204 PIƒC

Anexa nr.5 Exemplu de Lege privind Managementul și Controlul Financiar în Sectorul Public

Legea privind managementul și controlul financiar

Capitolul unu

PREVEDERI GENERALE

Articolul 1 Această lege reglementează scopul și implementarea managementului și contro-lului financiar, cât și principiile și cerințele sistemului de management și control financiar în cadrul instituțiilor publice.

Articolul 2 (1) Prevederile acestei legi se vor aplica în totalitatea sectorului public.

(2) În scopul aplicării acestei legi instituții publice sunt:1. Instituții care gestionează fonduri de la bugetului de stat;2. Instituții și structuri care gestionează fonduri extra-bugetare;3. Instituții care gestionează fonduri provenind din bugetele locale;4. Instituții care gestionează bugete speciale și autonome;5. Instituții sau structuri care gestionează fonduri garantate de către (urmează numele

ţării respective), inclusiv resursele care provin din Fondurile și Programele Uniunii Europene;

6. Societăți comerciale înființate sub art.61 din Codul Comercial și întreprinderi de stat înființate sub art.62, par.3 din Codul Comercial

7. Alte structuri și instituții care gestionează fonduri publice în condițiile legii.

Articolul 3 (1) Conducătorii instituțiilor publice prevăzute la art.2 sunt responsabili pen-tru implementarea managementului și controlului financiar la toate structurile și pentru toate programele, operațiunile și procesele gestionate de acestea, în aplicarea principiilor legalității, transparenţei și a unui management financiar sănătos.

(2) Conducătorii de la fiecare nivel al instituției publice prevăzute la art.2 sunt responsabil faţă de structura ierarhică superioară pentru activitatea de management și control financiar din structurile și în unitățile pe care le gestionează.

Articolul 4 (1) Managerii instituțiilor publice prevăzute la art.2 sunt responsabili pentru stabilirea obiectivelor organizației, identificarea riscurilor legate de realizarea obiectivelor și pentru introducerea unui sistem de management și control adecvat și efectiv în concordanţă cu prevederile acestei legi, cu standardele internaționale de control intern și cu cea mai bună practică din Uniunea Europeană.

(2) Conducătorii structurilor și unităților, care îndeplinesc funcția de agenții de plată, de management sau de organisme intermediare pentru fondurile Uniunii Europene sunt responsabili pentru asigurarea funcționării adecvate și efective a sistemului de management și control financiar, în conformitate cu prevederile acestei legi și a reglementărilor UE aplicabile.

Anexa nr.5 205

Articolul 5 (1) Managementul și controlul financiar public este un proces complex, integrat în operațiunile instituției publice și exercitat de către conducătorii ei și de către angajați.(2) Managementul și controlul financiar public este exercitat prin intermediul unui sistem de politici, proceduri și activități, întocmite de către conducătorul instituției publice pre-văzute la art.2, în scopul de a furniza o asigurare rezonabilă privind faptul că obiectivele instituției vor fi îndeplinite:

1. În conformitate cu prevederile legale, cu reglementările interne și cu contractele;2. Cu respectarea integrității și realității reportărilor financiare și operative;3. Asigurând efectivitatea și eficacitatea operațiunilor;4. Asigurând protejarea activelor și a informațiilor.

Capitolul doi

RĂSPUNDEREA MANGERIALĂArticolul 6 (1) Conducătorii instituțiilor publice prevăzute la art.2 sunt răspunzători pentru îndeplinirea obiectivelor organizației privind gestionarea fondurilor publice cu respectarea principiilor legalității, economicității, efectivității și eficacității.(2) În implementarea programelor și proiectelor care implică mai mult de o instituție publi-că și/sau structură, conducătorii instituțiilor implicate vor semna o înțelegere în scopul de a stabili care este răspunderea managerială a fiecăruia dintre ei.

