ROMANIA – TIMISOARA

str. Baader nr 11,Cod postal1900

Tel & Fax 056-436755;056-200368; 092259249

e-mail: office@doset2.dnttm.ro

www.dosetimpex..ro

APROBAT DIRECTOR GENERAL Ing. Ioan Silviu Dobosi

ADMINISTRAREA ARHIVEI TEHNICE

Cod: PG-04

Copie nr.Copie controlata x

Copie informativa

Posesor copie:

PG-01-F-01/ Rev.0

DOSET Impex

ADMINISTRAREA ARHIVEI TEHNICE

PG-04

Pag. 2 / 5

Ed.1 Rev. 0

DOCUMENTUL ESTE PROPRIETATEA S.C. DOSETIMPEX SRL.: MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA DOCUMENTULUI SI / SAU A INFORMATIILOR CUPRINSE IN ACEST DOCUMENT, ESTE INTERZISA FARA ACORDUL S.C.DOSETIMPEX SRL.

EVIDENTA SI CONTROLUL REVIZIILOR

Elaborat Verificat Aprobat

Ed. Revizia:NUME Ing.

Ing. Stefan Duna

Ing. Ioan Silviu Dobosi

FUNCTIA Asigurarea Calitatii

Director Executiv

Director General

1

0 1 2 3 4 5

DATA dec.2001 dec.2001 dec.2001

xSEMNATURA

Pag Rev.

Descrierea reviziei Pag.

Rev.

Descrierea reviziei

1-5 0

PG-01-F-02/Rev.0

DOSET Impex

ADMINISTRAREA ARHIVEI TEHNICE

PG-04

Pag. 3 / 5

Ed.1 Rev. 0

PG-01-F-02/Rev.0

DOSET Impex

ADMINISTRAREA ARHIVEI TEHNICE PG-04

Pag. 3 / 5

Ed.1 Rev. 0

1. SCOP1.1 Procedura descrie modul de organizare si functionare a arhivei tehnice S.C. Dosetimpex SRL pentru a se asigura: 10 Stabilirea unei identitati de arhivare corespunzatoare a documentelor ; 20 Indosariera,aranjarea,depozitarea si pastrarea acestora; 30 Regulile care dicteaza accesul la inregistrarile arhivate precum si a celor de mentinere a controlului si gestionarii inregistrarilor scoase din zonele de depozitare pentru analiza, acceptare si folosire; 40 Analiza periodica privind retinerea si mentinerea inregistrarilor si modul de separare si aranjare a inregistrarilor depasite; 50 Inspectia periodica a conditilor de depozitare, astfel incat sa se asigure conservarea corespunzatoare a inregistrarilor si protejarea acestora de pierdere, deteriorare sau distrugere; 60 Asigurarea securitatii pentru a preveni intrarea persoanelor neautorizate si pentru aparare impotriva furtului.

2. DOMENIU

2.1 Procedura se aplica documentelor din activitatea de proiectare si de asigurarea calitatii elaborate de S.C. Dosetimpex SRL, precum si de catre contractantii S.C Dosetimpex SRL.

3. DEFINITII

3.1 Document - orice informatie scrisa sau desenata care defineste, specifica, raporteaza sau certifica activitati, cerinte sau rezultate asociate elaborarii (modificari DTP / DSP) precum si cele asociate documentatiilor de referinta care au stat la baza elaborarii / modificarii DTP / DSP.3.2 Documentatie tehnica de proiectare - documentatie compusa din parti scrise si/sau parti desenate, care defineste un obiectiv,un sistem, o instalatie, o cladire, un echipament sau un alt reper, prin care sunt descrise, justificate si stabilite toate caracteristicile, informatiile, cerintele, procedurile si controalele necesare executiei, constructiei, montajului si exploatarii acestora, in conformitate cu conditiile stabilite in tema de proiectare.3.3 Inregistrare -un document care furnizeaza evidenta calitatii DTP sau a activitatiilor determinante pentru calitatea DTP. Inregistrarile sunt valide numai dupa ce au fost stampilate, semnate si datate de catre o persoana autorizata.3.4 Prescurtarii3.4.1 DTP - Documentatie tehnica de proiectare.3.4.2 DSP - Dosarul de serviciu al proiectului.3.4.3 CDDP-Sistem informatic pentru controlul documentatiilor si documentelor de proiectare. 4. DOCUMENTE DE REFERINTA

PG – 01 - Elaborarea procedurilor si instructiunilor. PSQ-16 - Controlul inregistrarilor calitatii.PG- 03 - Dosarul de serviciu al proiectului.PG-04.1 -Depozitarea documentelor.PG-04.2 -Evidenta si regasirea documentelor.PSQ-7.3/18 -Modificarea DTP.

PG-01-F-03 / rev.0

DOSET Impex

ADMINISTRAREA ARHIVEI TEHNICE

PG-04

Pag. 4 / 5

Ed.1 Rev. 0

NOTA : Documentele referite in aceasta procedura vor fi utilizate in ultima actualizare (versiune, editie) daca in aceasta sectiune nu este specificat altfel.

