PROCEDURA DE INTOCMIRE SI VERIFICARE A REGISTRULUI DE CASA

SCOALA CU CLS. I-VIII IOAN GRIGORESCU

PLOIESTIINSTRUCTIUNI INTERNE PRIVIND

DESFASURAREA ACHIZITIILOR DIRECTE

Ediia: 1

Nr.de ex.:

Revizia: -

Nr.de ex. : -

Serviciul

CONTABILITATE

P.O. IG. 82

Pagina 9 din 8

Exemplar nr.: 1

PROCEDURA OPERATIONALA

PRIVIND

DESFASURAREA ACHIZITIILOR DIRECTE

Cod: PO. IG. 82

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a reviziei in cadrul editiei intructiunilor interne:Elemente privind responsabilii/

operatiunea

Numele si

prenumele

Functia

Data

Semnatura

12345

1.1.ElaboratBUNEA ELENA Responsabil Achizitii directe

1.2.VerificatHOABAN MARILENAContabil sef

1.3AprobatIANCU GABRIELADirector

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor instructiunilor interne: Editia/ revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei

1234

2.1.Editia 1xx

2.2.Revizia 1

2.3Revizia 2

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei instructiei interne:

Scopul difuzarii

Exemplar nr._____Compartiment

FunctiaNume si prenumeData primiriiSemnatura

1234567

3.1.

Aplicare1ConducereDirectorIANCU GABRIELA

3.2.

Aplicare1Financiar contabilContabil sefHOABAN MARILENA

3.3.

Evidentaarhivare1Responsabil achizitii directeSecretarBUNEA ELENA

3.4.

Alte scopuri-

4.1.1. Scopul instructiunilor interne4.1.2. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate;

4.1.3. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii;

4.1.4. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;

4.1.5. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei;

4.1.6. Stabilete documentele implicate n activitatea de achiziii publice, coninutul i rolul lor, precum i circuitul acestora.

4.1.7. Stabilete competenele i responsabilitile persoanelor implicate n procesul de achiziie, n toat complexitatea lui.5. Domeniul de aplicare al achizitiilor directe5.1. Definirea activitii de achiziii publice din cadrul Scolii Gimnaziale Ioan Grigorescu Municipiul Ploieti.

Achizitia directa sau cumpararea directa nu reprezinta o procedura de achizitie publica, ci o modalitate de a achizitiona produse/servicii/lucrari, a caror valoare, fara TVA, pentru fiecare cod CPV sa nu depaseasca pe parcursul unui an bugetar, echivalentul in lei stabilit conform prevederilor OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare.6. Documentele de referinta6.1. Legislaia primar.

1. Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

2. Legea nr. 337/ 2006 de modificare a OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

3. Legea nr. 128/2007 de modificare a OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

4. Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 94/2007 de modificare a OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

5. Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 19/07.03.2009 de modificare a OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

6. Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 72/17.06.2009 de modificare a OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

7. Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

8. Hotrrea Guvernului nr. 1337/2006 de modificare a HG 925/2006 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

9. Hotrrea Guvernului nr. 834/2009 de modificare a HG 925/2006 privind aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

10. ORDIN nr. 113 din 11 aprilie 2008 pentru aprobarea Regulamentului privind supravegherea modului de atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii11. Hotararea Guvernului nr. 1660 /2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achizitie publica prin mijloace electronice din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 modificata si completata prin H.G. nr. 198/200712. Ordin nr. 51/2009 privind accelerarea procedurilor de licitatie restransa si negociere cu publicare prealabila a unui anunt de participare.13. Hotrrea Guvernului nr. 942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 30/2006, cu modificarile si completarile aduse de 1.083/2007.14. Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 30/2006 privind functia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publica, modificata si completata prin Legea 228/2007 si prin O.U.G. nr 129/200715. Hotararea Guvernului nr. 71/2007 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006 Ordinul nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achizitie publica. 16. Ordonanta de Urgenta a Guvernului nr. 76/2010 ce aduce modificari si completari la OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri i a contractelor de concesiune de servicii.

6.2. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale Scolii :

1. Regulament de organizare i funcionare.2. Regulament intern al Scolii . 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

7.1. Definiii ale termenilor

Nr. Crt.TermenulDefiniia i/sau , dac este cazul, actul care definete termenul

1.Instructiuni interne in desfasurarea achizitiilor directePrezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor care trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual.

