Plan de Comunicare_MATRA

7/28/2019 Plan de Comunicare_MATRA

1/10

ORGANIZATIA TERAPIA PRINARTACompartimentul Evaluare siComunicare

PLAN DE COMUNICARE

pentru proiectul MATRA-KAP

Modelarea emotiilor prin arta

15 decembrie 2009 15 iunie 2010

1 | P a g e


2/10


CUPRINS

I. Scop si obiective generaleII. Definirea publicului tinta

III. Obiective specificeIV. Activitati de informare si publicitateV. Bugetul alocat activitatii de informare si publicitateVI. Monitorizarea activitatii de informare si publicitateVII

.

Evaluarea activitatilor de informare si publicitate

VIII

.

Anexa 1 graficul indicativ al activitatilor de informare si publicitate

2 | P a g e


3/10


I. SCOP SI OBIECTIVE GENERALE

Scopul Planului de comunicare este informarea publicului asupracontributiei Ambasadei Olandei la Bucuresti la dezvoltarea sectorului

ONG din Romania pentru proiectele finantate prin proiectul MATRA-KAP.

Pentru indeplinirea scopului declarat, Planul de Comunicare al proiectului cu

titlul Modelarea emotiilor prin arta are definite urmatoarele obiective

generale:

1. Informarea publicului profesionist asupra progresului activitatilor,serviciilor oferite beneficiarilor proiectului de catre organizatia

aplicanta, achizitiilor de bunuri aferente domeniului terapiei prin arta

finantate prin intermediul programului MATRA-KAP.

2. Asigurarea transparentei activitatilor desfasurate de Organizatia

Terapia prin Arta in calitate de Autoritate de Implementare prin

informarea publicului larg din Romania cu privire la rolul Ambasadei

Olandei la Bucuresti in finantarea proiectelor din sectorul ONG prin

programul MATRA-KAP.

3. Informarea publicului intern cu privire la stadiul implementariiproiectului Modelarea emotiilor prin arta finantat prin programul

MATRA-KAP.

II. DEFINIREA PUBLICULUI TINTA

Conform cerintelor Ambasadei Olandei la Bucuresti, toate proiectele finantate

prin programul MATRA-KAP trebuie sa respecte regulile de informare si

publicitate stipulate in Contractul de Finantare si sa asigure vizibilitatea

sprijinului financiar nerambursabil acordat organizatiei aplicante, in

concordanta cu regulile si reglementarile europene privind identitatea vizuala

a proiectelor cu finantare nerambursabila. In acest sens, se are in vedere

informarea publicului cu privire la implementarea acestor proiecte ce au ca

finalitate dezvoltarea sectorului ONG in Romania.

3 | P a g e


4/10


Din motive practice, am definit publicul ca fiind de trei tipuri, dupa cum

urmeaza:

a. Publicul profesionist: beneficiarii potentiali si finali; specialistii care

lucreaza cu copiii nevazatori, ONG-urile implicate in protectia si

promovarea drepturilor persoanelor cu deficiente de vedere; cadrele

didactice din scolile de masa unde sunt integrati copii nevazatori;

psihologii; art terapeutii; operatorii de proiecte similare ; reprezentantii

mass-media, etc.

b. Publicul larg este format din toti cetatenii Timisoarei si ai zonei de

vest care vor fi informati asupra sprijinului financiar acordat de

Ambasada Olandei la Bucuresti pentru dezvoltarea sectorului ONG din

Romania.

c. Publicul intern este alcatuit din personalul Autoritatii de

Implementare, organizatia partener si organizatia beneficiar.

III. OBIECTIVE SPECIFICE

Pe baza scopului si obiectivelor generale descrise mai sus, vom avea in

vedere realizarea urmatoarelor obiective specifice:

O1: organizarea de evenimente de informare publica ori de cate ori se

considera necesar ceremonii de semnare contracte, seminarii, conferinte,

etc.);

O2: comunicarea prin mijloace electronice (sectiunea de pe site-ul

Organizatiei Terapia prin Arta dedicata programelor cu finantare

nerambursabila, editarea si distribuirea periodica a newsletter-ului OTA);

O3: editarea si distribuirea de materiale informative dedicate

promovarii proiectului Modelarea emotiilor prin arta finantat prin

programul MATRA-KAP;

O4: verificarea produselor de comunicare emise de beneficiari pentru

proiectul Modelarea emotiilor prin arta (communicate de presa,

materiale informative, panouri publicitare, placi comemorative, etc) in

4 | P a g e


5/10


ceea ce priveste corectitudinea informatiilor si respectarea prevederilor

reglementarilor europene privind identitatea vizuala a programelor cu

finantare nerambursabila;

