Școala Națională de Studii Politice și Administrative

Dosar de practică

Coordonator: Student: Miron Andreea Georgiana

Asis. Univ. Drd. Rodica Săvulescu Facultatea de Comunicare și Relații Publice

Anul II, Grupa 6

Raport de practică

1. Descrierea organizației MWS Internet Design SRL este o societate cu răspundere limitată înființată în

anul 2009 cu sediul în București, sector 2, Șos. Fundeni nr. 2. Așa cum sugerează și

numele, această companie funcționează în primul rând în domeniul web design-ului,

oferind următoarele tipuri de servicii: înregistrare domenii web, servicii de hosting

site-uri web, creare site-uri web, redesign site-uri web, creare magazine online, design

logo, creare și transmitere newsletters, optimizare SEO (search engine optimization),

bannere web statice/animate și realizare identitate de contact (antet, cataloage, cărți de

vizită). În al doilea rând, MWS Internet Design activează și în domeniul vânzărilor,

având la dispoziția clienților două magazine online, unul de jucării și jocuri pentru

copii, iar celălalt de jocuri video pentru toate tipurile de console, inclusiv accesorii

pentru acestea. În al treilea rând, firma se ocupă și cu încheierea contractelor pentru

internet 4G, funcționând sub formă de reprezentanță pentru compania de internet

IDILIS SRL. Fiind o firmă mică, cu o vechime de șase ani, MWS Design este

structurată în trei departamente: departamentul administrativ, departamentul de

comunicare și marketing, departamentul financiar-contabil.

Atribuțiile departamentului administrativ:

- realizează activitățile administrative privind clădirea în care firma își

desfășoară activitatea

- ține evidența contractelor privind utilitățile

- planificarea, coordonarea și controlul activității personalului

- aprovizionarea sau avizarea aprovizionării cu materiale necesare desfășurării

activităților firmei

- se ocupă de mentenanța website-urilor firmei

- urmărește și răspunde de colaborările vechi sau noi cu furnizorii firmei

- coordonează activitatea de elaborare și fundamentare a bugetului anual de

venituri și cheltuieli

- răspunde de organizarea controlului financiar preventiv

- întocmește activitățile promoționale afișate pe website-urile firmei

Atribuțiile departamentului financiar-contabil:

- conduce, coordonează și răspunde de activitatea economică desfășurată de

firmă

- controlează și urmărește exactitatea operațiunilor contabile și financiare din

activitatea curentă a organizației

- comunică cu departamentul administrativ în ceea ce privește balanțele

financiare și execuția bugetară

- organizează și efectuează evidența contabilă a firmei

- operează modificările intervenite în privința salariilor

- asigură calcului și plata drepturilor bănești

- ține evidența cheltuielilor și a veniturilor firmei

- realizarea și evidența facturilor organizației

- întocmește ștatele lunare de plată privind salariații

- plata facturilor către furnizori/colaboratori și utilități

- monitorizarea termenelor de scadență pentru facturi

Atribuțiile departamentului de comunicare și marketing:

- menținerea unei imagini pozitive a firmei

- stabilește relațiile de piață ale firmei

- operează comenzile online, ținând evidența acestora pe platforma website-ului

- se ocupă de relația client-firmă și cea de firmă-furnizor

- asigură încheierea de contracte de internet

- desfășoară preluarea și efectuarea de comenzi

- propunere activități în vederea accelerării și amplificării produselor

- mentenanță social media

- promovarea firmei, a produselor și serviciilor sale mai ales în mendiul online

- monitorizarea măsurii în care produse firmei satisfac standardele clienților

- rezolvarea problemelor și gestionare situațiilor de criză

Această societate are o echipă profesionistă, formată din 4 membri, dintre care

doi lucrează în departamentul de comunicare și marketing, iar ceilalți doi în

departamentele administrativ și financiar-contabil. Website-ul firmei este

http://mwsdesign.ro, prin care se oferă serviciile de creare website, optimizare SEO,

design logo etc. Website-urile care se axează pe vânzări sunt: http://comandajucarii.ro

(distribuire de jucării pentru copii), http://fanmac.ro (distribuire jocuri video pentru

console) și http://internet-4g.ro (servicii de internet 4G). Toate cele 4 website-uri sunt

create de către administratorul firmei, expert în design web: domnul Dan Miron.

