RAPORTAREA PERIODICĂ · Web viewa) Standardele internaţionale de audit intern conform evoluţiei...

Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

PROCEDURA OPERATIONALARaportarea periodica asupra constatarilor, concluziilor si recomandarilor rezultate din

activitatea de audit public intern

Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 1 din 13

Serviciul Audit Public-Compartimentul Audit Public

Cod procedura operationala Nr. exemplar:

PROCEDURA OPERATIONALARAPORTARE PERIODICA ASUPRA CONSTATARILOR,CONCLUZIILOR

SI RECOMANDARILOR REZULTATE DIN ACTIVITATEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE

COD: PO______

1




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 2 din 13



1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDITIEI SAU, DUPA CAZ A REVIZIEI

Nr. crt.

Elemente privind responsabilii/operatiunea

Numele si prenumele

Functia Data Semnatura

0 1 2 3 4 51.1.

Elaborat Anghelina Cristina auditor superior 19.04.2010

1.2.

Verificat Apetrei Dan auditor superior 19.04.2010

1.3.

Aprobat Buna Mihai Sef serviciu S.A.P.

19.04.2010

2.SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL EDITIILOR PROCEDURII OPERATIONALE

Nr. crt.

Editia sau, dupa caz, revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei

editiei0 1 2 3 4

2.1. Editia I x x2.2. Revizia 2 Titulatura conducator

S.A.P. (sef serviciu), denumire minister, denumire structura audit din minister

Adaugare/modificare 19.04.2010

... ........................................

........................... ..................... ..........................

2.n .......................................

3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Nr. crt.

Scopul difuzarii

Exemplar nr.

Compartiment Functia Numele si prenumele

Data Semnatura

0 1 2 3 4 5 6 73.1. aplicare CAP auditor superior Anghelina Cristina3.2. aplicare CAP auditor superior Dedu Simona3.3. aplicare 3 CAP auditor superior Apetrei Dan3.4. informare 1-3 CAP Sef serviciu Buna Mihai

2




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 3 din 13



S.A.P.3.5. evidenta CAP auditor superior Anghelina Cristina3.6. evidenta CAP auditor superior Dedu Simona3.7. evidenta CAP auditor superior Apetrei Dan3.8. arhivare CAP referent superior Spulber Mioara

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

4.1 Stabilirea modului de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate

Primirea de la structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/aflate in coordonare/sub autoritate a următoarelor rapoarte periodice privind:

- constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile de audit ale acestora;

- recomandările neînsuşite de către conducătorul institutiei publice auditate;- progresele înregistrate în implementarea recomandărilor;- centralizarea rapoartelor periodice în funcţie de datele transmise;- întocmirea unui Raport care să sintetizeze informaţiile prezentate de către

structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/aflate in coordonare/sub autoritate. Raportul va fi intocmit de catre CAP.

4.2 Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii

- auditorii interni analizează rapoartele periodice transmise şi centralizează informaţiile în funcţie de categoria acestora;

- rapoartele periodice sunt arhivate separat pentru institutiilor subordonate/aflate in coordonare/sub autoritate;

- se intocmeşte un raport care cuprinde o centralizare a informaţiilor transmise;- raportul se transmite sefului de serviciu al SAP, însoţit de rapoartele periodice

arhivate corespunzător;- se stabileşte modul de accesare al surselor de informaţii.

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului:

- realizarea procedurii revine auditorilor interni;- în situaţia în care auditorul nu îşi continuă activitatea în cadrul serviciului sau

este indisponibil din motive obiective, sarcinile sunt preluate de către un alt auditor numit de către seful de serviciu al SAP;

3




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 4 din 13



- auditorul intern, responsabil al procedurii, va asigura predarea întregii documentaţii auditorului desemnat pentru continuarea activităţii;

- personalului nou angajat îi va fi asigurat un program de pregatire profesională, organizat de către seful de serviciu al SAP ;

- sistemul informaţional care să permită transmiterea cu uşurinţa a informaţiilor este organizat de către seful de serviciu al SAP;

- coroborarea fişei postului cu responsabilitatea întocmirii procedurii operaţionale.

