RAPORTARE I VERIFICARE -...

Masterat IMSC – ID: Disciplina „Auditul calit��ii”

Pagina 1 M5.AC

1

RAPORTARE �I VERIFICARE

CUPRINS INTRODUCERE 2 Obiective 2 Organizarea sarcinilor de lucru 2 Recomand�ri bibliografice 2 Lec�ia 1 RAPORTAREA REZULTATELOR AUDITULUI 3 Exemplu ilustrativ 1 4 Exemplu ilustrativ 2 5 Activitatea 1 6 Activitatea 2 7 Exemplu ilustrativ 3 12 Lec�ia 2 VERIFICAREA REZULTATELOR AUDITULUI 14 Exemplu ilustrativ 4 15 Exemplu ilustrativ 5 17 Activitatea 3 18 REZUMAT 19 Rezultate a�teptate 19 Puncte cheie 20 TEST DE AUTOEVALUARE 21

MODULUL 5


Pagina 2 M5.AC

2

INTRODUCERE

Înregistr�rile complete ale unui audit sunt p�strate în mod normal de c�tre organiza�iile clientului sau auditorilor �i sunt guvernate de politicile �i procedurile acestor organiza�ii. În situa�ii oficiale, cum este certificarea, înregistr�rile auditului trebuie p�strate o durat� semnificativ�, ce poate ajunge pân� la 20 de ani, sau în acord cu reglement�ri legale. Înregistr�rile complete pot s� cuprind� nu numai raportul de audit, dar �i: Planul auditului �i planul din care face parte auditul; Contractul în baza c�ruia s-a efectuat auditul; Listele de verificare folosite de auditori �i noti�ele acestora; Dovezi ale calific�rii auditorilor (certificate de înregistrare, curriculum vitae, diplome de absolvire a unor cursuri); Coresponden�a care a avut loc înainte �i dup� audit, în special legat� de ac�iunile corective.În acest modul vom studia modul în care se raporteaz� rezultatele auditurilor.

Obiective

Organizarea sarcinilor de lucru

Recomand�ri bibliografice suplimentare

Obiectivele acestui modul sunt: • S� prezinte metodele de înregistrare a rezultatelor auditurilor, prin

chestionarele de audit, rapoartele de audit etc., modul de elaborare a acestor documente;

• S� prezinte modalit��ile prin care sunt verificate rezultatele auditurilor, cum sunt elaborate �i urm�tite ac�iunile corective, stadiul acestora.

• Parcurge�i cele 4 lec�ii ale modulului de studiu. • La fiecare lec�ie urm�ri�i exemplele ilustrative �i efectua�i activit��ile cerute. • Fixa�i principalele idei ale modului de studiu prezentate în rezumat. • Completa�i testul de autoevaluare. • La fiecare sarcin� ave�i indicat timpul de lucru. • Timpul mediu necesar pentru asimilarea modulului este de 120 minute. • Timpul de lucru pentru parcurgerea activit��ilor este de 100 minute. • Timpul de lucru pentru parcurgerea testului de autoevalure este 40 minute.

Pentru o detaliere suplimentar� a aspectelor prezentate în acest modul pute�i parcurge lucr�rile [1] Martinescu I., Martinescu D. Auditul sistemelor de management.

Editura Lux Libris, Bra�ov, 2006. [2] Moldovan, L. Auditul calit��ii. Editura Universit��ii “Petru Maior” din

Târgu-Mure�, 2002. [3] Roncea, C. Auditul sistemului calit��ii. Editura Class, Bucure�ti, 1998.


Pagina 3 M5.AC

3

RAPORTAREA REZULTATELOR AUDITULUI

Metode de înregistrare a rezultatelor auditurilor Sistemul calit��ii organiza�iei constituie un lucru complex, de dimensiuni mari, care poate intimida la prima vedere. Pentru a analiza func�ionarea sa, este bine s� facem o paralel� cu func�ionarea unui calculator (un alt lucru foarte complex), care în esen�� este compus din milioane de comutatoare simple de tipul închis-deschis. Prin similitudine sistemul calit��ii organiza�iei poate fi fragmentat în foarte multe p�r�i constituente, care permit o analiz� simpl�.

Rezultatele auditurilor pot fi înregistrate folosind dou� metode: � Prima metod� are în vedere aprecierea auditului în termeni extremi: bun sau

r�u (conform sau neconform). � În cea dea dou� metod� exist� aprecieri intermediare între no�iunile de bun

sau r�u. Din aceste considerente se impune notarea fiec�rei activit��i analizate pe o scal� care s� cuprind� valorile extreme dar �i valori intermediare. Se poate folosi o scal� de la 0 la 3. O cerin�� nesatisf�cut� este notat� cu 0 puncte, iar o cerin�� satisf�cut� în totalitate este notat� cu 3 puncte. Intermediar cu 1 sau 2, sunt notate cerin�ele îndeplinite par�ial.

LEC�IA 1


Pagina 4 M5.AC

4

EXEMPLU ILUSTRATIV 1: Auditarea unei cerin�e la magazia Alpina. La o magazia Alpina, cerin�a este ca magazionerul s� semneze nota de livrare la recep�ia bunurilor.

Bunurile depozitate sunt g�site pe raft f�r� semn�tura pe documentul de livrare. Aceasta constituie o neconformitate clar�, care este notat� cu 0 puncte.

