ANALIZA EFECTUAT{ DE MANAGEMENT

S.C. ZET CORPORATE S.R.L.PROCEDURA GENERALA

EVALUARE FURNIZORILOR SI APROVIZIONAREA PRODUSELOR SI SERVICIILOR Cod: PG - 014Data: 2007

Pag. 7 din 8

Evidenta modificarilor:

Nr. crt.PaginaCapitol Descrierea modificariiData/

Versiunea curentaObservatii

NUME FUNCTIADATASEMNATURA

ELABORATDirector Calitate.. 2007

VERIFICATDirector General.. 2007

APROBATDirector General.. 2007

Note:

1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea S.C. ZET CORPORATE S.R.L.2. Prezenta procedura este destinata utilizarii exclusive pentru propriile cerinte.3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc) este interzisa fara acordul scris al PROPRIETARULUI.Cod: FPG-001-1/ 1.11.SCOP

Procedura prezinta metodele si practicile utilizate in scopul asigurarii ca produsele si serviciile aprovizionate sunt conforme cu cerintele tehnice si de calitate solicitate.

2.DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplica:

- activitatilor de elaborare a comenzilor si contractelor de achizitionare pentru produsele livrate clientilor si pentru produsele si servicii necesare desfasurarii proceselor operationale;

- la evaluarea si selectarea furnizorilor pe baza aptitudinii acestora de a satisface conditiile contractuale (prevazute si in comenzi), inclusiv cele referitoare la calitate;

- la stabilirea controlului efectuat asupra produselor si serviciilor achizitionate precum si a modului de mentinere a inregistrarilor calitatii referitoare la acestea.

3.DOCUMENTE DE REFERINTA3.1. SR EN ISO 9001/ 2006, Sistemele de management al calitatii. Cerinte.3.2. SR EN ISO 9000/ 2006: Sistemele de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular.

3.3. SR EN ISO 9004/ 2001: Sisteme de management al calitatii. Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor.

4.DEFINITII si PRESCURTARI4.1.DEFINITII4.1.1. Articol : in acceptiunea noastra prin articol intelegem produs sau serviciu.

4.1.2. Calitate: ansamblul de caracteristici ale unei entitati care ii confera acesteia aptitudinea de a satisface necesitati exprimate si implicite.

4.1.3. Client: destinatar al unui produs livrat de furnizor. Clientul poate fi intern sau extern firmei.

4.1.4. Comanda de aprovizionare: documentul constituit din formularul de comanda si documentele anexate, stabilite in prezenta procedura.

4.1.5. Documente de aprovizionare: toate documentele continand informatia care garanteaza calitatea dorita, incluzand: necesarul de produse, cereri de oferta, comenzi, contracte, specificatii tehnice, conditii de livrare.

4.1.6. Furnizor: firma care furnizeaza un produs sau serviciu catre S.C. ZET CORPORATE S.A..

4.1.7. Produs: rezultat al activitatilor sau proceselor.

4.1.8. Receptie : in acceptiunea noastra prin receptie se intelege atat controlul cantitativ cat si cel calitativ.

4.2.PRESCURTARI

SMC: Sistemul de management al calitatii

PG: Proceduri Generale

DC: Director Calitate NRCD: Nota de receptie si constatare de diferente.

5.ASPECTE PREALABILE, FORMULARE

5.1. Aspecte prealabile

5.1.1. Activitatea de aprovizionare este planificata si controlata. Firma urmareste sa stabileasca cu fiecare furnizor o relatie reciproc avantajoasa si un sistem de feedback pentru imbunatatirea colaborarii. In acest fel poate fi mentinut un program de imbunatatire continua a calitatii si diferendele referitoare la calitate pot fi evitate sau aplanate rapid. De aceasta relatie de lucru beneficiaza atat firma cat si furnizorii.

5.1.2. DG raspunde de stabilirea autoritatii si responsabilitatilor pentru achizitionarea produsele livrate clientilor si pentru produsele si servicii necesare desfasurarii proceselor operationale.

