PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Primirea, repartizarea şi ... · PDF fileProcedura este utilizată...

MMFPS

Direcția Politici Publice şi

Comunicare

Serviciul Comunicare şi Relaţii

cu Publicul

Procedura operaţională

Primirea, repartizarea şi soluţionarea

petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1

Nr. de ex. …………

Revizia


Pagina 1 din 14

Exemplar nr.

Anexa nr.6 la Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr.________

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Primirea, repartizarea şi soluţionarea petiţiilor

COD: P.O______________________________

Ediţia__________

Revizia__________

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 2 din 14

Exemplar nr.

2

CUPRINS

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA

PREZENTEI EDIŢII.....................................................................................................................3

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZUIRILOR.............................................................................4

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA………..…….….5

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAȚIONALE..................................................................................6

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAȚIONALE……………………….…....6

5.1. Definirea activităţii............................................................................................................6

5.2 Delimitarea explicită în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate MMFPS……….... 6

5.3 Listarea principalelor activităţi de care depinde activitatea procedurată………………...6

5.4 Compartimentele implicate în procesul activităţii……………………………….……….7

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE PROCEDURII…………7

6.1. Legislaţia naţională………………………………………………………………………7

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI……………………………………………………………………… 7

7.1.Definiţii ale termenilor.......................................................................................................7

7.2 Abrevieri ale termenilor.....................................................................................................8

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE……………………………………………….9

8.1. Generalităţi……………………………………………………………………..………..9

8.2. Documente utilizate……………………………………………………………………...9

8.2.1. Circuitul documentelor…………………………………………… ….….….9

8.2.1.1. Primirea şi înregistrarea petiţiilor…………………………………………9

8.2.1.2. Analizarea conţinutului petiţiei şi repartizarea acesteia………...……….10

8.2.1.3. Soluţionarea petiţiilor……………………………………………………11

8.2.1.4. Expedierea adresei de răspuns………………………………………… ..11

8.2.1.5. Evidenţa privind termenele de răspuns în cadrul Registrului de petiţii….11

8.3 RESURSELE NECESARE……………………………………………………………..11

8.3.1. Resurse materiale………………………………………………….………….11

8.3.2. Resurse umane………………………………………………………………..12

8.3.3. Resurse financiare .......................................................................................... 12

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII …………………13

10. ANEXE………………………………………………………………………………………….14

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 3 din 14

Exemplar nr.

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI

APROBAREA PREZENTEI EDIŢII

Elemente privind

responsabilii/activitatea Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Gina TURLIU Şef serviciu

14.12.2010

1.2. Verificat Adriana NEDU

Director 14.12.2010

1.3. Aprobat Adriana NEDU Director 14.12.2010

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 4 din 14

Exemplar nr.

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZUIRILOR

Ediţia sau, după caz,

revizuirea în cadrul ediţiei

Componenta

revizuită

Modalitatea

revizuirii

Data la care se aplică

prevederile ediţiei sau revizuirii

1 2 3 4

2.1. Ediţia I

2.2. Revizuirea 1

2.3. Revizuirea 2

… Revizuirea …

… Ediţia a II-a

… Revizuirea 1

2.n. …………….

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 5 din 14

Exemplar nr.

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA

Scopul

difuzării

Exemplar

nr. Compartiment Funcţia Nume şi prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

3.1. verificare Direcția Politici Publice şi Comunicare Director Adriana NEDU

3.2. aplicare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul Șef Serviciu Gina TURLIU

3.3. aplicare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul consilier Roxana ŢUCĂ

3.4. aplicare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul inspector Emanuela BARNA

3.5. aplicare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul referent Florica PÂRCĂLABU

3.6. aplicare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul referent Elena ROTARU

3.7. aplicare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul referent Ecaterina UNGUREANU

3.8. informare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul Consilier pentru afaceri

europene

Cristina VLĂDUŢ

3.9. informare Serviciul Comunicare si Relaţii cu Publicul consilier Cristina NICULESCU

