Proiecte FP7

Procedura de sistem management calitate Ghid de Implementare a Proiectelor cu Finantare de la Comisia Europeana

Cod document: P_AC

CONFIDENŢIAL Pagina 2 din 12

Cuprins 1 Scop .............................................................................................................................................. 3

2 Domeniu de aplicare .................................................................................................................... 3

3 Documente asociate ..................................................................................................................... 3

4 Definiţii şi abrevieri ...................................................................................................................... 4

4.1 Definiţii .................................................................................................................................. 4

4.2 Abrevieri ................................................................................................................................ 4

5 Ghid de Implementare ................................................................................................................. 4

5.1 Roluri si responsabilitati ........................................................................................................ 4

5.2 Proiecte FP7: Propunere ........................................................................................................ 7 5.3 Proiecte FP7: Contractare ...................................................................................................... 7

5.4 Proiect FP7: Implementare .................................................................................................... 8 5.5 Proiecte FP7: Raportarea financiara periodica sau finala ...................................................... 9

6 Înregistrări (denumire/ cod sau locaţie) .................................................................................... 12


Cod document: P_AC


1 Scop

Scopul prezentei proceduri este de a descrie metodologia de propunere, contractare, implementare si

raportare a proiectelor finantate de catre Comisia Europeana (EC) in cadrul Programului Cadru 7

(FP7).

2 Domeniu de aplicare

Această procedură se aplică în Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca începând cu ____ noiembrie

2013. In urma experientiei acumulate, la 3 luni de aplicare ghidul va fi revizuit.

3 Documente asociate

Prezentei proceduri i se asociază documentele din lista şi din tabelul de mai jos.

3.1 Legea nr. 1/2011 – Legea Educaţiei Naţionale 3.2 HOTĂRÂREA Nr. 1244 din 12 decembrie 2012 privind modificarea şi completarea

unor acte normative referitoare la Planul naţional de cercetare-dezvoltare şi inovare

3.3. HOTARARE nr.133 din 16 februarie 2011 privind modificarea si completarea unor acte normative referitoare la Planul national de cercetare-dezvoltare si inovare

3.4. HOTARARE nr. 475 din 23 mai 2007 privind aprobarea Planului national de cercetare-dezvoltare si inovare 2,pentru perioada 2007-2013

3.5. HOTARARE nr. 1265 din 13 august 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind contractarea,finantarea,monitorizarea si evaluarea programelor,proiectelor de cercetare-dezvoltare si inovare

3.6. ORDONANTA nr.57 din 16 august 2002 privind cercetarea stiintifica si dezvoltare tehnologica

3.7 Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions, v. 18.03.2013

Lista procedurilor din UTCN care vizeaza activitati aferente administrarii proiectelor de cercetare cu finantare internationala, desfasurate in colaborare cu alte departamente/servicii din UTCN, cum sunt Personal, Financiar/Contabilitate, Achizitii, Aprovizionare etc., este publicata pe site-ul UTCN in sectiunea „Regulamente si Proceduri”:

http://www.utcluj.ro/universitatea/despre/regulamente/

http://www.utcluj.ro/universitatea/despre/regulamente/


Cod document: P_AC


4 Definiţii şi abrevieri

4.1 Definiţii

Se aplică definiţiile din SR EN ISO 9001:2008 şi M_C, completate cu următoarele definiţii:

Acţiune corectivă (SR ISO 9000): Acţiune vizând eliminarea cauzelor unei neconformităţi sau a unei alte situaţii nedorite detectate.

Neconformitate (definiţie internă): Eroare sau abatere în derularea unui serviciu al DMCDI în raport cu o caracteristică de calitate care descrie serviciul respectiv.

4.2 Abrevieri

Se aplică abrevierile din Manualul calităţii (M_C), completate cu:

Universitate: Universitatea Tehnică din Cluj–Napoca.

Senat: Senatul Universităţii Tehnice din Cluj–Napoca.