Persoana de contact ce asigură comunicarea internă și externă a firmei este Lucica

Miron (telefon: 0727892475, e-mail: lucica.miron@mwsdesign.ro).

2. Obiectivele asumate pentru stagiul de practică

Obiectivul principal pe care mi l-am asumat pentru acest stagiu de practică a

fost punerea în practică a aspectelor teoretice studiate în cadrul facultății. Având în

vedere că am învățat atât de multă teorie, simțeam nevoia de a o pune în practică, iar

oportunitatea nu a întârziat să apară. Având în vedere că nu mai lucrasem într-o

organizație și nu eram familiarizată cu munca de birou, am privit această oportunitate

ca pe o familiarizare cu domeniul comunicării și al relațiilor publice.

De asemenea, mi-am dorit foarte mult să lucrez în vânzări, mai ales cele

online, întrucât este un domeniu de viitor, în care poți discuta cu felurite persoane de

la care poți învăța destule aspecte care te pot ajuta pe viitor. Unul dintre obiectivele

propuse a fost să fiu factorul determinant pentru creșterea vânzărilor firmei, printr-o

promovare online activă și asiduă, implicare și interes la nivelul clienților, pentru ca

aceștia să apeleze din nou la serviciile firmei MWS Design.

3. Activitățile desfășurate pe perioada stagiului de practică

În luna octombrie 2014, domnul Dan Miron mi-a propus un program de

internship plătit la firma dânsului, întrucât volumul de muncă se dublase, și avea

nevoie de cineva tânăr și capabil să facă față presiunii și termenelor limită. Am

acceptat din prima, pentru că mi-a plăcut echipa din care urma să fac parte, activitatea

pe care urma să o susțin și experiența care urma să mă ajute pe parcursul carierei.

Am început să lucrez la această firmă în data de 21 octombrie 2014, într-o zi

de marți. Toată săptămâna respectivă, până vineri, a fost ocupată cu ore de training,

pentru a mă familiariza cu modul de lucru al firmei, incluzând procesarea comenzilor

pe website, folosirea platformei Fan Courier pentru livrarea produselor și

comunicarea telefonică și eletronică cu clienții și furnizorii firmei. Din fericire, sunt o

fire care prinde foarte repede și nu a fost nevoie de explicații suplimentare.

Activitatea mea din departamentul de comunicare și marketing constă în foarte

multe atribuții importante, la care atenția este crucială, pentru a nu greși absolut

nimic. Pentru început, pentru orice comandă de jucării sau jocuri primită, trebuie

verificat stocul produsului sau produselor comandat/e. În cazul în care produsul nu

prezintă stoc negativ, clientul trebuie sunat pentru confirmarea comenzii, un pas

important, întrucât au mai fost cazuri de copii care au făcut comenzile singuri, fără

știrea părinților. În urma confirmării, primul pas constă în emiterea facturii către

client prin programul de facturare Smart Bill și emiterea documentelor de livrare pe

platforma Fan Courier (awb și borderou). Toate cele 3 documente se trimit către

depozit pentru ambalarea coletului și pregătirea lui pentru venirea curierului delegat.

Comunicarea cu clienții și furnizorii are loc în principal telefonic și prin e-mail.

În afara procesării comenzilor, o altă atribuție pe care o am este încheierea

contractelor de servicii de internet 4G. Lucrând cu firma Idilis, o firmă de o anvergură

mult mai mare decât MWS Design, avem un coordonator care ne ajută în eventualele

probleme pe care le-am putea întâmpina atunci când încheiem un nou contract. În

cadrul acestei firme se lucrează pe bază de comision, 20% din fiecare contract

revenind firmei noastre. Contractele împreună cu echipamentele se trimit oriunde în

țară, prin serviciile firmei de curierat Fan Courier, unde se urmează aceeași procedură

ca cea descrisă mai sus.