3.10. aplicare Direcţia Generală Ocupare, Salarizare şi

Legislaţia Muncii

Director General Florin STAMATE

3.11. aplicare Direcţia Asigurări Sociale Director Georgeta JUGĂNARU

3.12. aplicare Direcţia Dialog Social Director Serghei MESAROŞ

3.13. aplicare Direcţia Relaţii Externe Director Adriana STOINEA

3.14. aplicare Direcţia Generală de Inspecţie Socială Director Alexandra GEORGESCU

3.15. aplicare Direcţia Egalitate de Şanse între Femei şi

Bărbaţi

Director Andra CROITORU

3.16 aplicare Direcţia Generală AMPOSDRU Director General Cristina ZEVEDEI

3.17

aplicare Direcţia Generală Protecţia Persoanelor cu

Handicap

Director General Ionela BÂCĂ

3.18 aplicare Direcţia Generală Protecţia Copilului Director General Elena TUDOR

3.19 aplicare Direcţia Genarală Asistenţă Socială Director General Lăcrămioara CORCHEŞ

3.20 aplicare Direcţia Economică Director Gheorghe TOMA

3.21 aplicare Direcţia Resurse Umane Director Liliana ALI

3.22. aplicare Unitatea de Management al Proiectului Director Constantin OLTEANU

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 6 din 14

Exemplar nr.

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAȚIONALE

Scopul procedurii este determinarea/stabilirea modului de soluţionare a petiţiilor adresate Ministerului

Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale în condiţiile reglementate prin OG nr.27/2002, aprobată cu

modificări şi completări prin Legea 233/2002.

În acest sens, această procedura se aplică în ceea ce priveşte:

4.1. Stabilirea modului de realizare a activităţii de primire, repartizare, soluţionare şi expediere a

petiţiilor, compartimentele şi persoanele implicate;

4.2. Asigurarea in ceea ce priveşte existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

4.3. Asigurarea continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

4.5. Determinarea modul de soluţionare a petiţiilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei

Sociale în condiţiile reglementate prin OG nr.27/2002, aprobată cu modificări şi completări prin Legea

233/2002.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAȚIONALE

5.1 DEFINIREA ACTIVITĂŢII

Ansamblul activităților de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor petiţiilor

adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale are scopul de a realiza un circuit de

soluţionare în termenele şi condiţiile stabilite de OG nr.27/2002, aprobată cu modificări şi completări

prin Legea 233/2002.

5.2. DELIMITAREA EXPLICITĂ ÎN CADRUL PORTOFOLIULUI DE ACTIVITĂȚI

DESFĂȘURATE DE MMFPS

Primirea, repartizarea, soluţionarea şi expedierea răspunsurilor reprezintă una din atribuțiile principale

ale MMFPS

5.3. LISTAREA PRINCIPALELOR ACTIVITĂȚI DE CARE DEPINDE ACTIVITATEA

PROCEDURATĂ

Cea mai importantă activitate care depinde de desfășurarea activității de primire, repartizare,

soluţionare şi expedierea răspunsurilor petiţiilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei

Sociale este:

Evaluarea cheltuielilor cu expedierea răspunsurilor petiţiilor adresate Ministerului Muncii,

Familiei şi Protecţiei Sociale

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 7 din 14

Exemplar nr.

5.4. COMPARTIMENTELE IMPLICATE ÎN PROCESUL ACTIVITĂŢII

Procedura este utilizată de către toate compartimentele din MMFPS, care primesc petiţii înregistrate şi

repartizate de Serviciul Comunicare şi Relaţii cu Publicul

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE

PROCEDURII

6.1. LEGISLAŢIA NAŢIONALĂ

Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor;

Legea nr.233/2002 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.27/2002 privind reglementarea

activităţii de soluţionare a petiţiilor

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI

7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR

Prin petiţie se înţelege cererea, reclamaţia, sesizarea sau propunerea formulată în scris ori prin poşta

electronică, pe care un cetăţean sau o organizaţie legal constituită o adresează Ministerului Muncii, Familiei

şi Protecţiei Sociale. Sunt assimilate petiţiilor şi solicitărilor scrise prezentate în cadrul audienţelor acordate

de conducerea instituţiei.