Manager UAPC: Managerul Executiv al Unităţii De Administrare a Proiectelor de Cercetare

Manager UPIC: Managerul Executiv al Unităţii De Sprijinirea a Implementarii Proiectelor de Cercetare Internationale

Birou: Unitatea Executivă pentru Administrarea Proiectelor de Cercetare

Salariat/Angajat: Persoană care are raporturi de muncă cu Universitatea, reflectate într-un contract de muncă

CE/EC : Comisia Europeana

FP7/PC7 : Framework Programme 7/Programul Cadru 7

DMCDI – Departamentul pentru Managementul Cercetarii, Dezvoltarii si Inovarii

Personal – Serviciul Personal din UTCN

Financiar/Contabilitate – Serviciile Financiar si Contabilitate din UTCN

Juridic – Departamentul Juridic

5 Ghid de Implementare

5.1 Roluri si responsabilitati

In implementarea in UTCN a proiectelor finantate din Programul Cadru 7 sunt implicate

urmatoarele roluri:

Director/responsabil de proiect

Responsabil financiar (optional)

Manager UAPC

Administrator patrimoniu UAPC

Administrator salarizare UAPC

Serviciul Personal

Serviciul Financiar

Serviciul Contabilitate

Departamentul Juridic

Conducerea UTCN


Cod document: P_AC


Responsabilitatile acestor roluri sunt centralizate in tabelul de mai jos. Aceasta lista este ne-

exclusiva, ea putand contine si alte responsabilitati ne-enumerate in acest material.

Rol Responsabilitate Etapa

Conducerea UTCN Aprobarea si semnarea propunerilor de proiecte. Propunere

Conducerea UTCN Aprobarea si semnarea documentatiei de contractare

aferenta propunerilor de proiecte acceptate spre

finantare.

Contractare

Conducerea UTCN Semnarea rapoartelor financiare (Form C si Form C

Adjustments), pentru a fi expediate institutiei

coordonatoare a proiectului.

Raportare

Serviciul Contabilitate Inregistrarea documentelor justificative aferente

activitatilor din proiect (financiar-contabile); pastrarea

documentelor justificative originale

Implementare

Serviciul

Financiar/Contabilitate

Calcul delegatii, intocmire documente de plata,

deconturi de cheltuieli, emitere facturi etc

Implementare

Serviciul Contabilitate Evidenta contabila a veniturilor, cheltuielilor si a

operatiunilor de incasari si plati

Implementare

Director/responsabil

de proiect

Depunerea propunerii de proiect la DMCDI in scopul

verificarii si aprobarii acesteia.

Propunere


de proiect

Depunerea documentatiei de contractare la DMCDI in

scopul verificarii si aprobarii acesteia.

Contractare


de proiect

Initierea procedurii de angajare a membrilor echipei

proiectului.

Contractare


de proiect

Stabilirea/negocierea/renegocierea tarifelor orare

contractuale

Contractare


de proiect

Management stiintific si financiar al proiectului Contractare,

Implementare,

Raportare


de proiect

Definirea si urmarirea planurilor de achizitie Implementare


de proiect

Urmarirea executiei bugetare a proiectului Implementare


de proiect

Solicitarea co-finantarii din partea UTCN Implementare


de proiect

Solicitarea platii regiei catre UTCN Implementare


de proiect

Validarea repartitiei cheltuielilor pe pachete de lucru. Implementare


de proiect

Pastrarea inregistrarilor activitatii din proiect

(stiintifice)

Implementare


Cod document: P_AC



de proiect

Realizarea si monitorizarea pontajelor orare si valorice

si pe pachete de lucru

Implementare


de proiect

Intocmirea de rapoarte financiare periodice catre

autoritatea contractanta (Comisia Europeana)

Raportare


de proiect

Identificarea cheltuielilor eligibile si, respectiv, ne-

eligibile, in vederea intocmirii rapoartelor financiare.

Raportare

DMCDI Verificarea propunerii de proiect (grila de salarizare,

cota cheltuieli indirecte etc), efort financiar al UTCN.

Propunere

DMCDI Verificarea documentatiei de contractare (grila de

salarizare, cota cheltuieli indirecte etc), efort financiar

al UTCN.

Contractare

DMCDI Pentru personalul angajat cu functie de baza in UTCN si

cu cumul de cercetare in proiect, redactarea contractelor

de munca este realizata de catre DMCDI.

Contractare

DMCDI Conducerea evidentei analitice, extracontabila a

inregistrarilor aferente proiectelor si alocarea acestora

pe capitole de buget.