5.1.5.Monitorizarea aprovizionarii implica urmatoarele activitati:

a) evaluarea si selectarea furnizorilor;

b) definirea clara, in documentatia de aprovizionare, a produsului sau serviciului care urmeaza a fi achizitionat;

5.2. Formulare

5.2.1. Completarea Listei furnizorilor accepta(i, cod: FPSC-002/ 1.1.CampCompletarea campului

1Numarul curent al furnizorului.

2Identificarea furnizorului prin: denumire, adresa, persoana de contact, tel+fax, e-mail, web.

3Tipul de produse, servicii pentru care a fost acceptat.

3Data acceptarii.

4Observatii.

5Numele si semnatura elaboratorului, DC.

SIGLA Lista furnizorilor acceptati

Nr.

Crt.Identificarea furnizoruluiArticol

Data

AcceptariiObservatii

(1)(2)(3)(4)(5)

Intocmit, (7)

Cod: FPSC-002/ 1.1.

5.2.4. Completarea formularului -Chestionar de evaluare a aptitudinii calitate a furnizorului, cod: FPG-014-2/ 1.1.Acest formular este utilizat pentru evaluarea sistemului de management al calitatii al furnizorilor ZET CORPORATE. Acest chestionar se utilizeaza in cazul furnizorilor noi sau atunci cand exista suspiciuni privind sistemul de management al calitatii furnizorului.

CampCompletarea campului

0Numarul si data chestionarului

1Numele si semnatura DC

2Elemente de identificare a furnizorului (denumire, adresa, telefon, fax, e-mail)

3Gama de servicii oferite de furnizor

4Elemente privind functionarea SMC.

SIGLAChestionar de evaluare a aptitudinii calitate a furnizoruluiNr. / Data (0)

In conformitate cu cerintele procedurilor sistemului de manangement al calitatii ZET CORPORATE procedeaza la evaluarea furnizorilor privind aptitudinea calitate.

Unul dintre instrumentele de evaluare utilizate este Chestionarul de evaluare a aptitudinii calitate a furnizorului.

Va rugam sa completati chestionarul de mai jos si apoi in termen de 10 zile, de la data primirii, sa-l returnati pentru evaluare la fax. ... e-mail

Va multumim pentru colaborare.

(1)

A. Date generale despre furnizor (2)

A.1. Denumirea furnizorului:

A.2. Adresa:Persoana contact:

Telefon:Fax:E-mail:

A.3. Gama de produse/servicii oferite catre ZET CORPORATE: (3)

B. Sistemul de management al calitatii (4)

B.1. Sistemul de management al calitatii este documentat? DANU

B.2. Exista un sistem de management al calitatii implementat? DANU

B.3. Sistemul de management al calitatii implementat este certificat? DANU

B.4..Precizati standardul aplicabil si numele organismului:

Nota. Va rugam sa anexati o copie a certificatului de atestare a conformitatii sistemului de management al calitatii. Organizatiile certificate vor transmite dovada certificarii sistemului de management al calitatii si nu vor mai completa chestionarul in continuare. StandardOrganism certificare

B.5. Alte certificari, recunoasteri ale organizatiei, produselor / serviciilor:

B.6. Efectuati control si incercari pe flux si la final pentru produsele realizate? Detaliati.

B.7. Precizati modul de tratare a reclamatiilor?

B.8. Precizati facilitatile acordate clientilor dvs. traditionali ?

B.9. Precizati documentatia care insoteste produsele livrate Manual de utilizare

Declaratie de conformitate

Buletin de incercari

Certificat de garantie

Cerificat de calitate

Alte documente

B.9. Exista un sistem de monitorizare a satisfactiei clientilor?

Prezentati cateva elemente privind functionarea acestui sistem:

DANU

Nume/ Functie/ Semnatura respondent

LSData completarii:Cod: FPG-014-2/1.1.

