1

STANDARD OPERATING PROCEDURE

RECRUTARE SI SELECTIE

GlaxoSmithKline Romania Versiunea 4.0

Inlocuieste: Versiunea 3.0 Incepand cu 15.05.2014

No: HR 002/04 Pagina 1 din 12

Acest proces de recrutare si selectie nu este contractual si GSK isi rezerva dreptul de a-l modifica in

orice moment pentru a raspunde nevoilor de selectie si recrutare specifice rezultate din schimbarile

de mediu, practicile etice din piata, principiile globale ale GSK sau din obiectivele de management ale

organizatiei.

CONTINUT

1. SCOP................................................................................................................... 2

2. PRINCIPII ........................................................................................................... 2

3. Aplicabilitate………………………………………………………………………….. 2

4. DEFINITII .............................................................................................................. 2

5. RESPONSABILITATI:....................................................................................... 3

5.1. Specialistul Recrutare .................................................................................. 3

5.2. Managerul Direct (N+1): ............................................................................... 4

5.3. Managerul N+2: ............................................................................................. 4

5.4. HR Generalist……………………………………………….………………………. 5 5.5. Specialistul Compensatii si Beneficii:…………………………………………. 5

5.6. HRBL (HR Business Leader):……………………………………………………. 5

6. Modul de lucru:………………………………………………………………………. 5 6.1. RECRUTAREA: .............................................................................................. 5

6.1.1. Initierea procesului de recrutare:……………………………………… 6 6.1.2. Surse de identificare si atragere a candidatilor:…………………….. 6

6.1.2.1. Sursa interna (angajati GSK):……………………………..……………. 6 6.1.2.2. Sursa externa:……………………………………………………………... 7

6.2. SELECTIA: ................................................................................................... 8

6.2.1. Preselectia (screening-ul) aplicatiilor:………………………………….. 9 6.2.2. Formular de Preangajare/ Formularul de Conflict de Interese/PII:…10

6.2.3. Interviul fata in fata:………………………………………………………. 10 6.2.4. Centrele de evaluare (AC):……………………………………………… 10 6.2.5. Verificarea referintelor:…………………………………………………… 11 Anexa 1 – Index documente recrutare ..................................................................12

2

1. SCOP Prin procedura de recrutare si selectie se definesc standardele GSK aplicate in recrutarea si

selectia celor mai buni candidati pentru pozitiile vacante din cadrul grupului de companii GSK

Romania, cat si pasii care trebuie urmati in acest proces.

2. PRINCIPII Procesul de recrutare, selectie si angajare a candidatilor se desfasoara pe baza urmatoarelor principii detaliate in Regulamentul Intern: • acordarea de sanse egale tuturor angajatilor din Grupul GSK • criteriul de performanta • sprijinirea promovarii interne • acordul ambelor parti • declararea conflictului de interese • transparenta • nediscriminarea • respectarea drepturilor cu privire la protectia datelor cu caracter personal asa cum sunt

definite in SOP_ Managementul Datelor cu Caracter Personal

Toate informatiile despre candidati transmise in cadrul procesului de recrutare si selectie sunt CONFIDENTIALE.

3. APLICABILITATE

Procedura de recrutare si selectie se aplica tuturor angajatilor din Grupul GSK Romania.

4. DEFINITII:

Fisa de administrare personal - documentul care sta la baza procesului de recrutare. Recrutare – totalitatea actiunilor derulate de catre Grupul GSK Romania cu scopul de a

identifica si atrage candidatii care prezinta competentele necesare pentru a ocupa o pozitie déjà

vacanta sau in curs de a deveni vacanta. Selectia– procesul prin care Grupul GSK Romania selecteaza candidatii potriviti pentru a ocupa

pozitiile vacante sau nou create cu scopul dezvoltarii organizatiei. N+1 = managerul angajator N+2 = managerul direct al managerului angajator Intalnire 1+1 = intalnire fata in fata: angajat si manager direct Dezvoltare laterala – dezvoltarea unui angajat pe o pozitie ce presupune pastrarea aceluiasi

