Relaţiile Publice în Administraţia Publică Locală Domeniul Relaţiilor Publice cuprinde o arie largă de acţiune, fiind foarte importantă şi la nivelul instituţiilor publice pentru că oferă posibilitatea acestora de a comunica cu publicul.Una din definiţiile RP ce se pliază pe domeniul administraţiei publice ar fi cea data de Cesar Caluschi (Consultant in PR, comunicare si marketing politic) în 2001: “Relaţiile Publice sunt acele procedee de comunicare ce ajută la atingerea mai multor categorii de obiective,cum ar fi:preîntâmpinarea şi rezolvarea unor crize, rafinarea metodelor de obţinere şi maximizare a profitului, crearea, schimbarea sau cosmetizarea imaginii unei organizaţii”. „Profitul” , în cazul administraţiei publice fiind realizarea unei comunicări şi înţelegeri cât mai bune între cetăţean (public) şi organizaţie, precum şi câstigarea încrederii populaţiei în organizaţiile statului. Termenul de administraţie provine din limba latină administer,traducându-se prin: agent,ajutător, servitor. Dicţionarul limbii române reţine pentru verbul "a administra" explicaţia: a conduce, a cârmui, a gospodări o instituţie, iar pentru "administraţie" totalitatea autorităţilor administrative existente într-un stat, secţie sau serviciu, care se ocupă de problemele administrative ale unei instituţii sau agent economic.

În dreptul administrativ tradiţional, noţiunea de "administraţie publică" a fost amplu şi diferit analizată. Administraţia publică reprezintă "o categorie de autoritate publică, care potrivit Constituţiei şi legilor este chemată să execute legea, sau, în limitele legii să presteze servicii public, uzând, în acest scop, de prerogativele specifice puterii publice."În limbajul curent termenul "administraţie" este utilizat în mai multe sensuri. Astfel, prin administraţie se poate înţelege: conţinutul principal al activităţii puterii executive a statului; sistemul de autorităţi publice care înfăptuiesc puterea executivă; conducerea unui agent economic sau instituţii social-culturale; un compartiment (direcţie, secţie, sector, serviciu, birou) din unităţile direct productive sau instituţii social-culturale, care nu desfăşoară nemijlocit o activitate direct productivă.  Explicarea conceptului de administraţie publică se realizează prin raportarea la alte noţiuni, cum ar fi: serviciul public, putere publică, autoritate administrativă, organ administrativ, interes public. Sfera administraţiei publice (lato sensu) cuprinde, ca structură şi activitate, Guvernul (în calitate de organ al administraţiei publice centrale) şi celelalte organe ale administraţiei publice, Preşedintele României (de asemenea, în calitatea sa de autoritate a administraţiei publice de stat) precum şi autorităţile administraţiei publice reglementate în Capitolul V al Titlului III al Constituţiei României, adică: -administraţia publică centrală de specialitate : ministerele şi alte organe centrale de specialitate subordonate (Guvernului sau ministerelor) sau autonome; -administraţia publică locală : pe de o parte, primarii şi consiliile locale, în calitatea lor de autorităţi comunale şi orăşeneşti şi consiliul judeţean ca autoritate de coordonare a acestora şi, pe de altă parte, prefectul în calitate de reprezentant al Guvernului pe plan local şi serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi ale celorlalte organe ale administraţiei publice centrale din unităţile administrativ-teritoriale. Departamentul Relaţii Publice din cadrul administraţiei publice este foarte important deoarece acesta are rolul de a informa populaţia despre toate evenimentele ce se petrec în interiorul organizaţiei şi care, într-un mod sau altul afecteaza individul. PR-ul este puntea de legatura între organizaţieşicetăţean. 

