Raport lunar nr 1

privind progresul proiectului "NOI ŞANSE DE OCUPARE PENTRU PERSOANELE VULNERABILE”

POSDRU/165/6.2/S/142864

1. Activităţi implementate pe parcursul perioadei de raportare A.1 Managementul proiectului

1.1 Alcătuirea echipei de management

Echipa de proiect aprobata initial a suferit unele modificari (in sensul cooptarii unui alt Manager de proiect), dupa aprobarea caruia s-au demarat procedurile de angajare pentru intregul personal: Dosarul de angajare ale fiecarui membru al echipei, include:

- Informarea prealabila - Cererea de angajare - Adeverinta medicala - CIM (semnat de catre ambele part) - Fisa postului - Declaratii personae aflate in intretinere - Declaratie privind sanatatea in munca - Fisa de expunere la riscuri profesionale

Dupa intocmirea dosarelor de angajare ale fiecarui membru al echipei de proiect, s-au verificat inca odata fiecare dosar al echipei, dpdv al corectitudinii întocmirii si daca acesta este complet (conf. legislației in vigoare) S-au revizuit, verificat si completat (după caz), fisele posturilor pentru care s-au angajat persoanele din cadrul echipei proiectului. S-a initiat o Notificare (nr. 1), pentru inlocuirea expertului IT, care a devenit indisponibil la data demararii proiectuluii. S-a completat (cu datele disponibile), anexa A5, ale carei informatii au fost introduce si in AW. Dosarele membrilor echipei de proiect se gasesc anexate la prezentul raport (scanate)

- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100% - Procentul de realizare a activității 100 % - Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA - Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității ; 1 luna

1.2 Organizare si metodologie

Cu sprijinul expertilor de specialitate (in consiliere, financiar, juridic, de promovare si formare), manegerul de proiect a demarare procesul de elaborare a procedurilor interne de lucru. S-au realizat in draft urmatoarele documente (anexate, livrabile - Rapoarte individuale): ROF, MOF, ROI), respectiv:

- Proceduri recrutare personal; - Proceduri de achiziție; - Proceduri de comunicare; - Proceduri de formare - Proceduri de management financiar - Proceduri de management proiect

- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100% - Procentul de realizare a activității 20 % - Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA - Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 6 luni

1.3 Organizare ad-tiva generala

In vederea asigurării unei locații corespunzătoare (conf. prevederilor din proiect, birou – 60 mp), s-au demarat din timp procedurile de identificare/ contractare a unui spațiu, aceasta fiind si prima procedura de achiziții inițiata. Simultan am demarat si consultare / studierea pieței locale (in ceea ce privește oferta de spatii disponibile), dar din păcate pentru bugetul alocat nu s-au identificat spatii corespunzătoare(ca locație si suprafața) In aceste condiții, după expirarea perioadei prevăzute in anunțul postat pe site-ul organizatiei - http://www.apsg.eu/content/achizitie-spatiu-birou-pentru-implementare-proiect-proiect-id-142864 , am demarat inițierea unei NOTIFICARI către O.I. (in sensul reducerii spatiului prevazut initial de la 60 la 40 mp, spatiu considerat suficient) . Ceilalti parteneri din proiect au realizat achizitiile specificate in cadrul prezentarii derularii activitatii A.2.

- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100% - Procentul de realizare a activității cca. 6 % - Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA - Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni

1.4 Monitorizare

Monitorizarea rezultatelor propuse in cadrul CF vis-a-vis de realizările proiectului, conf. graficului de implementare, a constituit o preocupare permanenta. S-a stabilit lista cu datele de contact ale reprezentanților organizațiilor partenere, cu care s-au ținut zilnic (prin telefon/e-mail), rapoarte de monitorizare privind evoluția / dezvoltarea activităților proprii. S-au monitorizat toate etapele organizate pentru derularea achizițiilor publice ale solicitantului - APSG (implicand verificare DA, anunțuri, etapele de deschidere/ evaluare, atribuire/semnare contracte), pentru achizitiile aflate in derulare: inchiriere spatiu birou, achizitie servicii audit, achizitie servicii expert contabil. Dosarele de achizitie aflate in curs de finalizare, sunt pentru:

- servicii expertiza contabila - servicii audit

- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100% - Procentul de realizare a activității cca. 6 % - Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA - Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni

1.5 Activitati suport pentru implementare In perioada de raportare s-a dezvoltat o activitate complexa(in principal datorita gradului incipient al proiectului), fiind necesare numeroase materiale suport pentru clarificarea membrilor echipei si partenerilor asupra principalelor aspecte ale proiectului(obiective, activitati, indicatori). S-au realizat in aceasta perioada următoarele documente de lucru:

- Bugetul proiectului, defalcat pentru solicitant si fiecare dintre cei patru parteneri - Graficul de implementare (GANTT) - Rezulte / indicatori prevăzuți (defalcat pentru solicitant si fiecare dintre cei patru

parteneri ) - Pachetele de achiziții (defalcat pentru solicitant si fiecare dintre cei patru parteneri) - Planul de achiziții

Totodată s-au completat(cu datele disponibile la acest moment), anexe de raportare (A5, A10, A26) si s-au verificare: doc. contabile, financiare/ bancare, etc. Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100%

- Procentul de realizare a activității cca. 6 % - Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA - Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni

1.6 Activitati generale de coordonare

S-au organizat doua ședințe pentru prezentarea proiectului si cunoașterea echipei(anexate, livrabile -Rapoarte individuale), in cadrul cărora s-a prezentat inițial proiectul (pp), apoi s-au purtat discuții, in principal asupra următoarelor aspecte:

- Importanta majora a fiecarei organizatii in cadrul proiectului - Modul de comunicare / colaborare, in cadrul proiectului, - Bugetul / bugetele defalcate - Programul/ planul de achizitii - Intocmirea corecta si complete a dosarelor de personal - Indicatori / rezultate agregate si defalcate - Probleme legate de prelucrarea / operarea datelor cu character personal - Modul de deducere a TVA, pentru partenerii SRL. - Alte problem legate de colaborarea viitoare

S-a pregătirt dosarul de prefinantare (pentru solicitant si parteneri, anexate, livrabile -Rapoarte individuale) Permanent (zilnic) s-a tinut legatura cu reprezentantii desemnati ai partenerilor (tel/ e-mail) si cu echipa de proiect a solicitantului.

- Gradul de realizare a sarcinilor asumate prin contract: 100% - Procentul de realizare a activității 6 % - Activitatea a fost realizată în termenul stabilit - DA - Timpul estimat necesar pentru finalizarea activității 18 luni

A2. Achizitii publice A2.1. Planificarea achizitiilor Inca din data de 16 mai a.c., s-a realizat o defalcare a bugetului pentru fiecare partener dar si a pachetelor de achizitii, individualizate. Pe baza acestor date, Impreuna cu

responsabilul cu achizitiile publice, s-a realizat “programul achizitiilor prevazute in proiect”, care a fost transmis tuturor partilor pentru insusire (anexat, livrabil Manager) A2.2. Documentare tehnica si studiu de piata Primele achizitii demarcate de catre echipa de management a solicitantului, au fost pentru:

- Inchiriere spatiu birou local - Recrutare expert contabil - Furnizare servicii de audit

Pentru inchirierea spatiului s-a utilizat si metoda de studiere a pietii locale (site-uri agentii imobiliare, anunturi mica publicitate, vizitarea unor locatii, etc.), dar a fost postata si DA pe site-ul organizatiei (APSG) Documentatiile complete (anexate scanat) ale acestor achizitii au fost realizate de catre Expertul pentru achizitii publice, care a si initiat documentele (procedurile) specifice pentru cele doua tipuri de achizitii derulate in cadrul proiectului(directa si simplificata) A2.3. Realizarea procedurilor de selectie Pana la aceasta data, sunt in curs de derulare urmatoarele proceduri specifice de achizitie, initiate in cadrul proiectului:

Organizatia

Proceduri de achizitie aflate in desfasurare

ASOCIATIA PSIHOLOGILOR GORJENI

Inchiriere spatiu birou local (esuata) Recrutare expert contabil Furnizare servicii de audit

Asociatia pentru Incluziune și Dezvoltare Socială Gorj

Achizitie echipamente birotica Servicii organizare evenimente

Asociatia Suflet pentru Oameni Targoviste

Inchiriere spatiu birou local Achizitie echipamente birotica

FUNDAŢIA BASARAB Curtea de Arges

Inchiriere spatiu birou local Achizitie echipamente birotica

A 3. Informare si publicitate A3.3. Comunicare. Realizarea site-ului proiectului. Publicare informații pe site-ul partenerilor si pe site-ul proiectului, privind implementare proiectului, achiziții publice si resursele importante pentru beneficiari. S-a realizat prima versiune a procedurii de comunicare aferentă proiectului. S-a publicat pe site-ul http://apsg.eu/noi-sanse-de-ocupare o informare privind începerea proiectului. S-a publicat pe site-ul http://apsg.eu/achizitii informațiile referitoare la achizițiile publice (servicii contabilitate proiect, servicii achiziții publice) S-a publica pe site primul raport privind stadiul implementării proiectului. S-a realizat o prezentare power – point în care cu fost incluse principalele informații ce vor fi folosite de partenerii în proiect.

A.3.10. Realizare buletin informativ. Va fi realizat cu o frecventa lunara un buletin informativ adresat atât persoanelor din grupul ținta dar si profesioniștilor cu informații relevate referitoare la tematica ocupării, consilierii profesionale si asigurării șanselor egale pe piața muncii tuturor grupurilor. S-au colectat datele de la parteneri și s-a realizat numărul 1 al buletinului informativ aferent proiectului. 3.3 Rezultate / realizări atinse pe perioada de raportare

Activitatea Rezultate atinse

A1. Managementul proiectului Echipa de management si implementare constituite, proceduri de lucru realizate (draft)

A1.1. Alcatuirea echipei de management si a echipei de implementare

P.V. al sedintei de constituire a echipei. Fise de post, dosare de personal.

Echipa de management de management constituita (8 pers): manager -1, manager financiar -1, exp achizitii -1, jurist -1, resp act financiare -4; Echipa de iImplementare(24 pers.), constituita: - Responsabil activitati promovare, informare: 5; - Responsabil activitati formare: 5; - Responsabil activitati consiliere– 1; Expert consiliere: 5; Expert/referent grup tinta: 8;

A1.2. Organizare metodologica 1 set de proceduri care contine: ROF, MOF, ROI; Proced. recrutare personal; de achizitie; de informare, promovare; etc.

A1.3. Organizare administrativa generala. Inchiriere spatii: birouri coordonare – 2 A1.4. Monitorizarea Rap. Lunare - in curs de realizare

A1.5. Activitati suport in proccesul de implementare

1. de secretariat (corespondenta, registratura, arhivare etc), 2. financiar-contabile (evidente contabile, documente financiare/bancare etc); 3. resurse umane (fise de post, evidenta docum. de personal, recrutare personal, pontaj, salarizare etc); 4. Recrutarea: experti TL: 32; pers.

A1.6. Activitati generale de coordonare (managementului de proiect)

Sedinte Lunare 2 Planificare activ.(graficul de activitati), adrese interne, minute sedinta, etc. Intocmirea CR/RTF;

A2. Achizitii publice 9 documentatii/procedure de achizitie in desfasurare A2.1. Planificarea achizitiilor planul de achizitii / proiect, realizat A2.2. Documentare tehnica si Studiu de piata

org evenimente promovare; expertiza contabila; servicii audit; echipamente IT-electronice si inchiriere spatii, - partial

A2.3. Realizarea procedurilor de selectie Anunt site(3), procese verbale sedinte de analiza si selectie - 8

A 3. Informare si publicitate Materiale de informare realizate (1)

A.3.10. Realizare buletin informativ 1 buletine informativ