Rolul IT n mediile de afaceri dinamice

Concepte legate de sistemele informatice

Importana sistemelor informatice rezid n principal din capacitatea acestora de a unifica toate datele i a furniza un set de instrumente pentru analiz i creare de rapoarte. Astfel incat sa duca la nelegerea efectiv i responsabil de ctre toi conductorii (managerii) sau persoanele dintr-o organizaie a necesitilor companieie si capacitatile ei dezvolatatoare.

Prin instalarea unui sistem informatic, compania poate obine uor rspunsuri la ntrebri de tipul:

Care sunt clienii cei mai profitabili?Care sunt produsele cele mai profitabile?Care sunt cei mai eficieni angajai?Ce produse se vnd cel mai bine?

Prin urmare, Sistemele informatice devin astzi, tot mai mult, o component vital a succesului n afaceri pentru o organizaie sau un ntreprinztor.

Definirea sistemului informatic

Sistemele informatice au aprut i s-au dezvoltat odat cu sistemele de calcul ale computerelor, astfel ncat ele au devenit ntr-un final parte integrat sistemelor de calcul computerizate.

Aadar, un sistem informaional este i un mod organizat de a combina resurse umane, hardware, software i reele de comunicaie cu resursele de date care colecteaz, transform i disemineaz informaia ntr-o organizaie.

Cuprinde: ~ansamblul informaiilor utilizate n cadrul firmei precum i datele care au stat la baza obinerii lor~software-ul necesar procesrii datelor i difuzrii informaiilor n cadrul organizaiei ~procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a informaiilor~platforma hardware necesar prelucrrii datelor i disiprii informaiilor~personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor

Este structurat astfel nct s corespund cerinelor diferitelor grupuri de utilizatori,cum ar fi: ~persoanele de decizie din cadrul companiei(manageri) ~persoanele care se ocup de procesul culegerii i prelucrrii datelor~personalul implicat n procesul cercetrii tiinifice i proiectrii de noi produse i tehnologii de fabricaie

Structura general a unui sistem informatic :

ntruct funcia principal a unui sistem informatic este aceea de a prelucra datele disponibile n vederea obinerii obinerii informaiilor necesare lurii deciziilor n procesul conducerii, vom porni de aici n analiz structurii generale a unui sistem informatic:

Cele trei componente majore care formeaz sistemul informatic sunt: Intrrile Prelucrrile Ieirile

Intrrile reprezint ansamblul datelor ncrcate, stocate i prelucrate n cadrul sistemului n vederea obinerii informaiilor.

Intrrile se clasific n dou grupe i anume: - Tranzaciile externe; - Tranzaciile interne

Tranzaciile externe fac referire la dinamica operaiilor i proceselor economice i financiare din cadrul companiei i provin din exterior.

Tranzaciile interne sunt reprezentate de : facturile emise, valorile ncasate, ordinul de plat onorat de client etc., care cumulate, conduc la modificri structurale n cadrul coleciilor de date.

Prelucrrile, cel de-al doilea element component al sistemului informatic, reprezint ansamblul omogen de metode utilizate pentru a asigura sustenabilitatea sistemului informatic:

Crearea iniial i actualizarea bazei de date; Exploatarea bazei de date; Reorganizarea bazei de date; Salvarea/restaurarea bazei de date.

Ieirile sistemului informatic sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate . Acestea pentru a fi mult mai uor intelese i analizate de ctre personalul companiei sunt structurate sub form de rapoarte.