PR-ul reprezintă funcţia managerială din cadrul organizaţiei ce are ca scop identificarea, stabilirea şi menţinerea unor relaţii mutuale între organizaţie şi client. De astfel se poate vorbi despre un management al Relaţiilor Publice ce analizează tendinţele organizaţiei, prezice consecinţele acţiunilor acesteia, sfatuieşte, într-un fel sau altul, liderii organizaţiei pentru a adopta strategia cea mai bună de îndeplinire a obiectivelor, încearcă introducerea unor programe de acţiune ce servesc atât în interesul organizaţiei cât şi a cetăţeanului, deoarece cel mai important obiectiv al unei organizaţii publice este acela de a „mulţumi” cetăţeanul astfel încât acesta să câstige o încredere cât mai mare în organizaţiile publice. Cu alte cuvinte, Relaţiile Publice sunt menite să stabilească înţelegerea reciprocă între organizaţie şi cetăţean.  Compartimentul cu atibuţii specifice de Relaţii Publice se regăseşte în actualele structuri organizatorice ale Administraţiei Publice sub denumiri diferite, arereori grupat. Vom arăta în continuare câteva exemple:Secretariat şi relaţii publiceSecretariat, mass-media şi relaţii cu autorităţileSecretariat, prtotocol şi relaţii cu publiculRelaţii cu publicul, secretariat, registratură şi arhivăRelaţii cu publicul, instituţiile descentralizate ale statului şi massmediaIntegrare europeană, protocol, mass-media, relaţii cu publicul, cultură, învăţământ, sănătateRelaţii cu publicul, presă, protocol, relaţii interne – externe, fond locativCentru de informare pentru cetăţeniAtât în primării cât şi în consiliile locale, subordonarea compartimentului cu atribuţii de tipul Relaţiilor Publice este extrem de diferită, de la primar, respectiv preşedinte, la directori ai unor direcţii, cum sunt: direcţia tehincă, direcţia administraţie publică, direcţia informatică, direcţia juridică, direcţia de coordonare ţi organizare, etc.În acest context, trebuie să remarcăm că relaţiile pulice sunt adesea, greşit confundate cu relaţiile cu publicul, care reprezintă doar o parte a acestora. Activitatea de relaţii cu publicul se desfăşoară în cadrul Ghişeului de relaţii cu publicul, parte a Oficiului de relaţii cu publicul,iar angajaţii în acest sens stau la dispoziţia publicului cu informaţii legate de activitatea şi serviciile oferite de către instituţie:

- Informare şi consiliere directă a cetăţenilor sau intermediată de mijloace tehnice de comunicare;

- Documentare cu privire la serviciile oferite şi schimbările legislative;- Documentare cu privire la actele şi formularele necesare pentru obţinerea diferitelor

facilităţi/servicii oferite - Îndrumarea cetăţenilor către serviciile competente sau către alţi furnizori de servicii sociale

(după caz);- Furnizarea de formulare cetăţenilor;- Sprijinirea beneficiarilor în vederea completării corecte a formularelor;- Informarea cetăţenilor cu privire la demersurile pe care trebuie să le întreprindă în vederea

obţinerii serviciului solicitat;- Informarea cetăţenilor cu privire la toate actele necesare/modalităţi de obţinere în vederea

obţinerii serviciului social solicitat;- Punerea la dipoziţia cetăţenilor de materiale informative gratuite.- Angajaţii serviciului oferă suport tuturor celor interesaţi în obţinerea de informaţii cu caracter

public, legate de activitatea instituţiei în conformitate cu prevederileLegii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public;

- înregistrează şi prezintă cererile de primire în audienţă;- anunţă persoanele planificate, cu privire la data şi ora când sunt primite în audienţă;- asigură însoţirea persoanelor primite la raport sau în audienţă pe timpul accesului în instituţie;- asigură transmiterea rezoluţiilor înscrise pe documentele analizate şi măsurile stabilite pe timpul

discuţiilor purtate cu petiţionarii la structurile şi persoanele nominalizate pentru îndeplinirea activităţii;

