Desfurarea auditului public intern la Instituia public A. STUDIU DE CAZLector univ.dr. Daniela Petracu

Auditul intern este o profesie care s-a redefinit mereu de-a lungul anilor, din dorina de a rspunde necesitilor n continu schimbare ale entitilor, obiectul su de activitate plasndu-se de la analiza problemelor contabile i financiare ctre depistarea principalelor riscuri ale entitilor i evaluarea controlului intern al acestora. ( Jucan C., Audit icontrol inter, Suport de curs pentru Master B8, Editura Alma Mater, Sibiu 2011, pag. 71).

Auditul intern la entitile publice se efectueaz de ctre compartimentul de audit public intern, care evalueaz dac sistemele de management i de control intern sunt transparente i conforme cu normele de legalitate, regularitate, eficien i economicitate. (Ghi M..a.,Auditul intern al instituiilor publice: teorie i practic, Editura CECCAR, Bucureti, 2006, pag. 312).

Auditul intern se exercit asupra tuturor activitilor desfurate ntr-o entitate public, inclusiv asupra activitilor entitilor subordonate, n coordonare sau sub autoritate, cu privire la formarea i utilizarea fondurilor publice precum i la administrarea patrimoniului public, care se deruleaz conform metodologiei specifice auditului intern pe etape, proceduri i documente dup cum urmeaz: ETAPA I (Daniela Petracu, Internal audit: defining, objectivs, functions and stages, Studies in Business and Economics, Sibiu, Vol 5,3 Decembrie 2010, ISSN 1842-4120, pag. 238-246.). Pregtirea misiunii de audit: ce impune procedurile urmtoare: 1. iniierea auditului ( n cadrul cruia sunt elaborate: ordinul de serviciu, declaraia de independen, notificarea privind declanarea misiunii de audit chestionar de control intern); 2. colectarea i prelucrarea informaiilor (este ntocmit lista centralizatoare a obiectelor auditate); 3. analiza riscurilor (se ntocmete tabelul cuprinznd punctele tari i punctele slabe); 4. elaborarea programului de audit intern (programul de audit, programul preliminar al interveniei la faa locului); 5. edina de deschidere (este ntocmit minuta edinei de deschidere). ETAPA II (D. Petracu, idem)

Intervenia la faa locului: impune urmtoarele proceduri: 1. colectarea dovezilor (vor fi ntocmite urmtoarele documente: lista de verificare, teste, fia de identificare i analiz a problemelor); 2. constatarea i raportarea iregularitilor (este ntocmit formularul de constatare i raportare a iregularitilor); 3. revizuirea documentelor de lucru (se ntocmete nota centralizatoare a documentelor de lucru); 4. edina de nchidere (este ntocmit minuta edinei de nchidere). ETAPA III (D. Petracu, idem) Raportul de audit intern: impune urmtoarele proceduri: 1. elaborarea proiectului de raport de audit intern (se ntocmete proiectul de raport); 2. transmiterea proiectului de raport de audit; 3. reuniunea de conciliere (este ntocmit minuta reuniunii de reconciliere); 4. raportul final (ntocmirea raportului final); 5. supervizarea (se ntocmete lista de supervizare a documentelor). 6. difuzarea raportului de audit intern. ETAPA IV (D. Petracu, idem) Urmrirea recomandrilor: etap n cadrul creia este ntocmit fia de urmrire a recomandrilor. Pe baza acesteia entitatea auditat urmnd s-i revizuiasc activitatea conform recomandrilor auditorilor, recomandri care au fost acceptate de ctre entitate. Compartimentul de audit public intern auditeaz, cel puin o dat la 3 ani, fr a se limita la acestea, urmtoarele: ( Art.13 alin.(2)Legea 672/2002 privind auditul public intern).

