Universitatea BucureștiFacultatea de LitereComunicare și relații publice

Particularități de redactare în textul

administrativDibilnac Andreea Maria

Grupa I

2015

Cuprins:

1. Argumentarea alegerii temei2. Introducere(concepte teoretice)3. Studiu de caz4. Materiale anexate5. Concluzii6. Bibliografie

Argumentarea alegerii temei

Comunicarea este modul prin care ,noi, oamenii transmitem celorlalti ceea ce gandim, ceea ce ne dorim si cel mai important,comunicarea, este ceea ce ne defineste pe noi ca oameni.Aceasta se manifesta sub mai multe forme fie scrisa, fie verbala intre un emitator si un receptor(care poate fi o persoana sau un grup de persoane).

Comunicarea exista in orice domeniu, in unele dintre ele fiind chiar baza de la care s-a dezvoltat respectivul domeniu.

Am ales sa examinez 5 texte administrative deoarece cu acest tip de text ma pot intalni oricand si consider ca imi poate fi de mare ajutor in viitor sa cunosc,mai amanuntit, acest tip de text.

In acest material, “Particularitatati de redactare in textul administrativ”, intentionez sa analizez particularitatile stilului administrativ din punct de vedere lexical,morfo-sintactic si stilistic, pe baza studierii a 5 texte administrative din cartea “Scrisori de afaceri”.

Introducere Concepte teoretice

Textul specializat este forma de comunicare scrisa utilizata in domeniile de activitate ce au legatura cu relatiile publice.

Textul administrativ este folosit in cadru oficial, de catre institutii sau firme in activitatea lor propriu-zisa sau in relatiile administrative.

In textul administrativ,ca si in celelalte texte, natura interlocutorilor este de emitator si receptor.In cazul de fata natura interlocutorilor este influentata de raportul juridic instituit intre acestia.Raportul juridic influenteaza foarte mult sustinerea obiectivitatii textului.Acest tip de text poate fi utilizat cu usurinta ca proba in instanta prin obiectivitatea pe care o promoveaza.Emitatorul I se adreseaza receptorului protocolar fara a se utiliza prescurtari sau persoana a II-a singular.

Orice tip de text este alcatuit din 2 tipuri de componente : una afectiva si una informationala.in textul administrativ regasim preponderent componenta informationala, dar se respecta principiul AIDA(atentie, interes, dorinta, actiune), pe care trebuie sa il indeplineasca emitatorul.

Textul administrativ are o structura exacta,lucru derivat din obiectivitatea textului si care depinde de natura sa oficiala.in cazul in care emitatorul este e persoana juridica in antetul textului este necesar sa fie precizata identificarea emitatorului, denumirea firmei, codul fiscal si numarul din registrul comertului, urmat de un numar de inregistrare, data si o adresare formala catre receptor.

Textul administrativ contine 3 particularitati lingvistice de redactare: nivelul lexical, nivelul morfo-sintactic si nivelul stilistic.

La nivel lexical in textul administrativ nu regasim sinonime, antonime,paronime, cuvinte polisemantice etc., preponderenta fiind denotatia si ponderea crescuta a masei vocabularului.

La nivel morfologic textul administrativ prezinta postpunerea adjectivului,prezenta numeralului cardinal propriu-zis,prezenta pronumelui demonstrativ neutru,a pronumelui de politete ce sustine oficialitatea textului, prezenta foarte frecventa a pronumelui “se”,transformarea unei categorii de nume comune in nume proprii (exemplu:Lege,Ordin), prezenta numelor proprii, prezenta axei verbale temporale prezente,se foloseste exclusive persoana a2-a singular.Textul administrativ nu cunoaste accidente sintactice, redundanta sau enunturi intercalate.

Studiu de caz

Oferta

Textul este caracteristic corespondentei cu posibilul client, furnizorul incercand sa il convinga pe acesta cu diverse discount-uri.

Raportul stabilit intre emitator si receptor este unul formal avand in vedere ca emitatorul este o institutie,iar adresarea este una protocolara “ Doamnei Director Carmen Grigorescu”.

In text regasim preponderent structura informationala receptorului fiindu-i transmise informatiile solicitate”Potrivit raspunsului dumneavoastra afirmativ, va transmitem alaturat lista cu tipul de servicii solicitate expres de dumneavostra[…]”.

Structura compozitionala a textului este exacta si regasim antetul ce contine numele companiei “SC NUFARUL SA”,adresa companiei”Str. Morarilor 25-27 Suceava”,numarul de contact si numarul de inregistrare al ofertei” Nr. Inreg. 215/26.02.2000”,corpul textului care contine raspunsul emitatorului la cererea de oferta, la anumite facilitati oferite receptorului si in final regsim formula de incheiere protocolara “Cu respect, Director”.