Implementare

DMCDI Pastrarea documentelor privind cheltuielile cu salariile

aferente activitatilor din proiect (pontaje orare,

valorice), copii ale documentelor justificative privind

cheltuieli materiale si deplasari.

Implementare

DMCDI Validarea pontajelor orare si valorice Implementare

DMCDI Inregistrarea salariilor in programul de calcul al

salariilor din UTCN

Implementare

DMCDI Reconcilierea inregistrarilor contabile cu cele aferente

cheltuielilor incluse in rapoartele financiare ale

proiectului.

Implementare

Serviciul Personal Elaborarea contractelor de munca si a actelor aditionale

aferente (in minim 3 exemplare: 1 pentru Serviciul

Personal, 1 pentru Angajat, 1 pentru

Director/responsabil de proiect).

Contractare

Serviciul Personal Pastrarea contractelor de munca si a actelor aditionale

corespunzatoare.

Implementare

Serviciul Personal Pentru personalul angajat cu functie de baza pe proiect,

redactarea contractelor de munca este realizata de

departamentul Personal (cf. procedurii de angajare).

Contractare

Directorul/responsabilul de proiect poate delega urmatoarele sarcini de management unui

Responsabil Financiar, care face parte din echipa de proiect:

Definirea si urmarirea planurilor de achizitie

Urmarirea executiei bugetare a proiectului

Solicitarea co-finantarii din partea UTCN

Solicitarea platii regiei catre UTCN

Identificarea cheltuielilor eligibile si, respectiv, ne-eligibile, in vederea intocmirii

rapoartelor financiare.


Cod document: P_AC


Intocmirea de rapoarte financiare periodice catre autoritatea contractanta (Comisia

Europeana)

5.2 Proiecte FP7: Propunere

In faza de propunere a unui proiect FP7, se vor parcurge urmatoarele etape:

Verificare propunere: Propunerea de proiect va fi depusa la DMCDI pentru

verificare. Vor fi verificate aspecte financiare cum sunt: grila de salarizare

utilizata in intocmirea bugetului proiectului, co-finantare, mod de calcul al

costurilor indirecte, achizitii anticipate etc. Propunerea va fi insotita de un

document care sa evidentieze efortul financiar estimat pentru derularea in UTCN

a proiectului, in caz de acceptare. Daca in urma acestei verificari sunt

identificate probleme de natura financiara in cadrul propunerii de proiect,

acestea vor trebui rezolvate si propunerea va fi re-verificata.

o Responsabil: Director/responsabil proiect, manager UAPC

Inregistrare propunere: Dupa verificarea cu succes a propunerii, aceasta va fi

inregistrata la serviciul Registratura al UTCN. Numarul de inregistrare primit va

fi folosit in orice corespondenta care este legata de propunere.

o Responsabil: administrator patrimoniu UAPC, Director/responsabil

proiect

Aprobare si semnare propunere: Propunerile care au fost verificate cu succes

si au primit numar de inregistare, vor fi inaintate de catre DMCDI Conducerii

UTCN pentru aprobare si semnare. Un exemplar aprobat si semnat va fi pastrat

in evidentele DMCDI.

o Responsabil: manager UAPC, Conducerea UTCN, Director/responsabil

proiect

Alte tipuri de propuneri de proiecte: Propunerile de proiecte care urmeaza alt

ghid financiar si de management decat documentul [3.7], trebuie aduse la

cunostinta DMCDI din timp, pentru ca acesta sa elaboreze procedura aferenta.

o Responsabil: Director/responsabil proiect, manager UAPC, manager

UPIC

5.3 Proiecte FP7: Contractare

In faza de contractare a unui proiect FP7, se vor parcurge urmatoarele etape:

Verificare proiect aprobat: Documentatia de contractare a proiectului (Grant

Agreement, Description of Work etc.) rezultata in urma negocierilor cu EC, va fi

depusa la DMCDI pentru verificare. Vor fi verificate aspecte financiare cum

sunt: grila de salarizare utilizata in intocmirea bugetului proiectului, co-

finantare, mod de calcul al costurilor indirecte, achizitii anticipate etc.