Structura, subordonarea şi dimensiunea compartimentului de relaţii publice este proiectată şi realizată în funcţie de: · Misiunea, viziunea şi obiexctivele organizaţiei· Cerinţele mediului în care organizaţia îşi desfăşoară activitatea· Tradiţiile pe care organizaţia le are . Succesul sau insuccesul unei organizaţii ( fie ea publică sau privată), depinde în mare masură de eficienţa sau ineficienţa departamentului de Relaţii Publice deoarece acesta are trei scopuri : 1.sustinerea misiunii organizatiei,2. asistenta pentru evaluarea misiunii si 3.adaptarea acesteia la conditii neprevazute. Promovarea imaginii unei organizatii depinde în cea mai mare masura de departamentul Relatiilor Publice, care are drept misiune crearea si mentinerea unei imagini cât mai bune a organizatiei în rândul publicului. Pentru determinarea obiectivelor activităţii de relaţii publice la nivel de instituţie publică vom ţine cont că unuldin instrumentele de bază cu care operează specialistul de relaţii publice, serviciile şi alte subdiviziuni create in acest scop este comunicarea. Cele mai importante sarcini ale comunicării intre autoritatea publică (ca o instituţie ce consolidează o comunitate) şi cetăţenii se bazează pe următoarele obiective: 1. Autoritatea publică trebuie să demonstreze clar care este atitudinea sa faţă de istoria, tradiţiile şi valorile culturale ale comunităţii, manifestand in felul acesta grija şi respectul faţă de nişte elemente sacre, spirituale ale populaţiei şi mediului ei de viaţă. 2. Urmează a pune accent pe tradiţiile economice ale comunităţii, evidenţiind importanţa lor pentru prezent şi perspectivele de viitor. 3. Obiectivele şi intenţiile de viitor privind dezvoltarea comunităţii urmează a fi prezentate in tandem cu programe concrete de dezvoltare a localităţilor, precum şi a căilor de implementare. Autoritatea publică trebuie să promoveze clar o politică deschisă, arătand că manifestă interes faţă de cea mai largă participare a publicului in acest proces. 4. Consiliul local trebuie să explice clar publicului consecinţele deciziilor sale şi impactul lor asupra vieţii de fiece zi a cetăţenilor. 5. Publicul trebuie să fie informat despre activitatea autorităţilor publice: cat timp, eforturi şi fonduri se folosesc pentru beneficiul cetăţenilor şi dezvoltarea comunităţii. 6. Pentru asigurarea unei transparenţe administrative adecvate urmează a fi explicate pe larg regulamentele şi instrucţiunile ce insoţesc procesul de administrare. Mai ales aceasta se referă la introducerea unor noi reguli şi regulamente care au atribuţie la procesul de gestionare a trebuirilor publice. 7. Autorităţile publice locale urmează să creeze oportunităţile menite să antreneze publicul in procesul decizional. Numai un public bine informat, ce cunoaşte problemele cu care se confruntă o primărie, ar putea să-şi asume o parte din responsabilităţi in procesul de dezvoltare locală. 8. Autorităţile publice urmează să monitorizeze permanent opinia publică şi atitudinea cetăţenilor, obţinand astfel o reacţie inversă (feedback) şi ingrijindu-se ca la adoptarea unor decizii importante să fie luată in considerare şi opinia publică.

