Sisteme informaionalePROIECT

Student: Chica Ioana Facultatea de Inginerie Chimic i Protecia Mediului Gr 2308

Capitolul I - Identificarea beneficiarului proiectului.

1. Misiunea, obiectivele, strategia informaional a firmei. Activitate principal : lucrri de construcii a drumurilor i autostrzilor 4221. Societatea comercial SC DARCONS SRL a luat fiin n anul 1993. n anul 2007 s-a achiziionat o staie de mixturi asfaltice AMMANN iar n 2009 s-a nfiinat laboratorul de gradul II prin intermediul cruia s-a asigurat calitatea, pe ntreaga durat de existen a construciilor, conform cerinelor stabilite de legea privind calitatea n construcii. Obiectivele: ofer servicii n seciunea drumuri, poduri, reele i ntreinere din domeniul construcii. De asemenea i n seciunea maini, utilaje i echipamente, din acelai domeniu. Misiunea este furnizarea de servicii n domeniul construcii n condiii de deplin securitate att pentru factorul uman ct i pentru mediul nconjurtor, la nivelul cerinelor legale i de reglementare. SC.DARCONS.SRL este o companie angajat n satisfacerea nevoilor curente i viitoare ale clienilor ei prin produse i servicii de nalt calitate. n prezent SC.DARCONS.SRL nu dispune de un sistem informaional. 2. Scurta descriere a organizrii firmei. Firma este mprit n 10 departamente: departamentul resurse umane; departamentul tehnic; departamentul producie; departamentul proiectare; departamentul mecanizare; departamentul laborator analize; departamentul secretariat; departamentul contabilitate; departamentul aprovizionare;2

departamentul controlul calitii.

1. Departamentul resurse umane. Principalele proceduri specifice departamentului sunt: cea de angajare, de recompensare, de disponibilizare, de pensionare.

2. Departamentul tehnic. In cadrul departamentului tehnic, personalul se ocup n principal cu partea inginereasca, devizele. Se ocup i cu achiziii publice (licitaiile). 3. Departamentul producie. Acest departament se ocup strict cu producia: construcii de drumuri i poduri, reamenajri, ntreineri, de asemenea i cu producia de asfalt. n cadrul acestui departament trebuie s se in cont de lista de materiale, lista de utilaje, lista de for de munc. Personalul dirijeaz ctre lucrare acele materiale i dirijeaz aprovizionarea. 4. Departamentul proiectare. n cadrul acestui departament, personalul se ocup cu proiectarea drumurilor, podurilor, cldirilor. 5. Departamentul mecanizare Principalele ndatoriri sunt ntreinerea utilajelor necesare produciei. 6. Departamentul laborator analize. Exist n cadrul firmei un laborator de gradul II. Aici au loc analize la materia prim necesar produciei. Materialele trebuie s corespund STAS-ului pentru a fi utilizate la producie.

3

7. Departamentul secretariat. Departamentul secretariat implementeaz politicile i strategiile adoptate de conducere. 8. Departamentul contabilitate.

Personalul din cadrul acestui departament se ocup de contabiliatea firmei. Calculeaz intrri, ieiri, drepturi salariale, ntocmirea statelor de plat i ntocmirea documentelor de virament aferente acestora. ntocmirea i depunerea la termenele legale a declaraiilor privind impozitele i taxele. 9. Departamentul aprovizionare.

Const n aprovizionarea de materii prime i materiale. Mecanicazarea este legat de acest departament deoarece are un parc de utilaje; acestea trebuiesc ntreinute, avnd nevoie de materiale, combustibil. Cererea este trimis la mecanizare i apoi la contabilitate. 10. Departamentul controlul calitii. Se ocup cu verificarea executrii lucrrii din punct de vedere att calitativ, ct i cantitativ. 3. Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmei.

Rolul sistemului informaional este de a transmite informaia, de a asigura persoanele din conducere cu informaii necesare pentru luarea diferitelor decizii. Funcionarea i conducerea ntreprinderii este legat de comunicare n ambele sensuri ntre sistemul activitate i cel de conducere. Rolul sistemului informaional const n asigurarea datelor, nivelul, structura i consumul factorilor de producie i respectiv nivelul, structura i realizarea serviciilor i date de pe mediul economic naional i internaional de pe care opereaz firma. Sistemul informaional este cel care asigur comunicarea deciziilor, a obiectivelor firmei. Aceste obiective concretizate n planul de producie, programe de fabricaie, indicatori cantitativi i calitativi ai produciei. Toate acestea sufer procese mai mici sau mai mari de transformare,4

sortare, sistematizare, toate subordonate unei idei de a facilita nelegerea corect la activitatea firmei. 4. Necesitatea reproiectrii sistemului informaional. Factorii ce pot influena realizarea proiectului sunt: - nivelul slab de pregatire al personalului; - lipsa fondurilor pentru achiziionarea de tehnologii informaionale de ultim generaie; - informaiile oferite de contabilitatea de gestiune sunt trzii i distorsionate pentru a putea fi relevante. Pentru a eficientiza activitatea, informaiile vor trebui preluate i furnizate n timp real.