grad aferent pozitiei, insa intr-o alta arie a organizatiei. Dezvoltare verticala – dezvoltarea unui angajat pe o pozitie care poate conduce la cresterea

gradului aferent pozitiei si a impactului in organizatie. JD – fisa postului

3

PDP (Plan de Dezvoltare si Performanta) = instrumentul prin care se seteaza, agreeaza si

evalueaza, specific pentru fiecare angajat din grupul GSK Romania, obiectivele anuale calitative

si cantitative in concordanta cu obiectivele companiei si planul sau de dezvoltare in cariera.

Plan de succesiune – procesul de identificare si dezvoltare a angajatilor care au potential

pentru a ocupa diverse pozitii cheie si/sau de leadership din cadrul Grupului GSK. Procesul de Talent Management – atat procesul de identificare si dezvoltare a angajatilor

existenti, in functie de potentialul si performanta individuala, cat si de atragere a candidatilor cu

potential pentru companie.

Centrul de evaluare (AC) – procesul de selectie finala a celor mai potriviti candidati prin

utilizarea unui ansamblu de instrumente utilizate cu scopul de a alinia candidatii la criterii

standard interne. Poate fi organizat atat pentru recrutare interna cat si externa.

PII - Formular de Informare si Consimtamant privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal.

5. RESPONSABILITATI: In continuare sunt ilustrate responsabilitatile fiecarui angajat implicat in proces. 5.1. Specialistul Recrutare

Incepe procesul de recrutare si selectie dupa ce a fost intocmita si aprobata fisa de

administrare personal;

Unde este cazul, anunta AJOFM despre existenta pozitiei vacante in termen de 5 zile de la aparitia acesteia;

Propune strategia de recrutare pentru pozitia vacanta si o agreeaza cu managerul angajator;

Agreaza sursa de recrutare care va fi utilizata in identificarea candidatului;

Acorda suport managerului angajator (N+1) in alcatuirea anunturilor externe/interne; Intocmeste impreuna cu managerul angajator ghidul de interviu care contine competentele

dupa care se va face selectia candidatilor;

Dupa definirea si intelegerea clara a criteriilor de cautare, incepe procesul de identificare si atragere a candidatilor;

Identifica, impreuna cu HR Generalistul, potentialii candidati interni pe baza PDP, Talent Management, Succesion Plan;

Primeste CV-urile pentru candidatii interni; Publica anunturi de recrutare pe site-urile on line de recrutare sau in alte retele profesionale

de cautare;

Valideaza exercitiile de business intocmite de catre N+1 (scenarii, role play, studii de caz etc) care vor fi utilizate in procesul de selectie astfel incat acestea sa identifice competentele

urmarite ;

Mentine relatia cu agentiile de recrutare;

Este responsabil de design-ul si organizarea Centrelor de Evaluare (Assessment Center) ca parte a procesului de selectie a candidatilor;

Face prima selectie a CV-urilor dupa care le trimite pentru selectia finala catre managerul angajator;

Administreaza candidatilor teste de personalitate/ de abilitati;

Participa alaturi de N+2 in interviurile pentru pozitiile strategice, de nisa si middle management;

Verifica referintele pentru candidatul final selectat; Transmite scrisoarea de refuz candidatilor externi pentru pozitiile strategice, de nisa si

4

middle management intalniti in cadrul interviului 2 impreuna cu N+2; Transmite datele salariale necesare catre Specialistul Compensatii si Beneficii in vederea

intocmirii propunerii salariale.

Trimite spre aprobare propunerea salariala catre N+2; Transmite scrisoarea de oferta catre N+1, alcatuita pe baza aprobarii propunerii salariale de

catre N+2;

Trimite catre N+1 documentele de recrutare necesare finalizarii angajarii (fisa de administare personal completata si aprobarile ofertei salariale primite prin e-mail, oferta, formularul de preangajare, formularul de conflict de interese, formularele de referintele, CV, fisa de interviu)

Se asigura ca feedback-ul de dezvoltare, trimis de catre N+1/N+2 pentru candidatii interni care nu au fost selectati, va ajunge la dosarul angajatului.