- angajamentele bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaiile de plat, inclusiv din fondurile comunitare; - plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul privat al statului ori al unitilor administrativteritoriale; - constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare i stabilire a titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora; - alocarea creditelor bugetare; - sistemul contabil i fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor;

- sistemele de conducere i control, precum i riscurile asociate unor astfel de sisteme; - sistemele informatice. n paginile urmtoare este prezentat un raport de audit public intern. Obiectivul analizat fiind: Angajarea, lichidarea, ordonanarea, plata i nregistrarea operaiunilor n conformitate cu prevederile legale i n concordan cu prevederile legii bugetare; evidena contabil i controlul financiar preventiv propriu

MINISTERUL X SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr. 777/ 03.06.2011

R P R D A A O T E

U IT IN R D TE N

STRUCTURA AUDITAT:

INSTITUIA PUBLIC A

Misiunea de audit:

AUDIT DE REGULARITATE PENTRU EVALUAREA I MBUNTIREA EFICIENEI I EFICACITII SISTEMULUI DE CONDUCERE BAZAT PE GESTIUNEA RISCULUI, A CONTROLULUI I A PROCESELOR DE ADMINISTRARE

2011

CUPRINS I.INTRODUCERE... II.FIXAREA OBIECTIVELOR. III.CONSTATRI I RECOMANDRI.. OBIECTIVUL ANGAJAREA, LICHIDAREA, ORDONANAREA, PLATA I NREGISTRAREA OPERAIUNILOR N CONFORMITATE CU PREVEDERILE LEGALE I N CONCORDAN CU PREVEDERILE LEGII BUGETARE; EVIDENA CONTABIL I CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV PROPRIU. 1.1 ncadrarea cheltuielilor n prevederile bugetare Examinarea bugetului de venituri i cheltuieli i actualizarea acestuia dup rectificarea bugetar Fundamentarea necesarului de credite i compararea creditelor solicitate cu creditele deschise neutilizate la data solicitrii 1.2 Evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale Parcurgerea celor patru faze ale execuiei bugetare Conducerea evidenei angajamentelor bugetare i legale 1.3.Organizarea i conducerea contabilitii Planul de conturi Fie de cont Fiele de operaiuni bugetare Notele contabile Fia mijlocului fix Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin Fia de cont pentru operaiuni diverse Bonurile de consum Notele de recepie i constatare de diferene 1.4. ntocmirea, editarea i pstrarea registrelor de contabilitate obligatorii Registrele de contabilitate obligatorii Registrul de cas 1.5 Modul de gestionare a valorilor materiale i bneti Constituirea gestiunilor i numirea gestionarilor sau salariailor cu atribuii de gestiune i constituirea garaniilor materiale 1.6 Inventarierea elementelor de activ i pasiv din patrimoniu Organizarea lucrrilor de inventariere, elaborarea procedurilor de inventariere i numirea comisiei

Efectuarea inventarierilor pe locuri de folosin i gestionari, centralizarea rezultatelor i ntocmirea proceselor verbale Evaluarea elementelor de activ i pasiv cu ocazia inventarierii Reflectarea n contabilitate a rezultatului inventarierii 1.7Amortizarea capitalului imobilizat n active fixe corporale i necorporale 1.8 Scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, declasarea i casarea bunurilor materiale 1.9 Utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Programul de contabilitate Securitatea bazelor de date 1.10 ntocmirea i depunerea situaiilor financiare Raportul explicativ 1.11 Organizarea controlului financiar preventiv propriu Ordinul de numire a persoanei care exercit controlul financiar preventiv Normele metodologice proprii 1.12 Exercitarea controlului financiar preventiv propriu Angajamentele bugetare i legale Ordonanarea cheltuielilor 1.13 Circuitul documentelor IV. CONCLUZII.... ANEXE : Fi de identificare i analiz a problemei, numerele

APROB, ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE

I.