Capitolul II Determinarea cerinelor informaioanle ale noului sistem. Diagnosticarea sistemului informaional existent n firm. n prezent SC.DARCONS.SRL nu dispune de un sistem informaional. A) Stabilirea domeniului investigat. Firma SC.DARCONS.SRL. a ntlnit dificulti la departamentul contabilitate. B) Precizarea scopului implementrii sistemului. Asigurarea unei cantiti minime de date iniiale, care reflect fidel fenomenele economice i care prin procesare s poat genera un maximum de informaii prezentate ntr-o form uor accesibil, evitndu-se aglomerrile de date primare, astfel ncat s asigure obinerea unui sistem complet de parametri sau indicatori. mbuntirea eficienei prin accesul la informaie i creterea rapiditii transferului de informaii, astfel economisindu-se bani i timp.

5

C) Construirea echipei de diagnosticare a sistemului. Analiza diagnostic este eficient n cazul efecturii ei de ctre un personal bine pregtit n domeniul investigat. Astfel pentru constituirea unei echipe de diagnosticare a sistemului informaional, trebuie satisfcute urmtoarele cerine: a) colectivul de specialiti care realizeaz studiul de diagnosticare a sistemului informaional trebuie s asigure i analiza activitilor principale ale ntreprinderii n care intervin aspecte informaional-decizionale;

b) majoritatea specialitilor s aib experien n domeniul studiilor sistematice; c) grupa care efectueaz studiul s aib autonomie fa de conducerea ntreprinderii ceea ce va asigura o studiere i o formulare mai obiectiv a concluziilor privind situaia i direciile posibile de mbuntire a sistemului informaional; d) grupa de studiu s fie condus de catre o persoan ce va fi direct implicat n activitatea informaional-decizional. Se recomand ca din componena grupei, s fac parte urmtorii specialiti: -specialist n domeniul informaional decizional (inginer cu specializarea automatizri i calculatoare sau informatician); -specialist n organizarea produciei; -specialist n domeniul analizei economice complexe precum i n problemele structurilor organizatorice i a circulaiei documentelor.

6

D) Construirea diagramei de relaii a departamentului contabilitate.

Facturi de la furnizori

Facturi de vnzare

Intrri de la sistemul de marketing i de producie

Gestiunea furnizorilor

Gestiunea clienilor

ncasri clieni

Gestiunea imobilizrilor

Gestiunea trezoreriei

CONTABILITATE GENERAL

Urmrirea Pli CONTABILITATE ANALITIC stocurilor i produciei

7

E) Analiza critic a sistemului existent prin determinarea punctelor tari i punctelor slabe.Puncte slabe Cauze posibile Efecte posibile Nivel evaluare Cheltuieli cu Achizitionarea de echipamente, training-ul personalului Cresterea Din cauza Cresterea cheltuielilor lunare Investitiile continue 3 0.12 0.36 2 0.1 0.2 Cresterea cheltuielilor 4 0.08 0.32 de Coeficient importanta de Coeficient mediu

implementarea sistemului informational

consumului de calculatoarelor energie Continua intretinere achizitionate Evolutia si tehnologiei

modernizare a sistemului informational Puncte tari Cauze posibile Efecte posibile Nivel

de Coeficient importanta

de Coeficient mediu

evaluare Transferul de Informatiile Cresterea 4

informatii mai sunt transferate eficientei rapid prin retea si nu prin viu grai Economisire de Informatiile timp circula repede Securitatea informatiilor Restrictionarea accesului neautorizat TOTAL Protejarea informatiilor Cresterea

0.06

0.24

mai eficientei

4

0.05

0.2

4

0.04

0.16

0.45

1.32

8

S-a proiectat chestionarul prezentat mai jos care ofer datele necesare privind culegerea informaiilor despre sistemul informaional. 1. Ce experien avei n domeniul calculatoarelor? 2. Ai mai utilizat un software pentru stocarea datelor? 3. Considerai c ar fi necesar n cadrul firmei un astfel de software? 4. Ct de mult conteaz rapiditatea transferului de informaii n cadrul firmei? 5. Ct de mult conteaz preluarea comenzilor online? 6. Considerai c un sistem informaional ar crete eficiena n cadrul firmei? 7. Ct de mult suntei dispus s cheltuii pentru implementarea acestui sistem? 8. Care sunt criteriile dup care alegei un sistem informaional? 9. Dup implementarea sistemului informaional, dorii suport pentru ntreinere, sau considerai c v-ai descurca cu personalul deja existent? 10. Ai fi de acord cu trainig-ul personalului n vederea utilizrii corecte a sistemului informaional?

