Ps 04 Prevederi Legale Si Alte Cerinte (1)

PROCEDURĂ DE SISTEMCod document

PS-04

PREVEDERI LEGALE ȘI ALTE CERINȚEAPLICABILE, EVALUAREA

CONFORMĂRII CU CERINŢELE LEGALE ŞI ALTE CERINŢE

Pag./Total pag. 2/12

Data 06.12.2010

Ediţie/Revizie 1/ 0 1 2 3 4 5

1. SCOP

Prezenta procedură stabileşte modul de identificare, evidenţă, acces, actualizare şi comunicare a prevederilor legale şi a altor cerinţe la care Universitatea subscrie, în toate domeniile asociate proceselor, serviciilor şi produselor, a funcționării sistemului de control intern și a elementelor sale, precum și evaluarea periodică a conformării cu acestea.

2 DOMENIU DE APLICAREProcedura se aplică tuturor proceselor desfăşurate în Universitate.

3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

MSIM-01 – Manualul Sistemului Integrat de Management Calitate, Mediu, Sănătate şi Securitate Ocupaţională şi Responsabilitate Socială;SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe;SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei;SR EN ISO 14001: 2005 – Sisteme de management de mediu. Cerinţe cu ghid de utilizare;SR ISO 14050: 2010 – Management de mediu. Vocabular;SR OHSAS 18001: 2008 – Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Cerinţe;SR OHSAS 18002:2009 – Sisteme de management ale sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001: 2007;SA 8000:2008 Certificarea sistemelor de management al responsabilităţii sociale;Ordin MFP nr. 946/2005, modificat de Ordinul MFP nr. 1389/2006 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;R-01.03 Codul de etică al Universității;R-01.01 Regulamentul de organizare și funcționare al Universității;R-01.02 . Regulamentul de organizare internă al Universității;Legea 1/2011 – Legea educaţiei naţionale;Legea 128/1997 privind statutul cadrelor didactice, completată;HG nr. 1175/2006 privind organizarea studiilor universitare de licenţă şi aprobarea listei domeniilor şi specializărilor din cadrul acestora; OMEdC 3617/2005 privind aplicarea generalizată a Sistemului european de credite transferabile;Legea educaţiei fizice şi sportului, 69/2000;Legea cercetării, 324/2003;Legea 319/2003 privind statutul personalului de cercetare;Legea 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, completată;Legea 87/2006 privind asigurarea calităţii în învăţământ;HG 88/2005 privind organizarea studiilor universitare de licenţă; H.G. 567/15.06.2005 privind organizarea şi desfăşurarea studiilor universitare de doctorat;


PS-04




Data 06.12.2010


H.G. 1169/29.09.2005 pentru modificarea H.G. 567/2005 privind organizarea şi desfăşurarea studiilor universitare de doctorat;HG 238/2000 privind evaluarea performanţelor individuale ale personalului didactic din învăţământul superior;OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii;Standarde specifice şi proceduri ARACIS.SR EN ISO 22000:2005 - Sisteme de manangement al siguranţei alimentelor – Cerinţe pentru orice organizaţie din lanţul alimentar;SR ISO/TS 22004 - Sisteme de management al siguraţei alimentului. Recomandări de aplicare pentru ISO 22000:2005;SR EN ISO 22005 - Trasabilitatea în lanţul alimentar. Principii generale şi cerinţe fundamentale pentru proiectarea şi implementarea sistemului;Ordin nr. 1956 din 18.10.1995 privind introducerea şi aplicarea sistemului HACCP în activitatea de supraveghere a condiţiilor de igienă din sectorul alimentar;Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare;Regulamentul (CE) nr. 853/2004 de stabilire a normelor specifice de igienă privind igiena produselor alimentare;Regulamentul (CE) nr. 2073/2005 privind criteriile microbiologice pentru produsele alimentare;Legea nr.150 din 2004 - privind siguranţa alimentară;Hotărârea nr. 924 din 11/08/2005 privind aprobarea Regulilor generale pentru igiena produselor alimentare.MSIM-01 Manualul Sistemului Integrat de Management;