In cadrul textului vocabularul apartine stilului administrativ “servicii”, ”preturi”,”discount”, ”sediul”,”factura”,”stampila” etc.

La nivel morfologic observam prezenta structurilor verbale temporale prezente “oferim”,”nu este”,”va trimitem” etc., prezenta numeralului cardinal in lista de preturi solicitate si folosirea exclusiva a persoanei a 2-a singular “dumneavoastra”.

Oferta se incheie cu o urare “Va uram o zi buna in continuare” si formula protocolara de incheiere “Cu respect”.

Cererea de oferta

Textul este caracteristic corespondentei cu un viitor colaborator, emitatorul incercand sa il convinga pe receptor ca o colaborare ar fi avantajoasa pentru ambele parti.

Raportul stabilit intre emitator si receptor este unul formal avand in vedere ca

emitatorul este o editura,iar adresarea este una protocolara “ Doamnului Director Augustin Buzan Tipografia Pan-Bucuresti”.

In text regasim preponderent structura informationala receptorului fiindu-i transmise infomatii referitoare la castigul pe care l-ar putea avea in urma colaborarii si avem prezenta si o cerere de oferta “Va propunem urmatoare carti(pentru care solicitam oferta dumneavoastra de pret) […]”.

Structura compozitionala a textului este exacta si regasim antetul ce contine numele editurii “EDITURA SARAMIS”,adresa companiei”Str. Ciresului 2 Bucuresti”,numarul de contact si numarul de inregistrare al ofertei” Nr. Inreg. 105/10.03.2000”,corpul textului care contine cateva detalii importante in legatura cu editura “Facem precizarea ca EDITURA SARAMIS isi tipareste ACUM cele dintai carti ale sale […]”,beneficiile de care pot benificia ambele parti in urma colaborarii,o propunere de carti care sa fie tiparitesi mentionarea publicului caruia I se adreseaza,iar in final nu regsim o formula de incheiere, ci o semnatura.

In cadrul textului vocabularul apartine stilului administrativ “termeni de colaborare”, “piata ofertei”, “oferta de pret”, “segment de public”etc.

La nivel morfologic observam prezenta structurilor verbale temporale prezente “se adreseaza”,”va propunem”,”asteptam” etc., prezenta numeralului cardinal in lista de carti propuse de catre editura tipografiei pentru a fi tiparite si folosirea exclusiva a persoanei a 2-a singular “dumneavoastra”.

Cererea de oferta se incheie scurt doar prin semnatura conducerii editurii “Directoare editura SARAMIS”

Scrisoarea de expeditie

Textul este caracteristic corespondentei cu o persoana cu care emitatorul a incheiat un contract. Raportul stabilit intre emitator si receptor este unul formal avand in vedere ca

emitatorul este o companie,iar adresarea este una protocolara “Stimate domnule director Radu Fronescu”

In text regasim preponderent structura informationala receptorului fiindu-i transmise infomatii referitoare la contractual incheiat cu emitatorul “Potrivit contractului semnat la data de 26.07.2000 […]”.

Structura compozitionala a textului este exacta si regasim antetul ce contine numele companiei “Restaurantul AL-HOB”,adresa companiei”Ddul. N. Titulescu 28-30, Bucuresti”,numarul de contact si numarul de inregistrare al ofertei,corpul textului este scurt, dar contine toate detaliile necesare receptorului,iar in final regsim o formula protocolara.

La nivel morfologic observam prezenta structurilor verbale temporale prezente “primiti”,”sunt”, si folosirea exclusiva a persoanei a 2-a singular “dumneavoastra”.

Cererea de oferta se incheie protocolar “ Cu stima”.

Scrisoare de prospectare

Textul este caracteristic promovarii comerciale,in general, subiectiva,respective a corespondentei cu viitorii sau actualii client si informarea acestora pentru a apela la produsele detinute de emitator.

Raportul stabilit intre emitator si receptor este unul formal avand in vedere ca emitatorul este o companie, iar receptorul clientul.

Scrisoarea este scurta si este insotita de un catalog cu pe care emitatorul doreste sa le vanda.Emitatorul impune un ton politicos si amiabil pentru a atrage de partea sa potentialul client.

Structura textului este simplă si prezinta cu un antet cu detaliile firmei “S.C ELECTROLUX-BENE, BD. Unirii, nr. 3,Bl K5,sc.1, ap. 1 , sector 2,Bucuresti,Nr. Inreg. Registrul Com. J44/8952/90Nr Cont: 25396805.1/ROL,BCR-UNIREA”,numarul de contact si cel de inregistrare.