Articolul 7 (1) Conducătorii instituțiilor publice prevăzute la art.2 sunt responsabili pentru:1. Stabilirea obiectivelor organizației pe care o conduc, elaborarea și implementarea

planurilor strategice, a planurilor de acțiune și a programelor pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite;

2. Identificarea, evaluarea și gestiunea riscurilor care pot pune în pericol realizarea obiectivelor organizației;

3. Planificarea, managementul și contabilizarea fondurilor publice în scopul realizării obiectivelor organizației;

4. Respectarea principiilor legalității, a unei gestiuni sănătoase și a transparenţei operațiunilor cu fonduri publice;

5. Managementul efectiv al personalului și menținerea nivelului lor de competenţă6. Păstrarea și protejarea activelor și a informațiilor împotriva pierderilor, furturilor,

accesului neautorizat și a utilizării abuzive7. Stabilirea unor structuri organizaționale adecvate care își desfășoară activitatea în

mod efectiv și responsabil;8. Separarea responsabilităților privind luarea deciziilor, controlul și implementarea;9. Contabilizarea integrală, corectă, precisă și promptă a tuturor tranzacțiilor;10. Asigurarea funcționării unui audit intern în concordanţă cu prevederile legale în

vigoare;11. Monitorizarea și reactualizarea sistemului de management și de control financiar

și luarea de măsuri privind îmbunătățirea sistemului de răspuns la recomandările auditului intern și la alte evaluări;

12. Documentarea tuturor tranzacțiilor și acțiunilor și asigurarea trasabilității procese-lor din cadrul organizației;

13. Introducerea procedurilor anti-corupție;

206 PIƒC

14. Asigura garantarea statutului contabilității și a raportărilor în cadrul sistemului de management și control financiar;

15. Introducerea regulilor de funcționare a sistemului de management și control financiar intern prin elaborarea de regulamente administrative sau a unor metodologii specifice;

16. Stabilirea condițiilor pentru un management legitim și convenabil și a unui com-portament adecvat și etic al personalului în cadrul organizației.

(2) Conducătorii instituțiilor, ordonatori de credite ai bugetului de stat sau a bugetului lo-cal, cât și a celor extra-bugetare, cât și a agențiilor de plată a fondurilor și a programelor UE sunt responsabili pentru aplicarea tuturor metodologiilor aplicabile la paragraful 1, emise de Ministerul finanțelor cât și pentru aplicarea acelor instrucțiuni emise de conducerea instituției.(3) Conducătorii instituțiilor publice care sunt ordonatori de credite secundari sau terțiari sunt răspunzători faţă de conducătorii instituțiilor publice care sunt ordonatori principali pentru implementarea metodologiilor aplicabile paragrafului 1 și 2.

Articolul 8 (1) Conducătorii instituțiilor publice care sunt ordonatori principali de credite ai bugetului de stat sau ai bugetelor locale, cei care gestionează fonduri extra-bugetare sau fon-duri și programe finanțate de UE raportează Ministerului finanțelor privind funcționarea, adecvarea, eficienţa și efectivitatea sistemului de management și control financiar care funcționează în cadrul organizației.(2) Forma, conținutul, termenele și procedurile de raportare în aplicarea paragrafului 1 sunt stabilite prin ordin al ministrului finanțelor.Articolul 9 (1) Pentru îndeplinirea sarcinilor lor așa cum sunt ele definite prin această lege, conducătorii instituțiilor publice au dreptul de a delega către subordonații săi sarcini, speci-ficând cerințele privind modul de realizare și de raportare a acestor sarcini.(2) Delegarea drepturilor și sarcinilor nu poate să-i prejudicieze drepturile și nici nu descar-că de responsabilitate conducătorul instituției privind îndeplinirea sarcinilor respective sau pentru alegerea subalternului către care s-au delegat drepturi și obligații.

Capitolul treiCOMPONENTELE MANAGEMENTULUI și A CONTROLULUI FINANCIAR

Articolul 10(1) Conducătorii instituțiilor publice la care se referă art.2 implementează managementul și controlul financiar prin următoarele componente aflate în relație :

1. Mediul de control2. Managementul riscului3. Controalele4. Informarea și comunicarea5. Monitorizarea

(2) Conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 asigura înființarea, dezvoltarea și funcționarea componentelor sistemului de management și control financiar în concor-danţă cu specificităţile Instituții lor respective și cu metodologiile elaborate de Ministerul finanțelor.