Documentatia de contractare va fi insotita de un document care sa evidentieze

efortul financiar estimat pentru derularea in UTCN a proiectului, rezultat in

urma negocierilor cu EC. Daca in urma acestei verificari sunt identificate

probleme de natura financiara in cadrul proiectului, acestea vor trebui rezolvate

inainte de aprobarea proiectului/semnarea contractelor de catre UTCN. Este

recomandat ca Directorul/responsabilul de proiect sa semnaleze DMCDI, inca in

perioada de negociere cu EC, eventualele modificari ale propunerii.

o Responsabil: Director/responsabil proiect, manager UAPC


Cod document: P_AC


Inregistrare contract: Dupa verificarea cu succes a documentatiei de

contractare, aceasta va fi inregistrata la serviciul Registratura al UTCN.

Numarul de inregistrare primit va fi folosit in orice corespondenta care este

legata de acest contract de finantare.

o Responsabil: Administrator patrimoniu UAPC, Director/responsabil

proiect

Aprobare si semnare contract: Documentele de contractare care au fost

verificate cu succes si au primit numar de inregistare, vor fi inaintate de catre

DMCDI Conducerii UTCN pentru aprobare si semnare. Un exemplar aprobat si

semnat va fi pastrat in evidentele DMCDI. Semnatarii contractului de finantare

din partea UTCN sunt: Conducerea UTCN si Directorul Economic al UTCN.

o Responsabil: Administrator patrimoniu UAPC, Conducerea UTCN,

Director Economic al UTCN

Contracte de munca: Fiecare membru din echipa unui proiect de cercetare

trebuie sa incheie un contract de munca cu UTCN pe proiectul respectiv.

Procedura oficiala ce trebuie urmata este cea de angajare a personalului de

cercetare in UTCN.

o Responsabil: Director/responsabil proiect, Administrator patrimoniu

UAPC, Serviciul Personal, Dep. Juridic

Tarife orare in contract: Tarifele orare prevazute in contractul de munca pe

proiect sunt folosite pentru calculul salarial lunar pentru angajatul respectiv.

Regula utilizata este:

Salar Brut = Nr_ore_pontate_luna_X_angajat_Y * Tarif_orar_angajat_Y


UAPC

Tarife orare in contract: Tarifele orare prevazute in contractul de munca al

fiecarui angajat dintr-un proiect trebuie sa fie similare cu cele prevazute in toate

contractele de munca pe care angajatii respectivi le au in alte proiecte de

cercetare (nationale sau finantate de catre Comisia Europeana). Acestea trebuie

sa respecte legislatia nationala in vigoare (HG 475/2007).

o Responsabil: Director/responsabil proiect, Serviciul Personal,


Modificarea tarifelor orare din contract: Modificarea tarifelor angajatilor

implica incheierea de contracte de munca aditionale intre angajat si UTCN.

Aceasta se realizeaza conform procedurii de angajare a personalului de cercetare

in UTCN. Atentie! Acest proces este de durata. Tarifele modificate vor fi

valabile abia dupa intrarea in vigoare a actelor aditionale.

o Responsabil: Director/responsabil proiect, Serviciul Personal,


5.4 Proiect FP7: Implementare

In faza de implementare a unui proiect FP7, se vor avea in vedere urmatoarele aspecte:

Inregistrarea activitatii: Activitatea de management stiintific si financiar a

proiectului trebuie inregistrata (de preferinta in format electronic): lista

sarcinilor de lucru, evidenta activitatii efectuate de catre fiecare angajat din

proiect (cu informatii despre data efectuarii, sarcina aferenta, efortul orar depus,


Cod document: P_AC


rezultatul obtinut, pachetul de lucru (workpackage) in cadrul caruia s-a

desfasurat activitatea respectiva etc).

o Responsabil: Director/responsabil proiect

Inregistrarea deplasarilor: Deplasarile efectuate in cadrul proiectului trebuie

intregistrate in pachetul de lucru aferent activitatii in cadrul careia a fost

realizata. O deplasare poate fi repartizata mai multor pachete de lucru, daca este

cazul. In aceasta situatie, la raportarea cheltuielilor de deplasare respective se va

mentiona distributia efectiva a acestor costuri la pachetele de lucru din proiect.

o Responsabil: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al

proiectului (optional)

Inregistrarea activitatii: Inregistrarile activitatilor din proiect trebuie sa fie

datate si pastrate in forma in care au fost efectuate, astfel incat sa permita o

auditare ulterioara.