F) Propuneri de mbuntire a structurii funcionrii i controlul sistemului informaional. Angajarea unui personal calificat pentru controlul sistemului informaional. Modernizarea i ntreinerea sistemului informaional - controale periodice. Trainig-ul personalului n privina utilizrii corecte a sistemului informaional. S nu aib toi angajaii acces la informaii.

9

Capitolul III - Proiectarea noului sistem informaional.

3.1. Definirea principalelor centre de decizii ale firmei.

Departamentele din cadrul acestei firme sunt n strns legtur i influeneaz producia, astfel principalele centre de decizii sunt reprezentate de: directorul de producie, contabilul ef, directorul de aprovizionare, laborantul, directorul departamentului controlul calitii.

3.2. Stabilirea deciziilor specifice fiecrui centru de decizie.

1. Directorul de producie decide lista de utilaje, lista de for de munc, lista de materiale necesare produciei, astfel dirijndu-se aprovizionarea. 2. Dac materialele necesare produciei nu corespund STAS-ului, conform analizelor, se ntrerupe producia. Astfel laborantul decide calitatea materialelor. 3. Contabilul ef se ocup de contabiliatea firmei. Calculeaz intrri, ieiri, drepturi salariale, ntocmirea statelor de plat i ntocmirea documentelor de virament aferente acestora. ntocmirea i depunerea la termenele legale a declaraiilor privind impozitele i taxele. 4. Directorul departamentului controlul calitii se ocup cu verificarea executrii lucrrii att din punct de vedere calitativ, ct i cantitativ. 3.3. Stabilirea listei informaiilor finale pe baza crora se iau decizii cu specificarea surselor beneficiarilor i periodicitii. n urma informaiilor culese de la personalul din cadrul departamentului contabilitate, lista ultimelor informaii cuprinde: - ntocmirea i transmiterea declaraiilor lunare ctre Bugetul de Asigurri de Sntate, omaj, C.A.S. de pensii;10

- transmiterea informatizat a diverselor pli care se deconteaz direct din banca noastr i contul curent.

3.4. Eliminarea informaiilor ce se repeta i a difuncionalitilor stabilite n analiza diagnostic. Factorii ce pot fi eliminai pentru mbuntirea funcionrii sistemului informaional sunt: - preluarea ntrziat a informaiilor; - preluarea informaiilor distorsionate; - eliminarea reelei de calculatoare pentru achiziionarea de laptopuri; - accesul tuturor angajailor la informaii; - realizarea controlului sistemului informaional de ctre personalul firmei.

3.5. Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale, eliminnd disfuncionalitile semnalate. Informaiile primare care determin realizarea listei informaiilor finale sunt: - Jurnalul de Vnzari al tuturor facturilor de livrare; - Registrul Casa al tuturor documentelor; - Ordin de plat; - Bilet la ordin; - C.E.C..

11

Capitolul IV - Implementarea noului sistem informaional. Stabilirea etapelor de implementare. Implementarea sistemului informaional are ca scop punerea n practic a proiectului de detaliu cu specificarea sarcinilor i documentaiilor specifice. Etapele de implementare sunt: - achiziionarea hardware-ului i software-ului; - instruirea personalului privind utilizarea i funcionarea noilor achiziii; - instalarea hardware-ului i a software-ului; - testarea noilor achiziii; - punerea n funciune a noilor achiziii.

Etapa

Activiti necesare implementrii achiziionarea

Persoan responsabil

Achiziionarea hardware-ului i software-ului Instruirea personalului

-

Directorul de aprovizionare

-

angajarea unor specialiti

Directorul de resurse umane

Instalarea hardware-ului i a software-ului Testarea noilor achiziii -

training angajarea unor specialiti angajarea unor specialiti testarea achiziiilor punerea n funciune Directorul de resurse umane Directorul de resurse umane Directorul de resurse umane

Punerea n funciune a noilor achiziii -

12