INTRODUCERE

Echipa de audit a fost format din: D.P. auditor intern la Ministerul X Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 777 din 31.03.2011 Baza legal a aciunii de auditare: Planul de audit public intern pe anul 2011 aprobat de Ministerul X; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; Legea nr.191/2011; - Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern; - Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul Ministerului X nr.68 /2004. Durata aciunii de auditare: 16.05 03.06.2011 Perioada supus auditrii: 01.01.2010 - 31.12.2010 Organizarea Instituiei publice A. Instituia public A are calitatea de ordonator teriar de credite. n perioada supus auditrii ultimul stat de funcii pentru Instituia public A a avut aprobate 89 de posturi. Conform statelor de salarii ntocmite n luna decembrie 2010 au fost pltite un numr de 82 de persoane . Diferena de 7 posturi o reprezint posturi vacante.II.

-

FIXAREA OBIECTIVELOR:

1. Angajarea, lichidarea, ordonanarea, plata i nregistrarea operaiunilor n conformitate cu prevederile legale i n concordan cu prevederile legii bugetare; evidena contabil i controlul financiar preventiv propriu. Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate:

a) verificarea n vederea asigurrii evalurii i mbuntirii eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Tehnici de verificare utilizate: Comparaia: privind modul de eviden i raportare a angajamentelor bugetare ntre prevederi bugetare i cheltuieli, pentru ordinele de numire i datele nscrise n carnetele de munc; Analiza : datelor i informaiilor cuprinse n documente; Examinarea : situaiilor privind inventarierea pentru anul 2010 i a modului de reevaluare a mijloacelor fixe; pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc, proceselor verbale etc.; modului de ndosariere, arhivare i casare a documentelor; Confruntarea : soldurilor faptice cu cele din evidena contabil; Recalcularea verificarea :calculelor matematice a salariilor; Garantarea : pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor n contabilitate, n crile de munc i n registrele i condicile obligatorii ale personalului auxiliar de specialitate; Urmrirea : datelor nscrise n bilanurile contabile i a existenei documentelor justificative i coninutul acestora, pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate; Confirmarea : soldurilor de ctre contabilitate cu ocazia inventarierii bunurilor. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: - lista de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil; - chestionare. Documente i materiale examinate n cadrul Instituiei publice A. Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2010 - 31.12.2010: - bugetele de venituri i cheltuieli pe anul 2010; - situaiile financiare trimestriale i anuale; - documente privind organizarea i conducerea contabilitii, a modului de acordare a vizei de control financiar preventiv i a

-

-

modului de eviden i raportare a angajamentelor bugetare i legale; ordine de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale precum i nregistrrile n carnetele de munc, fiele posturilor, foile colective de prezen; state de salarii; evaluarea programului anual al achiziiilor publice i a modului de respectare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice, ncheierea contractelor i urmrirea executrii contractelor de furnizare, servicii i lucrri; documentele privind inventarierea elementelor de activ i pasiv; registrele, condicile i formularele statistice. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: lista centralizatoare a obiectelor auditabile; programul de audit, programul interveniei la faa locului; foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); teste la listele de verificare pe obiective; lista de control, anex la test; fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); interviuri cu salariaii entitii publice auditate privind activitatea desfurat; raportul de audit, minuta edinei de deschidere, minuta edinei de nchidere. III. CONSTATRI I RECOMANDRI

-

-

Procedurile specifice care reglementeaz activitatea financiar. Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competene (autoritate decizional conferit prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) i s se defineasc proceduri. Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai i cuprind algoritmul pentru realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor, existena activitilor de control n punctele cheie i angajarea responsabilitilor. Pe baza procedurilor, se monitorizeaz existena i funcionalitatea controlului intern, ceea ce ne va da posibilitatea sa constatm dac: - este integrat n sistemul de management al fiecarei componente structurale a entitii publice; - intr n grija personalului de la toate nivelurile; -ofer o asigurare rezonabil atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele generale.