UAPC, Serviciul Personal

Pontaje orare si valorice: Pontajul orar si valoric se depune lunar la DMCDI,

semnat de catre Director/responsabil de proiect.

o Responsabili: Director/responsabil proiect, Administrator salarizare

UAPC

Pontaje orare si valorice: Pontajul orar trebuie realizat pe baza rapoartelor de

activitate ale fiecarui angajat din proiect. Pontajul orar este declarat de catre

angajatul in proiect si validat de catre Director/responsabil de proiect.

o Responsabili: Director/responsabil proiect

Inregistrarea cheltuielilor in contabilitate: Toate cheltuielile efectuate din

bugetul proiectului trebuie inregistrate in sistemul contabil al UTCN conform

legislatiei nationale. Cheltuielile trebuie inregistrate (inclusiv pontajele) chiar

daca depasesc bugetul proiectului aprobat de catre Comisia Europeana.

o Responsabili: Serviciul Contabilitate, responsabil financiar al proiectului

(optional)

Monitorizarea pontajelor orare: Pontajele orare trebuiesc incadrate in

pachetele de lucru aferente activitatilor corespunzatoare efectuate.

Directorul/responsabilul de proiect va monitoriza lunar evolutia efortului

raportat (consumat din bugetul fiecarul pachet de lucru), pentru a identifica din

timp eventualele depasiri ale bugetului sau aparitia dificultatilor de accesare a

intregului buget pus la dispozitie de catre finantator

o Responsabili: Director/responsabil proiect.

5.5 Proiecte FP7: Raportarea financiara periodica sau finala

In intocmirea raportului financiar (Form C) aferent perioadei de raportare, se vor parcurge

urmatoarele etape:

Intocmirea listei de cheltuieli eligibile din proiect: Se vor raporta doar acele

cheltuieli inregistrate in contabilitate in perioada de raportare (de ex. din

conturile de clasa 6). Cheltuielile ne-eligibile nu se raporteaza in Form C.

o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar al

proiectului (optional), Serviciul Contabilitate

Atentie: Lista cheltuielilor ne-eligibile se regaseste in Ghidul Financiar [3.7].

Aceasta contine, printre altele: TVA, comisioane. Dobanzile pot fi utilizate in

realizarea de cheltuieli eligibile pentru proiect.


Cod document: P_AC


o Responsabili: Serviciul Contabilitate, Responsabil financiar al


Cheltuielile care nu au fost inregistrate in contabilitate in perioada

proiectului, nu sunt eligible! Exemple: Salarii platite dupa terminarea

proiectului, delegatii care au loc dupa evaluarea finala etc.



Curs EURO: Cheltuielile sunt inregistrate in contabilitate si in LEI. Valorile

respective vor fi convertite in EURO la cursul ECB, iar sumele rezultate vor fi

raportate in Form C. Cursului de referinta poate fi:

o Cursul ECB din prima zi lucratoare a primei luni dupa perioada de

raportare;

o Cursul ECB de la data efectuarii cheltuielii (sau inregistrarii ei in

contabilitate)

o Responsabili: Responsabil financiar al proiectului (optional), Serviciul

Contabilitate

Reconciliere contabilitate – Form C: Inainte de finalizarea raportului, se va

efectua reconcilierea inregistrarilor contabile cu cele raportate in Form C (pentru

fiecare cheltuiala raportata in Form C, se vor identifica inregistrarile contabile

aferente).

o Responsabili: Director/responsabil proiect, responsabil financiar,

Serviciul Contabilitate

Cheltuielile salariale vor fi raportate respectand: tariful orar prevazut in

contractul de munca al fiecarui angajat din proiect, orele raportate in pontajele

orare in perioada de raportare, pachetul de lucru in care a fost desfasurata

activitatea angajatului respectiv.