Existen�a semn�turii pe document va fi notat� cu 3 puncte. Dac� în schimb magazionerul a instruit un manipulant din depozit

ca în absen�a sa s� semneze notele de livrare, semnarea de c�tre persoana neautorizat� poate fi considerat� neconformitate (0 puncte), conformitate (3 puncte), sau poate fi notat� intermediar (1 sau 2 puncte), ceea ce este mai folositor sistemului calit��ii, deoarece poate indica gradul de seriozitate al problemei �i ajut� la alocarea priorit��ilor pentru ac�iunile corective.

Sistemul de audit realizeaz� împ�r�irea clauzelor ISO în unele mai mici �i u�or de controlat, spre exemplu în cazul standardului ISO 9001 se pun un num�r de peste 260 de întreb�ri firmei auditate.

În func�ie de r�spunsul primit, la fiecare întrebare auditorul poate acorda un punctaj de la 0 la 3. Unele întreb�ri pot fi foarte simple cu r�spuns direct, în timp ce alte întreb�ri necesit� investiga�ii prealabile, înainte de a afla punctajul adecvat.

Pentru fiecare sec�iune a fiec�rei clauze a standardului se acord� un punctaj total care se compar� cu maximul posibil. În acest fel vor fi identificate zonele �i dimensiunea activit��ilor nesolu�ionate �i pot fi stabilite priorit��ile privind aplicarea m�surilor corective.

Pe m�sur� ce se fac progrese în aplicarea acestor m�suri, sec�iunea respectiv� poate fi reauditat� �i poate fi modificat punctajul c�tre nota maxim�.

Formatul sistemului de audit Aplicarea sistemului de audit are ca punct de plecare analiza clauzelor

modelului de referin�� (standardul în baza c�ruia s-a construit sistemul calit��ii), dup� care se elaboreaz� chestionarul de audit.

Fiecare pagin� a chestionarului de audit trateaz� fie o clauz� întreag� a standardului ISO 9000, fie una sau mai multe clauze secundare, în func�ie de întinderea clauzei în cauz�.


Pagina 5 M5.AC

5

EXEMPLU ILUSTRATIV 2: Chestionar de audit pentru clauza “Responsabilitatea managementului”

Fig. 5.1: Chestionar de audit (extras)

Cerin�� standard Verific�ri / Întreb�ri Documente examinate Observa�ii

RE

Capitol standard: 5. Responsabilitatea managementului 5.1 Angajametul managementului (4.1) � Dovezi ale eficacit��ii �i

îmbun�t��irii SMC (v.8.4+8.5.1) � Comunicarea

importan�ei cerin�elor clien�ilor �i a cerin�elor legale / de reglementare(v. 5.2.)

- Stabilirea politicii referitoare la calitate �i a obiectivelor calit��ii (v. 5.3+5.4)

- Conducerea analizelor efectuate de management(v. 5.6)

- Asigurarea disponibilit��ii resurselor (v.6)

Se intervieveaz� Managementul Superior al organiza�iei pentru a verifica angajamentul lor pentru SMC. Se folosesc �i întreb�rile: 1. Care este politica calit��ii

organiza�iei ? 2. Cum comunica�i în cadrul

organiza�iei importan�a satisfacerii cerin�elor clien�ilor, precum �i cerin�ele legale / de reglementare ?

♦ Analiza efectuat� de management

♦ Declara�ia politicii referitoare la calitate

♦ Planuri / dovezi de instruire

♦ Informa�ii pentru angaja�i (afi�e, ordine de zi ale ac�iunilor de informare)

♦ Planuri de dezvoltare ale personalului

♦ Planuri de management al calit��ii

♦ Protocoale despre prevederi de obiective

♦ Planuri de proiecte ♦ Planuri de investi�ii ♦ În�elegeri în cadrul

organiza�iei

Pe coloana nr.1 sunt prezentate „Cerin�ele standardului”, pe

coloana a doua sunt indicate „Verific�ri / Întreb�ri”, pe coloana a treia „Documente examinate”, pe coloana a patra „Observa�ii” �i pe coloana a cincea „Rezultatul evalu�rii” apreciat prin: 1 = îndeplinit; 2 = observa�ie; 3 = neconformitate (minor�, major�); 4 = neconformitate critic�; NA = neaplicabil

Formatul chestionarului de audit poate avea diferite forme. În exemplul

ilustrativ 2 de la modulul 4 a�i v�zut chestionarul de audit intern de la firma Alpina. Pute�i s� face�i o compara�ie între cele dou� documente.

CONCLUZIE


Pagina 6 M5.AC

6

Activitatea 1 Timp de lucru: 40 minute

Folosind rezultatele de la activitatea 1, modulul 4, elabora�i un chestionar de audit intern pentru procesul la care sunt implicat la locul de munc�, dup� modelul din exemplul ilustrativ 2.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Punctajul acordat R�spunsul acordat fiec�rei întreb�ri/verific�ri, poate fi apreciat cu un punctaj

cuprins între 0 �i 3. În aprecierea punctajului auditorul compar� domeniul auditat cu cerin�ele standardului de pe coloana din stânga. Pentru a ob�ine un punctaj maxim la o întrebare, cerin�ele standardului adresate organiza�iei, trebuie s� fie îndeplinite în totalitate, documentate �i înregistrate.

În tabelul 5.1 se indic� modul de punctare al r�spunsurilor la întreb�ri/verific�ri în func�ie de gradul de îndeplinire al cerin�elor standardului.

