E

PROCEDURA DE ARHIVAREI. Chitantele fiscale:

Carnetele chitantier se vor arhiva in cutii in ordine cronologica (numar chitantier preimprimat) si se vor pastra in biroul de la operare timp de minim 6 luni, dupa care se vor depozita in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR aferente (pe rafturi arhiva din anul calendaristic precedent sau pe paleti daca spatiu fizic nu permite amplasarea rafturilor in depozit).II. Registrul de casa:

Raportul de incasari si chitantele rosii ale agentilor impreuna cu exemplarul rosu al chitantei de casierie se arhiveaza cu foaia registrului de casa aferenta, in biblioraft (pe cotorul acestuia se va specifica REGISTRU DE CASA DE LA DATA DE.... LA DATA DE.....). Bibliorafturile cu REGISTRUL DE CASA se pastreaza in biroul de la operare minim 6 luni, dupa care se vor depozita in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR aferente (pe rafturi arhiva din anul calendaristic precedent sau pe paleti daca spatiu fizic nu permite amplasarea rafturilor in depozit).

III. Facturi fiscale

Exemplarul rosu al facturii tur/retur se arhiveaza zilnic, in ordinea seriei de document impreuna cu o copie a facturii anulate ( daca este cazul ) astfel incat sa nu lipseasca nici un numar de serie, in bibliorafturi (pe cotorul bibioraftului se va nota factura de la nr.... la nr....). Evidenta facturilor emise se va tine intr-un fisier excel/zile/luna. In acest fisier se vor evidentia/marca documentele nesosite - acest fisier va fi trimis zilnic catre asm. Bibliorafturile complete cu exemplarele rosii ale facturilor emise se pastreaza in biroul de la operare minim 6 luni, dupa care se vor depozita in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR aferente (pe rafturi arhiva din anul calendaristic precedent sau pe paleti daca spatiu fizic nu permite amplasarea rafturilor in depozit).

Exemplarul verde al facturilor de tur/retur se opreste la operare si se arhiveaza zilnic, in ordinea seriei impreuna cu cele 3 exemplare in cazul facturilor anulate, in bibliorafturi (pe cotorul bibioraftului se va nota factura de la nr.... la nr....). Procesele verbale de retur marfa pentru expirata/deteriorata/in termen se vor arhiva impreuna cu factura verde aferenta.Bibliorafturile complete cu exemplarele verzi ale facturilor emise se pastreaza in biroul de la operare minim 6 luni, dupa care se vor depozita in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR aferente (pe rafturi arhiva din anul calendaristic precedent sau pe paleti daca spatiu fizic nu permite amplasarea rafturilor in depozit).

IV. Avizul de insotire a marfii

Avizul de insotire a marfii impreuna cu NIR-ul aferent se va arhiva in bibilorafturi si se va pastra in birou timp de 1 an calendaristic.

V. Extrasele de banca Extrasele de banca se opereaza zilnic in programul de contabilitate si se arhiveaza in bibliorafturi - se pastreaza in biroul de operare timp de 1 an calendaristic, dupa care se vor depozita in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR aferente (pe rafturi arhiva din anul calendaristic precedent sau pe paleti daca spatiu fizic nu permite amplasarea rafturilor in depozit).VI. Altele

1. Copiile dupa certificatele de inregistrare a clientilor (CUI) precum si fisele clientilor respectivi se indosariaza in bibliorafturi / agent si se pastreaza in biroul operare permanent.

2. Contractele intocmite de stand se indosariaza in bibliorafturi / agent si se pastreaza in biroul asm / operare permanent.

3. Documentele care fac dovada inregistrarii inventarului lunar fizic de marfa, golire depozit expirate/deteriorate se vor intocmi in dublu exemplar, un exemplar se arhiveaza in punctul de lucru (in dosar / luna si in biblioraft), iar celalalt exemplar se trimite in plic la ISR Bucuresti sediu cu posta - se pastreaza in biroul de operare timp de 1 an calendaristic, dupa care se vor depozita in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR aferente (pe rafturi arhiva din anul calendaristic precedent sau pe paleti daca spatiu fizic nu permite amplasarea rafturilor in depozit).

Documentele care au data de emitere anterioara anului 2009, se vor arhiva pe tip document in cutii de aceeasi dimensiune - pe cutie se va inscrie tipul documentului si perioada continuta / palet / an. Paletii cu cutiile arhivate se vor infolia si se va inscrie pe folie anul si punctul de lucru aferent. Se vor depozita in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR.Documentele care au data de emitere anul 2009 se vor arhiva in bibliorafturi (cutii) pe rafturi in locurile special amenajate din depozitele punctelor de lucru ISR.

NOTA:

In attach gasiti exemplificat modul de arhivare:

1. Arhiva IS2008 metoda de arhivare pentru documentele care au data de emitere anterioara anului 2009.2. Arhiva OR2009 - metoda de arhivare pentru documentele care au data de emitere anul 2009.

3. BUC2010 metoda de pastrare a documentelor emise pentru anul in curs 2010.