5.2.3. Evaluare furnizorilor se realizeaza cu ajutorul Matricei de evaluare a furnizorilor, Cod: FPG-014-3/ 1.1.CampCompletarea campului

1Denumirea furnizorului evaluat

2Criteriile de evaluarea a furnizorului

3Valoarea coeficientilor de importanta

4Valoarea punctajului obtinut de furnizor

5In acesta rubrica de observatii sunt inscrise diverse comentarii privind desfasurarea si rezultatele evaluarii

6Numele si semnatura elaboratorului documentului

7Numele si semnaturile personaleor care face evaluare furnizorilor

8Data intocmirii documentului

Matrice evaluare furnizori

Criterii

evaluare

FurnizoriC1 C2CiCnPunctaj

FinalObservatii

(1)(2)(4)(5)

F1

Fn

Coeficienti de importanta (3)K1

K2

Ki

.K6

Elaborator, (6)

Evaluatori, (7)

Data, (8)

Explicatii:

1. Se intocmeste o matrice de evaluare a furnizorilor pentru fiecare tip de produs/ serviciu aprovizionat.

2. Se aleg un numar de criterii reprezentative pentru evaluarea colaborarii cu furnizorii organizatiei .

3. Se acorda un coeficient de importanta pentru fiecare criteriu (minimum 0.1, maximum 1.0). Suma coeficientilor de importanta este 1.

4. In tabel se inscriu funizorii potentiali pentru un anumit produs/ serviciu;

5. In tabel corespunzator fiecarui furnizor se inscriu valori de la 1 la 10 in functie de competitivitatea funizorului respectie in raport cu ceilalti furnizori la un anumit criteriu.

6. Dupa completarea tabelului se va calcula punctajul fiecarui furnizor astfel:

Punctajul total al funizorului = V1 x K1 + V2 x K2 + Vi x Ki

7. Se aleg funizorii care realizeaza punctajul minim de intrare in lista.

8. Punctajul total minim pentru acceptarea furnizorului este: Cod: FPG-014-3/ 1.1.

5.2.4. Reevaluarea furnizorilor se realizeaza cu ajutorul Matricei de reevaluare a furnizorilor, Cod: FPG-014-4/ 1.1.

CampCompletarea campului

1Denumirea furnizorului evaluat

2Criteriile de evaluarea a furnizorului

3Valoarea coeficientilor de importanta

4Valoarea punctajului obtinut de furnizor

5In acesta rubrica de observatii sunt inscrise diverse comentarii privind desfasurarea si rezultatele evaluarii

6Numele si semnatura elaboratorului documentului

7Numele si semnaturile personaleor care face evaluare furnizorilor

8Data intocmirii documentului

Matrice reevaluare furnizori

Criterii evaluare

FurnizoriC1C2CiCnPunctaj

FinalObservatii

(1)(2)(4)(5)

F1

Fn

Coeficienti de importanta (3)K1

K2

Ki

.K6

Elaborator, (6)

Evaluatori, (7)

Data, (8)

Explicatii:

1. Se intocmeste o matrice de reevaluare a furnizorilor pentru fiecare tip de produs/ serviciu aprovizionat.

2. Se aleg un numar de criterii reprezentative pentru reevaluarea colaborarii cu furnizorii organizatiei.

3. Se acorda un coeficient de importanta pentru fiecare criteriu (minimum 0.1, maximum 1.0). Suma coeficientilor de importanta este 1.

4. In tabel se inscriu funizorii existenti in lista furnizorior acceptati pentru un anumit produs/ serviciu.

5. In table corespunzator fiecarui furnizor se inscriu valori de la 1 la 10 in functie de competitivitatea funizorului respectie in raport cu ceilalti furnizori la un anumit criteriu.

6. Dupa completarea tabelului se va calcula punctajul fiecarui furnizor astfel:

Punctajul total al funizorului = V1 x K1 + V2 x K2 + Vi x Ki

7. Se aleg funizorii care realizeaza punctajul minim de intrare in lista.

8. Punctajul total minim pentru acceptarea furnizorului este:

Cod: FPG-014-4/ 1.1.