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe manager, în luarea deciziei:

- pentru identificarea modului de funcţionare al structurilor de audit intern din cadrul institutiilor subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS;

- privind necesitatea organizării de cursuri de pregatire profesională;- privind necesitatea de personal în audit la institutiilor subordonate/aflate in

coordonare/sub autoritate a MMFPS.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1 Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională:- reprezintă o activitate iniţială, de importanţă mare, ce stă la baza întocmirii

raportului anual privind activitatea de audit la nivelul MMFPS.

5.2 Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de:

- activitatea de raportare se desfaşoară atât periodic, prin transmiterea constatărilor, concluziilor şi recomandărilor însuşite/neînsusite rezultate din misiunile de audit intern, precum şi anuală privind progresele înregistrate în implementarea recomandărilor.

5.3 Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedrată:

a) activităţi de care depinde activitatea proceduralizată:- elaborarea planurilor anuale de audit de catre institutiilor subordonate/aflate in

coordonare/sub autoritate MMFPS.

b) activităţi care depind de activitatea proceduralizată: - planul de activitate al CAP;

4




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 5 din 13



- stabilirea necesităţilor de pregatire profesională a auditorilor din institutiilor subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS;

- actualizarea cadrului procedural.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

a) structuri furnizoare de date:- C.A.P.- Structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/aflate in

coordonare/sub autoritatea MMFPS.

b) compartimente beneficiare de rezultate ale activităţii:-compartimente de audit public intern aflate in

subordinea/autoritatea/coordonarea MMFPS.

c) compartimente implicate în procesul activităţii:- CAP.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1 Reglementări internaţionale:- Standardele internaţionale de Audit Intern;- recomandările Comisiei Europene.

6.2 Legislaţie primară- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern.

6.3 Legislaţie secundară:- O.G. nr.37/2004 pentru modificarea şi completarea reglementărilor privind

auditul intern;- O.M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a

auditorului intern;- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea

activităţii de audit public intern;- O.M.F.P. nr. 423/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor generale

privind exercitarea activităţii de audit public intern, aprobate prin Ordinul nr. 38/2003;

5




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 6 din 13



- O.M.F.P. nr.1702/2005 pentru aprobarea normelor privind organizarea şi exercitarea activităţii de consiliere.

6.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale MMFPS- Regulamentul de organizare şi funcţionare;- Fişele posturilor;- Rapoarte de evaluare întocmite de către U.C.A.A.P.I.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1 Definiţii ale termenilor

Nr. crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1.Ediţie a unei

proceduri operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată

2.Procedura

operaţionalăPrezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual

3.Revizia în

cadrul unei ediţii

Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate

4. Standarde de audit

Modelele sau standardele de audit furnizează un cadru minim, ce permite auditorilor să stabilească etapele auditului şi procedurile necesare realizării obiectivelor auditului. Pe baza acestor criterii se evaluează calitatea rezultatelor auditului, ele având caracter de normă.

7.2 Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. A Aprobare2. Ah Arhivare 3. Ap Aplicare 4. SAP Serviciul Audit Public

6




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 7 din 13



5. Au Auditor6. Az Analiză7. DG Director general UCAAPI8. E Elaborare9. I Înregistrare10. MFP Ministerul Finanţelor Publice11. PO Procedură operaţională12. RP Raportări periodice13. S Supervizare14. TD Transmitere director general UCAAPI15. Ts Transmitere sef serviciu al SAP16. UCAAPI Unitatea Centrală pentru Armonizarea Auditului Public

Intern17. V Verificare……n.

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1 Generalităţi:

Procedura operaţională se referă la - Identificarea sistematică, documentarea şi analizarea elementelor care trebuie raportate (constatari, concluzii recomandari rezultate din activitatea de audit public intern), stabilind modul de realizare al acesteia, privind întocmirea documentelor necesare, compartimentele şi persoanele implicate pentru actualizarea cadrului legislativ, având ca punct de plecare Legea privind auditul public intern actualizată, legislaţia primară şi legislaţia secundară.