În ceea ce privește partea de marketing, mă ocup cu administrarea paginii de

Facebook a website-ului, mai ales a celui pentru distribuirea jucăriilor, întrucât la ora

actuală este principala sursă de venit a firmei, urmată de serviciile de webdesign și

apoi jocurile video și internetul. De asemenea, o parte importantă constă în asigurarea

că informațiile de pe website-uri sunt corecte și mereu actualizate.

Ca evenimente importante, am asistat la conferințe și întruniri organizate de

furnizorii și colaboratorii firmei, printre care îi putem menționa pe Ventum Games

(jocuri video), Smart Toys, Ara Toys (principalul importator Playmobil în România),

Clever Toys (principalul importator Lego în România) și posibilii colaboratori, printre

care Noriel și Ideal Board Games. Un astfel de eveniment, de departe cel mai

important și interesant a fost deschiderea unei reprezentanțe Nicoro Toys, unul dintre

principalii furnizori, în noul Mega Mall deschis în zona Pantelimon. Inaugurarea

magazinului a avut loc în data de 18 mai 2015, în prezența ambasadorului Belgiei la

București, Philippe Bekke, și a directorului general Maxi Toys Belgia, Tony Mettens.

A fost o experiență inedită, pe care mi-aș dori să o repet când se va mai ivi ocazia,

întrucât este o oportunitate potrivită pentru făurirea unor relații profesionale de durată

și pentru a afla lucruri noi care mă pot ajuta în domeniul în care lucrez.

4. Observații și concluzii

În cadrul acestei firme am învățat o mulțime de lucruri noi, dar și să pun în

aplicare informații pe care le cunoșteam deja din domeniul relațiilor publice, al

comunicării și al marketing-ului, mai ales al celui online. Internship-ul plătit încă nu a

luat sfârșit, iar în octombrie 2015 voi fi angajată full time, în urma unei colaborări

minunate și care sper că va avea o durată îndelungată. Până acum nu am avut parte de

experiențe neplăcute, am învățat numai lucruri care mă pot ajuta în viitor și care îmi

pot deschide noi orizonturi de perfecționare.

Alături de MWS Internet Design am învățat ce înseamnă să lucrezi cu

adevărat în echipă, mai ales în perioada sărbătorilor când este foarte mult de muncă și

se pot comite multe greșeli. Mă bucur că în aprilie 2015 s-a luat hotărârea să mai fie

angajată o persoană tot printr-un program de internship, iar acest lucru nu a putut

decât să mă bucure. Deși programul respectiv tocmai s-a terminat, am rămas în relații

bune cu persoana respectivă și mi-ar plăcea ca MWS Design să mai organizeze astfel

de programe pentru a ajuta tineri care au fost la rândul lor în situația mea, de a dori să

pună în practică învățămintele facultății și de a nu găsi un loc potrivit pentru asta.

Am învățat că în acest domeniu, ca vânzător, trebuie să abordezi mereu o mină

veselă, să fii mereu dornic să ajuți omul care îți cere ajutorul, întrucât ceea ce m-a

uimit a fost numărul de comenzi venite prin recomandările vechilor clienți. Cel mai

important este să vorbești respectuos și adecvat și vei avea numai de câștigat, iar acest

lucru l-am învățat chiar în primele zile de practică, de la domnul administrator, care

lucrează în domeniul vânzărilor de peste 15 ani.

În concluzie, pot spune că sunt încântată că am avut oportunitatea aceasta, pe

care încă o mai fructific, iar planul meu de viitor legat de firmă constă în încheierea

mai multor contracte de colaborare, precum și ridicarea firmei printr-o promovare cât

mai activă, pentru a atrage cât mai mulți clienți.