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 8 din 14

Exemplar nr.

7.2. ABREVIERI ALE TERMENILOR

(1) MMFPS Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

(2) DPPC Direcţia Politici Publice şi Comunicare

(3) SCRP Serviciul Comunicare şi Relaţii cu Publicul

(4) PO Procedură operaţională

(5) E

Elaborează

(6) C Copiază

(7) V Verifică

(8) A

Aprobă

(9) Ap

Aplică

(10) Ah

Arhivează

(11) R Responsabil

(12) Ex Expediază

(13) Cl Clasează

(14) Întoc. Întocmit

(15) Înreg. Înregistrează

(16) NJ Notă justificativă

(17) R Repartizează

(18) T Transmite

(19) ZL Zile Lucrătoare

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 9 din 14

Exemplar nr.

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1 GENERALITĂŢI

Procedura vizează ansamblul activităților de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea

răspunsurilor petiţiilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale cu scopul de a

realiza un circuit de soluţionare în termenele şi condiţiile stabilite de OG nr.27/2002, aprobată cu

modificări şi completări prin Legea 233/2002.

Conform Regulamentului de organizare şi funcţionare al MMFPS, în sfera de atribuţii ale SCRP din

cadrul DPPC sunt acoperite în principal următoarele atribuţii:

a) realizează activitatea de primire, de înregistrare a petiţiilor, a documentelor oficiale şi a oricăror

alte documente, activitatea de repartizare a acestora în cadrul ministerului, în funcţie de obiectul de

activitate, sau către diferite alte instituţii în a căror sferă de competenţă intră problematica din

cuprinsul lor;

b) asigură evidenţa petiţiilor repartizate pe compartimentele din minister, urmăreşte soluţionarea

acestora în termenul legal;

c) întocmeşte documentaţia necesară şi asigură expedierea prin poşta militară sau prin Poşta Română

a întregii corespondenţe a direcţiilor din cadrul ministerului;

8.2. DOCUMENTE UTILIZATE

8.2.1. Circuitul documentelor

8.2.1.1. Primirea şi înregistrarea petiţiilor

a) SC primeşte petiţiile sosite prin intermediul Poştei, prin e-mail la adresa

[email protected] sau depuse personal la Registratura ministerului.

b) Persoana responsabilă cu înregistrarea petiţiilor din cadrul SC desface plicurile,

înregistrează documentul în Registrul de petiţii în aceeaşi zi în care a fost primit şi

xeroxează petiţia filă cu filă.

c) În cazul petiţiilor transmise electronic, persoana responsabilă printează conţinutul e-

mailului, înregistrează documentul în Registrul de petiţii în aceeaşi zi în care a fost primit şi

xeroxează e-mailul filă cu filă.

d) Petiţiile se înregistrează în aplicaţia informatică de gestionare a documentelor în ordinea

primirii lor, cu număr, dată, provenienţă, nume, prenume, adresă de domiciliu sau

corespondenţă, specificându-se şi termenul legal de soluţionare.

e) Petiţiile în care nu se precizează datele de identificare ale petiţionarului, respectiv, nume,

prenume, adresă de domiciliu sau corespondenţă, sunt considerate anonime. Acestea nu se

înregistrează, se clasează şi se arhivează la arhiva SC , în conformitate cu prevederile legale.

mailto:[email protected]

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 10 din 14

Exemplar nr.

f) Originalul se arhivează într-un dosar dedicat în mod expres petiţiilor, iar xeroxul este

direcţionat către şeful de serviciu.

8.2.1.2. Analizarea conţinutului petiţiei şi repartizarea acesteia

1. Şeful SC analizează conţinutul petiţiei şi stabileşte dacă solicitarea intră în aria de

competenţă a MMFPS. În funcţie de numărul petiţiilor primite într-o zi, şeful SC poate

desemna o altă persoană din cadrul SC care să analizeze conţinutul petiţiei făcând totodată

propunerea de repartizare.