De asemenea, prin procedură sunt stabilite responsabilităţile compartimentelor şi persoanelor implicate.

8.2 Documente utilizate:- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi

completările ulterioare;- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea

activităţii de audit public intern;- Rapoartele de evaluare întocmite U.C.A.A.P.I;- Planul anual de activitate al SAP;

7




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 8 din 13



- Rapoartele periodice transmise de către institutiile subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS;

8.2.1 Provenienţa documentelor\

- programul de legislatie “LEX”;- structurile de audit din cadrul institutiilor subordonate/aflate in coordonare/sub

autoritatea MMFPS.

8.2.2 Conţinutul şi rolul documentelor

a) Standardele internaţionale de audit intern conform evoluţiei şi bunei practici în domeniu au drept obiect:

- definirea principiilor de bază pe care practica auditului intern trebuie să le urmeze;- furnizarea unui cadru de referinţă în vederea realizării activităţii de

audit intern, care să aducă un plus de valoare;- stabilirea criteriilor de apreciere a funcţionării auditului intern;- favorizarea îmbunătăţirii proceselor organizaţionale şi a operaţiilor.

Standardele internaţionale se compun din Standarde de Calificare; Standarde de Funcţionare; Standarde de Aplicare.

b) Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificările şi completările ulterioare:

- dispoziţii generale;- organizarea auditului public intern;- desfăşurarea auditului public intern;- auditorii interni;- contravenţii şi sancţiuni;- dispoziţii finale.

c) Rapoartele periodice privind constatările, concluziile şi recomandările însuşite/neînsuşite rezultate din activităţile de audit ale institutiilor subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS, precum şi progresele înregistrate în implementarea recomandărilor cuprind:

- principalele constatări din rapoartele de audit intern;- principalele concluzii din rapoartele de audit intern;- recomandările formulate prin rapoartele de audit intern;- recomandările însuşite de catre structurile auditate şi stadiul de

implementare al acestora;8




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 9 din 13



- recomandările neînsuşite de către structurile auditate şi motivul pentru care nu au fost însuşite.

d) Planul de activitate anual al SAP cuprinde: - misiunile de evaluare a structurilor de audit din cadrul institutiilor

subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS; - urmărirea implementării recomandărilor formulate prin rapoartele de

evaluare; - structura evaluată; - perioada auditată; - perioada desfăşurării activităţii; - numărul de auditori.

8.2.3 Circuitul documentelor- Raportările periodice ale structurilor de audit din cadrul institutiilor

subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS este redat mai jos:

8.3 Resurse necesare

8.3.1 Resurse materiale:- computere;- acces nelimitat la internet;- birotică şi consumabile.

8.3.2 Resurse umane- auditori interni;- seful de serviciu SAP.

8.3.3 Resurse financiare- creditele bugetare definitive aprobate prin legea bugetului şi rectificările

bugetare (salarii, cheltuieli materiale, cheltuieli de capital).

RP DG CAPI Au CAP DG

9

CAP DG Ministru DG UCAAPI




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 10 din 13



8.4 Modul de lucru

8.4.1 Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:- culegerea informaţiilor se realizează pe baza raportărilor periodice ale

structurilor de audit intern din cadrul instituţiilor publice subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS, a rapoartelor de evaluare întocmite de către SAP si UCAAPI.

8.4.2 Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:

Auditorii interni:a) primesc rapoartele periodice repartizate de către seful de serviciu al SAP în

scopul prelucrării informaţiilor;b) analizează rapoartele periodice pentru a identifica:

- constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile de audit ale acestora;

- recomandările neînsuşite de către conducătorul structurii publice auditate şi motivaţiile oferite;

- progresele înregistrate în implementarea recomandărilor.

c) grupează informaţiile pe categoriile urmarite;d) în situaţia în care anumite rapoarte periodice nu sunt complete (de ex. lipsesc

concluziile sau motivele pentru care nu au fost însuşite anumite recomandări etc.) iau legătura cu conducerea structurii de audit de la respectiva instituţie în scopul completării informaţiilor;

e) întocmesc rapoarte periodice de activitate care sunt înaintate sefului de serviciu al SAP;

f) dacă este cazul, reprimesc rapoartele intermediare însoţite de elementele noi rezultate în urma analizei acestora de către auditorii interni si seful de serviciu al SAP;

g) arhivează separat rapoartele periodice transmise de către structurile de audit de la instituţiile publice subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS.