În compararea deficien�elor constatate, punctate sub nota 3, în cadrul diferitelor clauze, acestea nu pot fi comparate între ele. Efortul necesar remedierii unei activit��i punctate spre exemplu cu 2, nu este acela�i cu efortul implicat pentru corectarea unei alte activit��i care a fost apreciat� tot cu punctajul 2.

Tabelul 5.1: Scorul de apreciere al cerin�elor standardului

Num�r de puncte

Modul de îndeplinire al cerin�ei standardului

0 Nu exist� nici o dovad� c� sunt satisf�cute cerin�ele.

1 Element prezent în câteva situa�ii; documenta�ie absent�, inadecvat� sau incomplet�.

2 Element �i documenta�ie aproape complet�, dar care nu satisface toate cerin�ele.

3 Toate cerin�ele sunt satisf�cute �i exist� dovezi complete.


Pagina 7 M5.AC

7

Ceea ce este cu adev�rat important, este deplasarea în punctajul individual al fiec�rei activit��i de la 0 la 1, de la 1 la 2, sau de la 2 la 3, care indic� corectarea neconformit��ii constatate în cadrul activit��ii respective.


1. Folosind chestionarul de audit intern de la activitatea 1, audita�i procesul la care sunt implicat la locul de munc� �i evalua�i rezltatele cu ajutorul sistemului de punctaje descris.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Calcula�i num�rul maxim de puncte care se paote acorda procesului.

--------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------

Sec�iunile auditului sunt indicate în tabelul 5.2, în care se completeaz�

punctajele maxime pentru clauzele ISO 9001,calculate ca sum� a num�rului de întreb�ri adresate pe fiecare clauz�, îbmul�it� cu punctajul maxim de 3 puncte. Dac� din acest model se scad clauzele care nu se aplic� unei anumite organiza�ii, se poate deduce punctajul maxim în raport cu care este evaluat� organiza�ia. Tabelul 5.2: Sec�iunile auditului

Nr. clauzei Titlul clauzei Punctaj maxim

0 1 2

4 SISTEM DE MANAGEMENT AL CALIT��II 4.1 Cerin�e generale 4.2 Cerin�e referitoare la documenta�ie

CONCLUZIE


Pagina 8 M5.AC

8

0 1 2 5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI

5.1 Angajamentul managementului 5.2 Orientarea c�tre client 5.3 Politica referitoare la calitate 5.4 Planificare 5.5 Responsabilitate, autoritate �i comunicare 5.6 Analiza efectuat� de management 6 MANAGEMENTUL RESURSELOR

6.1 Asigurarea resurselor 6.2 Resurse umane 6.3 Infrastructur� 6.4 Mediul de lucru 7 REALIZAREA PRODUSULUI

7.1. Planificarea realiz�rii produsului 7.2 Procese referitoare la rela�ia cu clientul 7.3 Proiectare �i dezvoltare 7.4 Aprovizionare 7.5 Produc�ie �i furnizare de servicii 7.6 Controlul dispozitivelor de m�surare �i monitorizare 8 M�SURARE, ANALIZ� �I ÎMBUN�T��IRE

8.1 Generalit��i 8.2 Monitorizare �i m�surare 8.3 Controlul produsului neconform 8.4 Analiza datelor 8.5 Îmbun�t��ire

Punctajul maxim ob�inut în urma unei audit�ri interne, indic� faptul c� sistemul calit��ii este adecvat cerin�elor modelului urmat (ISO 9000), îns� nu garanteaz� acest lucru. Audit�rile de certificare efectuate de organisme neutre pot confirma acest lucru. Reprezentarea grafic� a rezultatelor Reprezentarea grafic� a rezultatelor auditurilor sistemului calit��ii, permite evaluarea eficacit��ii acestui sistem, precum �i a documenta�iei aferente, în ceea ce prive�te realizarea obiectivelor pe care organiza�ia �i le-a propus în domeniul calit��ii. Pot exista diferite sisteme de reprezentare grafic� a rezultatelor evalu�rii fiec�rei clauze aplicat� la sistemului calit��ii.

În figura 5.1 se indic� un sistem de reprezentare grafic� a rezultatelor unui audit, care indic� clauzele auditului, punctajul maxim aferent fiec�rei clauze, punctajul ob�inut în urma audit�rii �i gradul de îndeplinire al cerin�elor modelului urmat.

CONCLUZIE


Pagina 9 M5.AC

9

Figura 5.1: Fi�� de evaluare a rezultatelor auditului prin reprezentare grafic�

Evolu�ia gradului de îndeplinire a cerin�elor sistemului calit��ii poate fi reprezentat� distinct (Fig.5.2), în urma cumul�rii punctajului ob�inut pentru fiecare clauz� �i raportarea la punctajul maxim, pentru întreaga activitate de auditare a sistemului calit��ii, în care sunt reprezentate numerele auditurilor �i anii în care au avut loc.

Figura 5.2: Evolu�ia gradului de îndeplinire a cerin�elor sistemului calit��ii

Fi�� de evaluare a rezultatelor auditului sistemului calit��ii

Organiza�ia: Auditor �ef: Data:

Nr. crt. Elementele sistemului calit��ii

Punctaj maxim

Punctaj ob�inut

Gradul de îndeplinire a cerin�elor

20 40 60 80 100

1 SISTEM DE MANAGEMENT AL CALIT��II 105 89 85

2 57 47 83

3 39 27 70

……………………………

30 22 73

18 12 66

M�SURARE, ANALIZ� �I ÎMBUN�T��IRE 18 15 83

100 %

Grad de îndeplinire cerin�e ale sistemului calit��ii

1/2009 1/2009 2/2009 3/2009 1/2010 Nr audit/Anul efectu�rii


Pagina 10 M5.AC

10

Atunci când auditurile succesive eviden�iaz� progrese, este util s� se afi�eze rezultatele ob�inute, în diferite locuri ale organiza�iei pentru a p�stra interesul �i motiva�ia angaja�ilor fa�� de problemele calit��ii.