2.Ediie a unei instructiuni interneForma iniial sau actualizat, dup caz, a unei instructiuni interne, aprobat i difuzat

3.Revizia n cadrul unei ediiiAciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a unei instructiuni interne, aciuni care au fost aprobate i difuzate

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Crt.AbreviereaTermenul abreviat

1.I.I.Instructiune Interna

2.EElaborare

3.VVerificare

4.AAprobare

5.Ap.Aplicare

6.Ah.Arhivare

8. Descrierea instructiunilor interne privind desfasurarea achizitiilor directe8.1. Generaliti

8.1. Tipuri de achizitie directa 8.1.1. Achizitia directa de produse/servicii/lucrari prin efectuarea unui studiu de piata/declaratie de studiu de piata de catre responsabilul cu achizitii directe, conform anexei 4/anexa 5;

8.1.2. Achizitia directa sau cumpararea directa de produse/servicii/lucrari prin intermediul sistemului electronic de licitatii SEAP.

8.2. Modul de lucru 8.2.1. Achizitia directa sau cumpararea directa de produse /servicii/lucrari a caror valoare fara tva, pentru fiecare cod CPV care nu depaseste pe parcursul unui an bugetar echivalentul in lei stabilit conform OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, de la un anume furnizor/prestator/executant, se efectueaza de catre responsabilul cu achizitii directe. Acesta primeste referatele de necesitate de la persoana care solicita achizitia directa de bunuri/servicii/lucrari aprobate de conducatorul unitatii, intocmeste nota justificativa care contine: categoria produselor/serviciilor/lucrarilor, codul de clasificare CPV, valoarea achizitiei estimativ, procedura de achizitie, pozitia din Planul anual de achizitii, justificarea achizitiei, apoi efectueaza un studiu de piata testand preturile .Dupa ce obtine doua sau trei oferte din domeniul studiat responsabilul cu achizitii directe analizeaza ofertele(3 oferte) primite de la furnizori/ prestatori/executanti, prin comparare tanand cont de toate aspectele ( calitate, pret,conditii de transport, de depozitare, de livrare la unitate., etc.) urmand a consemna in formularul Studiul pietei firma aleasa cu oferta cea mai avantajoasa calitate /pret, prezentandu-l spre aprobare conducatorului unitatii. Atunci cand nu obtine o oferta scrisa, responsabilul cu achizitii directe, declara pe proprie raspundere in formularul Declaratie de studiu de piata ca a testat si consemnat preturile practicate de diversi furnizori/prestatori /executanti pentru achizitionarea bunurilor si s-a selectionat pretul cel mai scazut / oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic , acesta fiind dat spre aprobare conducatorului unitatii. Dupa ce este aprobat Studiul de piata de catre conducatorul unitatii, responsabilul cu achizitii directe intocmeste nota de comanda a bunurilor/serviciilor/lucrarilor catre firma aleasa.8.2.2. Achizitia directa sau cumpararea directa prin SEAP se face de catre responsabilul cu achizitii directe astfeI: se alege din lista de furnizori/prestatori/executanti inregistrati in sistemul de licitatii electronice online, produsul/serviciul cu pretul cel mai mic, cu conditiile de livrare cele mai avantajoase (la sediul unitatii). Dovada achizitiei prin SEAP este formularul Lista cumparari directe atribuite, care este anexat la documentul justificativ. 8.2.3. Conform art. 19 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, achizitia directa se realizeaza pe baza de document justificativ( factura fiscala sau contract).