4.1 Definiţii Prevederi legale: prevederi legale referitoare la calitate, mediu, sănătatea şi securitatea ocupaţională: legi, ordonanţe, hotărâri de guvern, standarde, ordine ministeriale, acreditări, certificări ale organizaţiei, procese-verbale ale ședințelor Biroului senat și ale Senatului; Lege: normă (act normativ) cu caracter obligatoriu, stabilită şi apărată de puterea de stat; Normă: regulă, dispoziţie etc., obligatorie, fixată prin lege sau prin uz; Partea interesată: persoană sau grup preocupat sau afectat de performanţa organizaţiei; Cerinţă: nevoie sau aşteptare care este declarată, implicită sau obligatorie; Controlul: parte a managementului, concentrată pe îndeplinirea cerinţelor referitoare la calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională; Conformitate: îndeplinirea unei cerinţe; Control intern – ansamblul politicilor și procedurilor concepute și implementate de către managementul și personalul Universității, în vederea: atingerii obiectivelor într-un mod economic, eficient și eficace; respectarea regulilor externe, a politicilor și a regulilor managementului; protejarea bunurilor și informațiilor; prevenirea și depistarea fraudelor și greșelilor;


PS-04




Data 06.12.2010


calitatea documentelor (inclusiv a celor de contabilitate) și producerea în timp util de informații de încredere referitoare la segmentul financiar și de management; Riscurile – evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor; Activități de control – observarea, compararea, supervizarea, examinarea, separarea funcțiilor și monitorizarea; Frauda – orice acțiune sau omisiune intenționată în legătură cu: utilizarea sau prezentarea de declarații ori documente false, incorecte sau incomplete, necomunicarea unei informații prin încălcarea unei obligații specifice, utilizarea nepotrivită sau incorectă a fondurilor comunitare, a celor de cofinanțare sau a celor provenite din contracte; fraudă intelectuală; Integritate – sentiment al demnității, dreptății și conștiinciozității, care servește drept cauză în conduita omului: onestitate, cinste, probitate; Securitate – absenţa unor riscuri de vătămare inacceptabile; Securitate şi Sănătate Ocupaţională (S.S.O.) – condiţii şi factori care afectează sau ar putea afecta starea de sănătate şi securitate a angajaţilor sau a altor lucrători (inclusiv personal temporar angajat şi personal subcontractant), a vizitatorilor sau a oricărei alte persoane aflate la locul de muncă. Loc de muncă – Orice locaţie fizică în care se desfăşoară activităţi legate de muncă sub controlul organizaţiei.

4.2 AbrevieriRM – Reprezentantul managementului;DM – Departament de management;RCMSSO – Responsabil pentru calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională;SIM – Sistem Integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională;MSIM – Manualul sistemului integrat de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională;CMSSO – Calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională;RMSSO – Responsabilul de mediu, securitate şi sănătate ocupaţională;MO – Monitorul oficial al României;MECTS –Ministerul Educației, Cercetării, Tineretului și Sportului;ISCIR – Inspecţia de stat pentru cazane şi instalaţii de ridicat;CEACU - Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii în Universitate;MFP - Ministerul Finanțelor Publice;UB – Universitatea „Vasile Alecsandri” din Bacău;DGA - Direcția Generală Administrativă.SRU – Serviciul Resurse Umane

5 DESCRIEREA ACTIVITĂŢII

5.1 Identificarea cerințelor legale şi a altor cerințe la care Universitatea subscrie

UB asigură respectarea cerințelor legale şi a altor cerinţe la care subscrie prin:


PS-04




Data 06.12.2010


- achiziţionarea colecţiei complete a „Monitorului oficial”, în partea I; programul informatic „Legis”; abonarea la reviste de specialitate; consultarea site-urilor organismelor de reglementare etc.Prin studierea lunară a „Monitorului oficial”, RMSSO din UB identifică prevederile legale noi, modificări, actualizări, republicări, abrogări ale acestor cerințe legale referitoare la MSSO, alte cerințe la care Universitatea subscrie şi instruiește RCMSSO din compartimente.Informația privind legislaţia aplicabilă cuprinde referirea exactă la „Monitorul oficial” şi la numărul şi denumirea prevederii legale. Aplicarea în cadrul compartimentului a acestor prevederi cade în sarcina RCMSSO, care la nevoie solicită textul prevederii legale în copie xerox sau apelează programul „Legis”, precum și alte prevederi cuprinse în procesele-verbale ale Senatului, Birou Senat, Consiliu Facultății, etc.Juristul identifică cerințele legale noi, modificări, actualizări, republicări, abrogări ale acestora, prin:

- consultarea „Monitorului oficial” și a programului informatic „Legis”;- abonament la reviste de specialitate.