Formularul din figura 5.3, indic� progresele unei organiza�ii care �inte�te spre

modelul ISO 9001, dup� fiecare repetare a auditului, pentru anumite clauze sau pentru întreg sistemul calit��ii. Zonele gri indic� starea curent� a sistemului calit��ii, pentru fiecare clauz� a standardului ISO 9001. În momentul dispari�iei spa�iilor albe, firma este preg�tit� pentru evaluare în vederea certific�rii.

Figura 5.3: Reprezentarea grafic� a rezultatelor auditurilor succesive ale sistemului calit��ii

CLAUZA AUDITULUI 1 Sistem de management al calit��ii. Cerin�e generale 2 Sistem de management al calit��ii. Cerin�e referitoare la documenta�ie 3. Angajamentul managementului 4. Orientarea c�tre client 5. Politica referitoare la calitate

6. Planificare 7. Responsabilitate, autoritate �i comunicare 8. Analiza efectuat� de management 9. Asigurarea resurselor 10. Resurse umane 11. Infrastructur� 12. Mediul de lucru etc.

AUDIT 1 (INI�IAL) 17.11.2008

AUDIT 2 4.02.2009

AUDIT 3 10.06.2009

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

105 57 39 147 45 57 21 24 54 75 60 21 51 42 63 27 30 30 18 18

CONCLUZIE


Pagina 11 M5.AC

11

Etape în raportarea rezultatelor auditului

În cea de-a treia etap� a auditului, raportarea, sunt prev�zute dou� activit��i:

a) Elaborarea raportului de audit; b) Transmiterea raportului de audit organiza�iei care a ini�iat auditul.

a) Elaborarea raportului de audit

Elaborarea raportului de audit se face sub directa coordonare a auditorului �ef, dup� �edin�a de închidere, când echipa de audit se întoarce acas�. Auditorul �ef este responsabil de caracterul precis �i complet al raportului de audit, fiind datat �i semnat de acesta. Este recomandabil ca elaborarea sa s� nu dureze prea mult, f�r� ca acesta s� fie alc�tuit în grab�. În cazul în care în perioada elabor�rii raportului de audit, auditorului �ef i se cere de c�tre client s� fac� recomand�ri de ac�iuni corective în vederea elimin�rii neconformit��ilor constatate în timpul auditului, iar auditatul este de acord, acest lucru este recomandabil deoarece îl oblig� pe auditor s� în�eleag� sistemul auditat în ansamblu. Auditorul trebuie s� fie preg�tit ca pentru fiecare neconformitate constatat� s� aibe o recomandare de eliminare a sa. Responsabilitatea concret� pentru stabilirea ac�iunilor corective necesare elimin�rii neconformit��ilor, revine auditatului.

Raportul de audit este un document care confirm� în mod oficial clientului informa�iile prezentate în timpul �edin�ei de închidere. Con�inutul s�u prezint� obiectivul auditului, scopul auditului, constat�ri �i concluzii.

Raportul de audit trebui s� con�in� urm�toarele elemente:

• num�rul raportului �i data elabor�rii; • domeniul �i obiectivele auditului; • detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit �i a

reprezentan�ilor auditatului, perioada desf��ur�rii auditului �i identificarea organiza�iei auditate;

• documentele de referin�� în raport cu care a fost efectuat auditul (standard, manualul calit��ii, etc.);

• observa�ii asupra neconformit��ilor �i observa�iilor constatate; • aprecierea echipei de audit asupra m�surii în care auditatul se conformeaz�

documentelor de referin��; • capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calit��ii; • lista de difuzare a raportului de audit.

Raportul de audit este înso�it de rapoartele de neconformit��i, în aceea�i form� în care acestea au fost prezentate la �edin�a de închidere. Este recomandabil ca raportul de audit s� mai fie înso�it de urm�toarele documente: copia planului de audit, copia procesului verbal al �edin�ei de închidere precum �i alte documente pe care echipa le consider� utile (lista persoanelor care au participat la �edin�a de deschidere, lista persoanelor intervievate etc.).

Con�inutul raportului de audit trebuie s� reflecte în mod adecvat �i onest tot ceea ce auditorii au observat în organiza�ia auditat�, cele prezentate fiind sus�inute de dovezi obiective. Frecvent apar situa�ii când raportul de audit este comentat de auditat


Pagina 12 M5.AC

12

f�r� ca acesta s� îl accepte în forma prezentat� ini�ial. Observa�iile sunt legate de obicei de modul de exprimare folosit în raport. Din aceste considerente trebuie acordat� o aten�ie deosebit� modului de redactare �i prezentare a raportului.