5. RESPONSABILITATI

5.1 Responsabilul de lucrare5.1.1 Preda cu proces-verbal de predare - primire la arhiva tehnica DTP si DSP elaborate in conceptie proprie.

5.2 Personalul arhivei tehnice5.2.1 Gestioneaza inregistrarile pe calculator a DTP si DSP in ordinea cronologica a intrarii in arhiva, asigurand conditii corespunzatoare de primire si arhivare a acestora.5.2.2 Verifica completitudinea si validitatea documentelor in conformitate cu procesul verbal de predare-primire.5.2.3 Verifica in bazele de date (Sistemul informatic) lucrarea si trece numarul de arhiva.5.2.4 Raspunde de indosarierea, aranjarea, depozitarea si pastrarea documentatiei in conditii optime.5.2.5 Permite accesul controlat al persoanelor autorizate privind gestionarea inregistrarilor din zonele de depozitare pentru analizare si documentare.

6. MOD DE LUCRU6.1 Organizarea arhivei6.1.1 In cadrul S.C. Dosetimpex SRL, avand in vedere caracterul documentelor, precum si domeniul de activitate arhivarea documentelor s-a realizat diferentiat prin entitati organizatorice de arhivare de sine statatoare, dupa cum urmeaza: 10 Arhivarea documentelor S.C Dosetimpex SRL aferente partii constructii, structuri, instalatii; 20 Arhivarea documentelor de contractantilor; 30 Arhivarea documentelor cu caracter secret.6.1.2 Identificarea acelor responsabili pentru buna functionare a acelor entitati de arhivare in cadrul S.C Dosetimpex SRL, rolul si responsabilitatiile acestora, precum si practicile si metodele de lucru sunt identificate in instructiuni specifice fiecarei entitatii de arhivare, asa cum se arata in contextul procedurii.

6.2 Primirea documentelor6.2.1 Documentatia specificata la referinta 2, functie de caracterul acestora si de domeniul de activitate, (referinta 6.1.1) este introdusa intr-una din arhive pe baza procesului verbal de predare - primire.6.2.2 Personalul arhivei va verifica daca documentele predate sunt valide (datate si aprobate corespunzator) lizibile si complete, precum si clasificarea acestora in inregistrari permanente si nepermanente.6.2.3 Documentele necorespunzatoare vor fi returnate pentru remedierea problemelor semnalate.

6.3 Evidenta documentelor.6.3.1 Documentele colectate conform prevederilor pct. 6.2, vor fi identificate in vederea arhivarii conform stucturii bazei de date (sistemul informatic).6.3.2 Modul de lucru privind evidenta documentelor, in cadrul fiecarei arhive, va fi tinuta in sub

PG-01-F-03 / Rev.0

DOSET Impex

ADMINISTRAREA ARHIVEI TEHNICE

PG-04

Pag. 5 / 5

Ed.1 Rev. 0

control conform instructiuniiPG-04 .2 " Evidenta si regasirea documentelor".

6.4 Depozitarea documentelor.6.4.1 Depozitarea documentelor se face de catre personalul arhivei tehnice conform instructiunii

PG-04.1 " Depozitarea documentelor" care detaliaza: 10 Modul de organizare a zonei de depozitare; 20 Conditiile de pastrare cerute pentru fiecare categorie de documente; 30 Reguli de manipulare si depozitare a documentelor in cadrul arhivei tehnice; 40 Modul de verificare a existentei documentelor depozitate.6.4.2 Depozitarea documentelor se va executa in conditii care sa previna distrugerea prin: 10 Incendii sau inundatii; 20 Variatii extreme de temperatura / umiditate in zona de depozitare sau datorita condensului; 30 Pierdere ,manipulare necorespunzatore sau distrugere intentionata; 40 Actiunea rozatoarelor/insectelor.6.5 Accesul la documente.6.5.1 Accesul la documente in zonele de depozitare este reglementat prin reguli specifice fiecarei arhive tehnice care limiteaza accesul personalului proiectant la acestea.6.5.2 Regasirea documentelor este asigurata de catre personalul arhivei la solicitarea personalului proiectant care are acces la aceasta conform instructiunii PG - 04 .2 " Evidenta si regasirea documentelor".6.6 Imprumutarea documentelor.6.6.1 Imprumutarea documentelor depuse la arhiva se face astfel: 10 Imprumutul pentru consultare se face numai in spatiul special amenajat in cadrul arhivei; 20 Imprumutul pentru modificari se face numai cu aprobarea scrisa a sefului de atelier

/ colectiv; 30 Returnarea documentului modificat este reglementata de procedura PSQ-7.3/18 " Modificarea DTP" 40 Consultatia DSP se va executa numai in spatiul special amenajat in cadrul arhivei.

7. INREGISTRARI 7.1 Procesul verbal de predare- primire constituie inregistrare permanenta si se pastreaza conform prevederilor procedurii PSQ -16 " Controlul inregistrarilor calitatii " .

PG-01-F-03 / Rev.0