Cheltuielile salariale: Tariful orar al unui angajat in proiect trebuie sa fie

similar cu tariful cu care angajatul respectiv lucreaza si in alte proiecte (atat

nationale cat si cu finantare de la EC). Este considerata cheltuiala eligibila doar

suma corespunzatoare tarifului mediu in proiecte de cercetare a angajatului

respectiv.

o Responsabili: Director/responsabil proiect, Administrator patrimoniu

UAPC, Administrator salarizare UAPC

Modificari Form C: Pentru modificarea rapoartelor financiare trimise la EC,

exista posiblilitatea de trimitere de ajustari (Form C Adjustments), cf. procedurii

descrise in [3.7]



Co-Finantare: Sursele de co-finantare trebuiesc declarate in fiecare raport

financiar (Form C), in categoria „Receipts”. Astfel de exemple sunt proiecte de

co-finantare contractate cu UEFISCDI. Aceste fonduri se adauga la bugetul

proiectului si sprijina implementarea proiectului cu finantare de la EC si nu

necesita efectuarea de activitati suplimentare (achizitii, pontaje, delegatii etc).

Toate cheltuielile eligibile sunt finantate din bugetul proiectului. Trebuie

respectata regula:

BaniEU + BaniUEFISCDI <= Total Cost Eligibil Proiect


Cod document: P_AC




Achizitii: Pentru raportaea cheltuielilor aferente achizitiilor, se va porni de la

modul in care cheltuielile respective au fost inregistrate in contabilitate (ex.

materiale, mijloace fixe etc.). Cheltuielile de amortizare cu mijloacele fixe sunt

eligibile doar pentru perioada ramasa de la achizitie pana la finalizarea

proiectului.

o Responsabili: Responsabil financiar, Serviciul Contabilitate

Achizitii: Sunt eligibile doar acele cheltuieli care sunt prevazute in planul de

proiect (Description of Work). Daca nu aveti prevazute achizitiile respective,

puteti cere modificarea DoW, prin intermediul institutiei coordonatoare a

proiectului. Aceasta modificare se realizeaza de regula printr-un document

oficial aprobat de EC, numit „Amendment of the Description of Work”.



Pontajele orare si valorice se depun lunar la DMCDI, pe perioada desfasurarii

proiectului. Nu pot fi depuse pontaje dupa finalizarea proiectului.

o Responsabili: Director/responsabil proiect, Administrator salarizare

UAPC

Pontajele valorice trebuie inregistrate in contabilitate in perioada de desfasurare

a proiectului.

o Responsabili: Administrator salarizare UAPC, Serviciul Contabilitate

Toate cheltuielile eligibile efectuate trebuiesc raportate, daca au legatura cu

proiectul pentru care se face raportul financiar. Este posibil ca suma tuturor

cheltuielilor eligibile sa depaseasca bugetul aprobat de EC. In acest caz,

diferenta va fi suportata de catre beneficiar din alte surse (cheltuieli indirecte,

co-finantari etc.). In cazul in care, in urma unui audit, cuantumul cheltuielilor

eligibile aprobate este modificat de catre EC, diferenta de mai sus are efect de

tampon.



Rapoarte de activitate (stiintifice): Rapoartele de activitate sunt intocmite, de

regula, de catre echipa de proiect si sunt incluse in rapoartele periodice de

activitate depuse la EC, cu ocazia raportarilor la final de etapa de proiect. Aceste

rapoarte trebuiesc pastrate si de catre echipa de proiect din UTCN si puse la

dispozitia DMCDI in situatia unui audit pe proiectul respectiv.

o Responsabili: Director/responsabil proiect

Lista documentelor rezultate in urma raportarii periodice/finale:

Form C – Raport financiar centralizat/consolidat pentru fiecare etapa de proiect (semnat de

catre conducerea UTCN)

Form C Adjustments – Corectii ale rapoartelor financiare consolidate (semnat de catre

conducerea UTCN)

Pontaje valorice si orare – pentru fiecare angajat din proiect, pentru fiecare luna din perioada

de raportare

Jurnalul de incasari si cheltuieli al proiectului, pe perioada de rapoartare

Raportul periodic de activitate al proiectului

Raspunsul oficial al EC cu privire la evaluarea raportului periodic/final al proiectului


Cod document: P_AC


6 Înregistrări (denumire/ cod sau locaţie)

NOTĂ: Prezenta procedură de sistem se va distribui întregului personal al DMCDI, directorilor de proiecte de cercetare cu finantare de la EC, departamentului de Contabilitate, departamentului Financiar, departamentului Personal/Resurse Umane.

Proiecte FP7

Documents

Transcript of Proiecte FP7