EXEMPLU ILUSTRATIV 3: Raport de audit intern la firma Alpina

RAPORT DE AUDIT INTERN Nr. 1 / 13.08.2008

1. Obiectivul auditului: �� !�"� #��$%� &��$�� '�� (�� !�"� #��$%� &��$�� )� �� '�� '�� (�� '�� *��

2. Compartiment auditat: +�,��-�

3. Procesul/activitatea auditat�: • �� • �� • �� (��'�� (��'�� (��'�� (��'��• !�� )�� • +�,��-�� ,��• +�,�� )�'� �� • ��-��)�� • .��.��.��.��• /�� /�� /�� /��

4. Planul de audit nr. $0�1*�2*&��#

5. Documente de referin�� : � �!�"�#��$%&��2��"��"�$&�� "�$��"�&$��6. Participan�i: Echipa de audit : Reprezentan�ii auditatului: 3*4*��5*!*� �*�*��5*6*�

7. Durata auditului �i perioada: 2��$#*�2*&��#

8. Constat�ri �i recomand�ri: �� 7�� *�� (�� -��


Pagina 13 M5.AC

13

�� (��*��.��, �� *�

9. Concluzia echipei de audit: Nr. raport

de neconformitate

Cerin�a/ Documentul

SMC Descriere

C1 $0$#*�2*�&��#�

8*9*$�0��"�$&�:��- ��)��;�� (��)�� ,��

C2 -

C3 -

�� '�� ,��)��'�� *�

10. Anexe: �� *�$0�1*�2*&��#�<��%�+��=��>�� <��+��1=��*�� *$0$#*�2*&��#<��%+��9=��

11. Lista de difuzare: Ex. 1: �*/*�� .................................(semn�tura) �*�*��?��,��-�� ..............(semn�tura)

12. Întocmit: 3*4*��/ ��)�� .......................(semn�tura) b) Transmiterea raportului de audit Transmiterea raportului de audit organiza�iei care a ini�iat auditul (clientului) �i/sau auditatului, se face de c�tre auditorul �ef.

Mai departe, clientul are responsabilitatea de a transmite o copie a raportului de audit conducerii auditatului. O difuzare ulterioar� a raportului de audit se face cu acceptul auditatului.

P�strarea raportului de audit se realizeaz� potrivit celor stabilite de comun acord, de c�tre client, de c�tre auditat �i organismul auditor.


Pagina 14 M5.AC

14

VERIFICAREA REZULTATELOR AUDITULUI

Verificarea rezultatelor auditului este op�ional� (cu excep�ia ultimei activit��i, încheierea auditului) �i cuprinde activit��i privind:

• Solicitarea r�spunsului la raportul de audit în care sunt prev�zute ac�iunile corective ini�iate la deficien�ele constatate, termene de remediere a deficien�elor, etc.);

• Evaluarea r�spunsului transmis de auditat, prin care se apreciaz� dac� ac�iunile corective ini�iate sunt apte s� duc� la eliminarea neconformit��ilor;

• Verificarea implement�rii �i a eficien�ei ac�iunilor corective ini�iate;

• Încheierea auditului.

Etapele procesului ac�iunilor corective Atunci când rela�iile dintre auditat �i auditor sau client se termin� odat� cu finalizarea auditului, din punct de vedere al auditorului, auditul se încheie odat� cu transmiterea c�tre client a raportului de audit, f�r� ca acesta s� mai aibe �i alte

LEC�IA 2


Pagina 15 M5.AC

15

responsabilit��i. Din punct de vedere al organiza�iei auditate, pentru ca organiza�ia s� aibe un beneficiu dup� desf��urarea auditului, acesta trebuie urmat de ac�iunile corective indicate în raportul de audit.

Atunci când rela�iile dintre auditat �i auditor sau client continu� �i dup� finalizarea auditului, auditorul poate avea responsabilitatea de a se asigura c� sunt stabilite ac�iuni corective adecvate �i c� acestea sunt eficiente.

Etapele procesului ac�iunilor corective ce urmeaz� auditului sunt urm�toarele:

• Etapa 1: Auditatul analizeaz� fiecare raport de neconformitate, stabile�te ac�iunile corective necesare pentru fiecare neconformitate, care sunt completate pe rapoartele de neconformitate. Apoi, rapoartele astfel completate, sunt trimise auditorului pentru a fi evaluate ac�iunile corective ini�iate.

• Etapa 2: Auditorul prime�te propunerea de ac�iuni corective �i evalueaz� dac� acestea sunt adecvate. Dac� r�spunsul este considerat ca fiind neadecvat, poate urma un schimb de coresponden�� între auditor �i conducerea organiza�iei auditate, pân� când se g�sesc ac�iunile corective considerate de auditor ca acceptabile.

• Etapa 3: În vederea finaliz�rii ac�iunilor corective, auditorul ia leg�tura cu conducerea organiza�iei auditate �i planific� o vizit� la o dat� convenit� de comun acord, în vederea verific�rii sau urm�ririi modului de implementare �i a eficien�ei acestora. Dac� sunt mai multe ac�iuni corective, se va face o singur� vizit� în care se vor verifica toate ac�iunile corective.

Organismele de certificare folosesc un document de sitez� care indic� num�rul neconformit��ilor/observa�iilor �i distribu�ia lor pe cerin�ele standardului de referin��, denumit Profilul sistemului calit��ii.

EXEMPLU ILUSTRATIV 4: Profilul sistemului calit��ii la firma Alpina

PROFILUL SISTEMULUI CALIT��II

Data: $#*�2*&��#

S.C. CERTIFICATION SERVICES S.R.L.