n practic, exist dou categorii de proceduri: - procedurile generale date de cadrul normativ, respectiv de legi, norme metodologice, precizri/instruciuni, elaborate de ctre entitatea public, n vederea organizrii aplicrii unor reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern; - proceduri specifice pentru fiecare activitate a entitii publice sub forma metodologiilor de lucru, care trebuie s fie: * scrise i formalizate pe suport de hrtie i/sau electronic, care s conin pe fluxurile operaiilor, activiti de control, responsabiliti, modele de documente cu exemplificri respectiv formalizate, cunotinele individuale i colective care trebuie stocate i puse n ordinea care s corespund scopurilor entitii publice i aprobate de conductorul unitii; * simple i specifice, pentru ca executanii s le poata utiliza cu respectarea cadrului normativ, pentru fiecare domeniu al entitii publice; * completate i actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor i practicii n materie; * aduse la cunotina executanilor pentru a putea fi discutate, nsuite i aplicabile n mod uniform. Auditorul intern, din analiz a constatat c atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor i delegarea autoritilor sunt stabilite proceduri scrise i formalizate i au fost actualizate. Paii care trebuie parcuri sunt cunoscui de ctre salariai i se regsesc n Regulamentul de ordine interioar a parchetelor i parial n fiele postului. Persoanele implicate sunt informate despre sarcinile care le revin i sunt familiarizai cu desfurarea activitii pe baz de proceduri specifice fiecrei activiti. Din verificrile efectuate s-a constatat faptul c recomandrile cuprinse n Raportul de audit intern nr. 42xx/30.04.2010 au fost implementate parial. 1. ANGAJAREA, LICHIDAREA, ORDONANAREA, PLATA I NREGISTRAREA OPERAIUNILOR N CONFORMITATE CU PREVEDERILE LEGALE I N CONCORDAN CU PREVEDERILE LEGII BUGETARE; EVIDENA CONTABIL I CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV 1.1 ncadrarea cheltuielilor n prevederile bugetare n perioada auditat finanarea cheltuielilor curente i de capital ale Instituiei publice A.

Plile i cheltuielile Instituiei publice A s-au ncadrat n creditele bugetare repartizate de Ordonatorul secundar de credite, pe capitolele i articolele clasificaiei bugetare, conform art.29 din Legea nr.500/2002, modificat, privind finanele publice. Situaia contului de execuie a bugetului instituiei publice se prezint astfel: - la data de 31.12.2010 LEI Credite Plti Cheltuieli Denumire indicatori bugetare efectuate efective aprobate I. Cheltuieli curente 9.254.682 9.254.450 9.253.269 -Cheltuieli de personal 8.683.407 8.683.349 8.713.170 -Bunuri i servicii 522.445 522.271 491.269 Venituri din anii precedeni 21.895 II. Cheltuieli de capital 1.743.600 1.743.600 135.399 Cheltuieli privind asistena 48.830 48.830 48.830 social TOTAL CHELTUIELI 10.998.282 10.976.155 9.388.668 Se constat c plile efectuate s-au ncadrat n creditele bugetare aprobate. Din verificrile efectuate i analiza Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1 nu au fost constatate iregulariti cu privire la elaborarea proiectului de buget, acesta este nsoit de fundamentri detaliate prin care s se motiveze sumele solicitate. 1.2 Evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale Din analiza interviului managerului economic, eantionul stabilit pentru analiza modului de ntocmire al documentelor i observarea fizic la faa locului s-a constatat faptul c n perioada auditat s-au ntocmit i respectat procedurile scrise privind evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, s-au desemnat persoanele mputernicite s efectueze operaiunile legate de angajare, lichidare, ordonanare i plat i a nlocuitorilor acestora i s-au utilizat documentele financiar-contabile potrivit prevederilor legale. Din verificrile efectuate i analiza Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1 s-au constatat urmtoarele deficiene, pentru care s-a ntocmit Fia de identificare i analiz a problemei nr.1, cuprinznd urmtoarele fapte:

CONSTATRI Pentru perioada auditat, n unele cazuri, nu s-a respectat succesiunea fazelor execuiei bugetare respectiv propunerile de angajare de cheltuieli, angajamentele bugetare individuale de plat i ordonanrile de plat sunt ntocmite ulterior datei de emitere a facturii. S-au ntocmit ordonanri de plat manual, disponibilul nainte de efectuarea plii corespunde cu suma de plat astfel nct disponibilul dup efectuarea plii este ntotdeauna zero. n cazul cheltuielilor cu drepturile salariale cuvenite personalului se ordonaneaz printr-o singur ordonanare de plat pentru alineatele bugetare de la 10.01.01 Salarii de baz pn la 10.01.30 Alte drepturi salariale. n cazul ncheierii contractelor de furnizare (angajamente legale) a serviciilor de telefonie, abonamente legislaie, etc. nu s-au rezervat sumele aferente acestora prin utilizarea formularului de propunere de angajare de cheltuieli i a angajamentului bugetar global. CAUZE Nerespectarea prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale i a Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. Activitatea desfurat n perioada auditat a fost complex i afectat de lipsa de personal. CONSECINE Exist riscul angajrii unor obligaii fa de furnizori i a plii acestora fr a avea prevederi bugetare la momentul respectiv. Nerealizarea scopului organizrii evidenei angajamentelor bugetare i legale de a furniza informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare i prin comparaie s se determine creditele bugetare disponibile care pot fi angajate n viitor, respectiv de a furniza informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite.

RECOMANDRI Restudierea i aplicarea prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale i a Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii. Respectarea succesiunii fazelor execuiei bugetare i ntocmirea tuturor documentelor prevzute de reglementrile legale. Luarea msurilor de completare i determinare corect a disponibilului consemnat n ordonanrile de plat. Se vor ntocmi i utiliza angajamente bugetare globale i propuneri de angajare de cheltuieli n toate cazurile n care se ncheie un angajament legal (contract). 1.3 Organizarea i conducerea contabilitii La nivelul Instituiei publice A se respect Planul de conturi i clasificaia indicatorilor privind finanele publice pentru Ministerul X. Fiele de cont, fiele de operaiuni bugetare, notele contabile, fia mijlocului fix, fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin, fia de cont pentru operaii diverse, bonurile de consum i notele de recepie i constatare de diferene sunt ntocmite i respect prevederile legale. Din analiza soldurilor conturilor contabile, rezult c acestea reflect realitatea, c nregistrrile sunt efectuate corect i corespund funciunii stabilite n planurile de conturi n vigoare. Reevaluarea activelor fixe corporale s-a efectuat cu scopul determinrii valorii juste a acestora, inndu-se cont de inflaie, utilitatea bunului i starea acestuia. Din verificrile efectuate i analiza Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1 s-au constatat urmtoarele deficiene, pentru care s-a ntocmit Fia de identificare i analiz a problemei nr.1, cuprinznd urmtoarele fapte: CONSTATRI n cazul prestrilor de servicii de traducere specializat autorizat nu exist documente care s ateste c s-a parcurs faza de lichidare. n unele cazuri nu s-au ntocmit documente de recepie, care s confirme c acestea au fost prestate i sunt conforme.

CAUZE Nerespectarea prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale; Ordinului ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor, cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr. 11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005. CONSECINE Prin nentocmirea unor documente de recepie, care s confirme c prestrile de servicii au fost efectuate i sunt conforme contractului ncheiat exist riscul plii acestora fr ca ele s fie executate, respectiv livrate. RECOMANDRI Respectarea prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale; Ordinului ministrului justiiei nr.1054/C/2005 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii nr.178/1997 pentru autorizarea i plata interpreilor i traductorilor cu modificrile i completrile ulterioare aduse prin Legea nr. 281/2004 i prin Ordonana Guvernului nr. 11/2005, aprobat cu modificri prin Legea nr. 110/2005. ntocmirea de procese verbale, note justificative, referate, dup caz, n ceea ce privete prestarea serviciilor de traducere specializat autorizat. 1.4 ntocmirea, editarea i contabilitate obligatorii Din verificrile efectuate i analiza Listei de verificare nr.1 s-au constatat care s-a ntocmit Fia de identificare cuprinznd urmtoarele fapte: pstrarea registrelor de