Autorizaţiile, certificatele, notificările, acordurile, avizele necesare sunt obţinute de la autorităţile competente.Deoarece autorizaţiile, certificatele, notificările, acordurile, avizele de MSSO reprezintă personalizarea legislaţiei de MSSO la condiţiile UB, RMSSO transmite către conducătorii compartimentelor UB cerințele actelor reglementate ale căror rezolvare şi monitorizare cad în sarcina acestora. Orice reactualizare a legislaţiei în domeniu care atrage atribuţii şi responsabilităţi ale compartimentelor este adusă la cunoştinţa acestora de RMSSO.Fiecare compartiment care deţine autorizaţii, certificate, notificări, acorduri, avize le înregistrează în „Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor”, F 368.10.

5.2. Analiza cerințelor legale şi a altor cerințe la care Universitatea subscrie

RMSSO și CEACU analizează cerințele legale de calitate, mediu, sănătate și securitate ocupațională, responsabilitate socială şi identifică aria de aplicabilitate a acestora, în funcţie de activităţile desfăşurate, de aspectele de mediu identificate și de riscurile asociate pe fiecare compartiment. În urma analizei se elaborează „Lista cerințelor legale și alte cerințe la care Universitatea subscrie (Lista documentelor externe/interne)”, F 07.07, ce este structurată pe fiecare compartiment.

5.3.1. Identificarea modului de aplicare a cerințelor legale şi a altor cerințe la care Universitatea subscrie

RCMSSO și CEACU consultă „Lista cerințelor legale și alte cerințe la care Universitatea subscrie”, F 07.07 şi identifică, după caz, în funcţie de contextul cerinţei:


PS-04




Data 06.12.2010


- tematica necesară a fi inclusă în programele de instruire şi de conştientizare a personalului; procedurile şi instrucţiunile care trebuie să fie elaborate şi implementate pentru aplicarea cerinţelor legale și reglementate de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială şi a altor cerinţe aplicabile; necesităţile de revizuire a programului de monitorizare şi măsurare a performanțelor de mediu, SSO și a performanțelor proceselor (conform PS 07 „Monitorizarea şi măsurarea performanțelor”); necesităţile de revizuire a planurilor de acţiune în cazul situațiilor de urgenţă și a capacității de răspuns (conform PS 06 „Pregătirea pentru situații de urgență și capacitate de răspuns”);- necesităţile de obţinere/revizuire a acordurilor/avizelor/autorizaţiilor solicitate; modificarea deciziilor existente și emiterea altora, precum și revizuirea fișelor de post;- alte măsuri de implementare.RCMSSO transmite DM informaţiile referitoare la necesităţile de instruire şi conştientizare, respectiv documentare.DM împreună cu SRU actualizează Programul anual de instruire, formular cod F 356.10, cu tematicile identificate ca fiind necesare pentru implementarea cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială şi se realizează instruirea/ conştientizarea conform procedurii „Competenţă, instruire, conştientizare şi control”, cod PS 08.RM actualizează planul de documentare/actualizare documente SIM în conformitate cu necesităţile de documentare derivate din „Registrul cerințelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe aplicabile”, cod F 370.10.RMSSO actualizează programul de monitorizare şi măsurare în conformitate cu necesităţile identificate la analiza cerinţelor de mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe.RMSSO actualizează planurile de acţiune în caz de urgenţă corespunzător necesităţilor identificate la analiza cerinţelor de mediu, de sănătate şi securitate ocupaţională aplicabile.RM analizează necesităţile de alocare a resurselor umane pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi al altor cerinţe aplicabile şi propune emiterea deciziilor de numire respective. Se revizuiesc fişele de post ale personalului numit ca urmare a deciziilor emise şi se comunică rolurile, responsabilităţile şi autorităţile nou create în cadrul sistemului.

5.3.2. Evaluarea conformării cu prevederile legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe aplicabile


PS-04




Data 06.12.2010


SCHEMA LOGICĂ A PROCEDURII

Conformitatea cu prevederile legale şi alte cerinţe aplicabile reprezintă cerinţa minimă a demonstrării performanţei de calitate, de mediu, de sănătate şi securitate ocupaţională, a funcţionării sistemului de control intern şi a elementelor sale în UB şi este un principiu director al politicii instituţiei.Conform punctelor 5.1, 5.2. și 5.3, conducătorii compartimentelor (inclusiv financiar-contabilitate), actualizează periodic Lista documentelor externe/interne, RMSSO actualizează periodic Registrul prevederilor legale şi a altor cerinţe legale aplicabile, cod F 371.10, iar RM împreună cu DM, CEACU şi RMSSO actualizează „Registrul cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe aplicabile”, cod F 370.10.