RAPORT AUDIT Nr. $

ORGANIZA�IA AUDITAT�: �*�*�/��*�*@*�.'*�� )

STANDARD DE REFERIN��: � �!�"�#��$%&��2

TIPUL AUDITULUI: ��

PRIOADA DE AUDIT: $9�$8*�#*&��#��2�$A


Pagina 16 M5.AC

16

Nr. Nc. Nr. cap din ISO

9001

ELEMENTELE SISTEMULUI CALIT��II M m

Nr. O

A

4 SISTEM DE MANAGEMENT AL CALIT��II *

4.1 Cerin�e generale * 4.2 Cerin�e referitoare la documenta�ie * $� � �

5 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI * � � �

5.1 Angajamentul managementului * � � � 5.2 Orientarea c�tre client * � � � 5.3 Politica referitoare la calitate * � � � 5.4 Planificare * � � � 5.5 Responsabilitate, autoritate �i comunicare * � � � 5.6 Analiza efectuat� de management * � � � 6 MANAGEMENTUL RESURSELOR * � � �

6.1 Asigurarea resurselor * � � � 6.2 Resurse umane * � � � 6.3 Infrastructur� * � � � 6.4 Mediul de lucru * � � � 7 REALIZAREA PRODUSULUI * � � �

7.1. Planificarea realiz�rii produsului * � � � 7.2 Procese referitoare la rela�ia cu clientul * � � � 7.3 Proiectare �i dezvoltare * � � � 7.4 Aprovizionare * � � � 7.5 Produc�ie �i furnizare de servicii * $� � $�

7.6 Controlul dispozitivelor de m�surare �i monitorizare * � � �

8 M�SURARE, ANALIZ� �I ÎMBUN�T��IRE * � � �

8.1 Generalit��i * � � � 8.2 Monitorizare �i m�surare * � � $� 8.3 Controlul produsului neconform * � � � 8.4 Analiza datelor * � � � 8.5 Îmbun�t��ire * � $� $�

C - Corespunde; N - Nu corespunde; M - Major�; m - Minor�;

Nr. Nc - Num�r neconformit��i; Nr. O - Num�r Observa�ii NA - Neaplicabil.

Urm�rirea �i realizarea ac�iunilor corective Urm�rirea �i realizarea ac�iunilor corective se poate face în mai multe moduri, în func�ie de clasificarea neconformit��ilor �i de punctul de vedere al echipei de audit, exprimat în raportul de audit.


Pagina 17 M5.AC

17

• În cazul auditurilor interne, se procedeaz� în conformitate cu procedura de audituri interne ale calit��ii, responsabilitatea urm�ririi �i închiderii raportului de neconformitate revenind de obicei managerului calitate sau auditorului.

• Anumite neconformit��ile minore (de exemplu: lipsa unei semn�turi de pe un document, o înregistrare care nu a fost g�sit� în momentul auditului �i a fost descoperit� ulterior) pot fi verificate prin primirea de c�tre auditor a unei copii dup� document, deci pot fi urm�rite prin coresponden��, f�r� a mai fi necesar� o vizit� sau un audit.

• Dac� concluzia auditului este aceea c� trebuie reluat� evaluarea, atunci urm�rirea ac�iunilor corective se va face printr-o evaluare, atunci când cei evalua�i sunt preg�ti�i pentru aceasta.

• Dac� neconformit��ile sunt minore, sau de�i sunt majore nu necesit� o reevaluare complet�, atunci auditorii pot face o vizit� de supraveghere pentru a verifica dac� ac�iunile corective au fost implementate.

• Atunci când organiza�ia auditat� este supravegheat� permanent de un organism de certificare, sau de un client, este mai bine ca ac�iunile corective s� fie urm�rite cu ocazia unei vizite de supraveghere, asigurând c� domeniile / elementele respective sunt incluse în planul de audit.

• În cazul în care ac�iunile corective nu au fost implementate pân� la data prev�zut� pentru finalizare, se va proceda în conformitate cu politica clientului. Astfel se poate stabili o nou� dat� pentru finalizare, sau se poate m�ri gravitatea încadr�rii neconformit��ii. În cazul certific�rii de ter�� parte, o astfel de situa�ie poate duce la reclasificarea neconformit��ii din neconformitate minor� în neconformitate major�, ceea ce are drept consecin�� suspendarea sau retragerea certific�rii.

• În cazul auditului în secund� parte, poate fi necesar ca situa�ia urm�ririi ac�iunilor corective s� fie analizat� de ambele conduceri: ale clientului �i ale auditatului.

• În oricare din situa�iile prezentate, e�ecul în finalizarea ac�iunilor corective trebuie privit foarte serios, ca un semn c� sistemul calit��ii nu este eficace.

• Atunci când auditorul apreciaz� c� ac�iunile corective sunt îndeplinite �i eficiente, raportul de neconformitate este încheiat prin semn�tura auditorului pe formularul de raport de neconformitate (o copie fiind dat� clientului), sau prin elaborarea unui raport privind rezultatele auditului de urm�rire sau de supraveghere.

EXEMPLU ILUSTRATIV 5: Stadiul auditurilor �i al ac�iunilor corective la firma Alpina

La fimele de dimensiuni mari se poate folosi un formular de înregistrare a stadiului în care se afl� auditurilr �i ac�iunilecorective �icare eviden�iaz� stadiul aplic�rii lor pe compartimente (Fig. 5.4).