Clasificarea ieirilor sistemului informatico-economic

a)Dupa gradul de agregare

1.Rapoarte sintetice: prezinta datele cu un grad ridicat de agregare(generale), astfel nct n momentul lurii unei decizii, timpul alocat analizei i interpretrii lor sa fie cat mai scurt.2.Rapoarte analitice: prezint datele referitoare la un anumit aspect al evoluiei financiare a intreprinderii, nregistrat pe o anumit perioad de timp(Situaia consumului de materiale pe luna, Situaia intrrilor de materiale pe gestiuni).

b)Dupa natura datelor prezentate

1.Rapoarte de stare: reflect situaia finaciar a companiei la un anumit moment (Bilanul contabil)2.Rapoartele statistice: conin date statistice necesare evalurii oficiale a ntreprinderii3.Rapoartele previzionale: prezinta o analiza comparativa a indicatorilor economici din trecut in vederea realizarii de previziuni financiare prorpii companiei. Aceste date sunt necesare in analiza fundamentarea deciziilor tactice si strategice

c)Dupa destinaie

1.Rapoarte de uz intern: necesare propriei analize a ntreprinderii2.Rapoarte de uz general: destinate n mare parte mediului extern ntreprinderii (bncilor, instituiilor de creditare, organelor fiscale, etc)

d) Dup frecvena de generare

1.Rapoarte zilnice2.Rapoarte lunare3.Rapoarte trimestriale4.Rapoarte anuale

Pentru o analiza i mai uoar a datelor, se pot utiliza foi de calcul electronice precum Excel, ct i Grafice (bi sau chiar tridimensionale) fr a fi nevoie de efectuarea unor transformri numerice,astfel c datele sunt importate foarte simplu din baza de date a companiei (sistemul informatico-economic). De asemenea, o alt facilitate a sistemului informatic este aceea c permite transmiterea datelor de pe un computer pe altul prin intermediul Internetului astfel nct, s fie posibil continuarea prelucrrilor n cadrul altor subsisteme informatice.

Activiti aferente sistemului informatic al ntreprinderii care au ca obiectiv principal prelucrearea informaiilor:

a - Introducerea datelor b - Procesarea datelor pentru obinerea de informaiic - Ieirea produselor informaionaled - Stocarea resurselor informaionalee - Controlul performanelor sistemului

a) Introducerea datelor presupune transformarea efectiv a informaiilor n date digitale, altfel spus, presupune introducerea n baza de date a datelor numerice aferente unei perioade, categorii de informaie etc.b) Procesarea datelor presupune: calcule, comparri, sortri, clasificri sau nsumri. Aceste activiti organizeaz, analizeaz i manipuleaz datele astfel nct ele s devin informaii utile pentru utilizatori.c) Ieirea produselor informaionale: acestea precum orice produs trebuie sa corespund cu cerinele, nevoile i dorinele clienilor, i trebuie s ndeplineasc anumite caracteristici:

timp viteza cu care informaia ajunge la utilizator; coninut atributele care confer valoare informaiei; form felul n care ajunge la utilizator;

d) Stocarea resurselor informaionale: nu prezint un proces foarte sofisticat din partea sistemului, el presupunnd doar stocarea datelelor pe medii magnetice sau optice care sa asigure rapiditatea si acurattea gasirii informatiilor necesare.

e) Controlul performanelor sistemului: reprezint una dintre cele mai importante activiti ale sistemului.

Modaliti de structurare a sistemelor informatice:

Sistemele informatice au avantajul de a putea fi strucrurate att n mod cetralizat ct i descentralizat:

1. Avantajele centralizarii-poate conecta toate componentele unei organizaii prin reele de comunicaii-poate reduce numrul de birouri, depozite i alte spaii de munc

2. Avantajele descentralizarii-utilizare de reele distribuite de calculatoare la mai multe puncte de lucru ofer managerilor de vrf posibilitatea de a transmite si verifica indeplinirea sarcinilor transmise managementului de mijloc-creterea numrului de grupuri care au acces la informaie i comunicaie

Cu toate acestea, s-a observat o tendin tot mai mare de descentralizare a sistemului i prin urmare, au aparut mai multe categorii de susbsisteme destinate fiecrei activiti n parte

1.Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcionale n cadrul organizaiei: Subsistemul contabilitii Subsistemul produciei Subsistemul cercetrii Subsistemul comercial Subsistemul resurselor umane

2.Subsisteme interorganizaionale concepute s asigure fluxuri informaionale ntre:a)companie, furnizori, clienti;b)firma mam i subdiviziunile sale organizatorice