Alocare resurse

Implementare cerinţe

Monitorizarea aplicării cerinţelor legale şi altor cerinţe

Există neconformitate faţă de cerinţele legale şi alte cerinţe

Acţiuni preventive/ corective

Implementare acţiuni corective/ preventive

Raportare conformitate, către RECTOR

SSTOP

DA

NU


PS-04




Data 06.12.2010


Evaluarea conformării se poate realiza şi prin controale periodice. Rectorul alocă resursele necesare asigurării conformităţii cu prevederile legale în vigoare şi cu alte cerinţe aplicabile. Atunci când este cazul, se revizuiesc obiectivele Universităţii şi programul de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională.Verificarea periodică a respectării prevederilor legale şi a altor cerinţe aplicabile aspectelor de mediu semnificative şi riscurilor rezultate din activităţile UB, se face prin audituri interne de către auditori interni (certificaţi), în baza „Programului de audit intern”, formular F 11.07, şi este inclusă în toate auditurile SIM, conform procedurii de sistem „Audit intern”, PS 02.Auditorul-şef se asigură că auditorii sunt instruiţi şi competenţi pentru a verifica dacă:- este asigurat accesul la cerinţele legale;- cerinţele legale sunt înţelese de personal;- procedurile operaţionale/instrucţiunile de lucru/ criteriile de operare asigură conformitatea;- înregistrările demonstrează conformitatea;- se cunoaşte cum se acţionează în situaţiile de urgenţă; Conformitatea cu prevederile legale şi cu alte cerinţe aplicabile se evaluează şi cu ocazia controalelor interne programate sau neprogramate; acesta se poate completa cu noi criterii de evaluare a conformităţii.Neconformităţile faţă de prevederile legale şi problemele care afectează conformitatea pot fi descoperite prin audit intern/control sau în mod independent de audit/ inspecţie.Neconformităţile faţă de prevederile legale şi problemele care afectează conformitatea de MSSO, descoperite cu ocazia auditurilor interne, se tratează conform procedurii de sistem „Controlul produsului şi serviciului neconform, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive”, cod PS 03.Neconformităţile faţă de prevederile legale şi problemele care afectează conformitatea de mediu, SSO şi cele de responsabilitate socială sunt tratate cu prioritate.Pentru neconformităţi legate de nerespectarea cerinţelor legale se stabilesc şi se implementează acţiuni corective şi acţiuni preventive.Şefii compartimentelor implicate implementează aceste acţiuni corective şi preventive în aria lor de responsabilitate. RM/DM/RMSSO/ Auditorul-şef, după caz, se asigură de tratarea corespunzătoare a conformităţii cu prevederile legale şi alte cerinţe înainte de a semna „Raportul de audit”, formular F 13.07, sau „Raport de neconformitate, acţiune preventivă, acţiune corectivă”, cod F 14.07.RM/DM raportează în cadrul analizei managementului performanţa de mediu şi SSO, realizată conform procedurilor de sistem: „Monitorizarea şi măsurarea performanţelor” cod PS 07, „Comunicare, participare şi consultare” cod PS 09, şi conformitatea cu prevederile legale şi alte cerinţe apărute. Disfuncţionalităţile sau alte probleme identificate de controlul intern se rezolvă operativ prin stabilirea de măsuri corective. Verificarea rezolvării acestora asigură realizarea obiectivelor.


PS-04




Data 06.12.2010


Monitorizarea, coordonarea şi îndrumarea metodologică a sistemelor proprii de control intern/managerial se fac de către o comisie numită prin DECIZIA RECTORULUI. Sarcinile şi responsabilităţile acestei comisii sunt precizate în Regulamentul de organizare şi funcţionare a acesteia.Evaluarea eficacităţii controlului intern/managerial se face prin analiza modului în care obiectivele stabilite prin programele de management au fost realizate.La baza acestei analize va sta şi Raportul Comisiei pentru finanţare, care funcţionează în baza Regulamentului R-04.03, precum şi rapoartele Auditului public intern (PO-API- 01).