8.2.4. Scoala prin responsabilul cu achizitiile directe are obligatia de a obtine si pastra documentele justificative care dovedesc efectuarea oricarei achizitii publice.8.3.Documente utilizate in initierea unei achizitii directe:8.3.1. Lista i proveniena documentelor8.3.1.1 Programul anual al achizitiilor publice este elaborat de catre responsabilul cu achizitiile directe intr-o prima forma pana la sfarsitul ultimului trimestru al anului in curs in baza referatelor de necesitate/fundamentare.Responsabilul cu achizitii directe intocmeste aceste referate de necesitate/ fundamentare in urma discutiilor purtate cu conducerea entitatii si cu responsabili din fiecare sector de activitate. Cand se stabileste programul anual al achizitiilor publice se tine cont de necesitatile obiective de produse, de lucrari si de servicii, gradul de prioritate al necesitatilor, anticiparile cu privire la fondurile ce urmeaza a fi alocate prin bugetul anual. Programul anual al achizitiilor publice trebuie sa contina informatii referitoare la (anexa 1): obiectul contractului, cod cpv, valoarea estimata fara TVA in lei si euro, procedura de atribuire, data estimata pentru inceperea procedurii ,data estimata pentru finalizarea procedurii, persoana responsabila pentru atribuirea contractului. Programul anual al achizitiilor publice se aproba de conducatorul unitatii, conform atributiilor legale ce ii revin si este avizat de compartimentul financiar-contabil. De asemeni, programul anual al achizitiilor publice se definitiveaza in functie de sumele aprobate, poate fi modificat fata de cel initial cu aprobarea conducatorului unitatii si avizul compartimentului financiar contabil. Aceste modificari vor face obiectul rectificarii de buget.8.3.1.2 Referat de necesitate (Anexa nr. 2) - Acest document este ntocmit de catre persoana care solicita achizitia de bunuri/ servicii/lucrari n vederea asigurrii si spijinirii caliatatii procesului de invatamant intructiv educativ. In aceasta trebuie sa se specifice exact ce se doreste a se achizitiona, descrierea succinta a produsului/serviciului/lucrarii, cantitatea dorita, valoarea estimativa, justificarea necesitatii,sursa de finantare, criteriul de atribuire. 8.3.1.3 Nota justificativa ( Anexa nr.3)- Acest document este intocmit de catre responsabilul cu achizitii directe si contine: categoria produselor/servicii /lucrar, codul de clasificare CPV, valoarea achizitiei estimativ, procedura achizitiei, pozitia din Planul anual de achizitii publice, justificarea achizitiei.8.3.1.4 Studiul pietei se efectueaza de catre responsabilul cu achiziitiile directe testand preturile pietei. Responsabilul cu achiziitiile directe intocmeste formularul Studiul Pietei atunci cand obtine 3 oferte scrise de la diversi furnizori/prestatori/executanti, le analizeaza si alege firma cu oferta cea mai avantajoasa calitate/ pret, urmand a fi aprobat de conducatorul unitatii.(Anexa 4)8.3.1.5 Declaratia de studiu de piata (Anexa nr.5) Acest document este intocmit de catre responsabilul cu achizitii directe pe baza studiului de piata numai atunci cand nu obtine oferte scrise de la furnizori/prestatori/executanti.Sub semnatura proprie declara pretul cel mai scazut practicat de furnizori/prestatori/executanti,urmand a fi aprobat de conducatorul unitatii.8.3.1.6 Nota de comanda este intocmita de responsabilul cu achizitii directe, dupa ce a fost aprobat Studiul de piata de catre conducatorul unitatii. Aceasta nota de comanda este transmisa firmei alese (fax sau mail) in urma studiului de piata efectuat , si contine denumirea produsului/serviciului/lucrarii si cantitatea dorita.

8.4. Ordinea documentelor care stau la baza unei achizitii directe:8.4.1 Programul anual al achizitiilor publice(Anexa 1)intocmit in baza referatelor de fundamentare8.4.2. Referat de necesitate (Anexa 2);

8.4.3 Nota justificativa ( Anexa 3)8.4.4. Studiul pietei sau declaratia de studiu de piata/dovada initializarii in SEAP( Anexa4 sau5) ;

8.4.5. Comanda scrisa transmisa catre furnizor/prestator/executant;(anexa 6)8.4.6. Contract de achizitie (dupa caz);

8.4.7. Factura fiscala9. Unitatile scolare care solicita achizitionarea directa de produse/servicii/lucrari sunt: Scoala Gimnaziala Ioan Grigorescu Municipiul Ploiesti

10. Lista principalelor produse/servicii/lucrari care pot fi achizitionate prin achizitie directa cu un studiu de piata efectuat de catre achizitor:10.1. achizitionarea de furnituri de birou

10.2. achizitionarea de materiale de curatenie

10.3. achizitionarea de piese de schimb;

10.5. achizitioarea de materiale cu caracter functional;

10.6. achizitionarea de bunuri de natura obiectelor de inventar;

10.7. achizitionarea de diverse obiecte de inventar;

10.8. achizitionarea de carti, publicatii si materiale documentare;

10.9. achizitionarea de mijloace fixe.10.10 achizitionarea de bunuri si servicii pentru intretinere si functionare11. Lista principaleleor produse/servicii/lucrari care pot fi achizitionate prin intermediul sistemului electronic de licitatii SEAP:11.1. achizitia de furnituri de birou;

11.2. achizitia de materiale de curatenie;

11.3. achizitia de materiale si prestari servicii cu caracter functional;

11.4. achizitia de materiale sanitare;

11.5. achizitia de dezinfectante;

11.6. achizitia de bunuri de natura obiectelor de inventar;

11.7. achizitia de diverse obiecte de inventar;

11.8. achizitia de carti, publicatii si materiale documentare;11.9chizitia de mijloace fixe.