Pagina 18 M5.AC

18

STADIUL AUDITURILOR �I AL AC�IUNILOR CORECTIVE

Compar- timent

Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sep Oct Noi Dec

Contracte Vânz�ri Aproviz. Produc�ie AQ Personal

Legenda: Audituri planificate Audituri efectuate

Ac�iuni corective propuse

Ac�iuni corective aplicate

Ac�iuni corective verificate �i eficiente

Figura 5.4: Formular pentu urm�rirea auditurilor �i a ac�iunilor corective Sistemul de urm�rire a ac�iunilor corective trebuie s� asigure monitorizarea modului de tratare a ac�iunilor corective. Pentru a avea un control asupra situa�iei îndeplinirii ac�iunilor corective, este util s� fie înregistrat stadiul în care se afl� tratarea acestora.


Peciza�i ac�iunea corectiv� pentru neconformitatea constatat� la activitatea 2, modulul 4, termenul de solu�ionare �i persoana resposabil� de solu�ionarea acesteia.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------

CONCLUZIE


Pagina 19 M5.AC

19

REZUMAT

în LEC�IA 1 am prezentat metode de înregistrare a rezultatelor auditurilor prin cele dou� metode: aprecierea auditului în termeni extremi: bun sau r�u (conform sau neconform) �i prin notarea fiec�rei activit��i analizate pe o scal� care s� cuprind� valorile extreme dar �i valori intermediare, de exemplu de la 0 la 3. Alc�tuirea chestionarul de audit are ca punct de plecare analiza clauzelor modelului de referin�� (standardul în baza c�ruia s-a construit sistemul calit��ii). Prin calculul punctajelor maxime pentru clauzele ISO 9001, în func�ie de num�rul de întreb�ri adresate, se poate deduce punctajul maxim în raport cu care este evaluat� organiza�ia. Reprezentarea grafic� a rezultatelor auditurilor sistemului calit��ii, permite evaluarea eficacit��ii acestui sistem. Sistemul de reprezentare grafic� a rezultatelor auditului, poate indica clauzele auditului, punctajul maxim aferent fiec�rei clauze, punctajul ob�inut în urma audit�rii �i gradul de îndeplinire al cerin�elor modelului urmat. În etapa de raportare a auditului sunt prev�zute dou� activit��i: elaborarea raportului de audit �i transmiterea raportului de audit organiza�iei care a ini�iat auditul.

în LEC�IA 2, verificarea rezultatelor auditului, am prezentat etapele procesului ac�iunilor corective: elaborarea ac�iunilor corective de c�tre auditat, evaluarea propunerilor de ac�iuni corective de c�tre auditor, verificarea �i urm�rirea modului de implementare �i a eficien�ei ac�iunilor corective de c�tre auditor în cursul unei vizite la auditat. De asemenea am prezentat modurile de urm�rire �i realizare a ac�iunilor corective în func�ie de clasificarea neconformit��ilor �i de punctul de vedere al echipei de audit, exprimat în raportul de audit. Pentru a avea un control asupra situa�iei îndeplinirii ac�iunilor corective, este util s� fie înregistrat stadiul în care se afl� tratarea acestora.

REZULTATE A�TEPTATE

Dup� studierea acestui modul, ar trebui s� în�elege�i cum se înregistreaz� rezultatele auditurilor, prin chestionarele de audit, rapoartele de audit etc., cum se concep aceste documente. De asemenea trebuie s� �ti�i cum s� verifica�i rezultatele auditurrilor, cum trebuie s� urm�ri�i stadiul ac�iunilor corective.


Pagina 20 M5.AC

20

P U N C T E

C H E I E

• O metod� de apreciere a auditului este în termeni extremi: bun sau r�u (conform sau neconform).

• O alt� metod� de apreciere a auditului const� în notarea fiec�rei activit��i analizate pe o scal� care s� cuprind� valorile extreme dar �i valori intermediare, de exemplu de la 0 la 3.

• Punctajul maxim în raport cu care este evaluat� organiza�ia se calculeaz� în func�ie de num�rul de întreb�ri adresate pe fiecare cerin�� a standardului.

• Chestionarul de audit se alc�tuie�te plecând de la analiza clauzelor modelului de referin�� ISO 9001.

• Sistemul de reprezentare grafic� a rezultatelor auditului, punctajul maxim �i punctajul ob�inut aferent fiec�rei clauze.

• Raportarea auditului const� în: elaborarea raportului de audit �i transmiterea raportului de audit organiza�iei care a ini�iat auditul.

• Verificarea rezultatelor auditului este op�ional� cu excep�ia ultimei activit��i, încheierea auditului.

• Etapele procesului ac�iunilor corective se efectueaz� în trei etape.

• Etapa 1: elaborarea ac�iunilor corective de c�tre auditat. • Etapa 2: evaluarea propunerilor de ac�iuni corective de

c�tre auditor. • Etapa 3: verificarea �i urm�rirea modului de implementare �i a eficien�ei ac�iunilor corective de c�tre auditor în cursul unei vizite la auditat.

• Urm�rirea �i realizarea ac�iunilor corective în cazul auditurilor interne, se procedeaz� în conformitate cu procedura de audituri interne ale calit��ii.

• Urm�rirea �i realizarea ac�iunilor corective în cazul auditului în secund� parte, este realizat� de ambele conduceri: ale clientului �i ale auditatului.

• În cazul supravegherii de un organism de certificare (pentru organiza�iile certificate ISO 9001)urm�rirea �i realizarea ac�iunilor corective are loc cu ocazia vizitei de supraveghere.