6 RESPONSABILITĂŢI 6.1 Rector

Supune aprobării Senatului deciziile privind alocarea de resurse umane pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială şi a altor cerinţe aplicabile;Asigură resursele financiare pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi a altor cerinţe aplicabile;Asigură cadrul necesar funcționării funcției de evaluare a controlului intern;Asigură verificarea și evaluarea funcționării sistemului de control intern și a elementelor sale.

6.2 Reprezentantul ManagementuluiAnalizează, împreună cu DM, CEACU și RMSSO, prevederile legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională, responsabilitate socială identificate şi alte cerinţe aplicabile, identifică aria de aplicabilitate a acestora în funcţie de activităţile desfăşurate, de aspectele semnificative de mediu şi a riscurilor identificate;Actualizează planul deÎntocmește, împreună cu DM, IMSSO, CEAUC și RMSSO „Registrul cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi al altor cerinţe aplicabile”, model cod F 370.10.

6.3 Departament de Management- centralizează prevederile şi cerinţele de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională identificate pe factori de mediu şi alte cerinţe aplicabile;- înregistrează şi actualizează prevederile legale de MSSO în „Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile”, F 371.10, pe tip de legislaţie: de mediu, de SSO; anunţă prin sistem electronic conducătorul compartimentului unde are aplicabilitate legislaţia respectivă de MSSO; centralizează „Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor”, cod F 368.10, şi o actualizează ori de câte ori apar modificări sau acte noi; analizează, împreună cu RM, prevederile legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională identificate şi alte cerinţe aplicabile şi identifică aria de aplicabilitate a acestora, în funcţie de activităţile desfăşurate şi de aspectele de mediu identificate;


PS-04




Data 06.12.2010


actualizează planul de documentare/actualizare documente SIM în conformitate cu necesităţile de documentare derivate din „Registrele cerințelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi ale altor cerinţe aplicabile”, model cod F 370.10.

6.4 RMSSO- întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07;- actualizează Lista acordurilor, autorizațiilor și licențelor, F 368.10;- instruiește RCMSSO cu privire la modificările identificate în legislație;- transmite compartimentelor din UB prevederile și condițiile din actele de reglementare ale căror rezolvare și monitorizare cad în sarcina acestora;- aduce la cunoștința compartimentelor orice modificare a actelor de reglementare și licență;- verifică semestrial modul de completare la nivelul compartimentelor a Registrului prevederilor legale și al altor cerințe aplicabile, F 371.10;- analizează împreună cu RM, DM, CEAUC prevederile legale, identifică aria lor de aplicabilitate și propune modalitatea practică de implementare;- instruiește o dată pe an personalul (lucrătorii) fiecărui compartiment din UB

referitor la riscurile și evaluarea acestora, legislația primară, instrucțiunile proprii de SSO, aspectele de mediu identificate;- responsabil ISCIR la nivelul Universității.

6.5 RCMSSO consultă rubrica „Mod de implementare” din „Registrul cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi al altor cerinţe”, model cod F 370.01, şi identifică, după caz, în funcţie de contextul cerinţei, noi necesităţi;- actualizează programul de monitorizare şi măsurare în conformitate cu necesităţile identificate la analiza cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi alte cerinţe;- actualizează planurile de acţiune în caz de urgenţă corespunzător necesităţilor identificate la analiza cerinţelor de mediu, sănătate şi securitate ocupaţională aplicabile în compartiment;- transmite DM informaţiile referitoare la necesităţile de instruire şi conştientizare, respectiv documentare şi decizii/ fişe post;- transmite modul de implementare a noilor prevederi de MSSO în cadrul compartimentelor, unde este cazul;- întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07.

6.6 DGA- instruiește toate structurile din subordine cu privire la modificările apărute în legislație;- întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07.


PS-04




Data 06.12.2010


6.7 Secretararul șef UB- întocmește și actualizează Lista cerințelor legale și a altor cerințe la care Universitatea subscrie (în domeniul său de responsabilitate), F 07.07.

6.8 Compartiment Juridic- asigură la cerere consiliere juridică.

6.9 Serviciul resurse umane actualizează Programul anual de instruire cu tematicile identificate ca fiind necesare pentru implementarea cerinţelor de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională; analizează necesităţile de alocare de resurse umane pentru implementarea cerinţelor legale de calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională şi ale altor cerinţe aplicabile.