5.2.5. Completarea Registrului pentru evidenta contractelor comerciale, cod: FPG-014-5/ 1.1.

Acest Registru se utilizeaza pentru evidentierea contractelor comerciale pentru aprovizionarea marfurilor comercializate de firma. CampCompletarea campului

1Numarul curent al furnizorului.

2Numarul si data contractului

3Felul contractului

4Descrierea marfii achizitionate

5Identificarea partii contractante

6Data expirarii contractului

7Observatii

Registrului pentru evidenta contractelor comerciale

Nr.

Crt.Numar si data contractului Felul contractului Categoria de marfa

Parte contractanta Data

expirariiObservatii

(1)(2)(3)(4)(5)(6)

Cod: FPG-014-5/1.1. 6.DESCRIEREA PROCESULUI 6.1. Evaluarea furnizorilor

6.1.1. ZET CORPORATE urmareste sa aprovizioneze produse de la furnizori recunoscuti pentru calitatea produselor oferite si care ofera conditii avantajoase de colaborare. Selectarea furnizorilor rezulta dintr-o prospectare prealabila si dintr-o alegere bazata pe evaluarea capabilitatii lor de a respecta calitatea ceruta, termenele de livrare, preturile, modalitatea de ambalare si etichetare precum si aptitudinea de a mentine calitatea in timp.

6.1.2. In cazul produselor aprovizionate elementele de evaluare se refera in special la experienta anterioara in colaborarea cu furnizorul;

6.1.3. Supravegherea furnizorilor se efectueaza continuu pe baza urmatoarelor elemente:

- calitatea marfurilor primite si viteza de roptatie a acestora;

- reactiile la reclamatii;

- modul de remediere a deficientelor constatate;

- termene de livrare si alte angajamente.

6.1.4. Anual, pe baza inregistrarilor de mai sus, aferente livrarilor din perioada respectiva, Directorul General va reevalua performanta furnizorilor si va decide mentinerea sau eliminarea furnizorului de pe lista furnizorilor acceptati.

6.1.5. Lista furnizorilor acceptati este actualizata de Directorul General la inceputul fiecarui an.

6.2. Aprovizionarea cu produse si servicii 6.2.1. Necesarul de aprovizionare cu marfa se stabileste de catre Directorul General, luand in considerare urmatoarele :

comenzile clientilor;

imbogatire gama sortimentala, tendinte;

6.2.2. Pentru produsele de baza, comanda de aprovizionare va contine urmatoarele informatii :

- denumire/ cod produs solicitat;- cantitate ;

- cerinte referitoare la termen de livrare, conditii de plata, transport, alte angajamente.

6.2.1. Aprovizionarea cu alte produse si servicii necesare desfasurarii proceselor operationale6.2.2. Necesarul de aprovizionare se stabileste de catre Directorul General, luand in considerare analiza stocurilor existente.6.2.3. Aprovizionarea se face in baza comenzilor lansate.

6.2.4. In cazul furnizorilor de servicii se incheie contracte de furnizare.

6.3. Receptia produselor si serviciilor achizitionate

6.3.1. La receptie se verifica daca produsele / serviciile aprovizionate corespund cu datele inscrise in documentatia de insotire: factura, declaratia de conformitate in functie de situatie. Pentru marfurile livrate si identificate la receptie cu abateri de la cerintele specificate, se anunta furnizorul extern pentru a stabili de comun acord o modalitate de rezolvare a situatiei. Produsele neconforme se returneaza furnizorului.

6.3.2. Pentru a se asigura ca produsul/ serviciul aprovizionat indeplineste cerintele de aprovizionare specificate, organizatia urmareste colaborarea cu furnizori care au implementate sisteme de management al calitatii.