3. Sisteme destinate conducerii4. Sisteme destinate nivelului operaional5.Sisteme pentru procesarea tranzaciilor6.Sisteme destinate gestiunii cunoateri (permit crearea, promovarea i integrarea noilor tehnologii i cunotine)

Unul dintre rolurile fundamentale pe care il are IT-ul n cadrul unei companii este dimensiunea etic a sistemelor informaionale, care poate fi privit din mai multe puncte de vedere. n primul rnd, presupune utilizarea responsabil a tehnologiei informaionale astfel nct s se evite nerespectarea confidenialitii informaiilor. n al doilea rnd, este foarte important ca n cadrul societii globale informaionale, toi membrii acesteia s beneficieze de resursele informaionale i s aib scopuri strategice comune att la nivelul individual ct i global. Astfel, utilizarea sistemelor informatice la nivelul organizaiei poate duce la la creterea profitului dar i la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global.

Al doilea rol extrem de important pe care il joaca sistemele informationale n cadrul unei companii este cel referitor la relaia dintre sistemele informatice i organizaie

Sistemele informatice joac un rol vital n succesul unei organizaii, astfel nct, prin infrastructura informaional intern i extern se garanteaz:

- Asigurarea eficienei operaionale- Asigurarea unui management eficient- Asigurarea unui avantaj competiional

Pe de alta parte, sccesul unui sistem informatic este datorat i faptului c face posibil accesul la informaii actualizate, agreagate, la diferite momente de timp, conform cerinelor utilizatorului ce permit:

- Elaborarea celor mai corecte strategii de afaceri- Desfurarea proceselor comerciale- mbuntirea structurii organizaionale i a culturii organizaiei- Creterea cifrei de afaceri i valorii firmei ntr-un mediu dinamic, concurenial

Din punct de vedere managerial, sistemul informatic reprezint:

un mijloc important pentru asigurarea funcionalitii business-ului un factor esenial ce influeneaz eficiena operaional, productivitatea angajailor i a relaiei cu clienii sum de baz de informaii care asigur luarea de decizii corecte un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigur un avantaj competitiv una din cele mai importante resurse ale organizaiei i de analiz a costului business-ul

Organizaiile n dezvoltare din zilele noastre au nevoie de capacitatea de a coordona un volum mare de informaii. De la administrarea materialelor, producie i finane, pn la resurse umane, vnzri i marketing, fiecare departament trebuie s tie exact ce msuri trebuie s ia, unde i cnd, toate aceste cerine din mediul business i au soluia n sistemele de planificare, de management al relaiilor cu clienii, de management al canalelor de distribuie oferite de companii reprezentante cum ar fi Oracle, Microsoft Dynamics CRM, Evolve CRM.

Enterprise Resource Planning(ERP)

Un sistem de tip ERP reprezint o soluie software complex, bazat pe arhitectura client-server, ale crei elemente sunt integrate ntr-o platform comun, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor necesare n cadrul unei afaceri, centralizndu-le, facilitnd mprtirea datelor i eliminnd redundana. Enterprise Resource Planning integreaz toate procesele economice: producie, distribuie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service i mentenan, logistic, gestiune de proiecte, oferind accesabilitate, vizibilitate i consisten informaional n ntreaga organizaie. ERP nseamn integrarea tuturor aplicaiilor ntr-o soluie global, acoperind toate procesele intercorelate ce concretizeaz activitatea organizaiei, eliminnd graniele dintre departamente i delimitrile funcionale, ca i pe cele ale organizaiei cu mediul i oferind posibiliti de lucru multiutilizator, multiscop i multispaiu.

Sistemele ERP actuale realizeaz integrarea tuturor funciilor de conducere ale unei companii, plecnd de la-planificare-asigurarea stocului de materii prime i materiale-definirea tehnologiilor-coordonarea proceselor de tehnologie-simularea proceselor de producie-gestiunea financiar-contabil-dezvoltarea i meninerea relaiilor cu clienii i partenerii de afaceri-planuri de previziune-evaluri i predefiniri ale tendinelor de evoluie ale industriilor-integrarea cu noile tehnologii e-business-comunicare on-line

Avantajele implementrii sistemelor ERP ct i rolul lor: reducerea timpului de dezvoltare i obinerea de produse/servicii de calitate, prin minimizarea erorilor.

