MINISTERUL ECONOMIEI I FINANELOR

Autoritatea de management pentru

Programul Operaional Asisten Tehnic 2007 2013

Regulament de Organizare i Funcionare (ROF)

al Grupului de Lucru pentru Coordonarea Formrii n domeniul

Instrumentelor Structurale

Proiect 10 septembrie 2008

2

Art. 1. Dispoziii Generale (1). Grupul de Lucru pentru Formarea n domeniul Instrumentelor Structurale (numit n continuare GLF) pentru Programul Operaional Asisten Tehnic (numit n continuare POAT) este structura inter-instituional de tip partenerial, fr personalitate juridic, cu rol de coordonare n procesul de implementare a POAT i se constituie n conformitate cu prevederile din Planul unic de actiuni pentru imbunatatirea sistemelor de management pentru gestionarea fondurilor acordate Romaniei de Uniunea Europeana - PUA si recomandarile din documentul privind Mecanismului de Formare. (2). Prezentul regulament stabilete componena, atribuiile i modul de organizare i funcionare a GLF.

(3). GLF va funciona pe toat perioada de implementare a POAT.

Art. 2 Atribuiile GLF GLF asigur coordonara adecvata a planificarii, monitorizarii si evaluarii programelor de formare pentru instrumentele structurale i facilitarea unei abordari coerente a analizei nevoilor de formare si a ciclului de formare prin exercitarea urmtoarelor atribuii:

a. Elaborarea si implementarea unui Plan Anual de Formare, atat pentru personalul nou recrutat cat si pentru cel existent, prin asigurarea unei bune colaborari intre toate entitatile implicate in instruirea in domeniul managementului fondurilor UE.

b. Asigurarea concordantei dintre proiectele propuse de membrii grupului de lucru cu rezultatele analizei nevoilor de formare si cu prevederile planului anual de instruire elaborate.

c. Coordonarea interveniilor n domeniul AT pentru: a evita posibilele suprapuneri; a asigura acoperirea tuturor necesitilor din fondurile disponibile pentru AT; a asigura rezolvarea problemelor operaionale determinate de implementarea i

gestionarea prioritilor de AT; a stabili linii directoare comune privind asistena tehnic.

d. Contribuie la identificarea standardelor si a cerintelor necesare pentru asigurarea unui sistem de formare efectiv si eficient.

e. Coordonarea monitorizarii privind formarile in domeniul managementului fondurilor UE.

f. Diseminarea unor documente si informatii referitoare la formarea in acest domeniu.

Art. 3 Componena GLF (1) Componena GLF se stabilete cu respectarea principiilor parteneriatului i reprezentativitii. Autoritile publice care sunt reprezentate n GLF sunt prevzute n Anexa 1 la Regulament.

(2) GLF este alctuit din Preedinte, membri i observatori.

3

(3) Fiecare instituie prevzut n Anexa 1 la prezentul Regulament va desemna cte un membru titular i un membru supleant, care s participe, cu drept de decizie, la reuniunile GLF. Schimbarea membrilor desemnai de ctre fiecare instituie n parte, se va face prin notificare scris a conductorului structurii respective, conform art. 5 pct (2).

(4) Membrii supleani au drept de decizie numai atunci cnd particip la reuniunile CC n locul membrilor titulari.

(5) Membrii pot fi nsoii la reuniunile GLF de ctre maxim 2 reprezentani cu atribuii n implementarea AT, din partea instituiei pe care o reprezint.

(6) La reuniunile Grupului de Lucru Grupul pot participa i persoane cu statut de observator n funcie de anumite situaii concrete. Exista de asemenea posibilitatea de a invita terte parti (specialisti in domeniul problematicii aflate in discutie, reprezentanti UE, directori ai institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale) (7) n cazul Autoritilor de Management, reprezentantul este la nivel de decizie din serviciul/direcia responsabil de gestionarea AT. (8) n cazul n care nici membrul titular i nici supleantul su nu particip la dou reuniuni succesive, Preedintele GLF poate revoca i cere nlocuirea acestora.

(9) Preedintele GLF este directorul AM POAT. (10) La invitaia Preedintelui, pot participa n calitate de invitai la reuniunile GLF, reprezentani ai instituiilor administraiei publice centrale i locale i ai altor organisme naionale sau ai Comisiei Europene. Acetia au rol consultativ i pot lua cuvntul sau pot face recomandri doar n legtur cu aspectele specifice pentru care au fost invitai s participe la reuniune.