11.10 achizitionarea de bunuri si servicii pentru intretinere si functionare

12. Anexe, inregistrari, arhivari

Nr.

AnexaDenumirea

anexeiElaboratorAprobatNr.de

exemplareDifuzareArhivareAlte

locperioada

012345678

1Programul anual al achizitiilor publiceResponsabil achizitii directedirector1Comp. contabilitateComp. contabilitate

2Referat de necesitatePerosana care solicita necesitateadirector1Comp. contabilitateComp. contabilitate

3Nota justificativaResponsabil achizitii directe director1Comp. contabilitateComp. contabilitate

4Studiul pietei/Declaratie studiu de piata Responsabil achizitii directedirector1Comp. contabilitateComp. contabilitate

5Nota de comandaResponsabil achizitii directedirector1Comp. contabilitateComp. contabilitate

SCOALA ________

NR._____ / DATA

VIZAT,

CONTABIL SEF, APROBAT,

DIRECTOR,

REFERAT DE NECESITATE ,

Va rugam sa ne aprobati initierea procedurii de achizitie publica pentru atribuirea :

contractului ______________________( denumirea contractului; daca este in Lista obiectivelor de investitii se utilizeaza aceeasi denumire):

Obiectul contractului este_______ ( descrierea produsului , serviciuluisau lucrarii )

Justificarea necesitatii achizitionarii produsului, serviciului sau lucrarii , daca este posibil, se vor indica beneficiile ce urmeaza a se obtine)

Valoarea estimata a achizitiei este . Lei/euro fara TVA.

Durata estimativa a contractului este de . ( luni, ani). daca avem contract incheiat.

Sursa de finantare este din venituri /bugetul local , in valoare de .

Propunem ca : atribuirea contractului sau achizitionarea bunuri sau prestarea de servicii pentru sa se faca pe baza urmatorului criteriu de atribuire : pretul cel mai scazut /oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.

PERS CARE SOLICITATA ACHIZITIONAREA DE PRODUSE/SERVICII/LUCRARI

FUNCTIE, NUME SI SEMNATURA

SCOALA _________

NR _____ /_______

VIZAT, APROBAT,

CONTABIL SEF, DIRECTOR,

NOTA JUSTIFICATIVA

1.Categoria de produse/servicii /lucrari

2. Codul de clasificare CPV ;3.Valoarea achizitie estimativ ; ____ lei4.Procedura de achizitie conf. legii

5 Pozitia din Planul Anul de Achizitii

6.Justificarea achizitiei : potrivit motivatiilor exprimate in referatul intocmit de ________ anexat prezentei. Produsele / serviciile /lucrarile sunt imperios necesare desfasurarii in conditii optime a activitatii specifice.

Intocmit,

Responsabil achizitii publice

SCOALA____________

NR / DATA ________

Vizat, Aprobat,

Contabil sef, Director,

STUDIUL PIETEI

Subsemnata _________________ am efectuat studiul pietei analizand ofertele firmelor _______________________________________________________________ alegand firma _________________________ cu oferta cea mai avantajoasa calitate / pret.

Intocmit,

Responsabil achizitii directe

SCOALA____________

NR / DATA ________

Vizat, Aprobat,

Contabil sef, Director,

DECLARATIE DE STUDIU DE PIATA

Sub semnatura proprie, salariatul _________________________, in functia de __________________________, am testat si am consemnat preturile practicate de diversi furnizori/prestatori/executanti, la data de ________________ pentru achizitionarea de __________________________:

Nr. crt.DENUMIRE PRODUS/SERVICIUU/MPRET PRACTICAT DE FURNIZORI

IIIIII

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

S-a selectat pretul cel mai scazut.

Data:

Semnatura,

Responsabil achizitii publice

SCOALA____________

NR / DATA ________

Vizat, Aprobat,

Contabil sef, Director,

NOTA DE COMANDA CATRE_______________________

NR

CRTDENUMIRE PRODUSE/SERVICII/LUCRARIU/MCANTITATE

Intocmit,

Responsabil achizitii directe

PAGE 9