Anexa nr.5 207

Articolul 11 (1) Conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 sunt responsabile pentru înființarea, statutul și îmbunătățirea mediului de control.(2) Mediul de control cuprinde:

1. Integritatea personală și profesională a managementului și a personalului de conducere;

2. Filozofia managementului și a stilului de muncă;3. Structura organizațională care asigură separarea sarcinilor și a responsabilităților,

ierarhia și reguli clare, drepturile, obligațiile și nivelurile de raportare;4. Politicile și practicile managementului resurselor umane;5. Competenţa personalului.

Articolul 12 (1) Conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 sunt responsabili pentru managementul riscului.(2) Managementul riscului acoperă identificarea, evaluarea și controlul asupra evenimentelor potențiale sau a situațiilor care pot avea un efect advers în realizarea obiectivelor organizației, iar scopul sau este de a furniza o asigurare rezonabilă ca obiectivele vor fi realizate. (3) Pentru implementarea activităților descrise la paragraful 1 și 2 conducătorii instituției adoptă o Strategie care trebuie reactualizată la fiecare trei ani sau atunci când mediul de control suferă modificări semnificative. Controalele care au ca scop minimizarea riscului se analizează și se reactualizează cel puțin o dată pe an.(4) Pentru minimizarea riscului apariției fraudei și a iregularităților, conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 înregistrează și raportează autorităţilor competente măsurile luate pentru prevenirea fraudelor și iregularităților.

Articolul 13 (1) Conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 introduc controale, inclusiv proceduri și politici scrise, care au scopul de a furniza o asigurare rezonabilă că riscurile au fost reduse la limitele admisibile, definite astfel în procesul de management al riscului.(2) Controalele trebuie să fie adecvate, iar costurile cauzate de introducerea lor nu trebuie să fie mai mari decât beneficiile pe care le determină.(3) Conducătorii Instituții lor stabilesc și implementează controale care trebuie să includă cel puțin următoarele:

1. Procedurile de autorizare și de aprobare;2. Separarea sarcinilor într-un mod care să nu permită unui oficial să aibă în același

timp responsabilitatea privind autorizarea, execuția, contabilizarea și controlul aceleiași operațiuni;

3. Dubla semnătură principiu care semnifică faptul că nici o obligație financiară și nici o plată nu poate să fie realizată fără a avea semnătura conducătorului instituției și cea a sefului contabil sau a unei alte persoane, responsabile pentru înregistrările contabile;

4. Reguli pentru avea acces la active și la informații;5. Controlul ex-ante privind legalitatea, care poate fi exercitat prin numirea pentru

aceasta a unui controlor financiar sau a unei alte persoane numite de conducătorul instituției publice așa cum este ea definită la art.2;

6. Procedurile pentru o contabilizare corectă, precisă, și promptă a tranzacțiilor;

208 PIƒC

7. Raportarea și revizuirea activităților – evaluarea eficienţei și efectivității tranzacțiilor;8. Procedurile de monitorizare;9. Procedurile utilizate pentru gestiunea resurselor umane;10. Regulile privind documentarea tuturor tranzacțiilor și a acțiunilor care sunt în

relație cu activitatea organizației.

Articolul 14 Conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 dezvoltă și desfășoară un sistem de informare și comunicare sigur, care permite:

1. Identificarea, colectarea și difuzarea într-o formă optimă și la timp a unor informații sigure care dau posibilitatea oricărui cadru de conducere să-și asume responsabilitățile;

2. Comunicații efective, atât orizontale cât și verticale, la toate nivelurile ierarhice ale organizației;

3. Construirea unui sistem de informații coerent destinat managementului organizației realizat în vederea aducerii la cunoștința personalului a ghidurilor și instrucțiunilor privind rolul și responsabilitățile lor legate de managementul și controlul financiar;

4. Aplicarea documentației și a sistemului de mișcare a documentelor care să conțină reguli privind elaborarea, executarea, mișcarea, utilizarea și arhivarea documentelor;

5. Documentarea întregului proces operațional și al tranzacțiilor în vederea asigurării trasabilității și monitorizării prin intermediul pistelor de audit;

6. Dezvoltarea unui sistem de raportare efectiv, prompt și de încredere care să includă: nivelele și termenele limită pentru raportare; tipurile de rapoarte prezentate mana-gerilor; forma rapoartelor privind detectarea erorilor, iregularităților, fraudelor, a abuzurilor sau a deturnării fondurilor.

