ROMNIA

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII TINERETULUI I

SPORTULUI

UNIVERSITATEA DIN ORADEA

Adresa: C.P. nr.114, Oficiul Potal Oradea 1,Str. Universitii nr. 1, Oradea,

Romnia

Telef: +40 0259 / 432830 +40 0259 / 408 115, Fax: +40 0259/ 432789

E-mail: rectorat@uoradea.ro, Pagina web: www.uoradea.ro

VIZAT,

RECTOR,

Prof. univ. dr.ing. Cornel Antal

Regulament

privind activitatea de

Audit Public Intern

din cadrul

Universitii din Oradea

mailto:rectorat@uoradea.romailto:rectorat@uoradea.romailto:rectorat@uoradea.ro

2

1. SCOP Prezentul regulament documenteaz procesul de audit public intern aa cum este planificat, operat,

msurat i mbuntit n cadrul Universitii din Oradea

2. DOMENIUL DE APLICARE Prezentul regulament se aplic n cadrul Biroului Audit Public Intern al Universitii din Oradea

3. NORME APLICABILE BIROULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

3.1 Carta auditului intern i Codul privind conduita etic a auditorului intern

Carta auditului intern definete potrivit legii, drepturile i obligaiile auditorilor interni. Carta ofer

informaii despre obiectivele i metodele de audit, clarific misiunea de audit, fixeaz regulile de lucru ntre

auditor i auditat i promoveaz regulile de conduit.

3.2. Independen i obiectivitate

Biroul Audit Public Intern, funcioneaz n subordinea Rectorului, exercitnd o funcie distinct i

independent de activitile entitii publice. Biroul Audit Public Intern, nu trebuie s se implice n

elaborarea procedurilor de control intern.

Activitatea de audit public intern nu trebuie supus nici unei ingerine externe, ncepnd de la

stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a lucrrilor i pn la comunicarea rezultatelor.

Auditorii trebuie s aib atitudine imparial, s nu aib prejudeci i s evite conflictele de

interese.

Auditorii interni, trebuie s-i ndeplineasc atribuiile n mod obiectiv i independent, cu

profesionalism i integritate, potrivit normelor i procedurilor specifice activitii de audit public intern.

3.3. Competen i contiin profesional

Misiunile de audit public intern, vor fi ncredinate acelor persoane cu pregtire i experiena

necesar, corespunztoare nivelului de complexitate al misiunii.

Biroul Audit Public Intern, trebuie s dispun de metodologii, sisteme moderne de informatizare, s

foloseasc metode de eantionare statistic i instrumente de control ale sistemelor informatice.

Pentru cunotine de strict specialitate, pot fi contractate servicii de consultan din afara entitii

publice.

Biroul Audit Public Intern trebuie s dispun n mod colectiv de toat competena i experiena

necesar n realizarea misiunilor de audit

4. PLANIFICAREA ACTIVITTII DE AUDIT PUBLIC INTERN

4.1 Planificarea strategic

Planificarea strategic se refer la modul de ntocmire a planului strategic privind activitatea de

audit public intern, precum i actualizarea anual a acestuia. Planul strategic vizeaz o perioad de trei ani

i se ntocmete de ctre eful Biroului Audit Public Intern din cadrul Universitii din Oradea.

Planificarea strategic se va realiza prin efectuarea unei analize a riscului pentru domeniile de

auditat astfel:

Evaluarea riscurilor aferente structurilor din cadrul Universitii din Oradea,

lnk:CET%20MFB%201000000%202002%201

3

Evaluarea riscurilor aferente activitilor desfurate n cadrul Universitii din Oradea Primul pas n

realizarea planului strategic este evaluarea riscurilor n funcie de domeniile de auditat.