La nivel morfologic avem prezente structuri verbale la present “ai nevoie”,”sunt”,”avem” etc.Se pot observa si unele cuvinte cheie,precum “discount”,”aparat grozav”,”stoc limitat”,”termen limita” care sunt scrise cu bold pentru a atrage atentia in mod special asupra lor.

Scrisoare de remediere

Textul este caracteristic dorintei emitatorului de a remedia o problema aparuta ,din vina sa, receptorului.

Raportul stabilit intre emitator si receptor este unul formal avand in vedere ca emitatorul este o companie, iar receptorul clientul.

Discursul in are in centru pe receptor,care trebuie impacat sis a I se explice ca va fi despagubit pentru respectivele daune.

Structura textului este simplă si prezinta cu un antet cu detaliile firmei “S.C. RO-BETA SRL, Str. Dreptatii 35, BUCURESTI”, un numar de contact si numarul de inregistrare.

In cadrul acestui tip de text emitatorul trebuie sa isi recunoasca greseala sis a incerce sa o remedieze pentru a nu-si pierde clientul.Acesta ii ofera clientului un discount si se ofera sa achite jumatate din suma datorata pentru a contiunua colaboraraea in termeni amiabili.De asemenea, tonul emitatorului este unul amiabil.

Scrisoarea de intentie se incheie protocolar “ Cu deosebita stima”.

Materiale anexate

Oferta

SC. NUFARUL SAStr. Morarilor 25-27SUCEAVATel/fax: 047.311.312

Nr.inreg. 215/26.02.2000

Catre Salonul de Frumusete “Afro” Doamnei Directoare Carmen Grigorescu

Potrivit raspunsului dumneavoastra afirmativ, va trimitem alaturat lista cu tipul de servicii solicitate expres de dumneavoastra impreuna cu preturile aferente:

Prosop mic-spalat,calcat-10.000 lei/buc. Prosop mare-spalat, calcat-12.000lei/buc. Halat-spalat,calcat-15.00lei/buc Cearsaf pat-spalat, calcat-16.000lei/buc

Oferim discount dupa cum urmeaza: 20 de prosoape mici-7000 lei/buc 20 prosoape mari-10.000 lei/buc 10 halate-12.000 lei/buc 20 cearsafuri pat-13.000 lei/buc

Transporyul nu este inclus in pretul mentionat.Pentru onorarea transportului la/de la sediul dumneavoastra, veti achita inca 25.000 pe o facture separate cu mentiunea”transport”.Va trimitem,alaturat, si nota de comanda, o veti putea trimite prin fax, avand amprenta stampilei dumneavoastra.Va uram o zi buna in continuare.

Cu respect, Director.

CEREREA DE OFERTA

Editura Saramis Str ciresului 2BucurestiTel/fax: 311.52.33

Nr. Inreg. 105/10.03.2000

Domnului director Augustin Buzan Tipografia PAN-Bucuresti

Apreciind in mod deosebit calitatea lucrarilor dumneavoastra,Editura SARAMIS vi se adreseaza in speranta stabilirii unor termini de colaborare avantajosi de ambele parti. Facem precizarea ca EDITURA SARAMIS isi tipareste ACUM cele dintai carti ale sale, ceea ce inseamna ca, oprindu-se asupra tipografiei dumneavoastra, a analizat cu atentie piata ofertei in domeniu. Avem sansa impreuna sa castigam:

Dumneavoastra veti devein tipografia unei edituri care se lanseaza Noi ne vom impune pe piata prin imaginea creata de dumneavoastra

Va propunem urmatoarele carti(pentru care solicitam oferta dumneavoastra de pret):1. POVESTI POPULARE SARBESTI

- 225 pagini- Coperta policromie- 100 ilustratii color(timbru) dimensiune 27/17- Tiraj 2000 ex

2. PRELEGERI DE DREPT PRIVAT- 325 pagini- Coperta policromie- Dimensiune 35/20- Tiraj 2000ex/5000

Asteptam raspunsul dumneavoastra cat mai curand. Mentionam ca segmental d public vizat prin cartile noastre este reprezentat de elevi,respective student.Activitatea scolara/universitara incepand in septembrie, noi intentionam sa avem spre difuzare cartile pana la data de 20 august.De promptitudinea raspunsului dumneavoastra depinde colaborarea noastra viitoare.

Directoare editura SARAMIS

SCRISOARE DE EXPEDIERE

TIPOGRAFIA PANBdul Regina Elisabeta nr. 86-88Sector 1 BucurestiTel/fax: 345.67.89

Nr. Inreg….