6.10 Întreg personalul UB- sesizează orice disfuncționalitate care ar pune în pericol realizarea obiectivelor stabilite, rectorului/RM/DM/RMSSO/RCMSSO sau şefului compartimentului implicat, după caz;- sesizează orice neconformitate privind mediul, sănătatea și securitatea ocupației, precum și a celor de calitate, rectorului/RM/DM/RMSSO/RCMSSO sau şefului compartimentului implicat, după caz;- respectă toate prevederile din Codul de etică (R-01.03), ROF (R-01.01) și ROI (R-01.02) ale UB.

6.11 Conducătorii compartimentelor- asigură condiții de desfășurare a controlului intern;- implementează corecțiile pentru asigurarea conformităţii; implementează şi controlează respectarea prevederilor legale şi altor cerinţe aplicabile; întocmesc înregistrări şi trimit la RMSSO (DM) lista cu acordurile, autorizaţiile şi licenţele pe care compartimentul trebuie să le deţină, precum şi completări, ori de câte ori apar modificări sau acte noi;- identifică cerinţele legale aplicabile în activitatea pe care o coordonează;- actualizează „Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile”, F 07.07;

verifică semestrial modul de completare a Registrului prevederilor legale și al altor cerințe aplicabile, F 371.10.

7 ÎNREGISTRĂRI

Înregistrarea Suportul CompleteazăLocul de păstrare

Durata

Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile

ElectronicF 371.10

DM/RMSSO/DM/RMSSO

Până la expirarea valabilităţii

actelor

Registrul Electronic RM/DM/RMSSO/ RMSSO 3 ani


PS-04




Data 06.12.2010


cerinţelor de MSSO şi al altor cerinţe aplicabile

F 370.10 CEACU

Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor

Hârtie F 368.10

IMSSO DM3 ani

Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile (lista documentelor externe/interne)

FormularF 07.07

conducătorii compartimentelor

Compartimente RCMSSO

Până la expirarea valabilităţii

actelor

Raport de evaluare a conformării cu cerinţele legale şi alte cerinţe (mediu şi SSO)

FormularF 408.10

Director DM DM Anual

8 ANEXE

- Anexa nr. 1: Model formular - „Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile”, cod F 07.07- Anexa nr. 2: Model formular - „Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile”, cod F 371.10;- Anexa nr. 3: Model formular - „Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor”, cod F 368.10- Anexa nr. 4: Model formular - „Registrul cerinţelor de MSSO şi al altor cerinţe aplicabile”, cod F 370.10.


PS-04

PREVEDERI LEGALE ȘI ALTE CERINȚEAPLICABILE, EVALUAREA CONFORMĂRII CU CERINŢELE LEGALE ŞI ALTE CERINŢE

Pag./Total pag.

Data 02.02.2012


Anexa nr. 1Model formular

Lista cerinţelor legale şi a altor cerinţe aplicabile (lista documentelor externe/ interne)

Nr. crt. Denumire document Unde se păstrează

Data intrării în evidenţă / Nume

/Semnătura pers. Aut.

Data scoaterii din evidenţă / Nume /

Semnătura pers. aut.

Observaţii

12

F. 07.07/Ed.xx

F 03.07/Ed.1 Fişier SIM/PS/PS-04


PS-04


Pag./Total pag.

Data 02.02.2012


Anexa nr. 2Model formular

Registrul prevederilor legale şi al altor cerinţe aplicabile

Nr. crt.

Cine aplică Denumire act normativ Număr/ Dată Modificări/ Completări Loc publicare/ Emitent

Cerinţe de ………………….

Cerinţe de ……………………

F 371.10/ Ed.xx



PS-04


Pag./Total pag.

Data 02.02.2012


Anexa nr. 3

Model formular

Lista acordurilor, autorizaţiilor şi licenţelor

Nr. crt.

Denumire act Număr/ Data Emitent Perioadă de valabilitate

Universitate:1.2.3.Compartiment:1.2.3.

F 368.10/ Ed.xx



PS-04


Pag./Total pag.

Data 02.02.2012


Anexa nr. 4

Model formular

Registrul cerinţelor de CMSSO şi al altor cerinţe aplicabile

Titlul prevederii Referinţa (mediu, SSO) Compartiment UB Modul de implementare

RM,(nume, prenume, semnătura)

………………………..

F 370.10/Ed.xx


Ps 04 Prevederi Legale Si Alte Cerinte (1)

Documents

Transcript of Ps 04 Prevederi Legale Si Alte Cerinte (1)