5.2. Managerul Direct (N+1): Completeaza fisa de administrare personal in format electronic si obtine aprobare de la N+2

pentru deschiderea procesului de recrutare si selectie pentru pozitia vacanta bugetata; In cazul pozitiilor nebugetate obtine aprobarea de la HRBL si GM/Echipa de management; Completeaza si agreaza impreuna cu N+2 chestionarul de analiza a postului daca pozitia

este noua si il trimite catre HRBL pentru validare; Elaboreaza fisa postului impreuna cu HR Generalist, daca pozitia este noua;

Stabileste strategia de recrutare si profilul candidatului pentru pozitia vacanta impreuna cu Specialistul Recrutare;

Intocmeste impreuna cu Specialistul Recrutare ghidul de interviu care contine competentele

necesare;

Este responsabil de intocmirea exercitiilor de business (scenarii, role play, studii de caz) care vor fi utilizate in procesul de selectie si le valideaza impreuna cu Specialistul Recrutare;

Trimite catre Specialistul Recrutare CV-urile primite in urma recomandarilor interne/externe;

Realizeaza selectia finala a CV-urilor externe primite de la Specialistul Recrutare; Programeaza candidatii la interviu;

Deruleaza primul interviu cu candidatii interni/externi; Completeaza fisele de interviu pentru candidatii intervievati si le trimite catre Specialistul

Recrutare ; Transmite formularul de pre-angajare si pe cel de conflict de interese candidatilor din lista

scurta inainte de stabilirea si sutinerea interviului 2;

Transmite tuturor candidatilor externi carora li se administreaza teste si/sau sunt invitati la Assessment Center, Acordul privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal, anexa la

procedura de HR 00901_SOP Managementul Datelor cu Caracter Personal (variant PII recrutare)

Trimite lista scurta (2 candidati) catre N+2 si Specialistul Recrutare;

Trimite fisele de interviu pentru candidatii din lista scurta (2 candidati) catre N+2 inainte de sustinerea interviului 2 cu acestia;

Transmite Specialistului de Recrutare feedback-ul in urma interviurilor sustinute de N+2;

Cere de la Specialistul Recrutare oferta salariala pentru candidatul final; Trimite scrisoarea de refuz candidatilor care au fost respinsi dupa primul interviu precum si

candidatilor respinsi dupa interviul cu N+2 (cu exceptia candidatilor pentru pozitiile strategice, de nisa si middle management intalniti de catre HR in cadrul interviului 2 impreuna cu N+2);

Ofera feedback de dezvoltare verbal si scris tuturor candidatilor interni (cu cc la Specialistul Recrutare si N+2) intalniti in interviul 1 si care nu au fost selectati pentru etapa urmatoare ;

Stabileste intalnirea cu candidatul final in vederea prezentarii si semnarii Scrisorii de Oferta

precum si a celorlalte documente necesare;

Este responsabil de respectarea pasilor conform procedurii de angajare pentru noul angajat;

Este responsabil de pregatirea anuntului de prezentare a noului angajat in business.

5

5.3. Managerul N+2: Sustine interviul 2 pentru pozitii manageriale/strategice/de nisa/de specialisti;

Participa ca si Asssesor in cadrul Assessment Center-ului ce se desfasoara pentru pozitiile aflate in recrutare, acolo unde este cazul;

Agreaza impreuna cu N+1 candidatul final rezultat in urma interviului 2 sau a centrului de evaluare;

Agreaza impreuna cu N+1 chestionarul de analiza a postului daca pozitia este noua;

Ofera feedback de dezvoltare verbal si scris candidatilor interni in urma interviului 2 (cu cc la Specialistul Recrutare);

Transmite fisa de interviu completata pentru candidatii externi (intalniti in interviul2 catre Specialistul Recrutare;