2. De asemenea, Şeful SC stabileşte dacă petiţia poate fi conexată cu alte petiţii sau dacă

trebuie clasată în condiţiile legii, în situaţia în care petentului i s-a oferit răspuns la solicitări

cu acelaşi conţinut transmise anterior. În cazul clasării, la numărul iniţial acordat petiţiei în

Registrul de petiţii se menţionează că s-a răspuns.

3. După analizarea conţinutului petiţiei, şeful SC va decide repartizarea sa către

serviciile/direcţiile competente, astfel:

a) În situaţia în care se constată că problematica petiţiei nu intră în sfera de activitate

a MMFPS, aceasta se repartizează unui funcţionar din cadrul SC, care întocmeşte

adresa de redirecţionare a acesteia către instituţia competentă, adresa de înştiinţare a

petentului cu privire la modul de redirecţionare al petiţiei, şi după caz, adresa de

înştiinţare a instituţiei care a transmis petiţia în atenţia MMFPS. Adresele de

redirecţionare şi de înştiinţare sunt semnate de către şeful SC şi se transmit prin aceeaşi

modalitate prin care s-a primit petiţia, respectiv prin poştă, mail, fax. Înştiinţarea

transmisă prin e-mail se printează. Copia petiţiei, adresa de înaintare către instituţia

competentă, adresa de înştiinţare a petentului şi/sau după caz, adresa de înştiinţare a

instituţiei care a transmis petiţia în atenţia MMFPS, se arhivează în cadrul SC.

b) În situaţia în care problematica petiţiei intră în sfera de competenţă a MMFPS,

copia petiţiei este repartizată de către şeful SC direcţiei competente în aceeaşi zi în care

a fost înregistrată, în vederea soluţionării în termenul legal. Persoana responsabilă de

înregistrarea petiţiilor solicită direcţiei, unde a fost repartizată petiţia, confirmarea

primirii care se aplică pe original. Copia rămâne în cadrul direcţiei, care va formula

răspunsul, iar originalul se arhivează la SC.

c) În cazul în care petiţionarul adresează în mod direct solicitarea sa unui serviciu

sau direcţii din cadrul MMFPS (prin e-mail, fax), serviciul sau direcţia respectivă are

obligaţia ca în aceeaşi zi în care primeşte petiţia să aducă solicitarea la SC pentru

înregistrarea acesteia. Din momentul înregistrării la SC, petiţia se va supune regimului

stabilit de această procedura.

d) În cazul în care SC repartizează petiţia către un anumit compartiment din MMFPS,

iar acesta consideră că soluţionarea nu este de competenţa sa, compartimentul va

retransmite petiţia respectivă SC în termen de 3 zile de la înregistrare, motivând în scris

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 11 din 14

Exemplar nr.

refuzul de a soluţiona petiţia. În această situaţie, şeful SC va repartiza petiţia altui

compartiment astfel încât petentul să poată primi un răspuns în termenul legal.

8.2.1.3. Soluţionarea petiţiilor

Direcţia în competenţa căreia intră soluţionarea petiţiei va formula răspunsul pentru petiţia direcţionată

de către SC în termen de maxim 30 de zile de la data înregistrării solicitării în Registrul de petiţii.

În situaţia în care aspectele sesizate prin petiţie necesită o cercetare mai amănunţită, directorul

respectivei direcţii întocmeşte o notă justificativă adresată ministrului/ secretarului de stat/

secretarului general, după caz, în vederea aprobării prelungirii termenului cu maxim 15 zile.

După aprobarea notei justificative de către ministru, directorul va anunţa, în scris sau electronic, SC cu

privire la noul termen aplicabil solicitării.

După primirea comunicării, şeful SC dispune înscrierea noului termen de soluţionare în Registrul de

petiţii.

8.2.1.4 Expedierea adresei de răspuns

Direcţia responsabilă de soluţionarea petiţiei va transmite SC plicul cu răspunsul adresat petentului şi o

copie a acestuia în vederea arhivării împreună cu originalul.

