Procedura Generala 06

Codul PS-06 PROCEDURA GENERAL Ediia/Revizia 1/4 Data reviziei 10.03.2013

ACIUNI PREVENTIVE PRIMRIA

SATU MARE

Nr. exemplar: _____

Copie controlat Copie necontrolat

Elaborat R.M.C.:

Avizat Viceprimari:

Aprobat PRIMAR,

RMC Covaci Natalia

Marcela Papici

Dr. Radu Roca

Dr. Coica Costel Dorel

Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ i este proprietatea PRIMRIEI SATU-MARE Este interzis multiplicarea i transmiterea documentului fr acordul elaboratorului, copiile fiind controlate i numerotate.

Pagina 1 / 5

PROCEDURA GENERAL

ACIUNI PREVENTIVE

Procedura PS-06: ACIUNI PREVENTIVE corespunde clauzei 8.5.3.

din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de referin pentru implementarea sistemului de management al calitii n cadrul

PRIMRIEI MUNICIPIULUI SATU MARE



SATU MARE

Pagina 2 / 5

CUPRINS

1 SCOP .................................................................................................................... Pag. 2 2 DOMENIU DE APLICARE ...................................................................................... Pag. 2 3 DOCUMENTE DE REFERIN ............................................................................. Pag. 2 4 TERMINOLOGIE I ABREVIERI ....................................................................... Pag. 2

4.1 Terminologie .................................................................................................. Pag. 2 4.2 Abrevieri ......................................................................................................... Pag. 3

5 DESCRIEREA PROCESULUI ............................................................................. Pag. 3 5.1 Cerine generale.......................................................................................... Pag. 3 5.2 Depistarea, identificarea, nregistrarea i izolarea neconformitilor...... Pag. 3 5.3 Analiza i tratarea neconformitilor........................................................... Pag. 4

5.3.1 Completarea raportului de neconformitate........................ Pag. 4 5.3.2 Urmrirea aplicrii coreciilor......................... Pag. 5

5.4 nregistrarea i tratarea reclamaiilor primite de la cetatean ................... Pag. 5 5.4.1 Reclamaii ntemeiate ...................................................................... Pag. 5 5.4.2 Reclamaii nentemeiate .................................................................. Pag. 5

5.5 Monitorizarea procesului........................................................................... Pag. 5 6 RESPONSABILITI........................................................................................ Pag. 6 7 NREGISTRRI .................................................................................................... Pag. 7 8 ANEXE ................ Pag. 7



SATU MARE

Pagina 3 / 5

1. SCOP Procedura are scopul de a stabili modul n care sunt stabilite i implementate aciunile pentru eliminarea cauzelor potenialelor neconformiti n scopul prevenirii apariiei lor.

2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplic de ctre tot personalul Primriei SATU-MARE, pentru a preveni apariia de neconformiti pe timpul derulrii proceselor sistemului de management al calitii.

3. DOCUMENTE DE REFERIN SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calitii. Cerine. Manualul calitii MSMC-01 Regulamentul intern, ROF, FP

4. TERMINOLOGIE I ABREVIERI 4.1 Terminologie

Neconformitate Nendeplinirea unei cerine. Neconformitate potenial

Neconformitatea detectat nainte de producerea sa, pentru care se investigheaz cauzele i se iniiaz (numai) aciuni preventive.

Aciune preventiv

Aciune ntreprins n scopul prevenirii apariiei unor neconformiti sau a altor situaii nedorite, posibile i/sau poteniale.

Identificare Stabilirea pe baza nsuirilor caracteristice specifice unui produs/serviciu i posibilitatea de difereniere ntre acestea i alte produse/servicii similare.

Eficacitate aciune corectiv

Verificare dup o anumit perioad de timp pentru a vedea dac neconformitatea a mai aprut.