Aproba propunerea salariala pentru candidatul final primita de la Specialistul de Recutare;

5.4. Specialistul Compensatii si Beneficii:

Intocmeste propunerea salariala pe baza informatiilor oferite de catre Specialistul Recrutare; Intocmeste Scrisoarea de Oferta pe baza propunerii salariale aprobate si o trimite catre

Specialistul Recrutare;

Efectueaza gradarea pentru pozitiile noi si trimite gradul spre aprobare catre HRBL;

5.5. HR Generalist:

Ofera suport Specialistului Recrutare in identificarea potentialilor candidati interni pe baza

PDP, Talent Management, Succesion Plan pentru pozitiile vacante;

Ofera suport N+1 pentru elaborarea fisei de post in cazul pozitiilor noi;

5.6. HRBL (HR Business Leader): Impreuna cu GM/Echipa de management este implicat in aprobarea pozitiilor nebugetate;

Sustine interviul 2 impreuna cu N+2 pentru pozitiile de top –management;

Valideaza chestionarele da analiza de post pentru pozitiile nou create si le trimite catre Specialistul Compensatii si Beneficii pentru gradare;

Dupa aprobarea gradului pozitiei noi transmite catre Managerul direct, gradul pozitiei nou create

6. MODUL DE LUCRU:

6.1 RECRUTAREA:

In procesul de recrutare se vor lua in calcul ca data de incepere a activitatii pentru

candidatul selectat zilele de 01 sau 15 ale lunii. Exceptie fac situatiile in care datele de 01

sau 15 ale lunii cad in zile nelucratoare (week-end sau sarbatori legale); in acest caz

angajarile se vor face cu data primei zile lucratoare dupa data de 01 sau 15 a lunii

respective. Intregul proces de recrutare si selectie se va desfasura in conformitate cu etica GSK si cu

reglementarile legale in vigoare. Recrutarea si selectia candidatilor se face pe baza cerintelor prestabilite pentru fiecare pozitie. Este politica GSK de a promova din interiorul companiei ori de cate ori acest lucru este posibil.

6

GSK utilizeaza surse de recrutare variate, pentru a se asigura ca poate identifica cei mai potriviti

candidati pentru acoperirea posturilor vacante, intr-o perioada de timp optima si eficienta din

punct de vedere al costurilor.

6.1.1. Initierea procesului de recrutare: Procesul de recrutare si selectie va incepe numai in momentul in care este intocmita si aprobata

fisa de administrare personal. Aceasta se intocmeste in format electronic. N+1 initiaza procesul de recrutare completand Fisa de Administrare Personal si obtinand aprobarile necesare dupa cum urmeaza:

• pentru pozitiile vacante si bugetate - N+1 obtine aprobarea N+2 prin e-mail pentru

deschiderea recrutarii; HRBL se va trece in CC;

• pentru pozitiile vacante si nebugetate - N+1 obtine aprobarea de la N+2 care se

asigura de obtinerea aprobarii noii pozitii de la HRBL/ GM/ Board. N+1 are responsabilitatea sa submita tichet catre OneHR cu urmatoarele documente:

fisa de administrare de personal completata si aprobata (in format electronic, insotita de

aprobarile primite prin e-mail);

fisa de post;

chestionarul de analiza a postului validat de catre HRBL pentru pozitiile noi – DOAR

dupa ce pozitia a fost gradata de catre Specialistul Compensatii si Beneficii; daca este cazul, alte documente care justifica decizia de aprobare.

Termenul in care managerul direct este contactat de catre Specialistul Recrutare care va prelua

procesul de recutare si selectie este de 24 ore din momentul alocarii cazului catre acesta.

Pentru pozitii de executie durata procesului de recrutare si selectie - pana la momentul

semnarii de candidat a ofertei de angajare este de 6-8 saptamani; pentru pozitii

manageriale durata procesului de recrutare si selectie este de pana la 12 saptamani.