Integrarea unui sistem de tip ERP asigur conectivitatea ntre fluxurile de procese economice funcionale. Ea poate fi gndit ca o tehnic de comunicare. Cteva modaliti obinuite prin care comunicarea are loc, prin i pentru integrare, sunt: codul surs, reele locale i extinse de calculatoare, internet, e-mail, workflow, instrumente de configurare automat, protocoale, baze de date. Putem spune c integrarea este realizat prin comunicare, iar comunicarea este realizat prin integrare. Partea funcional a unui sistem ERP asigur fluxurile de procese economice din cadrul fiecrei funciuni. Astfel, n cadrul unei suite ERP se regsesc de la cteva, pn la zeci de module funcionale (contabilitate general, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea produciei, logistic, comenzi i vnzare)

Componentele principale ale unui sistem ERP

-Nomenclatoare (fiiere de baz) de clieni, furnizori, personal, sub forma unor fiiere care reunesc toate datele de descriere a acestora i interacioneaz cu oricare modul care se servete de aceste dat.-Contabilitate general numit i componenta financiar-contabil pentru c asigur conducerea evidenei contabile i gestiunea financiar. Funcionalitile vizeaz: automatizarea nregistrrii informaiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automat a datelor din alte aplicaii ale sistemului ERP i realizarea evidenei contabile complete, la nivel sintetic i analitic.-ncasri-pli. Aceast component poate aprea sub forma a dou module: Debitori i Creditori, care gestioneaz i nregistreaz creanele i datoriile ntreprinderii.-Salarizare. Component legat adesea de cea de resurse umane, avnd ca obiect calculul i evidena salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuiei la bugetul statului i asigurrilor sociale.-Resurse umane. Componenta care sprijin crearea unei politici de personal, susinnd activitile de recrutare i selecie a personalului.-Imobilizri. Gestioneaz mijloacele fixe, dar i obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acoper ntreaga durat de utilizare a activului i se poate afla n orice moment care este starea acestuia i operaiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funciune, casare). Ofer multiple posibiliti de calcul i nregistrare a amortizrii (liniar, degresiv, accelerat). Deosebit de utile sunt rapoartele generate, impuse de legislaia n vigoare sau necesare conducerii;-Planificare-producie. Planificarea vizeaz executantul, termenul, articole de realizat, costul programat i detaliile tehnice-Urmrire producie (uneori livrat ntr-o singur component mpreun cu Planificarea) - nregistreaz preluarea notelor de predare i a rapoartelor de lucru, analizeaz i compar comenzile lansate, ofer rapoarte cumulate ori detaliate ale produciei, pe faze sau pe produse/lucrri, ca i rapoarte de costuri-Gestiune date tehnice - stocheaz definiiile i caracteristicile tehnice ale produselor i tehnologiilor de fabricaie-Planificare necesar de materiale - determin automat cantitile necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricaie i a planului de producie aprobat-Planificare i urmrire consumuri i costuri ntocmete bonurile de consum i preia datele despre consumuri de la magazii, centralizeaz aceste date pentru calculul costurilor, genereaz rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate si realizate-Managementul proiectelor - are ca obiect proiectele de investiii, activitile interne sau lucrrile efectuate de teri: planificarea (bugetarea), finanarea i urmrirea executrii acestora-Stocuri - Gestiunea cantitativ i calitativ a stocurilor i generarea automat a documentelor contabile-Gestiunea depozitelor (inclus adesea n modulul de Stocuri) - definete din punct de vedere organizatoric unitile de stocare: tipurile de inventar i subinventar, depozite, magazii, locaii, modul de localizare al stocurilor-Aprovizionare (Furnizori) - Componenta depete atribuiile unei aplicaii de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionrii, care poate determina realizarea de economii-Vnzri - gestioneaz activitile specifice procesului de vnzare-ntreinerea echipamentelor (mentenana) - rezolv Gestiunea tehnic i de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor i costul lucrrilor. Foarte important este istoricul activitilor de ntreinere i reparaii-Transport (Logistica) - permite planificarea i gestionarea activitilor logistice din procesele de vnzare i distribuie-Analiza (Business Intelligence) - Modulul preia datele din baza de date, realizeaz diferite analize i furnizeaz informaiile n forma dorit de utilizator. Cele mai puternice opiuni sunt analizele multi-dimensionale (OLAP), simulrile, scenariile i prognozele-Generatorul de rapoarte - utilizatorii obin rapoartele dorite n cadrul fiecrui modul funcional folosind datele din baza de date a sistemului ERP