4.2 Elaborarea planului anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaboreaz de ctre eful Biroului Audit Public Intern

din cadrul Universitii din Oradea pe baza planului strategic privind activitatea de audit public intern n

funcie de urmtoarele elemente de fundamentale:

Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni;

Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice, respectiv: deficiene constatate anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n urma

inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii i indicii

referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti, experi etc., cu privire

la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung

privind unele aspecte ale funcionrii sistemului; evaluarea impactului unor modificri petrecute

n mediul n care evolueaz sistemul auditat;

Temele defalcate din planul anual al Unitii Centrale de Armonizare a Auditului Public Intern, avndu-se n vedere faptul c Rectorul Universitii este obligat s ia toate msurile

organizatorice pentru ca tematicile ordonate de Unitatea Central de Armonizare a Auditului

Public Intern s fie introduse n planul anual de audit public intern al universitii, realizate n

bune condiii i raportate n termenul fixat;

Respectarea periodicitii n auditare, cel puin o dat la 3 ani; ntr-o seciune distinct a planului anual se cuprind i misiunile de consiliere, n conformitate cu

prevederile Ordinului 1702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i exercitarea activitii de

consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor publice.

Rectorul Universitii aprob proiectul planului anual de audit public intern . Acesta se va nainta

Ministerului Educaiei Cercetrii Tineretului i Sportului spre avizare pn la data de 10 decembrie a anului

curent, pentru anul urmtor.

Planul anual de audit public intern reprezint un document oficial. El este pstrat n arhiva

universitii mpreun cu referatul de justificare n conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naionale.

Pe lng misiunile de audit public incluse n planul anual, auditorii interni mai pot desfura i

audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepional, la solicitarea expres

Rectorului Universitii.

Referatul de justificare

Proiectul planului anual de audit public intern este nsoit de un referat de justificare a modului n care

sunt selectate misiunile de audit cuprinse n plan.

Referatul de justificare trebuie s cuprind pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele

analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal i alte elemente de

fundamentare, care au fost avute n vedere la selectarea misiunii respective.

Actualizarea planului de audit public intern

Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de:

Modificrile legislative sau organizatorice, care schimb gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau aciuni ale sistemului;

4

Solicitrile Unitii Centrale de Armonizare a Auditului Public Intern / Ministerului Educaiei Cercetrii Tineretului i Sportului de a introduce/nlocui/elimina unele misiuni

din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaz prin ntocmirea unui Referat de modificare a

planului de audit public intern, aprobat de conductorul entitii publice.

5. ETAPELE MISIUNII DE AUDIT SI PROCEDURILE AFERENTE

n desfurarea unei misiuni de audit public intern, sunt necesare urmtoarele etape i proceduri:

5.1. Pregtirea misiunii de audit public intern

Ordinul de serviciu P01

Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre eful Biroului Audit Public Intern sau de ctre auditorul

mputernicit al Universitii din Oradea n baza planului de audit public intern aprobat. Ordinul de serviciu

reprezint mandatul de intervenie, precum i modalitatea de intervenie a auditorului intern astfel nct

acesta s poat demara misiunea de audit.

Declaraia de independen P02

Independena auditorilor interni selectai pentru realizarea unei misiuni de audit, trebuie declarat

prin ntocmirea unei declaraii de independen, de ctre fiecare auditor.

Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern P03

Biroul Audit Public Intern, notific structura care urmeaz a fi auditat cu 15 zile nainte de

declanarea misiunii de audit public intern despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum i

despre faptul c pe parcursul misiunii de audit public intern vor avea loc deplasri n cadrul structurilor

entitii ce urmeaz a fi auditate, deplasri al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord cu

structura auditat.

Colectarea i pregtirea informaiilor P04

n aceast etap auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre entitatea

auditat. n acest scop :

- intervieveaz conducerea structurii auditate pentru a obine informaii generale de baz cu privire la activitatea desfurat n cadrul structurii respective.

- obin sau schieaz organigrama, identific personalul responsabil i descriu sarcinile lui; - pe baza discuiilor cu personalul din diverse compartimente i observnd la faa locului activitile

desfurate, se familiarizeaz cu activitatea ce se deruleaz i sistemul de informaii;

- obin o copie a procedurilor scrise; - identific formularele relevante, dosarele i rapoartele conducerii; - obin exemplare rapoartelor interne i externe;

Activitile vor fi evaluate ulterior din punct de vedere al riscurilor pentru a le identifica pe cele care

prezint riscul cel mai ridicat

5

Analiza riscurilor P05

Riscul reprezint orice eveniment, aciune situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra

capacitii universittii de a-i realiza obiectivele.