6.1.2. Surse de identificare si atragere a candidatilor:

Se urmareste identificarea de noi candidati apeland la proprii angajati – recrutare interna si apoi

la piata externa a fortei de munca – recrutarea externa.

6.1.2.1 Sursa interna (angajati GSK):

GSK incurajeaza in mod special recrutarea interna, aceasta reprezentand in acelasi timp un

puternic factor motivational pentru angajati, o modalitate prin care acestia isi pot dezvolta

competentele si cariera in cadrul organizatiei, si nu în ultimul rând un mijloc important de retentie

a angajatilor in companie.

Sursa interna include atat angajatii din cadrul grupului GSK Romania cat si angajatii GSK din

alte tari. Candidatii interni pot fi:

• identificati pe baza proceselor de PDP, Talent Management, Plan de Succesiune; • identificati in urma anuntului intern;

7

Daca nu exista candidati interni identificati pe baza PDP, Talent Management, Plan de Succesiune dar exista posibilitatea de a identifica in organizatie persoane potrivite, Specialistul

Recrutare va anunta postul vacant pe pagina de Intranet.

Termenul de valabilitate al unui anunt intern este de 5 zile lucratoare din momentul postarii acestuia pe pagina de Intranet.

Anuntul intern/extern se posteaza numai in momentul in care s-a comunicat in organizatie plecarea titularului de post (cu exceptia pozitiilor nou create). In cazul aplicatiilor interne candidatii trebuie sa tina cont de urmatoarele prevederi: ! Pentru a aplica pe o pozitie vacanta, candidatii interni trebuie sa aiba o experienta de minim 6

luni in rolul curent in cadrul companiei. ! Pentru pozitiile manageriale este necesara o experienta de minim 6 luni in rolul curent si

de minim 12 luni in cadrul companiei.

! FIECARE ANGAJAT trebuie sa primeasca aprobarea managerului direct inainte de a aplica pe

o pozitie interna. Nerespectarea acestei politici duce la excluderea din procesul de selectie.

Aprobarea pe care managerul direct o va da angajatului de a aplica pentru pozitia vacanta

TREBUIE sa tina cont de performanta demonstrata in companie, planul sau de dezvoltare

(PDP), procesul de talent management (pozitionarea in 9 BOX) si cel de Succesion Planning. De asemenea, performanta evaluata pana la momentul aplicarii TREBUIE sa fie minim 3 – „Strong” - performanta conform asteptarilor”

Recrutarea interna nu exclude varianta recrutarii externe, insa la o valoare profesionala egala

intre candidati, se va prefera candidatul intern, fiind o metoda de dezvoltare a resurselor interne. Reangajarea fostilor angajati GSK: Reguli de aplicare:

• Sa fi lucrat minim 1 an in Grupul GSK; exceptie fac angajatii cu contract pe perioada determinata care au lucrat minim 6 luni in grupul GSK;

• Sa fi demonstrat performanta buna in timpul perioadei lucrate in Grupul GSK si sa nu fi avut abateri disciplinare;

• Sa fi trecut minimum 1 an de la data incetarii activitatii in grupul GSK; exceptie fac angajatii plecati pe motive care nu tin de persoana lor (incetare de drept, restructurare pozitie);

• Angajarea anterioară la GSK nu s-a încheiat dintr-un motiv care presupune sanctionare disciplinara, necorespundere profesionala sau incalcarea codurilor de etica si practica ale GSK.

Fiecare candidatura a fostilor angajati GSK va fi tratata separat si va fi discutata de catre Specialistul Recrutare cu N+1 si managerul caruia i-a raportat fostul angajat pe perioada lucrata

in grupul GSK.

6.1.2.2. Sursa externa:

Prin intermediul recrutarii externe, GSK urmareste identificarea de noi candidati apeland la piata

fortei de munca externa organizatiei si utilizand mai multe strategii: candidaturile spontane,

recomandarile angajatilor, anunt in ziar, anunt on-line, recrutarea directa – headhunting, Agentii

de recrutare, Asociatii studentesti, Asociatii profesionale, Evenimente speciale etc.