Art. 4 Preedintele (1) Preedintele conduce activitatea GLF, exercitnd urmtoarele atribuii:

a. Convoac reuniunile GLF i conduce dezbaterile. b. Propune agenda i stabilete lista invitailor la reuniunile GLF. c. Particip la procesul de luare a deciziilor n cadrul GLF. d. Analizeaz cererile de convocare a reuniunilor extraordinare adresate de ctre membrii

GLF i convoac reuniunile extraordinare n condiiile art. 7;

e. Semneaz corespondena care vizeaz lucrrile comitetului; f. nainteaz ctre CC propunerile concrete de aciuni pentru mbuntirea gestionrii i

implementrii AT, formulate de GLF conform art.2 alin (c) i informeaz CM POAT cu privire la aceste propuneri;

g. Reprezint GLF n relaiile cu terii.

(2) n cazul n care nu poate participa la o reuniune, Preedintele deleag atribuiile sale, prin mandat scris, unui reprezentant.

Art. 5 Membrii (1) Membrii GLF au urmtoarele atribuii:

4

a. Particip la reuniunile GLF i la procesul de adoptare a deciziilor; b. Aplic deciziile luate n cadrul GLF atunci cnd acestea vizeaz activitatea structurii pe

care o coordoneaz; c. Aduc n discuie aspecte relevante legate de formarea in domeniul IS

(2) Desemnarea i nlocuirea membrilor se face de ctre conductorul instituiei reprezentate n GLF, prin notificare transmis Secretariatului permanent al GLF.

(3) Calitatea de membru titular sau supleant nceteaz cnd persoana nominalizat n GLF se afl ntr-una din urmtoarele situaii:

a. Nu mai deine funcia n cadrul autoritii publice, instituiei sau organismului respectiv, pentru care a fost desemnat membru al GLF; n acest caz, structura respectiv comunic n scris Secretariatului permanent al GLF, n termen de 5 zile lucrtoare, de la data lurii acestei decizii persoana desemnat n locul acesteia.

b. Preedintele GLF a recomandat revocarea calitii de membru pentru absene succesive. n acest caz, Secretariatul permanent va notifica instituia vizat i va solicita o nou nominalizare.

(4) Membrii GLF nu sunt remunerai pentru activitatea desfurat n cadrul acestuia.

Art. 6 Secretariatul permanent (1) Activitatea GLF este asistat de un Secretariat permanent, asigurat de AM POAT DAT i coordonat de Preedintele GLF.

(2) Secretariatul permanent funcioneaz pe baza unei proceduri interne i are urmtoarele atribuii:

a. Asigur pregtirea logistic i transmiterea invitaiilor de participare la reuniunea GLF; b. Primete i, dup caz, ntocmete, integreaz, documentele suport relevante desfurrii

reuniunilor CC i asigur transmiterea acestora ctre membrii GLF; c. Monitorizeaz implementarea deciziilor GLF, aprobate n cadrul CC i asigur

schimbul de informaii referitor la acestea, ntre prile implicate; d. Pregtete i disemineaz minutele reuniunilor; e. Primete i asigur soluionarea corespondenei legat de activitatea GLF; f. Asigur arhivarea, n format electronic i pe hrtie, a tuturor documentelor referitoare la

reuniunile GLF; g. Asigur publicarea pe pagina de internet a AM POAT, a informaiilor privitoare la

activitatea GLF; (3) Orice solicitare de informaii cu privire la activitatea GLF se adreseaz Secretariatului permanent, fie pe cale electronic, fie pe suport de hrtie.

Art. 7 Reuniunile GLF (1) Reuniunile GLF pot fi ordinare i extraordinare. (2) Reuniunile ordinare ale GLF au loc trimestrial. CC se reunete trimestrial.