O5: arhivarea corespunzatoare a documentelor de publicitate in cadrulOrganizatiei Terapia prin Arta (actualizarea bazelor de date, fotografii si

inregistrari video, actualizarea dosarelor de presa pentru fiecare

conferinta in parte, etc)

IV. ACTIVITATI DE INFORMARE SI PUBLICITATE

Pentru indeplinirea acestor obiective specific se vor avea in vedere

urmatoarele tipuri de activitati de informare si publicitate:

A1: organizarea de ceremonii oficiale de catre Autoritatea de

Implementare impreuna cu beneficiarii pentru lansarea si inchiderea

proiectului, dar si cu ocazia desfasurarii unor activitati majore, cu impact

semnificativ asupra beneficiarilor proiectului;

A2: organizarea unui forum de informare publica pentru promovarea

progreselor inregistrate in implementarea proiectului Modelarea emotiilor

prin arta care beneficiaza de finantare nerambursabila prin intermediulprogramului MATRA-KAP sustinut de Ambasada Olandei la Bucuresti;

A3: organizarea de conferinte de presa cu ocazia lansarii sau

incheierii proiectului Modelarea emotiilor prin arta finantat de Ambasada

Olandei prin intermediul programului MATRA-KAP, ori de cate ori este

cazul;

A4: organizarea unor sesiuni de lucru pentru beneficiari cu scopul

instruirii acestora in ceea ce priveste activitatea de informare si

publicitate;

A5: consilierea ofiterilor de proiect asupra aspectelor legate de

publicitatea proiectului pe care il gestioneaza, ori de cate ori este cazul;

A6: actualizarea, cu ajutorul specialistilor din cadrul organizatiei, a paginii

de site (gazduita pe site-ul oficial al organizatiei) dedicata proiectului

Modelarea emotiilor prin arta, care beneficiaza de asistenta financiara

nerambursabila de la Ambasada Olandei la Bucuresti;

5 | P a g e


6/10


A7: publicarea periodica, in cadrul newsletterului organizatiei

beneficiar, Scoala speciala IRIS, a informatiilor de actualitate legate

de proiectul Modelarea emotiilor prin arta finantat de Ambasada Olandei

la Bucuresti;

A8: editarea de materiale informative (brosuri, pliante, afise, buletine

informative, etc) despre proiectul Modelarea emotiilor prin arta finantat

de Ambasada Olandei la Bucuresti prin intermediul programului MATRA-

KAP, care asigura diseminarea informatiilor catre publicul larg.

Realizarea grafica a materialelor informative si a continutului acestora vor

fi in conformitate cu specificatiile prevederilor privind identitatea vizuala a

proiectelor cu finantare nerambursabila;

A9: verificarea si aprobarea comunicatelor de presa emise de catre

Autoritatea de Implementare si lansarea acestora pe site-ul organizatiei;

A10: verificarea si aprobarea formatului/continutului panourilor

publicitare cu afisare permanenta care sa marcheze desfasurarea

activitatilor specific din cadrul proiectului, atat la sediul Autoritatii de

Implementare, cat si la sediul beneficiarului. Amplasarea

A11: obtinerea aprobarii de la Ambasada Olandei la Bucuresti

pentru produsele de comunicare aferente proiectului Modelarea emotiilor

prin arta;

A12: crearea de baze de date foto si video despre evenimentele

desfasurate in cadrul proiectului Modelarea emotiilor prin arta;

A13: realizarea si actualizarea dosarelor de presa pentru proiectul

Modelarea emotiilor prin arta;

In Anexa 1 este prezentat graficul indicative al activitatilor de

informare si publicitate propus pentru proiectul Modelarea emotiilor prin

arta, care vor fi derulate/finalizate in perioada 15 decembrie 2009 15 iunie

2010, in conformitate cu graficul activitatilor aprobat de finantator;

V. BUGETUL ALOCAT ACTIVITATII DE INFORMARE SI PUBLICITATE

6 | P a g e


7/10


Bugetul aprobat pentru perioada derularii proiectului (15 decembrie

2009 15 iunie 2010) pentru desfasurarea activitatilor de informare si

publicitate este de 700 Eur, fara TVA.

Detalierea bugetului pe articole de cheltuieli este prezentata in continuare:

Actiuni estimatepentru activitatea

de informare sipublicitate

Materiale

necesare

Costunitar(EUR)

Nr.Unitati(buc)

Cost total(EUR)

Organizarea deevenimente pentruinformarea publica(conferinte,

seminarii, etc) siactivitati dediseminare ainformatiilor, caactiuni majore alecampaniei deinformare privindprogramul MATRA-KAP si proiectul

Mape(foliemata, lacselectiv,

burduf,hartie350 g)

2,45 50 122,5

Pliante(A4, color,hartie150 g)

1,45 100 145

Invitatiiconferinta

0,75 50 37,5

Carti devizitamembrii

echipa

0,58 150 87,5

Afisepublicitare (A3,color,150g)

25 3 75

Panouriafisarepermanen

85 2 170

7 | P a g e


8/10


taDiplomedeparticipar

eseminarii(A4, color,150g)

1,25 50 62,5

TOTAL 700

VI. MONITORIZAREA ACTIVITATII DE INFORMARE SI PUBLICITATE

Conform recomandarilor Comisiei Europene, toate institutiile implicate in

programarea, implementarea si monitorizarea proiectelor cu finantarenerambursabila trebuie sa dezvolte masuri specific de informare si

publicitate, in functie de cerintele specific ale finantatorului.

