Procedura PG-CM-01 Elaborare Si Gestionare Proceduri

Cod: PG-CM-01

PROCEDURA GENERALA Editia: 3/09.04.2009 Revizia: 0/09.04.2009 Nr. exemplar:

Primaria Municipiului Giurgiu Elaborarea si gestionarea

procedurilor Pagina: 2 / 8

CUPRINS Pagina de garda.................................................................................................... 1 Cuprins............................................................................................................... 2 Evidenta aprobarilor si reviziilor.............................................................................. 3

1. Scop.........................................................................…........................………..... 4 2. Domeniu de aplicare.......................................................................………............ 4 3. Documente de referinta.................................................................…………........... 4 4. Terminologie;abrevieri..................................................................…………............ 4 5. Reguli de procedura si responsabilitati.................................................…………....... 5 6. Inregistrari.......................................................................................…………….... 8 7. Anexe............................................................................................……………...... 8

Cod: PG-CM-01




EVIDENTA APROBARILOR SI REVIZIILOR

Nr.pagina 1 2 3 4 5 6 7 8 Nr.revizie 0 0 0 0 0 0 0 0

Revizia/

Editia, Data

Activitatea/procesul evidentiat (Numarul editiei sau capitolul/

Nume, prenume, data si semnatura

aplicarii paginile revizuite) Elaborat Verificat Aprobat R0/Ed1

12.04.2005 Elaborare editia 1

Ioan Truta Ianca Meca 08.04.2005

Vasile Mustatea

11.04.2005

Lucian Iliescu

12.04.2005 R0/Ed2

03.08.2006 Elaborare editia 2

Ianca Meca 01.08.2006

Vasile Mustatea 02.08.2006

Lucian Iliescu 03.08.2006

R0/Ed3 09.04.2009

Elaborare Editia 3 ca urmare a

tranzitiei la SR EN ISO 9001:2008

Ianca Meca 07.04.2009

Viorica Naghi 08.04.2009

Lucian Iliescu 09.04.2009

Cod: PG-CM-01-Ed3-R0 F1

Cod: PG-CM-01




1. SCOP

1.1. Prezenta procedura cod PG-CM-01 descrie procesul de elaborare si gestionare a procedurilor scrise ale SMCM din Primaria Municipiului Giurgiu (Proceduri generale, Proceduri de sistem, Proceduri specifice si Proceduri operatonale).

2. DOMENIU DE APLICARE

2.1. Se aplica pentru: elaborarea, avizarea, aprobarea, difuzarea, retragerea, pastrarea, arhivarea si modificarea procedurilor scrise din Primaria Municipiului Giurgiu.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA

♦ SR EN ISO 9000:2006 - Sistemul de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular. ♦ SR EN ISO 9001:2008 - Sistemul de management al calitatii. Cerinte. ♦ SR EN ISO 9004:2001 - Sistemul de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor. ♦ SR EN ISO 14001:2005 -Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare ♦ SR ISO/TR 10013:2003 - Linii directoare pentru documentatia sistemului de management al calitatii.

4. TERMINOLOGIE; ABREVIERI

4.1. Terminologie (conform SR EN ISO 9000:2006)

Document – informatie impreuna cu mediul sau suport.

Procedura - mod specificat de efectuare a unei activitati sau a unui proces. Nota: - Atunci cand o procedura este documentata, se utilizeaza termenul de “procedura scrisa” sau de “procedura documentata”. Documentul care contine o procedura poate fi denumit ca “document procedura”.

Calitate – masura in care un ansamblu de caracteristici intrinseci indeplinesc cerintele. Nota:

- Termenul “calitate” poate fi utilizat cu adjective cum ar fi: slaba, buna sau excelenta.

Sistem de management al calitatii – sistem de management prin care se orienteaza si se controleaza o organizatie in ceea ce priveste calitatea.

Sistem de management de mediu ( conform SR EN ISO 14050:1999) – COMPONENTA A SISTEMULUI GENERAL CARE INCLUDE STRUCTURA ORGANIZATORICA, ACTIVITATILE DE PLANIFICARE, RESPONSABILITATILE, PRACTICILE, PROCEDURILE, PROCESELE SI RESURSELE PENTRU ELABORAREA, IMPLEMENTAREA, REALIZAREA SI MENTINEREA POLITICII DE MEDIU.