Articolul 15 (1) Conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 dezvoltă un sistem de monitorizare a managementului și controlului financiar în vederea evaluării funcționării sale adecvate și garantării reactualizării sistemului la fiecare schimbare a condițiilor existente.(2) Monitorizarea activităților organizației se realizează prin monitorizare curentă, auto-evaluarea și auditurile interne.

Capitolul patru

COORDONAREA și ARMONIZAREA MANAGEMENTULUI și CONTROLULUI FINANCIARArticolul 16 (1) Ministerul finanțelor este responsabil pentru coordonarea și armonizarea managementului și controlului financiar în instituțiile publice definite la art.2.(2) Ministrul finanțelor va fi sprijinit în realizarea obligațiilor care îi revin prin aplicarea acestei legi de Direcția de Control Intern din cadrul Ministerului finanțelor care își exercită funcția de Unitate Centrală de Armonizare (UCA) pentru Managementul și Controlul Financiar și care este direct sub autoritatea ministrului finanțelor.(3) Unitatea Centrală de Armonizare pentru Management și Control Financiar este com-pusă din personal care îndeplinește cerințele pentru posturile respective și care au cel puțin doi ani de experiență în domeniul controlului intern, și/sau a auditului intern său extern.

Anexa nr.5 209

Articolul 17 (1) Ministrul finanțelor este responsabil pentru dezvoltarea, diseminarea și reactualizarea strategiilor și a ghidurilor metodologice privind managementul și controlul financiar public în conformitate cu standardele acceptate la nivel internațional privind controlul intern, reglementările în vigoare și buna practică din țările UE.(2) Ministrul finanțelor emite ghiduri, instrucțiuni, standarde, manuale și metodologii necesare pentru implementarea acestei legi(3) Ministrul finanțelor coordonează și susține programul de formare profesională în do-meniul managementului și controlului financiar și a răspunderii manageriale în instituțiile publice definite la art.2.

Articolul 18 (1) Ministrul finanțelor asigură monitorizarea sistematică a aplicării prevederi-lor acestei legi, cât și a implementării documentelor emise prin aplicarea prevederilor art.17, paragraful 2, în instituțiile publice care au calitatea de ordonatori de credite pentru bugetul de stat sau pentru bugetele locale, cât și în agențiile de plată pentru resursele extrabugetare și cele pentru programele și fondurile finanțate de UE.(2) Ca urmare a unei notificări scrise a ministrului finanțelor, conducătorii instituțiilor pu-blice de la paragraful 1 asigură accesul la orice document, înregistrare sau la alte informații necesare pentru monitorizarea managementului și controlului financiar pentru personalul din cadrul Direcției de control intern.

Articolul 19 (1) Ministrul finanțelor înființează un Comitet consultativ pentru management și control financiar, care cuprinde persoane care au o calificare relevantă și experiența în domeniul managementului și controlului financiar, a răspunderii manageriale, a auditului intern și extern. Acest Comitet este condus de ministrul finanțelor.(2) Ministrul finanțelor primește asistenţa în domeniul managementului și controlului financiar din partea Comitetului consultativ.(3) Comitetul consultativ se reunește cel puțin de două ori pe an. Reuniunile sale sunt convocate de către ministrul finanțelor.(4) Activitățile Comitetului sunt sprijinite de către Direcția de control intern din Ministrul finanțelor.(5) Conducătorii instituțiilor publice definite la art.2 pot înfiinţa Comitete consultative pentru management și control financiar în cadrul Instituțiilor lor.

Articolul 20 (1) Ministerul finanțelor pregătește un raport anual privind statutul mana-gementului și controlului financiar public care reunește informațiile obținute în aplicarea prevederilor art.8.(2) Ministrul finanțelor pregătește și supune Guvernului, până cel mult la data (data) Raportul Anual Consolidat privind controlul intern în cadrul sectorului public, care reunește rapoartele anuale privind managementul și controlul financiar și auditul intern în sectorul public. După aprobarea de către Guvern, Raportul este prezentat Parlamentului și Curții de Conturi.(3) Curtea de Conturi (Instituția Superioară de Audit) prezintă, nu mai târziu de data de (data) Parlamentului rapoarte privind statutul managementului și controlului financiar și a auditului intern în instituțiile respective.