8

6.2. SELECTIA CANDIDATILOR

Selectia este un proces ulterior recrutarii personalului care a permis identificarea si atragerea

unui numar suficient de mare de candidati.

Metode de selectie:

Candidatii inclusi in proces pot fi evaluati cu ajutorul mai multor metode de selectie: preselectia

aplicatiilor, interviuri fata in fata, instrumente de evaluare a cunostintelor, teste de personalitate,

centre de evaluare etc. Alegerea metodelor de selectie este responsabilitatea Specialistului

Recrutare impreuna cu Managerul Angajator.

In Anexa 3 regasiti spre exemplificare etape recomandate in procesul de selectie.

In functie de metoda de selectie utilizata, candidatilor li se va inmana spre completare Acordul

privind Prelucrarea datelor cu Caracter Personal, anexa la procedura HR00901_SOP

Managementul Datelor cu Caracter Personal.

Evaluarea candidatilor se face utilizand Asteptarile GSK (GSK Expectations).

In functie de tipul postului vacant se vor evalua in procesul de selectie a candidatilor fie

Asteptarile de Leadership, fie Asteptarile Individuale.

Asteptarile de Leadership se aplica tuturor posturilor care au responsabilitati manageriale fie

direct, fie indirect (cei care sunt responsabili pentru performanta unei echipe fara a avea o linie

de raportare directa cu acestia) si sunt detaliate mai jos:

Stabileste directia si

inspira

Colaboreaza cu ceilalti

Elibereaza energie

Dezvolta capabilitatile

si talentul

Stimuleaza performanta

Traieste valorile

companiei

Printr-un rationament

solid, stabileste o viziune clara

si convingatoare, care sa arate angajatilor din echipa ta felul in care munca lor contribuie la

indeplinirea strategiei si a

misiunii

Contribuie la incurajarea colaborarii

intre echipe, bazata pe incredere reciproca, pentru a

asigura cel mai bun

rezultat pentru GSK

Contribuie la crearea unui

mediu de lucru sanatos, de implicare si

inclusiv, sustenabil in

timp

Investeste in oamenii tai si construieste capabilitatile

organizationale necesare

implementarii strategiei, acum si in

viitor

Responsabilizeaza-te pe tine

,pe echipa ta si pe ceilalti

pentru a obtine rezultate de

calitate

Actioneaza ca un model,

asigurandu-te ca tot ceea ce faci este aliniat

cu valorile noastre si in

beneficiul pacientilor si al consumatorilor

9

Asteptarile Individuale se aplica tuturor posturilor care nu au responsabilitati manageriale si

sunt detaliate mai jos:

6.2.1. Preselectia (screening-ul) aplicatiilor: Specialistul Recrutare efectueaza o prima selectie a aplicatiilor / CV-urilor colectate pe baza

profilului postului si a fisei de post cu scopul de a identifica compatibilitatea candidatului cu

cerintele minime ale postului, asa cum reies din CV si o va trimite catre N+1. Managerul

angajator va face selectia finala a CV-urilor care vor fi incluse in etapa urmatoare a procesului de

selectie.

Termenul pana la care N+1 va primi lista cv-urior selectate de catre Specialistul de Recrutare

este de minim 2 saptamani de la inceperea procesului.

6.2.2 Chestionarul de Preangajare/ Formularul de Conflict de Interese/Acordul privind

Prelucrarea datelor cu Caracter Personal:

La candidatii selectati dupa primul interviu, N+1 va transmite pe e-mail Chestionarul de Pre –

Angajare si Formularul de Conflict de Interese. Candidatilor externi carora li se

administreaza teste sau sunt inclusi in Assessment Center li se va inmana spre completare

si Acordul privind Prelucrarea datelor cu Caracter Personal ( varianta pentru recrutare);

N+1 va trimite catre Specialistul Recrutare, Chestionarul de Pre – Angajare, Formularul de Conflict de Interese si dupa caz Acordul privind Prelucrarea datelor cu Caracter Personal (varianta pentru recrutare), completat si semnat de catre candidati inainte de stabilirea interviului urmator/ etapei urmatoare.