4.2 Abrevieri

SMC Sistem de management al calitii RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calitii RA Responsabil de activitate RNC Raport de neconformitate IL Instruciune de lucru AP Aciune corectiv

5. DESCRIEREA PROCESULUI 5.1. Cerine generale AP se stabilesc pentru eliminarea cauzelor unor neconformiti poteniale sau pentru prevenirea unor reclamaii ale cetenilor, care ar putea s apar pe timpul prestrii serviciului, implementrii i meninerii sistemului de management al calitii. AP fac referire n special la:

calitatea i sau conformitatea serviciul prestat; documentele gestionate i/sau emise ctre teri; comportamentul personalului instituiei; msurile care ar trebui ntreprinse de instituie pentru realizarea unor obiective propuse;



SATU MARE

Pagina 4 / 5

Activitile de identificare, analizare i nregistrare a cauzelor care pot genera neconformiti sunt descrise n procedurile de sistem Controlul produsului neconform cod PS-04 i Audit intern", cod PS-03 . Aciuni preventive pot fi identificate i stabilite i pe timpul analizei efectuate de management, conform procedurii Analiza efectuat de management, cod PO-06, avndu-se n vedere:

modul n care sunt satisfcute nevoile i ateptrile ceteanului; modul n care se desfoar procesele din primrie; modul n care este documentat i meninut SMC; rezultatele auditurilor; modul n care sunt respectate i ndeplinite prevederile din declaraiile managementului, privind

politica i obiectivele n domeniul calitii; modul n care sunt asigurate resursele necesare, inclusiv personal instruit; modul n care sunt respectate cerinele din fia postului; sesizrile organelor de control i ale cetenilor;

5.2. Iniiere aciune preventiv n iniierea aciunilor preventive se parcurg urmtoarele etape :

stabilirea neconformitilor poteniale i a cauzelor acestora; stabilirea necesitii de iniiere AP; stabilirea i implementarea AP; nregistrarea AP; analiza eficienei AP.

5.3 Comunicare, aplicare i verificare aciune preventiv Modul de comunicare, aplicare i verificare a aciunilor preventive este identic cu cel stabilit pentru aciunile corective, fiind precizat n PS-05 Aciuni corective, cap 5.3; 5.4; 5.5 i 5.6. 5.4 Eviden documente: Documentele emise n timpul stabilirii i implementrii AP constituie nregistrri ale calitii i sunt controlate conform prevederilor procedurii Controlul nregistrrilor, cod PS-02. 5.5 Analiz eficacitate aciuni preventive Datele referitoare la eficacitatea aciunilor preventive vor fi centralizate i raportate n analiza efectuat de management, conform procedurii Analiza efectuat de management, cod PO-02. Eficiena aciunilor preventive ntreprinse se evalueaz de ctre organismele de certificare cu ocazia auditurilor de supraveghere, i este analizat periodic de ctre top-managementul Primriei SATU MARE, conform prevederilor procedurii Analiza efectuat de management, cod PO-02.

6. RESPONSABILITI Primarul, viceprimarul i secretarul primriei

- stabilete i aprob AP, atunci cnd este cazul; - analizeaz periodic AP stabilite i modul n care acestea au fost puse n aplicare; - urmrete direct sau prin RMC stadiul implementrii AC;

Directori Direcie; efi servicii/birouri/compartimente - Stabilesc AP, responsabili i termene de aplicare, pentru acele neconformiti care intr n

limitele acestora de competen; - asigur ducerea la ndeplinire a AP iniiate.



SATU MARE

Pagina 5 / 5

RMC - iniiaz AP n vederea mbuntirii continue; - gestioneaz RNC i programele de msuri de mbuntire stabilite la analizele efectuate de

management; - Verific modul n care au fost aplicate AP precum i eficacitatea acestora; - Colaboreaz cu toate nivelele i departamentele din cadrul organizaiei pentru identificarea

neconformitilor poteniale i stabilirea AP care se impun; - Pstreaz originalele RNC; - Centralizeaz datele privind AP pentru a fi raportate n analiza efectuat de management.

RA implicai: - Rspund de aplicarea AP stabilite; - Pstreaz evidena i gestioneaz copiile RNC pentru perioada stabilit n prezenta procedur.

Fiecare angajat are responsabilitatea de a se implica n procesul de mbuntire continu i implicit n:

- iniierea de AC; - detectarea/semnalarea oricrei neconformiti; - anunarea persoanelor competente pentru identificarea i tratarea neconformitilor; - eliminarea cauzelor neconformitilor.

7. NREGISTRRI

Gestionare Nr.

anex

nregistrare

Cod Funcia Perioada de pstrare Mod de pstrare

Observaii

1. RNC PS-03/F5 RMC emitent 3 ani ndosariate

Formular intern

3. Procese verbale ale analizei de management

PO-06/F2 RMC 3 ani ndosariate -

8. ANEXE: Formularele utilizate pentru nregistrri reprezint anexe la prezenta procedur.

Procedura Generala 06

Documents

Transcript of Procedura Generala 06