5

(3) n urma constatrii unor probleme deosebite n implementarea deciziilor GLF, n scopul rezolvrii acestora, GLF se poate ntruni n reuniuni extraordinare, la iniiativa Preedintelui sau la propunerea unui membru al GLF. Propunerea se transmite n scris Secretariatului permanent, urmnd ca Preedintele s decid asupra oportunitii convocrii i datei acestei reuniuni. (4) Convocarea reuniunilor, transmiterea invitaiilor i a agendei preliminare ctre membri se realizeaz de Secretariatul permanent, cu cel puin 10 zile lucrtoare naintea datei reuniunii. Convocarea reuniunilor extraordinare ale GLF se poate face ntr-o perioad mai scurt de 10 zile lucrtoare. (5) Propunerile de completare/modificare a agendei preliminare se adreseaz Secretariatului permanent n termen de 5 zile lucrtoare de la data transmiterii acesteia. Agenda final mpreun cu documentele suport se transmit membrilor cu cel puin 3 zile lucrtoare nainte de data reuniunii. (6) Secretariatul permanent poate furniza membrilor, pn n preziua reuniunii sau chiar n cadrul reuniunii, alte informaii relevante cu privire la ordinea de zi, astfel nct acetia s aib la dispoziie cele mai recente informaii cu privire la subiectele aflate pe agend.

(7) Convocarea reuniunilor GLF se face ntotdeauna n scris, invitaiile fiind transmise prin pot/curier/ fax i e-mail.

(8) La nceputul fiecrei reuniuni, se adopt agenda i se discut i aprob minuta precedentei reuniuni GLF.

(9) La sfritul fiecrei reuniuni se stabilete data urmtoarei reuniuni a GLF. (10) Reuniunile GLF nu au caracter public, cu excepia cazului n care Preedintele decide altfel. (11) Deciziile adoptate n cadrul reuniunii GLF i aprobate de ctre CC sunt rezumate ntr-un document denumit Sinteza deciziilor. Acest document se elaboreaz de ctre Secretariatul permanent i se transmite tuturor membrilor i observatorilor GLF, precum i invitailor participani la reuniune, nu mai trziu de 5 zile lucrtoare de la data reuniunii. Acest document se anexeaz la Minuta reuniunii.

(12) Minuta reuniunii, ntocmit de Secretariatul permanent, se transmite membrilor GLF, precum i celorlali participani la reuniunea GLF n termen de 10 de zile lucrtoare de la data reuniunii. (13) Observaiile asupra minutei pot fi trimise Secretariatului permanent n termen de maxim 10 zile lucrtoare de la transmiterea acesteia. Observaiile sunt consemnate n anex la minut i sunt avute n vedere de Secretariatul permanent la ntocmirea textului final al minutei. Documentul final i anexele sunt transmise membrilor i celorlali participani la reuniunea GLF n termen de 25 de zile lucrtoare de la data reuniunii.

(14) Reuniunile GLF se desfoar n limba romn. Secretariatul permanent asigur servicii de traducere a documentelor i de interpretare n i din limba englez sau alt limb de circulaie internaional pe parcursul reuniunilor GLF, atunci cnd este necesar.

Art. 8 Procesul decizional (1) Grupul de lucru pentru formarea n domeniul IS delibereaz n mod valabil dac la reuniune particip cel puin jumtate plus unu din numrul membrilor si.

6

(2) n cazul n care nu se realizeaz cvorumul prevzut la alineatul (1), reuniunea se suspend urmnd s fie convocat o nou edin n termen de maxim o sptmn, cu aceeai agend. La noua edin, convocat n termen de maxim o sptmn, GLF delibereaz n mod valabil indiferent de numrul membrilor prezeni.

(3) Deciziile GLF se iau pe baz de consens i intr n vigoare la data adoptrii. n nelesul Regulamentului, consensul este expresia acordului de voin al membrilor cu privire la problema supus dezbaterii i la decizia propus, considerat cea mai bun pentru derularea corespunztoare a PO pe baza unor argumente coerente i pragmatice, pe care GLF o poate adopta la acel moment. n cadrul minutei reuniunii se pot meniona i alte preri exprimate pe marginea deciziilor luate.

(4) n cazul n care nu se poate ajunge la un consens, se va aplica procedura de vot prin majoritate calificat. Membrii cu drept de vot sunt membrii titulari sau, n lipsa acestora, membrii supleani. (5) La iniiativa Preedintelui, membrii GLF pot fi consultai i n scris. n spiritul respectrii principiul parteneriatului, consultrile scrise se vor aplica doar n cazuri excepionale, justificate corespunztor.