Pentru urmarirea indeplinirii responsabilitatilor ce le revin partilor implicate in

implementarea proiectelor cu finantare nerambursabila, Autoritatea de

Implementare trebuie sa monitorizeze activitatile de informare si publicitate

desfasfasurate in cadrul proiectelor cu finantare nerambursabila pe care le

desfasoara.

In vederea asigurarii implementarii actiunilor de informare si publicitate,

responsabilii pentru activitatea de comunicare sin cadrul Autoritatii de

Implementare, vor colabora cu ofiterii de publicitate din cadrul:

- Autoritatii Finantatoare

- Beneficiarilor

- Partenerului de Proiect

In acest sens, ofiterii de publicitate numiti la nivelul Autoritatii de

Implementare raporteaza lunar stadiul implementarii actiunilor de

informare si publicitate realizate pentru proiectul Modelarea emotiilor prin

arta.

8 | P a g e


9/10


In plus, ofiterul de publicitate va asigura respectarea instructiunilor

referitoare la publicitate emise de catre Autoritatea Finantatoare. Pentru

orice produs de comunicare creat pentru promovarea proiectului Modelareaemotiilor prin arta, ofiterul de publicitate va solicita aprobarea prealabila a

acestora, inainte de lansarea lor catre public.

Pe baza raportarilor primate de la ofiterii de publicitate, responsabilul cu

raportarea va intocmi raportul intermediar de progres, care contine si o

sectiune importanta dedicate activitatii de publicitate si informare.

Totodata, la finalul proiectului, ofiterul de publicitate va intocmi un raport de

evaluare a Planului de Comunicare pentru proiectul Modelarea

emotiilor prin arta.

VII. EVALUAREA ACTIVITATII DE INFORMARE SI PUBLICITATE

Raportul final de evaluare a activitatilor de informare si publicitate

implementate se va elabora pe baza urmatorilor indicatori:

I1: numarul evenimentelor de informare publica organizate pe parcursul

proiectului (ceremonia semnarii acordurilor de parteneriat, organizarea de

seminarii, workshop-uri, conferinte de presa sau conferinte de

specialitate, etc.);

I2: numarul de activitati promovate prin intermediul site-ului dedicate

proiectului Modelarea emotiilor prin arta;

I3: numarul de materiale informative tiparite si distributie pentruasigurarea publicitatii proiectului Modelarea emotiilor prin arta;

I4: numarul comunicatelor de presa emise pe durata proiectului;

I5: numarul articolelor aparute in mass media cu privire la proiectul

Modelarea emotiilor prin arta;

9 | P a g e


10/10


I6: numarul de produse de comunicare emise de beneficiarii proiectului si

aprobate de conducerea Autoritatii de Implementare;

I7: numarul de baze de date create pe durata proiectului;

Pe baza analizei acestor indicatori se va stabili daca masurile de informare si

publicitate intreprinse pe durata proiectului au fost eficiente, daca au avut

impact asupra publicului tinta si daca au asigurat informarea corecta si

continua a cetatenilor cu privire la fondurile alocate de Ambasada Olandei la

Bucuresti prin intermediul programului MATRA-KAP pentru dezvoltarea

sectorului ONG.

Matricea logica

Pentru verificarea gradului de indeplinire a scopului si obiectivelor generale

propuse in acest Plan de Comunicare, am definit activitati de informare si

publicitate in concordant cu fiecare obiectiv specific (O). Fiecare dintre

activitatile (A) enumerate vor fi evaluate la sfarsitul proiectului, pe baza

indicatorilor propusi (I), asigurand astfel corelarea logica a celor 3 concepte

pe baza carora s-a elaborate Planul de Comunicare.

Legaturile de interrelationare dintre aceste 3 concepte sunt prezentate in

matricea logica de mai jos:

Obiective specifice(O)

Activitati deinformare sipublicitate

(A)

Indicatori de evaluare(I)

O1 A1 I1A2A3A4A5

O2 A6 I2

A7O3 A8 I3O4 A9 I4

A10 I5A11

O5 A12 I6A13 I7

10 | P a g e

Plan de Comunicare_MATRA

Documents

Transcript of Plan de Comunicare_MATRA