210 PIƒC

PREVEDERI SUPLIMENTARE§1. Definiții

1. „Fonduri publice” sunt toate acele fonduri care sunt colectate, primite, păstrate și cheltuite de către instituțiile publice inclusiv veniturile bugetare, creditele, cheltu-ielile și subvențiile.

2. „Sisteme de management și control financiar adecvate” sunt prezente acolo unde managementul elaborează planuri și organizează procesele într-un asemenea mod încât acestea să ofere o asigurare rezonabilă ca riscurile organizației sunt gestionate în mod eficient și că aceste obiective și sarcini ale organizației vor fii îndeplinite în mod eficient și economic.

3. „Răspunderea managerială” este obligația managerilor instituțiilor publice defini-te la art.2 de a observa și de a aplica principiile unei gestiuni financiare sănătoase și a legalității în administrarea fondurilor publice și a altor activităţi legate de aceasta.

4. „Managementul financiar sănătos” este acel mod de gestiune a fondurilor publice care este în conformitate cu principiile economicității, efectivității și eficacității.

5. „Elemente de management și control financiar” sunt introduse în conformitate cu cadrul integrat de control intern COSO (Comitetul de Sponsorizare a Comisiei Treadway);

6. „Asigurare rezonabilă” este nivelul satisfăcător de încredere asupra unui anumite acțiuni, în sensul ca se va realiza în anumite condiții privind costul, beneficiile și riscurile;

7. „Auditul intern” este o asigurare independentă și obiectivă și o activitate de consultanță care oferă plus valoare și îmbunătățește operațiunile organizației;

8. „Riscul” este probabilitatea ca anumite evenimente, care ar avea un impact în realizarea obiectivelor organizației pot apărea. Riscul este măsurat prin efectele sale și gradul de probabilitate care îl are de a apărea;

9. „Sistemul de management al informației” include procesarea automată sau manuală a datelor, planurilor de procedură, controalelor, hardware, software și personalului dedicat operațiunilor și susținerii funcțiilor sistemului.

10. „Frauda care afectează interesele financiare al UE” este (fie că este realizată intenționat, fie prin omisiune):a. În ceea ce privește cheltuielile reprezintă utilizarea sau prezentarea de rapoarte

sau documente false, incorecte sau incomplete, care au ca efect deturnarea de fonduri sau reținerea eronată de fonduri din bugetul UE sau din bugetul gestionat în numele UE, ascunderea informațiilor cu violarea unor obligații specifice, cu același efect; utilizarea acestor fonduri pentru alte destinații decât cele stabilite prin lege.

b. În ceea ce privește veniturile reprezintă utilizarea sau prezentarea de rapoarte sau documente false, incorecte sau incomplete, care au ca efect diminuarea ilegală a resurselor bugetului general a UE sau a bugetelor gestionate în numele UE; nedivulgarea informațiilor prin violarea unor obligații specifice; deturna-rea unui beneficiu obținut pe cale legală, cu același efect.

11. „Iregularități care afectează interesele financiare ale UE” înseamnă orice încălcare a prevederilor legilor Comunitare care rezultă dintr-un act sau din omiterea unui act de către un operator economic, care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea

Anexa nr.5 211

bugetului general al UE sau a bugetelor gestionate în numele UE, fie prin reduce-rea sau pierderea veniturilor, care sunt cuprinse în resursele proprii, colectate direct sau în numele UE sau prin introducerea un element de cheltuiala nejustificat.

12. „Conducătorii” sunt persoane care sunt în fruntea instituțiilor publice definite la art.2 care exersează funcții manageriale și care se bucură de responsabilitate managerială.

§2. Ordinul și procedurile privind exercitarea controlului ex-ante sunt componente ale pro-cedurilor de control intern și este aprobat de către conducătorul instituției publice definite la art.2 în conformitate cu instrucțiunile Ministerului Finanțelor.