Seful de serviciu al SAP:a) primeşte rapoartele periodice şi le repartizează pe auditori în funcţie de

responsabilităţi şi gradul de încărcare al acestora;b) stabileşte necesităţile de completare cu informaţii a rapoartelor periodice

transmise;c) în situaţia în care anumite rapoarte periodice nu sunt complete ia legătura cu

conducerea structurii de audit de la respectiva instituţie publica în scopul completării informaţiilor;

10




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 11 din 13



d) verifică rapoartele intermediare din punct de vedere al redactării, completitudinii, al grupării informaţiilor etc.;

e) dacă este cazul, retransmite auditorilor interni elementele noi rezultate în urma analizei efectuate;

f) reprimeşte de la auditorii interni rapoartele intermediare care conţin şi elementele noi, le analizeaza şi le transmite la UCAAPI;

g) dacă este cazul, retransmite auditorilor interni rapoartele intermediare însoţite de analiza si rezolutia sa;

h) reprimeşte rapoartele intermediare şi le transmite la UCAAPI;i) în funcţie de necesităţile constatate, întocmeşte propuneri privind

îmbunătaţirtea auditului public intern;j) primeste propunerile, opiniile, recomandarile, solicitarile de la UCAAPI.

8.4.3 Valorificarea rezultatelor activităţii- iniţiază faza de identificare a necesităţilor de pregatire profesională a

auditorilor interni din sistemul public;- furnizează elementele necesare pentru organizarea unui program de pregatire

profesională a auditorilor interni.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Nr.Crt.

Compartimentul (postul) / acţiunea (operaţiunea) CAP Seful de

serviciu al SAP

Secretariat CAP UCAAPI Obs.

1 Primirea rapoartelor periodice de la structurile de audit intern din cadrul instituţiilor publice subordonate/aflate in coordonare/sub autoritatea MMFPS

RP/Az V I/Ah S

2 Gruparea informaţiilor pe categorii

Az/E V I/Ah S

3 Întocmirea rapoartelor periodice de activitate

E/Ts Az/V I/Ah S

4 Arhivarea rapoartelor periodice transmise

- V Ah S

5 Transmiterea rapoartelor periodice directorului

- Az/V/TD I S

11




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 12 din 13



general UCAAPI6 Intocmirea de propuneri

privind organizarea de cursuri de pregătire

E Az/V/TD - S

7 Evaluarea necesităţilor resurselor materiale pentru organizarea de întâlniri de lucru, cursuri de pregatire etc.

E Az/V/TD I/Ah

8 Elaborarea unui program de pregatire profesională a auditorilor interni

- - I/Ah E

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Nr.Crt. Denumirea anexei Elaborator Aprobă Nr. de

exemplare Difuzare ArhivareLoc Perioada

1 Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare

UCAAPI Parlamentul României

UCAAPI

2 OMFP nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern

UCAAPI Ministrul MFP

UCAAPI

3 Planul anual de activitate al UCAAPI

UCAAPI Ministrul MFP

UCAAPI

12




Editia: I/28.02.2008Revizia: 2/19.04.2010

Pagina 13 din 13



11. CUPRINS

Numărul componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

Coperta 11 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale2

2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2

3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2-3

4 Scopul procedurii operaţionale 3 - 45 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 4 - 56 Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 5 - 67 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 6 - 78 Descrierea procedurii operaţionale 7 - 119 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 11 - 12

10 Anexe, înregistrări, arhivări 1211 Cuprins 13

13

RAPORTAREA PERIODICĂ · Web viewa) Standardele internaţionale de audit intern conform evoluţiei...

Documents

Transcript of RAPORTAREA PERIODICĂ · Web viewa) Standardele internaţionale de audit intern conform evoluţiei...