54687

Funcţiile cele mai preferate

# 1 # 2 # 3 # 41 viteza de imprimare mare V V

2 poate sa scoata si poze V V

3 calitate grafica V V V

4 poate sa imprime si plicuri V

5 mica V

6 zgomot scazut

7 cel putin un an garantie V V V

8 usor de instalat V V V

9 pret acceptabil 150 RON

247 RON

512 RON

708 RON

10 Care model corespunde nevoilor mele? ? ? ? ?



::: 62 ::: ►

Mai multe despre RRVBIUM hr şi proiectele noastre poţi să vezi la www.rrvbium.ro În cazul în care doreşti mai multe materiale de genul celui de faţă, poţi să te abonezi la newsletterul nostru. Numele lui este „Unelte Pentru Schimbare” dar noi îi spunem UPS, poţi să te abonezi AICI, sau să trimiţi un e-mail cu subiectul ABONAMENT la [email protected]. În cazul în care te răzgândeşti poţi să renunţi în orice moment. Dacă esti nehotărât, la http://groups.google.com/group/ups-news poţi vedea arhiva UPS. De asemenea secţiunea resurse a www.rrvbium.ro îţi poate furniza materiale utile şi înalt calitative. Acest material poate fi distribuit liber, cu condiţia ca în nici un fel să fie modificat conţinutul acestuia. În cazul în care se doreşte publicarea lui pe părţi sau ca întreg se va cere consimţământul autorului la adresa [email protected]. Un răspuns va fi furnizat în maxim 2 zile lucrătoare. Îţi sunt utile aceste informaţii? Sunt teme pe care vrei sa le discutam pe viitor? Aştept sugestiile tale pe adresa obişnuită: [email protected] Îţi mulţumesc pentru răbdarea şi timpul tău în parcurgerea acestui material. Sunt prieteni care crezi că ar fi interesaţi de managementul timpului? Ţi-aş fi recunoscător dacă ai recomanda acest material mai departe. Mulţumesc.

recrutare & selecţie II training & team-building II analiză & optimizare organizaţionala II studii de piaţă

fax telefon

web

e-mail

0369814071 0721889503 www.rrvbium.ro [email protected]

RRVBIUM hr - Managementul Timpului · Acest material poate fi distribuit liber, cu condiţia ca să...

Documents

Transcript of RRVBIUM hr - Managementul Timpului · Acest material poate fi distribuit liber, cu condiţia ca să...