Caracteristicile cele mai importante ale PR-ului din domeniul administratiei publice, potrivit unor specialisti sunt : deliberarea: informarea, influentarea si obtinerea unui raspuns din partea publicului; planificarea: resursele oricarei organizatii sunt limitate si de aceea trebuie planificate în raport cu importanta activitatilor derulate; performanta: performanta echipei de relatii publice si rezultatele ei determina performanta organizatiei în raport cu clientul; comunicarea bilaterala: preluarea informaţiilor din mediul în care operează organizaţia,transmiterea de noi informaţii şi urmărirea feedback-ului acestora; interesul public: scopul de bază al activităţii de relaţii publice este satisfacerea nevoilor publicului; dimensiunea managerială: eficienţa activităţilor de relaţii publice depinde de calitatea managementului. Cu alte cuvinte, relaţiile publice în orice organizaţie, iar în cazul administraţiei publice în special, sunt orientate către interesul public. După C. Schneider, departamentele de relaţii publice pot avea următoarele sarcini: săconstruiască şi să impună imaginea organizaţiei; să stabilească relaţii bune cu publicurileorganizaţiei; să rezolve problemele care ţin de comunicare sau care pot fi soluţionate princomunicare. Detaliind aceste roluri, putem spune că departamentul de relaţii publice are sarcinilegate de:0. Anticiparea reacţiilor opiniei publice şi analiza feed-back-ului1. Consilierea conducerii,2. Stabilirea şi implementarea programelor de relaţii publice,3. Evaluarea acestor programe,4. Monitorizarea presei şi relaţia cu mass-media,5. Coordonarea comunicării interne,6. Organizarea evenimentelor,7. Identificarea problemelor organizaţiei şi asigurarea legăturilor comunicaţionale dintreconducere şi publicurile interne sau externe,8. Gestionarea, din punctul de vedere al comunicării, a situaţiilor de criză. Departamentul de RP este unul crucial pentru orice organizaţie democratică modernă, cu atât mai mult pentru un organ al AP, de orice rang, reprezentanţii căruia se află “…în serviciul poporului” şi sunt obligaţi să “asigure informarea corectă a cetăţenilor asupra treburilor publice”. Un DRP trebuie să elaboreze planari concentrice: strategice (4 ani minimum), anuale, trimestrale şi lunare. La sfărşitul fiecărui an Departamentul îşi face propria evaluare şi informează conducerea AP despre evaluarea externă (sondaje, rating-uri etc). Dacă evaluarea internă nu coincide cu cea externă, înseamnă că fie politicele de RP nu sunt eficiente, fie conducerea însăşi nu corespunde cerinţelor societăţii.Bineînţeles, nu numai Departamentul de RP este responsabil pentru imaginea organizaţiei. Iată cespune despre Relaţiile Publice cunoscuta autore americană Caroline Black15: Un departament deRelaţii Publice nu poate:• să schimbe imediat sistemul de valori, poziţiile şi părerile publicului. Acestea necesită timpîndelungat,• să construiască o reputaţie bună dacă organizaţia nu o merită,• Să rezolve probleme ce ţin de alte discipline de marketing (publicitatea, promovareaprodusului),• Să reacţioneze la plângerile justificate şi la critică, să acopere acţiunile sau comportamentulreprobabile,• Să garanteze rezultate directe imediate.

Organigramele primăriilor oraşelor, municipiilor şi localităţilor mai mari permit formarea unor servicii de relaţii publice. In majoritatea primăriilor orăşeneşti (municipale) există cate unul, doi şi mai mulţi funcţionari responsabili de activitatea relaţii publice. 

Să incercăm a defini ce reprezintă un serviciu de relaţii publice şi care sunt trăsăturile lui caracteristice.  Serviciul Relaţii publice (secţie, departament, birou etc.) este o structură prin intermediul căreia autorităţile administraţiei publice locale furnizează un serviciu public de interes local, oferind relaţii (informaţii) utile cetăţenilor asupra activităţii curente a consiliului, primăriei, precum şi despre alte instituţii (Preşedinţie, Parlament, Guvern, alte instituţii ale autorităţilor centrale şi locale) şi constituie un mijloc de comunicare bidirecţională cu cetăţenii, prin care autoritatea locală işi face cunoscute intenţiile şi consultă cetăţenii in probleme de interes deosebit. Prin intermediul acestui serviciu, cetăţenii interesaţi pot primi informaţiile dorite şi li se poate inlesni accesul la diverse servicii publice locale.  Care sunt trăsăturile caracteristice ale unui serviciu de relaţii publice intr-o autoritate publică locală?  Mai intai de toate, acesta reprezintă baza comunicării in ambele sensuri, intre cetăţeni şi administraţia publică locală, contribuind la inlăturarea obstacolelor in calea comunicării.  În al doilea rând, fiind un serviciu public, serviciul de RP se bazează pe principiile generale de organizare şi funcţionare a serviciilor publice:  principiul continuităţii: constă in permanenţa activităţii;  principiul realităţii: adică, respectivul serviciu public trebuie să aibă o ma¬nifestare efectivă, să dea rezultatele solicitate de autoritatea publică; 