Catre Editura Saramis Doamnei Directoare X

Ne face placer sa va anuntam ca astazi veti primi tirajul de 2000 exemplare din cartea Povesti populare sarbesti, conform prevederilor contractual. Speram sa fiti multumiti de calitatea grafoca a cartii. Anexam avizul de expeditie si facture fiscal. Va asteptam cu alte comenzi.

Cu deosebit respect,

SCRISOARE DE PROSPECTARE

S.C ELECTROLUX-BENESTR. BD. Unirii, nr. 3Bl K5,sc.1, ap. 1 , sector 2BucurestiNr. Inreg. Registrul Com. J44/8952/90Nr Cont: 25396805.1/ROLBCR-UNIREATEL/FAX: 333.55.09

Nr. Inreg. 315/25.02.2000

Stimate client,

Cu siguranta ai nevoie de asa ceva care sa iti imbunatateasca viata sis a-ti creeze tot confortul necesar!Iti venim in ajutor trimitandu-ti catalogul alaturat cu produsele firmei noastre: ventilatoare, aspiratoare, masini de spalat si jucarii electronice. Preturile sunt competitive si oferim: DISCOUNTConditiile in care poti deveni posesorul unui asemenea APARAT GROZAVSunt descrise in catalog.Mentioneaza,de asemenea, ce fel de aparat te intereseaza si de ce.Retine:Avem STOC LIMITAT! TERMEN LIMITA: 30.04.2000

Speram sa-ti fim de folos!

DIRECTOR DEPART, MARKETING

Scrisoare de remediere

S.C. RO-BETA SRLStr, Dreptatii 35BUCURESTITel/ fax: 250.63.56

Nr. Inreg. 201/10.01.2000

Domnule Director,

Va intelegem nemultumirea si ne dam seama de prejudiciile provocate prin neprezentarea la timp a specialistului nostrum.Faptul ca a avut o problema personala in acea zi nu l-a scuzat in fata noastra ceea ce i-a atras o serioasa penalizare financiara. Intentionam sa remediem cat mai repede greseala facuta, trimitandu-va in cursul zilei de astazi un specialist care sa va dea indicatiile necesare. Va oferim, de asemenea, o reducere de 10% la urmatoarea dumneavoastra comanda si transportul gratuit al produselor achizitionate de la unitatea noastra. Suntem,de asemenea, de accord sa achitam 50 % din nota contabila emisa de Biroul Contabilitate al unitatii dumneavoastra ca semn al dorintei noastre de a indrepta incidental naplacut. Dorim sa pastram colaborarea noastra in termenii placuti de pana acum, asigurandu-va de cele mai prietenesti intentii ale noastre.

Cu deosebita stima,

Concluzii

Din analiza acestor texte am remarcat faptul ca discursul comercial specific acestor texte este atât comunicarea obiectiva si subiectiva, cat si discursul publicistic obiectiv. Componenta informationala predomina, insa se intalnesc si elemente ale componentei afective ,dar intr-un numar foarte mic.

Textele urmaresc o singura idee pentru ca receptorul sa inteleaga mesajul, folosesc un limbaj accesibil si concis,iar tonul este amical si politicos,dar nu toate textele beneficiaza de aceste caracteristici multe dintre ele avand un ton sobru si protocolar.

Structura textului este fixa, in general, prezentand elemente de identificare: antet, numele si adresa emitatorului in partea stanga, iar in partea dreapta este pozitionat numarul de inregistrare. In titlul scrisorii sunt prezente datele de identificare ale persoanei careia se adreseaza,adica receptorului, prin specificarea numelui si functiei acesteia.

Introducerea este redactata intr-o nota amiabila, dupa care urmeaza corpul scrisorii conţinand-motivul, scopul acestei redactari. Ideea este expusa pe larg, folosind un limbaj accesibil, uneori intalnindu-se si elemente apartinand unor categorii profesionale specifice. Incheierea este scurta si se utilizeaza o exprimare politicoasa.

Din punct de vedere morfologic se remarca prezenţa substantivelor proprii insotite, la final de semnaturi. Unele substantive comune trec in randul celor proprii fiind ortografiate cu majuscule “Lege, Registrul Comertului”. Discursul foloseste numerale cardinale, verbe din sfera indicativului prezent pentru a nu lasa nici o urmă de incertitudine.

Fiecare text are obiectivul sau pe care doreste s ail indeplineasca remedierea unei relatii cu un client,prezentarea unei oferte, cererea de oferta, atragerea clientilor etc. acesta fiind si scopul pentru care sunt scrise.

Bibliografie

Bălănescu, Olga – Scrisori de afaceri, Editura Ariadna’98, 2003