Elaborator - persoana sau grup de persoane desemnate in scris de catre pRIMAR sa elaboreze si sa gestioneze proiectul de procedura cod A-CM-xy.

Avizare - acceptarea unui document care conditioneaza circulatia ulterioara a acestuia, de catre o entitate organizatorica sau persoana, fara ca prin aceasta documentul sa capete un caracter executoriu.

Aprobare - acceptarea unui document de catre o entitate organizatorica sau persoana, prin care documentul primeste un caracter executoriu.

Procedura generala - procedura documentata care stabileste modul de elaborare a altor tipuri de proceduri sau de desfasurare a unor procese/activitati cu caracter general.

Procedura de sistem - procedura documentata ceruta de standardul SR EN ISO 9001:2008 sau SR EN ISO 14001:2005 care stabileste regulile si responsabilitatile de tinere sub control a unui proces/unei activitati corespunzator/corespunzoatore uneia sau mai multor cerinte ale standardului.

Cod: PG-CM-01




Procedura specifica - procedura documentata neceruta de standardul SR EN ISO 9001:2008 sau SR EN ISO 14001:2005 care stabileste regulile si responsabilitatile de tinere sub control a unui proces/unei activitati corespunzator/corespunzoatore uneia sau mai multor cerinte ale standardului, cerinte pentru care s-a considerat necesar de a fi procedurate.

Procedura operationala - procedura documentata care stabileste regulile si responsabilitatile de tinere sub control a unui proces/unei activitati specifice.

Manualul calitatii si mediului – document care descrie sistemul integrat de management al calitatii si mediului unei organizatii.

Echipele Calitatii si Mediului - grup de specialisti desemnati de Primar pentru elaborarea, avizarea, difuzarea si implementarea documentelor SMCM sau pentru solutionarea unei probleme de calitate.

4.2. Abrevieri

RMCM - Reprezentantul Managementului in domeniul calitatii si mediului CMCM - Compartiment Management Calitate Mediu COMCM - Comitet de Managementul Calitatii si Mediului SMCM - Sistem de management integrat al calitatii si mediului RCM - Responnsabil cu calitatea si mediul la nivel de directie SS - Conducator/compartiment/serviciu/birou ECM - Echipele Calitatii si Mediului PG - Procedura generala PS - Procedura de sistem PSP - Procedura specifica PO - Procedura operationala MCM - Manualul Calitatii si Mediului ROF - Regulament de organizare si functionare Ed - Editie R - Revizie F - Formular E - Eticheta

5. REGULI DE PROCEDURA SI RESPONSABILITATI

5.1. Reguli de codificare

5.1.1. Se codifica procedurile (PG, PS, PSP, PO) astfel: Cod: A-CM-xy unde: A - grup de doua sau trei litere care indica tipul procedurii (PG, PS, PSP, PO)

CM - indica faptul ca procedura este aplicabila pe linie de calitate si mediu, daca se aplica numai pe linie de calitate sau mediu se notifica cu C sau M. xy - grup de doua cifre care indica numarul de ordine al procedurii din tipul specificat.

5.1.2. Se codifica formularele si etichetele aferente procedurii cod A-CM-xy, astfel: Cod: A-CM-xy-Edz-Rt-Lw unde: A - tipul de procedura

CM - indica faptul ca procedura este aplicabila pe linie de calitate si mediu, daca se aplica numai pe linie de calitate sau mediu se notifica cu C sau M. xy - grup de doua cifre care indica numarul de ordine al procedurii din tipul specificat

Ed - editia z - numarul editiei procedurii R - revizia t - numarul reviziei

Cod: PG-CM-01




L - litera care indica tipul inregistrarii: F - formular E - eticheta w - numarul curent al inregistrarii (F, E) din cadrul procedurii.

In textul procedurilor se utilizeaza pentru formulare si etichete forma cod: A-CM-xy-Lw,.iar in anexa la procedura si cand se utilizeaza forma codificata complet cod: A-CM-xy-Edz-Rt-Lw .