Efectuarea analizei riscurilor se face prin parcurgerea urmtorilor pai:

identificarea (listarea) operaiilor/activitilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. n aceast faz se analizeaz i se identific activitile/operaiile precum i interdependenele existente ntre

acestea, fixndu-se perimetrul de analiz;

identificarea ameninrilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaiuni/activiti, prin determinarea impactului financiar al acestora;

stabilirea criteriilor de analiz a riscului. Se recomand utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ;

stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scri de valori pe trei nivele, astfel:

stabilirea punctajului total al criteriului utilizat.

clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obinute anterior, n: risc mic, risc mediu, risc mare;

ierarhizarea operaiunilor activitilor ce urmeaz a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari i puncte slabe.

elaborarea tematicii n detaliu a misiunii de audit public intern

Elaborarea programului de audit public intern P06

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al Biroului Audit Public Intern,

care se ntocmete n baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliat aciunile

concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor

intern.

Programul preliminar al interveniilor la faa locului se ntocmete n baza programului de audit

public intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze,

respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se

realizeaz aceste verificri la faa locului.

edina de deschidere P07

edina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la structura auditat cu participarea

auditorilor interni i a personalului structurii auditate ocazie cu care se ntocmete Minuta edinei de

deschidere

5.2 Intervenia la faa locului

Intervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora.

Colectarea dovezilor P08

Chestionarul- este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu

auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind organizarea intern, funcionarea structurii auditate,

obiectivele definite, responsabilitile metodele i mijloacele financiare, tehnice i de informare, resursele

6

umane existente ; orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i

cauzelor reale ale acestor disfuncii.

Fia de identificare i analiza problemelor - FIAP - se ntocmete pentru fiecare disfuncionalitate

constatat. Prezint rezumatul disfuncionalitii, cauzele, consecinele, precum i recomandrile pentru

rezolvare. FIAP, este ntocmit de ctre auditor i confirmat de reprezentanii structurii auditate i

supervizat de eful Biroului de audit sau de nlocuitorul acestuia

Constatarea i raportarea iregularittilor P09

Formularul de constatare i raportare a iregularitilor - se ntocmete n cazul n care auditorii interni

constat existena sau posibilitatea producerii unor iregulariti. Se transmite efului Biroului Audit Public

Intern, care va informa n termen de 3 zile Rectorul Universitii i structura de control abilitat n vederea

continurii verificrilor.

Revizuirea documentelor de lucru P10 Se efectueaz de ctre auditorii interni, nainte de ntocmirea proiectului Raportului de audit public

intern, pentru a se asigura c documentele de lucru sunt pregtite n mod corespunztor. Se elaboreaz nota

centralizatoare a documentelor de lucru.

edina de nchidere a interveniei la faa locului P11 Are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandrilor finale din proiectul

Raportului de audit public intern i a calendarului de implementare a recomandrilor. Se ntocmete o

Minut a edinei de nchidere.

5.3 Elaborarea raportului de audit public intern

Elaborarea raportului de audit public intern P12

Raportul trebuie s exprime doar opiniile auditorului intern, bazate pe constatrile efectuate; s fie

ntocmit pe baza fielor de identificare i analiz a problemelor; constatrile trebuie s fie prezentate ntr-o

manier pertinent i incontestabil. Se vor evidenia aspectele pozitive i mbuntirile constatate de la

ultima misiune de audit public intern realizat.

Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern P13

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditat, iar aceasta poate

transmite n maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie

analizate de ctre auditorii interni.

Reuniunea de conciliere P14

n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizeaz edina de

conciliere cu structura auditat n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii

recomandrilor formulate. Se ntocmete o Minut privind desfurarea reuniunii de conciliere.

7

Elaborarea Raportului de audit public intern P15

Raportul de audit public intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite din cadrul

reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi nsoit de o sintez a principalelor constatri i

recomandri.

eful Biroului Audit Public Intern trebuie s informeze Unitatea Central de Armonizare a

Auditului Public Intern / Ministerului Educaiei Cercetrii Tineretului i Sportului despre recomandrile

care nu au fost avizate de Rectorul Universitii. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de

susinere.

Supervizarea misiunii de audit public intern P16

eful Biroului Audit Public Intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfurare a

misiunii de audit public intern.