Testului nr. 1 elaborat n baza urmtoarele deficiene, pentru i analiz a problemei nr.1,

CONSTATRI Casierii mandatari depun cu ntrziere contravaloarea copiilor xerox reprezentnd solicitri n aplicarea Legii nr.544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public. Aceast deficien a fost constatat i la misiunea de audit

anterioar. CAUZE Nerespectarea adresei Departamentului economic financiar administrativ nr. 6898/2002 privind Normele de aplicare a acestuia privind modul de ncasare i predare a sumelor rezultate din copiile xerox executate n baza aplicrii prevederilor Legii nr.544/2001, privind liberul acces la informaiile de interes public. CONSECINE Nerespectarea adresei departamentului economic financiar administrativ nr.6898/20.09.2002 privind Normele de aplicare a acestuia privind modul de ncasare i predare a sumelor rezultate din copiile xerox executate n baza aplicrii prevederilor Legii nr.544/2001, privind liberul acces la informaiile de interes public poate conduce la imposibilitatea cunoaterii cu exactitate, n orice moment, a situaiei patrimoniului. Contabilitatea, ca activitate specializat n msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din activitatea instituiilor publice, trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i pentru utilizatori externi. RECOMANDRI Casierii mandatari vor respecta i aplica prevederile adresei Departamentului Economic financiar - administrativ nr.6898/20.09.2002 privind Normele de aplicare a acestuia privind modul de ncasare i predare a sumelor rezultate din copiile xerox executate n baza aplicrii prevederilor Legii nr.544/2001, privind liberul acces la informaiile de interes public. 1.5 Modul de gestionare a valorilor materiale i bneti Din verificrile efectuate i analiza Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1 s-au constatat urmtoarele deficiene, pentru care s-a ntocmit Fia de identificare i analiz a problemei nr.1, cuprinznd urmtoarele fapte: CONSTATRI Pentru anul 2010 n cazul salariailor cu atribuii de gestiune nu sau luat msuri de constituire a garaniilor materiale, cu excepia referentului (administrator) al Instituiei publice A. Menionm faptul c n cursul anului 2009 n baza Referatului din data de 02.03.2009 aprobat de ordonatorul principal de credit al Instituiei publice A s-a luat decizia de a

restitui sumele reinute pn la data respectiv drept garanii materiale personalului cu atribuii de gestionare a bunurilor unitilor din subordine. Aceast deficien a fost constatat i la misiunea de audit anterioar. CAUZE Nerespectarea prevederilor Legii nr.22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor cu modificrile ulterioare. CONSECINE Nereinerea garaniilor materiale pentru toi salariaii cu atribuii de gestiune, poate conduce la situaia unor lipsuri n gestiunea acestora care nu pot fi acoperite. RECOMANDRI Restudierea i aplicarea de ctre salariaii departamentului economico financiar i administrativ implicai n consemnarea operaiunilor economicofinanciare a prevederilor Legii nr.22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor cu modificrile ulterioare. ncheierea contractelor de garanie material i reinerea garaniilor materiale pentru salariaii cu atribuii de casier i luarea msurilor de reconstituire a garaniilor n conformitate cu prevederile Instruciunilor procurorului general nr.309/1970. 1.6 Inventarierea elementelor de activ i de pasiv din patrimoniu Din interviul managerului economic i verificarea la faa locului s-a constatat faptul c n perioada auditat inventarierea elementelor de activ i de pasiv din patrimoniu s-a efectuat conform prevederilor legale. 1.7 Amortizarea capitalului imobilizat n active fixe corporale i necorporale Amortizarea a fost calculat corect cu luna urmtoare punerii n folosin pentru activele fixe corporale i necorporale achiziionate n cursul anului 2010. 1.8 Scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, declasarea i casarea bunurilor materiale Nu au fost constatate active fixe scoase din funciune nainte de expirarea duratei normale de utilizare i bunuri materiale declasate sau casate n cursul anului 2010.