6.3.3. Documentele de insotire a produselor care atesta conformitatea cu cerintele de aprovizionare specificate se arhiveaza in dosarul comenzii.

6.4. Documentele utilizate in relatia cu furnizorii agreati sunt:

- oferte/ cereri de oferte.

- contracte de aprovizionare si documente asociate (facturi, avize, chitante etc.);

- comenzi independente sau parte din contract, pe baza necesarului de aprovizionare ;

6.5. Documentele de aprovizionare au regim de documente controlate. 6.6. Abordarea ca proces a evaluarii furnizorilor si a aprovizionarii:

Elemente ale abordariiDefinire elemente

Denumire procesEvaluarea furnizorilor si aprovizionarea produselor si serviciilor

Indicatori de performanta.Numarul de neconformitati/ costuri neconformitati datorate receptiei necorespunzatoare.

Proprietar de procesDirectorul Calitatii

Intrari

1. Conditii pentru specificatii:

a) Tipul sau alta identificare exacta si editiile aplicabile ale specificatiilor, desenelor, conditiilor referitoare la procese, instructiunile de inspectie si alte date tehnice relevante, inclusiv conditiile pentru aprobarea sau calificarea produsului, a procedurilor, a echipamentelor pentru procese si a personalului.

c) Instructiuni de receptie.

d) Documentul normativ dupa care se livreaza produsul;

e) Documente de insotire a produsului (declaratie de conformitate, certificat de calitate, factura etc).

f) Cantitatea comandata.

g) Termenul de livrare.

2. Selectia si evaluarea furnizorilor calificati

Daca este cazul, elementele de evaluare se refera in special la:

a. documentele descriptive ale modului de organizare a furnizorului: manualul calitatii, plan al calitatii pentru produsul respectiv, chestionar de evaluare a furnizorului completat;

b. informatii anterioare privind colaborarea cu furnizorul respectiv;

c. constientizarea si conformitatea funizorului fata de cerintele legale si de reglementare aplicabile;

d. performantele furnizorului in raport cu competitorii;

e. referintele si datele disponibile de la furnizori si terti privind satisfactia clientului;

f. informatii financiare pentru a se asigura viabilitatea furnizorului pe perioada derularii contractului de funizare si cooperare;

g. capabilitatea logistica a funizorului inclusive locatiile si resursele;

h. informatii privind calitatea, pretul , termenele de livrare, raspunsul la solicitari si reclamatii;

j. distanta fata de funizor;

h. locul funizorului in comunitatea precum si perceptia acestuia de catre societate.

l. alte informatii obtinute de la terti sau din alte surse;

3. Inregistrari privind documentatia de control, certificatul de calitate, declaratia de conformitate, fisa tehnica- contine descrierea proprietatilor produslui, sunt confirmate prin certificate de calitate, fisa tehnica de securitate.

Iesiri

1. Lista furnizorilor acceptati.

2. Specificatii pentru comenzi si contracte de aprovizionare:

3. Cantitatea comandata.

4. Termenul de livrare.

Procese din amonteProcese referitoare la relatia cu clientii.

Furnizor de procesEchipa firmei

Proces din aval

Gestiune produse aprovizionate.

Procese interne de management.

Procese referitoare la relatia cu clientii.

Client intern Echipa firmei

7. RESPONSABILITATI7.1. Director General 7.1.1. Verificarea modului de desfasurare a activitatilor de aprovizionare.

7.1.2. Aprobarea documentatiei de aprovizionare

7.1.3. Alocarea resurselor necesare pentru activitatea de aprovizionare.

7.1.4. Evaluarea furnizorii si supervizeaza relatiile de colaborare cu furnizorii.

7.1.6. Stabilirea necesarului de aprovizionare, dupa cum este aplicabil.

7.1.7. Monitorizeaza relatiile cu furnizorii.

7.1.8. Identificarea de noi furnizori.

7.1.9. Planificarea activitatilor de aprovizionare in functie de necesarul de aprovizionare, de stocuri si de resursele financiare.