5.1.3. Se codifica Dosarul de istorie al procedurii cod A-CM-xy astfel: Cod: DI-i unde: DI - dosar de istorie i - numarul dosarului.

Restul de dosare si registre utilizate in cadrul organizatiei nu se codifica.

5.2. Responsabil de proces– Coordonator CMCM

5.3. Resurse:

• personal (Echipele Calitatii si Mediului) instruit corespunzator; • alocarea materialelor consumabile, a calculatoarelor si echipamentelor periferice

necesare, alocarea timpului necesar.

5.4. Reglementarile si responsabilitatile privind procesul de elaborare/reactualizare si gestionare a procedurilor scrise in Primaria Municipiului Giurgiu se deruleaza conform precizarilor de mai jos.

5.5. Elaborarea Planului de lucru al Echipelor Calitatii si Mediului

Coordonatorul CMCM intocmeste, RMCM avizeaza si Primarul aproba Planul de lucru al Echipelor Calitatii si Mediului pentru elaborarea procedurilor sau pentru rezolvarea unei probleme de calitate/mediu cod PG-CM-01-F4 (dosar corespondenta interna). Coordonatorul CMCM sau un delegat difuzeaza cate un exemplar elaboratorilor, pe baza de lista de difuzare.

Coordonatorul CMCM instruieste ECM cu privire la regulilie si reglementarile de elaborare a procedurilor si Manualului Calitatii si Mediului (conform procedurii PG-CM-01 si standardului SR ISO/TR 10013:2003), precum si cu cerintele aplicabile ale referentialelor SR EN ISO 9001:2008 si SR EN ISO 14001:2005 si a altor standarde aplicabile din domeniul calitatii si mediului.

5.6. Elaborarea, avizarea si aprobarea proiectului de procedura cod A-CM-xy

Elaboratorul redacteaza proiectul de procedura cod A-CM-xy (PG, PS, PSP, PO) care trebuie sa cuprinda urmatoarele:

Pagina de garda - se completeaza formularul pagina de garda; Cuprinsul; Evidenta modificarilor si reviziilor cod PG-CM-01-F1 - constituie a treia pagina a

oricarei proceduri cod A-xy si nu se semneaza decat pentru editia si revizia in vigoare Se utilizeaza pentru cunoasterea stadiului reviziilor de pagina la procedura cod A-CM-xy.

Capitolul 1. Scopul - se precizeaza pe scurt necesitatea realizarii procedurii. Capitolul 2. Domeniul de aplicare –. se precizeaza zona in care este aplicabil

procesul/activitatea descris de procedura. Capitolul 3. Documente de referinta - se specifica documentele care au stat la baza

elaborarii procedurii (standarde, legislatie, proceduri etc.); Capitolul 4. Terminologie; abrevieri - se definesc principalii termeni utilizati in

procedura si se nominalizeaza abrevierile utilizate; Capitolul 5. Reguli de procedura si responsabilitati - se specifica

responsabilul/responsabilii de proces si resursele. Se mentioneaza de asemenea regulile

Cod: PG-CM-01




de codificare, se precizeaza informatii privind utilizarea formularelor, dupa cum este necesar. Apoi, se descrie procesul cu precizarea actiunilor, responsabilitatilor, inregistrarilor calitatii si documentele conexe.

Capitolul 6. Inregistrari - se listeaza inregistrarile (formulare, etichete, dosare, registre etc.) utilizate in cadrul procedurii cod A-CM-xy.

Capitolul 7. Anexe - se redau in anexe acele formulare care se ataseaza procedurii cod A-CM-xy, in forma utilizata curent.

5.7. Multiplicarea si difuzarea procedurii cod A-CM-xy

Coordonatorul CMCM sau un delegat asigura multiplicarea si difuzarea procedurii cod A-CM-xy, pe baza Listei de difuzare-retragere cod PG-CM-01-F2. Formularele utilizate in Primaria Municipiului Giurgiu se mentin in dosarul cu formulare utilizate.