1.9 Utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Din analiza interviului managerului economic i verificarea la faa locului s-a constatat faptul c n perioada auditat sistemul informatic a fost prevzut cu parole i programe antivirus, iar salvrile au fost efectuate pe suport magnetic. 1.10 ntocmirea i depunerea situaiilor financiare Din verificarea la faa locului s-a constatat faptul c n perioada auditat se respect procedurile privind elaborarea situaiilor financiare, principiul independenei exerciiului, raportul explicativ include informaiile cerute cu privire la posturile importante din bilanul contabil iar notele explicative conin informaii despre politicile contabile aplicate, modaliti de amortizare folosite, etc. 1.11 Organizarea controlului financiar preventiv propriu Organizarea controlului financiar preventiv propriu s-a fcut n conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finanelor publice nr.522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile ulterioare. S-a emis Ordinul de numire a persoanei care exercit controlul financiar preventiv, se ntocmesc listele de verificare (check-list) pentru fiecare operaiune cuprins n cadrul specific al entitii publice. 1.12 Exercitarea controlului financiar preventiv propriu La nivelul Instituiei publice A se conduce corect evidena angajamentelor bugetare de persoana care acord viza de control financiar preventiv propriu. Din analiza Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1 s-au constatat urmtoarele deficiene, pentru care s-a ntocmit Fia de identificare i analiz a problemei nr.1, cuprinznd urmtoarele fapte: CONSTATRI n Registrul privind operaiunile prezentate la viza de control financiar preventiv nu sunt evideniate toate operaiunile pentru care s-a aplicat viza de control financiar preventiv propriu pe documentele justificative. S-a omis acordarea vizei de control financiar preventiv propriu n cazul unor contracte de furnizare de servicii. CAUZE

Nerespectarea prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. Nu au fost stabilite activiti de control intern. CONSECINE Prin acordarea vizei de control financiar preventiv propriu de ctre persoana desemnat cu aceasta, se certific implicit i ndeplinirea condiiilor menionate n listele de verificare, liste care constituie un ghid n exercitarea controlului financiar preventiv propriu, asigurndu-se astfel o dezvoltare progresiv a acestora i eliminarea riscului efecturii unor pli nejustificate, sau a omiterii achitrii unor sume. RECOMANDRI Respectarea prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv. ntocmirea corect a Registrului de control financiar preventiv prin nscrierea n el a tuturor documentelor financiar contabile pe care se acord viza de control financiar preventiv. Acordarea unei atenii sporite la acordarea vizei de control financiar preventiv propriu prin parcurgerea listelor de verificare i actualizarea acestora n funcie de necesiti. 1.13 Circuitul documentelor Din verificrile efectuate s-a constatat faptul c n perioada auditat s-a ntocmit un circuit al documentelor justificative din unitate, personalul a fost informat de circuitul documentelor i are trecute n fiele postului i aceste atribuii. V. CONCLUZII Auditorul pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare din entitatea auditat conform grilei:APRECIERE FUNC DE MBUNIONAL TIT X

NR. CRT 1.

OBIECTIVUL Angajarea, lichidarea, ordonanarea, plata i nregistrarea operaiunilor n

CRI TIC

NR. CRT

OBIECTIVUL conformitate cu prevederile legale i n concordan cu prevederile legii bugetare; evidena contabil i controlul financiar preventiv propriu

APRECIERE FUNC DE MBUNIONAL TIT

CRI TIC

Precizm c faptele constatate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor i interviurilor efectuate i consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai Instituiei publice A. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edina de nchidere, apreciate de ctre participanii la aceast edin, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minuta edinei de nchidere. Considerm c n urma rezultatelor evalurii auditorilor interni cu privire la eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare, activitatea factorilor de management ai Instituiei publice A se nscrie n parametri normali.

Auditor intern, D.P. Supervizat, ef Serviciu audit public intern M.M.