Caracteristicile funcionale ale unui sistem ERP

-ofer informaiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se stocheaz tranzaciile zilnice-asigur prelucrarea corespunztoare a datelor, pe baza unor programe adecvate-permite utilizarea n comun a datelor din baza de date, de ctre toate modulele care folosesc aceste date-permite realizarea fiecrui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare, interogare), n mod separat-asigur principiul integrrii sistemului, prin intermediul bazei de date unice-permit accesul la date n timp real-sunt adaptate specificului activitilor organizaiilor (activiti n diferite ramuri industriale, servicii, comer, bnci, sntate etc-permit realizarea unor adaptri fr intervenia programatorilor

Customer Relationship Managemet (CRM)

Un sistem CRM acoper 4 componente de business:-Front-Office: operaiunile din aceast categorie reprezint interaciunile directe cu clientul, precum ntlniri de vnzri, prezentri, telefoane, e-mail-uri, servicii online etc.-Back-Office: reprezint procesele care au efecte implicite asupra activitilor de front-office, precum activitile de marketing, prospectare, service-Managementul relaiilor de business cu alte companii: parteneri, furnizori, vendori, retaileri, influenceri, leaderi de opinie, pres. Aceast component include att activiti de front-office, ct i back-office-Analiza centralizat a datelor: operaiune cu scopul de a elabora campanii de marketing, strategii de vnzare, fluxuri intuitive de lucru

Structura unui sistem CRM

Un sistem CRM poate acoperi mai multe tipuri de activiti specifice unei companii cum ar fi:-Vnzri-Managementul clienilor poteniali i al contactelor-Managementul oportunitilor-Managementul conturilor (clienilor)-Analiz i previziuni de vnzri-Marketing

La rndul sau, un modul CRM poate cuprinde o serie de submodule sau faciliti:

-Module de gestionare a operaiilor zilnice (apeluri telefonice, ntruniri, e-mail [import - export din MS Outlook], activiti generale)-Coordonare facil a activitii utiliznd calendare - personale i de grup-Posibilitatea de a genera activiti de amploare din browser-ele altor module conectate-Link-uri de activitate, crearea automat de noi activiti de ctre alte activiti, istoricul activitilor (origine - rezultat)-nregistrarea tranzaciilor din toate modulele majore conectate-Analiza activitilor de Business Intelligence-Gestionarea e-mail-ului i conexiunea cu Outlook-Managementul extensiv al oportunitilor de vnzare-Gestionarea probabilitii de nchidere-Monitorizarea activitilor agenilor de vnzri-Raport direct de informare

Furnizori sisteme CRM n RomniaMicrosoft Dynamics CRMCAS genesisWorldEvolve CRMSeniorCRMZoomCRMTerrasoft CRMCielCRMPivotal CRMAnytime CRMETIS CRM

Supply Chain Management (SCM)

ntr-un sens restrns, termenul de SC este de asemenea aplicat unei companii mari care are cteva sedii adesea localizate n ri diferite. Coordonarea fluxurilor de materiale, informaii i financiare ntr-o astfel de companie multinaional ntr-un mod eficient rmne o sarcin formidabil. Oricum luarea deciziilor trebuie s fie uoar, deoarece aceste puncte fac parte dintr-o singur organizaie mare cu un singur nivel de management. Un SC n acest sens este numit i SC interorganizaional, n timp ce termenul intraorganizaional se refera la SC. In sens schimb, fr a ine seama de aceste diferene ntre diferite uniti funcionale ca marketing, producie, aprovizionare, logistic i finane este necesar o strns colaborare, acesta fiind condiia esenial i fireasc n firmele de astzi.