Scopul aciunii de supervizare este de a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost

atinse n condiii de calitate. Prin aciunea de supervizare se verific executarea corect a programului

misiunii de audit, se verific existena elementelor probante, se supervizeaz fiele de identificare i analiz

a problemelor, se verific dac redactarea raportului de audit intermediar i final este exact, clar i

concis i se efectueaz n termenele fixate.

n cazul n care eful Biroului Audit Public Intern este implicat n misiunea de audit, supervizarea

este asigurat de un auditor intern desemnat de acesta.

Documentul ce rezult n urma acestei proceduri este Lista de supervizare a documentelor misiunii

de audit.

Difuzarea Raportului de audit public intern P17

eful Biroului Audit Public Intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu

rezultatele concilierii i punctul de vedere al structurii auditate Rectorului Universitii care a aprobat

misiunea, pentru analiz i avizare.

Dup avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate

structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern n timpul verificrilor pe care le

efectueaz.

5.4 Urmrirea recomandrilor

Urmrirea recomandrilor P18

Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile menionate n Raportul de audit public

intern sunt aplicate ntocmai, n termenele stabilite i c conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor

recomandri.

Structura auditat trebuie s informeze Biroul Audit Public Intern asupra modului de implementare

a recomandrilor.

Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n:

a) elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea acestuia;

b) stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

c) punerea n practic a recomandrilor;

d) comunicarea periodic a stadiului de aplicare a recomandrilor;

8

e) evaluarea rezultatelor obinute.

Responsabilitatea Biroului Audit Public Intern

Biroul Audit Public Intern verific i raporteaz Ministerului Educaiei Cercetrii Tineretului i

Sportului asupra progreselor nregistrate n implementarea recomandrilor.

Biroul Audit Public Intern va comunica Rectorului Universittii stadiul implementrii recomandrilor.

6. DOSARELE DE AUDIT PUBLIC INTERN

Dosarele de audit public intern, asigur legtura ntre sarcina de audit, intervenia la faa locului i

raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulrii concluziilor auditorilor interni.

Dosarele de audit public intern sunt de mai multe tipuri:

a. Dosarul permanent - cuprinde urmtoarele seciuni:

Seciunea A - Raportul de audit public intern i anexele acestuia:

- ordinul de serviciu;

- declaraia de independen;

- raport intermediar i/sau final;

- fiele de identificare i analiza problemelor;

- formularele de constatare a iregularitilor;

- programul de audit.

Seciunea B - Administrativ:

- notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern;

- minuta edinei de deschidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- minuta edinei de nchidere;

- corespondena cu structura auditat.

Seciunea C - Documentaia misiunii de audit public intern:

- strategii interne;

- reguli, regulamente i legi aplicabile;

- proceduri de lucru;

- materiale despre entitatea auditat (indicatori, responsabiliti, nr. de angajai, fiele posturilor, natura

nregistrrilor contabile etc.);

- informaii financiare;

- rapoarte de audit anterioare i externe;

- documentaia analizei riscurilor.

Seciunea D - Supervizarea i revizuirea desfurrii misiunii de audit public intern i a rezultatelor

acestuia:

- revizuirea raportului de audit public intern;

- rspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b. Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, extrase din

acestea, care trebuie s confirme i s sprijine concluziile auditorilor interni.

Dosarele de audit public intern sunt confideniale. Ele se pstreaz pn la ndeplinirea

recomandrilor din raportul de audit public intern, dup care se arhiveaz n concordan cu prevederile

legii.

7. RAPORTAREA ACTIVITAII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Biroul Audit Public Intern elaboreaz rapoarte anuale cu privire la activitatea de audit public intern.

9

Rapoartele anuale, vor cuprinde principalele constatri, concluzii i recomandri rezultate din

activitatea de audit public intern, stadiul implementrii recomandrilor, eventualele prejudicii constatate n

timpul misiunilor de audit public intern, precum i referitoare la pregtirea profesional a auditorilor.

Raportrile anuale ntocmite de Biroul Audit Public Intern, vor fi transmise Serviciului Audit

Public Intern din cadrul Ministerului Educaiei Cercetrii Tineretului i Sportului, i Conducerii Executive

a Universitii din Oradea pn la data de 10 ianuarie a anului urmtor i la Camera de Conturi abilitat s

controleze activitatea instituiei pn la finele primului trimestru al anului urmtor.