Pagina 21 M5.AC

21

TEST DE AUTOEVALUARE

1) Transmiterea raportului de audit conducerii auditatului este sarcina: a) auditorului �ef. Da / Nu b) clientului. Da / Nu 2) Formatul chestionarului de audit a) are ca punct de plecare analiza clauzelor standardului în baza c�ruia s-a construit sistemul calit��ii, din care se scad clauzele care nu se aplic� unei anumite organiza�ii. Da / Nu b) este unitar indiferent de organiza�ia auditat�. Da / Nu c) permite deducerea punctajul maxim în raport cu care este evaluat� organiza�ia.

Da / Nu 3) În cazul auditului în secund� parte, situa�ia urm�ririi ac�iunilor corective poate fi analizat�: a) de conducerea clientului. Da / Nu b) de conducerea auditatului. Da / Nu c) în anumite situa�ii de ambele conduceri: ale clientului �i ale auditatului. Da / Nu 4) Punctajul acordat fiec�rei clauze auditate a) este cuprins între 0 �i 3. Da / Nu b) se ob�ine prin compararea domeniului auditat cu cerin�ele standardului. Da / Nu 5) În cazul auditurilor interne urm�rirea �i realizarea ac�iunilor corective, se realizeaz�: a) în conformitate cu procedura de audituri interne ale calit��ii. Da / Nu b) în conformitate cu recomanadarea organismului de certificare. Da / Nu

Încercui�i r�spunsurile corecte la întreb�rile urm�toare. ATEN�IE: pot exista unul, niciunul sau mai multe r�spunsuri corecte la aceea�i întrebare.

Timp ��lucru: 30 minute


Pagina 22 M5.AC

22

6) Punctajele maxime acordate diferitelor clauze auditate în cadrul unei organiza�ii în conformitate cu standardul ISO 9000 sunt egale între ele ? Da / Nu 7) Auditorii pot face o vizit� de supraveghere pentru a verifica dac� ac�iunile corective au fost implementate: a) dac� neconformit��ile sunt minore. Da / Nu b) dac� neconformit��ile sunt majore dar nu necesit� o reevaluare complet�. Da / Nu 8) Reprezentarea grafic� a rezultatelor auditului: a) permite evaluarea eficacit��ii sistemului calit��ii, precum �i a documenta�iei aferente, în ceea ce prive�te realizarea obiectivelor pe care organiza�ia �i le-a propus în domeniul calit��ii. Da / Nu b) se poate face în diferite sisteme de reprezentare. Da / Nu c) se poate face într-un singur sistem de reprezentare care indic�: clauzele auditului, punctajul maxim aferent fiec�rei clauze, punctajul ob�inut în urma audit�rii �i gradul de îndeplinire al cerin�elor modelului urmat. Da / Nu 9) În etapa de raportare a rezultatelor auditului sunt prev�zute urm�toarele activit��i: a) elaborarea raportului de audit. Da / Nu b) transmiterea raportului de audit organiza�iei care a ini�iat auditul. Da / Nu c) elaborarea ac�iunilor corective �i comunicarea acestora c�tre auditor. Da / Nu 10) În vederea audit�rii unei organiza�ii: a) sistemul calit��ii organiza�iei este privit ca un ansamblu unitar care perimite o analiz� global�. Da / Nu b) sistemul calit��ii organiza�iei este fragmentat în foarte multe p�r�i constituente, care permit o analiz� simpl�. Da / Nu 11) Care din urm�toarele elemente sunt con�inute în Raportul de audit: a) num�rul raportului �i data elabor�rii. Da / Nu b) domeniul �i obiectivele auditului. Da / Nu c) detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit �i a reprezentan�ilor auditatului, perioada desf��ur�rii auditului �i identificarea organiza�iei auditate. Da / Nu d) documentele de referin�� în raport cu care a fost efectuat auditul. Da / Nu e) observa�ii asupra neconformit��ilor �i observa�iilor constatate. Da / Nu f) aprecierea echipei de audit asupra m�surii în care auditatul se conformeaz� documentelor de referin��. Da / Nu g) Verificarea implement�rii �i a eficien�ei ac�iunilor corective ini�iate. Da / Nu h) capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calit��ii. Da / Nu i) lista de difuzare a raportului de audit. Da / Nu 12) Înregistrarea rezultatele auditurilor se face: a) în termeni extremi: conform sau neconform. Da / Nu b) prin notarea fiec�rei activit��i analizate pe o scal� care s� cuprind� valorile extreme dar �i valori intermediare. Da / Nu


Pagina 23 M5.AC

23

13) Raportul de audit este înso�it de rapoartele de neconformit��i ? Da / Nu 14) În cadrul unui chestionar de audit efortul necesar remedierii unei activit��i punctate spre exemplu cu 2, este acela�i cu efortul implicat pentru corectarea unei alte activit��i care a fost apreciat� tot cu punctajul 2 ? Da / Nu

Prin conectare la internet la adresa de site www.mmsc.upm.ro, v� loga�i cu datele de autentificare primite (user �i parol�) �i completa�i în modulul TESTE r�spunsurile corecte la întreb�ri (pe care le-a�i încercuit anterior). ATEN�IE: Numai dup� transmiterea on-line a testului v-a�i îndeplinit obliga�iile de parcurgere a modulului.

Timp ��lucru: 10 minute

RAPORTARE I VERIFICARE -...

Documents

Transcript of RAPORTARE I VERIFICARE -...