Adresa de răspuns este expediată prin poştă sau prin e-mail de către personalul SC.

8.2.1.5 Evidenţa privind termenele de răspuns în cadrul Registrului de petiţii

1. SC urmăreşte soluţionarea şi redactarea răspunsurilor în termenul legal

2. SC va întocmi un raport semestrial , pe baza căruia se va realiza analiza activităţii proprii de

soluţionare a petiţiilor

8.3. RESURSELE NECESARE

8.3.1 Resurse materiale

Personalul implicat în activitatea de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor

petiţiilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale trebuie să dispună de elementele

de logistică necesare pentru o bună desfăşurare a activităţii, şi anume: birouri, scaune, rechizite, linii

telefonice, calculatoare.

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 12 din 14

Exemplar nr.

8.3.2 Resurse umane

Personalul implicat în activitatea de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor

petiţiilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale este compus din:

- Director - DPPC

- Şef serviciu- SCRP

- Personalul executant SCRP

8.3.3. Resuse financiare

Alimentare maşina francat

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 13 din 14

Exemplar nr.

9. RESPONSABILITĂȚI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII

Etapă Direcţia responsabilă/

Funcţia responsabilă

Document Operaţiunea Termen

1. SC/referent, inspector petiţia Transmiterea petiţiei în vederea

înregistrării

1 ora

2. SC/ referent, inspector petiţie Xeroxare, înregistrare 1ora

3. SC/şef serviciu petiţie Analiză, repartizare 2 ore

4. SC/referent, Inspector Petiţia şi

Copia ei

Transmiterea la direcţia competentă

pentru soluţionare

1 ora

5. SC/referent, inspector Petiţia Îndosariere 1 ora

6. Direcţia de specialitate care

soluţionează

petiţia/inspector, consilier

Copia

petiţiei

Elaborarea răspunsului 30 ZL


soluţionează petiţia/referent,

inspector

Adresa de

răspuns

Transmite plicul cu adresa de răspuns şi o

copie SC şi în format electronic şefului

SC pentru petiţiile sosite prin e-mail

1 ora


soluţionează petiţia

Notă

justificativă

aprobată de

ministru

Prelungirea termenului de 30 de zile cu

maximul 15

1 ZL

9.

SC/referent, consilier Adresa de

răspuns

Se expediază prin poştă sau e-mail

petentului şi se operează data soluţionării

1 ora

10. SC/referent Adresa de

răspuns în

copie

Se îndosariază în vederea arhivării 1/2ZL

11. SC/referent,inspector,

consilier

Adrese către

instituţia

competentă

să către

petent

În cazul redirecţionării se întocmesc

adrese către instituţia competentă şi petent

şi se transmit

1ZL

12. SC/referent,inspector,

consilier

petiţia Se clasează conform legii 1 ZL

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 14 din 14

Exemplar nr.

10. ANEXE

Primirea şi înregistrarea Repartizarea petiţiei în petiţiei la S copie la

direcţia responsabilă de

soluţionare

Transmite

Serviciului Comunicare

plicul cu adresa de

răspuns însoţit de copia

răspunsului formulat

Repartizează petiţia în

copie

Direcţiei Responsabile

din cadrul MMFPS

Altă instituţie Retransmite MMFPS

spre competentă

soluţionare

MMFPS Registratură

Serviciul Comunicare ŞI Relaţii cu Publicul

Înregistrează

Analizează

Repartizează

Transmite răspunsul

Repartizează petiţia

altei instituţii

pentru competentă

soluţionare

PETENTUL Transmite petiţia

Schema circuitului documentului

MMFPS


Comunicare


cu Publicul



petiţiilor

COD: P.O. ....

Ediţia 1


Revizia


Pagina 15 din 14

Exemplar nr.

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Primirea, repartizarea şi ... · PDF fileProcedura este utilizată...

Documents

Transcript of PROCEDURA OPERAŢIONALĂ Primirea, repartizarea şi ... · PDF fileProcedura este utilizată...