5.8. Retragerea - anularea copiilor procedurii cod A-CM-xy

Coordonatorul CMCM sau un delegat anuleaza copiile procedurii cod A-CM-xy iesita din uz sau copiile paginilor procedurii cod A-CM-xy iesite din uz prin stampilare cu “Anulat”. Se completeaza formularele cod PG-CM-01-F1 si cod PG-CM-01-F2. Se stampileaza cu “Anulat” pe prima pagina a exemplarului “0” al procedurii cod A-CM-xy sau pe paginile iesite din uz. Copiile anulate si identificate se pot utiliza ca ciorne, dar nu pentru documentele care se regasesc in dosare.

5.9. Pastrarea si arhivarea procedurii cod A-CM-xy.

Coordonatorul CMCM sau un delegat pastreaza procedura cod A-CM-xy in dosarul cu evidenta procedurilor difuzate in conditii care elimina riscul perimarii pe perioada valabilitatii acesteia conform procedurilor Controlul documentelor cod PS-CM-01 si Controlul inregistrarilor cod PS-CM-04. Fiecare dosar cu evidenta procedurilor difuzate va avea ca opis formularul cod PG-CM-01-F3. Coordonatorul CMCM sau un delegat pastreaza Dosarul de istorie cod DI-i pe perioada mentinerii SMCM, in conditii care sa previna deteriorarea acesteia.

Nota: Pentru reducerea consumului de hartie, in cadrul COMCM s-a dispus ca documentatia SMCM si cea mai mare parte din inregistrari se vor afla in reteaua intranet a organizatiei, retea la care are acces intreg personalul Primariei.

5.10. Modificarea procedurii cod A-CM-xy

Functiile implicate de la elaborarea pana la aprobarea procedurii initiale cod A-CM-xy, modifica si actualizeaza procedura cod A-CM-xy. Eventualele propuneri de modificare si neconcordante referitoare la modul de aplicare al prevederilor procedurii cod A-CM-xy se vor face in scris la Coordonatorul CMCM.

Modificarea procedurii se efectueaza ca urmare a:

• modificarii documentelor de referinta care au stat la baza elaborarii sale; • unor modificari importante ale structurii organizatorice a firmei; • unor modificari importante intervenite in desfasurarea proceselor procedurate; • unor solicitari pertinente din partea clientilor, organismelor de certificare sau acreditare; • neconformitatilor constatate cu ocazia efectuarii auditurilor.

Modificarea procedurii reviziei de pagina se face, in urmatoarele conditii:

• paragraful modificat se identifica printr-o linie verticala plasata in stanga textului. In aceasta situatie, se inlocuieste pagina respectiva modificand numarul reviziei si data in cartusul paginii si completand si semnand (toate functiile implicate) formularul cod PG-CM-01-F1.

Modificarea intregii procedurii – elaborarea unei noi editii – se face in trei situatii: • o data la trei ani (daca este cazul); • la revizia a peste 1/3 din numarul total de pagini sau la decizia COMCM; • la modificarea numarului de pagini determinata de reviziile de pagini.

Cod: PG-CM-01




Nu se admit modificari de mana. Coordonatorul CMCM sau un delegat actualizeaza Lista procedurilor in vigoare cod PG-CM-01-F3 (dosar corespondenta interna).

6. INREGISTRARI (FORMULARE, DOSARE, REGISTRE UTILIZATE) ♦ Pagina de garda - ♦ Pagina de continut - ♦ Evidenta modificarilor si aprobarilor -cod PG-CM-01-F1 ♦ Lista de difuzare-retragere -cod PG-CM-01-F2 ♦ Lista procedurilor in vigoare -cod PG-CM-01-F3 ♦ Plan de lucru al Echipelor Calitatii si Mediului -cod PG-CM-01-F4 ♦ Dosar de istorie al procedurii cod A-CM-xy -cod DI-i ♦ Dosar cu corespondenta interna -

7. ANEXE

♦ Pagina de garda - ♦ Pagina de continut - ♦ Evidenta modificarilor si aprobarilor -cod PG-CM-01-F1 ♦ Lista de difuzare-retragere -cod PG-CM-01-F2 ♦ Lista procedurilor in vigoare -cod PG-CM-01-F3 ♦ Plan de lucru al Echipelor Calitatii si Mediului -cod PG-CM-01-F4

Procedura PG-CM-01 Elaborare Si Gestionare Proceduri

Documents

Transcript of Procedura PG-CM-01 Elaborare Si Gestionare Proceduri