Obiectivul care guverneaz toate eforturile ntr-un SC este creterea competitivitii. Aceasta deoarece n ochii consumatorului final nu este responsabil o singur unitate organizatoric pentru competivitatea produselor i serviciilor ei, ci SC ca un ntreg. Deci competitivitatea a fost luat i ridicat de la o singur companie la un SC. Evident convingerea unei companiei individual s devin parte dintr-un SC necesit o situaie de succes pentru fiecare participant, la un drum lung de curs lung, n timp ce aceasta nu se poate implica pentru toate prile ntr-o curs scurt. Un impediment general acceptat n mbuntirea complexitii este asigurarea unui service superior clienilor, ceea ce vom discuta n logistica amonte.

Evoluiile n tehnologia informaiilor (IT) au fcut posibil procesarea informaiilor n locaii diferite din lanul de aprovizionare, facilitnd astfel aplicarea planificrii avansate. Posibilitatea de stocarea ieftin i de o gam larg a informaiilor permite aflarea unor date istorice cum, ar fi de ex. vnzrile din trecut. Aceste depozite de date pot fi folosite i pentru analiza obiceiurilor clienilor, ca i de descoperire a unor comenzi precise din trecut. Comunicarea prin interschimburi electronice de date poate fi stabilit prin reele private sau publice, cea mai popular fiind internetul. Membrii din cadrul unui lan de aprovizionare pot fi astfel informai imediat i la un cost sczut. Standardele rigide din trecut introduse n comunicaii n linii speciale de afaceri sunt acum nlocuite de metalimbaje i protocoale mult mai flexibile. Legturile de comunicaii pot fi difereniate conform domeniilor: afaceri, consum sau administraie. Vom discuta n continuare despre aceste dou legturi. Afacere la afacere aceste comunicaii permit companiilor s refac procesele. Sarcinile manuale, cum ar fi plasarea unei comenzi pentru un obiect standard, pot fi acum preluate de un calculator. Acesta controleaz ntregul proces, de la transmiterea comenzii, acceptarea comenzii i ordonarea executrii comenzii pn cnd acceptul este primit i verificat. In final, suma de pltit este transferat n contul furnizorului n mod automat. Achiziionarea automatizat a permis companiei Ford Motor s-i reduc echipa de lucru n mod drastic. Alte avantaje se refer la creterea vitezei de lucru i reducerea erorilor. Mai mult, firmele se pot folosi de pieele prezentate pe internet, numite i e-centere. Aceste piee de desfacere pot fi difereniate prin patru caracteristici:-specificitatea bunurilor (fie c sunt atribuite manufacturii sau operaionalitii);-durata relaiei (difereniat de izvorrea sistemic sau locul acesteia);-mecanismul de pre (cu preuri fixe ex. un catalog electronic, sau cu negocieri de pre sub forma unei licitaii electronice);-cele dou poluri ale unei e-centru , care poate favoriza fie vnztorii, fie cumprtorii, sau poate avea o poziie neutr. Datorit accesului global la internet, poate rezulta nu doar o competiie strns i preuri reduse de cumprare, dar i noi oportuniti de vnzare. Pieele joac un rol important mai ales la intersectarea a dou sau mai multe lanuri de aprovizionare, n timp ce coordonarea fluxurilor dintre companii diferite ntr-un lan este sprijinit de planificarea i colaborarea lor.

Soluii cloud la nivel de companie

Noul sistem de acces la IT cloud computing poate reduce semnificativ costurile i complexitatea IT-ului, crescnd n acelai timp nivelul de optimizare a ncrcrilor de lucru i de livrare a serviciilor.Cloud computingpermite un grad foarte nalt de scalabilitate, ofer utilizatorului o experien de nivel superior i are la baz noile principii economice, bazate pe internet.