Candidatii pot fi respinsi in procesul de selectie daca Specialistul Recrutare sau N+1 constata urmatoarele:

Stabileste directia si

inspira

Colaboreaza cu ceilalti

Elibereaza energie

Dezvolta capabilitatile

si talentul

Stimuleaza performanta

Traieste valorile

companiei

Asigura-te ca munca ta sprijina

obiectivele echipei si prioritatile

organizationale si aplica un rationament

solid in tot ceea ce faci

Construieste relatii bazate

pe incredere in cadrul echipei si in afara ei

pentru a realiza

obiectivele si a contribui la

succesul GSK

Implica-te in mod

constructiv in claborarea cu

ceilalti si demonstreaza

un mod de gandire pozitiv

Foloseste abilitatile si cunostinele necesare

pentru a obtine rezultate

excelente, acum si in

viitor, si ajuta-i si pe ceilalti sa

faca la fel

Fii responsabil si incurajeaza-i si pe ceilalti sa fie la fel pentru

a obtine rezultate de

calitate

Actioneaza ca un model,

asigurandu-te ca tot ceea ce faci este aliniat

cu valorile noastre si in

beneficiul pacientilor si al consumatorilor

10

• declaraţii false în CV sau in formularele de aplicare; • calificări educaţionale ori profesionale false sau exagerate; • recomandări necorespunzătoare de la persoane de referinţă sau angajatori anteriori; • condamnari anterioare (pe baza cazierului judiciar), acolo unde este cazul; • lipsa cooperării candidatului ; • in cazul existentei unui conflict de interese care reiese prin completare de catre candidat

a Formularului de conflict de Interese. 6.2.3. Interviul fata in fata: Prin intalnirea fata in fata dintre candidati si intervievatori, candidatii sunt evaluati in vederea identificarii compatibilitatii acestora cu valorile organizatiei, profilul postului si responsabilitatile descrise in fisa postului. Fisa de interviu va fi completata pentru fiecare candidat care participa la interviu si va fi trimisa in format electronic catre Specialistul Recrutare.

In functie de natura postului vacant, procesul de selectie este structurat in unul sau mai multe interviuri. In cel de-al doilea caz, acest proces presupune interviuri succesive sau interviu

succedat de participarea candidatului la un centru de evaluare. Interviul 1 va fi realizat de catre N+1, in timp ce la interviul 2 pot participa: N+2, Specialistul de

Recrutare sau HRBL in functie de nivelul pozitiei aflata in recrutare.

Intre interviul 1 si interviul 2 nu trebuie sa existe o perioada de timp mai lunga de 2

saptamani.

6.2.4. Centrele de evaluare (AC-ul) Centrele de evaluare reprezinta o alternativa a interviului 2 si pot fi folosite ca etapa finala de

selectie a candidatilor externi/interni, ce aplica pentru pozitii similare din punct de vedere al

competentelor necesare. Centrele de evaluare se organizeaza pentru pozitii multiple similare (Reprezentanti Medicali,

Reprezentanti Comerciali, Reprezentanti Vanzari, etc). AC-ul evalueaza doar Asteptarile de Leadership GSK aplicabile posturilor vacante aflate in

procesul de selectie. Centrele de evaluare se organizeaza numai in conditiile in care exista minim 6 candidati (cate

2 candidati pentru cate o pozitie vacanta).

Evaluatorii pot fi angajati interni ai grupului GSK care au pregatirea necesara sau consultanti

externi.