principiul cuantificării: rezultatul activităţii acestui serviciu public trebuie să poată fi măsurat, pentru a fi posibilă o evaluare rapidă şi corectă a modului său de executare;  principiul adaptabilităţii permanente: reprezintă necesitatea creării şi dezvoltării serviciului sub control public, statutul personalului care-l furnizează putand fi modificat in interesul desfăşurării activităţii in bune condiţii;  principiul egalităţii in faţa serviciului public: adică, necesitatea asigurării aceloraşi prestaţii pentru toţi cetăţenii, discriminarea fiind exclusă;  principiul unui preţ scăzut: preţul serviciului trebuie să fie cat mai rezonabil, dar nu in detrimentul calităţii. Printre cele mai importante activităţi (atribuţii) ale serviciul de Relaţii publice la nivel local pot fi enumerate: 1. Informarea permanentă a publicul despre politica consiliului local şi activitatea cotidiană a autorităţilor publice locale.2. Consultarea cetăţenilor in probleme de interes local.3. Implicarea publicului in procesul decizional.4. Asigurarea desfăşurării in condiţii corespunzătoare a audienţei cetăţenilor.5. Crearea condiţiilor pentru asigurarea transparenţei administrative şi accesului la informaţie.6. Asigurarea unui dialog eficient intre autoritatea publică şi reprezentanţii societăţii civile.7. Activitatea de promovare a valorilor locale şi marketingul serviciilor publice locale.8. Formarea imaginii organului de administrare in faţa publicului alegător. Informarea cetăţenilor şi a presei despre activităţile primăriei şi consiliului local, a serviciilor care le stau la dispoziţie, precum şi a proiectelor importante poate avea loc prin următoarele modalităţi de comunicare:- Direct (verbal);- Buletine informative, afişe, postere, panouri sau fotografii;- Fluturaşi;

- Broşuri, pliante, micromonografii;- Formulare tipizate (cereri etc.);- Copii de pe diverse acte normative şi decizii;- Expoziţii privind proiectele importante;- Ziare locale, buletine oficiale;- Baze de date informative posibil de- accesat de către cetăţeni. Managementul comunicării se bazează pe planificarea de relaţii publice, care se desfăşoară în mai multe etape: identificarea problemei; stabilirea obiectivelor generale; formularea strategiilor; planificarea, elaborarea mixului de relaţii publice şi programarea; evaluarea. Toate aceste etape sunt la fel de importante şi necesită o abordare responsabilă şi calificată. Din păcate, nu vom găsi, judecând după rezultatele activităţii, o atitudine profesionistă faţă de un domeniu atât de important ca RP în niciunul din site-urile AP. Există câteva mijloace prin care AP poate folosi benefic PR: comunicatele de presă, interviurile, conferinţele de presă, evenimentele organizate, utilizarea mass-media, radioului, TV. Totuşi, aceste forme de RP fac parte de activităţile unilaterale, de la organizaţe la public. După cum am văzut mai sus, eficienţa RP se măsoară prin feed.back-ul, adică prin relaţia bilaterală dintre AP şi public, adică cetăţean. Şi dacă faţă de activităţilor “unilaterale” nu avem obiecţii (atât paginile web, cât şi posturile de radio şi TV şi presa scrisă oferă suficientă informaţie despre activităţile pe care reprezentanţii AP vor să le facă publice şi cunoscute de opinia publică), apoi în privinţa feed-backului putem găsi lacune serioase mai la toate nivelurile de RP în AP.Punctele slabe ale RP în AP sunt: lipsa de pregătire a funcţionarilor din AP, insuficienţa unui sistempermanent de perfecţionare în domeniu, slaba pregătire profesională şi deprinderile venite dintr-unsistem totalitar, în care funcţionarul AP nu raportează cetăţenilor despre activităţile sale.

Bibliografie:www.wikipedia.orgwww.go.ise.rowww.1235.ro cotidian online pt Braşov, 27.10.2010Administraţia public, Prof. univ. dr.Ioan AlexandruAnne Gregorz(coord), Relaţiile publice în practicăMihai Dinu, Comunicarea, Bucureşti, 2000Ala Mîndîncanu,Decan al Facultăţii de Jurnalism şi Comunicare Publică,ULIM, Chişinău,mai 2007