(6) Dac n termen de 5 zile lucrtoare de la data transmiterii, Secretariatul permanent primete obiecii scrise asupra documentelor transmise conform procedurii de consultare scris, acestea se transmit Preedintelui, care procedeaz la clarificarea documentului cu membrii care au formulat obiecii. Documentul rezultat va fi transmis tuturor membrilor GLF, pentru consultare. (7) n lipsa unui rspuns scris din partea membrilor, trimis Secretariatului permanent n termen de 5 zile lucrtoare de la data retransmiterii, documentele se consider adoptate. n cazul n care exist obiecii, acestea vor fi examinate n cadrul unei reuniuni extraordinare a GLF, convocat de Preedintele GLF. (8) Secretariatul permanent transmite membrilor GLF varianta final a documentelor adoptate, cu aplicarea termenelor prevzute n Art.8, alin 6 i 7.

Art. 9 Circuitul i pstrarea documentelor (1) Transmiterea oficial a documentelor ctre membrii GLF se efectueaz prin pot/ fax/curier i e-mail, cu confirmarea primirii acestora. (2) Secretariatul permanent asigur pstrarea tuturor documentelor aferente activitii GLF i arhivarea acestora.

Art. 10 Dispoziii finale (1) Regulamentul intr n vigoare la data aprobrii de ctre GLF, n cadrul primei edine a GLF. (2) Regulamentul poate fi modificat prin decizie a GLF la propunerea membrilor. Modificrile intr n vigoare de la data deciziei GLF.

7

Anexa nr.1

Lista autoritilor publice ai cror reprezentani au statut de membru titular i supleant n Grupul de Lucru pentru Coordonarea

Formarii n domeniul IS 1. Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Asisten Tehnic 2. Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale - Direcia Coordonare de

Sistem 3. Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii

Administrative 4. Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Regional 5. Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Creterea

Competitivitii Economice

6. Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Mediu 7. Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Transport 8. Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea

Resurselor Umane

Anexa 2

Lista autoritilor publice care au invitai permaneni:

1. Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale - Direcia Analiz i Programare

2. Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale - Direcia Monitorizare

8

Anexa nr.3

Lista autoritilor publice ai cror reprezentani au statut de observator n Comitetul de Coordonare POAT

1. Autoritatea de Certificare i Plat 2. Autoritatea de Audit

3. Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale - Unitatea Central de Evaluare

4. Ministerul Dezvoltrii, Lucrrilor Publice i Locuinelor - Direcia Cooperarea

Teritorial Internaional

9

Anexa 4

Lista membrilor permaneni ai GLF Conform adresei AMSCS din 18.01.2006 cu nr. 710181 prin care se solicita tuturor institutiilor implicate in managementul fondurilor UE sa desemneze un membru permanent in cadrul grupului de lucru pe problematica formarii in managementul fondurilor UE, s-au primit desemnat membrii permanenti din partea urmatoarelor institutii: 1. Ministerul Internelor si Reformei Administrative

Autoritatea de Management pentru Cadrul de Sprijin Comunitar Gina Constantinescu expert principal Autoritatea de Management pentru Dezvoltarea

Capacitatii Administrative cf. adresei inregistrata in cadrul DAT din 17.10.2006 cu nr. 424251

2. Ministerul Mediului

Directia Generala pentru Managementul Instrumentelor Structurale Letitia Bunea consilier Autoritatea de Management pentru POS Mediu cf. adresei

inregistrata in cadrul DAT din 16.10.2006 cu nr. 424246 3. Ministerul Economiei si Finantelor Publice

Oficiul de Plati si Contractare Phare Monica Truter Director Adjunct OPCP cf. adresei inregistrata in cadrul DAT din

24.01.2006 cu nr. 424134 4. Ministerul Transporturilor, Constructiilor si Turismului

Directia Generala Relatii Financiare Externe Mihaela Furtuna sef serviciu Directia Generala Relatii Financiare Externe, cf. adresei

inregistrata in cadrul DAT din 24.01.2006 cu nr. 424137 5. Ministerul Locuintelor, Dezvoltarii si Lucrarilor Publice (fostul MIE)

Directia Generala de Dezvoltare Regionala Cornelia Mateiu consilier Gabriel Costache consilier de integrare, cf. adresei inregistrata in cadrul DAT din

24.01.2006 cu nr. 424129 6. Ministerul Economiei si Finantelor Publice - Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale

Directia Asistenta Tehnica Livia Chiri director DAT, ACIS

Alexandra Chiril director DCS, ACIS Antoaneta Popescu Director Monitorizare Claudia Bedea Sef serviciu UCE Componena secretariatului GLF: Mirela Felega, Oana Lefter, Cristina Dinu