6.2.5. Verificarea referintelor: Referintele sunt verificate de catre Specialistul Recrutare in termen de 2 zile lucratoare de la data comunicarii candidatului final de catre N+1/N+2. Situatiile exceptionale se discuta cu N+1 si presupun prelungirea termenului. Inainte de ofertarea candidatului selectat, Specialistul Recrutare verifica referintele de la

minimum 2 persoane numai cu obtinerea prealabila a acordului candidatului. Doar daca

11

referintele au fost pozitive se trece la urmatoarea etapa – alcatuirea si prezentarea ofertei de

angajare. Persoanele care acorda referintele pentru candidat se selecteaza dupa urmatoarele criterii:

• sa fi colaborat cu candidatul in experientele profesionale anterioare recente ( sa nu fi trecut mai mult de 5 ani de la momentul colaborarii);

• sa fi lucrat cu candidatul in relatie directa (superior, colaborator, subordonat) ; • sa fie din minimum 2 organizatii diferite (acolo unde experienta candidatului permite

acest lucru) . Verificarea referintelor se realizeaza pe baza Formularului de verificare a referintelor. Procesul de recrutare si selectie va fi reluat daca referintele despre candidatul final nu sunt

conforme standardelor GSK. Alcatuirea ofertei salariale: Specialistul Compensatii si Beneficii cu suportul Specialistului Recrutare intocmeste propunerea

salariala care va fi trimisa electronic catre N+1 pentru informare si catre aprobare la N+2. Propunerea salariala va tine cont atat de echitatea interna cat si de competitivitatea pietei. Scrisoarea de Oferta: In baza datelor cuprinse in Fisa de Admistrare Personal, Specialistul Compensatii si Beneficii

intocmeste Scrisoarea de oferta.

Specialistul Recrutare transmite pe mail catre N+1 scrisoarea de oferta. Prezentarea Scrisorii de Oferta catre candidatul final se realizeaza de catre N+1 prin intermediul

unei discutii de ofertare. Acesta se asigura ca viitorul angajat semneaza scrisoarea de oferta in

termen de 3 zile lucratoare de la prezentarea acesteia.

In cadrul intalnirii de prezentare a ofertei N+1 inmaneaza viitorului angajat: • un exemplar al scrisorii de oferta; • fisa de post; • formular PII (si Acordul privind Prelucrarea datelor cu Caracter Personal _varianta pentru

angajare); • lista cu documentele necesare angajarii.

La finalizarea procesului de recrutare este responsabilitatea N+1 sa trimita toate

documentele de recrutare si celelale documente necesare angajarii catre HR

Transactional si Admin conform Procedurii de angajare.

Procesul de recrutare finalizat cu succes se va continua cu procesul de Angajare si Inductie,

conform procedurilor de resurse umane aferente acestor procese. Raspunsul participantilor la interviu care nu au fost selectati: Toti candidatii atat cei interni cat si cei externi, care au participat la interviu vor primi

raspuns in maxim 2 saptamani de la participarea la interviu.

12

• Pentru candidatii interni: Pentru pozitii non manageriale raspunsul va fi oferit de catre N+1; Pentru pozitii manageriale/ strategice/de nisa raspunsul va fi oferit de catre N+2;

Pentru candidatii externi:

• Managerul direct (N+1) trimite scrisoarea de refuz candidatilor care au fost respinsi

dupa primul interviu sustinut de catre acesta;

• N+1 va transmite scrisoare de raspuns candidatilor respinsi dupa interviul 2 sustinut de

catre N+2 cu exceptia candidatilor pentru pozitiile strategice, de nisa si middle

management carora le va fi transmisa scrisoarea de refuz de catre Specialistul

Recrutare.

Anexa 1

Index documente recrutare*:

Fisa de administrare de personal insotita de aprobari

Fisa de interviu completata de catre N+1 si N+2

Scrisoare de Oferta semnata in original

Copie act identitate candidat

Fisa postului semnata in original

CV

Formular referinte (2 referinte) Formular de Informare si Consimtamant privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal (formular PII recrutare) – acolo unde este cazul Formular de Informare si Consimtamant privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal (formular PII angajare)

Formular de preangajare luat la cunostinta si semnat de catre candidat

Formular de conflict de interese luat la cunostinta si semnat de catre candidat *Se vor trimite de catre N+1 catre HR Admin cu cel putin 5 zile lucratoare inainte de data angajarii.