7.1.10. Elaborarea si verificarea documentelor de aprovizionare inaintea transmiterii catre furnizor.

7.1.11. Urmarirea derularii aprovizionarii conform cerintelor specificate.

7.1.12. Mentinerea si gestionarea documentatiei aferente activitatii de aprovizionare.

7.3. Directorul Calitatii7.3.1. Se asigura ca sunt respectate cerintele prezentei proceduri .8. MASURI PENTRU ASIGURAREA CALITATII

8.1. Prezenta procedura se revizuieste la cinci ani sau ori de cate ori se constata necesitatea, prin grija Directorului Calitatii.

8.2. Urmarirea implementarii prevederilor prezentei proceduri este condusa de catre Directorul Calitatii.

8.2. Utilizatorii procedurii care observa neconcordante In continutul procedurii, intre proceduri sau intre proceduri si modul de desfasurare a activitatii, au obligatia de a le comunica imediat, in scris Directorul Calitatii, care analizeaza modalitatea de solutionare.

9. INREGISTRARI ALE CALITATII

9.1. Lista furnizorilor acceptati, cod: FPG-014-1

9.2. Chestionar de evaluare a aptitudinii calitate a furnizorului, cod: FPG-014-2

9.3. Matrice de evaluare a furnizorilor, cod: FPG-014-3

9.4. Matrice de reevaluare a furnizorilor, Cod: FPG-014-4

9.5. Registrul pentru evidenta contractelor comerciale, cod: FPG-014-59.6. Cereri de oferta, cotatii de pret

9.7. Cereri de comanda

9.8. Comenzi de aprovizionare.9.9. Contracte10. ANEXE

Nu sunt prevazute anexe

5.1.4. Programul de asigurarea calitatii in activitatea de aprovizionare include cel putin urmatoarele elemente:

conditii pentru specificatii;

selectia si evaluarea furnizorilor;

acordul referitor la metodele de verificare a calitatii;

clauze pentru aplanarea diferendelor referitoare la calitate;

receptia la primire;

etichetarea si gestionarea marfurilor aprovizionate;

inregistrari ale calitatii utilizate.

In conformitate cu prevederile pct. 7.4.1. Procesul de aprovizionare/ ISO 9001:2000

Organizatia trebuie sa se asigure ca produsul / serviciul aprovizionat este conform cu cerintele de aprovizionare specificate.

Tipul si amploarea controlului aplicat furnizorului si produsului aprovizionat trebuie sa depinda de efectul produsului / serviciului aprovizionat asupra produsului final.

Organizatia trebuie sa evalueze si sa selecteze furnizorii pe baza capabilitatii acestora de a furniza un produs in concordanta cu cerintele organizatiei.

Trebuie stabilite criteriile de selectie, de evaluare si de reevaluare. Trebuie mentinute inregistrari ale rezultatelor evaluarilor.

ISO 9001:2000/ pct. 7.4.2. Informatii pentru aprovizionare

Informatiile pentru aprovizionare trebuie sa descrie produsul de aprovizionat inclusiv, atunci cand este cazul,

a) cerinte pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor si echipamentelor,

b) cerinte pentru calificarea personalului si

c) cerinte pentru sistemul de management al calitatii.

Organizatia trebuie sa se asigure ca cerintele de aprovizionare specificate sunt adecvate, inainte de comunicarea acestora catre furnizor.

ISO 9001:2000/ pct. 7.4.3. Verificarea produsului aprovizionat

Organizatia trebuie sa stabileasca si sa implementeze inspectia sau alte activitati necesare pentru a se asigura ca produsul aprovizionat satisface cerintele de aprovizionare specificate.

Atunci cand organizatia sau clientul acesteia intentioneaza sa desfasoare verificarea la furnizor, organizatia trebuie sa specifice, in informatiile pentru aprovizionare, intelegerile avute in vedere la verificare si metoda de eliberare a produsului.

Versiunea: 1.1.Document: Original